Protocole d entente. conclu entre. le ministère de la Recherche et de l Innovation

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1 Protocole d entente conclu entre le ministère de la Recherche et de l Innovation et le président du conseil de la Société ontarienne de financement de la croissance Date d entrée en vigueur : 31 octobre 2014

2 TABLE DES MATIÈRES Page 1. Objet 1 2. Interprétation 1 3. Autorisation légale et mandat 3 4. Statut d organisme de la Couronne 5 5. Classification de l organisme 5 6. Principes directeurs 5 7. Rapports de responsabilisation 6 8. Conflit d intérêts 7 9. Rôles et responsabilités Exigences en matière de production de rapports Communications Ententes administratives Arrangements financiers Dispositions en matière de vérification et d examen Dotation en personnel et nominations Protection en matière de responsabilité et assurances Entrée en vigueur, durée et examen périodique du présent PE Divers 24 Annexe A : Directives et politiques opérationnelles applicables du CT/CGG et du ministère Annexe B : Services de soutien administratif et organisationnel Annexe C : Protocole de communications publiques Annexe D : Postes supérieurs désignés Annexe E : Règlements applicables nécessitant une attention particulière Annexe F : Listes des produits et services ITI

3 1. Objet. (a) Le présent protocole d entente (PE) a pour objet : d établir les rapports de responsabilisation entre le ministre et le président du conseil, au nom de l organisme; de préciser les rôles et les responsabilités du ministre, du président du conseil, du sous-ministre, du président-directeur général et du conseil; d énoncer les objectifs des arrangements opérationnels, administratifs et financiers, et en matière de dotation en personnel, de vérification et de communication de l information entre l organisme et le ministère. (b) Le présent PE doit être lu en parallèle avec la Loi. Ce PE n influence, ne modifie ni ne limite les pouvoirs de l organisme prescrits en vertu de la Loi, et il ne porte pas atteinte aux responsabilités des parties établies aux termes de la Loi applicable. En cas de divergence entre le présent PE et la loi applicable, cette dernière prévaudra. 2. Interprétation. (a) Définition. Les termes suivants ont la signification qui leur est donnée ci-dessous sauf si le contexte indique un sens différent : (vi) (vii) (viii) «Loi». Loi de 2008 sur la Société ontarienne de financement de la croissance (Ontario). «activités». La signification en est établie à la section 3(f) du présent document. «DEORCO». Directive sur l'établissement et l obligation de rendre compte des organismes du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement. «organisme». La Société ontarienne de financement de la croissance. «personne nommée». L administrateur ou un autre membre nommé au sein de l organisme par le lieutenant-gouverneur en conseil, sur la recommandation du ministre, mais pas un membre du personnel engagé et/ou nommé par l organisme. «conseil». Le conseil d administration, y compris le président, de l organisme. «président». Président du conseil. «sous-ministre». Le sous-ministre de la Recherche et de l Innovation;

4 2 (ix) (x) (xi) (xii) (xiii) (xiv) (xv) (xvi) (xvii) (xviii) (xix) (xx) (xxi) «directives et politiques opérationnelles». Définition établie à la section 7(a) du présent document. «date d entrée en vigueur». La signification en est établie à la section 17(a) du présent document. «date d expiration» La signification en est établie à la section 17(a) du présent document. «LAF». La Loi sur l administration financière (Ontario). «LAIPVP». La Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée (Ontario). «gouvernement». Le gouvernement de l Ontario. «LGC». Le lieutenant-gouverneur en conseil. «MPG». Le ministère du Procureur général. «ministre». Le ministre de la Recherche et de l Innovation. «ministère». Le ministère de la Recherche et de l Innovation ou le ministère responsable de l organisme. «MFO». Le ministère des Finances. «PE». Le protocole d entente, y compris ses annexes et toutes les modifications qui y ont été apportées conformément aux dispositions aux présentes, telles que modifiées, reformulées, augmentées ou autrement remaniées de temps à autre. «président-directeur général». Le président-directeur général de l organisme. (xxii) «OOF». L Office ontarien de financement établi en vertu de la Loi de 1993 sur le plan d investissement (Ontario). (xxiii) (xxiv) «LFPO» La Loi de 2006 sur la fonction publique de l Ontario (Ontario). «CT/CGG». Le Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement. (b) Lois et règlements. Toute référence à une loi concerne cette loi et les règlements y afférents, étant donné que cette dernière et les règlements peuvent être modifiés et remaniés de temps à autre et en vigueur et toute loi et tout règlement qui peuvent

5 3 être adoptés et ont pour effet de remplacer ces lois ou règlements ou d'y être incorporés. (c) (d) (e) (f) Singulier/pluriel et genre des termes. Dans chaque définition contenue dans le présent document, les termes, mots ou phrases au singulier comprennent le pluriel et vice-versa, les mots écrits au masculin comprennent le féminin et le genre neutre et vice-versa, lorsque le contexte le permet ou l'exige. Pronoms. Dans le présent document, le pronom neutre comprend ses variations au masculin et au féminin et vice-versa et un pronom au singulier comprend sa variation au pluriel, et vice- versa, lorsque le contexte le permet ou l'exige. Sections et autres titres. Les sections et les autres titres contenus dans le présent protocole ne sont indiqués qu à titre de référence et n ont aucune incidence sur la signification ou l interprétation du présent PE. Annexes. Toute mention des annexes fait référence aux annexes qui font partie du présent PE et en forment une partie intégrante. Ces annexes sont les suivantes : (vi) Annexe A : Directives et politiques opérationnelles applicables du CT/CGG et du ministère Annexe B : Services de soutien administratif et organisationnel Annexe C : Protocole de communications publiques Annexe D : Postes supérieurs désignés Annexe E : Règlements applicables nécessitant une attention particulière Annexe F : Liste des produits et services ITI 3. Autorisation légale et mandat de l organisme. (a) La Loi établit l autorisation légale de l organisme. (b) L organisme a pour mandat : de recevoir, de détenir, d administrer et de traiter autrement la participation du gouvernement dans la société en commandite connue sous le nom de Fonds ontarien de capital-risque SC; d acquérir, de gérer et de traiter autrement d autres investissements ou catégories d investissements prescrits par règlement, tels que les investissements dans les entreprises technologiques émergentes en vertu du Fonds de développement des technologies émergentes; de participer à la formation d un ou plusieurs fonds pour acquérir une participation dans les fonds, et de détenir, d administrer et de traiter autrement ces participations, où chaque fonds satisfait aux critères suivants :

6 4 (A) il reçoit des fonds directement ou indirectement d une ou plusieurs sources, notamment : a. le gouvernement du Canada; b. l organisme; c. des entités du secteur privé. (B) ses objectifs comprennent promouvoir la création d une société de capital de risque concurrentielle sur la scène mondiale, accroître l offre et le déploiement d investissements d amorçage, et accroître la mise à disposition de gestionnaires de fonds chevronnés pour gérer les investissements de capital de risque en Ontario et au Canada. (C) il investit dans l un ou l autre de ce qui suit, ou les deux : a. d autres fonds qui fournissent des capitaux de risque aux sociétés; b. des sociétés innovantes qui ont besoin de capitaux de risque. (D) il est géré par un gestionnaire de fonds du secteur privé. d exécuter les autres responsabilités prescrites par règlement; de recevoir, de détenir, d investir, de vendre ou de traiter autrement les biens, réels ou personnels, ayant un rapport avec le mandat décrit dans la présente section 3(b). (c) L organisme a des responsabilités associées au soutien et à la promotion de l établissement de l écosystème de capital de risque de l Ontario. À cet égard, compte tenu des ressources à sa disposition, la SOFC a les responsabilités suivantes (entre autres) : participer à des conférences et des événements importants du secteur du capital de risque afin de faire connaître son mandat et les possibilités d investissement en Ontario; collaborer avec le ministère afin d appuyer les efforts de l Ontario visant à renforcer l écosystème de capital de risque en Ontario et au Canada; s efforcer de sensibiliser la communauté du capital de risque à la gamme complète des autres initiatives gouvernementales qui sont un complément au mandat de l organisme; appuyer le programme d innovation de l Ontario ou des initiatives similaires. (d) (e) (f) L organisme est une personne morale sans capital-actions. La Loi sur les personnes morales (Ontario) et la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales (Ontario) ne s appliquent pas à l organisme. L organisme a la capacité, les droits, les pouvoirs et les privilèges d une personne physique en ce qui a trait à la réalisation de sa mission, sauf disposition contraire en vertu de la Loi. Il ne peut pas établir une filiale sans le consentement du LGC.

7 5 (g) L organisme ne peut pas emprunter, faire des investissements ou gérer des risques financiers (collectivement, les «activités») sauf si : un règlement de l organisme autorise les activités et le ministre des Finances a approuvé ce règlement; l OOF coordonne et organise les activités, sauf si le ministre des Finances en convient autrement. (h) L article 132 (conflit d intérêts), l article 134(1) (devoirs) et l article 136 (indemnisation) de la Loi sur les sociétés par actions (Ontario) s appliquent, avec les modifications nécessaires, à l organisme et aux membres du conseil. 4. Statut d organisme de la Couronne. L organisme est un organisme de la Couronne au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne (Ontario). 5. Classification de l organisme. L organisme est considéré comme une entreprise opérationnelle en vertu de la DEORCO. 6. Principes directeurs. Les parties conviennent des principes suivants : (a) Le ministre reconnaît que : l organisme exerce ses pouvoirs et s acquitte de ses devoirs conformément à son mandat; l organisme joue un rôle important dans la mise en œuvre et la prestation des programmes, comme le stipule la Loi; (b) le conseil, par l intermédiaire de son président, reconnaît : que la responsabilisation est un principe fondamental à observer dans la gestion, l administration et le fonctionnement de l organisme; qu il est responsable, devant le ministre, de la gouvernance et de la supervision de l organisme; (c) (d) à titre d organisme du gouvernement, l organisme se comporte conformément aux principes de gestion du gouvernement. Ces principes comprennent, entre autres, un comportement éthique, la prudence, l usage efficace et légal des ressources publiques, l équité, un service de grande qualité à la population et l ouverture et la transparence dans la mesure où la loi applicable le permet; l organisme et le ministère conviennent d éviter le double emploi des services, dans la mesure du possible.

8 6 7. Rapports de responsabilisation. (a) Ministre. Le ministre a les responsabilités suivantes : rendre compte au Conseil des ministres et à l Assemblée législative au sujet de la production des rapports et à l Assemblée législative des activités de l organisme; attester et rendre compte au CT/CGG au sujet du rendement de l organisme et de l observation des directives et des politiques opérationnelles du gouvernement y compris, entre autres, celles énoncées à l annexe A ci-jointe (collectivement les «directives et les politiques opérationnelles»); rendre compte au Conseil des ministres au sujet du rendement de l organisme et de l observation des politiques opérationnelles et des orientations politiques générales du gouvernement; recevoir le rapport annuel de l organisme et s assurer qu il est mis à la disposition du public après sa présentation à l Assemblée législative. (b) Président du conseil. Le président du conseil a les responsabilités suivantes : rendre compte au ministre au sujet : (x) du rendement de l organisme en ce qui a trait à l exécution de son mandat; et (y) de l exécution des fonctions et des responsabilités qui sont conférées au président du conseil en vertu de la Loi, du présent PE, des directives et politiques opérationnelles et des lignes directrices applicables de la Commission de la fonction publique; rendre compte au ministre, de la manière requise ou exigée, des activités de l organisme; communiquer en temps voulu au ministre toute question ayant une incidence, ou susceptible d avoir une incidence, sur les responsabilités du ministre à l égard de l organisme. (c) Conseil. Le conseil, par l entremise du président du conseil, est responsable devant le ministre de ce qui suit : la supervision et la gouvernance de l organisme; l établissement des buts, des objectifs et de l orientation stratégique de l organisme, conformément au mandat de l organisme; l exécution des fonctions et des responsabilités qui lui sont conférées en vertu de la Loi, du présent PE, des directives et politiques

9 7 opérationnelles et des lignes directrices applicables de la Commission de la fonction publique. (d) (e) Sous-ministre. Le sous-ministre est responsable devant le secrétaire du Conseil des ministres et le ministre en s assurant que le ministère : fournit les services de soutien administratifs et organisationnels à l organisme comme il est énoncé à l annexe B ci-jointe; et exécute les rôles et responsabilités qui lui sont conférées par le ministre, la Loi, le présent PE et les directives et politiques opérationnelles. Président-directeur général. Le président-directeur général est responsable devant le conseil, par l intermédiaire du président du conseil, de ce qui suit : travailler, sous la direction du conseil, à la mise en œuvre des politiques et des décisions opérationnelles du gouvernement et de l organisme; et rendre compte au conseil des résultats de l organisme, en temps voulu. S il est engagé en vertu de la partie III de la LFPO, le président-directeur général est aussi responsable devant le sous-ministre. Le personnel de l organisme rendra compte au président-directeur général au sujet de son rendement. 8. Conflit d intérêts. Le président du conseil doit s assurer que les personnes engagées par l organisme et son personnel sont informés des règles en matière d éthique auxquelles ils sont assujettis, de la façon énoncée dans la LFPO, et de toutes les autres règles relatives aux conflits d intérêts, aux activités politiques et à la divulgation protégée d actes répréhensibles applicables à l organisme. 9. Rôles et responsabilités. (a) Ministre. Le ministre est responsable devant le Conseil des ministres et l Assemblée législative de ce qui suit : rendre compte à l Assemblée législative des activités de l organisme; attester, faire rapport et fournir des réponses au CT/CGG sur le rendement de l organisme et l observation des lignes directrices du CT/CGG y compris, entre autres, des exigences en matière de responsabilisation énoncées dans la DEORCO, et des politiques opérationnelles et des orientations politiques du gouvernement; recommander au CT/CGG, au besoin (x) les changements à apporter au mandat de l organisme ou sa dissolution ou fusion; et (y) les pouvoirs qui doivent lui être conférés ou retirés quand une modification de son mandat est proposée; déterminer, à tout moment, la nécessité d examiner ou de vérifier les activités de l organisme, et de recommander au CT/CGG les changements

10 qui doivent être apportés aux méthodes de gouvernance ou d administration de l organisme, par la suite de cet examen ou de cette vérification; (vi) (vii) (viii) (ix) (x) (xi) (xii) (xiii) (xiv) (xv) prendre des mesures ou demander que des mesures correctrices soient prises en ce qui concerne l administration ou les activités de l organisme lorsque c'est nécessaire ou approprié; recevoir le rapport annuel de l organisme et s assurer que ce rapport annuel est publié après sa présentation à l Assemblée législative; informer le président du conseil des priorités et des orientations politiques générales du gouvernement concernant l organisme; consulter, au besoin, le président du conseil (et d autres personnes) au sujet des nouvelles orientations importantes ou quand le gouvernement envisage des modifications d ordre réglementaire ou législatif touchant l organisme; établir un PE avec le président du conseil et mettre ce PE en œuvre après signature par le président du conseil; examiner et approuver le plan d activités annuel de l organisme avant son adoption par le conseil; faire des recommandations au CT/CGG au sujet de tout financement provincial qui lui sera octroyé; demander au président du conseil d examiner les activités de l organisme périodiquement et faire les recommandations nécessaires au CT/CGG une fois ces examens terminés; recommander un PE aux fins d approbation avant sa signature par toute partie, s il y a lieu, conformément à la DEORCO; prendre connaissance des conseils ou des recommandations émis par le président du conseil au sujet des personnes susceptibles d être nommées ou reconduites au conseil et faire des recommandations au LGEC; évaluer le rendement du président du conseil, au besoin. (b) Président du conseil. Le président du conseil a les responsabilités suivantes : assurer la direction des activités de l organisme et du conseil; surveiller le rendement de l organisme et du conseil;

11 9 (vi) (vii) (viii) (ix) (x) (xi) (xii) (xiii) (xiv) diriger l établissement des ordres du jour, les procès-verbaux et les activités du conseil; assurer la mise en œuvre des mesures qui appuient les buts, les objectifs et l orientation stratégique de l organisme; demander au ministre d établir l orientation stratégique de l organisme; communiquer en temps voulu avec le ministre au sujet des problèmes ou événements qui pourraient concerner, ou dont on peut raisonnablement s attendre à ce qu ils puissent concerner, le ministre dans l exercice de ses responsabilités relatives à l organisme; consulter le ministre, au préalable, au sujet de toutes activités susceptibles d avoir une incidence sur le gouvernement et les politiques, directives ou procédures du ministère, ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l organisme, comme le stipule la Loi; faire rapport au ministre, au besoin, au sujet des activités de l organisme dans les délais convenus; s assurer que l organisme exerce ses activités et s acquitte de son mandat en respectant le budget qui lui a été alloué; établir un PE avec le ministre et signer ce PE au nom de l organisme, de la façon autorisée par le conseil; examiner et approuver le plan d affaires de l organisme, le budget, le rapport annuel et les rapports financiers, et les soumettre au ministre en tenant compte des délais énoncés dans la Loi, le présent PE et les directives et les politiques opérationnelles; fournir au ministre et au ministre des Finances une copie de chaque rapport de vérification et des recommandations qui y sont incluses et la réponse de l organisme à ce rapport; conseiller le ministre une fois par an au sujet de toutes les recommandations découlant de la vérification; s assurer que les membres du conseil sont informés de leurs responsabilités en vertu de la LFPO en ce qui a trait aux règles relatives au respect de l éthique (Partie IV de la LFPO) et aux activités politiques (Partie V de la LFPO);

12 10 (xv) (xvi) (xvii) (xviii) (xix) (xx) (xxi) (xxii) (xxiii) (xxiv) veiller à la mise en place de systèmes de gestion appropriés pour l administration efficace de l organisme, p. ex., finances, technologie de l information et ressources humaines; veiller à la mise en place d un cadre de travail approprié pour l orientation et la formation du personnel de l organisme et des personnes engagées; s assurer que le personnel de l organisme et les personnes engagées connaissent les directives et les politiques opérationnelles et les respectent; veiller à la mise en place d un processus pour le traitement et la résolution des plaintes émanant du public et des clients de l organisme, le cas échéant; assurer les communications et les relations publiques pour l organisme en sa qualité de porte-parole en chef; coopérer dans le cadre des examens ou des vérifications de l organisme, selon les instructions du ministre ou du CT/CGG; remplir le rôle de responsable de l éthique pour les fonctionnaires et les personnes nommées, sensibiliser les gens au respect de l éthique et s assurer que tous les membres de l organisme connaissent les exigences en matière d éthique de la LFPO et les règlements et les directives correspondants, y compris, entre autres, la règle relative aux conflits d intérêts, aux activités politiques et à la divulgation protégée d'actes répréhensibles; informer le ministre des futures nominations et vacances et faire des recommandations au sujet des nominations ou du renouvellement des nominations; examiner et approuver les demandes de remboursement des indemnités journalières et des dépenses admissibles des membres du conseil et du comité conformément aux directives et aux politiques opérationnelles; consulter le sous-ministre au sujet de l évaluation du rendement du président-directeur général, conformément aux critères en matière de rendement établis par le sous-ministre et le président du conseil. (c) Conseil. Le conseil a les responsabilités suivantes :

13 11 (vi) établir les buts, objectifs et orientations stratégiques de l organisme dans le cadre de son mandat comme il est énoncé dans la Loi, les politiques gouvernementales et le présent PE; diriger : les activités de l organisme et établir les priorités globales de manière à remplir son mandat; (w) l établissement et l approbation des plans d affaires de l organisme aux fins de soumission au ministre dans les délais établis par la Loi ou convenus avec le ministère, s'il y a lieu; (x) la préparation et l approbation des rapports annuels de l organisme à présenter au ministre et à l Assemblée législative dans les délais prévus en vertu de la Loi ou de la DEORCO, s'il y a lieu; (y) l établissement d un cadre approprié de gestion des risques et d un plan de gestion des risques et l organisation d examens fondés sur les risques et les vérifications de l organisme, au besoin; et (z) les mesures rectificatrices pour le fonctionnement ou le fonctionnement de l organisme, au besoin; prendre : (x) des décisions conformément au plan d affaires approuvé pour l organisme et s assurer que ce dernier fonctionne en tenant compte de ses allocations; et formuler (y) des recommandations au sujet de la sélection du président-directeur général et des autres représentants de l organisme concernés, de temps à autre; s assurer que : (w) l organisme gère ses affaires conformément aux directives et politiques opérationnelles applicables; (x) l organisme utilise les fonds publics avec prudence et seulement pour ses activités selon le principe de l optimisation des ressources et conformément aux lois et aux directives et politiques opérationnelles applicables; (y) les fonds de l organisme sont utilisés avec intégrité, honnêteté et équité compte tenu d un contrôle interne efficace; et (z) s'il y a lieu, les règles relatives aux conflits d intérêts que l organisme est tenu de respecter, conformément au Règlement de l Ontario 381/07 (ou de la façon approuvée et publiée par le Commissaire aux conflits d intérêts), sont en place pour le conseil et le personnel de l organisme; établir : (x) les comités ou les mécanismes de supervision, au besoin, pour conseiller le conseil sur la gestion efficace, les processus de gouvernance ou de responsabilisation applicables à l organisme; et (y) les mesures de rendement, les objectifs et les systèmes de gestion pour la surveillance et l évaluation du rendement de l organisme; approuver : (x) un PE pour l organisme en temps voulu autorisant le président du conseil à le signer au nom de l organisme; et (y) les rapports de l organisme et les examens qui peuvent être demandés par le ministre de temps à autre, conformément aux délais convenus;

14 (vii) (viii) (ix) coopérer et partager toute l information pertinente concernant les examens fondés sur les risques ou périodiques exigés par le ministre ou le CT/CGG; consulter, au besoin, les intervenants au sujet des buts, objectifs et orientations stratégiques de l organisme; fournir des conseils au gouvernement, par l entremise du ministre, au sujet de questions concernant ou touchant le mandat et les activités de l organisme. (d) Le sous-ministre. Le sous-ministre a les responsabilités suivantes : (vi) (vii) (viii) conseiller et assister le ministre au sujet de ses responsabilités concernant l organisme; conseiller le ministre au sujet des exigences de la DEORCO, de la Directive du gouvernement sur les personnes nommées et d autres directives applicables à l organisme; recommander au ministre, au besoin, l évaluation ou l examen, y compris, entre autres, un examen fondé sur les risques de l organisme ou de ses programmes ou des changements au cadre de gestion ou de fonctionnement de l organisme; faciliter des séances d information et des consultations à intervalles réguliers entre le président du conseil et le ministre et entre le personnel ministériel et le personnel de l organisme; fournir des attestations au CT/CGG, en fonction des besoins, au sujet de l observation par l organisme des exigences obligatoires en matière de responsabilisation, comme il est énoncé dans la DEORCO; s assurer que le ministère et l organisme ont la capacité et mis en place des systèmes de gestion des risques en permanence y compris, entre autres, un processus approprié de supervision de l organisme; s assurer que l organisme a mis en place un cadre approprié de gestion des risques et un plan de gestion des risques auxquels l organisme peut être confronté lors de la réalisation des objectifs relatifs à la prestation des programmes ou des services; réaliser en temps voulu des examens fondés sur les risques de l organisme, sa gestion ou ses activités, ou selon les instructions du ministre ou du CT/CGG, de temps à autre;

15 13 (ix) (x) (xi) (xii) (xiii) (xiv) (xv) (xvi) (xvii) (xviii) (xix) (xx) (xxi) établir un cadre d examen et d évaluation des plans d affaires de l organisme et de tous les rapports; seconder le ministre lors de l examen des objectifs en matière de rendement, des mesures et des résultats de l organisme; conseiller le ministre au sujet de tous les documents qui lui sont soumis aux fins d examen et/ou d approbation; soumettre au ministre, dans le cadre du processus annuel de planification des activités, un plan d évaluation et de gestion des risques pour chaque catégorie de risques; entreprendre des examens de l organisme, selon les instructions du ministre, de temps à autre; coopérer dans le cadre de tous les examens de l organisme, selon les instructions du ministre ou du CT/CGG, de temps à autre; surveiller l organisme, au nom du ministre, tout en respectant son autorité et son indépendance, et recommander au ministre des moyens de résoudre tout problème qui pourrait survenir au cours de cette surveillance; négocier un PE avec le président du conseil, selon les directives du ministre; consulter le Président-directeur général or le président du conseil, en fonction des besoins, au sujet de questions d importance mutuelle, y compris, mais s y limiter, les services fournis par le ministère et l observation des directives et des politiques opérationnelles; rencontrer le président du conseil en fonction des besoins ou selon les instructions du ministre; organiser le soutien administratif, financier ou autre dont l organisme pourrait avoir besoin, tel qu il est décrit dans le présent PE; informer le président du conseil, par écrit, des nouvelles directives gouvernementales et des exceptions ou exemptions, en tout ou en partie aux directives du CT/CGG ou aux politiques administratives du ministère; sur demande, soumettre un rapport aux secrétaires du CT/CGG sur la liquidation de l organisme, la disposition de ses actifs, l exécution par l organisme des responsabilités en suspens et la résiliation des postes;

16 14 (xxii) consulter le président du conseil au sujet de l évaluation du rendement du Président-directeur général. (e) Le président-directeur général. Le président-directeur général a les responsabilités suivantes : (vi) (vii) (viii) (ix) (x) gérer les activités quotidiennes de l organisme conformément à son mandat, à ses directives et à ses politiques opérationnelles, aux activités et aux pratiques financières et è ce PE, sauf disposition contraire du conseil; conseiller le président du conseil au sujet des exigences de la DEORCO, des directives et des politiques opérationnelles et des règlements et politiques de l organisme, et de leur observation; observer les directives et les politiques opérationnelles; appliquer toutes les politiques et procédures applicables pour s assurer que les fonds publics sont utilisés avec intégrité et honnêteté; s assurer que l organisme : (w) exécute son mandat conformément à la loi applicable et à l intérêt public; (x) a la capacité de surveillance et un cadre de surveillance efficace en place pour surveiller la gestion et les activités de l organisme; (y) exerce ses activités sans dépassement de budget, comme il est énoncé dans le plan d affaires annuel; et (z) a établi un cadre et un plan appropriés de gestion des risques, selon les instructions du conseil; diriger et gérer le personnel de l organisme, y compris, entre autres, la gestion des ressources financières, sauf disposition contraire du conseil; établir et appliquer un cadre de gestion financière pour l organisme conformément aux directives, politiques et lignes directrices applicables en matière de contrôle du ministre des Finances; transposer les buts, objectifs et orientations stratégiques du conseil dans les activités et plans opérationnels de la façon énoncée dans le plan d affaires approuvé de l organisme; tenir le conseil au courant, par l entremise du président du conseil, en ce qui a trait à la mise en œuvre des politiques et des activités de l organisme; établir des systèmes afin de vérifier que le l organisme exerce ses activités conformément au plan d affaires approuvé;

17 15 (xi) (xii) (xiii) (xiv) (xv) (xvi) (xvii) (xviii) (xix) (xx) (xxi) aider le conseil à s acquitter de ses responsabilités; collaborer avec le président du conseil pour: (x) établir l ordre du jour des réunions du conseil; (y) s assurer qu une documentation claire et concise est préparée et distribuée au conseil dans les délais établis dans les règlements de l organisme; et (z) superviser la préparation des procès-verbaux du conseil; assurer la surveillance en cours d année du rendement de l organisme et rendre compte des résultats de cette surveillance au conseil, par l entremise du président du conseil; établir un système de mesure et de suivi du rendement et en rendre compte par rapport au plan d affaires annuel ou autres objectifs, de la façon indiquée par le conseil; appuyer activement le principe du «sans surprise» en conseillant le ministère et le président du conseil au sujet des questions ou des événements susceptibles de concerner le ministre, le sous-ministre et le président du conseil dans l exercice de leurs responsabilités; au besoin, établir un code d éthique, y compris, entre autres, un code sur les conflits d intérêts pour les membres du conseil, de la haute direction et du personnel de l organisme pour approbation par le conseil et, une fois le code approuvé, le mettre en œuvre; rechercher le soutien et les conseils du ministère, au besoin, au sujet de la gestion des problèmes de l organisme; établir un système pour la conservation des documents de l organisme, conforme aux dispositions de la LAIPVP de la Loi sur les Archives publiques et la conservation des documents (Ontario), et le mettre à la disposition du public sur demande; réaliser en temps voulu des examens axés sur les risques de la gestion et des activités de l organisme; consulter le sous-ministre, au besoin, au sujet des questions d importance mutuelle, y compris, entre autres, des services fournis par le ministère et des directives et des politiques opérationnelles; coopérer dans le cadre d un examen périodique, à la demande du ministre ou du CT/CGG, ou de tout examen réalisé par le ministère;

18 16 (xxii) (xxiii) (xxiv) (xxv) (xxvi) tenir le conseil au courant, par l entremise du président du conseil, au sujet des questions opérationnelles; préparer les rapports annuels et les plans d affaires de l organisme, sur ordre du conseil, aux fins d approbation par le ministre et d adoption par le conseil; préparer les rapports financiers aux fins d approbation par le conseil; préparer un système d évaluation du rendement du personnel de l organisme aux fins d approbation par le conseil et après approbation du conseil, mettre ce système en place; gérer, surveiller et évaluer le rendement des contrats des consultants, fournisseurs de services professionnels ou d autres personnes engagées par l organisme pour fournir des services professionnels, techniques ou d autres services de soutien. 10. Exigences en matière de production de rapports. (a) Plan d affaires. Compte tenu des délais prévus en vertu de l article 12(1) de la Loi, le président du conseil présentera chaque année au ministre, aux fins d approbation, un plan d affaires qui comprendra, entre autres, le budget financier et un plan d évaluation et de gestion des risques. Ce plan d affaires couvrira une période minimale de trois (3) ans à partir de l exercice en cours. Le président du conseil a la responsabilité de s assurer que le plan d affaires annuel satisfait aux exigences de la DEORCO. Le président du conseil s assurera que le plan d affaires comprend un plan d évaluation et de gestion des risques, conformément aux exigences de la DEORCO, ce qui permettra au ministère d établir un plan d évaluation et de gestion des risques qui lui permettra : (x) d évaluer les risques; (y) de créer et de tenir les dossiers nécessaires; et (z) de rendre compte au CT/CGG.

19 17 (vi) Le ministre examinera le plan d affaires annuel de l organisme et informera le président du conseil, en temps voulu, s il est ou non en conformité avec les orientations proposées par l organisme. Le ministre peut informer le président du conseil au sujet de la mesure dans laquelle et de quelle manière les plans de l organisme divergent des politiques ou des priorités du gouvernement ou du ministère, et l organisme modifiera aussitôt son plan en conséquence. Le président du conseil s assurera que le plan d affaires de l organisme comprend un système de mesure du rendement et de production de rapports sur la réalisation des objectifs établis dans le plan d affaires. Le système doit comprendre les objectifs en matière de rendement, la façon dont ils seront atteints, les résultats visés et les délais. Le CT/CGG peut en tout temps demander au ministre de lui soumettre un plan d affaires de l organisme aux fins d examen. (b) Rapports annuels. Le président du conseil s assurera que le rapport annuel de l organisme : est soumis au ministre pour être présenté à l Assemblée législative dans les quatre-vingt-dix (90) jours qui suivent la fin de l exercice de l organisme, conformément à l article 16(1) de la Loi; et qu il satisfait aux exigences de la DEORCO. (c) Autres rapports. Le président du conseil a les responsabilités suivantes : s assurer que l organisme prépare et soumet tous les rapports le concernant, à la demande du ministre; à la demande du ministre ou du sous-ministre, soumettre les données et toute l information qui pourraient être requises, de temps à autre, pour les besoins de l'administration du ministère. 11. Communications. (a) (b) Les parties au présent PE reconnaissent que l échange en temps voulu de l information relative aux activités et à l administration de l organisme est essentiel pour que le ministre puisse s acquitter de ses responsabilités en matière de production de rapports et rendre compte à l Assemblée législative des activités de l organisme. Les parties reconnaissent en outre qu il est essentiel de tenir le président du conseil au courant des initiatives du gouvernement et des orientations politiques générales qui peuvent affecter le mandat et les fonctions de l organisme. Les parties soutiendront activement le principe du «sans surprise» et conviennent de ce qui suit :

20 18 le président du conseil tiendra le ministre au courant, en temps voulu, de tous les événements prévus et des questions qui concernent ou dont on peut s attendre raisonnablement à ce qu elles concernent le ministre dans l exercice de ses responsabilités; le ministre consultera le président du conseil, au besoin, au sujet des politiques, des initiatives ou des mesures législatives du gouvernement qui sont à l étude et peuvent avoir une incidence sur le mandat ou les fonctions de l organisme; le ministre et le président du conseil : (x) se consulteront mutuellement au sujet des stratégies de communication publique et des publications; (y) s informeront mutuellement au sujet des résultats des consultations et des discussions des intervenants et d autres consultations publiques; et (z) se réuniront au moins une fois par an, ou à la demande de chaque partie, afin de discuter de questions concernant la réalisation du mandat, de la gestion et des activités de l organisme; le sous-ministre et le président-directeur général se réuniront au moins une fois par trimestre pour discuter de questions concernant le fonctionnement efficient de l organisme et la prestation de services par le ministère à l organisme; l organisme et le ministère adhéreront au protocole de communication public, comme il est expliqué à l annexe C ci-jointe. 12. Ententes administratives. (a) Directives applicables du CT/CGG et du MFO. Il incombe au président du conseil de s assurer que : l organisme exerce ses activités conformément à la LFPO, aux directives et aux politiques opérationnelles et de la Commission de la fonction publique; et que les intérêts juridiques, financiers et autres intérêts dans la propriété intellectuelle du gouvernement sont protégés dans tout contrat que l organisme peut signer avec une tierce partie à propos de la création de propriété intellectuelle. (b) Services de soutien administratifs et organisationnels. Il incombe au sous-ministre : de fournir à l organisme les services de soutien administratifs et organisationnels tels que définis à l annexe B ci-jointe, et de négocier avec Services communs de l'ontario de tels services, en fonction des besoins; et de s assurer que le soutien ou les services fournis à l organisme sont de qualité égale à ceux fournis aux divisions et aux directions du ministère. L annexe B ci-jointe peut être revue à tout moment sur demande de l une ou l autre partie. (c) Services juridiques et questions d ordre juridique.

21 19 (vi) (vii) En vertu de la loi, il incombe au procureur général de conseiller le gouvernement au sujet de toute question d ordre juridique. La prestation de tous les conseils et services en matière de justice civile aux ministères et les organismes désignés, y compris, entre autres, l organisme, a été confiée au MPG. Des services juridiques sont fournis conformément aux politiques de fonctionnement relatives à l acquisition et à l utilisation de services juridiques du MPG. En vertu de cette politique, tous les conseils et services juridiques fournis aux ministères et aux organismes désignés, y compris, entre autres, l organisme, sont la responsabilité du MPG. Dans certains cas précis, les avocats du secteur privé, dont les services sont approuvés par le MPG, peuvent fournir de tels conseils et services aux ministères et aux organismes désignés, y compris, entre autres, l organisme. Les services d un avocat du secteur privé peuvent être approuvés si, par exemple, un conflit d intérêts découlait du fait que le MPG fournit des services juridiques au ministère ou à une organisation, dont l organisme. Le président du conseil, le conseil et le président-directeur général s assureront que les pratiques et les activités du conseil sont conformes aux lois de la province de l Ontario et aux lois fédérales du Canada. Le président du conseil informera promptement le ministre et le sousministre des risques de poursuite juridique ou de responsabilité civile pouvant avoir une incidence importante sur l organisme, le gouvernement or le ministre, y compris le président du conseil le Président-directeur général ou les conseillers juridiques de l organisme ont connaissance. Le président du conseil consultera le sous-ministre avant de préparer une réponse juridique si la responsabilité du gouvernement ou du ministre est mise en cause. (d) Liberté de l information et protection de la vie privée. Le ministère est l organisme responsable pour les besoins de la LAIPVP, conformément au Règlement 460 afférent à la LAIPVP.

22 20 (e) (f) (g) Délégation des pouvoirs de gestion des ressources humaines en vertu de la LFPO. Si la Commission de la fonction publique délègue au sous-ministre ses pouvoirs, devoirs et fonctions relatives à la gestion des ressources humaines, il incombe au président du conseil ou à la personne désignée en vertu du Règlement 148/10 d exercer ces pouvoirs, devoirs et fonctions conformément aux lois, directives ou politiques applicables, selon le mandat de l organisme. Gestion des dossiers. Le président du conseil s assurera : qu un système est mise en place pour la création, la collecte, la tenue et la disposition des dossiers; que l organisme respecte la DEORCO concernant la gestion des renseignements consignés du CT/CGG; et que l organisme respecte la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents (Ontario). Service à la clientèle. Le président du conseil s assurera que l organisme fournit des services de qualité qui reflètent les principes et les exigences de la DEORCO relatives aux services de la FPO L organisme a mis en place un processus officiel de traitement des plaintes relatives à la qualité des services fournis aux clients de l organisme, conforme aux normes du gouvernement en matière de qualité des services. Le plan d affaires annuel de l organisme comprendra, entre autres, les mesures du rendement et les objectifs en matière de service à la clientèle ainsi que les réponses de l organisme aux plaintes. 13. Arrangements financiers. (a) Financement. Sur ordre du ministre des Finances, conformément à l article 16.4 de la LAF, l organisme versera au Trésor les fonds que le ministre des Finances détermine comme étant excédentaires eu égard à ses besoins actuels. Conformément à l article 28 de la LAF, l organisme ne doit souscrire un arrangement financier, un engagement financier, une garantie, un remboursement ou une opération semblable qui augmenteraient, directement ou non, la dette ou la dette éventuelle du gouvernement sans l approbation écrite du ministre des Finances. L approbation du ministre est exigée avant toute approbation en vertu de la loi du ministre des Finances.

23 21 (b) Rapports financiers. Le président du conseil fournira au ministre, dans le cadre du rapport annuel de l organisme, les états financiers annuels vérifiés. Ceux-ci devront être présentés conformément aux méthodes comptables du gouvernement émises par le bureau du contrôleur provincial. L organisme soumettra au MFO l information sur ses salaires conformément à la Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public (Ontario). Puisque les états financiers de l organisme sont consolidés dans les registres de la province de l Ontario, le président du conseil devra fournir, sur instruction du ministre des Finances, l information financière de l organisme pour consolidation dans les Comptes publics. (c) Situation fiscale : Taxe de vente harmonisée. Du fait de l harmonisation de la taxe sur les produits et services et la taxe de vente provinciale, l organisme est en droit de recevoir remboursement de la taxe canadienne sur la valeur ajoutée en vertu de l entente intégrée globale de coordination fiscale. 14. Dispositions en matière de vérification et d examen. (a) Vérifications. Les comptes et les opérations financières de l organisme doivent être vérifiés une fois par an par un vérificateur ou des vérificateurs agréés désignés par le conseil. L organisme est assujetti à un examen périodique et à une vérification de l'optimisation des ressources de la part du vérificateur général de l Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur général (Ontario) ou de la Division de la vérification interne de l Ontario. La Division de la vérification interne de l Ontario peut aussi réaliser une vérification interne, si le comité de vérification du ministère ou le Comité de vérification générale lui en donne l autorisation. Indépendamment de toute vérification externe annuelle, le ministre peut ordonner que l organisme fasse l objet d une vérification en tout temps. L organisme remettra promptement au ministre et au ministre des Finances une copie de chaque rapport découlant d une vérification. L organisme fournira aussi une copie de sa réponse à un tel rapport et des recommandations présentées. Une fois par an, il informera le ministre des recommandations en suspens découlant de la vérification.

24 22 Le président du conseil peut demander une vérification externe des opérations financières ou des contrôles de gestion de l organisme qui sera entièrement aux frais de l organisme. 15. Dotation en personnel et nominations (a) Dotation en personnel. Les membres du personnel de l organisme doivent être des fonctionnaires employés en vertu de la partie III de la LFPO et admissibles à tous les droits et avantages conférés aux termes de la LFPO, ainsi qu aux directives et politiques opérationnelles et aux conventions collectives applicables. Le recrutement de tout personnel autre que celui visé dans la LFPO nécessite l approbation préalable du CT/CGG. L organisme, dans ses relations avec les membres du personnel employés en vertu de la partie III de la LFPO, est assujetti à la DEORCO sur les ressources humaines du CT/CGG et aux directives de la Commission de la fonction publique en vertu de la LFPO. (b) Nominations. Le président et le vice-président du conseil sont nommés par le LGEC sur la recommandation du ministre, conformément à l article 3(4) de la Loi. Les membres du conseil sont nommés par le LGEC sur la recommandation du ministre, conformément à l article 3(2) de la Loi. (c) Postes supérieurs désignés. Pour appliquer les règles relatives aux conflits d intérêts concernant les anciens fonctionnaires des organismes publics, l organisme devra identifier tous les postes supérieurs désignés. Ces postes supérieurs désignés sont énoncés à l annexe D ci-jointe, et englobent les postes de direction des organismes publics équivalents à ceux désignés pour les ministères dans l article 14 de la LFPO, Règlement 381/07, y compris, entre autres, le secrétaire du Conseil des ministres, le sous-ministre, le sous-ministre associé ou le sous-ministre adjoint et les postes classifiés SMG2, XOFA1, XOFA2, ITX 2, ITX 3 ou ITX Protection en matière de responsabilité et assurances. (a) Le conseil, en la personne du président du conseil, reconnaît que l organisme recevra un remboursement du gouvernement en vertu de l article 28 de la LAF; ou doit souscrire une protection en matière de responsabilité et des assurances au cours de la période durant laquelle le présent PE est en vigueur. La police d'assurance responsabilité serait souscrite auprès d assureurs autorisés à souscrire

25 23 des contrats d assurance en Ontario, que le ministère jugerait raisonnablement satisfaisants. (b) Au besoin, l organisme souscrira une assurance responsabilité civile pour se protéger contre toute réclamation pouvant découler d actes réalisés ou omis par l organisme ou ses administrateurs, agents, employés et de toute action exécutée ou omise entraînant des blessures corporelles, un préjudice personnel, la mort ou des dégâts matériels, y compris la perte de jouissance. Le montant, le type et le coût de l assurance devraient être précisés et une preuve d assurance devrait être fournie au ministère chaque année. 17. Entrée en vigueur, durée et examen périodique du présent PE. (a) Date d entrée en vigueur et durée du présent MOU. (vi) Le présent PE prend effet à la date de la signature de la dernière partie («date d entrée en vigueur»). Le présent PE restera en vigueur pendant cinq (5) ans au maximum à compter de la date d entrée en vigueur («date d expiration»). Le présent PE demeurera pleinement en vigueur pendant six (6) mois au maximum après la date d expiration, à condition qu un PE modifié et mis à jour soit fourni au secrétaire, Conseil de gestion du gouvernement, aux fins d examen et d approbation. Si un nouveau ministre et/ou le président du conseil sont nommés avant la date d expiration, le ministre et/ou le président du conseil peuvent approuver ou modifier et mettre à jour le présent PE. Le PE approuvé ou modifié et mis à jour doit être remis au secrétaire, Conseil de gestion du gouvernement, dans les six (6) mois qui suivent la date d entrée en service de la nouvelle personne. Le ministre et/ou le président du conseil peuvent entreprendre un examen du présent PE sur demande écrite. Un examen complet du présent PE doit être réalisé avant la date d expiration ou immédiatement en cas de modification importante du mandat, des pouvoirs ou de la structure de gouvernance de l organisme en raison d une modification de la Loi. (b) Examens. L organisme peut faire l objet d un examen à la discrétion et sous la direction du CT/CGG ou du ministre.