Espace Entreprise. v1.0 [ juillet 2012 ]

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1 Espace Entreprise v1.0 [ juillet 2012 ]

2 Sommaire 1_Accéder à son Espace Entreprise Etape 1 Vos identifiants de connexion Etape 2 Connexion à votre Espace Entreprise 2_Gérer votre fiche Entreprise 3_Créer des programmes 4_Choisir des associations bénéficiaires 5_Distribuer des Tookets 6_ Suivi de vos programmes 7_ Appel de dons et virements 8_ Consulter l historique 1

3 1_Accéder à son Espace Entreprise Etape 1 Vos identifiants de connexion Lors de l inscription de votre entreprise, vous recevez le mail suivant, contenant vos identifiants de connexion. Etape 2 Connexion à votre Espace Entreprise Allez sur le site et cliquez sur le bouton 2

4 Etape 2 Connexion à votre Espace Entreprise [suite] Saisissez les identifiants reçus par mail puis cliquez sur «Connexion» Important Le site vous proposera en premier lieu de changer de mot de passe. Choisissez-en un dont vous vous souviendrez facilement, puis entrez d abord l ancien mot de passe dans le champ de saisie prévu à cet effet. Ensuite, saisissez le nouveau mot de passe, confirmez-le dans la case suivante, et validez. Voilà, vous êtes prêt à utiliser Tookets! 3

5 2_Gérer votre fiche entreprise Vous pouvez compléter ou modifier votre fiche Entreprise à tout moment. Pour cela, cliquez sur l onglet «Votre entreprise» Important Ces informations sont publiées sur le site de Tookets. Vous pouvez notamment rajouter votre logo. Important Don minimum : Ce montant (dans cet exemple : 5000 Tookets correspondant à 50 Euros) indique le plafond minimum à partir duquel une association peut demander la conversion de ses Tookets en Euros. Date de fin d exercice : Cette date correspond en général à la date de fin d exercice comptable de votre entreprise. A cette date, l ensemble des cagnottes des associations est vidé et les demandes de conversion correspondantes vous sont envoyées (même si «Don minimum» n est pas atteint). Dans cette page, vous pouvez aussi modifier votre mot de passe si besoin. 4

6 3_Créer un programme Pour créer ou modifier vos programmes, cliquez sur le bouton Vous obtenez la liste des programmes déjà créés. Important Chaque programme a un identifiant unique que vous utiliserez lors du chargement des tookets (dans l exemple ci-dessous, l identifiant du «Programme test 1» est le numéro 42). Cliquez sur «Ajouter un programme» Complétez la fiche du programme puis cliquez sur «Ajouter». Important Les champs «Nom», «Description» et «URL» de la page permettront aux particuliers et aux associations d obtenir des informations au sujet de ce programme. Le champ «Tookets offerts à l adhésion» vous permet - si vous le souhaitez - d offrir un montant de Tookets déterminé à l avance à toute personne adhérant à votre programme. Le champ «Date de fin de programme» indique la date à partir de laquelle les particuliers ne peuvent plus recevoir de Tookets dans le cadre de ce programme 5

7 4_Choisir les associations bénéficiaires Le programme est créé, il convient maintenant de sélectionner les associations bénéficiaires. Pour cela, dans la partie «Association liées à ce programme», cliquez sur le bouton // Sélection par catégorie/département Vous pouvez sélectionner les associations par catégorie, département Dans l exemple ci-dessous, en sélectionnant les associations culturelles du département 64, vous obtenez quatre associations répondant à ces critères. Cliquez sur le bouton pour ajouter l (les) association(s) de votre choix (ci-dessous : «Association Test 1»). Le bouton se transforme en Puis cliquez sur «Enregistrer». 6

8 // Sélection par catégorie/département [suite] Une fois que vous avez cliqué sur «Enregistrer», l association choisie a disparu de l onglet «Associations non liées à ce programme» elle apparaît maintenant dans l onglet «Associations déja liées à ce programme» // Sélection par mot clef Vous pouvez aussi sélectionner vos associations bénéficiaires en utilisant des mots clef (noms de l association, activité ) Dans l exemple ci-contre, nous recherchons «association test 2». Cliquez sur le bouton pour ajouter l association, puis cliquez sur «Enregister». Désormais, Association Test 2 apparaît dans l onglet «Associations déjà liées à ce programme». 7

9 // Ajout automatique de nouvelles associations partenaires Tookets Vous pouvez lier de façon automatique de nouvelles associations qui s inscriraient sur le site Tookets. Cliquez sur le bouton situé à droite de la mention «Ajout automatique des nouvelles associations». Vous pouvez choisir toute nouvelle association partenaire de Tookets à l avenir ou seulement des nouvelles associations qui entreraient dans certains critères de sélection déterminés par vous. (Dans l exemple ci-contre, toute nouvelle association culturelle du département 64) Puis cliquez sur le bouton «Enregistrer». 8

10 // Ajout automatique de nouvelles associations... [suite] À noter Sélectionner ou désélectionner un critère : 1) Choisir le critère 2) Cliquer sur «Ajouter la sélection» 3) Le critère est sélectionné 4) Pour le désélectionner, cliquer dessus, puis sur «Supprimer la sélection» 9

11 5_ Distribuer des Tookets Préambule Quelle que soit la façon de calculer les Tookets que vous souhaitez distribuer, le format du fichier qui servira pour une distribution de Tookets est le suivant : - Format : csv - Zone A : Numéro de programme - Zone B : Adresse du particulier - Zone C : Nombre de Tookets à créditer. Pour distribuer des Tookets à des particuliers, il vous suffit de charger le fichier dans Cliquez sur «Parcourir». Sélectionnez votre fichier puis cliquez sur «Ouvrir». 10

12 Le site vous indique que le fichier a été importé avec succès. // Information aux particuliers lors de la distribution des Tookets Un automatique est envoyé aux particuliers lorsque vous leur attribuez des Tookets. Ils sont ainsi informés du nombre de tookets reçus et incités à les redistribuer aux associations que vous avez sélectionnées dans vos programmes. Ci-sessous, le modèle de mail reçu par le particulier 11

13 // Information aux particuliers lors de la distribution... [suite] Important Dans le cas d anomalies (format d adresse invalide, numéro de programme inexistant ) vous recevrez un contenant un rapport détaillé des erreurs à corriger. Remarque La colonne D vous donne une indication sur les erreurs à corriger. Vous n aurez ensuite qu à charger uniquement les lignes rectifiées en ayant pris soin de mettre le fichier au format adéquat (Suppression de la ligne 1 et de la colonne D) comme dans l exemple ci-contre 12

14 6_ Suivi de vos programmes Des outils vous permettent de vérifier le bon chargement des Tookets que vous avez distribués et de suivre l avancée de vos programmes. // Export des Tookets distribués aux particuliers et reçus par les associations En cliquant sur le bouton, vous pouvez télécharger un historique sur une période donnée. Sélectionnez les données que vous souhaitez récupérer (Tookets distribués et/ou reçus par les associations), définissez la période à contrôler et cliquez sur «Extraire» Il vous suffit alors d enregistrer le fichier sur votre ordinateur. 13

15 // Export des Tookets distribués... [suite] Dans le cas des tookets distribués aux particuliers, le fichier obtenu vous indique : - la date de distribution - l du particulier - le nom du particulier (si renseigné par l utilisateur) - le montant de Tookets distribués Exemple de format.csv Dans le cas des tookets reçus par les associations, le fichier obtenu vous indique : - la date de distribution - le nom de l association - le nom du Particulier qui a distribué les Tookets (si renseigné par l utilisateur) - l du Particulier qui a distribué les Tookets - le montant de Tookets reçus par l association Exemple de format.csv // Export de l état des cagnottes particuliers et associations à l instant T En cliquant sur le bouton, vous pouvez télécharger une photographie des cagnottes à un instant T. 14

16 // Export de l état des cagnottes [...] à l instant T [suite] Sélectionnez ensuite les cagnottes particuliers et/ou associations, puis cliquez sur «Extraire» Dans le cas des tookets distribués aux particuliers, le fichier obtenu vous indique : - l du particulier - le nom du particulier (si renseigné par l utilisateur) - le montant de Tookets distribués Exemple de format.csv Dans le cas des tookets reçus par les associations, le fichier obtenu vous indique : - le nom de l association - le montant de Tookets reçus par l association Exemple de format.csv 15

17 7_ Appel de dons et virements Lorsqu une association a reçu suffisamment de Tookets (plafond minimum que vous avez paramétré dans votre Fiche Entreprise), elle peut effectuer un appel de don. Vous recevez alors le mail suivant détaillant le nombre de Tookets reçus par programme ainsi que la fiche de liaison correspondante à transmettre à votre service responsable des virements à effectuer dans le cadre de Tookets. Vous y retrouverez notamment les coordonnées de l association, le montant à virer en Euros ainsi que le RIB de l association pour effectuer votre virement. À noter Sur le tableau de bord de votre espace entreprise, un message d information vous indique dans ce cas que vous avez des appels de don en attente. 16

18 8_Consulter l historique Cette partie de votre Espace Entreprise du site Tookets vous permet de gérer les virements correspondant aux différents appels de dons des associations. Pour y accéder, cliquez sur l onglet «Historique» Lorsque vous avez reçu un appel de don il apparaît dans cet historique. Dans l exemple ci-contre, vous retrouvez l appel de don évoqué précédemment, avec notamment la date de l appel de don, l association concernée, le montant en Euros à virer (et sa correspondance en Tookets). Une fois le virement effectué, cliquez sur le bouton Confirmez le virement en cliquant sur «OK». Le bouton a disparu. La date de don apparaît dorénavant. 17

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