LE REPRESENTANT DE L'ETAT

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1 CONVENTION ENTRE : LE REPRESENTANT DE L'ETAT ET LA VILLE DE SCEAUX POUR LA TELETRANSMISSION DES ACTES SOUMIS AU CONTROLE DE LEGALITE

2 Télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité PREAMBULE : OBJECTIFS DE LA CONVENTION Le décret n du 7 avril 2005 pris en application de l article 139 de la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales, dispose que la collectivité territoriale qui choisit d effectuer par voie électronique la transmission de tout ou partie des actes soumis au contrôle de légalité signe avec le préfet une convention comprenant la référence du dispositif homologué et prévoyant notamment : la date de raccordement de l établissement public à la chaîne de télétransmission, la nature et les caractéristiques des actes transmis par la voie électronique, les engagements respectifs des deux parties pour l organisation et le fonctionnement de la télétransmission, la possibilité, pour l établissement, de renoncer à la transmission par voie électronique et les modalités de cette renonciation. Alors que le cahier des charges de la télétransmission a une portée nationale, la convention relève de l engagement bilatéral entre le représentant de l Etat et l établissement et a pour objectif de constater, d une part, l utilisation d un dispositif de télétransmission en conformité avec le cahier des charges (c est-à-dire homologué) et, d autre part, de décliner localement les modalités de mise en œuvre de la télétransmission. 1) PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION La présente convention est passée entre : 1) la préfecture des Hauts-de-Seine, représentée par le Préfet, Monsieur Patrick STRZODA, 2) et la commune de Sceaux, représentée par son maire, Monsieur Philippe LAURENT agissant en vertu d une délibération du 12 mai 2011 ci-après désignée : «la collectivité». 2) DISPOSITIF UTILISE 2.1 Informations nécessaires au raccordement du dispositif Référence du dispositif homologué : Nom du dispositif de télétransmission utilisé par la collectivité après mise en concurrence dans le cadre d un marché à procédure adaptée : FAST. Référence de l homologation de ce dispositif : homologation accordée le 20 mars 2006 par le Ministère de l Intérieur à la société CDC Fast 56 rue de Lille PARIS. Trigramme d identification : CDC Référence de l opérateur de ce dispositif : support@cdcfast.fr

3 2.1.2 Renseignements sur la collectivité Numéro SIREN : Nom : Ville de Sceaux Nature : Commune Adresse postale : 122 rue Houdan SCEAUX Si, après son raccordement à l application ACTES, la collectivité décide de changer de solution de raccordement ou de recourir à un tiers de télétransmission certifié autre que celui choisi initialement et mentionné dans cette convention, elle en informe la Préfecture dans les plus brefs délais. 3) ENGAGEMENTS SUR L'ORGANISATION DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA TELETRANSMISSION 3.1 Clauses nationales Prise de connaissance des actes La collectivité s'engage à transmettre au Préfet des Hauts-de-Seine des actes signés par le maire ou toute personne habilitée par une délégation de signature établie en bonne et due forme, respectant les formats définis par la norme d'échange, immédiatement lisibles par le Préfet, et exempts de dispositifs particuliers (notamment de protection par des mots de passe). Le Préfet prend effectivement connaissance des actes dématérialisés, un accusé de réception électronique ayant été délivré automatiquement pour chaque acte avec identifiant unique propre à cet acte Confidentialité Lorsque la collectivité fait appel à des prestataires externes, participant à la chaîne de télétransmission, et mandatés à la suite d une procédure de commande publique les liant à la collectivité, il est strictement interdit à ces prestataires d utiliser ou de diffuser les données contenues dans les actes soumis au contrôle de légalité à d autres fins que la transmission de ces actes au représentant de l Etat. Enfin, il est interdit de diffuser les informations, fournies par les équipes techniques du Ministère de l Intérieur, permettant la connexion du dispositif aux serveurs du ministère de l Intérieur pour le dépôt des actes (mots de passe, etc.) autres que celles rendues publiques dans la norme d'échanges. Ces informations doivent être conservées et stockées de façon à ce qu'elles soient protégées de tentatives malveillantes d'appropriation Support mutuel de communication entre les deux sphères Dans le cadre du fonctionnement courant de la télétransmission, les personnels de la commune et ceux de la Préfecture peuvent se contacter mutuellement pour s'assurer de la bonne transmission des actes et diagnostiquer les problèmes qui pourraient survenir. Par ailleurs, le dispositif de télétransmission relevant de la «sphère collectivités locales» et les équipes ministère de l Intérieur, prévoient un support mutuel (par téléphone et messagerie, du lundi au vendredi, aux heures ouvrées), permettant le traitement des incidents et des anomalies ne pouvant être traités au niveau local. Les délais de réponse aux sollicitations ne peuvent excéder une demi-journée. 3

4 Le service en charge du support au ministère de l Intérieur ne peut être contacté que par un opérateur identifié (grâce aux informations déclinées au paragraphe 2.1.3) du dispositif de la collectivité. Les seuls cas dans lesquels il est possible de contacter directement le support mis en place par le ministère de l Intérieur sont exclusivement : l'indisponibilité des serveurs du ministère de l Intérieur ; un problème de transmission d'un fichier ; les questions relatives à la sécurité des échanges (en particulier les changements des mots de passe ou d'adresses de connexion) et au raccordement du dispositif ; les mises à jour de l'homologation et du cahier des charges d'homologation. Ces prises de contact se font exclusivement en utilisant les coordonnées fournies par le ministère de l Intérieur à cet effet. En particulier, l'adresse émettrice utilisée par les équipes techniques du ministère de l Intérieur dans les transmissions de données de la sphère ministère de l Intérieur vers la sphère collectivités ne doit pas être utilisée, que ce soit pour contacter le support ou faire part d'une anomalie. De façon symétrique, seule l'équipe du support du ministère de l Intérieur pourra contacter les opérateurs du dispositif de télétransmission de la collectivité, aux coordonnées indiquées au paragraphe Interruptions programmées du service Pour les besoins de maintenance du système, le service ministère de l Intérieur pourra être interrompu une demi-journée par mois en heures ouvrables. Les équipes techniques du ministère de l Intérieur avertiront les services du support des dispositifs de télétransmission des collectivités territoriales trois jours ouvrés à l'avance. Durant ces périodes, les collectivités peuvent, en cas de nécessité et d'urgence, transmettre des actes sur support papier. 4

5 3.1.5 Suspensions d'accès Le ministère de l'intérieur, dans les conditions prévues aux articles R du code général des collectivités territoriales peut suspendre l'accès aux serveurs de réception des actes si les flux en provenance d'une collectivité sont de nature à compromettre le fonctionnement général de l'application. Les suspensions peuvent être opérées dans l'urgence pour des motifs de sécurité générale (par exemple détection d'un virus, même véhiculé de manière involontaire dans un flux en provenance d'une collectivité). Dans le cas d'une suspension à l'initiative du Préfet des Hauts-de-Seine, elle fera l'objet d'une notification concomitante du Préfet à la collectivité afin que celle-ci transmette les actes sur support papier. Dans le cas d'une suspension à l'initiative des services techniques du ministère de l Intérieur, cette suspension peut porter sur un dispositif, et donc concerner l'ensemble des collectivités utilisatrices de ce dispositif. Dans ce cas, cette suspension entraîne un contact direct entre les équipes techniques du ministère et les opérateurs du dispositif, dans les conditions prévues au paragraphe L'information des collectivités concernées doit être assurée par les opérateurs du dispositif Renoncement à la télétransmission Le décret en Conseil d'etat pris en application de la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales reconnaît aux collectivités territoriales ayant choisi de transmettre leurs actes par la voie électronique la possibilité de renoncer à ce mode de transmission. Dans cette hypothèse, la collectivité informe sans délai le Préfet des Hauts-de-Seine de sa décision de renoncer à la télétransmission en précisant expressément la date à compter de laquelle ce renoncement prend effet. Il lui appartiendra de préciser également si ce renoncement porte sur la totalité des actes jusqu'alors télétransmis ou ne s'applique qu'à certains d'entre eux. A compter de cette date, les actes concernés de la collectivité doivent parvenir au Préfet des Hauts-de-Seine sur support papier en deux exemplaires dont un original. La notification de ce renoncement devra être formulée par écrit au moins trois jours francs avant l'effectivité du changement envisagé, de manière à permettre aux services de la Préfecture d'organiser la réception et le retour des actes en cause sous forme papier. En cas de renoncement partiel, il devra toutefois correspondre soit à la totalité d'une catégorie d'actes (par exemple les délibérations ou les arrêtés), soit à l'ensemble des actes correspondant à un niveau précis de la nomenclature (par exemple tous les actes relatifs à la fonction publique référencés 4 ou les actes relatifs aux personnels contractuels référencés 4.2). Dans l'hypothèse où la décision de la collectivité consiste à renoncer à la transmission de la totalité de ses actes par la voie électronique, la convention a vocation à être suspendue par le représentant de l'etat jusqu'à son terme annuel et deviendra caduque à cette date. Si, ultérieurement, la commune souhaite à nouveau transmettre tout ou partie de ses actes par la voie électronique, une nouvelle convention devra être établie. Pendant la période de suspension, la collectivité conserve le bénéfice de la convention et peut redemander à adresser par voie électronique les actes concernés par celle-ci ou, le cas échéant, une partie desdits actes. La demande doit être formulée par écrit et préciser la date à laquelle la collectivité souhaite utiliser à nouveau le mode électronique. Le Préfet accusera réception de cette demande et indiquera à la commune la date à laquelle les envois dématérialisés seront acceptés, date qui sera postérieure d'au moins trois jours francs à compter de la réception de la demande de la commune et ne pourra excéder dix jours. 5

6 3.2 Clauses particulières Classification des actes La collectivité s'engage à respecter la classification par matière utilisée dans le département des Hauts-de-Seine qui est annexée à la présente convention et à ne pas volontairement transmettre un acte dans une classification inadaptée. Il en est de même pour toutes les informations associées aux actes ou courriers transmis. La classification peut comprendre jusqu'à quatre niveaux : les deux premiers niveaux sont obligatoires et sont définis à l'échelon national (cf. la norme d'échange). D'un commun accord, le niveau 3 sera utilisé par la collectivité, étant entendu qu'une erreur de classification dans la nomenclature n'entraîne en aucune façon l'absence de délivrance de l'accusé de réception Support mutuel Tous les moyens possibles que sont la messagerie électronique, le courrier papier, le téléphone pourront être utilisés par les services pour échanger les informations utiles au contrôle de légalité et au caractère exécutoire des actes. En préfecture des Hauts-de-Seine, hormis les contacts directs que le maire peut avoir avec le Préfet, les personnes susceptibles d'être contactées sont les agents affectés au bureau des relations avec les collectivités territoriales à la préfecture des Hauts-de-Seine. PREFECTURE des Hauts-de-Seine Direction des Affaires Juridiques et de l'administration Locale Bureau des Collectivités Territoriales Avenue Joliot-Curie NANTERRE Cedex Tél standard : Tél chef du bureau : Tél adjoint au chef du bureau : Fax : Pour la collectivité, il s'agit de l administration générale: Tel : Fax : Tests et formations Du 12 septembre 2011 au 12 octobre 2011, les télétransmissions d'actes seront doublées par la transmission sous forme papier des mêmes actes afin de s'assurer que les échanges sont corrects. Pendant cette période de test, seule la date de réception en préfecture des actes par voie papier sera prise en compte. Deux semaines avant la fin de cette période, la préfecture et la Ville feront le bilan de cette période de test. 6

7 3.2.4 Types d'actes télétransmis Le Préfet des Hauts-de-Seine et la ville de Sceaux conviennent de limiter dans un premier temps la transmission par voie électronique aux actes les plus simples, ci-après définis : les délibérations prises par le conseil municipal ; les décisions prises par le maire sur délégation du conseil municipal en application de l'article L du code général des collectivités territoriales ; les arrêtés du maire transmissibles en préfecture ; les actes relatifs à la fonction publique territoriale ainsi qu aux contractuels transmissibles en préfecture. Ces actes sont transmis au Préfet par voie électronique si la taille du fichier télétransmis ne dépasse pas la capacité de vingt méga-octets, soit par la voie papier, mais de manière privilégiée par voie électronique. En tout état de cause, dans l hypothèse d une impossibilité matérielle de télétransmettre un acte, le Département les transmettra par voie papier. La double transmission d un même acte par voie électronique et par voie papier est interdite. En tout état de cause, la double transmission d'un même acte (par voie électronique et par voie papier) est interdite, sauf pendant la période initiale de test qui prendra fin après la réunion de concertation afin de faire le bilan de la période d'essai Autres En l'attente d'actes signés électroniquement et dont le certificat de signature apparaîtrait sur l'acte télétransmis, la collectivité s'engage à ne faire parvenir, par scanérisation de l acte papier signé de façon manuscrite, que des actes existant juridiquement dont elle est en mesure de produire un exemplaire original signé du maire ou d'une personne dûment habilitée à le signer en application d'une délégation établie en bonne et due forme. 4) VALIDITE ET ACTUALISATION DE LA CONVENTION 4.1 Durée de validité de la convention La présente convention est conclue à partir du 12 septembre 2011 et aura une durée de validité d un an, soit jusqu au 12 septembre Un bilan et une évaluation d'étape de la télétransmission seront faits au bout des six premiers mois. La présente convention pourra être reconduite d'année en année, par reconduction tacite, sous réserve d'utilisation, par la collectivité, du même dispositif homologué. Sur la base du décret précité, l'application de la présente convention pourra être suspendue par le Préfet si celui-ci constate des altérations graves du fonctionnement du dispositif de télétransmission ou qu'il est empêché de prendre connaissance des actes transmis. 7

8 4.2 Clauses d'actualisation de la convention Entre deux échéances de reconduction de la convention, certaines de ses clauses pourront faire l objet d une actualisation. Cette actualisation peut être rendue nécessaire par : des évolutions extérieures et indépendantes de la volonté des parties contractantes et conduisant à des modifications du cahier des charges national (par exemple, pour prendre en compte des évolutions technologiques et juridiques, d intérêt général, ayant un impact sur la chaîne de télétransmission), par la volonté des deux parties de modifier certaines des modalités de mise en œuvre de la télétransmission initialement définies. Dans le premier cas, un arrêté du ministre de l Intérieur portera modification du cahier des charges national. Dans l hypothèse où les modifications ainsi apportées au cahier des charges national auraient une incidence sur le contenu de la convention, celle-ci doit être révisée sur la base d une concertation entre le représentant de l Etat et la collectivité, avant même l échéance de reconduction de la convention. Dans le second cas, l opportunité d actualiser la convention est laissée à l appréciation commune des parties. Dans les deux cas, la convention pourra être actualisée sous forme d avenants. Fait à Nanterre, Le.././2011 et à Sceaux, Le././2011 Le Préfet, Le maire, Patrick STRZODA Philippe LAURENT 8