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1 Manuel Utilisateur WIN-PAIE Auteur : Service Technique CEGAPE Tél.: Fax :

2 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 2 / 142 Table des matières : 1. Présentation du produit Présentation Aide en ligne Accès depuis la fenêtre principale Accès direct Paramétrages Tables et référentiels Paramétrage de l application Consultation des dossiers Consultation de la fiche d un agent L onglet «Poste» L onglet «Indem/Retenues» L onglet «Allocataire» L onglet «Enfants» L onglet «Prest. Familiales» L onglet «Historique» L onglet «Rém. Précalculée» Documents à éditer La fiche individuelle Le bulletin de paie La fiche de liaison Création de mouvements de paie Mouvements individuels La prise en charge La carte «00» La carte «01» La carte «02» La carte «03» La carte «04» La carte «05» La carte «07» La carte «09» La carte «19» La carte «20» La carte «21» La carte «22» La carte «25» La carte «40» La carte «80» La carte «90» La carte «91-92» La carte «9C» La carte «9E» La carte «9F» La carte «9G» La carte «9H» La carte «9J» La carte «9N» La carte «R8» La carte «AA» La carte «60»... 74

3 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 3 / Mouvements collectifs Saisie groupée d indemnités Indemnités prédéfinies permanentes Importation de mouvements (fichier Excel) Modification, tri et édition des mouvements de paie Modification des mouvements de paie Edition des mouvements de paie Utilisation des tris et des exports sous Excel Travaux de fin de paie Ecriture de la disquette T.G Clôture du mois Intégration du retour T.G Fonctionnalités complémentaires Bulletin de paie Codification Paramètres Synthèses LOLF Retraite additionnelle Taxe sur salaires Journal de paie Présentation de quelques requêtes Outils Transfert Agenda Requêtes Annexes Tableau récapitulatif des principaux mouvements...138

4 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 4 / Présentation du produit 1.1. Présentation La paie est réalisée à partir des informations nominatives appuyées des pièces justificatives qui sont fournies au Trésorier Payeur Général par les services gestionnaires de personnel. Deux modes de transmission de l'information coexistent : - Un mode traditionnel fondé sur l'échange de documents sur papier (fiches de prise en charge de rémunération, fiches de liaison individuelles ou collectives, etc.) sur lesquels les mentions portées en clair par les services gestionnaires sont préalablement codées puis saisies dans les départements informatiques du Trésor avant traitement ; - Un mode plus moderne adapté aux partenaires disposant de matériels informatiques. Les données sont alors notifiées par l'intermédiaire de supports magnétiques et se substituent en tout ou partie aux documents sur papier. Développé suivant le cahier des charges «GEST» de la Comptabilité Publique, WIN-PAIE répond à un double objectif : - Remplacer les supports papiers (fiches de liaisons, cartes «20» ) pour la transmission des mouvements de paie à la Trésorerie Générale par un support informatique (disquette, , CD- ROM ), tout en simplifiant certains traitements fastidieux ; - Permettre au Service Gestionnaire de disposer d un fichier du Personnel fiable et complet automatiquement mis à jour par l application, lui permettant, par des requêtes ou des extractions, d aller au-delà des seuls besoins de la paie (prévisions de dépenses ou d avancements, gestion RH, listes en tous genres...). Menu général de l application

5 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 5 / 142 Chaque mois, le gestionnaire de paie peut être amené à modifier la rémunération de ses agents, à partir de documents officiels qui attestent de leur situation (fiche d état civil, arrêté de promotion ). Chaque modification doit alors faire l objet dans WIN-PAIE d une création de «carte» (ou de mouvement) afin de pouvoir être comprise par l application du Trésor lors de sa transmission en fin de paie. Chaque mouvement regroupe des données préalablement codées, aux significations fonctionnelles proches (le mouvement de type «04», par exemple, rassemble les données relatives au compte bancaire : n d'établissement, n de compte ). La série de cartes «00» à «92» est ainsi destinée à la prise en charge et aux différentes rémunérations de l agent, alors que les cartes «9C» à «9N» concernent le versement du SFT et des prestations familiales (voir page 45 et suivantes la description des différents mouvements). Une fois créés, ces mouvements de paie sont stockés dans l application en attendant d être transmis à la Trésorerie Générale. L opération de transfert a lieu tous les mois et doit être réalisée selon un planning défini par cette dernière (voir page 103 et suivantes la description des travaux de fin de paie). Après intégration dans l application du Trésor, les données transmises sont contrôlées et permettent finalement l actualisation des dossiers de chaque agent. Le calcul des traitements et la mise en paiement peuvent alors avoir lieu. Quand la paie est terminée, la Trésorerie Générale édite des états récapitulatifs de chaque dossier modifié (les fiches de liaison) qu elle transmet en retour à l administration. De même, afin d assurer la cohérence des données entre WIN-PAIE et l application du Trésor, celle-ci peut retourner chaque mois des fichiers «retours» qui assurent la mise à jour de la base de données (KA, J5, HD ). Les données disponibles dans WIN-PAIE étant de type administratives et financières, celles-ci peuvent dès lors faire l objet de requêtes afin de permettre un suivi précis des mouvements saisis, des effectifs, des dépenses 1.2. Aide en ligne Un système d aide en ligne décrit les différentes cartes disponibles, les cas les plus fréquents d utilisation de chaque carte et le contenu des différentes zones qui les composent Accès depuis la fenêtre principale L aide en ligne est directement accessible depuis la fenêtre principale de l application. Pour y accéder, il vous suffit de cliquer sur le «point d interrogation» situé en haut de la fenêtre. Des bulles d aide synthétiques décrivent le contenu de chaque carte.

6 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 6 / Accès direct Aperçu du sommaire de l aide en ligne Il est également possible d accéder directement à la page d aide souhaitée par l intermédiaire de la touche <F1> ou du bouton d aide sur la zone concernée (pour les zones faisant référence à une table, la touche <F1> affichera par contre la liste des codes disponibles). La bulle d aide reprend le début du contenu de l aide en ligne. Affichage de l aide pour la zone de son choix L appel de l aide en ligne permet d avoir une information plus précise sur la zone de votre choix.

7 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 7 / 142 Attention : Le fichier contenant l aide en ligne est de type «CHM». Or, la mise à jour de sécurité de Windows incluant le correctif a pour conséquence l interdiction d afficher un fichier au format CHM dans le cas où il ne serait pas situé sur un disque local. Pour contourner le problème, une copie du fichier d'aide est effectuée automatiquement au lancement de l'application vers le répertoire «temporaire» (c:\temporai par défaut, à moins que le fichier «user.txt» ne définisse un autre chemin), qui en général est en local. Si le répertoire temporaire n'est pas en local, vous avez la possibilité de définir un autre chemin (qui concerne uniquement l'aide en ligne) par le biais du menu «Paramètres» > «Coordonnées Administration» > «Educ.nat». Dans tous les cas, ce chemin doit obligatoirement être local ; la recopie vers ce répertoire se fera alors automatiquement. Modification du répertoire de stockage de l aide en ligne 2. Paramétrages 2.1. Tables et référentiels La liste des codes utilisés pour la préparation de la paie n'est pas figée. A tout moment, les tables de référence peuvent être consultées ou modifiées par l intermédiaire du programme de codification. Pour accéder à celui-ci, il vous suffit ainsi de cliquer sur le bouton «Codifications» de la fenêtre principale de l application. Accès aux tables et référentiels

8 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 8 / 142 Mise à jour des codifications Pour faciliter la sélection d une table de codification, toutes les tables sont classées par type de carte : ** Barème Barème d attribution des Prestations Familiales ** Login Codes gestionnaires (en cas de séparation des saisies par gestionnaire) ** Valpoint Valeur annuelle du point (ne fait pas référence à une carte en particulier) 00 Civilité Codes civilité (ou état civil) 00 Sitfam Codes situation familiale (également sur cartes «9C») 01 Grade Codes grades (avec pour chacun les indices afférents à chaque échelon) 01 Echelle Table des correspondances Echelles lettres Indices 01 Poste Codes postes 01 Ptransp Codes versement de transport 01 Tcodgest Codes gestion 01 Temploi Codes catégories d emploi 01 Zoneres Codes zone de résidence 02 Codess Codes taux de cotisation sécurité sociale 02 Finsit Codes fin de situation 02 Ifs Codes indemnités forfaitaires supplémentaires 02 Mutuel Codes mutuelles 02 Regime Codes régimes de rémunération 02 Retraite Codes retraites complémentaires 02 Statut Codes situations statutaires 02 Suppfam Codes supplément familial de traitement 02 Vbudg Codes ventilation budgétaire 03 Codetp Taux de temps partiels autorisés 04 Modpaie Codes modes de paiement 05 Codcal Codes modes de calcul (également sur carte «20») 05 Operat Codes opération 05 Periode Codes périodicités 05 Retenue Codes indemnités ou retenues (également sur cartes «20» et «22»)

9 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 9 / Compens Codes types d indemnités compensatrices 20 Origine Codes origine de l indemnité ou de la retenue 20 Sens Codes sens 22 Codepaie Codes paiement de l indemnité 22 Codetaux Codes taux des différentes indemnités 91 Natvoie Codes natures des voies 9C Droitpf Codes droit aux prestations familiales 9C Majorat Codes majoration de plafond (ressources) 9C Pcharge Codes de prise en charge (également sur carte «9G») 9E Calcul Codes modes de calcul des prestations familiales (également sur carte «9H») 9E Dtprest Codes état du droit à la prestation familiale (également sur carte «9H») 9E Prestat Codes prestations familiales (également sur cartes «9F», «9H», «9J» et «9N») Liste des principales tables de codifications utilisées Les tables sont également accessibles directement depuis les fenêtres d aide. Exemple : Au moment de la saisie d une carte «01», lorsque vous vous situez sur le champ «code grade», vous pouvez afficher la liste de tous les grades utilisés par votre administration en cliquant sur le bouton d aide. La zone d accès rapide permet de se positionner directement sur un code dont on connaît les premiers chiffres. Accès direct à la table GRADE

10 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 10 / 142 Le bouton «codification», situé en bas de cette nouvelle fenêtre, vous permet alors d accéder directement à la table des grades. Cette table contient les différents grades enregistrés dans votre base de données ainsi que, pour chacun d entre eux, le code, le libellé, l indice et la durée en nombre de mois de chaque échelon Lors de l envoi de mises à jour, un fichier appelé «TABLIND» est régulièrement fourni. Après installation, ce fichier (provenant à l origine de la comptabilité publique) permet d obtenir la mise à jour automatique des tables indiciaires, notamment en cas de réforme de grande ampleur. De plus, il facilite la création de nouveaux grades (seule la saisie du code est à effectuer, la table étant importée automatiquement). Modification du contenu de la table GRADE Cette zone permet de conserver dans la table des codes grades «périmés», à ne plus utiliser dans les mouvements de paie ; ces codes seront présentés en sous-brillance dans les écrans d aide. La zone «Libellé court» permet d obtenir, lors de la création d une carte «01», un accès direct à un code grade par son libellé (ou le début de son libellé ; l aide étant alors présentée par ordre alphabétique). Comment créer un nouveau grade? Lorsque les différents champs proposés à l écran sont «vides» (dans le cas contraire, le bouton «Ignore» permet la réinitialisation de l affichage), il vous suffit de compléter chacun d entre eux (code, libellé, indices, durées en nombre de mois ) puis de cliquer sur le bouton «Valider» pour enregistrer le tout. Si le fichier «TABLIND» a été installé sur votre serveur lors de la dernière mise à jour de WIN-PAIE, il vous suffit de saisir le code du grade à créer et les autres informations seront automatiquement importées depuis ce fichier. Comment modifier un grade existant? Il vous suffit d appeler le grade en question à l aide du bouton d aide, de modifier les champs de votre choix et d enregistrer le tout en cliquant sur le bouton «Valider». Comment supprimer un grade? Il vous suffit d appeler le grade en question à l aide du bouton d aide et de le supprimer en cliquant sur le bouton «Détruit». Une confirmation vous sera alors demandée avant toute suppression.

11 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 11 / 142 La plupart des tables ne contiennent qu un code et un libellé, à l exception des cas suivants : Table VALPOINT (valeur du point) : La valeur du point n est utilisée dans le logiciel que pour des productions statistiques (prévisions de dépenses, tableaux de traitement ), le calcul de la paie étant effectué par la Trésorerie Générale. Contenu de la table VALPOINT Table POSTE (codes poste) : La table des postes est constituée du code département (sur 3 chiffres), du code administration (sur 3 chiffres) et du code poste (sur 4 caractères). Il est possible d affecter à chaque code poste la zone de résidence correspondante (la validité des saisies sera alors vérifiée lors de la création d une carte «01»). Si les agents affectés à ce code poste sont soumis à une retenue pour pension civile particulière, indiquer dans quelle colonne du fichier grade les indices de pension civile ont été remplis. Contenu de la table POSTE Les coordonnées détaillées de l établissement peuvent être renseignées, notamment pour l édition de courriers personnalisés. Ce bouton est disponible sur chaque table et permet l impression du contenu de celle-ci. Permet de restreindre l'accès, pour les agents affectés à ce code poste, à un unique atelier de saisie.

12 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 12 / 142 Table ECHELLE (table des échelles-lettres) : Cette table contient la correspondance entre les échelles lettres utilisées pour certains grades et les indices de traitement : Contenu de la table ECHELLE Table VBUDG (codes de ventilations budgétaires) : En matière de dépenses de personnel et plus particulièrement s agissant des rémunérations, chaque dossier doit, sous format LOLF, être rattaché à un programme et à une action unique. Ce rattachement est effectué par le biais du code de ventilation budgétaire. Le chapitre est constitué du code programme (sur 4 caractères), du code action (sur 2 caractères) et du code alpha-pce (sur 2 caractères) qui identifie le compte PCE sur lequel est imputé le traitement principal. Contenu de la table VBUDG

13 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 13 / 142 Table CODETP (codes de temps partiel) : Cette table contient l ensemble des temps partiels autorisés. Dans le cas des temps partiels à 80% et 90%, c est la fraction réellement payée qui est transmise à la Trésorerie Générale (6/7 ème et 32/35 ème ). Contenu de la table CODETP Le code est constitué des 3 zones de la carte «03» séparées par un espace : le type («TP», «SP» ou «SO»), le numérateur et le dénominateur de la fraction du traitement payée. Table CODCAL (codes des modes de calcul) : Cette table contient l ensemble des modes de calcul qui sont utilisés pour la saisie d indemnités en carte «05» ou «20» : Guide de saisie : on indique ici si les zones «nombre d unités» et «montant» doivent être complétées au moment de la saisie des cartes. Contenu de la table CODCAL Type de remplissage de la zone montant (si autre chose qu un montant).

14 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 14 / 142 Table RETENUE (codes des indemnités et des retenues) : Cette table contient l ensemble des indemnités (code < 800 ou >= 1000) et des retenues (code >= 800 et < 1000) qui peuvent être saisies en carte «05», «20» ou «22» : Lorsque le mode de calcul employé pour l indemnité (ou la retenue) est toujours le même, il peut être spécifié ici. Il ne sera alors plus demandé au moment de la création des cartes. Lorsque le montant de l indemnité est rempli (il doit alors être fixe), il sera proposé automatiquement lors des prises en charge, si cette indemnité est payée par carte «05». Contenu de la table RETENUE Cette zone permet de repérer (en saisissant la lettre «O») les indemnités payées par carte «22» qui doivent être proratisées en fonction du temps partiel. Lors de la création de cartes «03», le programme propose pour ces indemnités la création automatique de cartes «22» de proratisation. Table CODETAUX (codes des taux d indemnités sur carte «22») : Les libellés des différents codes taux peuvent être personnalisés pour chaque indemnité. Dans ce cas, lors de la création d une carte «22», seuls les codes taux correspondant à l indemnité en cours seront présentés sur la fenêtre d aide. Contenu de la table CODETAUX Personnalisation des codes taux pour chaque indemnité

15 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 15 / 142 Table LOGIN (table des codes gestionnaires) : Afin de protéger l accès à WIN-PAIE, chaque utilisateur peut se voir attribuer un identifiant, un mot de passe et un niveau d accès. Ces différentes informations doivent être saisies dans la table LOGIN. Chaque utilisateur est identifié à la connexion par son code gestionnaire (ou son login) et son mot de passe. Le niveau permet d identifier les droits de l utilisateur, à savoir : 0 Consultation restreinte (sans les bulletins de paie) 1 Administrateur ; droits complets 3 Consultation ; modifications impossibles 4 Gestionnaire ; droits complets sauf : génération de la disquette, clôture, apurements, codifications et paramétrages 10 Gestionnaire avec droit en lecture sur les tables de codifications Liste des codes gestionnaires disponibles pour la connexion Si l administrateur en charge de la gestion de WIN-PAIE décide de créer, pour chaque utilisateur de l établissement, un code gestionnaire unique, les saisies de chaque agent pourront dès lors être identifiées et chaque gestionnaire de paie pourra n imprimer que ses propres mouvements s il le souhaite (dans ce cas, il suffit de sélectionner le critère de tri «uniquement votre code gestionnaire» lors de l utilisation des éditions). La table des codes gestionnaires permet également de consulter la liste des utilisateurs connectés sur le logiciel. Lorsque les utilisateurs sont connectés, la date et l heure de connexion sont affichées. Remise à zéro de la connexion utilisateur. Contenu de la table LOGIN Si vous le souhaitez, vous pouvez également limiter l accès en créant des ateliers de saisies (chaque atelier regroupant une liste de codes postes). Les gestionnaires n auront accès qu aux agents de leur atelier, l administrateur conservant l accès à la population complète.

16 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 16 / 142 Exemple : Création des ateliers de travail Dans notre exemple, 2 ateliers ont été créés, regroupant les agents des départements (DEPART) et les agents de la région (REGION) : - Les gestionnaires GEST1 et GEST2 n auront accès qu aux agents des départements ; - Les gestionnaires GEST3 et GEST4 n auront accès qu aux agents de la région ; - Le gestionnaire GEST5, pour lequel il n a pas été indiqué de restriction, aura accès à l intégralité de la population. Table BAREME (Barème d attribution des prestations familiales) : Le fait de tenir à jour le barème permet de valoriser les droits des agents aux prestations familiales (ces données peuvent être consultées à tout moment par le biais de la fiche Personnel). De même, saisir la date d effet et le taux de base mensuel permet de déterminer automatiquement le montant des prestations. Mise à jour du barème d attribution des prestations familiales Afin de simplifier la saisie d un nouveau barème (les montants des prestations et des plafonds ne changent pas à la même date), il est conseillé de se placer sur le dernier barème connu, puis d en modifier la date d effet. Les zones non modifiées seront reportées sur le nouveau barème en cours de création.

17 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 17 / 142 Rappel des différentes prestations : Ce tableau récapitule les différentes prestations gérées par la Trésorerie Générale ou le gestionnaire et les cartes à créer pour leur ouverture et leur fermeture. Prestation Ouverture Fermeture Commentaire 01 ALLOCATIONS FAMILIALES AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE 02 COMPLEMENT FAMILLE NOMBREUSE AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE Ressources par carte 9C PRESTATIONS 06 A.P.J.E MOINS DE 3 MOIS CARTE 9E AUTOMATIQUE 9E (Fermeture forcée) Ressources par carte 9C Mode de calcul 11 Rappel / M.C 12 si jumeaux ALLOCATAIRE 12 A.P.J.E PLUS DE 3 MOIS AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE Ressources par carte 9C 14 A.P.E (Enfants nés après le ) CARTE 9E 9E (Fermeture immédiate) 9F (Fermeture future) Mode de calcul 40 à P.A.J.E (Prestation payée par la CAF) CARTE 9E CARTE 9E Pas de mode de calcul Prestation Ouverture Fermeture Commentaire 51 ALLOC. FAM. MAJORATION + 10 ANS AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE 52 ALLOC. FAM. MAJORATION + 15 ANS AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE PRESTATIONS 56 ALLOCATION DE RENTREE SCOLAIRE AUTOMATIQUE 9H (ouverture forcée) AUTOMATIQUE Ressources par carte 9C Mode de calcul 01 si forcée ENFANTS 57 ALLOCATION DE SOUTIEN FAMILIAL CARTE 9H 9H (Fermeture immédiate) 9J (Fermeture future) Mode de calcul 02 ou ALLOCATION D'EDUCATION SPECIALE CARTE 9H 9H (Fermeture immédiate) 9J (Fermeture future) Mode de calcul 04 à 06

18 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 18 / Paramétrage de l application Bien qu initialisés par nos soins lors de l installation de WIN-PAIE au sein de votre établissement, certains paramètres peuvent toutefois être modifiés en cas de nécessité. Pour accéder à ceux-ci, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Paramètres» de la fenêtre principale de l application. Accès aux paramètres de l application Attention : Lorsque vous cliquez sur le bouton «Paramètres», l application vous demande de confirmer votre accès au module. En cas de doute, n hésitez pas à contacter nos services! Demande de confirmation avant entrée dans le module

19 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 19 / 142 Coordonnées administration : L option «Coordonnées administration» vous permet de saisir de façon précise vos coordonnées (nom, adresse, code postal, ville, téléphone). Par le biais du bouton «Divers», vous pouvez également accéder à certaines spécificités liées à votre établissement. Saisie des coordonnées de l administration Gestion de l avance par disquette : selon les besoins de la TG, saisir «1» pour un format standard ; «2» pour un format sur 100 caractères. Gestion de la grève par carte «60» : saisir «0» pour transmettre les mouvements de grève par carte «60» ; «N» si vous ne le souhaitez pas. Accès aux paramètres spécifiques Pour le chargement des fiches de liaison, les paramètres utilisables sont les suivants : - N (ou vide) : pas d utilisation du fichier J5 ; - O : chargement du fichier J5 sans mise à jour de la base (à des fins de consultation uniquement) ; - M : chargement avec mise à jour ; - C : chargement avec mise à jour et création dans WIN-PAIE des éventuels agents manquants.

20 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 20 / 142 De même, par le biais du bouton «Educ.nat», situé sous l option «Coordonnées Administration», vous pouvez choisir d activer ou de désactiver l affichage de l onglet «Divers» dans la fiche Personnel (saisir «0» pour afficher l onglet) : Activation / Désactivation de l onglet «Divers» Paramètres disquette T.G. : L option «Paramètres disquette TG» vous permet de modifier tous les paramètres liés à la génération de votre disquette de paie (code correspondance, code ministère, tri, génération du fichier de paie ). Permet de modifier le code correspondant transmis sur la disquette T.G. Permet de modifier le code ministère transmis sur la disquette T.G. (après avoir saisi le nouveau code, cliquez sur le bouton situé à gauche pour appliquer la modification à l ensemble du personnel). Permet de définir un bas de page pour le listing T.G. Permet de modifier l ordre de tri des informations transmises sur la disquette de paie et le listing TG («1» : Insee, «2» : alpha ). Accès aux paramètres de la disquette T.G. Permet de modifier le chemin d écriture du fichier T.G. et de le générer sur un autre support que la seule disquette.

21 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 21 / 142 Paramètres des mouvements et des éditions : Permet de mémoriser la taille actuelle des fenêtres de l application ou de réinitialiser celles-ci au format initial. Permet de stocker les maquettes Excel dans un autre répertoire que le répertoire par défaut (répertoire de la base de données). Accès aux paramètres des mouvements et des éditions Apurement automatisé des dossiers : A la place de l apurement individuel des dossiers (en utilisant le bouton «Détruit» de la fiche Personnel), vous avez également la possibilité d utiliser une procédure automatisée disponible dans ce module de paramétrage. En effet, une fois l apurement effectué à la Trésorerie Générale, il vous suffit de lui demander en retour le fichier «BASPAY» (qui contient les agents à conserver). WIN-PAIE va alors comparer le contenu de ce fichier avec les agents présents dans la base de données et vous proposer à l apurement les agents qui ne figurent pas dans le fichier «BASPAY». Accès à l option d apurement automatisé des dossiers

22 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 22 / 142 Après avoir cliqué sur le bouton «parcourir» pour indiquer le chemin d accès au fichier «BASPAY», les dossiers à apurer sont présentés dans un tableau (l ordre d affichage peut être modifié en cliquant sur les en-têtes de colonne). L apurement n est réellement lancé qu après avoir cliqué sur «Valider». Accès à l option d apurement automatisé des dossiers Validation définitive de l apurement. Impression de la liste des dossiers à apurer. Abandon de la procédure d apurement. Remarque : Les prises en charge du mois en cours, bien que ne figurant pas encore dans le «BASPAY», ne seront pas apurées. 3. Consultation des dossiers 3.1. Consultation de la fiche d un agent Accessible par le biais du bouton «Fiche personnel», ce programme permet de consulter toutes les données correspondant à une personne (poste, enfants, prestations familiales, régimes sociaux...). L'accès peut se faire par la ou les premières lettres du nom (la touche <ENTREE> rappelle la dernière personne consultée). Si plusieurs personnes répondent au critère choisi, elles sont affichées pour en permettre le choix : les flèches de direction haute et basse ou le clic de la souris permettent de déplacer le curseur sur la personne choisie, la touche <ESC> et le bouton «Ignore» abandonnent la recherche, la touche <ENTREE>, le bouton «Valider» ou le double clic permettent de valider.

23 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 23 / 142 Affichage des personnes répondant au critère choisi Afin de simplifier les recherches (dans le cas d une recherche effectuée en fonction du nom de l agent), les personnes en fin de fonction sont «grisées» (il est possible de déconnecter cette option en mettant «N» dans «Paramètres» > «Paramètres des mouvements et des éditions» > «Personnes en fin de fonction grisées»). La recherche est également possible sur l Insee ou le nom de jeune fille. Lors d une recherche sur le nom, le caractère «*» permet d obtenir la liste complète du Personnel. Dès lors, la «Fiche Personnel» comprend une succession d écrans qui peuvent être consultés d un simple clic de souris. Ces écrans se décomposent de la manière suivante : L onglet «Poste» Le bouton «courrier» présent dans la zone d adresse permet d envoyer via Word un courrier personnalisé à la personne dont la fiche est en consultation. Ces courriers peuvent également être envoyés à une liste d agents (voir page suivante ). Aperçu de l onglet «Poste»

24 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 24 / 142 L onglet «Poste» permet de suivre les informations suivantes : - Etat civil (nom, prénom, nom de jeune fille, date et lieu de naissance, situation familiale) ; - Adresse, mode de paiement ; - Code Gestion (identification DGCP du service) et Poste occupé (code, département et libellé) ; - Grade (code grade, libellé, échelon et indice, dernière date d échelon et prochaine date de changement prévu, NBI) ; - Temps partiel. Edition d un courrier personnalisé : Le bouton «courrier» présent dans la zone d adresse permet d envoyer via Word un courrier personnalisé à la personne dont la fiche est en consultation. A tout moment, la table référençant les documents Word existants peut être consultée ou modifiée par l intermédiaire du bouton «Codification». Edition d un courrier personnalisé au format Word Attention : Un message d erreur s affiche si le chemin permettant d accéder au document Word n a pas été correctement renseigné. Dans ce cas, veuillez utiliser l outil de codification pour en modifier le chemin d accès. Exemple de message d erreur

25 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 25 / 142 Afin d ajouter un nouveau document Word à WIN-PAIE, il vous suffit d ouvrir un nouveau document Word, de lui donner un nom et d y rédiger le courrier de votre choix. Si vous souhaitez y inscrire des données extraites de la «Fiche Personnel», vous avez la possibilité d utiliser les variables suivantes Civilité de l Civilité de l agent abrégée (Mr, Mme, Nom et prénom de l Nom de l Prénom de l Nom de Nom d usage (n est rempli que s il est différent du nom de Zone «nom marital» de la fiche de Personnel (si Cette zone contient le mot «Née» si la civilité de l agent est «Madame» et est vide dans le cas Nom de jeune fille (uniquement si la civilité est Date de Lieu de Date de prise en Date de la fin de fonction Dernier jour travaillé (date de fin de fonction moins Code Insee (avec clé et Code Insee (avec clé mais sans Situation de 1 ère ligne d adresse (No et 2 ème ligne d adresse (complément d 3 ème ligne d adresse (ville, si elle est différente du bureau 4 ème ligne d adresse (code postal et bureau Code Code gestion Affectation de l agent (libellé du code Département du poste d Date de dernière prise d Date de prochain avancement d échelon Nouvelle bonification % éventuel de temps Date de fin de temps Domiciliation bancaire Liste des variables utilisables lors de la rédaction de courriers personnalisés

26 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 26 / 142 De même, si les zones faisant référence aux coordonnées détaillées de l établissement d affectation ont été complétées, celles-ci peuvent être utilisées lors de la création de documents Word (voir page 11 la codification des codes @ETABSIRET Désignation de l établissement Adresse Code postal Ville Nom du responsable Adresse de messagerie Téléphone Télécopie Siret de l établissement Liste des variables faisant référence aux coordonnées de l établissement Une fois enregistré et ajouté à la table de référence dans WIN-PAIE, le document peut dès lors être utilisé à tout moment. Lors de la fusion, les variables seront remplacées par les informations trouvées dans la «Fiche Personnel» de l agent. Exemple : Document avant fusion Document après fusion Exemple de document Word généré avec WIN-PAIE

27 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 27 / 142 Afin de rendre possible, par ce biais, l édition des attestations Assedic, des zones complémentaires ont été ajoutées et ne se déclenchent que pour ces attestations (reconnues par le nom du document qui doit contenir le terme @DATEDU01 à à à à à à à 12 Simple compteur incrémenté à chaque édition Horaire du salarié (35h au prorata du temps partiel) Date de début de période de paie pour chacun des 12 derniers mois civils complets précédent le dernier jour travaillé Date de fin de période de paie pour ces mêmes 12 derniers mois Date de liquidation de la paie Nombre d heures Montant du salaire brut Montant du précompte Assedic (part salariale) Montant du précompte Assedic (part patronale) Liste des variables qui peuvent être utilisées pour la création d une attestation ASSEDIC Exemple : Attestation avant fusion Attestation après fusion

28 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 28 / 142 / Attestation ASSEDIC générée depuis WIN-PAIE

29 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 29 / 142 De même, l historique des indemnités payées est également disponible (pour l année en cours et l année précédente). Ceci peut vous permettre, par exemple, l édition d attestations de rémunération destinées au gestionnaire du traitement principal, dans le cadre du contrôle des cumuls de rémunération. Syntaxe (xxxx = code TG sur 4 chiffres ; yyyy = année sur 4 chiffres) Exemple donnera le cumul touché en 2005 pour l indemnité 0226 Document avant fusion Document après fusion Exemple d attestation de rémunération générée depuis WIN-PAIE

30 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 30 / 142 Si des formules de calcul sont nécessaires, vous pouvez également demander à WIN-PAIE d effectuer ces fusions dans Excel. Exemple : Fiche de calcul d acompte Exemple de fusion générée dans Excel Edition d un courrier personnalisé en publipostage : Ces différents courriers peuvent également être envoyés à une liste d agents (publipostage). Pour accéder à cette fonctionnalité, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Courrier» du menu de «Requêtes Pré-programmées» comme l indique la figure ci-dessous : Accès à la fonctionnalité de publipostage

31 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 31 / 142 Pour définir la liste des agents à qui le courrier doit être adressé, vous avez la possibilité de saisir les différents noms les uns à la suite des autres ou d importer l ensemble des agents concernés depuis un fichier Excel. Dans ce cas, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête pré-programmée dans WIN-PAIE puis de modifier le fichier Excel afin de ne garder que les informations essentielles (pour être accepté par l application lors de l importation, ce fichier Excel doit comporter au minimum les colonnes «Insee» et «Nom»). Ajout d une ligne dans la table. Suppression d une ligne dans la table. Suppression complète de la liste. Importation de la liste des agents depuis un fichier Excel. Edition d un courrier personnalisé en publipostage Choix du courrier à imprimer. A l inverse des impressions individuelles, celle-ci est directe (pas d aperçu à l écran avant impression).

32 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 32 / L onglet «Régimes sociaux» Aperçu de l onglet «Régimes Sociaux» L onglet «Régimes sociaux» permet de suivre les informations suivantes : - Régimes sociaux (S.F.T, sécurité sociale, retraite, mutuelle, situation statutaire...) ; - Zone de résidence ; - Versement de transport ; - Indemnité forfaitaire ; - Ventilation budgétaire ; - Fin de situation (code et date) ; - Indemnité compensatrice ; - Vacations : Code type de vacation («H» = Heures, «J» = Journées, «V» = Vacations) Nombre de paiements restant à effectuer Nombre d unités et montant unitaire à payer

33 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 33 / L onglet «Indem/Retenues» Ces boutons permettent d obtenir l historique des cartes «22» : : historique de l indemnité sélectionnée. : historique complet pour toutes les cartes «22». : ce bouton permet de consulter l historique annuel des cartes «20» saisies pour l agent et le détail mensuel de ces indemnités. Aperçu de l onglet «Indem/Retenues» Cartes «05» (Indemnités ou retenues permanentes) : Concernant les cartes «05», vous pouvez retrouver ici des informations sur le code, le libellé, la périodicité, le mode de calcul (MC), le nombre d'unités ou encore le montant. Cartes «22» (Indemnités historisées par la T.G.) : Pour ce qui est des cartes «22», vous pouvez consulter des informations sur le code, le libellé, la date d effet, le code taux et les 2 zones («donnée A» et «donnée B») dont le contenu dépend de l indemnité (consulter les fiches techniques éditées par le DIT ; dans le cas présent il s agit de la fraction de l indemnité à payer).

34 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 34 / L onglet «Allocataire» Aperçu de l onglet «Allocataire» L onglet «Allocataire» permet de suivre les informations suivantes : - Date de prise en charge (pour les prestations familiales ou le S.F.T.) ; - Droit aux prestations familiales ; - Situation familiale ; - Ressources (date effet, montant allocataire et conjoint, majoration...) L onglet «Enfants» Aperçu de l onglet «Enfants»

35 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 35 / 142 L onglet «Enfants» permet de suivre les informations suivantes : - Prénom ; - Date de naissance et numéro d'ordre (en cas de jumeaux) ; - Code enfant ; - Code charge et date de fin (à charge) L onglet «Prest. Familiales» Aperçu de l onglet «Prest. Familiales» Sur cet onglet sont clairement distinguées les prestations liées à l allocataire de celles liées à un enfant : Prestations liées à l'allocataire : Ce sont des prestations que l on ne peut toucher qu une fois : - Allocations familiales ; - Complément familial ; - Allocation parentale d éducation ; - Allocation pour jeune enfant (celle-ci est séparée en 2 prestations : avant les 3 mois de l enfant, puis prolongation jusqu aux 3 ans de l enfant). Concernant ces prestations, vous pouvez suivre les informations suivantes : - Code et libellé prestation ; - Etat du droit (ouvert) ; - Mode de calcul ; - Montant ; - Date de fin.

36 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 36 / 142 Prestations liées à un enfant : Ce sont des prestations que l on peut toucher pour chacun des enfants concernés : - Majorations ; - Allocation de soutien familial ; - Allocation d éducation spéciale. Concernant ces prestations, vous pouvez suivre les informations suivantes : - Prénom de l enfant concerné ; - Date de naissance ; - Code et libellé prestation ; - Etat du droit ; - Mode de calcul ; - Montant ; - Date de fin L onglet «Historique» Aperçu de l onglet «Historique» L onglet «Historique» permet de suivre par date d effet les informations suivantes : - grade, échelon, indice, indice de pension civile ; - nbi : nouvelle bonification indiciaire ; - nj, nb h, tt : fraction de temps partiel éventuel ; - sft : droit au supplément familial de traitement ; - ss : code de cotisation à la sécurité sociale ; - mut : code mutuelle ;

37 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 37 / rc : code retraite complémentaire ; - rm : régime de rémunération ; - st : code situation statutaire ; - v.b : code ventilation budgétaire ; - zr : code zone de résidence ; - pt : code versement de transport ; - ifs : code indemnité forfaitaire supplémentaire L onglet «Rém. Précalculée» Aperçu de l onglet «Rém. Précalculées» L onglet «Rém. Précalculée» ne concerne que les agents payés par carte «45» (rémunérations précalculées permanentes). Rappel : Cet onglet ne concerne que des rappels précalculés sur des éléments de rémunération (les rappels de primes sont effectués par carte «20»). Les cartes «40» sont notamment utilisées pour les rappels antérieurs à 3 ans (pour lesquels la T.G. n'a pas de procédure de calcul automatique) ou pour des rappels antérieurs à la date de prise en charge de l'agent. La carte «45» est utilisée pour des rémunérations précalculées permanentes, pour des agents contractuels non indicés.

38 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 38 / Documents à éditer La fiche individuelle Outre le fait de pouvoir consulter toutes les informations concernant chacun de vos agents, la «Fiche Personnel» vous permet également d éditer divers documents les concernant, à commencer par leur fiche individuelle. Pour afficher un aperçu d une fiche de ce type, il vous suffit en effet de cliquer sur le bouton «Fiche indiv.». Accès à l édition d une «fiche individuelle» Exemple :

39 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 39 / 142 / Aperçu avant impression d une «fiche individuelle» Cette fiche individuelle peut être imprimée à tout moment mais peut également être transformée dans différents formats : - Document Word ; - Document Excel ; - Page Html ; - Document Pdf ; - Document Xml ; - (le document est alors inséré en tant que «corps» du message) ; - Document Pdf joint en pièce jointe d un . Diverses possibilités d édition pour la fiche individuelle Cette possibilité d impression ou de transformation en divers formats se retrouve ainsi pour la plupart des documents générés automatiquement par WIN-PAIE.

40 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 40 / Le bulletin de paie Aussi simplement que pour la «fiche individuelle», il est également possible de consulter à l écran ou d imprimer une copie du bulletin de paie de l agent. Accès à l édition d un «bulletin de paie» Attention : Le logiciel WIN-PAIE ne calculant pas lui-même la paie, cette possibilité nécessite de récupérer chaque mois auprès de la Trésorerie Générale un fichier nommé «KA» qui contient le détail des bulletins de paie de chaque agent (voir page 107 et suivantes la description des fichiers à intégrer en retour de paie). Exemple : Le bulletin de paie le plus récent s affiche à l écran. Les flèches de direction permettent de consulter les bulletins précédents et/ou suivants. Affichage du dernier bulletin de paie à l écran

41 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 41 / 142 Le bouton «Décompte» permet de consulter les éventuels décomptes de rappel : Affichage des éventuels décomptes de rappel Les boutons «Imprime» et «Impr. tous» permettent d imprimer le bulletin de paie en cours de consultation ou les bulletins d une période donnée (de janvier à décembre 2006 par exemple) : Aperçu avant impression d un «bulletin de paie»

42 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 42 / La fiche de liaison De la même façon que pour les bulletins de paie, la Trésorerie Générale peut vous fournir chaque mois les fiches de liaison sur support magnétique (en plus du support papier). Ce fichier, nommé «J5», doit être chargé dans WIN-PAIE si vous souhaitez pouvoir consulter ces fiches de liaison directement dans l application (voir page 107 et suivantes la description des fichiers à intégrer en retour de paie). Les fiches de liaison sont dès lors archivées et consultables depuis la «Fiche Personnel» : Accès à l édition d une «fiche de liaison» Une fois intégrées, ces fiches de liaison peuvent être consultées ou imprimées en cas de besoin. Exemple : Aperçu avant impression d une «fiche de liaison»

43 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 43 / 142 Attention : La fiche de l agent est mise à jour automatiquement à chaque clôture d'après les cartes saisies et envoyées à la Trésorerie Générale. La «Fiche Personnel» ne doit donc être utilisée que dans les cas suivants : - Consultation du dossier de l agent ; - Saisie d informations qui n intéressent pas la Trésorerie Générale (ces zones sont indiquées en gras ; exemple : téléphone, lieu de naissance ) ; - Apurement annuel des dossiers : chaque fin d année, la Trésorerie Générale envoie au service gestionnaire une proposition de liste des dossiers à apurer. Après confirmation de cette liste, il convient d appeler les fiches des agents concernés et d utiliser le bouton «Détruit». 4. Création de mouvements de paie 4.1. Mouvements individuels La prise en charge Accessible par le biais du bouton «Prise en charge» de la fenêtre principale, ce programme permet de prendre en charge un agent dans WIN-PAIE ou d annuler une prise en charge avant de transmettre les cartes correspondantes à la Trésorerie Générale. Accès à la prise en charge d un agent Prise en charge d un agent : Si vous sélectionnez l option «Effectuer une prise en charge d un agent», WIN-PAIE vous propose successivement les cartes à créer obligatoirement dans le cas d'une prise en charge (voir description des différents mouvements dans les paragraphes suivants). Les cartes «00», «01», «02», «04», «90» (pour les agents féminins non célibataires), «91» et «92» sont obligatoires. Les autres cartes sont optionnelles et dépendent de la situation de l agent.

44 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 44 / 142 Afin d'éviter les oublis, le logiciel vous permet également de saisir diverses cartes facultatives. Par exemple, quand celui-ci vous demande si votre agent est à temps partiel, une carte «03» vous est automatiquement proposée si vous répondez «oui». De même, la prise en charge n'est validée que si toutes les cartes ont été complétées. Un clic sur le bouton «Ignore» ou «Abandon» sur une carte quelconque abandonne donc entièrement la prise en charge. Une fois la prise en charge terminée, l'agent est immédiatement créé dans le fichier PERSONNEL (sauf les cartes «05» - «Indemnités permanentes», et «9G» - «Enfants»). Ceci permet de le retrouver dans la «Fiche Personnel» et dans les diverses requêtes pré-programmées. Remarques : Lorsque le code Insee n'est pas connu au moment de la prise en charge, les chiffres 11 à 13 correspondants au numéro d'ordre dans la commune sont remplacés par la première lettre du nom suivi de 01 ; la clé doit être servie avec 2 blancs et le numéro de prise en charge (NPC) doit être indiqué (exemple : « N01 0» pour une personne dont le nom commence par la lettre «N»). Lorsque le numéro définitif est connu, celui-ci est introduit par mouvement «80». Toutefois, les fichiers ne sont mis à jour de ce numéro qu'une fois par an entre les paies de décembre et de janvier. Ainsi, tous les documents concernant un agent, continueront à porter le numéro provisoire tant que le changement d'identifiant n'aura pas été effectué. Il doit y avoir autant de prises en charge différentes que d'emplois occupés simultanément par un agent dans un même ministère. Le moyen de les distinguer est de porter dans l'identification un numéro de prise en charge (NPC) différent. Si la personne prise en charge existait auparavant dans le logiciel avec un autre NPC, les cartes «00», «04», «90», «91» et «92» seront ainsi pré-remplies. Vous n aurez plus qu à vérifier les différentes informations fournies par WIN-PAIE. Annulation d une prise en charge : Les cartes obligatoires lors de la prise en charge ne peuvent être annulées individuellement pour un agent qui vient d'être créé, ceci afin d éviter un oubli et l envoi d une prise en charge incomplète à la Trésorerie Générale. La prise en charge doit donc être annulée entièrement par le biais de l option «Annuler une prise en charge effectuée sur le mois en cours». Toutes les cartes saisies sont effacées et l'agent est supprimé du fichier PERSONNEL.

45 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 45 / La carte «00» Code généré automatiquement («E» = prise en charge, «T» = titularisation, Vide = autres cas). Le bouton «Immédiat» permet d effectuer un mouvement interne. Celui-ci est aussitôt validé dans la fiche de l agent sans générer de carte pour la T.G. Aperçu de la carte «00» (Nom, Prénom) Le bouton «Perso» permet de consulter la fiche de l agent sans quitter le mouvement en cours. Utilisations courantes : Une carte «00» doit être complétée lors d une prise en charge ou en cas de changement de nom ou de situation de famille (exemple : mariage). Remarques : Nom et prénom (ainsi que le nom patronymique pour un agent féminin de code état civil = «2») sont obligatoires lors de la prise en charge et doivent être séparés par une virgule. De plus, la taille du nom de famille est limitée à 20 caractères et celle de l ensemble «nom + prénom» est limitée à 30 caractères. Pour les femmes célibataires et les hommes, les noms usuels et patronymiques sont servis et semblables, à partir du mouvement «00». Pour les femmes mariées, veuves, divorcées, séparées ou en état de concubinage notoire et de code état civil = «2», le nom patronymique est servi à partir du mouvement «90», les noms usuel et marital sont servis et semblables à partir du mouvement «00». Le lieu de naissance n est pas transmis à la T.G mais peut être rempli à usage interne. La création d une carte «00» modifiant la situation familiale d un agent allocataire proposera automatiquement la création d une carte «9C».

46 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 46 / 142 Affichage de l historique des mouvements : Le bouton situé en haut, à droite du nom de la carte, permet l affichage d un historique complet pour le mouvement considéré : L historique des mouvements retrace pour chaque type de carte les différents changements intervenus dans la situation de l agent. Cet historique est mis à jour automatiquement mois après mois, au fur et à mesure de votre utilisation de WIN-PAIE. Consultation de l historique complet du mouvement La carte «01» La modification de l échelon entraîne automatiquement la modification de l indice. Certaines T.G souhaitent ne recevoir que les zones qui ont été modifiées par le présent mouvement. Dans ce cas, le bouton «Efface» permet de «vider» le mouvement avant de compléter les différents changements. Aperçu de la carte «01» (Poste, Grade) Utilisations courantes : Une carte «01» doit être complétée lors d une prise en charge (la carte «01» est obligatoire) ou en cas d avancement (de grade ou d échelon) ou de mutation interne (changement de code poste ou de code gestion). Attention : En cas de prise en charge, cette date ne peut être postérieure au 31 du mois de la paie, ni antérieure en principe de plus de six mois au mois de paie. En cas de mouvement, la date d effet ne peut être postérieure au 31 du mois de la paie, ni antérieure à la date de prise en charge, ni antérieure de plus de 3 ans au mois de paie (le calcul automatique du rappel n est alors plus possible).

47 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 47 / 142 Remarques : La table du fichier GRADE permet de rendre automatique l'affichage des indices d'après le grade et l'échelon. Dans la zone «Echelon», l'emploi des lettres «E» et «S» (Elèves et Stagiaires), permet de séparer ceux-ci de l'échelon 01. Pour les échelons spéciaux (Echelles lettres), vous devez saisir dans la zone «Echelon» les lettres A1 à A3, B1 à B3 (b1 à b3 pour bis), C1 à C3, D1 à D3, E1, E2, F et G. Certains indices peuvent faire référence à des échelles lettres. Dans ce cas, WIN-PAIE vous affiche un message vous indiquant quelle échelle lettre saisir. Le numéro de dossier comptabilise le nombre de cartes «01» effectuées sur le mois en cours (ceci est également valable pour les cartes «02» et «03»). Ce numéro vous permet de savoir si d autres cartes du même type ont déjà été saisies. Indice faisant référence à une échelle lettre La «zone de résidence» permet le déclenchement du calcul de l indemnité de résidence. Cette zone doit obligatoirement être servie (un «0» est alors porté si l agent n a pas droit à l indemnité de résidence). La codification alphabétique est à utiliser en cas de cessation de fonction lorsque l indemnité de résidence et les indemnités sont à calculer jusqu à la cessation de fonction et le traitement jusqu à la fin du mois (cas normal de mise en retraite). Lors de la création d une carte «01» avec changement de département (en cas de mutation de Paris vers la province) un message d avertissement s affiche si l agent perçoit le remboursement de la carte orange : Vérification de la perception d une carte orange

48 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 48 / La carte «02» A la différence des autres mouvements, la carte «02» s affiche vierge à la création du mouvement. Seules les zones modifiées doivent être complétées. Aperçu de la carte «02» (Rémunération) Utilisations courantes : Une carte «02» doit être complétée lors d une prise en charge (la carte «02» est obligatoire) ou en cas de changement de régime de rémunération (maladie, CPA ), de mutuelle, de mise en place ou d interruption de la NBI, de paiement du SFT, de fin de fonction... Remarque : La zone «Indemnité forfaitaire» permet de codifier des indemnités liées au traitement et proratisées de manière identique (exemples : indemnité forfaitaire aux enseignants, indemnité de bicyclette, etc.). Ces indemnités ne doivent pas être codifiées en «indemnités permanentes» (carte «05»). Si l agent a droit au versement du supplément familial, il est nécessaire d ouvrir les droits au SFT. Pour rappel, celui-ci est dû à compter d un enfant et est versé aux chefs de famille ou au conjoint féminin (à condition que le mari ne bénéficie pas du même avantage). Le SFT doit être modulé dans les mêmes proportions que le traitement. La zone «Indice de pension civile» ne doit être remplie que pour les agents dont la retenue pension civile est calculée sur un indice autre que celui servant au décompte du traitement. Attention : Dans le cas d une modification temporaire (maladie par exemple), il faut créer 2 cartes avec 2 dates d effet différentes (exemple : une carte pour passer l agent en demi-traitement puis une autre pour le remettre en régime «normal»).

49 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 49 / 142 Cas particulier de la fin de fonction : Des codes «fin de situation» permettent de suivre à l échéancier les agents se trouvant dans certaines situations (disponibilité, congés longue durée, agent à temps partiel ). Dans ce but, ces codes sont utilisés avec une date de fin de situation servie sous la forme JJ/MM/AAAA. Dans le cas d une fin de fonction (retraite, décès, radiation, licenciement ), la zone «fin de situation» peut être utilisée de deux façons différentes : - Si la date de fin de fonction est antérieure au dernier jour du mois de la paie, il faut saisir la date d effet du mouvement «02», le régime de rémunération «90» et le code de fin de situation («90» et suivants), la date de «fin de situation» n étant pas servie. La date d effet est celle du premier jour sans rémunérations. - Si la date de fin est postérieure ou égale au dernier jour du mois de paie, il faut saisir la zone «fin de situation» en indiquant le code («90» et suivants) et la date (JJ/MM/AAAA) du dernier jour à rémunérer. Lorsque la date de fin de situation est servie, la date d effet du mouvement «02» est celle du premier du mois de paie. La zone CCP permet l édition d un CCP informatique (Certificat de Cessation de Paiement) par la T.G. Il s agit d un texte libre permettant au gestionnaire d indiquer clairement la demande, la date du CCP et le motif (en particulier l indication du départ à la retraite). Un astérisque matérialise la demande sur la disquette et le listing d accompagnement envoyés à la T.G La carte «03» Aperçu de la carte «03» (Temps Partiel) La date de fin de temps partiel, si elle est saisie, peut permettre de tenir de manière interne (elle ne part pas à la T.G.) un échéancier des temps partiels à renouveler.

50 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 50 / 142 Utilisations courantes : Une carte «03» doit être complétée lors d une prise en charge (uniquement si l agent est à temps partiel) ou en cas de mise à temps partiel ou reprise à temps plein, de changement de taux de temps partiel (les prolongations sans changement de taux ne génèrent pas de mouvements), de congé de maternité (pour les agents à temps partiel, celui-ci est assimilé à une reprise à temps plein) Ce mouvement permet la notification des bases de calcul de la rémunération des agents à temps partiel, soit des agents qui sont autorisés à travailler à temps partiel, soit des agents qui sont recrutés à temps partiel. Le mouvement «03» sert à prendre en compte, à partir de la date d effet qui y est indiquée, le temps partiel servant de base au calcul de la paie de l agent (tel nombre d heures effectué réellement pour un tel temps théorique à effectuer). Attention : Ce mouvement ne déclenche pas la mise en paiement de la rémunération de l agent. Pour que l agent soit payé, il faut établir un mouvement «02» avec le code régime de rémunération correspondant. De même, l arrêt de la rémunération intervient par un mouvement «02» avec un code régime de rémunération «90». Comment saisir le type de temps partiel? Pour saisir le type de temps partiel, il suffit de se placer sur la zone «N.J (type temps partiel»), de demander l aide et de sélectionner le temps partiel correspondant dans la liste des choix possibles. Sélection du type de temps partiel TP Agents autorisés à travailler à temps partiel (ordonnance du ). Dans ce cas, le SFT plancher n'est pas proratisé 00 Recrutement à temps partiel. Le SFT est proratisé dans les mêmes proportions que le traitement SP Agents à temps partiel ayant choisi de surcotiser à la pension civile SO Agents en CPA ayant choisi de surcotiser à la pension civile HA Agents handicapés ayant choisi de surcotiser à la pension civile ZZ Suppression du temps partiel (reprise à temps plein) Liste des types de temps partiel Remarque : L aide permet l affichage des différents taux de temps partiels autorisés. Dans le cas des temps partiels à 80% et 90%, il convient d envoyer la fraction réellement payée à la T.G. (6/7 ème et 32/35 ème ). Lorsque la zone est complétée avec un code «00», le remplissage des zones «Nombre d heures» et «Temps théorique» est libre, afin de ne pas multiplier à l infini le contenu de la table des temps partiels autorisés.

51 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 51 / La carte «04» La saisie est facultative, la T.G possédant le répertoire national des établissements bancaires. Le fichier du gestionnaire est mis à jour lors de l'intégration des fiches de liaison. Aperçu de la carte «04» (Mode de règlement) Utilisations courantes : Une carte «04» doit être complétée lors d une prise en charge (la carte «04» est obligatoire) ou en cas de changement de RIB. La codification des moyens de règlement doit s effectuer à partir des relevés d identité qu ils soient bancaires, postaux, de caisse d épargne, etc. A l exception des chèques Trésor et des virements sur comptes andorrans (DI de Montpellier uniquement), les codes «mode de paiement» sont codifiés automatiquement en «23» (virement bancaire). Vérification de la clé RIB : Lors du passage à la zone «Domiciliation», le numéro de compte et la clé du RIB sont automatiquement séparés par 2 espaces. La cohérence du RIB (contrôle croisé établissement / guichet / compte) est vérifiée au moment de la validation. En cas d anomalie, un message d avertissement s affiche alors à l écran vous demandant de confirmer ou non la validation du mouvement : Vérification de la clé du RIB

52 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 52 / La carte «05» Dans le cas d une modification ou d une suppression sur carte «05», la liste des cartes en cours pour l agent est proposée. Le numéro de dossier comptabilise le nombre de cartes «05» effectuées sur le mois en cours (il en faut une par indemnité ou retenue). Aperçu de la carte «05» (Indemnité ou retenue permanente) Utilisations courantes : La carte «05» est utilisée pour introduire les indemnités ou les retenues permanentes, c est à dire celles qui sont payées plusieurs fois de suite, dont la périodicité est fixée et le montant déterminé. Une indemnité dont la périodicité est fixée ne sera pas qualifiée de permanente si son mouvement varie d une échéance à l autre. Une fois notifiée, l indemnité (ou retenue) se déclenche automatiquement selon la périodicité choisie. Une nouvelle carte «05» doit être saisie pour modifier le montant de celle-ci ou pour la supprimer. Remarque : Au contraire de la carte «20» utilisée pour des régularisations, la carte «05» ne possède pas d'indication de sens. Les indemnités et les retenues sont différenciées par leur code : - Indemnités : codes inférieurs à 0800 et supérieurs ou égal à 1000 ; - Retenues : codes compris entre 0800 et Principaux modes de calcul : Choix du mode de calcul

53 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 53 / 142 A Montant précalculé : le montant est calculé par le gestionnaire et indiqué dans la zone base ou montant B Multiplication du nombre d'unités par montant (unitaire) : le montant total à payer n'est pas indiqué, mais seulement sa décomposition en nombre d unités et montant unitaire C Calcul de la prime de transport : saisir le code de l indemnité (033) ; un code correspondant à la zone de tarification RATP/SNCF est indiqué dans la zone base ou montant (après la virgule décimale, par exemple 0,32 pour le code 32) D Multiplication du nombre de jours du mois par montant (taux journalier) : ne rien indiquer dans la zone «nombre d unités» ; n indiquer que le montant journalier E Calcul Préfon : comme pour le code "C", un code correspondant à la classe de cotisation est indiqué dans la zone base ou montant (après la virgule décimale, par exemple 0,08 pour la classe 8) F Indemnité ou retenue en pourcentage du traitement brut, moins cotisations pensions civiles. Le pourcentage est indiqué dans la zone base ou montant G Indemnité à déduire : code qui compense l'absence de code sens dans la carte 05 et qui peut permettre, par exemple, la récupération étalée dans le temps d'un trop perçu. Le montant mensuel à retenir est indiqué dans la zone base ou montant H Indemnité à ne pas payer (avantages en nature à inclure dans les cumuls imposables) : elle n est indiquée que pour la faire figurer dans les cumuls des sommes soumises à impôt, à retenue sécurité sociale et à régime complémentaire. Le code indemnité est 0136 et le montant est porté dans la zone base ou montant L Calcul du régime complémentaire de la Santé Publique : indiquer le mode de calcul, le code de la retenue et le code correspondant aux taux de cotisation dans le caractère de droite de la zone nombre d unités N Non assujettissement à la CSG, à la CRDS, à l'ir 489 : ne pas remplir les zones nombre d'unités et base ou montant P Calcul cycle d'observation : le nombre d'heures est à indiquer dans la zone nombre d'unités et le traitement du mois précédent dans la zone base ou montant R Calcul indemnité journalière de sécurité sociale : le nombre de jours qui servira au calcul est à indiquer dans la zone nombre d'unités T Pourcentage du traitement brut : le pourcentage est indiqué dans la zone base ou montant X Indemnité d'assiette ou de régie : ne pas remplir les zones nombre d'unités et base ou montant V Retenue à la source : le nombre de jours ou de semaines est indiqué dans la zone nombre d'unités. Le barème (1=journalier ; 2=hebdomadaire ; 3=mensuel) est porté dans la zone base ou montant (après la virgule décimale par exemple 0,01 pour journalier) W Non assujettissement à la CSG non déductible RR Liste des principaux modes de calcul

54 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 54 / 142 Attention : La carte «05» n étant pas historisée à la T.G., les rappels éventuels sont à calculer par le gestionnaire et envoyés par l intermédiaire de cartes «20», avec le mode de calcul «A» La carte «07» Nombre de paiements : il est décrémenté automatiquement chaque mois. La vacation sera payée jusqu'à ce qu il arrive à «0». Si le nombre «1» est porté, la carte «07» devra être effectuée chaque mois. Aperçu de la carte «07» (Vacations) La zone «Rappels» permet des régularisations sur les mois précédents (exemple : changement du taux du smic). Utilisations courantes : La carte «04» est utilisée pour le paiement des vacataires (le code statut doit être «23»). Attention : La prise en charge d'un vacataire doit être effectuée avec en date d'effet le 1er du mois de la paie. Dans le cas d'une date rétroactive, le montant de la carte «07» payé le premier mois est multiplié par le nombre de mois écoulés. Dans le cas d'un nombre de paiements supérieur à «01», les montants saisis dans les zones de rappels sont payés plusieurs fois. Le problème peut être résolu en payant ces rappels par carte «20».

55 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 55 / La carte «09» Indication de l article du décret qui régit l indemnité. Aperçu de la carte «09» (Indemnité compensatrice) Utilisations courantes : La carte «09» permet le paiement des indemnités compensatrices régies par le décret de 1947 (le code statut doit être «02»). Le montant à payer est calculé automatiquement par la T.G. Remarque : L indemnité est supprimée automatiquement lorsque l agent atteint l indice plafond de son ancien grade (code = «1») ou lorsqu il atteint l indice qu il avait dans son ancien grade (code = «2»). Concernant les indemnités compensatrices du décret de 1947, s il y a un changement rétroactif de valeur du point ou lorsque l agent change d indice rétroactivement, le rappel n est pas calculé automatiquement. Ce rappel devra être calculé et transmis par l intermédiaire d une carte «20».

56 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 56 / La carte «19» Aperçu de la carte «19» (Libellé grade particulier) Utilisations courantes : Cette carte est utilisée pour préciser le métier ou la fonction de l'agent lorsque le libellé «standard» de la T.G n'est pas assez précis (notamment pour les vacataires et les ouvriers réglementés). Il remplace alors le libellé «standard» à l'édition du bulletin de paie La carte «20» Aperçu de la carte «20» (Indemnité ou retenue exceptionnelle) Libellé complémentaire : permet de saisir un libellé apportant quelques précisions sur l indemnité ou la retenue. Celui-ci sera automatiquement imprimé sur le bulletin de paie de l agent.

57 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 57 / 142 Utilisations courantes : La carte «20» est utilisée pour les rappels d indemnités (ou de retenues) en tous genres. Au contraire de la carte «05», la carte «20» n est payée (ou retenue) qu une seule fois. Les modes de calcul utilisés sont généralement «A» ou «B». Remarques : Le «code origine» doit respecter la notion d origine de la dépense. Ainsi, un montant négatif ne peut concerner le mois courant puisqu il s agit du trop perçu d une indemnité mise en paiement antérieurement au mois courant. La zone «sens» permet de codifier le sens positif ou négatif de l indemnité ou de la retenue. Une retenue négative peut s expliquer par la régularisation d un trop-retenu le mois précédent. De même, une indemnité négative s explique par un trop-perçu. Le «mode de calcul» de l indemnité ou de la retenue est codifié selon les mêmes principes que le mouvement «05» (voir paragraphe correspondant). Quant au «libellé», il peut être indiqué afin de fournir à l agent, sur le bulletin de paie, un complément d informations. Attention : Le code sens ne signifie pas payer ou retenir : - Pour une indemnité (code < 0800 ou >=1000) : 0 = normal = payer ; 1 = inverse = retenir. - Pour une retenue (code >= 0800 et <1000) : 0 = normal = retenir ; 1 = inverse = payer La carte «21» L indice d origine ne doit être indiqué que si celui-ci est différent de l indice actuel de l agent (dans le cas d un rappel). Aperçu de la carte «21» (Heures supplémentaires) La lettre «P» (proposée automatiquement par le logiciel) indique que l agent est à temps partiel (le mode de calcul du taux des heures supplémentaires n est pas le même).

58 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 58 / 142 Utilisations courantes : La carte «21» est utilisée pour le paiement des heures supplémentaires. Seuls les nombres d'heures sont à envoyer à la T.G. Le calcul du taux horaire et du montant à payer est effectué automatiquement par celle-ci. Remarque : Le calcul des heures supplémentaires se fait sur l indice qu avait l agent lors de la réalisation des heures supplémentaires : - Si aucun indice n est mentionné dans la zone «indice origine», le calcul se fait sur le dernier indice de l agent, suivant la date de réalisation des heures supplémentaires ; - Si un indice est mentionné dans la zone «indice origine», le calcul est effectué sur cet indice. Les mouvements «21» ne doivent pas être utilisés pour les ouvriers des parcs et ateliers (OPA). La notification des heures supplémentaires pour cette catégorie d agents se fait sur un document spécifique : le mouvement «25» La carte «22» Pour chacune des indemnités susceptibles d'être utilisées sur carte «22», la comptabilité publique fournit une fiche technique, qui spécifie si l'indemnité en question est permanente ou non, ainsi que la façon dont doivent être remplies les zones code taux, donnée A et donnée B. Dans la plupart des cas, le numéro d ordre ne doit pas être servi. Dans le cas de l indemnité 0412 (Chômage), Il permet de saisir plusieurs cartes «22» sur le même mois avec des taux différents. Aperçu de la carte «22» (Indemnités historisées) Selon l indemnité concernée, les données A et B peuvent avoir des significations différentes. Utilisations courantes : Certaines indemnités (dont la liste est définie par la T.G.) peuvent être payées par cartes «22». Ces cartes sont historisées par la T.G., ce qui permet notamment le calcul automatique des rappels. Pour chaque indemnité, une fiche technique indique la façon de remplir la zone «code taux», ainsi que les données A et B.

59 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 59 / 142 Exemples : Indemnité d'administration et de technicité : Le code taux n'est pas rempli. Seule la zone donnée B est à compléter. La zone doit contenir le montant mensuel à payer en centimes (exemple : 7670 pour 76,70 ) Prime de technicité forfaitaire : 3 codes taux (001 = Bibliothécaires ; 002 = Bibliothécaires adjoints spécialisés ; 003 = Bibliothécaires adjoints) ont été créés. Le code taux doit donc être servi pour permettre le calcul par la T.G. du montant à payer. Les zones donnée A et donnée B permettent d'indiquer le pourcentage à payer. La zone A doit contenir le numérateur de la fraction à payer et la zone donnée B le dénominateur (exemple : agent à temps plein - donnée A = 100 / donnée B = 100 ; agent à 80 % - donnée A = 6 / donnée B = 7). Les cartes «22» étant très utilisées, il est également possible de personnaliser les libellés des différents codes taux pour chaque indemnité. Dans ce cas, lors de la création d une carte «22», seuls les codes taux correspondants à l indemnité en cours seront présentés sur la fenêtre d aide. Personnalisation des libellés des différents codes taux Attention : Les cartes «22» étant historisées, le calcul du rappel en cas de mouvement rétroactif est effectué automatiquement par la T.G. (au contraire de la carte «05», qui nécessite la création d'une carte «20» pour le rappel).

60 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 60 / La carte «25» Période de réalisation des heures supplémentaires. Code identifiant le sens : 0 Sens normal : à payer 1 Sens inverse : à retenir Aperçu de la carte 25 (Heures supplémentaires des OPA) Utilisations courantes : La carte «25» est réservée aux ouvriers réglementés (OPA) pour le paiement de leurs heures supplémentaires. Comme pour la carte «21», seul le nombre d'heures est envoyé à la T.G. Le calcul du taux horaire et du montant à payer sera effectué automatiquement par celle-ci La carte «40» Aperçu de la carte «40» (Rappels précalculés) Le code carte identifie l'origine de la rémunération précalculée à verser. Il n'est pas possible de saisir 2 cartes du même code pour le même mois : 40 Mois courant 41 Année courante 42 Années antérieures 45 Carte permanente (utilisée pour payer des agents permanents non indicés) Code identifiant le sens : 0 Sens normal : paiement des zones traitement + résidence + SFT, retenue des diverses zones de cotisation 1 Sens inverse : à utiliser en cas de régularisation Z Suppression : à utiliser pour supprimer le paiement permanent d'une carte «45»

61 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 61 / 142 Utilisations courantes : Les mouvements de la série «40» permettent d introduire des rémunérations précalculées au titre du mois courant (carte «40»), de l année courante (carte «41») ou des années antérieures (carte «42»). Ces mouvements ne sont pas permanents et ne doivent être utilisés qu exceptionnellement. Ils ne doivent jamais être utilisés pour payer des rappels ; ceux-ci devant provenir uniquement d une modification de l historique. Toutefois, les mouvements de la série «40» peuvent être utilisés pour des rappels sur une période antérieure à 3 ans ou pour des rappels antérieurs à la prise en charge dans la mesure où l historique de l agent n a pas été reconstitué (une autre solution dans ce cas consiste à demander à la T.G. la création de l historique de l agent avant la notification du mouvement par les cartes traditionnelles «01», «02» ou «03»). Il n est pas possible d introduire, le même mois, plus d un mouvement de chaque type. Les différentes zones de saisie doivent être calculées et remplies par le gestionnaire, la T.G. n effectuant pas de calcul automatique par ces mouvements. Cas particulier de la carte «45» : De la même image que les autres mouvements de la série «40», la carte «45» permet de notifier une rémunération permanente. Mis en paiement tous les mois, ce mouvement n est autorisé que pour les agents ayant un indice à zéro, un code situation statutaire différent de «23» et un code régime de rémunération différent de «90» La carte «80» Code Insee définitif suivi du numéro de prise en charge (1er caractère du numéro de dossier), le tout sans espacement ni caractère de séparation. Aperçu de la carte 80 (Code Insee définitif) Utilisations courantes : Lorsque le code Insee n'est pas connu au moment de la prise en charge, les chiffres 11 à 13 correspondants au numéro d'ordre dans la commune sont remplacés par la première lettre du nom suivi de

62 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 62 / ; la clé doit être servie avec 2 blancs et le numéro de prise en charge (NPC) doit être indiqué (exemple : « N01 0» pour une personne dont le nom commence par la lettre «N»). Lorsque le numéro définitif est connu, celui-ci est introduit par mouvement «80». Attention : Ce code n'est pas pris en compte immédiatement par la T.G. Il est stocké (les mouvements se font toujours sous l'ancien code), puis les nouveaux codes sont validés automatiquement une fois par an, après la paie de décembre. Ainsi, tous les documents concernant un agent, continueront à porter le numéro provisoire tant que le changement d'identifiant n'aura pas été effectué La carte «90» Aperçu de la carte «90» (Nom de jeune fille) Utilisations courantes : La carte «90» peut être utilisée lors d une prise en charge (la carte «90» est obligatoire pour tout agent féminin non célibataire). Remarque : Lors d'un mariage, il suffit alors de créer une carte «00» afin de notifier le nouveau nom usuel et la nouvelle situation familiale (plus une carte «9C» si l'agent est allocataire). La carte «90» n'a plus à être modifiée par la suite, sauf en cas d'erreur lors de la prise en charge initiale.

63 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 63 / La carte «91-92» La zone «complément d adresse» peut être utilisée pour préciser le bâtiment, l escalier La zone «commune» est utilisée pour préciser le nom d un lieu-dit ou d un hameau Une table propose le dernier bureau distributeur connu en fonction du code postal indiqué. Aperçu de la carte «91-92» (Adresse) Utilisations courantes : La carte «91-92» doit être saisie lors d une prise en charge (les cartes «91» et «92», regroupées sur le même écran, sont obligatoires) ou en cas de changement d adresse. Remarque : Compte tenu de la longueur restreinte de la zone «bureau distributeur» (23 caractères), il conviendra de procéder à des abréviations si nécessaire. Cas des adresses à l étranger : Lorsque vous souhaitez saisir une adresse à l étranger, les différents champs n ont plus tout à fait la même signification. - Le numéro dans la voie et la désignation de la voie doivent être saisis dans la zone «complément d adresse» ; - Le code postal interne au pays doit être saisi dans la zone «Numéro» ; - Le nom de la commune doit être saisi dans la zone «Désignation» ; - Le nom du pays doit être saisi dans la zone «Commune» (si différente du bureau distributeur) ; - Le code Insee du pays doit être saisi dans la zone «Code postal» (99 + numéro d identification du pays, exemple : pour la Belgique) ; à défaut, saisir la valeur «99999» et la zone «Bureau distributeur» comportera le pays.

64 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 64 / La carte «9C» Dans toutes les cartes de la série «PF», les dates sont à saisir sans indication du numéro du jour (mois entiers) Une fenêtre présentant les ressources en cours est affichée pour information La date de fin n est pas servie (elle n est utilisée que pour des rappels bornés dans le passé). Aperçu de la carte «9C» (Allocataire) Utilisations courantes : La prise en charge d un allocataire s effectue au moyen d un mouvement «9C» (si l'agent touche des prestations familiales ou le SFT ; le fait de remplir le nombre d'enfants sur la carte «02», lors de la prise en charge, déclenchera automatiquement l'affichage de la carte «9C» à la fin de celle-ci), et comporte obligatoirement la «date d effet», la «situation familiale», le «droit à prestations familiales» et le «code de prise en charge». Une carte «9C» peut également être créée en cas de changement de situation familiale (la validation de la carte «00» proposera la création de la carte «9C» si l'agent est allocataire), de mise en place (ou fermeture) des prestations familiales ou de transmission annuelle des ressources. Remarques : La carte «9C» permettant la création de l agent dans la «chaîne PF», aucun paiement d une prestation familiale n est possible si une carte «9C» n a pas été faite auparavant (mais pas nécessairement sur le même mois) avec le code «1» (droit ouvert). De la même façon, une carte «9C» doit avoir été faite (avec droit ouvert ou fermé) pour pouvoir créer le premier enfant de l agent. Par contre, le paiement du SFT se déclenche par le biais de la carte «02». Le «code de prise en charge» précise la manière dont doivent être traitées les données : - «C» : 1 ère période de prise en charge de l allocataire dans la «chaîne PF» ; - «D» : la date de prise en charge est modifiée : elle est antérieure à la date déjà mise en place ; - «espace» : cas de modification des données de l allocataire déjà pris en charge.

65 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 65 / 142 La zone «droit à prestations familiales» indique la situation de l agent par rapport aux prestations familiales : - «0» : l agent ne bénéficie pas des prestations familiales, il n est pris en charge que pour le versement du SFT ou pour le calcul de la quotité saisissable ; - «1» : l agent est bénéficiaire de prestations familiales ; - «8» : suppression de paiement (réservé à la T.G.) ; - «9» : fin de fonction définitive (réservé à la T.G.). Attention : En dehors des départements d Outre-Mer qui continuent à verser les prestations familiales sur le salaire, seul le code «O» est à utiliser. Ressources : Les ressources à transmettre sont les ressources nettes après déduction des différents abattements. S'il y a deux revenus (chaque revenu doit alors dépasser 12 fois la base mensuelle des P.F) ou si la personne supporte seule la charge de ses enfants, le code majoration doit être rempli. Le plafond de référence pour l attribution éventuelle des prestations familiales sera alors le plafond majoré La carte «9E» La zone «montant» n est remplie que pour le mode de calcul «précalculé» (très rarement utilisé). La date de fin n est pas saisie (elle n est utilisée que pour des rappels bornés dans le passé). Aperçu de la carte «9E» (Prestation allocataire) Utilisations courantes : La carte «9E» permet de notifier les prestations allocataires : ouverture (ou fermeture) du droit à l APJE grossesse (jusqu au 3 mois de l enfant), à l APE, et à la PAJE. Le paiement est également subordonné à l ouverture du droit aux prestations familiales par la carte «9C» et à la transmission des ressources (pour l APJE).

66 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 66 / 142 Modes de calcul : A chaque prestation est attaché un «mode de calcul», la T.G. effectue ensuite le calcul du montant à payer (ainsi que les revalorisations ultérieures) : - APJE (code 06) : Le mode de calcul sera toujours «11» au moment de la création (le mode de calcul «21» taux réduit n est utilisé que très rarement, lorsque les certificats médicaux ne sont pas transmis). S il s agit d une naissance multiple, une carte «9E» de régularisation sera effectuée avec le mode de calcul «12» (jumeaux), «13» (triplés) Aux 3 mois de l enfant, la transformation de l APJE code «06» en APJE code «12» (valable jusqu aux 3 ans de l enfant) est effectuée automatiquement par la T.G. - APE (code 14) : Le mode de calcul dépendra du taux d activité des parents : 40 : un des parents a arrêté de travailler, versement à taux plein ; 41 : un des parents travaille à temps partiel (entre 50 et 80 %), versement à mi-taux ; 42 : un des parents travaille à 50 %, versement à taux réduit (66 %) ; 43 : les 2 parents sont à temps partiel, versement à taux plein. - PAJE (code 49) : Cette prestation est payée par les CAF, mais elle doit quand même être entrée dans le logiciel (sans mode de calcul) afin de gérer les non-cumuls avec les autres prestations (APJE, APE et complément familial) La carte «9F» L'appel de la fonction d'aide n'affiche pas la liste complète des codes prestations familiales, mais uniquement les codes des prestations touchées par l'agent. Date de fin future de paiement de la prestation (sauf prolongation entre-temps). Aperçu de la carte «9F» (Fin de prestation allocataire) Utilisations courantes : La carte «9F» permet d indiquer la date de fin de paiement pour l APE. Cette date (généralement date d ouverture + 6 mois), permet à la T.G. de suivre un échéancier et de demander, en temps et en heure, les justificatifs nécessaires au maintien du paiement. Si ces justificatifs sont fournis avant la date limite, seule une carte «9F» sera nécessaire pour prolonger le paiement. Dans le cas contraire, il faudra recréer la prestation par carte «9E», puis faire une «9F».

67 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 67 / La carte «9G» Le numéro d ordre est utilisé pour identifier les naissances multiples. Dans les autres cas, les enfants ont tous le numéro «1». La date de fin n est pas saisie (elle n est utilisée que pour des rappels bornés dans le passé). Aperçu de la carte «9G» (Enfants) Utilisations courantes : La carte «9G» peut être utilisée lors de la création d un enfant, modification du code enfant (notamment à partir de 16 ans, pour justifier la poursuite d une activité scolaire) Attention : Une fois la prise en charge de l'enfant enregistrée par la T.G., la date de naissance et le numéro d'ordre ne peuvent plus être modifiés. En cas d'erreur constatée sur ces zones, l'enfant doit être neutralisé avec le code enfant «97», puis recréé avec les informations correctes. Remarque : Sur carte «9G» (Enfants), la correspondance «Date de naissance» / «Code enfant» est vérifiée pour éviter toute erreur de saisie : Vérification de la saisie sur carte «9G»

68 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 68 / La carte «9H» Cadre identifiant l enfant concerné par la prestation. La zone «montant» n est remplie que pour le mode de calcul «précalculé» (très rarement utilisé). La «date de fin» n est pas saisie (elle n est utilisée que pour des rappels bornés dans le passé). Aperçu de la carte «9H» (Prestation enfant) Utilisations courantes : La carte «9H» permet de notifier les prestations enfants : ouverture (ou fermeture) du droit à l AES et à l ASF, régularisation de l allocation de rentrée scolaire si celle-ci ne s est pas déclenchée automatiquement (enfants à partir de 16 ans). Le paiement est également subordonné à l ouverture du droit aux prestations familiales par la carte «9C» et à la transmission des ressources (pour l ARS). Modes de calcul : A chaque prestation est attaché un mode de calcul, la T.G. effectue ensuite le calcul du montant à payer (ainsi que les revalorisations ultérieures) : - Allocation de rentrée scolaire (code 56) : mode de calcul «01» ; - Allocation de soutien familial (code 57) : code «02» (cas général d une personne qui élève seule ses enfants) ou «03» (personne qui élève un enfant orphelin de ses 2 parents) ; - Allocation d éducation spéciale (code 58) : codes «04» à «07» selon le handicap de l enfant. Remarque : A la différence de la carte «9E» qui gère les prestations qu on ne peut toucher qu une fois, la carte «9H» est attachée à un enfant et peut être créée autant de fois qu il y a d enfants concernés.

69 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 69 / La carte «9J» Le prénom, la date de naissance et le numéro d'ordre de l'enfant concerné sont remplis automatiquement après avoir choisi dans la liste des enfants de l'agent... La date de fin (de l enfant, et non de la prestation) n est utilisée que pour les stages de formation professionnelle (code enfant «08»)... Aperçu de la carte «9J» (Fin de prestation enfant) Utilisations courantes : La carte «9J» permet d indiquer la date de fin de paiement pour l AES et l ASF. Cette date (généralement date d ouverture + 6 mois), permet à la T.G. de suivre un échéancier et de demander en temps et en heure les justificatifs nécessaires au maintien du paiement. Si ces justificatifs sont fournis avant la date limite, seule une carte «9J» sera nécessaire pour prolonger le paiement. Dans le cas contraire, il faudra recréer la prestation par carte «9H», puis faire une «9J». La carte «9J» est donc l équivalent pour la carte «9H», de la carte «9F» pour la carte «9E» La carte «9N» La prestation à régulariser peut être une prestation allocataire (codes < 50) ou une prestation enfant (codes > 50). Aperçu de la carte «9N» (Rappel précalculé)

70 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 70 / 142 Utilisations courantes : Les calculs liés aux rappels sont effectués automatiquement lorsque les dates d effet des modifications introduites dans les fichiers des allocataires sont égales ou postérieures à la date de prise en charge du dossier. Les cartes «9N» ne doivent dès lors être utilisées que pour effectuer des régularisations : - Pour des rappels antérieurs à la date de prise en charge du dossier de l allocataire ; - Pour des rappels postérieurs à cette date, nécessaires pour rectifier des erreurs que le calcul automatique ne prendrait pas en compte. Attention : Ce mouvement permet des régularisations en mode précalculé sur les prestations familiales. Il ne doit être utilisé que très exceptionnellement, sur demande de la T.G! La carte «R8» Aperçu de la carte «R8» (Correction de l indemnité exceptionnelle) Utilisations courantes : Ce mouvement permet de notifier des rémunérations hors-paie (sans générer de paiement) pour mettre à jour les bases de calcul de l indemnité exceptionnelle «0489» (qui permet de compenser le transfert des cotisations maladie vers la CSG).

71 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 71 / La carte «AA» Le numéro de dossier comptabilise le nombre de cartes «00» effectuées sur le mois en cours (il en faut une par avance). Montant net en euros de l'avance à payer. Le code VB, qui a déjà été saisi lors de la prise en charge de l'agent, est reporté de façon automatique lors de l'appel du nom de l'agent. Aperçu de la carte «AA» (Avances automatiques) Utilisations courantes : La carte «AA» est utilisée pour le paiement des avances, notamment en cas de prise en charge tardive. Transmise à la T.G. par le biais d une disquette séparée, la carte «AA» remplace les traditionnelles demandes d avances sur papier. Edition de la liste des cartes «AA» en cours : Le bouton «impression», situé à droite du bouton «carte AA», permet d imprimer la liste des cartes «AA» du mois. Lorsque vous lancez cette option pour la première fois du mois, WIN-PAIE vous demande de choisir un ordre de tri (alphabétique ou Insee) et vous affiche dès lors l état correspondant : Edition de la liste des avances

72 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 72 / 142 Si une première disquette d avances a été générée et transmise à la T.G., WIN-PAIE vous permet alors de n afficher qu une partie des mouvements saisis : Choix des avances à éditer L option «Toutes les avances» permet d éditer l ensemble des avances du mois tandis que l option «Uniquement les nouvelles avances» se concentre uniquement sur les mouvements «AA» créés depuis le dernier envoi à la T.G. (cette option permet de vérifier les nouveaux mouvements saisis). En cas de besoin, les mouvements transférés à la T.G. peuvent être imprimés a posteriori par le biais de l option «Les avances transférées à une certaine date». Génération de la disquette d avances : Le bouton «disquette», situé à droite du bouton «carte AA», permet de générer la disquette d avances à destination de la T.G. : Génération de la disquette d avances Au moment de l écriture de la disquette d avances, il est possible de choisir le mois de paie sur lequel les avances seront récupérées. Attention : La disquette ne doit être générée qu une fois les opérations d écritures et de vérifications achevées! En règle générale, la T.G. ne souhaite recevoir qu une seule disquette d avances. L option «Toutes les avances» est alors sélectionnée et le «numéro de remise de la disquette» a pour valeur «01». Toutefois, en cas de nécessité, WIN-PAIE vous permet d échelonner les envois. Pour cela, il vous suffit de choisir «Uniquement les nouvelles avances» à partir de la 2 ème disquette et d incrémenter le compteur de remise. La 3 ème option («Les avances transférées à une certaine date») permet de générer de

73 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 73 / 142 nouveau une disquette déjà transmise à la T.G. (ceci peut par exemple être intéressant en cas de support défectueux). Pour refaire la disquette, il vous suffit d indiquer le numéro de remise correspondant et la date à laquelle cette disquette avait été écrite initialement. Gestion manuelle des avances : Si vous ne souhaitez pas saisir les avances par le biais des cartes «AA», celles-ci peuvent également être imprimées et transmises manuellement. Pour accéder à cette fonctionnalité, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Avance» du menu de «Requêtes Pré-programmées» comme l indique la figure ci-dessous : Accès à la fonctionnalité d édition du document de demande d avance Après la prise en charge d un agent, ce bouton permet en cas de besoin l édition du document de demande d avance. Ce document sera alors pré-rempli avec les données saisies au cours de la prise en charge. Exemple : Edition du document de demande d avance

74 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 74 / La carte «60» Cette zone, destinée à avertir le gestionnaire que l'agent concerné est à temps partiel, est remplie automatiquement au moment du choix du nom de l'agent. Cette zone permet d'indiquer pour les agents à temps partiel si la retenue doit être ou non proratisée en conséquence. Nombre de jours (trentièmes) à retenir. Importation de la liste des agents depuis un fichier Excel. Aperçu de la carte «60» (Retenue de jours de grève) Utilisations courantes : La carte «60» peut être utilisée pour effectuer la retenue des jours de grève. Transmise à la T.G. par le biais d une disquette séparée, la carte «60» peut venir remplacer efficacement l utilisation des états papier et des cartes «20». Remarques : La saisie du nombre de jours de grève doit être effectuée de manière groupée, chaque page correspondant à une période donnée (Année + Mois) et faisant l objet d un fichier séparé. Le montant de la retenue à effectuer est calculé automatiquement par la T.G. La retenue grève est calculée sur le traitement plein. Si elle doit être modulée pour tenir compte du travail à temps partiel de l agent, la lettre «P» (proratisation) est portée dans la zone «Prorata». Pour définir la liste des agents grévistes, vous avez la possibilité de saisir les différents noms les uns à la suite des autres ou d importer l ensemble des agents concernés depuis un fichier Excel. Dans ce cas, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête pré-programmée dans WIN-PAIE puis de modifier le fichier Excel afin de ne garder que les informations essentielles (pour être accepté par l application lors de l importation, ce fichier Excel doit comporter au minimum les colonnes «Insee», «Nom», «Date effet» ou «Date d effet», «Carte», «Nb jours» et «Prorata» - voir page 90 et suivantes la description de l outil d importation de mouvements depuis un fichier Excel).

75 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 75 / 142 Liste des différentes options disponibles : Création d une nouvelle ligne. Suppression de la ligne courante. Suppression de toutes les saisies pour la période en cours. = Importation des saisies depuis un fichier Excel. Impression des cartes «60» en cours (une page par période). Génération de la disquette de grève (un fichier par période). Liste des différentes options disponibles Edition de la liste des cartes «60» en cours (une page par période) : Le bouton «impression» permet d imprimer la liste des cartes «60» du mois. Lorsque vous lancez cette option, WIN-PAIE vous demande de choisir un ordre de tri (alphabétique ou Insee) et vous affiche dès lors l état correspondant : Edition des mouvements de précompte grève

76 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 76 / 142 Génération de la disquette de grève (un fichier par période) : Le bouton «disquette» permet de générer la disquette de précompte grève à destination de la T.G. : Après avoir indiqué le numéro de remise, la disquette est générée avec un fichier séparé pour chaque période de grève. Le compte rendu en fin d écriture permet de vérifier la validité du fichier (notamment le nombre de lignes de grève). Génération de la disquette de grève L effacement de l ensemble des saisies de grève est ensuite proposé. En cas de réponse positive, la disquette ne pourra plus être ré-écrite, à moins d effectuer la ressaisie complète des données : Proposition d effacement des mouvements de grève saisis

77 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 77 / Mouvements collectifs Saisie groupée d indemnités En cas de saisie d'indemnités répétitives, une saisie groupée permet de saisir les montants correspondants, sans passer par le programme de saisie individuelle des cartes «05», «20» ou «22», puis de les transférer vers le fichier des cartes. Dès lors, le temps de préparation de la paie s en trouve optimisé. Saisie groupée d indemnités Module de saisie : La saisie s'effectue indemnité par indemnité. Il est possible de saisir plusieurs sommes pour un même agent et pour une même indemnité : Chaque ligne créée ou modifiée est validée à la sortie du champ «Libellé» (action de «tabulation»). La combo «saisies en cours» permet de visualiser la liste des indemnités pour lesquelles des saisies sont en cours et n ont pas encore été transférées. Aperçu du module de saisie

78 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 78 / 142 Attention : Les cartes ne sont créées qu au moment du transfert (c est à ce moment que l on décidera de créer des cartes «05», «20» ou «22»). Les saisies groupées en cours sont stockées dans un fichier intermédiaire, qui sera vidé au fur et à mesure du transfert des cartes. Cas du calcul du trentième de grève : Dans le cas de saisie de retenues de grève en saisie groupée (code «0930») avec le mode de calcul «B», le programme propose le montant journalier en fonction de l'indice de l'agent (un trentième du montant du traitement brut). Les retenues pour faits de grève peuvent également être effectuées par les DIT par le biais de l envoi de cartes «60» ou à partir d états informatiques qu ils communiquent aux services gestionnaires et que ces derniers leur retournent, dûment annotés. Saisie massive des indemnités : Pour définir la liste des indemnités à verser, vous avez la possibilité de saisir les différentes informations (nom, temps partiel, mode de calcul, etc.) les unes à la suite des autres ou d importer l ensemble des indemnités depuis un tableur quelconque (généralement Excel). Le bouton «Import» permet de travailler selon ce deuxième principe puisqu il permet d intégrer massivement, dans WIN-PAIE, les données contenues dans un fichier.xls ou.txt : Utilisation du module d import

79 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 79 / 142 Importation d un fichier Excel (.xls) : Pour être reconnu par WIN-PAIE lors de l importation, le fichier Excel d indemnités que vous souhaitez créer doit respecter les en-têtes de colonne suivants (ces en-têtes doivent être saisis sur la première ligne du fichier) : «Insee» Code Insee + NPC des agents. «Nom» Nom et Prénom des agents. (Une au moins de ces 2 colonnes est obligatoire. Si les codes Insee ne sont pas fournis, la recherche s effectuera sur une égalité parfaite «nom et prénom», les éventuels homonymes seront rejetés) «Montant» Montant de l indemnité (obligatoire). «Libellé» Libellé complémentaire (facultatif). «Unités» Nombre d unités (à utiliser en cas de mode de calcul «B»). Pour créer le fichier Excel, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête pré-programmée issue de WIN-PAIE puis, dans un deuxième temps, de le modifier afin de ne garder que les informations nécessaires à l importation (voir ci-dessus). Initialisation du fichier Excel d indemnités Une fois le fichier créé, il ne reste plus qu à l importer dans l application par le biais du bouton «Import» : Permet d indiquer le fichier à récupérer, sans avoir à saisir manuellement la totalité de l arborescence (exemple : C:\TEMPORAI\RAPPEL_DEP.XLS) Intégration d un fichier Excel (.xls)

80 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 80 / 142 Une fois les indemnités importées, celles-ci peuvent être consultées ou modifiées à partir de la fenêtre principale de l outil de saisie groupée : Indemnité importée depuis Excel Importation d un fichier Texte (.txt) : Selon le même principe, vous pouvez également importer les indemnités depuis un fichier Texte (la tabulation devra alors être utilisée pour séparer chacun des champs). Remarque : Pour choisir un autre format qu Excel, il suffit de cliquer sur le bouton d aide et de sélectionner le format correspondant au fichier à importer : Ce bouton va permettre d indiquer dans WIN- PAIE le format des informations à récupérer. Il est possible de créer plusieurs formats. Dès lors, à chaque importation, le format correspondant au fichier à importer vous sera demandé. Sélection du format correspondant au fichier à importer

81 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 81 / 142 Le fichier à importer peut alors être décrit en complétant les zones correspondantes : Ces zones contiennent les numéros de colonne dans lesquelles les informations nécessaires pourront être trouvées (la zone «libellé complémentaire» est facultative). La zone «code indemnité» peut contenir un numéro de colonne ou directement le code indemnité si celui-ci est commun à l ensemble du tableau. Description du format Selon le même principe que celui développé pour l importation d un fichier Excel, le fichier Texte importé dans WIN-PAIE pourra dès lors être consulté dans l application et les informations pourront être vérifiées ou modifiées si nécessaire. Importation à partir d une liste prédéfinie : Pour créer massivement la liste des indemnités à verser, il est également possible d utiliser les listes prédéfinies dans WIN-PAIE. Celles-ci sont accessibles par le biais du bouton «Liste» : Utilisation des listes prédéfinies Si l option «Tous les agents» est cochée, l'ensemble du personnel en activité (avec un régime de rémunération inférieur à «90») défile à l'écran par ordre alphabétique. Il suffit dès lors, pour chaque agent, de choisir entre saisir une somme ou passer à l'agent suivant (par le bouton «suivant»).

82 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 82 / 142 Remarque : Cette option n est intéressante que si une part importante du personnel est concernée par la saisie à effectuer La saisie peut aussi s'effectuer selon une sélection d agents : - Agents d un département ; - Agents d un code poste ; - Agents percevant une certaine indemnité ou retenue ; - Liste préalablement mémorisée (avec le bouton «sve Liste»). Exemple de sélection : Changement du taux de l indemnité de chaussures (code 0029) : comment faire défiler tous les agents bénéficiant de cette indemnité pour leur saisir le nouveau taux, puis le montant du rappel éventuel (cet exemple pouvant être reproduit pour d'autres indemnités) : - Saisie du nouveau taux : Choisir le mode de saisie «Un code indemnité perçu par les agents» = 0029 Entrer le nouveau montant sur la première ligne. Celui-ci sera proposé pour la ligne suivante pour en éviter la recopie si le taux est le même ; les agents à temps partiel sont signalés par les lettres «TP» Lors du transfert, bien spécifier qu'il s'agit de cartes «05» de modification d'indemnités - Saisie du rappel : Relancer le programme de saisie avec les mêmes options en saisissant cette fois le montant du rappel, ainsi qu un libellé explicatif Lancer le transfert (création cette fois de cartes «20») Liste des différentes options disponibles : Importation des saisies depuis un fichier Excel ou Texte. Sélection d une liste prédéfinie d agents. Accessible uniquement en mode de saisie par liste, permet de passer l agent en cours. Création d une nouvelle ligne. La saisie s'effectue par appel des noms sans sélection préalable. La saisie peut être effectuée en plusieurs fois (les personnes déjà saisies s affichent à l entrée dans le programme) Ignore la ligne en cours de saisie sans validation (retour sur le nom de l agent).

83 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 83 / 142 Suppression de la ligne courante. Suppression de toutes les saisies pour l indemnité en cours. Passage à une autre indemnité (possible également par la combo «saisies en cours» ; à noter que les lignes de saisie sont validées au cours de la saisie au moment du passage à la ligne suivante). Retour au menu général de l application. Sauvegarde de la liste des agents saisis pour l indemnité en cours (un nom devra lui être donné). Cette liste pourra être ensuite réutilisée pour une autre saisie (exemple : saisie de la contribution de solidarité pour tous les agents pour lesquels on vient de saisir des indemnités d enseignements). Permet de modifier en une seule fois tous les libellés complémentaires (celui-ci est souvent le même pour toute la saisie). Affiche le total des sommes saisies. Recherche d un nom dans la liste saisie. Impression de la liste des sommes saisies pour l indemnité en cours ; le critère de tri de cette liste peut être choisie par l utilisateur (code poste, département, ordre alphabétique ). Impression de la liste de toutes les saisies groupées en cours (séparées par code indemnité). Transfert des indemnités vers les cartes «05», «20» ou «22». Liste des différentes options disponibles Transfert des indemnités vers les cartes correspondantes : Une fois les indemnités saisies (ou importées) et vérifiées, celles-ci peuvent être transférées vers les cartes correspondantes. Le bouton «Transfert» permet ainsi d effectuer un transfert indemnité par indemnité. Des cartes seront alors générées et les saisies sont effacées du fichier intermédiaire de saisies groupées.

84 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 84 / 142 Pour les cartes «05», il faut indiquer si les montants saisis correspondent à la modification d'indemnités déjà existantes pour les personnes considérées ou à la création d'indemnités permanentes pour ces personnes. Choix du type de cartes à créer Selon le type de cartes créées, des informations complémentaires seront ensuite demandées : - «code origine» pour les cartes «20» ; - «périodicité» pour les cartes «05» ; - «date d effet» pour les cartes «22». Une fois ce choix validé, les cartes correspondantes seront générées à partir de la table d indemnités et les saisies seront effacées du fichier intermédiaire de saisies groupées Indemnités prédéfinies permanentes En cas de saisie d indemnités dont les bénéficiaires sont régulièrement les mêmes, l outil de saisie groupée présente l inconvénient d obliger le gestionnaire à ressaisir les mêmes informations à chaque nouvelle échéance. C est pourquoi il existe également dans WIN-PAIE une fonctionnalité vous permettant de créer des listes dont le contenu ne sera pas effacé au moment du transfert. Lors du paiement suivant, seules les modifications seront à saisir dans la liste d indemnités, ce qui engendrera un gain de temps important lors de la préparation de la paie. Accès aux indemnités prédéfinies permanentes

85 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 85 / 142 Attention : Le principe de fonctionnement de l outil «indemnités prédéfinies permanentes» reste très proche de celui de «saisie groupée». Ainsi, les cartes ne seront créées qu au moment du transfert et les saisies en cours seront stockées dans un fichier intermédiaire. Toutefois, l utilisation des «indemnités prédéfinies permanentes» présente une différence majeure avec la «saisie groupée» puisque le fichier intermédiaire ne sera pas vidé au moment du transfert des cartes et pourra être réutilisé a posteriori. Comment créer une nouvelle indemnité prédéfinie permanente? Lorsque vous souhaitez créer une nouvelle indemnité prédéfinie permanente, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Codifications» situé en bas de l écran de sélection d indemnité et, dans la nouvelle fenêtre proposée à l écran, de compléter chacun des champs proposés (code, libellé, code indemnité, code carte ) avant d enregistrer votre saisie par le biais du bouton «Valider». Identification de l indemnité. Code de l indemnité. Numéro de chapitre correspondant (facultatif). Type de carte d indemnités à générer. Un en-tête et un en-pied peuvent être définis pour l impression d un justificatif. Codification d une indemnité prédéfinie permanente

86 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 86 / 142 Remarques : Si les différents champs proposés ne sont pas «vides» au moment où vous souhaitez créer une nouvelle indemnité, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Ignore» pour réinitialiser l affichage. Vous pourrez dès lors compléter chacun des champs (code, libellé, code indemnité, code carte ) avant d enregistrer votre saisie par le biais du bouton «Valider». Le «code calcul» 99 (utilisable pour les cartes «05» ou «22») permet de générer automatiquement la liste des agents qui touchent l indemnité. Exemple : Modification des indemnités de déplacements : si tout le monde est concerné, la création d une liste suivant ce modèle permet d obtenir la liste des personnes touchant cette indemnité, puis de modifier les montants sans être obligé d appeler les agents par leur nom : Génération automatique de la liste des agents (pour cartes «05» et «22») Une fois la création de la nouvelle indemnité achevée et validée, vous pouvez alors quitter l écran de codification et revenir à la fenêtre de sélection d indemnité : Ecran de sélection des indemnités prédéfinies permanentes

87 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 87 / 142 Sur cette fenêtre, choisissez l indemnité nouvellement créée et saisissez, à partir du nouvel écran proposé, les différentes informations (nom, temps partiel, mode de calcul, etc.) concernant les indemnités à verser : Module de saisie des différentes indemnités Saisie massive des indemnités : Comme pour l outil de «saisie groupée», l initialisation du tableau d indemnités peut être réalisée à partir d un fichier Excel contenant l ensemble des indemnités à payer. Dans ce cas, l importation des données depuis Excel doit être réalisée au moment de la création de l indemnité prédéfinie permanente par le biais du bouton «Codifications» (une fois l importation achevée, un clic sur le bouton «Valider» validera alors la création de l indemnité ainsi que l importation des données depuis Excel) : Utilisation du module d import

88 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 88 / 142 Pour être reconnu par WIN-PAIE lors de l importation, le fichier Excel d indemnités que vous souhaitez créer doit respecter les en-têtes de colonne suivants (ces en-têtes doivent être saisis sur la première ligne du fichier) : «Insee» Code Insee + NPC des agents. «Nom» Nom et Prénom des agents. (Une au moins de ces 2 colonnes est obligatoire. Si les codes Insee ne sont pas fournis, la recherche s effectuera sur une égalité parfaite «nom et prénom», les éventuels homonymes seront rejetés) «Montant» Montant de l indemnité (obligatoire). «Libellé» Libellé complémentaire (facultatif). «Unités» Nombre d unités (à utiliser en cas de mode de calcul «B»). Pour créer le fichier Excel, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête pré-programmée issue de WIN-PAIE puis, dans un deuxième temps, de le modifier afin de ne garder que les informations nécessaires à l importation (voir ci-dessus). Remarque : Pour éviter d avoir à saisir les différents montants, vous pouvez également créer votre fichier Excel à partir de la requête «Bullet. Paie» > «Statistique par code élément». Si les bulletins de paie ont correctement été chargés dans WIN-PAIE, cette requête vous générera directement la liste des agents ayant touché l indemnité lors du dernier paiement ainsi que les sommes correspondantes. Génération automatique de la liste des agents ayant touché l indemnité lors du dernier paiement Liste des différentes options disponibles : Création d une nouvelle ligne. La saisie s'effectue par appel des noms sans sélection préalable. La saisie peut être effectuée en plusieurs fois (les personnes déjà saisies s affichent à l entrée dans le programme) Suppression de la ligne courante. Suppression de toutes les saisies pour l indemnité en cours.

89 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 89 / 142 Retour au menu général de l application. Permet de modifier en une seule fois toutes les zones «Nombre d unités». Permet de modifier en une seule fois toutes les zones «Montant» (dans le cas d indemnités à taux fixe). Permet de modifier en une seule fois tous les libellés complémentaires (celui-ci est souvent le même pour toute la saisie). Impression de la liste des sommes saisies pour l indemnité en cours. Transfert vers les cartes d indemnité. Le tableau en cours restera en mémoire et pourra être exploité lors du prochain paiement. Utilisation d une formule de calcul pour la revalorisation de la liste (exemple : en cas d augmentation de 2%, la formule «*1,02» modifiera d un coup toutes les sommes saisies). Si le code de calcul = «99» : pour les cartes «05» ou «22», la liste des agents percevant actuellement cette indemnité va se générer automatiquement. Si le code de calcul est lié à un barème : calcul automatique des montants unitaires individuels en fonction du barème en vigueur. Liste des différentes options disponibles Transfert des indemnités vers les cartes correspondantes : Une fois les indemnités saisies (ou importées) et vérifiées, celles-ci peuvent être transférées vers les cartes correspondantes. Le bouton «Transfert» permet ainsi d effectuer un transfert indemnité par indemnité. Les cartes correspondantes seront alors générées mais les saisies resteront en mémoire dans le fichier intermédiaire et pourront être exploitées lors d un prochain paiement.

90 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 90 / Importation de mouvements (fichier Excel) Les outils «saisie groupée» et «indemnité prédéfinie permanente» étant exclusivement réservés aux indemnités (cartes «05», «20», et «22»), une troisième fonctionnalité est également mise à votre disposition dans WIN-PAIE afin d importer massivement, depuis un simple fichier Excel, tout type de mouvement. Accès au module d importation de mouvements Pour être reconnu par WIN-PAIE lors de l importation, le fichier Excel que vous souhaitez créer doit respecter les en-têtes de colonne suivants (ces en-têtes doivent être saisis sur la première ligne du fichier) : Intitulé de la colonne Désignation Code Carte Zone Obligatoire Insee Nom ou Nom, prénom Carte Code Insee + NPC Nom et prénom de l agent Code de la carte à générer Toutes Oui Oui Date effet ou Date d effet Code grade Echelon ou Ech. Indice ou Ind. ZR Code gestion Dep poste ou Département Code poste Versement ou PT Libellé poste Date d effet de la carte Code grade Echelon Indice Code zone de résidence Code gestion (administration + dép.) Département du poste Code poste Code versement de transport Libellé du poste 01 Oui Date effet ou Date d effet IFS SFT IDA Code SS ou SS Date d effet de la carte Code indemnité forfaitaire supplémentaire Code supplément familial de traitement Code indemnité difficulté administrative Code sécurité sociale 02 Oui

91 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 91 / 142 Mutuelle Retraite Régime Statut VB Fin sit ou FS Date FS CCP Ind PC ou Ind P.C NBI ou N.B.I Code mutuelle Code retraite complémentaire Code régime de rémunération Code statut Code ventilation budgétaire Code fin de situation Date de fin de situation Libellé cessation de traitement Indice de pension civile Nouvelle bonification indiciaire 02 (suite) Code opération ou opération Retenue Code périodicité ou périodicité Mode de calcul ou MC Nombre d unités ou NBU Montant Code opération Code indemnité ou retenue Code périodicité (1 par défaut) Code mode de calcul (A par défaut) Nombre d unités Montant 05 Oui Oui Selon MC Selon MC HJV Nb paiement Nombre d unités ou NBU Montant Rappel 1 : NBU Rappel 1 : Montant Rappel 2 : NBU Rappel 2 : Montant Rappel 3 : NBU Rappel 3 : Montant Code Heure/Journée/Vacation Nombre de paiements Nombre d unités Montant unitaire Rappel 1 : Nombre d unités Rappel 1 : Montant unitaire Rappel 2 : Nombre d unités Rappel 2 : Montant unitaire Rappel 3 : Nombre d unités Rappel 3 : Montant unitaire 07 Oui Oui Grade particulier Libellé grade particulier 19 Oui Code origine ou origine Retenue Sens Mode de calcul ou MC Nombre d unités ou NBU Montant Libellé Code origine (1 par défaut) Code indemnité ou retenue Code sens (0 par défaut) Code mode de calcul (A par défaut) Nombre d unités Montant Libellé complémentaire 20 Oui Selon MC Selon MC Date origine Nbh <=14 Nbh >14 Nbh JF Nbh nuits Indice origine TP ou T.P. Date d origine (mois de paie par défaut) Nombre d heures (14 premières heures) Nombre d heures (au-delà de 14) Nombre d heures dimanches / jours fériés Nombre d heures de nuits Indice d origine «P» si personne à temps partiel 21 Retenue N ordre ou No ordre Date effet ou Date d effet Code paiement ou paiement Code taux Donnée A Donnée B Code indemnité ou retenue Numéro d ordre Date d effet Code paiement (1 par défaut) Code taux Donnée A Donnée B 22 Oui Oui

92 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 92 / 142 Date origine Hsupp 125% Sens Hsupp 150% Sens 2 Hsupp 100% Sens 3 Sens Traitement brut Indemnité résidence SFT Pension civile NBI : brut NBI : pension civile Imt pc Base SS Cotisation mutuelle Ircantec A Ircantec B Nbh ouvriers Forfait Horaire Date d origine (mois de paie par défaut) Heures supplémentaires à 125 % Code sens (0 par défaut) Heures supplémentaires à 150 % Code sens (0 par défaut) Heures supplémentaires à 100 % Code sens (0 par défaut) Sens (0 par défaut) Traitement brut Indemnité résidence SFT Pension civile NBI : brut NBI : pension civile Imt pc Base SS Cotisation mutuelle Ircantec A Ircantec B Nbh ouvriers Forfait Horaire Remarque : Les mouvements seront reconnus par le biais de l en-tête de colonne qui sera saisi dans Excel et dont l appellation devra être strictement respectée (en dehors de la notion minuscule/majuscule qui n a pas d importance). Exemple : Dans le cadre de la LOLF, importation massive de cartes «02» pour chacun des agents afin de définir son nouveau code de ventilation budgétaire : Pour créer le fichier Excel, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête préprogrammée issue de WIN- PAIE puis, dans un deuxième temps, de le modifier afin de ne garder que les informations nécessaires à l importation. Création du fichier Excel contenant les mouvements «02»

93 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 93 / 142 En respectant les en-têtes indiqués dans le tableau précédent, les colonnes superflues sont supprimées et 3 colonnes sont ajoutées au fichier Excel : - Carte : code de la carte à créer («02») ; - Date effet : date d effet de la carte (par exemple «01/01/2005») ; - VB : code de Ventilation Budgétaire. Remarque : Excel supprimant automatiquement les zéros non significatifs, le «02» saisi dans la colonne Carte se transforme en «2». Cette modification apportée par Excel n est pas gênante, WIN-PAIE important automatiquement les saisies au bon format. Si vous souhaitez visualiser le fichier Excel tel qu il sera importé, il suffit de déclarer les colonnes au format «Texte» avant de commencer la saisie. Transfert vers les cartes correspondantes : Une fois les mouvements saisis et vérifiés, le fichier Excel peut être enregistré et fermé. Dès lors, les différentes cartes spécifiées dans le fichier Excel peuvent être créées dans WIN-PAIE. Pour cela, il suffit d utiliser la fonctionnalité «Outils» > «Importation de mouvements (fichier Excel)» et d indiquer où se trouve le fichier Excel précédemment créé : Le bouton d aide permet d afficher, pour chaque type de carte, les intitulés des colonnes à respecter dans le tableau Excel. Importation des mouvements créés dans le fichier Excel

94 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 94 / 142 Dès lors, les cartes correspondantes seront générées et pourront être consultées, modifiées ou supprimées comme toute carte créée individuellement. Exemple de liste des mouvements après importation Suppression de mouvements importés Si une importation de mouvements a été réalisée par erreur, l option de «suppression de mouvements importés» (également disponible dans le menu «outils») permet de supprimer de manière globale des cartes qui auraient été importées par erreur : Suppression des mouvements importés par erreur Un listing des différentes importations réalisées (carte + date d importation) sera alors proposé pour validation.

95 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 95 / Modification, tri et édition des mouvements de paie 5.1. Modification des mouvements de paie Accessible par le biais du bouton «Modif cartes» de la fenêtre principale, ce programme permet de visualiser l ensemble des cartes saisies sur le mois de paie en cours pour un agent donné : Accès au menu «Modif cartes» Attention : Si les différentes cartes proposées sur la droite de l écran permettent de créer un mouvement de paie pour le transmettre à la T.G., le menu «Modif cartes» ne peut pas être utilisé dans l optique de créer une carte. Cette option ne doit être utilisée que pour consulter les mouvements déjà créés sur le mois de paie en cours! Si vous sélectionnez l option «Modif cartes» et que vous saisissez le nom d un agent dans la zone «Nom, Prénom», WIN-PAIE vous propose alors successivement les différentes cartes qui ont été créées pour cette personne. Celles-ci peuvent dès lors être consultées, modifiées, voire supprimées si nécessaire : En cas de modification, il faut cliquer sur le bouton «Valider» pour prendre en compte les modifications. Le bouton «Détruit» permet de supprimer le mouvement avant son envoi à la T.G. Les flèches permettent de consulter la carte précédente ou suivante de l agent (sans validation). Modification des cartes saisies par un agent

96 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 96 / 142 Attention : Les cartes obligatoires lors de la prise en charge ne peuvent être supprimées par le biais du menu «modif cartes» pour un agent qui vient d'être créé, ceci afin d éviter un oubli et l envoi d une prise en charge incomplète à la Trésorerie Générale. La prise en charge doit être annulée entièrement par le biais de l option «Prise en charge» > «Annuler une prise en charge effectuée sur le mois en cours». Toutes les cartes saisies seront effacées et l'agent sera supprimé du fichier PERSONNEL Edition des mouvements de paie Accessible par le biais du bouton «Edition» de la fenêtre principale, ce programme permet de visualiser ou d imprimer l ensemble des cartes saisies sur le mois de paie en cours : Accès au menu «Edition» Pour éditer les mouvements du mois, 3 options vous sont proposées : - Editer l ensemble des cartes du mois ; - Editer les cartes créées ou modifiées depuis la dernière impression ; - Rééditer la liste à destination de la T.G. Options d impression

97 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 97 / 142 Editer l ensemble des cartes du mois : Cette option lance l édition de l ensemble des mouvements qui ont été créés depuis le début du mois. Pour ce faire, WIN-PAIE vous demande de choisir le critère de tri qui vous convient le mieux (département, poste, alphabétique, Insee ) et affiche alors un aperçu des mouvements correspondants : Impression de l ensemble des mouvements du mois Remarque : Le critère de tri «uniquement votre code gestionnaire» permet à chaque gestionnaire de n afficher que les mouvements qu il a lui-même saisis dans le mois.

98 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 98 / 142 Editer les cartes créées ou modifiées depuis la dernière impression : Cette option lance l édition des mouvements créés depuis la dernière impression. Ceci peut vous permettre par exemple de vérifier au jour le jour les nouveaux mouvements saisis. Pour ce faire, WIN-PAIE vous demande de choisir le critère de tri qui vous convient le mieux (département, poste, alphabétique, Insee ) et affiche alors un aperçu des mouvements correspondants : Impression des mouvements créés depuis la dernière impression Attention : Si vous lancez une première fois cette option, WIN-PAIE vous imprimera tous les mouvements créés depuis la dernière impression. Si vous tentez de lancer cette option une deuxième fois de suite, ces mouvements n apparaîtront plus sur l aperçu, le logiciel considérant qu aucun mouvement n a été créé depuis la dernière impression.

99 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 99 / 142 Rééditer la liste à destination de la T.G. : Cette troisième option permet l impression pure et simple du contenu de la disquette T.G. Ceci peut vous permettre par exemple de réimprimer le listing T.G. en cas de besoin. Dans ce cas, le critère de tri n est pas demandé puisqu il correspond à celui défini pour le listing T.G. Remarque : Si aucune disquette n a été créée sur le mois de paie, le listing T.G. ne peut être imprimé. Par conséquent, WIN-PAIE affiche un message indiquant que l édition du document est impossible : Message d erreur si la disquette n a pas été créée Edition personnalisée : Si vous souhaitez affiner les tris proposés pour l impression des mouvements de paie, WIN-PAIE propose également une fonctionnalité «Critère personnalisé» vous permettant de définir vos propres critères de tri : Accès à l impression personnalisée Tout gestionnaire dispose ici de 3 critères de tri à décliner par ordre d importance et de 2 filtres : - «Uniquement votre code gestionnaire» : possibilité de n imprimer que ses propres mouvements ; - «Filtrer les mouvements saisis entre» : possibilité de sélectionner les mouvements saisis entre une «date de début» et une «date de fin».

100 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 100 / 142 Exemple : Impression personnalisée des mouvements de paie 5.3. Utilisation des tris et des exports sous Excel Accessible par le biais du bouton «Requêtes» de la fenêtre principale, ce programme permet d effectuer toutes sortes de recherches sur les dossiers de vos agents et d extraire les informations souhaitées : Accès au menu «Requêtes» Suivant le cas, différents critères de tri peuvent être proposés pour affiner la sélection (Insee, alphabétique, poste, département, vb ). Le résultat de la requête peut alors être affiché à l écran, imprimé ou exporté dans un fichier Texte ou Excel.

101 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 101 / 142 Exemple : Recherche des personnes bénéficiant de la N.B.I : on trie le résultat par ordre alphabétique et on génère la requête sous Excel. Ces boutons permettent de choisir le mode de présentation du résultat (voir page suivante). Export des personnes bénéficiant de la N.B.I sous Excel Remarque : Une fois générées sous Excel, les données pourront être retravaillées à loisir grâce aux divers outils proposés par le tableur (filtres, tris, totaux ) et enregistrées dans le répertoire de votre choix.

102 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 102 / 142 Liste des différents formats d édition disponibles : Aperçu avant impression. Impression directe sur l imprimante par défaut. Export vers un fichier Texte nommé Gpfwin.txt et situé dans le répertoire temporaire (exemple : C:\temporai). Ce fichier pourra ensuite être retravaillé avec un éditeur quelconque. Export vers un fichier Excel (voir exemple page précédente). Remarque : Chaque aperçu pourra être imprimé à tout moment mais également transformé dans différents formats : - Document Word ; - Document Excel ; - Page Html ; - Document Pdf ; - Document Xml ; - (le document est alors inséré en tant que «corps» du message) ; - Document Pdf joint en pièce jointe d un . Diverses possibilités d édition de l aperçu

103 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 103 / Travaux de fin de paie 6.1. Ecriture de la disquette T.G. Les gestionnaires se dotant de moyens informatiques tels le progiciel WIN-PAIE, les Départements Informatiques sont de plus en plus souvent contactés pour la transmission des données de paie sur un support informatique (disquette, CD-ROM, clé USB, ). Cette transmission, qui s opère principalement par l intermédiaire de l interface «GEST», permet de fournir à la T.G. des articles de 204 caractères composés des données contenues dans les mouvements de paie. Accessible par le biais du bouton «Disquette T.G.» de la fenêtre principale, le programme d écriture de la disquette T.G. permet de générer le fichier à destination de la T.G. et d éditer un listing des mouvements de paie : Accès au menu «Disquette T.G.» Remarque : Le support utilisé par défaut dans WIN-PAIE est la disquette puisqu il reste aujourd hui le support le plus utilisé pour communiquer avec les T.G. Toutefois, à tout moment, vous avez la possibilité de modifier le chemin d écriture du fichier T.G. et de le générer sur un autre support que la seule disquette (voir page 20 le paramétrage de la disquette T.G.). Génération de la disquette de paie : En règle générale, la T.G. ne souhaite recevoir qu une seule disquette de paie. L option «Tous les mouvements» est alors sélectionnée et le «numéro de remise de la disquette» a pour valeur «01» : Génération de la disquette T.G.

104 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 104 / 142 Toutefois, en cas de nécessité (demande expresse de la T.G.), WIN-PAIE vous permet d échelonner les envois. Pour cela, il vous suffit de choisir «Uniquement les nouveaux mouvements» à partir de la 2 ème disquette et d incrémenter le compteur de remise. Génération des nouveaux mouvements sur la disquette T.G. La 3 ème option («Les mouvements transférés à une certaine date») permet de générer de nouveau une disquette déjà transmise à la T.G. (ceci peut par exemple être intéressant en cas de support défectueux). Pour refaire la disquette, il vous suffit d indiquer le numéro de remise correspondant et la date à laquelle cette disquette avait été écrite initialement. Nouvelle génération de la disquette T.G. Attention : La disquette ne doit être générée qu une fois les opérations d écritures et de vérifications achevées! Il est également indispensable de tenir compte de l échéancier déterminé par la T.G. Une fois l écriture de la disquette terminée, une fenêtre permet de vérifier le bon déroulement de l opération (le nom et la date du fichier créé sont indiqués ainsi que le nombre de mouvements enregistrés sur le support) : Finalisation de l écriture de la disquette

105 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 105 / 142 Edition du listing T.G. : Lors de la création de la disquette T.G., WIN-PAIE propose automatiquement l édition d un document référençant l ensemble des mouvements saisis et transmis sur la disquette. C est ce qu on appelle le listing T.G. Sur celui-ci, les différents mouvements du mois sont triés par ordre alphabétique ou par Insee (au choix) et des totaux permettent de s assurer rapidement de la conformité du support. C est ainsi qu apparaissent : - Le nombre d articles contenus sur la disquette correspondante ; - La clé de contrôle (somme de deux nombres : les 7 premiers caractères du n Insee du 1 er article et du dernier article du support correspondant. Edition du listing T.G. Ce listing doit être imprimé et joint à l'envoi destiné à la T.G Clôture du mois Accessible par le biais du bouton «Clôture mois» de la fenêtre principale, ce programme est destiné à clôturer la paie pour pouvoir passer à la préparation de la paie suivante : Accès au menu «Clôture mois»

106 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 106 / 142 Remarque : La «clôture du mois» permettant de mettre automatiquement à jour WIN-PAIE en fonction des mouvements saisis dans le mois, il n est pas nécessaire d attendre le retour T.G. pour commencer à préparer la paie du mois suivant! Attention : Avant d effectuer la «clôture du mois», il est toutefois indispensable de s assurer que la T.G. a bien reçu et exploité la disquette qui lui a été transmise. En effet, une fois la clôture effectuée, vous ne pourrez plus générer la disquette du mois! Afin d éviter toute anomalie, il est également fortement recommandé que les utilisateurs se déconnectent de l application avant que l administrateur ne procède à la génération de la disquette. Dès lors, la clôture se décompose en 3 phases qui doivent être lancées successivement : Lancement de la procédure de clôture du mois Remarque : Lorsqu une des 3 phases a déjà été lancée par l utilisateur, son numéro est précédé du caractère «X». Transfert des cartes vers le fichier PERSONNEL : Cette 1 ère étape de la clôture permet de mettre à jour l ensemble des dossiers qui ont été impactés dans le mois par un mouvement de paie. Les cartes saisies dans «modif cartes» sont alors effacées et les historiques sont mis à jour. Mise à jour des prestations familiales et vacations : Cette 2 ème étape est destinée à reproduire les modifications que la T.G. va effectuer de son côté, à savoir : - Les prestations familiales dont la date de fin est remplie et antérieure au mois de paie sont effacées du fichier ; - Les codes enfants sont éventuellement mis à jour en fonction de leur âge : o Les enfants de plus de 21 ans sont passés en code enfant «99» o Les enfants atteignant respectivement 16 et 20 ans sont passés en code «04» et «50» o Les enfants atteignant 17 ans avec le code «04» sont passés en code «97» - Le nombre de paiements (pour les vacataires payés par carte «07») est décrémenté ;

107 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 107 / Un listing des modifications effectuées est édité. Edition des modifications effectuées Clôture du mois : Cette 3 ème et dernière étape clôture définitivement le mois de paie en cours et lance la préparation de la paie du mois suivant. De plus, les opérations non soldées sur l agenda sont reportées sur le mois suivant (voir page 128 l utilisation de l agenda dans WIN-PAIE) Intégration du retour T.G. Accessible par le biais du bouton «Retour T.G.» de la fenêtre principale, ce programme est destiné à assurer la cohérence des données entre WIN-PAIE et l application paie du TPG : Accès au menu «Retour T.G.» Chaque mois et sur demande, le TPG peut vous renvoyer des fichiers «retours», qui assureront la mise à jour de la base de données. Pour cela, 2 types de retour peuvent être choisis en fonction de vos contraintes propres : - Intégration du fichier «LR» (celle-ci doit être réalisée avant la clôture de paie) ; - Intégration du fichier «J5» (celle-ci doit être réalisée après la clôture de paie).

108 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 108 / 142 Remarque : Si deux types de retour sont proposés dans WIN-PAIE, il est toutefois fortement recommandé d intégrer le fichier «J5», celui-ci étant beaucoup moins contraignant que le fichier «LR» en terme de planning. Intégration du fichier «LR» : Le fichier «LR» restitue les modifications intervenues par rapport au fichier initial du gestionnaire. De par sa structure (il s agit du fichier des cartes, éventuellement corrigées ou complétées), il ne peut être importé que si les cartes originelles sont encore en mémoire (donc avant clôture de la paie). Il en résulte une forte contrainte de planning puisque l on doit attendre l arrivée de ce fichier avant de pouvoir clôturer la paie et commencer la paie suivante : Intégration du fichier «LR» Après avoir choisi l option «intégration du fichier LR», cliquez sur «parcourir» pour indiquer le chemin d accès au fichier : Accès au fichier «LR» Les modifications apportées par la T.G. sont alors présentées une à une avec, en parallèle, la saisie initiale faite par le gestionnaire. Remarque : Pour ne pas alourdir la procédure, les mouvements validés par la TG ne sont pas présentés.

109 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 109 / 142 Type de retour : «Modifié», «Ajouté» ou «Supprimé» (les mouvements validés ne sont pas présentés). Les «***» précisent les informations modifiées. Le traitement des retours est effectué à partir du nom saisi (dernier agent traité, suite à interruption). Présentation des modifications apportées par la T.G. Le retour est accepté : selon le cas, le mouvement sera ajouté, modifié ou supprimé dans la base. Le retour n est pas accepté : la base n est pas modifiée, on passe au mouvement suivant. La procédure d intégration des retours est interrompue. Le bouton «impression», situé à droite du bouton d intégration du fichier «LR», permet la mise en forme et l impression du fichier des retours. Ceci permet de visualiser sur papier A4 les modifications apportées par la T.G. Dans ce cas, il n y a pas de mise à jour automatique de la base de données, celle-ci doit être faite par le bouton «Modif cartes» (ou par le biais de mouvements «immédiats» si la paie est déjà clôturée) : Edition du fichier «LR» Intégration du fichier «J5» : Le fichier «J5» contient les fiches de liaison des agents. De part son contenu, il permet d intégrer les fiches de liaison du mois dans WIN-PAIE (celles-ci seront alors consultables à partir du menu «Fiche Personnel» (voir page 42 la consultation des fiches de liaison) et de mettre à jour la base de données. Cette dernière possibilité supprime la contrainte de temps évoquée avec l intégration du fichier «LR» puisque le fichier «J5» (qui ne contient pas de mouvements mais la situation de l agent en fin de paie) doit être chargé après la clôture de la paie et donc alors que la paie suivante est déjà commencée.

110 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 110 / 142 Intégration du fichier «J5» En utilisant le fichier «J5» pour effectuer le retour T.G., la préparation de la paie en devient lissée, ce qui permet de l optimiser fortement. Par exemple, voici un exemple de planning que vous pouvez tenir en intégrant le fichier «J5» (celui-ci pouvant bien sûr varier selon les mois et les T.G.) : - 31 mars : génération de la disquette de paie du mois d avril ; - 5 avril : clôture de la paie d avril ; - Du 5 au 30 avril : saisie des mouvements de la paie de mai ; - 20 avril : réception et intégration du fichier «J5» de la paie d avril, qui va remettre à jour la base d avril alors même que la paie de mai est déjà commencée ; - 30 avril : génération de la disquette de paie du mois de mai ; - etc. Après avoir choisi l option «intégration du fichier J5», cliquez sur «parcourir» pour indiquer le chemin d accès au fichier : Accès au fichier «J5» Les éventuelles modifications apportées à la base de données sont alors listées en fin de chargement : Listing des corrections apportées à la base de données

111 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 111 / 142 Le bouton «impression», situé à droite du bouton d intégration du fichier «J5», permet d imprimer, après leur chargement, l ensemble des fiches de liaison du mois. Pour cela, il suffira de saisir la «période de référence» correspondante et l ensemble des fiches de liaison seront éditées. Remarque : Cette impression peut également être réalisée de manière individuelle à partir de la «Fiche Personnel». Intégration du fichier «KA» : Chaque mois, en plus du fichier «J5» ou «LR», la T.G. peut vous fournir un fichier nommé «KA» contenant le détail des bulletins de paie de vos agents : Intégration du fichier «KA» Attention : L envoi régulier des fichiers «KA» ne doit pas se substituer aux doubles papier des bulletins de paie ou aux microfiches! Pour intégrer les bulletins de paies dans WIN-PAIE, choisissez l option «intégration du fichier KA (bulletins de paie)» puis «chargement des bulletins de paie (fichier KA)» : Chargement des bulletins de paie

112 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 112 / 142 Après avoir choisi l option «chargement des bulletins de paie (fichier KA)», cliquez sur «parcourir» pour indiquer le chemin d accès au fichier : Accès au fichier «KA» Une fois le fichier chargé, il est possible qu un listing d erreurs s imprime. Il conviendra dès lors de l examiner, de créer toutes les rubriques manquantes (voir page 114 la création des rubriques de paie) et de vérifier la validité des codes Insee si le message d erreur est «introuvable». Remarque : L option de chargement d un fichier «KA» peut être exécutée plusieurs fois. Il conviendra toutefois, lorsqu un message d avertissement apparaîtra à l écran, de confirmer l effacement des bulletins de paie précédemment chargés sur la même période afin d éviter les doublons. Une fois le fichier chargé, les bulletins de paie du mois considéré sont définitivement chargés et historisés dans votre base de données. Ceux-ci peuvent ainsi être consultés par le biais de la «Fiche Personnel» de chaque agent et être utilisés pour la génération d un certain nombre de statistiques telles que les indicateurs disponibles dans le module LOLF. Le bouton «lecture du fichier BJ», situé à droite du bouton d intégration du fichier «KA», permet de mettre à jour WIN-PAIE en cas de rubrique de paie manquante. En effet, ce fichier, envoyé épisodiquement par les T.G. contient l intégralité des rubriques de paie et créé automatiquement les codes éléments manquants. Intégration du fichier «HD» : Les cartes «22» n apparaissant pas sur les fiches de liaison et n étant pas mises à jour par le biais du fichier «J5», le fichier «HD» peut également être demandé en complément du fichier «J5» pour mettre à jour l historique des cartes «22» (ceci est notamment intéressant pour les administrations utilisant souvent ce type de cartes) : Intégration du fichier «HD»

113 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 113 / 142 Remarque : Ce fichier contenant l historique complet des cartes «22» effectuées, une intégration mensuelle n est pas forcément obligatoire, chaque intégration corrigeant l intégralité des discordances, y compris sur les périodes antérieures. Intégration du fichier «SR» : Le fichier «SR» permet de mettre à jour la situation d un allocataire. Compte tenu du fait que la T.G. ne crée plus d elle-même de mouvements concernant l allocataire et ses enfants et que les prestations familiales ne sont plus gérées par les T.G., ce fichier ne doit pas nécessairement être réintégré chaque mois comme les fichiers présentés précédemment. Une intégration avec une périodicité à définir avec la T.G. (annuelle par exemple) pourra être éventuellement envisagée. Intégration du fichier «SR» 7. Fonctionnalités complémentaires 7.1. Bulletin de paie Accessible par le biais du bouton «Bullet. paie» de la fenêtre principale, ce module regroupe un certain nombre de requêtes directement liées au chargement des fichiers «KA» (bulletins de paie) : Accès au menu «Bullet. paie»

114 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 114 / Codification Le bouton «Codification», situé en bas à droite de la fenêtre, permet de créer les rubriques manquantes éventuellement indiquées sur le listing d erreurs au moment où vous chargez le fichier «KA» (nouvelles indemnités, régularisations ) : Codification des rubriques de paie manquantes Permet la lecture du fichier «BJ», envoyé épisodiquement par les T.G., et qui contient l intégralité des rubriques de paie, évitant ainsi les rejets et les créations manuelles de ces rubriques. Pour ajouter ou modifier une rubrique de paie, il suffit de compléter les champs suivants : - «Code rubrique» : code qui figure sur le bulletin de paie (6 chiffres) ; - «Libellé de la rubrique» : libellé exact que vous souhaitez voir apparaître sur le bulletin de paie ; - «Sens» : code qui indique la colonne dans laquelle le montant doit apparaître (la lettre «O» signifie qu il s agit d une cotisation patronale, indiquée pour information) ; - «Exclusion assiette RAFP» : permet d indiquer (par la lettre «O») la liste des rubriques qui n entrent pas dans le calcul de l assiette ; - «Prise en compte Assedic» : permet d indiquer (par la lettre «O») la liste des rubriques devant être prises en compte dans les attestations Assedic. Remarque : Pour les attestations ASSEDIC, les éléments pris en compte par défaut sont les suivants : : TRAITEMENT BRUT ; : RESIDENCE ; ou : SFT ; : ALLOCATION DE RECHERCHE ; : IND. MONITORAT. INIT. ENS. SU ; : TRAIT. PERS. HOSPITALO. UNIV.

115 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 115 / Paramètres Le bouton «Paramètres», situé en bas à droite de la fenêtre, permet de saisir les renseignements généraux apparaissant sur tous les bulletins de paie et de spécifier le type de présentation souhaité pour les statistiques par code élément («L» pour en ligne, «C» pour en colonne) : Saisie des renseignements généraux du bulletin de paie Les établissements publics «hors LOLF» ont la possibilité de créer une table de correspondance entre les imputations T.G. et les comptes PCE afin d obtenir un suivi de leurs dépenses par compte PCE (voir la documentation relative aux synthèses LOLF) : Saisie des correspondances entre codes imputations et comptes PCE Synthèses LOLF La documentation relative aux synthèses LOLF fait l objet d un manuel spécifique. Celui-ci est disponible sur l Espace Clients de notre Site Internet (http://www.cegape.fr) Retraite additionnelle La documentation relative à la retraite additionnelle fait l objet d un manuel spécifique. Celui-ci est disponible sur l Espace Clients de notre Site Internet (http://www.cegape.fr) Taxe sur salaires La documentation relative au calcul de la taxe sur salaires fait l objet d un manuel spécifique. Celui-ci est disponible sur l Espace Clients de notre Site Internet (http://www.cegape.fr).

116 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 116 / Journal de paie Le bouton «Journal de paie», situé en bas de la fenêtre, permet d éditer un document Excel (dont le niveau de détail est paramétrable) afin de récapituler l ensemble des éléments de paie intervenus sur un mois donné : Paramétrage de la maquette : Paramétrage de la maquette sous Excel Les premières colonnes de la maquette contiennent des renseignements d ordre généraux. Les colonnes qui n ont pas d utilité peuvent être supprimées de la maquette. Les colonnes suivantes contiennent le détail des éléments de paie que l on souhaite récapituler :../..../..../.. Affichage des différents éléments de paie

117 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 117 / 142 Remarques : Les lignes «3» et «4» peuvent être utilisées pour saisir le libellé de l élément de paie choisi. Le code élément doit être saisi à la ligne «5». Si vous souhaitez réunir plusieurs éléments sur une même colonne, vous pouvez saisir plusieurs codes indemnité en les séparant par le caractère «/». De même, les premiers chiffres d un code élément peuvent suffire à réunir plusieurs éléments de paie si ceux-ci voient leur code débuter par la même série de chiffres. Chaque opération de paie n est répertoriée qu une seule fois. Ainsi, si en cellule «AE5» («autres indemnités») est indiqué le code «20», ne seront indiquées dans cette colonne que les opérations commençant par «20» et n ayant pas été répertoriées dans les colonnes précédentes. Pour obtenir le total de plusieurs éléments de paie (et donc de plusieurs colonnes), la formule doit être indiquée en ligne «6» (la ligne «5» étant dans ce cas laissée vide). Par exemple, la cellule «V6» («total brut») peut contenir la formule suivante : «=SOMME(N6:S6)» si vous souhaitez effectuer la somme de tous les éléments de paie déclarés entre les colonnes «N» et «S». La colonne «Autres», reconnue par le code fictif «999999», contient les éventuels éléments non répertoriés dans les colonnes précédentes. Dans ce cas, une liste de ces éléments sera proposée lors de l obtention du tableau définitif. Edition du journal de paie : Une fois le paramétrage effectué, le journal de paie peut être édité sous Excel. Pour cela, il vous suffit de sélectionner le mois de paie de votre choix puis de cliquer sur le bouton Excel : Edition du journal de paie sous Excel Une fois générées sous Excel, les données pourront être retravaillées à loisir grâce aux divers outils proposés par le tableur (filtres, tris, totaux ) et enregistrées dans le répertoire de votre choix.

118 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 118 / Présentation de quelques requêtes Outre les modules présentés précédemment, un certain nombre de requêtes directement liées au chargement des fichiers «KA» (bulletins de paie) sont également mises à votre disposition. Chargement des bulletins de paie (fichier KA) : Ce programme permet d intégrer les fichiers «KA» dans WIN-PAIE (voir page 111 la procédure d intégration des fichiers «KA»). Réédition du listing des rejets : Ce programme peut être utilisé pour réimprimer, en cas de besoin, la liste des rejets qui ont été relevés lors de l intégration du dernier fichier «KA». Ces rejets peuvent notamment concerner : - Des codes Insee invalides (si l agent en question n est pas présent dans la base de données ou a changé d identifiant) ; - Des codes éléments non trouvés (dans ce cas, la création de la rubrique de paie correspondante sera nécessaire) ; - Des totaux incohérents. Statistiques par code élément : Ce programme permet d obtenir un relevé de toutes les sommes payées sur une certaine période au titre d un élément du bulletin de paie. Exemple : Recherche des personnes ayant perçu le SFT en janvier 2006 : on génère la requête sous Excel. Ces boutons permettent de choisir le mode de présentation du résultat (voir page suivante). Accès aux différentes rubriques de paie existantes. Export des personnes ayant perçu le SFT sous Excel

119 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 119 / 142 Remarque : Une fois générées sous Excel, les données pourront être retravaillées à loisir grâce aux divers outils proposés par le tableur (filtres, tris, totaux ) et enregistrées dans le répertoire de votre choix. Liste des différents formats d édition disponibles : Aperçu avant impression. Impression directe sur l imprimante par défaut. Export vers un fichier Texte nommé Gpfwin.txt et situé dans le répertoire temporaire (exemple : C:\temporai). Ce fichier pourra ensuite être retravaillé avec un éditeur quelconque. Export vers un fichier Excel (voir exemple page précédente). Remarques : Chaque aperçu pourra être imprimé à tout moment mais également transformé dans différents formats : - Document Word ; - Document Excel ; - Page Html ; - Document Pdf ; - Document Xml ; - (le document est alors inséré en tant que «corps» du message) ; - Document Pdf joint en pièce jointe d un . Diverses possibilités d édition de l aperçu

120 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 120 / 142 Cette fonctionnalité permet également d obtenir, le calcul de la cotisation ASSEDIC des agents non titulaires. En effet, lorsque le code élément «Cours complémentaires Enseignement Supérieur» est sélectionné, WIN-PAIE propose automatiquement la génération d un rendu au format Excel : Calcul de la cotisation ASSEDIC Apurement des bulletins de paie : Ce programme permet de supprimer l historique des bulletins de paie les plus anciens (une date limite d apurement est alors demandée par WIN-PAIE). L historique des bulletins de paie pouvant être aussi important que vous le souhaitez, cette opération ne devra être utilisée que si l espace pris par WIN-PAIE sur le disque devient trop important. Apurement des bulletins de paie

121 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 121 / 142 Coût des auxiliaires et des vacataires : Ce programme permet d obtenir le calcul du coût total employeur (traitements, primes et charges patronales) pour les agents ayant un code statut «22» («Auxiliaire de plus de 18 ans») et «23» («Personne payée à la vacation»). Le rendu des différents calculs et du total peut être obtenu, au choix, en aperçu, en impression directe, dans un fichier Texte ou encore dans un fichier Excel. Ces boutons permettent de choisir le mode de présentation du résultat. Calcul du coût des agents auxiliaires et vacataires

122 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 122 / 142 Coût total employeur : Ce programme permet d obtenir une statistique similaire pour l ensemble du personnel et par code gestion. De plus, avant de lancer cette requête, vous pouvez choisir d afficher le calcul sous la forme d une édition globale ou d une édition détaillée par agent (liste nominative). / Calcul du coût total employeur

123 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 123 / 142 Dépenses de rémunération par agent et rubrique (Excel) : Ce programme permet de générer au format Texte ou Excel une répartition des dépenses du Personnel par agent et par rubrique de paie. Dépenses de rémunération par agent et rubrique de paie Dépenses de rémunération par agent et imputation (Excel) : Ce programme permet de générer au format Texte ou Excel une répartition des dépenses du Personnel par agent et par imputation (ou compte PCE). Cette liste déroulante permet de choisir entre une répartition par imputation ou par compte PCE. Dépenses de rémunération par agent et chapitre (ou compte PCE)

124 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 124 / Outils Accessible par le biais du bouton «Outils» de la fenêtre principale, ce module met à votre disposition un certain nombre de fonctionnalités vous permettant de réaliser des imports ou des exports de fichiers au format Texte ou Excel : Accès au menu «Outils» Exportation de la base : Liste des zones à transférer : Avant de réaliser un export des fichiers de données, ce programme vous permet de sélectionner la liste des rubriques que vous souhaitez exporter. Pour cela, chaque zone est identifiée par un «libellé» et un «numéro d identifiant» et l ensemble des zones sont séparées par des virgules : Sélection des zones à transférer lors de l exportation des données Remarque : Une liste est programmée par défaut. En cas de doute, il est fortement conseillé de la laisser telle quelle et de supprimer, après exportation, les colonnes inutiles.

125 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 125 / 142 Exportation de la base : Constitution du fichier : Une fois les rubriques sélectionnées, ce programme peut être utilisée pour constituer le fichier de données correspondant («Personnel», «Enfants», «Allocataires», «Prise en charge») : Exportation des données Une fois le fichier choisi, il ne vous reste plus qu à sélectionner le type de transfert : - «Tous les agents» : le fichier contient l ensemble des agents de la base de données ; - «Les agents uniquement en activité» : le fichier ne contient pas les agents qui ne sont plus en activité (c est à dire ceux dont le régime de rémunération est supérieur ou égal à «90»). L extraction pourra être récupérée au format «TEXTE» (dans un répertoire temporaire) ou directement sur «EXCEL». Choix du type de transfert Exemple : Exportation des données sous Excel

126 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 126 / 142 Importation de mouvements (fichier EXCEL) : Voir page 90 et suivantes la procédure d intégration des mouvements de paie depuis un fichier Excel. Suppression de mouvements importés : Voir page 94 la procédure de suppression des mouvements de paie importés depuis un fichier Excel. Réindexation d un ou de tous les fichiers : Ce programme est un programme de maintenance. A ce titre, il ne doit être lancé qu en cas de problème d accès aux fichiers. Pour réindexer un fichier, il vous suffit de le sélectionner dans la liste déroulante et de cliquer sur le bouton «Normale» (réindexation normale) ou «Compact.» (réindexation avec compactage) : Réindexation d un ou des fichiers de données Attention : L outil de réindexation vous permet de travailler directement sur les fichiers de la base de données. En cas de doute, n hésitez pas à contacter nos services! Le bouton «WDMAP» vous permet d accéder directement à la table de données correspondante : Utilisation du «WDMAP»

127 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 127 / 142 Création à vide d un fichier : Ce programme est également utilisé en tant que programme de maintenance. Il peut parfois être lancé après une mise à jour pour créer les fichiers nécessaires à la nouvelle version Transfert Accessible par le biais du bouton «Transfert» de la fenêtre principale, cette fonctionnalité permet le transfert de dossiers entre gestionnaires informatisés : Accès au menu «Transfert» En cas de mutation entre 2 gestionnaires gérés par la même T.G., ceux-ci peuvent se transmettre, sur un support informatique quelconque, les dossiers des agents concernés. En effet, dans ce cas, il ne s agit pas de prises en charge puisque la T.G. connaît déjà les agents. Dès lors, pour effectuer le transfert, il vous suffit de sélectionner l option appropriée («Transfert de dossiers») puis de cliquer sur le bouton «Valider». WIN-PAIE vous demande alors de choisir un répertoire de destination pour l enregistrement du fichier à transmettre : Choix du répertoire de destination

128 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 128 / 142 Une fois le répertoire choisi, reste à indiquer quels sont les dossiers à transférer. Ceci doit être fait en indiquant le nom des différents agents dans la zone «Nom de la personne» (cette saisie doit être réalisée agent après agent, WIN-PAIE vous demandant, après chaque dossier transféré, si vous souhaitez effectuer la même opération pour une autre personne) : Permet l importation d un fichier respectant le format «GEST» ou «PAYINDEM» (par exemple, les cartes «22» de chômage calculées par le logiciel «INDEM»). Choix du dossier à transférer L option «Récupération de dossiers» permettant de récupérer l ensemble des dossiers transférés, il ne vous restera plus qu à (éventuellement) modifier le code gestion (carte «00» à saisir en «Immédiat») puis à faire une carte «01» pour changer le code poste Agenda Accessible par le biais du bouton «Agenda» de la fenêtre principale, cette fonctionnalité peut être utilisée pour suivre et se rappeler les opérations à effectuer sur un mois de paie donné : Accès au menu «Agenda» Remarque : Une page de l agenda correspond à un mois de paie et chaque ligne représente une opération à effectuer. Lorsqu'une opération a été effectuée, il est nécessaire de rappeler cette ligne et de la solder (en saisissant un «S» dans la colonne «Solde»). En effet, les lignes non soldées à la clôture seront automatiquement reportées sur le mois suivant avec comme indication, dans la colonne «Origine», le mois auquel était prévue l'opération.

129 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 129 / Requêtes Hormis les diverses fonctionnalités découvertes précédemment, le bouton «Requêtes» de la fenêtre principale vous permet également d accéder à 2 requêtes spécifiques concernant «les ordres de reversement» et «l indemnité exceptionnelle 0489» : Accès au menu «Requêtes» Ordre de reversement : Le bouton «Ordre rever.» situé en base de la fenêtre des requêtes vous permet d éditer, si vous le souhaitez, la liste des agents susceptibles de faire l objet d un ordre de reversement (base SS négative ou égale à 0) : Edition des agents susceptibles de faire l objet d un ordre de reversement Indemnité exceptionnelle «0489» : Le transfert de la cotisation maladie vers la CSG au 1er janvier 1997 a généré pour certains agents une perte de rémunération (l assiette et le taux de cotisation n étant pas identiques). Cette perte de rémunération est compensée (pour les agents qui étaient en poste au 1er janvier 1997) par l indemnité exceptionnelle «0489». Un acompte est mis en place de manière automatique par les T.G. à compter de la paie de janvier, la régularisation étant calculée en paie de décembre. En cas de modification importante de la part des primes dans la rémunération, certains agents peuvent avoir à reverser des sommes indues importantes. Le bouton «IR 0489» vous permet ainsi, en cours d année, de vérifier si des lignes apparaissent avec des soldes négatifs. Il est alors possible, si ce solde est important, de moduler ou même de supprimer l acompte (par carte «05») afin d éviter la régularisation brutale au mois de décembre.

130 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 130 / 142 Edition du solde de l indemnité exceptionnelle «0489» Sont ainsi définis dans le rendu Excel : - «Base SS» : assiette de l ancienne cotisation maladie (Brut) ; - «Base CSG» : assiette de cotisation de la CSG (Brut + Primes) ; - «Base CSG 95 %» : 95% de la base CSG (5% étant exonérés de cotisation) ; - «Cotisation SS» : ancienne cotisation SS (Base SS * 6,05%) ; - «Cotisation CSG» : nouvelle cotisation CSG (Base CSG 95% * 5,1%) ; - «Perte nette» : différence entre la nouvelle et l ancienne cotisation ; - «Perte brute» : perte nette transformée en montant «brut» (division du montant net par 0,914 pour tenir compte des taux de CSG déductible et non déductible, du CRDS et de la contribution de solidarité, soit [5,1% + 2,4% + 0,5%] * 95% + 1% = 0,086) ; - «Acompte» : cumul des acomptes perçus ; - «Solde» : différence entre la perte brute et l acompte Annexes Accessible par le biais du bouton «Annexes» de la fenêtre principale, ce module regroupe un certain nombre de fonctionnalités annexes que vous pouvez utiliser épisodiquement : Accès au menu «Annexes» Modification d'un code INSEE : non concordance avec la T.G. : Si vous constatez, lors du chargement du retour T.G., que le code Insee ou le NPC d un agent a été modifié par la T.G., ce programme vous permet de modifier cet identifiant dans WIN-PAIE afin de vous mettre en concordance avec celle-ci (ceci ne génère pas de mouvement de paie!). Pour modifier le code Insee, il vous suffit d indiquer le nom de l agent concerné dans la zone «Nom, Prénom». Le progiciel vous affiche alors l Insee actuel dans la zone «Code Insee» ; il ne vous reste plus qu à saisir le nouvel Insee dans la zone «Nouveau code Insee» et à valider cette modification.

131 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 131 / 142 Modification du code Insee ou du NPC d un agent Remarque : Si cette modification a été effectuée suite à une erreur lors du retour T.G., n oubliez pas de procéder de nouveau à l intégration de votre retour T.G. une fois la mise en concordance effectuée! Edition des tables indiciaires : Ce programme peut être utilisé afin d éditer, pour chaque grade, l'échelonnement indiciaire et les durées d'échelons correspondantes (cette fonctionnalité est également disponible depuis la table des grades voir page 9 et suivantes la codification de la table des grades) : Edition de la table indiciaire

132 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 132 / 142 Edition d'un tableau de traitement : Ce programme permet d éditer un tableau de traitement faisant ressortir, par grade et par échelon, le montant des rémunérations. Ce tableau peut être édité, au choix, pour un grade ou pour l ensemble des grades : Edition d un tableau de traitement Modification automatique des points de la table indiciaire : Lors d une augmentation générale en nombre de points, ce programme permet de modifier la table indiciaire sans être obligé de calculer et de saisir manuellement les nouveaux indices pour chacun des grades. Pour effectuer cette modification automatique, il vous suffit ici de saisir les plages d augmentation («Indice de début» et «Indice de fin») et le «nombre de points» à ajouter : Modification automatique des points de la table indiciaire Dans l exemple ci-dessus, les indices compris entre «265» et «311» seront augmentés de 2 points, les indices compris entre «312» et «328» seront augmentés de 1 point et les indices supérieurs à «328» resteront inchangés.

133 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 133 / 142 Modification d'indices en automatique : Lors d'une réforme indiciaire, après avoir mis à jour la table indiciaire, ce programme permet de mettre à jour de manière interne les fiches des agents («Fiche Personnel»). Il peut être lancé de manière sélective pour un unique code grade ou pour l ensemble du personnel : Modification d indices en automatique Une fois la mise à jour effectuée, un listing des modifications effectuées sera automatiquement édité par WIN-PAIE.. Attention : Cette fonctionnalité ne crée pas les cartes correspondantes. Elle ne doit donc être utilisée que si la T.G. effectue la même modification de son côté! Suppression d'une indemnité ou retenue fixe (sur carte 05) pour chaque agent : Ce programme permet de supprimer, pour chaque agent, une même indemnité (ou retenue fixe) gérée par carte «05». Il vous suffit pour cela de saisir le code de l indemnité (ou retenue) correspondante puis de choisir de créer ou non les cartes «05» correspondantes (il n est pas nécessaire de créer les cartes «05» si la T.G. effectue la modification de son côté ). Cette fonctionnalité a par exemple été utilisée lorsque la carte «02» a remplacé la carte «05» pour la gestion de l IDA. Réédition d un listing de rejet : Toute liste de rejets peut être rééditée par le biais de ce programme. Ceci concerne aussi bien la clôture que les importations massives, le retour TG ou les mouvements de paie : Réédition des différents rejets

134 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 134 / 142 Exemple de listing de rejet : Edition d une liste de rejets Edition d un listing de rejets Transfert de dossiers entre gestionnaires informatisés : Ce programme permet le transfert de dossiers entre gestionnaires (cette fonctionnalité est également disponible depuis la fenêtre principale de l application voir page 127 le paragraphe consacré au transfert de dossiers). Mise à jour immédiate des cartes d un agent : De la même façon que le bouton «Immédiat» présent sur chacune des cartes, ce programme permet de mettre à jour le dossier d un agent, en saisissant son nom dans la zone «Nom de l agent», sans générer de mouvement à destination de la T.G. : Mise à jour immédiate des cartes d un agent Dans le cas présent, l ensemble des cartes créées pour cet agent sur le mois de paie seront transférées vers son dossier («Fiche Personnel») puis effacées du programme «modif cartes». Il s agit donc de mouvements exclusivement internes puisque WIN-PAIE se voit mis à jour sans que la T.G. ne reçoive les mouvements de paie correspondants. Agenda : Ce programme peut être utilisé pour suivre et se rappeler les opérations à effectuer sur un mois de paie donné (cette fonctionnalité est également disponible depuis la fenêtre principale de l application voir page 128 le paragraphe consacré à l utilisation de l agenda).

135 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 135 / 142 Intégration du fichier de la mutuelle (BASPAY provenant de la T.G.) : Les montants des cotisations à la mutuelle (gérée par carte «05») sont modifiés en début d année par la T.G. suite à un envoi généré directement par la mutuelle. La mise à jour des dossiers dans WIN-PAIE peut être effectuée par le biais de cartes «05» (mouvement à passer en «Immédiat») ou en récupérant auprès de la T.G. le fichier nommé «BASPAY». L intégration de ce dernier permet la mise à jour automatique des cartes «05» : Intégration du fichier «BASPAY» Edition du tableau des indemnités fixes : Ce programme permet l édition d un tableau regroupant les indemnités dont le montant est fixe : Edition du tableau des indemnités fixes Incidence financière de mouvements prévisionnels : Ce programme permet de simuler certains mouvements de paie (avancements d échelon, changements de temps partiel ou de taux de rémunération) afin d en calculer l incidence financière : Retour au 1 er enregistrement de la liste. Tableau des incidences financières Recherche d un nom dans la liste des mouvements saisis.

136 WIN-PAIE, Manuel utilisateur Page N 136 / 142 Ce tableau peut être utilisé, par exemple, pour prévoir le montant d un rappel rétroactif à budgétiser avant l envoi du mouvement à la T.G. ou pour calculer l incidence future du changement de situation d un agent. Il peut être édité sur 4 années et n interfère en rien avec la préparation de la paie qui peut être réalisée en parallèle. Edition du tableau prévisionnel : Une fois le tableau complété, le bouton «Imprime» permet de saisir les bornes de calcul du rappel et d imprimer un tableau prévisionnel : Edition de l incidence financière des mouvements prévisionnels Extraction du tableau prévisionnel vers Excel : Le résultat peut être obtenu directement sur Excel. Pour cela, veuillez avant toute chose cliquer sur la clef située à gauche du bouton «Excel» afin d ouvrir la maquette correspondante et d y paramétrer le taux des cotisations patronales : Paramétrage de la maquette Excel

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