Services comptables Visma. Laissez-nous gérer la comptabilité et les salaires de votre entreprise

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1 Services comptables Visma Laissez-nous gérer la comptabilité et les salaires de votre entreprise

2 Questions importantes avant la décision L externalisation est aujourd hui bien établie en ce qui concerne la comptabilité et la gestion des salaires. Cette tendance concerne les grandes comme les petites entreprises. Des centaines d utilisateurs et de décideurs nous ont expliqué au cours des années les éléments importants à considérer avant d externaliser les services financiers. Les questions que l on nous pose sont :» La priorité? Aurais-je des réponses aussi rapidement qu en demandant à Thérèse dans le couloir? Aurai-je la priorité? Quelle est leur éthique du résultat?» Des risques? Est-ce que je ne risque pas de remplacer un problème par un autre? Que se passe-t-il si mon consultant démissionne? Si le service est la responsabilité d un tiers, je serai prévenu encore plus tard que maintenant...» Un service plus efficace et moins cher grâce aux technologies de l information? Arrivent-ils à combiner le potentiel des technologies de l information et la pratique des services comptables? Notre comptabilité et notre gestion des salaires seront-elles améliorées? Plus agréables? Moins chères? Plus sûres? Quelles sont les possibilités d obtenir une meilleure vue d ensemble de la question grâce à différentes interfaces? Puis-je par exemple montrer des chiffres-clés à d autres collaborateurs?» Puis-je obtenir de l aide pour les analyses? Puis-je obtenir de mes collaborateurs de travailler à l autogestion? Comment garantissent-ils l accessibilité de leurs systèmes? Comment les mises à jour des versions sont-elles gérées? Une injection de compétence ou un nouveau «défi de communication»? S agit-il d une injection de nouvelles compétences ou d un problème supplémentaire? Comment savoir que je ne vais pas me retrouver avec un problème de plus sur mon bureau?»» S agit-il d un partenariat de compétences ou seulement d une gestion courante de la comptabilité et des salaires? Je sais par expérience que des questions délicates surviennent régulièrement ; devrai-je alors me tourner vers d autres spécialistes ou ont-ils des réponses à apporter aux questions juridiques, fiscales, de ressources humaines, etc.?» Une amélioration constante? Sont-ils orientés vers les processus? Leurs processus sont-ils structurés?» Sont-ils vraiment capables de gérer les problèmes au niveau scandinave? Est-ce que cela va marcher? N aurai-je affaire qu à une seule personne-ressource ou devrai-je gérer moi-même la Norvège, le Danemark, la Finlande?» Et si j ai besoin d une réponse rapidement? Comment réglons-nous cela? Peuvent-ils trouver une solution temporaire avant que leur solution externalisée soit en place? Qui sont-elles... ces personnes avec qui je vais travailler? Les affinités personnelles sont importantes pour que les choses marchent. Qui sont les personnes avec qui je vais travailler? Quelle est leur éthique de travail?

3 Informations : Solutions adaptées au client et à la branche d activité Autres solutions financières de Visma «Un partenaire comptable d expérience et fiable, le meilleur du marché.» Per-Åke Tronner, PREEM Nous avons adapté nos solutions à différentes branches d activité et à différentes formes d entreprise. Exemples de domaines dans lesquels nous avons une grande expérience : Chaînes Entreprises internationales avec filiales Copropriétés immobilières Entreprises à propriétaires exploitants Entreprises de services Groupes nordiques Industrie du spectacle (artistes, acteurs etc.) Entreprises d intérim Le fait que nous développions nous-mêmes les systèmes que nous utilisons dans nos services nous permet de vous proposer une solution plus flexible et plus adaptée à votre activité. Les services comptables sont le dénominateur commun principal au sein du groupe Visma. Nous pouvons proposer, au sein du groupe, des solutions pour les petites entreprises à propriétaire exploitant et pour les grandes entreprises cotées en bourse. Ceci permet à votre entreprise de croître avec Visma. Exemples d autres services et systèmes : Portails d achats et systèmes d achats Services de recouvrement Systèmes d affaires Systèmes comptables Système de gestion des factures Systèmes de facturation horaire Systèmes de gestion des données pour magasins Solutions de commerce en ligne

4 La différence des services comptables de Visma Toutes ces questions sont légitimes. L externalisation offre de grandes perspectives mais tend également quelques pièges qui doivent être évités. Notre concept a été élaboré pour pouvoir proposer une solution complète de services financiers dont la qualité est assurée pour les petites entreprises familiales comme pour les grandes sociétés cotées en bourse et à l activité internationale. La sécurité grâce au «trèfle à quatre feuilles» Lorsque vous utilisez nos services, vous êtes assurés du résultat grâce au «trèfle à quatre feuilles», notre méthode de travail dans laquelle votre personneressource s assoit à la même table que trois autres consultants. Les quatre personnes à cette table connaissent votre entreprise et peuvent intervenir en cas d événement imprévu. Par exemple, si votre personne-ressource est en train de déjeuner, un collègue répondra directement pour vous aider. Sûreté et priorité. Au cas où «votre» consultant venait à démissionner, vous pouvez être assuré que les compétences relatives à vos processus demeurent. Le meilleur des technologies de l information, la sécurité en plus Les technologies de l information sont à l heure actuelle une condition à l efficacité du service comptable d une société. Vue d ensemble grâce à des interfaces modernes. Possibilité d exporter les données pour vos propres analyses. Toutefois, les technologies de l information doivent toujours se baser sur les processus de gestion. Chez Visma, nous sommes d abord et avant tout des gestionnaires. De plus, nous faisons partie du groupe Visma, ce qui nous garantit des solutions informatiques de première qualité. Vous pouvez être sûrs de disposer des solutions les plus modernes avec des consultants choisis. Vous évitez également les lourds projets informatiques et la responsabilité de l exploitation des systèmes. Nous assurons l exploitation de nos systèmes dans nos locaux. Une solution réellement nordique Visma fournit des services d externalisation dans tous les pays nordiques, ce qui nous permet d élaborer plus rapidement des solutions nordiques. Notre portail de salaires en est un exemple. Notre solution nordique implique l assignation d une personne-ressource responsable de la coordination au niveau nordique et d un consultant local dans chaque pays, consultant responsable de la gestion courante, que ce soit en comptabilité ou dans la gestion des salaires. Un partenaire en compétences sur lequel compter De la comptabilité au droit, des salaires aux ressources humaines, nous savons que les questions sont nombreuses et que les réponses doivent arriver rapidement. Nous avons rapidement réalisé que ce sont les défis auxquels font face nos clients qui sont déterminants et nous avons donc élargi nos compétences dans les domaines afférents comme le droit et les ressources humaines par exemple. La culture du résultat de Visma Nous avons forgé au cours des années une culture du résultat dont nous sommes fiers. Il s agit de notre façon de voir ce que nous entreprenons et notre responsabilité globale dans la résolution de vos problèmes. Indépendance vis-à-vis des agences de révision comptable légale Nous nous concentrons sur la comptabilité, le conseil et les salaires. La révision comptable a été écartée consciemment. À la différence des agences de révision comptable, il n y a jamais de conflit d intérêts ou de situation de récusation et nous pouvons nous concentrer sur des solutions adaptées aux besoins de votre entreprise. Visma Services est membre de la Fédération suédoises des consultants en comptabilité (SRF). Nos employés sont représentants au sein de SRF.

5 Nos services Comptabilité Que l entreprise soit grande ou petite, que ce soit une société unipersonnelle ou une société par actions, nous sommes capables de gérer sa comptabilité. Entreprises à propriétaires exploitants Dans le cas des entreprises à propriétaires exploitants, nous gérons la comptabilité et la TVA courantes sur une base mensuelle et nous finissons l année par la présentation des documents comptables annuels et les déclarations. Durant l année, nous sommes disponibles pour le conseil touchant à l économie de l entreprise et du propriétaire. Il est bien évident que nous pouvons également être consultés en matière fiscale et juridique. Entreprises de plus grande taille Par l externalisation, nous prenons une responsabilité fonctionnelle pour tout ou partie de l administration comptable, selon les besoins de votre entreprise. Les solutions sont adaptées aux besoins de votre entreprise dans le cadre de nos systèmes et services. Pour les entreprises un peu plus grandes, nous gérons le plus souvent les paiements, les salaires, la comptabilité sur une base plus hebdomadaire ou quotidienne, selon les besoins. Nous gérons la présentation mensuelle des documents comptables et effectuons des analyses et des évaluations courantes de l activité, accomplissant ainsi les tâches qu un chef comptable remplit normalement dans les grands entreprises. Nous gérons toutes les procédures courantes depuis nos bureaux ou sur place chez le client selon les cas. Entreprises internationales Comptabilité internationale ou acteur global avec une activité en Suède? La réponse a pour nom International Services. Nous y rassemblons les compétences spécialisées dans les services internationaux de comptabilité. Le personnel du département International Services travaille uniquement pour des clients internationaux réclamant des réponses rapides et de hautes compétences dans le cadre de normes comptables comme les normes IFRS, US GAAP ou Sarbanes-Oxley Act (SOX). Des compétences étendues et approfondies provenant d entreprises grandes et petites Nos compétences dans l externalisation et les services comptables sont étendues et approfondies. Plus de 20 ans dans cette branche nous ont permis d acquérir une expérience qui peut être directement constatée dans les solutions proposées pour votre entreprise. Nos collaborateurs sont des expertscomptables et nous nous assurons que leurs connaissances concernant les règles et les normes de comptabilité les plus récentes sont à jour grâce à notre propre organisation de formation, Vismability. Une vision pragmatique des technologies de l information En ce qui concerne les technologies de l information, notre expérience est que le pratique et le professionnel vont souvent main dans la main. Nous travaillons dans le cadre d un système développé par Visma, système éprouvé et fortement répandu sur le marché. Même si nous travaillons avec nos systèmes, vous pouvez, en tant que client, accéder à certaines fonctions pour, par exemple, gérer la facturation et l enregistrement des factures des fournisseurs. Nous pouvons également travailler dans le cadre de votre système, sur place dans vos locaux ou via une connexion depuis nos bureaux. Les possibilités sont nombreuses et notre flexibilité est entière. L avantage de l utilisation de nos systèmes est que vous pouvez, en tant que client, accéder plus rapidement à des systèmes et procédures courantes modernes et efficaces. Nous proposons par exemple la gestion électronique des factures des fournisseurs avec scannage et rapports sur base Web grâce à la fonction drill-down. Gestion des salaires Gestion des salaires à distance accès par le Web Dans le cadre de ce service, nous devenons le service des salaires du client à distance. Nous gérons les salaires et les frais de déplacement, les retraites et également le personnel. Nous proposons ces services depuis l un de nos bureaux dans le pays ou depuis notre centre des salaires à Arlandastad. Pour faciliter l accès à nos systèmes, aux rapports et aux bulletins de salaire, nous avons créé une interface Web commune, le Portail des salaires Visma Services. Le Portail des salaires facilite la gestion pour les employés tout en offrant une solution de communication sûre pour les informations sensibles. Le Portail des salaires existe dans tous les pays nordiques, dans la langue nationale, en suédois ou en anglais. Des compétences étendues et approfondies en matière de salaires Notre solution automatique de gestion des salaires vous permet de passer un minimum de temps à cette dernière. Dans le même temps, vous avez accès à des compétences étendues et approfondies dans la gestion des salaires ainsi que dans les ressources humaines, le droit et les technologies de l information. Vous éliminez le risque de problèmes en cas de changement de personnel, de vacances ou de congés maladie. Une solution retraites efficace Grâce à un système séparé de gestion des assurances, nous proposons une gestion très efficace et cohérente des retraites avec une intervention manuelle minimale. Pas de surprise dans la gestion des retraites. Solution nordique Pour les entreprises représentées dans les pays nordiques, nous proposons une solution nordique. En tant que client nordique, il vous est assigné au sein de Visma une personne-ressource générale gérant vos affaires pour les pays nordiques. Un consultant local Visma est présent dans chaque pays pour la gestion quotidienne et les contacts courants avec les employés. Nous proposons la même solution dans tous les pays où cela est possible et des solutions adaptées localement lorsque cela est nécessaire. Intérim Rapidement auprès de vous Nous avons souvent constaté le besoin d intérim chez nos clients. Cela peut être le cas au lancement d un projet d externalisation ou lors de la mise en place d un système, afin de remédier à un manque temporaire de ressources. Cela peut également être le cas en cas de congé parental, de congé maladie longue durée, de croissance rapide ou d arrêt temporaire du travail. Intérim dans le service comptable Nous proposons un service d intérim couvrant les différents postes d un service comptable : chef comptable, contrôleur de gestion, comptable, assistant et administrateur des salaires. Nos consultants ont des compétences étendues et approfondies ainsi que des connaissances solides des systèmes afin de pouvoir rapidement s intégrer à votre entreprise et se rendre utiles en peu de temps. «Il est important de trouver une entreprise avec un savoirfaire, un bon niveau de service, une attitude aimable et avec qui le travail est efficace. Nous l avons trouvé en Visma et notre consultant salaires» Elisabeth Fransson, MTV Networks

6 Exemples de services fournis : Comptabilité courante Présentation de documents Gestion des salaires Services juridiques Gestion des comptes de fournisseurs Documents comptables mensuels Gestion des salaires Questions de droit des contrats et de Gestion électronique des factures Intrastat et comptabilité trimestrielle Salaires suédois droit du travail Gestion traditionnelle des factures Rapprochements à l échelle d un Salaires étrangers Conseil fiscal Paiements groupe Frais de déplacement et avances Contrats d association Gestion des comptes de clients Rapport de trésorerie Gestion de retraite Émission d actions nouvelles, Facturation Déclarations fiscales Gestion du personnel émissions d actions gratuites Surveillance Coordinateur nordique Fusions, liquidations Rappels et réclamations Documents comptables an- Modifications du conseil Suivi des liquidités nuels Intérim d administration Rapprochements et analyses Documents comptables Chefs comptables Budget et prévisions Comptabilité à l échelle du groupe Contrôleurs de gestion Élaboration des données budgétaires Rapports annuels Comptables Registre des actifs immobilisés Déclaration de société Assistants Autres tâches de comptabilité Administrateurs des salaires visma.se/outsourcing Nos bureaux : Stockholm (siège) Falun Uppsala InfraCity Göteborg Malmö