QuadraCLIENT version 1.28 Enrichissement de la Gestion des documents

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1 QuadraCLIENT version 1.28 Enrichissement de la Gestion des documents La gestion des documents de la fiche client a été enrichie et la liaison entre QuadraClient et QuadraBureautique est optimisée : Tous les moyens de production des documents, y compris les modules QuadraBureautique sont regroupés et directement accessibles sur la barre d'outils QuadraClient, La fiche client peut comporter des chapitres "personnalisés" créés librement par l'utilisateur, Tous les chapitres Documents peuvent recevoir des documents issus des modules QuadraBureautique, Les chapitres QuadraBureautique Excel et QuadraBureautique Word sont supprimés et le classement par nature QuadraBureautique qui se superposait au classement par chapitre disparaît. Pour permettre aux utilisateurs des modules QuadraBureautique d'intégrer les documents QuadraBureautique existants aux chapitres de la fiche client, QuadraClient 1.28 est livré avec 2 outils de reprise. Ils sont décrits dans la documentation technique "Reprise des documents QuadraBureautique". Le premier outil traite les documents QuadraBureautique gérés en liaison avec Quadraclient (sur option depuis septembre 2000). Il se lance automatiquement après l'installation de la mise à jour des programmes lorsque l'on accède à un chapitre document de la fiche client. Le deuxième outil traite les documents gérés sans liaison. Il se lance sur demande (programme utilitaire QmajDoc dans \quadra\pgm32\). Les chapitres Documents de la fiche client Les chapitres destinés à recevoir des documents sont repérables par l icône : Un sous-chapitre Documents est disponible dans les chapitres suivants : Contexte EXPERT Généralités Eléments de facturation Fiscal Juridique Social Intervenants Informatique Documents ( ) Analyse client Contexte PME ou PROPRETE Généralités Eléments de facturation Documents ( ) Le chapitre "Documents" contient les sous-chapitres : "Documents divers" : Il est destiné à recevoir les documents qui trouvent pas leur place dans les autres chapitres ; "Tous" : Il permet d'afficher tous les documents quel que soit leur chapitre de classement ; Les chapitres personnalisés : Il s agit de chapitres supplémentaires créés librement dans QuadraParamétrage (menu Chapitres personnalisés ). QuadraCLIENT version 1.28 Enrichissement des Fonctions GED 1/1

2 Paramétrage de QuadraBureautique La liaison entre QuadraClient et QuadraBureautique reste optionnelle. Pour que les documents créés dans QuadraBureautique Word et Excel soient gérés sur la fiche client, il faut donc activer l'option correspondante dans les paramètres des modules QuadraBureautique. Pour cela, dans chaque module QuadraBureautique. Afficher la grille des paramètres en tapant <F2> sur la zone "Code client" Rejoindre l'onglet "Format des fichiers" Cocher la case "Activer la gestion des documents avec QuadraClient". Lorsque l'option est active, les documents peuvent être créés à partir des logiciels Word ou Excel ou à partir de la fiche. Dans tous les cas, à la sauvegarde du document, l'écran supplémentaire "Propriétés du document" de Quadraclient est affiché. Il permet de renseigner le chapitre de classement, l'auteur, la date, différents qualifiants et type de contenus Le document est stocké dans le répertoire des documents de QuadraClient et les chemins d'accès renseignés dans les paramètres des modules QuadraBureautique sont ignorés. Si la liaison n'est pas activée, Il reste possible de créer un document bureautique à partir de QuadraClient mais le document ne sera pas accessible à partir de la fiche client. La gestion initiale des documents QuadraBureautique est conservée (localisation des documents selon le paramétrage de QuadraBureautique effectué à l'onglet "Chemins d'accès, rubrique "Chemin d accès aux documents clients". Enrichissement de la barre d outils de QuadraClient La barre d outils de QuadraClient a été enrichie des boutons suivants. Chaque bouton ouvre la fenêtre d'ajout de document : le premier sans option présélectionnée, le deuxième avec l'option "Création d un nouveau document de type RTF", le troisième avec l'option Quadra-Bureautique Word, le quatrième avec Quadra-Bureautique Excel. La fenêtre "Ajout de document" comporte 2 onglets. Sur l'onglet "Document", on choisit l origine du document : "Sélectionner un fichier existant", "Scanner un document" ou "Créer un nouveau document" de type RTF ou de type Word ou Excel produit ou non à l'aide des modules QuadraBureautique. Sur l'onglet "Propriétés", on renseigne son chapitre de classement et différentes caractéristiques qui pourront être utilisées comme critères de tri ou de recherche. L'onglet "Propriétés" est automatiquement affiché à la confirmation de l'ajout d'un document. QuadraCLIENT version 1.28 Enrichissement des Fonctions GED 2/2

3 Ajout de document : Sélectionner un fichier existant Ce choix permet de sélectionner un fichier présent sur le système quelle que soit son extension. Si le fichier n'a pas à être conservé à son emplacement d'origine, choisir l option "Déplacer". Sinon, choisir l option "Copier". Ajout de document : Scanner un document Ce choix suppose que le poste de travail est équipé d'un scanner à la norme Twain. Avant de lancer la numérisation, il est possible de choisir la résolution (entre 100 et 600 pixels) et le type de numérisation ou en Noir & Blanc couleurs (selon le document à scanner). Une fois la numérisation terminée, l image réduite apparaît à l écran. En cliquant sur le bouton correspondant, il est possible de la visualiser en plein écran avec un logiciel de gestion d images (tel que Paint ou Internet explorer). Le bouton <Sélectionner la source> sert à choisir le pilote Twain s'il en existe plusieurs sur le poste. Si le scanner n est pas détecté, le bouton <Scanner> reste inactif et le bouton <Rechercher> permet de relancer la recherche du scanner. Ajout de document : Créer un nouveau document Document RTF Cette option permet de créer un document simple avec possibilité de mettre en forme le texte (sélection de la police, couleur, alignement ). Après avoir cliqué sur le bouton <Créer le document>, on obtient la fenêtre de création de document apparaît. Il reste à taper le texte et à cliquer sur le bouton <Enregistrer>. QuadraCLIENT version 1.28 Enrichissement des Fonctions GED 3/3

4 Document QuadraBureautique Word Pour créer un document à partir d une maquette réalisée au préalable sous Word avec QuadraBureautique, choisir les options "Document Word" et "Sommaire QuadraBureautique". L'arborescence par nature des maquettes disponibles dans QuadraBureautique est affichée. En cliquant sur une nature, on ouvre le sommaire des maquettes. Après avoir sélectionné la maquette voulue, cliquer sur le bouton <Créer le document>. Remarques : Si la liaison QuadraClient et QuadraBureautique n'est pas active, le document peut être créé mais il ne sera pas géré sur la fiche client (Cf. plus haut, paramétrage de QuadraBureautique). Si l'utilisateur ne dispose pas de la licence d'utilisation du module QuadraBureautique Word, le sommaire des maquettes n'est pas affiché et l'option reste inactive. Document vierge Word Pour créer un document de type Word sans maquette, choisir les options "Document Word" et "Document vierge". Cliquer sur le bouton <Créer le document> pour lancer Word. A noter que les options de QuadraBureautique sont indisponibles même si le module est installé. Document QuadraBureautique Excel Pour créer un document à partir d une maquette réalisée au préalable sous Excel avec QuadraBureautique Excel, choisir les options "Tableau Excel" et "Sommaire QuadraBureautique". Le principe d'utilisation est le même que pour QuadraBureautique Word. Document vierge Excel Pour créer un document de type Excel sans maquette, choisir les options "Tableau Excel" et "Document vierge". Cliquer sur le bouton <Créer le document> pour lancer Excel. A noter que les options de QuadraBureautique sont indisponibles même si le module est installé. QuadraCLIENT version 1.28 Enrichissement des Fonctions GED 4/4

5 Propriétés du document Une fois le document créé, les propriétés du documents sont à renseigner. Le chapitre de classement peut être sélectionné parmi les chapitres marqués de l icône suivante : Pour un document de type QuadraBureautique Word ou Excel, les propriétés sont à renseigner dans Word ou Excel au moment de la sauvegarde. Modification d un document Tout document ajouté apparaît dans la liste des documents du client dans chapitre choisi. Il est alors possible d'en modifier les propriétés en cliquant sur son nom avec le bouton droit de la souris ou à l'aide du bouton <Propriétés> du menu. Les propriétés incluent le chapitre de classement ; Un document peut donc être déplacé d'un chapitre à un autre. Tout document peut aussi être envoyé en tant que pièce jointe d un (avec la licence du module Gestion des à partir des produits Quadratus). QuadraCLIENT version 1.28 Enrichissement des Fonctions GED 5/5

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