COMMUNE D AVENCHES. Législature Préavis municipal n 117 au Conseil communal

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1 COMMUNE D AVENCHES Municipalité Législature Préavis municipal n 117 au Conseil communal «Mise en place d un système de gestion électronique des documents au sein de l administration communale» Approuvé en séance de Municipalité le 24 août

2 Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers, 1. Préambule La commune d Avenches connaît depuis quelques années un fort développement démographique et économique. Notre commune compte actuellement plus de 4'000 habitants. De grand village, Avenches s est transformée en petite ville et centre local de services. Afin de s adapter à ces évolutions, la Municipalité élue pour la législature a décidé de professionnaliser son fonctionnement et celui de son administration communale avec comme objectif de tendre vers l excellence et ceci, toujours en plaçant les citoyens au centre de ses préoccupations. Le projet de mise en place d une Gestion électronique des documents (GED) s inscrit dans cette démarche de professionnalisation. 2. Objet du préavis Le présent préavis a pour but de solliciter du Conseil communal un crédit pour financer l acquisition du matériel et des logiciels, ainsi que la mise en oeuvre d une GED au sein de l administration communale dans le but de créer, d organiser, de gérer, de distribuer et d archiver les informations et les documents sous forme électronique. Procédure suivie Avec l augmentation du volume des informations, la commune d Avenches souhaite gérer plus efficacement le classement des documents de l administration et garder la maîtrise du suivi des affaires. L augmentation des temps de traitement, les risques de perte de documents, la multiplication des copies sont autant d éléments qui peuvent avoir un impact sur la qualité des prestations et donc sur l image de l administration et l efficacité de ses services. La commune d Avenches a donc entamé une réforme de sa gestion documentaire. Dans un premier temps, elle a adopté un nouveau plan de classement unique pour les documents papier et électroniques, ainsi que pour les archives. Dans un deuxième temps, la Municipalité a lancé un projet visant à doter l administration communale d un logiciel de gestion électronique des documents. Comme mentionné dans la communication municipale n 229 lue lors du Conseil communal du 2 octobre 2014, la Municipalité a mandaté une entreprise spécialisée pour l'aider à définir ses besoins, à concevoir un appel d'offres et à choisir la solution la mieux adaptée à ses besoins. La Municipalité a constitué un groupe de travail pour effectuer le cahier des charges et évaluer les solutions proposées. Il était formé de participants issus de plusieurs services et avait pour mission de spécifier les besoins, de valider le cahier des charges, d assister aux présentations des soumissionnaires, d évaluer les offres et de proposer à la Municipalité la solution la mieux adaptée pour la commune d Avenches. Fonctionnement actuel Les services communaux sont en général dotés de solutions informatiques métiers spécifiques et disposent d une grande autonomie pour gérer et classer leurs documents bureautiques. Un plan de classement (utilisé principalement pour les documents papier) a été introduit dans l administration communale dès janvier Ce plan de classement est basé sur le plan comptable du plan de classement des Archives cantonales vaudoises. L utilisation de ce plan de classement par tous les services de la commune pour les documents électroniques est en cours. 2

3 Le traitement du courrier entrant est décentralisé et géré dans les différents services. Le courrier concernant la Municipalité est numérisé. Les Municipaux sont munis de tablettes (ipad) et peuvent d ores et déjà consulter les documents discutés en séance via l application XpertMeeting. La commune d Avenches a confié un mandat à une archiviste professionnelle pour mettre à jour les archives papier de la commune (préavis n 35 de la législature ). Objectifs La commune d Avenches a décidé de lancer un projet GED pour favoriser la gestion dématérialisée des processus administratifs et la collaboration interservices. L objectif principal de la commune d Avenches est de sélectionner et mettre en place une solution GED qui : Facilite la distribution, le classement et la recherche des documents, et permette un accès simple à l information; Permette de gérer de manière électronique des processus administratifs tels que la validation des factures et le suivi des affaires. L introduction d une GED à Avenches a comme objectifs principaux les améliorations suivantes : Classement, recherche et partage de documents plus aisé; Suppression des redondances de documents; Gain de temps dans la recherche de documents; Sécurité d accès aux documents; Diminution d utilisation du papier (photocopies, impressions); Gestion électronique de la validation des factures; Introduction d alertes et de délais, suivi de dossiers traités par plusieurs personnes; Accès aux documents et workflows à distance (y compris depuis des tablettes); Liens automatiques entre les documents et les bases de données métiers de la commune; Gestion des droits d accès aux documents. Implémentation A terme la GED doit être accessible par tous les services communaux ainsi que par l ensemble des collaborateurs équipés de matériel informatique et par les 7 membres de la Municipalité. Tous les documents entrant, circulant et sortant de l administration communale sont concernés par la GED. Les documents doivent pouvoir être accessibles à distance, y compris sur des appareils mobiles. Pour donner les meilleures chances de succès au projet, la commune d Avenches a décidé d équiper ses différents services, dès 2016, par phases successives, en débutant par un projet pilote représentatif. Phase 1 - Projet pilote Contrôle des habitants. Ce projet consiste à améliorer le classement et la recherche de documents. Le projet pilote consistera également à lier la GED au logiciel Citizen (module contrôle des habitants édité par T2i). A terme, les dossiers des habitants devront être numérisés et migrés dans la GED (habitants actifs); Phase 2 Les autres services de la commune. Cette phase consiste à étendre l utilisation de la GED à tous les services communaux, y compris les liens avec Citizen (module financier édité par T2i), et XpertMeeting (module gestion des séances de Municipalité édité par T2i); Phase 3 Introduction des workflow. Lors de cette troisième phase, le workflow de validation des factures fournisseurs sera mis en opération. Des workflows simples de gestion des délais et suivi d affaires seront également mis en oeuvre. 3

4 Choix de la solution GED Le groupe de travail a rédigé un cahier des charges envoyé à cinq fournisseurs de solutions GED sur le principe d une procédure de marché public sur invitation. Ce cahier des charges contenait les principales exigences suivantes : Fonctions GED : Classement des documents selon le plan de classement commun de la commune; Accès à distance au logiciel solution web existante; Application à disposition pour les périphériques mobiles (ipad); Connecteurs avec des logiciels tiers possibles (Xpert.Meeting, Citizen, Microsoft Access, Autocad, MapFisch); Interopérabilité avec MS-Office; Gestion de multiples types de documents : MS-Office, mails, plans, photos, films, sons, dwg, dxf, sans limitation de taille par exemple pour les plans; Numérisation et intégration dans la GED possible depuis n importe quelle photocopieuse dotée d un système de numérisation; Publication de documents sur le site internet de la commune. Fonctions Workflow : Automatisation du workflow d approbation des factures fournisseurs; Système de délais et d alertes associé à des documents (suivi des affaires); Accès à distance aux workflows solution web existante; Actions possibles depuis des périphériques mobiles (ipad, etc.). Gestion des droits d accès : Droits d accès faciles à attribuer et à modifier; Garantie de confidentialité pour les documents sensibles. Formation : Logiciel simple, convivial, intuitif et utilisable par tout le monde; Formation légère pour les utilisateurs finaux. Documentation : Documentation fournie en français; Aide en ligne claire et disponible en français. Exigences techniques : Solution pouvant fonctionner en mode terminal serveur (suite à la migration informatique en hébergement à distance en mai 2015). Les critères d adjudication suivants ont été définis afin de départager les candidats : Adéquation aux besoins fonctionnels et techniques; Coût des licences du logiciel GED et des prestations d implantation; Coûts annuels de maintenance; Compétence du prestataire pour accompagner le projet d implantation de la GED; Nombre et valeur des références en Suisse; Qualité de l offre (respect du plan de réponse, documentation, maintenance et support). Décision d adjudication Les cinq fournisseurs contactés ont fournis une offre dans les délais. Après leur analyse, le groupe de travail a décidé de retenir trois entreprises pour une démonstration au cours de laquelle la solution a été présentée. 4

5 Après évaluation des différentes solutions, le groupe de travail a proposé à la Municipalité de retenir la solution proposée par le Groupe T2i, le fournisseur informatique actuel de la commune. Ce groupe a proposé la solution présentant le meilleur rapport qualité-prix. Cette offre présentait notamment les avantages suivants : Offre bien décrite et détaillée par phases, très claire, très complète; Partenaires de la commune d Avenches. Excellente connaissance du contexte communal; Bonne intégration des outils métier de la commune (même éditeur); Coût annuel modeste (dû au fait que les données de la commune d Avenches sont déjà hébergées chez ce fournisseur); Maîtrise du produit (éditeur de la solution en même temps qu intégrateur); Actifs dans le domaine de la GED depuis plus de 25 ans; Expérience de la GED dans les administrations communales. Références de communes de dimension comparable (expériences décrites en détail dans l offre); Démonstration claire et convaincante au groupe de travail. La Municipalité a avalisé le choix du groupe de travail. Le mandat de l installation d une GED sera donc confié au Groupe T2i, sous réserve de l octroi du crédit nécessaire par le Conseil communal. La mise en place de la GED sera gérée à l interne par une Cheffe de projet nommée pour cette mission. Le bureau spécialisé mandaté pour nous accompagner lors de l appel d offre sera présent en soutien, en cas de besoin. Comme ce bureau a suivi de nombreuses implémentations de GED, il dispensera un séminaire d une journée à la Cheffe de projet et au Secrétaire municipal sur les étapes indispensables à respecter, les pièges à éviter, etc. pour la réussite d un tel projet. 3. Incidences financières Le coût total d installation de la GED retenue est de Fr. 89'000.-, y compris le coût annuel récurant de la première année d exploitation et l achat de deux scanners spécifiques qui seront acquis en cas de besoin. Ce coût peut être détaillé de la manière suivante : Fr. 31'000.- Solution GED (logiciel, licences); Fr Prestations (installation, paramétrage, conseil et gestion de projets, formation, déplacements); Fr. 11'000.- Coûts annuels (maintenance, support, mises à jour); Fr. 4'000.- Achat de deux scanners en cas de besoin. La Municipalité souhaite ajouter un montant de Fr. 6'000.- pour le coût du séminaire ainsi que les divers et imprévus (environ 7% des coûts 2016) pour porter le montant de ce préavis à Fr. 95' L endettement de la commune au 31 juillet 2015 se monte à Fr. 13'493' En tenant compte des dépenses et des recettes d investissements à venir (préavis votés), l endettement de la commune se monte à Fr. 17'645' alors que le plafond autorisé est de Fr. 32'500' La Municipalité propose un amortissement en 5 ans pour cette dépense liée à l informatique communal. Après sa mise en service, ce projet augmentera les frais d exploitation de la commune de Fr. 11'000.- par année pour la maintenance, le support et les mises à jour. Ce montant sera inscrit au budget dès

6 4. Conclusions En conclusion, la Municipalité prie le Conseil communal de bien vouloir voter les résolutions suivantes : Le Conseil communal d Avenches, Vu le préavis municipal n 117 de la législature , Ouï le rapport des commissions désignées pour l étude de cet objet, Considérant que cet objet a été porté à l ordre du jour, décide 1) D autoriser la Municipalité à se doter d une GED pour un montant de Fr. 95'000.- ; 2) D octroyer à la Municipalité un crédit extrabudgétaire de Fr. 95'000.- destiné à réaliser ce projet; 3) D autoriser la Municipalité à emprunter cette somme; 4) D autoriser la Municipalité à amortir cette dépense en 5 ans, à raison de Fr par année, à porter au budget dès 2017; 5) D autoriser la Municipalité à faire tout ce qui sera utile et nécessaire à la finalisation de ce projet. Veuillez agréer, Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers communaux, nos salutations distinguées. AU NOM DE LA MUNICIPALITE Le Syndic : Le Secrétaire : Daniel TROLLIET Lionel CONUS Municipaux délégués : M. Daniel Trolliet, Syndic M. Yves Nicolier, dicastères des finances 6

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