Automatisation robotisation et circuit du médicament Comment définir ses besoins?

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1 Automatisation robotisation et circuit du médicament Comment définir ses besoins? Alain CHEVALLIER Ghbl Hôpital Broca, Paris Automatisation, robotisation : pré-requis, organisation, évaluation - Journée APHIF du 6 Avril 2011

2 L automatisation des tâches pharmaceutiques est en plein essor depuis 4 à 5 ans à la fois en officine et en milieu hospitalier Quelles en sont les raisons? Pourquoi automatiser et avec quoi automatiser? Automatisation, robotisation : pré-requis, organisation, évaluation - APHIF le 6 Avril 2011

3 Raisons économiques et/ou conjoncturelles Pénurie de personnel Diminuer les coûts en personnel Raisons sécuritaires et/ou jurisprudence Mise en place de DJIN ou DDN Améliorer la fiabilité d exécution Rapports d enquête ou d inspections après accidents Raisons techniques Matériel disponible performant Prix de l offre commerciale diminués Automatisation, robotisation : pré-requis, organisation, évaluation - APHIF le 6 Avril 2011

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6 Comment cibler sa démarche d automatisation Faut il se focaliser que sur ce qui est le plus à l origine de iatrogénie? Y a-t-il un ordre logique ou une hiérarchie de besoins?

7 AMELIORATION DE LA QUALITE 1 optimiser les approvisionnements des services de soins et la gestion 2 Informatiser les prescriptions la validation pharmaceutique la dispensation des médicaments 3 Mise à disposition des médicaments sous formes unitaires et dispensation individuelle nominative DJIN 4 Gérer le dossier de soin patient dans sa globalité et enregistrement de la traçabilité de dispensation 5 Prévenir les erreurs d'administration des médicaments et améliorer l'enregistrement de la traçabilité d administration

8 Critères pour cibler sa démarche d automatisation Type d établissement : MCO, SLD, SSR, Psychiatrie, UCSA, Prescriptions: Etude des flux, nombre, répartition dans le temps informatisation : planification /établissement, secteurs, temps Stabilité dans le temps des prescriptions : Ratio P initiales / P de routine Délais : délai d exécution + délai de transport Distribution ou dispensation Profil des médicaments utilisés catégories, formes pharmaceutiques Profil de gestion des médicaments ou des DMI

9 Flux des prescriptions Les prescriptions peuvent être instables dans le temps. soit suite aux interventions des prescripteurs (P initiales et routine) soit par le biais de prescriptions conditionnelles L infirmière est celle qui est informée en premier de ces changements elle doit pouvoir adapter en permanence l administration des médicaments en toute connaissance de cause. (informations) Le caractère instable dans le temps des prescriptions est un élément très déterminant dans le choix d une solution automatisée. Il pourra guider les choix d organisation et même faire réfuter un type d organisation.

10 Informatisation des prescriptions C est la condition préalable et indispensable à toute solution centralisée manuelle ou automatisée Le choix d une solution décentralisée ex armoires sécurisées permet de différer cette informatisation dans le temps Mais ne permet pas une réelle dispensation

11 Stabilité dans le temps des prescriptions : Le choix d une solution centralisée impose des délais d exécution et de transport de plusieurs heures Souvent compatibles avec les P de routine Souvent incompatibles avec les P initiales Les armoires sécurisées permettent, elles, de délivrer des médicaments ou des DMI sans délai Cf blocs, réas et urgences

12 Exemple d étude préalable Analyse des flux de prescriptions et de médicaments Type d établissement : gériatrique de 563 lits Prescriptions par jour 180 à 160 N ordonnances par jour 63 % avant 13 h % avant 16h % soir nuits et WE Nb d unités par jour : 10,3 / j / patient (plages horaires) Prescription initiales 6% Délai poss de préparation < 1h Prescriptions de routine 67% >5h Prescription modifiées 27% 1 < t <5 Soit # unités à préparer en 6 h soit cadence de # unités / h Le WE prévoir de doubler temps ou. le nombre de machines!

13 Profils types d hôpitaux et formes pharmaceutiques HOPITAUX de GERIATRIE PSYCHIATRIE PRISONS 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 82,0% 7,0% FORMES ORALES SÈCHES INJECTABLES 5,0% FORMES ORALES LIQUIDES 6,0% TOPIQUES HOPITAUX de PATIENTS AIGU et/ ou SPECIALISES 90% 80% 70% 60% 50% 40% 48,0% 33,0% 30% 20% 4,0% 10% 6,7% 0% FORMES ORALES SÈCHES INJECTABLES FORMES ORALES LIQUIDES TOPIQUES

14 Profils types de services et formes pharmaceutiques Type 1 : Médecine Générale Type 2 : Réanimation médicale F.O.S. INJ Massifs Autres 0 F.O.S. INJ Massifs Autres Type 4 : cancérologie Type 3 : Bloc opératoire F.O.S. INJ Massifs Autres F.O.S. INJ Massifs Autres

15 Flux quantitatifs des formes orales sèches Distribution selon la loi de Pareto

16 Etude des flux de médicaments (étude sur 9 mois et sur 430 lits ) Nombre de références administrées Statistique sur 9 mois Nombre d'unités Nombre d'unités cumulées à préparer sur 1 journée % du total Nombre d'unités à préparer sur 1 Week end Nombre d'unités cumulées Nombre d'unités Nombre d'unités cumulées ,4% 284, , ,3% 44, , ,0% 18, , ,6% 9, , ,1% 2, , < ,0% < ,0% TOTAL La mesure quantitative des flux permet de vérifier la faisabilité Cf cadences et/ ou nombre de machines

17 Automates de préparation individuelle préparation de formes orales sèches SYGIPH - EURAF Mac KESSON AMERISOURCE BERGEN TALLYST Ex de sachet monoprise Cassette ou canister Hyupshin JVMEDI

18 Automates de préparation individuelle préparation de formes orales sèches ROBOTIKDOSE TOSHO

19 formes orales sèches à administrer en 24 h pour une unité de soins de 35 lits Le choix d une présentation peut conditionner le mode de contrôle Et les coûts indirects

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21 Etude des flux de médicaments Automates de cueillette Robots ARX ROWA WESTPHALIA Plages horaires de chargement et de prélèvement

22 Etude des flux de médicaments Robots ARX ROWA Les Systèmes Combinés : «la Fusion entre un Robot et un Automate»

23 Etude des flux de médicaments Les solutions décentralisées ex armoires sécurisées sont consommatrices de temps pour les prescriptions classiques temps infirmier : ex picking pour unité entière temps préparateur pour approvisionnements et pour réagencements Elles permettent de gagner du temps pour toutes les délivrances devant être tracées pour le règlement des litiges ex stupéfiants

24 Le marché actuel Pyxis Omnicell Supplypoint

25 Armoires sécurisées informatisées Systèmes modulaires Tiroirs matriciels Tiroirs dédiés

26 Armoires sécurisées informatisées Plusieurs niveaux de sécurisation des tiroirs permettent de stocker aussi bien des gros volumes d usage courant que des stupéfiants Armoire Omnicell Tiroir sécurisé (stupéfiants)

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28 Code à barre Code datamatrix

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30 Conclusion La définition des besoins en matière d automatisation ne peut se faire sans une analyse fine qualitative et quantitative des flux d informations et des flux de médicaments Les délais de production et /ou de transport des médicaments peuvent amener à faire ou renoncer à des choix technologiques Il est nécessaire de vérifier la faisabilité d une solution et aussi de prévoir des solutions en mode dégradé vraisemblables en cas de défaillance des équipements