REFONTE DU SITE INTERNET

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1 Commune de Lannilis REFONTE DU SITE INTERNET CAHIER DES CHARGES Maitrise d ouvrage : Commune de LANNILIS - Mairie 19 rue de la Mairie Lannilis Tél

2 SOMMAIRE Sommaire... 2 Objet du cahier des charges et présentation générale du projet... 3 Présentation de la commune... 3 Contexte... 3 Objectifs... 3 Public visé... 4 Mise en œuvre et délais de réalisation du projet... 4 Qualification des besoins et des prestations à réaliser... 4 Conception de la charte graphique... 4 Ergonomie et portabilité des contenus... 4 Hébergement et référencement... 5 Nom de domaine... 5 Installation de la solution technique, formation et transfert de compétences... 5 Maintenance, assistance et garantie, suivi et évaluation... 5 Respect des obligations légales d information et de déclaration... 5 Contenu du site internet... 5 Propriété... 5 Organisation et édition de contenu... 5 Modules spécifiques... 6 Déroulement de la prestation et contrôle - calendrier... 6 ANNEXES

3 Objet du cahier des charges et présentation générale du projet Le présent cahier des charges a pour objet la création d un nouveau site internet pour la Commune de Lannilis. Présentation de la Commune Située dans le Finistère, la Commune de Lannilis compte habitants et s étend sur 23.5 Km². Lannilis est une commune dynamique qui compte de nombreuses associations et entreprises. Elle gère de nombreux équipements et services publics (mairie, écoles, maison de l enfance, restauration scolaire, CCAS, salles polyvalentes et de sport, école de musique, bibliothèque ) Les services municipaux sont les suivants : administratifs (accueil, état-civil, action sociale, élections, urbanisme, finances, ressources humaines, administration générale), police municipale, techniques (bâtiments, voirie, espaces verts, eau et assainissement), scolaires (restauration, garderie), culturels (bibliothèque), d animation enfance et jeunesse, d accueil petite enfance Contexte Coordonnées : Commune de Lannilis Mairie - 19 rue de la Mairie LANNILIS Tel : Fax : Mail : Le site internet actuel de la commune a été réalisé il y a quelques années ( Il est jugé assez complet mais manquant d interactivité et trop statique. Il ne répond plus aux attentes d une présence sur le web. Aujourd hui, au vu du développement et de l évolution de l utilisation d internet, la municipalité de Lannilis souhaite donc créer un nouveau site plus dynamique et interactif et à la mise à jour simplifiée. Objectifs Ce nouveau site devra répondre aux 7 objectifs fixés par la commune : 1. Adapter le site internet aux attentes de la population en termes de services Une enquête a été réalisée auprès des usagers et le recueil de leurs souhaits est en annexe. 2. Faciliter l accessibilité et la navigation sur le site L ergonomie du site devra être claire et intuitive afin de permettre aux internautes de se repérer et de trouver facilement les informations recherchées. 3. Simplifier les démarches administratives Les usagers devront trouver sur le site des informations sur les démarches administratives, voire pour certaines d entre elles les effectuer en ligne (ex : demande acte de naissance ). 4. Promouvoir le territoire communal et ses ressources Il s agit de présenter les richesses de la commune, tant sur le plan historique, patrimonial qu associatif et économique. 5. Rendre le site accessible à tous les publics Sensible à l accessibilité de l information par tous, y compris les personnes en situation de handicap, la commune souhaite que son site internet réponde aux normes W3C. 3

4 6. Simplifier la gestion du site internet et développer sa réactivité Un système de gestion de contenu (CMS) devra permettre à la commune de faire vivre le site : mise à jour, création et ajout de rubriques et de pages. 7. Respecter la charte «Ya d ar brezhoneg» Public visé La commune a signé une charte avec l Ofis ar brezhoneg selon laquelle la langue bretonne doit être valorisée. Dans ce cadre une version bretonne du site internet est souhaitée avec un basculement possible entre les différentes langues (français, anglais, allemand) sur les pages des rubriques suivantes (cf. arborescence en annexe) : - La commune, - Culture, - Contacts, Ainsi que les pages suivantes : - commerces / artisans et entreprises / services de santé de la rubrique Services et vie économique - Ecoles et collèges / Maison de l Enfance de la rubrique Enfance jeunesse Les publics principalement visés par le site Internet sont, par ordre d importance : Les habitants de la commune Les associations (cf. plannings et calendriers ) Les acteurs économiques (annonces des marchés publics ) Les personnes ou sociétés en recherche d implantation Les visiteurs (de passage ou touristes) Les personnes soucieuses de suivre l actualité de Lannilis Mise en œuvre et délais de réalisation du projet La conception du site devra se faire entre juillet et décembre 2011 pour une mise en ligne officielle en janvier La commission municipale Communication suivra les travaux de conception du site internet. L équipe projet sera l interlocuteur du prestataire. A ce titre les référents sont : - Philippe MANAC H, Adjoint au Maire à la Communication - Annie GOURVENNEC, Directrice Générale Adjointe des Services Qualification des besoins et des prestations à réaliser Conception de la charte graphique Le prestataire devra créer une charte graphique pour le site en se basant sur : Un graphisme sobre et élégant Des visuels : photographies (paysages / personnes / éléments patrimoniaux /activités économiques...) Des animations visuelles : effet zoom sur le module «actualités» Ergonomie et portabilité des contenus L ergonomie est un point important, elle doit permettre à l internaute de trouver facilement l information recherchée, être intuitive. Par conséquent, le site ne devra pas comporter plus de 3 niveaux. 4

5 Le programme retenu pour la réalisation du site devra garantir un fonctionnement optimisé quelque soient les environnements d exécution (matériel et système d exploitation). Hébergement et référencement La solution d hébergement proposée devra présenter des garanties (lieux et nombre de sauvegardes). La capacité de stockage du site proposée par le prestataire devra tenir compte des caractéristiques du site souhaité et des mises à jour régulières qui seront réalisées par les personnels municipaux. Le suivi de l abonnement auprès de l hébergeur sera réalisé par la commune. En matière de référencement, la commune souhaite avoir un accès et une possibilité de modification des noms des pages afin de les personnaliser. Il est préférable que la commune puisse avoir accès aux codes sources. Nom de domaine L adresse du nouveau site Internet sera : La réservation annuelle du nom de domaine sera à la charge de la Communauté des Communes du Pays des Abers. Le webmaster devra fournir à celle-ci tous les éléments nécessaires à ce renouvellement. Installation de la solution technique, formation et transfert de compétences Une fois le site mis en ligne, le prestataire devra venir installer ou présenter l interface de mise à jour du site et former 3 personnes sur site qui auront en charge l actualisation des données et les relations, voire la modération des informations, avec les professionnels et les associations et 2 élus minimum (facturation distincte). Les formations auront lieu en mairie de Lannilis. Le nombre de sessions de formation nécessaire sera proposé par le prestataire. Maintenance, assistance et garantie, suivi et évaluation Le prestataire proposera un service de maintenance et d assistance à disposition de la municipalité en cas de problème sur le site internet. Des garanties seront également demandées en termes de compétences des personnes en charge du dossier, de satisfaction clients et d expériences. Le prestataire proposera un outil de traitement et d édition des statistiques de fréquentation du site internet Respect des obligations légales d information et de déclaration Le prestataire s engage à réaliser toutes les démarches de déclaration obligatoire et à mentionner les obligations légales sur le site internet. Contenu du site internet Propriété Le contenu du site internet est la propriété de la Commune de Lannilis. Organisation et édition de contenu Une arborescence a été élaborée (voir document en annexe). Elle pourra être complétée et/ou modifiée par des ajouts proposés par le prestataire ; ajouts qui devront être validés par la commune avant leur prise en compte. 5

6 La Commune de Lannilis s engage à fournir les textes et visuels (bruts sans mise en forme) correspondant à chaque page ainsi que les adresses des liens lorsque nécessaires. Le webmaster se chargera de la mise en forme des éléments : textes et association des visuels. Les textes, les visuels, plans, formulaires, tableaux et graphiques, soit l ensemble des documents, seront fournis sous formats numériques. Des solutions simples devront être imaginées pour pouvoir mettre en ligne de courtes vidéos facilement visionnables par le public. L outil de gestion (et l interface de saisie) des contenus devra être facile à prendre en main pour les personnels de la commune chargés de la mise à jour du site Internet et permettre une publication immédiate des informations répondant à la charte graphique du site. Modules spécifiques La création de deux annuaires avec mise à jour sur la base d un tableau sous format numérique. des associations avec une présentation type (nom, coordonnées, objet ) des acteurs économiques de la commune (raison sociale, activité, adresse, coordonnées ) Un calendrier des manifestations avec suppression automatique des manifestations passées. Ce calendrier présentera des données «figées» (date, lieu, horaires, tarifs et description, organisateur ) La gestion de réservation de 3 salles (Yves Nicolas, Lapoutroie, Mille Club). Le planning d occupation des salles de sports (3 salles omnisports, 1 dojo, 1 salle de gymnastique, 1 salle de tennis). Le remplissage en ligne de formulaire de demande pour : actes d état civil Le téléchargement de formulaires (hors démarches en ligne) : liens vers services-public.fr pour les formulaires administratifs, d urbanisme, etc. Le prestataire devra proposer une (des) solution(s) pour que les liens vers les sites extérieurs restent à jour. une dizaine de formulaires spécifiques mairie. Un module d actualités en page d accueil (effet zoom au passage de la souris). Un plan interactif de la commune. Déroulement de la prestation et contrôle - calendrier La réalisation de la prestation se fera selon 3 phases. Chaque phase devra être validée par la commune avant l engagement de la phase suivante. Phase 1 - Phase de conception détaillée Phase 2 - Phase de réalisation Phase 3 - Phase de déploiement, de formation des personnels et des élus et transfert de compétences 6

7 ANNEXES 1. Arborescence du nouveau site Internet 2. Synthèse des enquêtes associations et services administratifs 7

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