Présentation du programme d informations pour les médecins (PIP) Boostez votre activité en 4 étapes

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1 Présentation du programme d informations pour les médecins (PIP) Boostez votre activité en 4 étapes

2 Bienvenue dans le programme d informations pour les médecins (PIP) L objectif de Phonak est d aider les audioprothésistes tels que vous à entrer en contact avec les médecins en leur fournissant des informations précieuses et utiles à propos de la perte auditive. Un médecin conseille fréquemment de nombreux spécialistes à ses patients. Il veut être certain de les envoyer chez un partenaire digne de confiance qui l aidera à prendre soin de ses patients. Un spécialiste comme vous! La construction d une relation solide requiert de l organisation et des efforts et apportera de nombreux avantages aux patients, au médecin et à vous-même. Phonak va vous accompagner au cours de ce voyage en vous fournissant la boîte à outils PIP. Cette dernière comprend un certain nombre de documents, présentations, infos clés pour vous aider à entrer en contact avec les médecins. La boîte à outils PIP est disponible en téléchargement. Les documents peuvent être personnalisés en fonction de vos besoins et ils vous procurent tout le contenu nécessaire pour communiquer efficacement, tout en vous laissant le temps de vous occuper de vos clients. De nouveaux outils seront ajoutés régulièrement à la boîte à outils PIP. Vous pouvez consulter la Matrice PIP, qui regroupe tous les outils disponibles et les publics auxquels ils sont destinés. 1 Kochkin S. BHI physician found to increase use of hearing healthcare. The Hearing Journal. August 2004; 57(8). 2

3 De nombreux patients ne reçoivent pas de recommandation de la part de leur médecin pour consulter un audioprothésiste, et perdent un temps précieux jusqu à leur appareillage. À l inverse, les patients qui profitent d une recommandation de la part de leur médecin, ont 5 fois plus de chance d obtenir une aide auditive. 1 Le programme PIP est donc une campagne de sensibilisation extrêmement utile pour les médecins qui souhaitent que les pertes auditives de leurs patients soient prises en charge. Voici les 4 étapes qui feront de vous un partenaire de confiance pour les médecins: 1. Connaître les médecins (rassemblez des données, définissez des objectifs, etc.) 2. Entrer en contact avec les médecins (premier contact) 3. Première rencontre (vendez-vous) 4. Devenir un partenaire de confiance (devenir un partenaire privilégié) n Remarque : restez toujours dans les limites de la loi de votre pays. Conseil : quoi que vous fassiez pour devenir un partenaire de confiance, assurez-vous que vous restez VOUS-MÊME! 1 Kochkin S. BHI physician found to increase use of hearing healthcare. The Hearing Journal. August 2004; 57(8). 3

4 Étape 1 : Connaître les médecins Établissez une liste de 15 médecins généralistes et de médecins ORL de votre région, avec lesquels vous souhaitez entrer en contact. Il se peut que vous les connaissiez déjà, ou qu il s agisse de médecins que vous n avez jamais rencontrés. Vous trouverez leurs coordonnées sur Internet ou dans les annuaires locaux. N oubliez pas vos patients. Ils peuvent être une excellente source d informations. De même, votre propre médecin généraliste peut vous présenter à ses confrères. n Remarque : demandez à vos clients l autorisation d entrer en contact avec leur médecin par le biais d un consentement écrit. (Un exemple du formulaire de consentement est disponible sur le site Web PIP) Conseil : contactez le médecin des pensionnaires de la maison de retraite locale. Une fois que vous avez établi cette liste, démarrez une simple base de données afin de collecter des informations sur les médecins. Informations de base : nom, clinique/cabinet, adresse, , téléphone, nom de l équipe, types de patients, dernière visite/contact Informations complémentaires : loisirs, situation maritale, enfants, date de naissance, type de voiture favorite, équipe de sport favorite, contexte culturel, aime/n aime pas 4

5 Étape 2 : Entrer en contact avec les médecins (premier contact) Les médecins sont des personnes très occupées. Ils reçoivent de nombreux courriers qui peuvent rapidement finir à la corbeille, sans même avoir été ouverts. Le meilleur moyen d entrer en contact avec les médecins est d envoyer une lettre dans laquelle vous vous présentez, et annoncez votre intention de le recontacter et de lui fournir davantage d informations. Relancez-le par téléphone environ une semaine plus tard. Cela lui laisse le temps d assimiler et de devenir réceptif à votre courrier. Votre premier courrier doit au moins contenir les informations suivantes (vous trouverez un modèle dans l outil «Lettre de présentation» sur le site PIP) : - Référence aux patients communs (le cas échéant) - Une brève présentation des problèmes auditifs et des risques pour les patients s ils ne reçoivent pas le traitement adéquat (aides auditives) - Expliquez pourquoi vous être le partenaire idéal pour lui : décrivez vos services - Proposez de le rencontrer dans un futur proche pour mettre le processus en route - Annoncez votre appel de relance 5 Si vous êtes une personne spontanée, vous pouvez vous arrêter au cabinet du médecin et discuter avec son équipe (voire avec le médecin lui-même). Lors de votre appel téléphonique/visite de relance, faites référence à votre courrier et planifiez une visite de présentation. Créez une base de données où vous compilerez tous vos appels et toutes vos visites, les résultats et les étapes suivantes. n Remarque : les médecins généralistes et les médecins ORL n ont pas les mêmes besoins. Prenez ceci en compte lorsque vous rédigez votre courrier. Conseil : devenez ami avec l équipe du médecin. Ils sont les gardiens. Ils décident de qui aura le droit de discuter avec le médecin, quelle lettre sera lue ou non.

6 Étape 3 : Première rencontre Vendez-vous! Mais concentrez-vous davantage sur les informations que sur le discours commercial. Souvenez-vous que les médecins n ont pas beaucoup de temps à vous consacrer. N intercalez pas votre rencontre entre deux consultations patient ou vous ne réussirez pas à capter l attention du médecin. Organisez votre rencontre avant ou après les heures de travail. Ou encore mieux, organisez un déjeuner. Demandez combien de personnes vont participer et apportez à boire et à manger. C est un investissement rentable. Ne soyez pas timide! Annoncez-leur que vous souhaitez fournir à leurs patients qui en ont besoin, des traitements auditifs. Demandez ouvertement des recommandations. Présentez-vous comme un partenaire digne de confiance ayant des objectifs similaires aux leurs, et présentez en détails votre travail et les services que vous fournissez. Phonak a créé un modèle de présentation PowerPoint (sur le site PIP) que vous pouvez personnaliser et adapter à chaque médecin que vous rencontrez. Soyez aussi concis que possible et réservez du temps pour les éventuelles questions. Souvenez-vous que les 6 recommandations proviennent souvent de l équipe du médecin. L équipe peut également distribuer vos brochures et cartes de visite aux patients potentiels. Déposez de la documentation à mettre à disposition des patients dans la salle d attente (documents PIP et votre propre documentation). Invitez les participants à cette première rencontre à une deuxième réunion dans vos locaux. Présentez vos bureaux au médecin et à son équipe, et montrez-leur la manière dont vous prendrez en charge leurs patients. Présentez-leur le matériel qui peut leur être inconnu : vous l utilisez tous les jours, mais pour eux c est totalement nouveau. Impliquez-les! n Remarque : restez simple et concis! Conseil : posez-leur des questions sur leur travail, donnez une dimension personnelle à votre rencontre. Demandez-leur s ils ont des antécédents de problèmes auditifs dans leur famille.

7 Étape 4 : Devenir un partenaire de confiance /V1.00/ /CHRO Phonak AG Tous droits réservés/page 7/7 À cette étape, vous avez reçu vos premières recommandations. Félicitations! Assurez-vous de rester en contact avec le médecin : fournissezlui les informations dont il a besoin pour suivre ses patients. Phonak a rédigé des phrases standard (voir «Rapport d évaluation») pour vous aider à créer votre propre courrier de retour au médecin. Envoyez un courrier au médecin dès que vous voyez l un de ses patients. Ainsi, le médecin saura qu il fait partie de votre équipe professionnelle. Remarque : obtenez le consentement écrit de votre patient pour partager ses données audiologiques avec son médecin. Phonak met régulièrement à jour la boîte à outils PIP, et vous fournit de nouveaux documents qui vous permettront de rester en contact avec les médecins généralistes, les ORL et leurs patients. 7 Autres manières de devenir partenaire privilégié : Offrez un test d audiologie gratuit aux membres de l équipe et à leurs familles. Formation de l équipe : une valeur ajoutée pour les médecins qui approfondit votre relation avec son équipe. Rapports annuels. Passez au cabinet de temps en temps pour dire bonjour et prendre des nouvelles. Organisez une journée ou une demi-journée de dépistage au cabinet du médecin. Vous pourrez effectuer des tests sur les patients intéressés. Informez les patients sur les systèmes de compensation disponibles (en fonction du pays dans lequel vous vous trouvez). Rédigez des articles dans les journaux locaux. n Remarque : conservez votre base de données à jour. Conseil : faites en sorte que l on se souvienne de vous! Personnalisez vos outils et vos courriers en ajoutant de la couleur, en étant original.