VILLE D'YVERDON-LES-BAINS MUNICIPALITE

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1 VILLE D'YVERDON-LES-BAINS MUNICIPALITE MW Préavis no 1 18 janvier 1999 RAPPORT AU CONSEIL COMMUNAL D'YVERDON-LES-BAINS concernant une demande de crédit de fr. 474'000.- pour financer l'évolution des applications informatiques de l'administration communale; la réponse à la motion de Monsieur le Conseiller communal Yves Richard du 10 décembre 1998 demandant la mise en place d'un schéma directeur visant à une meilleure utilisation des installations informatiques communales, notamment dans le domaine du système d'information du territoire. Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers, 1. INTRODUCTION Dans sa séance du 3 septembre 1992, votre Conseil a décidé l'octroi d'un crédit d investissement de fr. 1'480'000.- pour l installation d un nouveau système informatique communal. La dépense a été soldée le à fr. 1'160' (arrondi). Dans le même temps, votre Conseil a autorisé la Municipalité à créer et à adhérer à l'association G2I (préavis no 14/92). L'association G2I est un groupement informatique intercommunal dont le but est d'installer des applications informatiques développées par la société OFISA Informatique en collaboration avec un certain nombre de communes. Ces applications informatiques ont été mises en service dès 1993 à Yverdon-les-Bains et dans les autres communes membres de l'association G2I, notamment Chavannesprès-Renens, Corseaux, Montreux, Ollon, Prilly, Pully, Saint-Sulpice et Savigny. Dans le domaine de l'administration scolaire, l'équipement date de juin 1988 avec l'octroi d'un crédit de fr. 133' Depuis 1986, le nombre de classes d'enfantine à la 4e année est passé de 57 à 97, ce qui a conduit à la division du primaire en deux établissements distincts comptant chacun environ 900 élèves. Une application informatique baptisée "LAGAPES" pour logiciel d'aide à la Gestion Administrative et Pédagogique des Etablissements Scolaires est fournie gratuitement par le Département

2 - 2 - de la Formation et de la Jeunesse. Elle nécessite des machines performantes et un réseau rapide. L investissement sera totalement amorti à la fin de l'année Evolution du système informatique communal L'évolution du système informatique de notre commune doit continuer dans le sens d'un système d'information global et cohérent, intégrant la gestion administrative, la gestion infographique, la bureautique et la communication. Cette évolution progressive doit tenir compte des critères de base suivants : Evolution technologique Chacun le sait, l'évolution technologique dans le domaine informatique est extrêmement rapide, tant au niveau du logiciel que du matériel. Le logiciel devient toujours plus performant et convivial; en contrepartie, il demande toujours plus de ressources matérielles (processeurs, mémoires, disques, réseau). Simplification du système pour les utilisateurs La généralisation de l'utilisation du système informatique communal nécessite une simplification de son accès. Les utilisateurs, toujours plus nombreux, doivent disposer d'outils faciles à utiliser, permettant la consultation et la mise en forme de toutes les informations dont ils peuvent avoir besoin. La communication entre les utilisateurs du système doit aussi être facilitée. L'interface utilisateur Windows apporte ce confort d'utilisation. Sauvegarde des investissements Dans la mesure du possible, le système devra évoluer en préservant les importants investissements de base consentis à ce jour, à savoir : les données, le réseau, les licences de logiciel, les applications et la formation. Généralisation de la bureautique Il s'agit d'installer un système bureautique global avec un seul logiciel de traitement de texte et un seul logiciel de tableur, un système de messagerie électronique accessible, à terme, à tous les collaborateurs de la commune (en principe Microsoft). On intensifiera la formation et la standardisation pour augmenter et optimaliser l'utilisation des logiciels. Unification des données Pour des raisons historiques, certaines informations fondamentales sont enregistrées plusieurs fois dans divers fichiers de notre administration. Cette situation devra être

3 - 3 - corrigée de façon qu'une référence-adresse ne soit enregistrée qu'une seule fois, dans un seul fichier et qu'elle soit la seule utilisée par tous les services de la commune. Idem pour les rues, bâtiments, débiteurs, etc.. Evolution vers l'environnement-utilisateur Windows Les applications actuelles sont progressivement adaptées à l'interface graphique Windows. Une première étape est en cours de réalisation aux Services industriels. Passage de l'an 2000 Le système d'exploitation ULTRIX du serveur central actuel ne permet pas de passer l'an 2000, d'où la nécessité d'une mise à jour en Objet de la demande de crédit La présente demande de crédit est destinée au financement de l'évolution des applications informatiques de l'administration communale dans le sens décrit au chapitre 2 ci-dessus. Les services communaux suivants sont concernés : Service des travaux et de l'environnement Service de l'urbanisme et des bâtiments Ressources humaines Greffe municipal Service des finances Contrôle des habitants Police municipale Etablissements scolaires primaire et secondaires Services industriels (stock, régies). Le crédit demandé sera affecté aux investissements suivants : Cadastre administratif Informatisation du cadastre administratif communal par transfert automatique des données du Registre foncier d'yverdon-les-bains. La facturation éventuelle des données fournies par le Registre foncier et le coût de la saisie des informations complémentaires ne sont pas compris dans la présente demande de crédit. Applications communales

4 - 4 - Transfert de toutes les applications G2I utilisées actuellement dans leur nouvelle version en mode "client-serveur" sous Windows. Ces nouvelles versions seront acquises sans frais, dans le cadre du contrat de maintenance avec Ofisa Informatique. Remplacement du serveur central de type UNIX (installé en 1993) par un nouveau serveur de type NT. Frais d'assistance à l'installation du nouveau serveur. Installation des programmes et des paramètres sur le serveur et sur les postes périphériques. Reprise automatique des données avec unification des adresses. Ce poste comprend le transfert des données de l'ancien vers le nouveau serveur ainsi que le délicat travail de réunification des fichiers, aujourd'hui distincts, relatifs aux mêmes objets tels que "rues contrôle des habitants" / "rues SI" et "débiteurs CTG" / "débiteurs SI". Formation des utilisateurs sur les nouvelles applications et assistance à la mise en production, avec les temps prévus suivants : - Adresses, comptabilité générale, budget, facturation, débiteurs, créanciers, salaires : 9 jours - Contrôle des habitants, registre civique, gestion des chiens et des entreprises : 4 jours - Amendes : 3 jours - Stock SI : 3 jours Postes "clients" Remplacement des 32 postes de travail «non intelligents» par des PC. Remplacement des anciens PC qui n ont pas la puissance suffisante pour supporter les nouvelles versions de logiciel. Bureautique Achat de nouvelles licences MS-Office standard 97. Extension du réseau Installation de câbles optiques, de câbles coaxials et de prises dans les bureaux pour les nouveaux PC, de câbles coaxials, de prises et de serveurs pour imprimantes.

5 - 5 - Cadastre graphique Achat de plusieurs PC pour la consultation des données cadastrales. Administration scolaire des établissements primaires Installation d'un réseau Ethernet relié par le câble optique existant au réseau informatique communal. Remplacement des anciens PC qui n'offrent pas la puissance suffisante pour permettre l'utilisation des nouvelles versions des logiciels. Installation Réseau L'installation du réseau "Ethernet" (réseau interne d'échange de données) dans les locaux sera confiée aux électriciens des SI. Postes de travail L'installation et la configuration des postes de travail seront confiées aux informaticiens des SI, après formation sur Windows NT et avec l'assistance d'ofisa Informatique. Logiciel G2I L'installation des applications G2I et la formation des utilisateurs seront confiées à Ofisa Informatique. Logiciel bureautique L'installation des applications de bureautique sera confiée aux informaticiens des SI, après leur formation sur Office serveur et avec l'assistance de la société Ofisa Informatique. Maintenance Le matériel est garanti 3 ans sur site pour le serveur et 1 an sur site pour les PC. Après la garantie, la maintenance sera assurée par les SI (sauf pour le serveur). La maintenance du logiciel bureautique est assurée par les SI (nouvelles versions). La maintenance du logiciel G2I est assurée par Ofisa Informatique; le contrat couvre l'évolution vers les nouvelles versions. Economie sur le coût de la maintenance

6 - 6 - L'évolution des applications informatiques, telle qu'exposée ci-dessus, permettra d'économiser les frais de maintenance du serveur de l'administration DEC ULTRIX, qui s'élèvent actuellement à fr. 28' par année. * * * *

7 Coût et financement Matériel Serveur central de données fr. 45' postes de travail 107' imprimantes de haute capacité 20' Connectique, réseau et pose des prises 18' Logiciel Cadastre graphique Bureautique, licences Services Chargement des données du cadastre administratif Installation et paramétrage du nouveau système Reprise des données Formation des utilisateurs Assistance pour l'installation Divers et imprévus Ecoles Câblage Ethernet Poste serveur Postes clients, y compris les logiciels Equipements partagés Sous-total 25' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' TVA et arrondi 33' Total TTC fr. 474' ========= Ce devis a été établi sur la base des coûts moyens que nous connaissons ou que nous avons déterminés après consultation d'entreprises spécialisées. Les charges annuelles d'exploitation seront de fr. 114'000.--; elles comprendront les frais d'intérêts variables du capital investi, estimés à fr. 10'700.--, les amortissements, fr. 94'800.--, et les frais d'entretien estimés à fr. 8' Un montant de fr. 450' est inscrit au plan des investissements pour cette dépense. Elle sera amortie en 5 ans au plus et imputée dans le compte no 950'6202 "informatique 98". * * * * 5. Réponse à la motion de Monsieur le Conseiller communal Yves Richard du 10 décembre 1998 demandant la mise en place

8 - 8 - d'un schéma directeur visant à une meilleure utilisation des installations informatiques communales, notamment dans le domaine du système d'information du territoire. Une copie de la motion est jointe au présent préavis, pour mémoire. Les réponses de la Municipalité aux 4 demandes de la motion sont les suivantes : 1. Effectuer un état des besoins en matière d'acquisition, de gestion et de diffusion des données géographiques et administratives sur le territoire communal. Réponse : Pour donner suite à cette demande, la Municipalité charge les responsables de l'informatique communale de demander à tous les services de l'administration d'annoncer leurs besoins en la matière. Par ailleurs, un groupe de travail interne, mandaté par le Comité de pilotage, a étudié les besoins en question dans le courant de l'été Son rapport conclut que la base de données est le cadastre cantonal et que les services techniques communaux (services industriels, service des travaux et de l'environnement, service de l'urbanisme et des bâtiments et police) doivent y ajouter progressivement leurs renseignements spécifiques. C'est à l'évidence un travail de longue haleine. S'agissant de la diffusion des données, Il faudra encore définir un lieu, de préférence à l'hôtel de Ville, où les personnes en quête d'informations pourront être renseignées ou orientées vers le fonctionnaire à même de répondre à des questions précises. 2. Favoriser la communication des informations et données entre les services communaux. Réponse : Le crédit d'investissement demandé par le présent préavis est destiné à financer une évolution des applications informatiques de notre administration (la gestion infographique et administrative, la bureautique et la communication). 3. Faciliter les échanges et la diffusion des données avec les autres partenaires (entreprises, architectes et ingénieurs, propriétaires, etc.). Réponse : Nous recevons depuis des années des données graphiques d'architectes, géomètres, etc., que nous incorporons dans notre base de données cadastrales. Les données cadastrales sont la propriété du SCIT (Service du Cadastre et de l'information sur le Territoire); leur diffusion par la commune est interdite à l'extérieur

9 - 9 - des services communaux. (article 11, al. 2, de la loi du sur le registre foncier). 4.1 Induire la mise en commun entre les services communaux des ressources matérielles, financières et des compétences. Réponse : Avec l'installation en 1993 d'un nouveau système informatique communal, un de nos objectifs a été et continue d'être la mise en commun des ressources et des compétences des communes membres du groupement informatique intercommunal. Un même échange est activé dans notre administration par la Commission de coordination informatique "2C2i" qui fonctionne depuis le début de Cet échange se concrétise entre autres par le partage des ressources suivantes : - Les serveurs de données sont utilisés par tous les services communaux. - L'imprimante grand format est à la disposition de tous les services communaux qui en font la demande. - Le collaborateur des services industriels qui s'occupe de l'installation et de la maintenance du matériel informatique est aussi occupé par les autres services communaux. 4.2 Un tel schéma directeur doit définir une stratégie globale fixant notamment : a) les données prioritaires à fournir, b) des solutions techniques et organisationnelles, c) les phases de réalisation, d) un plan d'investissement, e) le rôle des organes communaux compétents, tels que la Commission de coordination informatique par exemple. Réponse : S'agissant du système d'information du territoire : a) Les données du cadastre graphique ne sont pas encore disponibles auprès du SCIT et les données du cadastre administratif ne sont pas encore disponibles auprès du RF (Registre foncier). Dans les deux cas, la mise à disposition des données est prévue pour février b) Les solutions techniques et organisationnelles demandées pourront être réalisées grâce au crédit de fr. 612' accordé par votre Conseil le 4 septembre 1997 pour le remplacement et l'extension des installations informatiques des services industriels (préavis no 7/97), soit : matériel, logiciel et licences pour une station au service des travaux et de l'environnement et une station au service de l'urbanisme et des bâtiments.

10 Dans ce dernier cas, 3 postes de travail sont déjà équipés d'un logiciel de dessin technique. Les données du cadastre disponibles aux services industriels sont converties et transférées dans la base de données du service de l'urbanisme et des bâtiment. c) Le service de l'urbanisme et des bâtiments utilise déjà les données issues de la base de données cadastrales des services industriels. Dès réception des données du SCIT, le matériel supplémentaire, prévu pour le service de l'urbanisme et des bâtiments et pour le service des travaux et de l'environnement, sera mis en place. Les personnes utilisant le logiciel APIC recevront une formation. d) Le plan d'investissement demandé existe; il est réactualisé au fur et à mesure que les nouveaux besoins sont connus. Votre Conseil en a pris connaissance par le préavis no 7/97 demandant un crédit de fr. 612' pour le remplacement et l'extension des installations informatiques des services industriels (accordé par votre Conseil le 4 septembre 1997) et par le présent préavis. e) Le rôle de la Commission de coordination informatique interne est clairement fixé (définir les objectifs prioritaires pour l'année en cours, évaluer les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs fixés, établir les plannings de réalisation); il a été exposé à tous les chefs de service ainsi qu'aux autres fonctionnaires concernés dans une séance d'information le 25 mai * * * * Vu ce qui précède, nous avons l'honneur de vous proposer, Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers, de prendre la décision suivante : LE CONSEIL COMMUNAL D'YVERDON-LES-BAINS sur proposition de la Municipalité, entendu le rapport de sa Commission, et considérant que cet objet a été régulièrement porté à l'ordre du jour, décide : Article 1.- : La Municipalité est autorisée à mettre en oeuvre le programme défini pour l'évolution des applications informatiques de l'administration communale; Article 2.- : Un crédit d'investissement de fr. 474'000.- lui est accordé à cet effet; Article 3.- : La dépense sera amortie en 5 ans au plus et imputée dans le compte no 950'6202 "informatique 98";

11 Article 4.- : Il est pris acte de la réponse à la motion de Monsieur le Conseiller communal Yves Richard du 10 décembre 1998 demandant la mise en place d'un schéma directeur visant à une meilleure utilisation des installations informatiques communales, notamment dans le domaine du système d'information du territoire. AU NOM DE LA MUNICIPALITE Le Syndic : Le Secrétaire : O. Kernen J. Mermod Annexe : une copie de la motion de Monsieur le Conseiller Yves Richard, du 10 décembre 1998 Déléguée de la Municipalité : Mme Christiane Layaz, Municipale

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