C. Berge-Bouchara 1, F. Lemetayer 1, N. Maugère 1, C. Airiau 1, P. Bourrel 2

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Bernadette Briand
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1 C. Berge-Bouchara 1, F. Lemetayer 1, N. Maugère 1, C. Airiau 1, P. Bourrel 2 1 : Pharmacie, CHOLET, France 2 : Direction Qualité - Gestion des risques Centre Hospitalier de CHOLET- 1, rue MARENGO CHOLET 1

2 1) Contexte et démarche projet institutionnel Origines du projet : Projet institutionnel à la demande du Directeur général Monsieur VOLLOT initié en Octobre 2015 Pour répondre à : Engagement pour la certification HAS v2014 Du Compte qualité (janvier 2015), Remarque de la certification des comptes 2016 Commissaires Aux Comptes (octobre 2015), Contrat de Bon Usage, Arrêté du 6 avril 2011 Projet collaboratif entre les services de soins et la pharmacie Objectifs du projet : Conformité avec la règlementation : sécurisation, identification Ergonomie Harmonisation Eviter le sur-stockage Contrainte financière : à moyen constant Constitution et pilotage du groupe de travail COMASTOCK Création des outils et procédure 2 Communication : COMEDIMS, CHSCT, CSIRMT, IDE, cadres des services de soins, pharmacie

3 1) Contexte et démarche projet institutionnel : groupe de travail COMASTOCK Sponsor : M Vollot, le Directeur Général Mme Airiau, Chef de service Pharmacie Pilotes : Mme Berge-Bouchara, Pharmacien Mme Maugère puis Mme Lemetayer, cadre de la Pharmacie Facilitateur : M Bourrel, le Directeur des Soins Infirmiers 3 Service de soins : Cadres de santé, un représentant / pôle Pharmacie : Un Préparateur en Pharmacie Hospitalière référent Direction des affaires économiques et logistiques (DAEL) Direction des activités de maintenance d ingénierie et de la sécurité (DAMIS)

4 Quoi? 2) Méthode En appliquant une méthode inspirée du Lean management : Développée par Toyota et adaptée par l Institut Technologique du Massachussetts en 90.

4 4 Quoi? 2) Méthode En appliquant une méthode inspirée du Lean management : Développée par Toyota et adaptée par l Institut Technologique du Massachussetts en 90. = Consiste à optimiser la valeur pour le client/patient tout en minimisant les gaspillages/pertes et en recherchant l excellence opérationnelle à travers l amélioration continue. -> Management participatif, management visuel, flux tiré, double dotation, Méthode des 5S : Trier / Ranger / Nettoyer / Standardiser / Respecter Qui? Cadre du service de soins IDE référent pharmacie Préparateur en Pharmacie Hospitalière référent du service de soins Chef de service / Médecins interlocuteurs Pilotes du projet Où? Dans le service de soins Sur quoi? Champ d application : médicaments (armoire mobile = simple dotation), solutés, antiseptiques, produits froids, nutrition

5 Comment? 2) Méthode S 1 Révision de la dotation 2 Etat des lieux des zones de stockage sur plan et visite 3 Information / formation des équipes : Présentation du projet au cadre et IDE référent, puis à l ensemble de l équipe du service de soins Formation aux commandes sur Pharma (jour et nuit) 4 Mis en place : Retrait du sur-stock / système plein-vide = double dotation / management visuel / sécurisation Présence de l équipe pharmaceutique (en moyenne une semaine) Présence de l IDE référent pharmacie selon disponibilité : 2 à 3 jours (équipe de roulement) 5 Suivi et bilan à 6 mois - 1 an avec audit des zones de stockage Réunions de suivi avec l ensemble de l équipe du service de soins Démarche en continue -> maintien dans le temps 5

6 2) Méthode Principe de la double dotation : 2 cases (ou 2 emplacements) avec dans chaque case 8 jours de stock, Utiliser le stock : case de droite à gauche Stock 2 Stock 1 Stock 2 case de devant à derrière Stock 1 déplacer l étiquette «à prendre en premier» 6

2) Méthode Management visuel : étiquetage : intitulé avec quantité, code couleur selon le type de produits codes barres au plus près du lieu de stockage pour passage des commandes médicaments à

7 2) Méthode Management visuel : étiquetage : intitulé avec quantité, code couleur selon le type de produits codes barres au plus près du lieu de stockage pour passage des commandes médicaments à risque = en jaune espaces délimités (bac ou scotch coloré) produits en simple dotation : gommette rouge Sécurisation : ne pas laisser d espace vide identification des produits, retrait du sur-stock médicaments listés : équipements fermés à clé solutés, antiseptiques, nutrition : pas facilement accessible aux patients et visiteurs 7

8 3) Résultats 1 service pilote - puis 5 à 6 services /an AVANT 8 APRES

3) Résultats Tableau 1 : Bilan des retours et dépenses Moyenne Intervalle Retours (HT) 2 000 1 000 à 3 700 Périmés (HT) 300 10 à 500 TOTAL Retours (HT) 2 300 1 100 à 4 000 Dépenses en matériel (HT) 1

9 3) Résultats Tableau 1 : Bilan des retours et dépenses Moyenne Intervalle Retours (HT) à Périmés (HT) à 500 TOTAL Retours (HT) à Dépenses en matériel (HT) à Gain de temps : à saisir informatiquement les commandes hebdomadaires : 10 à 15 minutes à ranger les commandes hebdomadaires à réception : 10 à 15 minutes au quotidien : non quantifiable 9

10 Tableau 2 : Evaluation du temps passé à la mise en place Moyenne 3) Résultats Intervalle Préparateur en pharmacie 46h 40h à 53h IDE référent pharmacie 22h 8h à 34h Cadre de la pharmacie 11h 4h à 16h Suivi Réunions de suivi avec les équipes de soins à 6 mois et à 1 an : Retour positif des équipes de soins Globalement respect de l aménagement des lieux de stockage Réajustements (matériel, étiquetage, dotation, ) Pharmacien 9h 6h à 10h Cadre du service de soins 7h 4h à 12h Audits annuel des zones de stockage : Grille validée par le groupe COMASTOCK Tableau 3 : Audit des zones de zones de stockage à 1 un an (résultats extraits du service pilote) Types de produits = solutés, nutrition, antiseptiques, produits frigo, médicaments, stupéfiants Taux de remplissage / dotation > Dotation pour 3 types de produits/6 Présence de produits hors dotation, hors ttt en cours 3 types de produits /6 Non respect des emplacements 4 types de produits /6 Présence de périmés 1 type de produits /6 Non respect des règles de cueillette 2 types de produits /6 Stockage en dehors des zones prévues 2 types de produits /6 10

11 4) Bilan Conseils à la conduite du projet : Planification du projet dans le temps en lien avec la disponibilité du préparateur en pharmacie, des pilotes, du service de soins : réunion de présentation du projet, mise en place, les réunions bilan. Appropriation de la méthode par le préparateur en pharmacie : rédaction d un document qualité, nomination d un préparateur référent COMASTOCK Appropriation du projet par l équipe de soins via le cadre permettant la pérennité de la réorganisation Anticipation des besoins en ressources transversales (bâtiment, sécurité, ) Pour valoriser le projet : Penser à récolter les indicateurs (temps passé, ), photos 11

12 4) Bilan Les réussites : Objectif 2016 atteint : 5 à 6 services annoncés Respect des objectifs du projet : conformité avec la règlementation, ergonomie, harmonisation, éviter le sur-stockage Implication et réactivité de la Direction des affaires économiques et logistiques Collaboration service-pharmacie : crée du lien et échanges sur les pratiques Projets pour 2017 : Etendre la démarche au stockage des DMS Collaboration avec le magasin pour mettre en place le Lean : soutien méthodologique 12

13 C. Berge-Bouchara 1, F. Lemetayer 1, N. Maugère 1, C. Airiau 1, P. Bourrel 2 1 : Pharmacie, CHOLET, France 2 : Direction Qualité - Gestion des risques Centre Hospitalier de CHOLET- 1, rue MARENGO CHOLET 13

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