La dématérialisation en réponse aux évolutions réglementaires et organisationnelles

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1 La dématérialisation en réponse aux évolutions réglementaires et organisationnelles Jean-Louis Douyère Responsable Comptable Bull Administrateur APDC 23 septembre

2 Un monde de plus en plus interconnecté 2

3 Nouvelle donne numérique : décryptage IT AS-A-SERVICE cloud computing INFORMATION AS-A-SERVICE technologie transparente IT CENTRALISÉE mainframe computing IT DISTRIBUÉE personal computing TECHNOLOGIE USAGE

4 La nouvelle donne numérique Nouveaux usages Le cercle vertueux créateur de valeur La menace de l infobésité Un accélérateur de compétitivité +288% LA CROISSANCE DES PAIEMENTS VIA MOBILE D ICI 2018 x2 LE VOLUME DE L UNIVERS DIGITAL DOUBLE TOUS LES DEUX ANS 1/3 DES APPLICATIONS SERONT DANS LE CLOUD EN MDS LE NOMBRE D OBJETS CONNECTÉS À INTERNET en 2020 Sésame d une nouvelle ère L intégration des compétences Évolution des rôles DSI / métiers & fournisseurs / clients 4

5 Un contexte générateur d'innovations dans de nombreux domaines 5

6 Pourquoi ce projet? Répondre aux sollicitations de fournisseurs Respecter les délais de paiement Disparité «historique» des législations géographiques Différence d approche France / Hors France Répondre aux évolutions de la législation française Renforcement de l encadrement des délais de paiement Déclinaison en droit français de la Directive Européenne 2010/45/UE Egalité de traitement des factures papier et des factures électroniques Choix de la méthode laissé à l'assujetti Factures électroniques, basées sur une signature électronique avancée, avec un certificat qualifié, EDI (protocole d inter change), Courrier électronique + pdf, Word, Excel Optimiser le processus Moins de manipulations 6

7 Préalable et contraintes Affiner la compréhension des textes Echanges avec d autres entreprises Partage d expérience Participation aux réunions organisées par les cabinets d avocats et de consultants Respecter les prérequis Piste d audit fiable opérationnelle Identification du flux versus la solution existante Détection d éventuelles anomalies cartographie des flux et documentation des processus de traitement Traçabilité des documents reçus versus les documents traités 7

8 Module : Principes fonctionnels Principes fonctionnels Fonctionnement général Factures envoyées par mail par le fournisseur sous forme de fichier pdf dans une boîte mail dédiée Chaque mail reçu (avec le fichier pdf) est traité immédiatement par le module et envoyé dans FMFI pour vidéo codage Le traitement s effectue ensuite comme une facture papier scannée manuellement Principes retenus Accord formalisé du fournisseur par un courrier envoyé par Bull et retourné signé Un mail avec une pièce jointe correspondant à une facture et ses pièces jointes Pas de séparateur entre la facture et les pièces jointes Pas de traitement du corps du mail Utilisation de boîtes mail génériques Restitution chaque jour d un état indiquant le statut du mail reçu Codification des lots «pdf» différente des lots traités «manuellement par scan» 8

9 Module : Oracle ebs 11i - Intégration Module capture@mail 9

10 La piste d audit Importance des contrôles à mettre en place + documentation Responsabilité de la mise en œuvre de la piste d audit Le fournisseur et le client sont conjointement responsables de la TVA (Collectée / déductible) Chacun a sa propre piste d audit documentation Formalisation des échanges Traçabilité des opérations Lien entre la facture et la réalité de l opération Traitement des factures sans commande préalable (identique au papier) 10

11 Bilan et perspectives Piste d'audit Mise en œuvre de contrôles et de la documentation Type de pièces jointes, absence de pièce jointe Origine du mail (contrôle de l adresse mail) Conservation du mail dans Share Rapport journalier automatique capture mail (récapitule les mails reçus Puis contrôles FMFI, Share et Oracle AP (y compris rapprochement commande) Un premier bilan Il fallait se lancer Montée en charge progressive Rodage du processus et de la solution mise en place Formalisation de la piste d audit à finaliser 11