Vet-Expert - Mise à jour et facturation à la ferme (Portable) Index

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1 Vet-Expert - Mise à jour et facturation à la ferme (Portable) Index 1 Établir Synchronisation Programme Portable 1.1 Synchronisation des informations 1.2 Transfert des factures Facturation à la ferme (Portable) 2.1 Écran Principal 2.2 Préférences 2.3 Facturation 2.4 Types de facture préimprimée et manuelle Annexe 1 : Liste des espèces (*) Annexe 2 : Liste des codes DX (*) (* Incluse dans le fichier PDF) Vet-Expert Mise à jour et facturation à la ferme (portable) Juillet Page 1

2 1. Synchronisation Portable 1.1 Synchronisation des informations Pour que le logiciel sur votre portable soit à jour avec le système central, il faut l actualiser en appuyant sur le bouton «Mettre à jour». Ceci a pour effet d aller chercher les informations du serveur central et de les entreposer sur le portable ou la tablette en prévision de faire des factures. Donc il est important de faire une mise à jour lorsque les données du serveur central changent afin de toujours avoir les dernières informations en ce qui a trait aux clients, aux médicaments, aux tarifs, etc. 1.2 Transfert des factures Si vous désirez transférer vos factures vers le système central, appuyez sur le bouton «Transférer». Une fois vos factures transférées, vous ne pouvez plus les modifier, toutefois elles demeurent disponibles dans les archives de votre logiciel de facturation pour consultation seulement. Il est conseillé de faire le transfert de vos factures et de faire la mise à jour au moins une fois par semaine. Vet-Expert Mise à jour et facturation à la ferme (portable) Juillet Page 2

3 2. Facturation à la ferme (Portable) Lorsque vous entrez dans la facturation portable, un message d avertissement explique que l utilisateur est responsable de vérifier les dosages des médicaments qu il vend aux clients et doit accepter l avertissement afin d entrer dans le programme de facturation. Vet-Expert Mise à jour et facturation à la ferme (portable) Juillet Page 3

4 2.1 Écran Principal Archives : Regarder les archives des factures ASAQ qui ont été transférées. Par défaut, vous avez 3 mois d archivage. Il est possible de modifier le nombre de mois désirés en allant dans le système central sous le menu Contrôles vétérinaires. Préférences : Modifier les préférences du logiciel Portable. Ajouter : Ajouter une facture. Modifier : Modifier la facture sélectionnée dans la liste. Imprimer : Imprimer la facture et/ou étiquettes de la facture sélectionnées dans la liste. Imp. Ventes : Imprimer les ventes de produits effectuées entre 2 dates afin d aider à renouveler l inventaire du camion vétérinaire. Récupération de facture : Si le logiciel de facturation venait qu à fermer par erreur, il est possible de retourner à l endroit exact où la facture était rendue. Quitter : Quitter le programme de facturation. Vet-Expert Mise à jour et facturation à la ferme (portable) Juillet Page 4

5 Note quant aux numéros de facture: Chaque vétérinaire possède sa suite numérique de factures, donc 2 vétérinaires peuvent avoir par exemple la facture numéro 1. Cependant, lors du transfert des factures dans le système central, chaque numéro de facture sera précédé par le destinataire de la facture (CL ou AS) ainsi que par le numéro de permis du vétérinaire. Ainsi dans CL-XXXX_ : CL : client (facture dédiée à l éleveur) XXXX : numéro de permis du vétérinaire : numéro de la facture AS-XXXX_ : AS : ASAQ (facture dédiée au Gouvernement) 2.2 Préférences Nombre d impressions par défaut : Nombre de factures à imprimer. Espèce par défaut : Espèce quand il y a des médicaments laissés à la ferme. Numéro de la facture courante : Facture courante pour le vétérinaire. Ajout automatique de la visite : Lors de la facturation, la visite s ajoute automatiquement et se facture lors de l ajout de la première ligne de dossier horaire. Tout facturer au client : La portion ASAQ est ajoutée à la partie éleveur. Appliquer les «markups» pour non-membre : Si des «markups» ont été inscrits dans le système central ils sont ajoutés aux médicaments. DS@HR Automatique : Ajout automatique de la partie DSA lors de la facturation et transfert vers le système central. Vet-Expert Mise à jour et facturation à la ferme (portable) Juillet Page 5

6 Chemin d accès «backup» : Endroit ou faire la sauvegarde des données. Type d étiquettes : Lors de l impression de la facture, il est possible de sortir les étiquettes de médicaments. Il faut choisir le type d étiquettes ainsi que l étiquette de départ. Lors de l impression des étiquettes, l étiquette de départ s ajustera automatiquement. Type d impression : La facture peut s imprimer sur des feuilles avec arrière-plan préimprimé ou se faire de façon intégrale. Ajustement d impressions : Ajuster l impression sur les feuilles préimprimées. Selon les imprimantes, les paramètres d ajustement ne sont pas les mêmes. En indiquant un chiffre positif, l impression décalera vers la droite ou vers le bas, selon la colonne choisie. 2.3 Facturation Vet-Expert Mise à jour et facturation à la ferme (portable) Juillet Page 6

7 Marche à suivre pour facturer : Double cliquez votre icône facturation. Acceptez le message d avertissement. Cliquez sur Ajouter. Choisissez le client à facturer. Un message à propos de son état de compte apparaitra. Remplissez la partie Dossier médical en cochant dans l ordre les champs requis. Cliquez sur Ajouter et le cas ira s inscrire au dossier. Préparez la prescription en remplissant les cases indiquées. Cliquez sur Ajouter et la prescription ira s inscrire au cas. Cliquez sur Enregistrer pour faire la facturation finale. Nomenclature des différents champs à remplir Entête Sélection de client : Il est possible de sélectionner le client dans la liste déroulante ou avec l aide de la loupe à droite de la liste. Lorsque le client a été sélectionné la localité, le CP12, le kilométrage et le NIM s ajoutent automatiquement. Date et Heure : L heure et la date sont automatiquement placées. Il est possible de les modifier, mais il faut que la facture n entre pas en conflit avec une autre facture. SNR : Si la facture est un service non rendu par la clinique vétérinaire la plus près. Payé / facturé : La facture est payée sur place ou chargée au compte. Note : Il est possible d ajouter une note sur la facture en cliquant sur l image du calepin près du sous-total. Il faut par la suite soit enregistrer la facture ou annuler les modifications effectuées. Dossier CP : La ligne est-elle curative, préventive, un laboratoire ou un cas d embryons. Espèces : L espèce affectée pour cette visite. En cliquant sur le mot «Espèces», les codes des espèces et leurs descriptions seront affichés. (Voir liste complète en annexe) Vet-Expert Mise à jour et facturation à la ferme (portable) Juillet Page 7

8 Tarif : H pour Horaire ou V pour visite. DX : Code DX pour le dossier (voir liste complète en annexe). Note : Si le code MOC est sélectionné, une case apparaîtra pour inscrire l un des souscodes suivant : CONS : Consultation GSTO : Gestion sanitaire de troupeau GRTO : Gestion de reproduction de troupeau PRES : Prescription RAPP : Rapport Motif : Le motif est la raison de la visite. Lors de la sélection du code DX, le motif s inscrit de lui-même, et il est modifiable en tout temps. En cliquant sur le mot «Motif», une liste des motifs reliés au code DX sélectionné apparaîtra et vous permettra d en choisir un. Nom : Le nom du troupeau et des animaux examinés ou traités par le cas. Examinés Traités Morts : Le nombre d animaux qui ont été examinés, traités ou morts. Labo : Le laboratoire relié au cas présent Gouv : Le montant gouvernemental du cas Éleveur : Le montant éleveur du cas Sup : Si la facture est en temps supplémentaire. Les tarifs seront ajustés automatiquement. Tout facturer au client : Le montant gouvernemental sera transféré dans la partie éleveur pour tous les cas de la facture. Ajouter : Ajouter le cas en en cours dans la liste en dessous. Modifier : Modifier le cas sélectionné dans la liste Effacer : Supprimer le cas sélectionné dans la liste. Prescription Cas : Le cas auquel est relié produit. Si le cas 0 est sélectionné c est que c est un médicament laissé à la ferme. CDMV : Le code du produit. Il est possible d entrer manuellement le code du produit. En appuyant sur la touche «retour», le médicament sera sélectionné dans la liste des médicaments. Médicament : Liste des médicaments dans laquelle on choisit le médicament vendu. Form_conc : Format sous lequel le médicament est vendu Qté : La quantité de médicament vendu selon le format sélectionné. Vet-Expert Mise à jour et facturation à la ferme (portable) Juillet Page 8

9 Coût : Le coût du médicament. Lorsque le format ainsi que la quantité ont été sélectionné, le coût est inscrit automatiquement. Il est cependant possible de modifier ce prix à n importe quel moment. Dose : Liste des dosages possibles pour le médicament sélectionné en fonction de l espèce reliée au cas sélectionné. Si le cas sélectionné est «0», l espèce par défaut dans les préférences sera choisie. Admin : Méthode d administration du médicament. Durée : La durée du traitement. Fréquence : La fréquence d administration du médicament. Lait : Le temps de retrait pour le lait s il s agit d espèces laitières. Viande : Le temps de retrait de la viande. Ajouter : Ajouter le produit en cours dans la liste en dessous. Modifier : Modifier le produit sélectionné dans la liste Effacer : Supprimer le produit sélectionné dans la liste. 2.4 Types de facture préimprimé ou manuelle Voici les deux de types. L impression en exemple : 1) Une facturation de type préimprimée (Code de produit CDMV #116300). Notez qu il pourra s avérer nécessaire d ajuster les paramètres d impression. 2) Une facture de type manuelle (façon intégrale). Procédez au transfert de vos factures vers le système central, tel que mentionné au point 1.2 Transfert de factures. Ce qui est important de retenir est qu une fois vos factures transférées, vous ne pouvez plus les modifier. Toutefois elles demeurent disponibles dans les archives de votre logiciel de facturation pour consultation seulement. Il est conseillé de faire le transfert de vos factures et de faire la mise à jour au moins une fois par semaine. Vet-Expert Mise à jour et facturation à la ferme (portable) Juillet Page 9

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12 Annexe 1 Liste des Espèces Groupes d espèces AUT AVI BOV CAN CAP Autres Aviaires Bovins Canins Caprins EQU FEL FUR LAP OVI POR VIS Équins Félins Furets Lapins Ovins Porcins Visons Espèces Laitiers de moins de 3 10 mois 11 Laitiers de 3 à 18 mois Laitiers de plus de mois 15 Boucherie adultes Boucherie veaux à la 16 mamelle 17 Boucherie en parc 18 Veaux de lait 19 Veaux de grain 20 Reproducteurs 21 Porcelets présevrage 22 Porcelets pouponnière 23 Porcs à l'engrais 30 Moins de 24 mois mois et plus 40 Adultes 41 Agneaux 42 Engrais 45 Adultes 46 Chevreaux 47 Engrais 50 Poules pondeuses 51 Poulets de chair 52 Dindes 53 Dindons de chair 54 Autres 55 Autruches 56 Émeus 60 Reproducteurs 61 Visonneaux 62 Renards 63 Abeilles 64 Poissons 65 Reproducteurs 66 Lapereaux 67 Engrais 70 Wapitis 71 Cerfs 72 Sangliers 73 Bisons 74 Lamas 75 Alpacas 80 Autres (préciser) CAN Canins FEL Félins FUR Furets Vet-Expert Mise à jour et facturation à la ferme (portable) Juillet Page 12

13 Annexe 2 - Liste des Codes DX AAP ACA ACE ACT ADP AEC AET AIE AIP ANA ARB AVO BIF BOR BOT BPN BRS BRU BVD CAI CAM CES CHA CHI CHL CIR CLA CLO COB COC COL CRY CUT CYA CYS DCB DCP DHI DIA DNC DNN DNR DYP DYS ECC ECT EEP EHI EMA EMM ENN ENP ENT EPE EPO ERY ESB FAH FAP FCH FCM FCM FIQ FUR FVI FVR GET GOU GSA GUM Avortement à parvovirus Acariose Acétonémie Actinobacillose Adénomatose pulmonaire Arthrite encéphalite caprine Aethina tumida Anémie infect. équidés (MADO) Anémie infectieuse du poussin Anaplasmose(MADO) Arbovirose(EEE,EEO) Avortement Bronchite infectieuse Bordetellose Botulisme Broncho-pneumonie Virus syncitial bovin Brucellose(MADO) Diarrhée virale bovine Déplacement de caillette Campylobactériose Césarienne Charbon symptômatique Chirurgie abdominale corrective Chlamidophilose Circovirose Clavelée ou variole capr. (MADO) Clostridiose Colibacillose Coccidiose Colique Cryptosporidiose Cutané Cyasthostomes Cysticercose(MADO) Diarrhée colibacillaire Diarrhée colibac. postsevrage Dysenterie d'hiver Diarrhée Dermatose nod. contag.(mado) Diarrhée néo-natale Diarrhée néonatale à rotavirus Dysenterie porcine Dystocie Ecthyma contagieux Equine coggins test Encéphalo. équine protozoaire Entérite hémor. idiopathique Encéphalomyélite aviaire Encéphalite, encéphalomyélite Entérite nécrotique Entérite proliférative Entérotoxémie Épidermite exsudative Épidydimite/Orchite Érysipèle Encéphalo. spong. bov. (MADO) Fasciola hepatica Fièvre aphteuse (MADO) Fièvre charbonneuse(mado) Fièvre catharrale maligne Fièvre catharrale mouton (MADO) Fièvre Q Furonculose Fièvre vitulaire Fièvre de la vallée du Rift(MADO) Gastro-entérite transmissible Gourme Gale Sarcoptique Gumboro Vet-Expert Mise à jour et facturation à la ferme (portable) Juillet Page 13

14 HCI Hépatite à corps d'inclusion HER Herpès(Rhinopneumonie) HFN Herpès virus forme nerveuse HMG Hypomagnésémie clinique HPT Hyperthermie HSM Infection à Histophilus somni HYC Hypocalcémie HYP Hypoglycémie du poussin Rhinotrachéite infectieuse IBR bovine Imy Infection à mycoplasme INF Influenza INT Intoxication Infection Streptococcus suis ISS type 2 LAR Laryngotrachéite infectieuse LEP Leptospirose LEU Leucose clinique LIS Listériose LIT Lawsonia intracellularis LOA Loque américaine LOC Myo-arthro-squelettique LOE Loque européenne LYM Lymphadénite caséeuse MAC Mammite clinique MAJ Maladie d'aujezky (MADO) MBO Maladie de Border Métrite contag. MCE Equine(MADO) MGL Maladie de Glasser Mammite à Campylobacter MMC spp MML Mammite à L. monocytogenes MMM Mammite à Mycoplasma spp MMS Mammite à Salmonella spp Maladie de New MNC Castle(MADO) MOC Motif de consultation MOE Maladie de l'oedème MOS Mortalité subite MVI Maedi-Visna Maladie vésiculeuse porc MVP (MADO) MYC MYO NEC NOS NPI PAR PAS PBO PCB PEB PEQ PEZ PIE PIT PMH PNM PPA PPC PPP PPR PUL RAG RBA RHI RHO RIT ROU RPL RPT SAL SCB SPA SPT SRR SVS SVT TEI Mycoplasmose Myopathie Nécropsie Nosémose Nécrose Pancréatique Paratuberculose Pasteurellose Peste Bovine(MADO) Péripneumonie cont. bov.(mado) Piroplasmose(MADO) Peste Équine(MADO) Pneumonie enzootique Piétin Piétin d'italie Polysérosite à Mycoplasme Pneumonie à mycoplasme Peste porcine africaine (MADO) Peste porcine Classique(MADO) Pleuropneumonie porcine Peste petits ruminants(mado) Pullorose (MADO) Rage(MADO) Rénibactériose Rhinite atrophiante Rhodococcus equi Recherche d'immunotolérant Rouget Rétention placentaire Réticulo péritonite traumatique Salmonellose clinique Spirochétose du côlon Syndrome pneumonie-arthrite Super piétin Syndrome resp. et repord. porc Stomatite vésiculeuse(mado) Syndrôme vache à terre Teigne Vet-Expert Mise à jour et facturation à la ferme (portable) Juillet Page 14

15 TET TOP TOX TRE TRH TRI TUB TYA Tétanos Toxoplasmose Toxémie de gestation Tremblante(MADO) Trachéite hémorragique Trichinellose(MADO) Tuberculose bovine (MADO) Typhose aviaire VAC VAR VER VNO VPO YRS Vaccination Varroa résistant Coumaphos Vermifugation Virus du Nil occidental Vers du poumon Yersiniose Vet-Expert Mise à jour et facturation à la ferme (portable) Juillet Page 15