AGM 125 AGA MONTRÉAL, QUÉBEC JUNE 27-30, JUIN 2012

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1 JUNE 27-30, 2012 MONTRÉAL, QUÉBEC JUIN 2012

2 TABLE DES MATIÈRES Trousse d information AGA... 2 Obligations des membres... 3 Information sur la réservation d hôtel... 4 Transport... 6 Réception de bienvenue et de reconnaissance... 6 Banquet et remise des prix... 7 Qu est-ce qui se passe à Montréal?... 7 Délégués... 8 Formulaires requis AGA P age

3 TROUSSE D INFORMATION AGA Le présent document représente la première trousse complète pour l assemblée générale annuelle Tous les formulaires et les documents concernant l inscription sont disponibles électroniquement sur le site Internet de Patinage de vitesse Canada (Veuillez noter : Patinage de vitesse Canada publiera la première et la deuxième trousse seulement en version électronique, des copies papier sont disponibles au coût de 25 $ chacune). Votre inscription sera complète suite à la réception des renseignements ci-dessous au bureau national : a) Inscription à l AGA / Formulaire de commande de billets incluant la liste des délégués b) Rapport des associations membres Veuillez aussi remplir les formulaires suivants et les soumettre au bureau national : a) Modifications proposées aux procédures et règlements b) Formulaire de mise en candidature Directeur c) Formulaire de mise en candidature Comité de haute performance, courte piste d) Formulaire de mise en candidature Comité de haute performance, longue piste Veuillez faire parvenir tous les formulaires à : La somme totale des événements auxquels vous participerez peut être payée soit par carte de crédit, par courriel à ou par chèques (payables à l ordre de Patinage de vitesse Canada) à l adresse suivante : Patinage de vitesse Canada 2781, rue Lancaster, Suite 402 Ottawa, ON, K1B 1A7 Veuillez noter que toutes les activités sont facturées séparément. Les prix indiqués sur le formulaire Inscription à l AGA / Commande de billets comprennent les taxes. À votre arrivée, vos billets d activités, vos cartes d identification et tous les autres renseignements pertinents seront disponibles pour cueillette au bureau d inscription. Si vous avez des questions, veuillez nous les faire parvenir par courriel à l adresse ci-haut ou composer le LA DATE LIMITE POUR RETOURNER TOUS LES FORMULAIRES EST LE 21 MAI P age

4 OBLIGATIONS DES MEMBRES S INSCRIRE ET REMPLIR LES FORMULAIRES Il est de la responsabilité de l association membre de s assurer que tous les formulaires d inscription soient dûment remplis et retournés et que le paiement soit effectué avant la date limite du 21 mai MEMBRE EN RÈGLE Les membres doivent être en règle, tel qu il est défini dans les règlements de PVC, afin d exercer leur droit de vote. Veuillez vous assurer que tous les comptes en souffrance soient acquittés avant la réunion et que les montants faisant l objet de différent sont portés à l attention du bureau national. Le but est de garantir que les erreurs ou les omissions puissent faire l objet d une enquête et d un redressement selon le cas. RAPPORTS DES PRÉSIDENTS DES ASSOCIATIONS MEMBRES ET ÉTAT DE LA SITUATION Veuillez préparer et retourner les rapports par courriel au bureau national à Tous les membres de PVC sont tenus de respecter les politiques de PVC, y compris la politique sur les langues officielles. La politique mentionne que la communication entre les associations membres se fasse dans la langue du récipiendaire. Étant donné que les rapports des associations membres sont partagés au niveau des associations membres, ces rapports doivent être rédigés dans les deux langues officielles. Chaque rapport des associations doivent être soumis dans les deux langues officielles d ici le 21 mai 2012 à 17 h 00 HNE. Chaque association membre doit assurer ses frais de traduction. Patinage de vitesse Canada a recours aux services de traduction de Wedo Translation Inc. Si vous souhaitez également avoir recours aux services de cette compagnie, veuillez communiquer avec Chantal Hopps, à l adresse électronique suivante : Veuillez noter que le paiement des services de traduction est exigé à l avance. 3 P age

5 INFORMATION SUR LES RÉSERVATIONS D HÔTEL DELTA CENTRE-VILLE 777, rue Université, Montréal (Québec) H3C 37Z Téléphone : Télécopieur : Les délégués de PVC auront droit à des taux préférentiels de 169 $ pour les chambres Delta et de 219 $ pour les chambres Signature. Ces deux catégories de chambres peuvent contenir deux grands lits ou un très grand lit. PVC a réservé un bloc de chambres pour les fédérations afin qu elles fassent leurs propres réservations d hôtel pour leurs participants. Le Delta Centre-Ville a créé un site web personnalisé pour l'aga de Patinage de vitesse Canada. Le site de réservation pour l hôtel Delta pour l'aga sera actif le mercredi 9 mai : La date limite pour profiter du taux préférentiel est le 25 mai P age

6 SERVICES DE L HÔTEL Toutes les réunions liées à l AGA, y compris l Assemblée générale annuelle et le banquet et la remise des prix, auront lieu au Delta Centre-Ville. Une suite d accueil sera à la disposition des participants tout au long de la fin de semaine. La suite d accueil sera située dans la Suite présidentielle et donnera la possibilité aux délégués de se détendre et de socialiser avec les autres participants. Les heures d accès de la suite seront les suivantes : Mercredi le 27 juin : 20 h 00 minuit Jeudi le 28 juin : 20 h 00 minuit Vendredi le 29 juin : 21 h 30 minuit Le Delta Centre-Ville vous offre plusieurs services et produits pour rendre votre séjour agréable. Veuillez visiter le site web de l hôtel pour de plus amples informations 5 P age

7 TRANSPORT PVC fournira le transport entre l hôtel et l aéroport de Montréal. Les participants doivent soumettre les renseignements sur leur itinéraire préorganisé à l AGA 2012 au plus tard le 21 mai Ceci comprend toutes les réservations d'avion et de train pour les délégués et les participants supplémentaires. Les délégués qui désirent voyager en train pour se rendre à l AGA peuvent réserver avec VIA Rail Canada en suivant ce lien : DIRECTIONS Veuillez suivre le lien pour les directions de l Aéroport international Pierre-Elliott-Trudeau de de Montréal (Dorval) : RÉCEPTION DE BIENVENUE ET DE RECONNAISSANCE DU PRÉSIDENT La réception de bienvenue et de reconnaissance du président est l occasion pour Patinage de vitesse Canada de souhaiter la bienvenue à chacun des délégués et invités, ainsi que de souligner le travail des bénévoles dévoués qui quittent le monde du patinage de vitesse. La réception aura lieu le mercredi 27 juin 2012 dans la Suite présidentielle du Delta Centre- Ville de Montréal. 6 P age

8 BANQUET ET REMISE DES PRIX Le banquet pour célébrer la 125 e AGA et la remise des prix auront lieu le vendredi 29 juin 2012 dans salle de bal Régence C du Delta Centre-Ville de Montréal. Joignez-vous à cette soirée excitante au cours de laquelle nous ferons une rétrospective de la saison de patinage et reconnaîtrons les gagnants de nos prix pour l'année Le coût du billet est de 85 $ par personne et comprend un cocktail et un repas de trois services. QU EST-CE QUI SE PASSE À MONTRÉAL? En réservant leurs voyages pour participer à la 125 e AGA, les délégués pourront vouloir assister au Festival international de Jazz de Montréal qui se déroulera du 28 juin au 7 juillet. Des artistes tels que James Taylor, Spectrum Road et Wayne Shorter présenteront des concerts pendant la fin de semaine de l AGA. Différents concerts gratuits dans les rues seront aussi présentés au centre-ville de Montréal à distance de marche du Delta Centre-Ville. Pour consulter l horaire des concerts et obtenir des billets, visitez le site web du festival : 7 P age

9 DÉLÉGUÉS Afin de s assurer que tous les documents soient prêts et diffusés dans les délais prescrits dans les procédures et règlements, le bureau national doit recevoir tous les rapports des directeurs, entraîneurs, présidents de comité, représentants des athlètes et associations provinciales/territoriales avant le 21 mai Nous avons besoin de votre aide pour réaliser cet objectif. Le nombre de délégués votants en vertu des règlements A3-400, A3-401, 402, 403, 404 et 405 est comme suit et correspond aux règles administratives de Patinage de vitesse Canada (article IV, paragraphe 22). PROVINCE/TERRITOIRE MEMBRES VOTES AGA Yukon 40 1 Territoire du Nord-Ouest Nunavut Colombie-Britannique 1,569 6 Alberta 1,206 5 Saskatchewan Manitoba Ontario 2,256 7 Québec 5, Nouveau-Brunswick Nouvelle-Écosse Île-du-Prince-Édouard Terre-Neuve et Labrador 23 1 TOTAL 12, *VEUILLEZ NOTER : les patineurs des épreuves spéciales ne comptent pas dans les nombres précités. Le nombre de membres se fonde sur les totaux signalés par les Associations membres au 31 mars P age

10 FORMULAIRES REQUIS AGA Tous les formulaires requis pour l AGA peuvent être téléchargés à partir des liens ci-dessous : 1. Inscription AGA et formulaire de commande de billets 2. Formulaire de mise en candidature Président (1 position) 3. Formulaire de mise en candidature Position de directeur (2 positions) 4. Formulaire de mise en candidature Comité de haute performance, courte piste (1 position) 5. Formulaire de mise en candidature- Comité de haute performance, longue piste (1 position) 6. Modifications proposées au formulaire Procédures et règlements / Règlement général Veuillez s il vous plaît vous assurer que tous les formulaires sont dûment remplis et retournés à avant le 21 mai Merci et au plaisir de vous voir à Montréal! 9 P age

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