AGM 126 AGA JUNE 20-23, 2013 OTTAWA JUIN 2013 TABLE DES MATIÈRES. Dossier d information de l AGA Obligations des membres...

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1 TABLE DES MATIÈRES Dossier d information de l AGA... 2 Obligations des membres... 3 Information sur les réservations d hôtel... 4 Information sur l assemblée et le transport... 6 Mot de bienvenue de la présidente et réception des prix, directions... 7 Que se passe-t-il à Ottawa?... 8 Délégués... 9 Formulaires nécessaires pour l AGA P a g e

2 DOSSIER D INFORMATION DE L AGA Ce document est le premier dossier complet pour l AGA 2013 de Patinage de vitesse Canada. Tous les formulaires d inscription et tous les documents sont disponibles électroniquement dans le site Internet de Patinage de vitesse Canada (Veuillez prendre note: PVC publie seulement électroniquement les 1 er et 2 e dossiers de l AGA; des copies imprimées sont disponibles au coût de 25$ chacune). Lors de la réception de l information suivante au bureau national, l inscription de votre association provinciale sera complète: a) L inscription pour l AGA et la liste des délégués. b) Le rapport du président de l Association provinciale. Veuillez aussi remplir les formulaires suivants et les envoyer au bureau national: a) Les changements proposés aux procédures et aux règlements administratifs b) Le formulaire de candidature pour le conseil d administration trésorier c) Le formulaire de candidature pour le conseil d administration directeurs d) Le formulaire de candidature pour le comité de haute performance courte piste e) Le formulaire de candidature pour le comité de haute performance longue piste Veuillez envoyer tous les formulaires à: agm@speedskating.ca Le paiement pour le coût total pour les activités auxquelles vous assisterez peut être fait en utilisant une carte de crédit, par courriel agm@speedskating.ca ou par chèque (fait payable à Patinage de vitesse Canada) et par la poste à: Patinage de vitesse Canada 2781 Chemin Lancaster, bureau 402 Ottawa, ON K1B 1A7 Les frais d inscription pour l AGA incluent toutes les taxes. Lors de l arrivée, le billet pour le banquet, les étiquettes avec les noms et toute autre information pertinente seront disponibles et pourront être recueillis au comptoir d inscription. Si vous avez des questions veuillez nous envoyer un courriel à agm@speedskating.ca, ou composer le LA DATE LIMITE POUR RENVOYER TOUS LES FORMULAIRES REMPLIS EST LE 17 MAI P a g e

3 OBLIGATIONS DES MEMBRES INSCRIPTION ET ACHÈVEMENT DES FORMULAIRES L association provinciale est responsable de s assurer que tous les formulaires et paiements indiqués précédemment sont remplis et renvoyés d ici la date limite du 17 mai MEMBRES EN RÈGLE Les membres doivent être «en règle», tel que défini dans les règlements administratifs de PVC (Article III para. 18b) pour pouvoir exercer leur droit de vote. Veuillez vous assurer que toutes les sommes en souffrance sont payées avant l assemblée et que les montants contestés sont portés à l attention du bureau national. Ceci est pour s assurer que les erreurs ou les omissions peuvent être étudiées et ajustées. RAPPORT DU PRÉSIDENT DE L ASSOCIATION PROVINCIALE ET ÉTAT DES AFFAIRES Veuillez remplir et renvoyer les rapports au bureau national à agm@speedskating.ca. On s attend à ce que tous les membres de PVC respectent les politiques de PVC, incluant la Politique des langues officielles. La politique recommande que la communication entre les associations provinciales se fasse dans la langue du destinataire. Puisque les rapports de l association provinciale sont partagés entre les associations provinciales, on s attend à ce qu ils soient écrits dans les deux langues. Tous les rapports des associations provinciales doivent être envoyés dans les deux langues officielles d ici le 17 mai 2013 à 16h30, HE. Les frais de traduction sont la responsabilité de chaque association provinciale. Patinage de vitesse Canada utilise les services de traduction de We do Translation Inc. Si vous voulez utiliser leurs services, veuillez communiquer avec eux à service@wedotranslation.com. Veuillez prendre note que le paiement pour les services de traduction est exigé à l avance. 3 P a g e

4 INFORMATION SUR LA RÉSERVATION D HÔTEL HOLIDAY INN HOTEL & SUITES 111 rue Cooper Ottawa, ON K2P2E3 Tél.: Téléc.: Les délégués de PVC recevront des tarifs réduits pour une chambre régulière (1 lit Queen ou 2 lits doubles) pour 139$ et une suite pour 159$. Un bloc de chambres a été réservé par PVC pour les associations provinciales qui doivent effectuer leurs propres réservations pour leurs participants. Le site Internet de réservation pour l AGA est actif et se trouve ici: Holiday Inn Hotel & Suites Ottawa Centre-Ville. La date limite pour le tarif réduit est le 3 mai 2013, donc veuillez réserver vos chambres sous le nom de votre association provinciale même si vous ne connaissez pas les noms de ceux qui seront présents afin de ne pas perdre ce tarif. La date limite pour les réservations pour le tarif réduit est le 3 mai P a g e

5 SERVICES À L HÔTEL Une suite d accueil sera disponible pour les participants pendant toute la fin de semaine. La suite d accueil offrira une occasion aux délégués de se détendre et de socialiser avec les autres participants. Les heures d ouverture sont les suivantes: Jeudi 20 juin, 21h Minuit Vendredi 21 juin, 21h Minuit Samedi 22 juin, 22h30 Minuit Le Holiday Inn vous offre plusieurs services pendant votre séjour. Suite d accueil Restaurant Gym Veuillez visiter son site Internet pour obtenir plus d information 5 P a g e

6 INFORMATION SUR L AGA Cette année, les réunions et les réceptions de l AGA auront lieu au pavillon Desmarais de l Université d Ottawa situé au 55 rue Laurier Est. Le pavillon Desmarais est situé au centre-ville, à seulement 15 minutes de marche de l hôtel. TRANSPORT PVC fournira du transport entre l hôtel et l aéroport d Ottawa. Les participants doivent envoyer l information sur les dispositions de voyage à: agm@speedskating.ca au plus tard le 17 mai Ceci inclut toutes les réservations de vols et de train pour les délégués et d autres participants. Les délégués qui veulent se rendre à l AGA en train peuvent être intéressés par réserver par VIA Rail Canada. Les réservations peuvent être faites au lien suivant: 6 P a g e

7 MOT DE BIENVENUE DE LA PRÉSIDENTE ET RÉCEPTION DES PRIX Le mot de bienvenue de la présidente et la réception de reconnaissance est l occasion pour Patinage de vitesse Canada d accueillir chacun des délégués et des invités, ainsi que de rendre hommage et de reconnaître les bénévoles dévoués qui quittent le monde du patinage de vitesse. La réception de bienvenue aura lieu lors de la soirée du jeudi 20 juin 2013 dans la salle de réception de l école d administration Tefler (située dans le pavillon Desmarais), qui offre une vue spectaculaire sur le canal Rideau. Le réception des prix fêtant la 126e AGA aura lieu le samedi 22 juin 2013 dans la même salle de réception. Partagez l excitation alors que nous revenons sur la saison de patinage et que nous rendons hommage à nos gagnants de prix pour DIRECTIONS Aéroport international d Ottawa vers l hôtel: Gare d Ottawa vers l hôtel: Directions générales vers l université: De l hôtel vers l université: 7 P a g e

8 Festival de jazz d Ottawa QUE SE PASSE-T-IL À OTTAWA? prévus pendant la fin de semaine de l AGA. En réservant leur voyage pour la 126e AGA, les délégués peuvent vouloir aller au Festival de jazz d Ottawa qui débutera le 20 juin et se poursuivra jusqu au 1 er juillet. Des artistes comme Willie Glen Hansard, Nelson & Family, et David Murray Big Ban (avec en vedette Macy Gray), ont des spectacles Occasion sociale collante Chicken Rib Cook-Off La rue piétonnière Sparks accueille son Chicken & Rib Cook Off annuel! Des équipes du Canada et des États-Unis s affronteront pour obtenir le premier rang pour les meilleures côtes levées, la meilleure sauce de côtés levées, le meilleur poulet et la meilleure sauce pour le poulet. Chaque jour, les fabricants de côtes levées commenceront à faire chauffer leur grill à 11h et continueront d en faire cuire jusqu en soirée. 8 P a g e

9 DÉLÉGUÉS Pour s assurer que tout le matériel est prêt et distribué dans les délais prévus dans les procédures et règlements, le bureau national doit recevoir tous les rapports des directeurs du conseil, des entraîneurs, des présidents des comités, des représentants des athlètes et des associations provinciales/territoriales d ici le 17 mai Votre aide pour atteindre cet objectif est importante. Les délégués votants selon les règlements A3-400, A3-401, 402, 403, 404 et 405 sont les suivants et selon les règlements administratifs de Patinage de vitesse Canada (Article IV para 22). VOTES À PROVINCE/TERRITOIRE MEMBRES L AGA Yukon 37 1 Territoires du Nord-Ouest Territories Nunavut Colombie-Britannique 1,627 6 Alberta Saskatchewan Manitoba Ontario 2,239 7 Québec 5, Nouveau-Brunswick Nouvelle-Écosse Î.P.-É Terre-Neuve et Labrador 27 1 TOTAL *VEUILLEZ PRENDRE NOTE: Les patineurs de l événement spécial et les associés de l événement spécial ne sont pas inclus dans les chiffres ci-dessus. L adhésion est basée sur les totaux fournis par les associations provinciales 31 mars P a g e

10 FORMULAIRES NÉCESSAIRES POUR L AGA Tous les formulaires nécessaires pour l AGA sont disponibles ici et au-dessous. 1. Inscription à l AGA 2. Formulaire de candidature pour le conseil d administration trésorier 3. Formulaire de candidature pour le conseil d administration directeur en général (3 postes) 4. Formulaire de candidature pour le comité de haute performance courte piste (1 poste) 5. Formulaire de candidature pour le comité de haute performance longue piste (1 poste) 6. Formulaire pour les changements proposés aux procédures et aux règlements administratifs Veuillez vous assurer que tous les formulaires sont remplis au complet et renvoyés au bureau national à agm@speedskating.ca au plus tard le 17 mai Merci et nous vous verrons à Ottawa! 10 P a g e