Synchronisation avec Outlook

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1 Synchronisation avec Outlook Les paramètres La fenêtre des paramètres La fenêtre des filtres La réparation La synchronisation Généralités La descente des contacts La montée des contacts La descente des rendez vous La montée des rendez vous La descente des taches La montée des taches Synchronisation automatique Page 1 sur 20

2 Les paramètres Les paramètres sont des options permettant de choisir les éléments qui seront synchronisés ainsi que le sens de la synchronisation de ces éléments. On y accède par la fenêtre principale en cliquant sur le bouton prévu à cet effet. La fenêtre des paramètres Cette fenêtre permet de faire le choix des éléments et du sens de la synchronisation. Pour choisir de synchroniser un élément, il suffit de cocher l interrupteur situé à coté de l élément que l on souhaite sélectionner pour la synchronisation. Par exemple sur la fenêtre ci-dessous il y a l utilisateur à choisi de synchroniser les contacts ainsi que les taches, ces informations seront donc transférées du logiciel DiaClient vers la session Outlook de l utilisateur. Une fois les interrupteurs cochés il faut sauvegarder ces informations en cliquant sur le bouton d enregistrement représenté par la disquette située dans le coin gauche en haut de la fenêtre. Page 2 sur 20

3 Bouton d enregistrement Bouton d annulation Interrupteurs de sélection Lien d accès à la fenêtre des filtres pour les contacts La fenêtre des filtres La fenêtre des filtres permet de faire une sélection plus précise des contacts qui seront synchronisés. Elle permet notamment de restreindre les contacts en fonction de paramètres tels que la situation géographique, le classement alphabétique, le type des collaborateurs Pour réaliser un filtre sur les contacts il suffit de renseigner les restrictions voulues grâce aux champs de saisie proposés. Ci-dessous on peut voir que l utilisateur à réalisé une sélection des contacts, qui permettra une synchronisation des contacts de la société uniquement. Page 3 sur 20

4 Pour valider ces choix il suffit de les enregistrer par l intermédiaire du bouton. De la même façon pour annuler les opérations effectuées depuis le dernier enregistrement il suffit de cliquer sur le bouton d annulation. Les filtres concernent uniquement les contacts, à savoir les adresses et les correspondants au niveau du logiciel DiaClient. La réparation La réparation permet de supprimer tous les éléments d Outlook qui sont présent dans la base de données de DiaClient. La réparation n est pas paramétrable ainsi tous les éléments synchronisés sont concernés. Page 4 sur 20

5 Pour réaliser une réparation il est nécessaire d accéder à la fenêtre prévue à cet effet en passant par le bouton de réparation présent sur la fenêtre principale. Une fois sur la fenêtre de réparation il est demandé à l utilisateur de cliquer sur le bouton de suppression pour effectivement réaliser la réparation. L utilisateur peut par la suite effectuer une synchronisation, il lui suffit de sélectionner l interrupteur présent sous le bouton de suppression. Bouton de suppression Interrupteur pour réaliser une synchronisation après suppression La synchronisation La synchronisation se passe en deux étapes : Page 5 sur 20

6 - Dans un premier temps toutes les informations qui ont été choisies pour la synchronisation s affichent dans des tables graphiques. Ces tables graphiques présentes les éléments ainsi que différentes informations relatives à celui-ci.* - Puis lors du click sur le bouton Synchroniser les informations sont effectivement transférées dans les bases de données respectives. A ce moment là il est impossible de revenir en arrière ou d arrêter la procédure d échange des données prématurément. Pour accéder au module de synchronisation il est nécessaire de cliquer le bouton prévu à cet effet sur la fenêtre principale. Généralités Les éléments qui seront synchronisé sont tous les éléments DiaClient faisant partis du périmètre choisi par l utilisateur. Les éléments Outlook qui seront synchronisés sont les éléments correspondant au périmètre choisi par l utilisateur qui auront dans Outlook la propriété Privé non cochée. Sera Synchronisé : Page 6 sur 20

7 Ne sera pas synchronisé : Les logos : = Interrupteur de sélection pour la synchronisation ou non de l élément sur lequel il se trouve. Page 7 sur 20

8 = Signale que lors de la synchronisation l élément sera créé. = Signale que lors de la synchronisation l élément sera modifier. = Signale une erreur sur l élément, en général dans le sens Outlook vers la base Azur. Dans ce cas l élément ne peut pas être synchronisé mais l erreur peut être réglée avec des meilleurs renseignements. = Signale un conflit entre deux éléments. Il s agit d un même élément qui a été modifié du coté DiaClient ainsi que du coté Outlook. Dans ce cas l élément sera par défaut décocher dans le sens Outlook vers Dia pour permettre la modification dans le sens DiaClient vers Outlook. Les colonnes : Désignation = Renseigne sur l élément et présente un bref libelle sur celui-ci. Type = Renseigne sur le type de l élément lorsque cela est nécessaire. Il y a deux cas : les contacts qui peuvent être des Adresses ou des Correspondants, et les taches qui peuvent être des Alarmes ou des Alarmes d Obligation. Tache = Renseigne sur le type de tache pour un élément de planning (ex : charge, réunion ). Cette colonne peut être en mode saisie dans certain cas. Dossier = Renseigne le code Adresse de l élément Contact en cours. Cette colonne est modifiable. Nombres d éléments à synchroniser en fonction du sens (vide si égal à zéro) Nombres d éléments à synchroniser en fonction du type de l élément dans le sens en cours (vide si égal à zéro) Page 8 sur 20

9 Une fois que l utilisateur a vérifié les informations et les éléments qu il souhaite échanger, il peut lancer la procédure de synchronisation en cliquant sur le bouton Synchronisation. Une fenêtre d avancement de la synchronisation apparaitra, sa fermeture signifie que les informations ont bien été échangées. Si un élément DiaClient qui à été synchronisé dans Outlook est supprimé de la base DiaClient, il ne le sera pas dans la base Outlook. Et si un élément Outlook qui à été synchronisé dans DiaClient est supprimé de la base Outlook, il ne le sera pas dans la base DiaClient. Lorsque deux éléments sont signalés en conflit par le point d exclamation jaune, l élément qui se situe dans le sens Outlook vers DiaClient est automatiquement décoché. Ainsi si l utilisateur souhaite synchroniser les informations en remontée et non en descente, il doit décocher l élément en descente puis coché l élément en montée. Dans le cas ou les deux éléments sont cochés les informations seront synchronisées dans le sens de la descente. Page 9 sur 20

10 La descente des contacts Lors de la synchronisation les correspondants et les adresses sont créer dans la rubrique Contact d Outlook. Les contacts qui apparaissent dans la table graphique (comme ci-dessus) sont les contacts présent dans la base de donnée DiaClient et qui font partis du périmètre choisi par l utilisateur. Par défaut, tous les contacts sont sélectionnés pour la prochaine synchronisation à l aide des interrupteurs. Au niveau de la table graphique, on distingue les Correspondants, des Adresses grâce à la colonne Type, puis un court libelle de l élément est présenté à l utilisateur dans la colonne Désignation. Au niveau d Outlook on distingue les Adresses, des correspondants par rapport à la partie Nom complet. Si elle est renseignée, il s agit d un correspondant, sinon il s agit d une Adresse. Les informations qui sont échangées sont : - Les Adresses : DiaClient Outlook Nom de la société = Société Téléphone 1 = Bureau 1 Téléphone 2 = Bureau 2 Fax = Télécopie Mail = Adresse de messagerie Web = Page Web Adresse 1,2 et 3 = Rue Code postal = Code postal Ville = Ville Région = Région Pays = Pays Genre = Catégories Commentaires divers = Espace d'écriture - Les Correspondants : DiaClient Outlook Nom = Nom Prénom = Prénom Page 10 sur 20

11 Nom de la société = Société Téléphone 1 = Bureau 1 Téléphone 2 = Bureau 2 Gsm = Téléphone mobile Fax = Télécopie Mail = Adresse de messagerie Web = Page Web Adresse 1,2 et 3 = Rue Code postal = Code postal Ville = Ville Région = Région Pays = Pays Genre = Catégories Service = Service Fonction = Profession Commentaires Correspondant = Espace d'écriture Correspondant adjoint = Assistant La montée des contacts Les Contacts sont soit des Correspondants, soit des Adresses, ainsi lors de la création d un élément Outlook dans DiaClient il faut pouvoir distinguer les deux types d éléments. Les contacts de type correspondant seront les éléments Outlook dont le Nom complet est renseigné, alors que les éléments du type Adresse auront uniquement le nom de la société de renseigné. On peut également distinguer les Adresses des Correspondants grâce au libelle qui est différent selon le type d élément. S il s agit d un élément du type Adresse le libelle correspond au Nom de la société suivit de son adresse (si elle est renseignée) et s il s agit d un Correspondant le libelle présente le nom, prénom et la société (entre parenthèse) du Correspondant. Sur la table graphique la colonne Type permet de préciser cette information. Cette colonne n est pas modifiable mais si l élément ne correspond pas au type affiché, l utilisateur doit effectuer les modifications nécessaires dans Outlook. La table graphique pour la remontée des contacts dispose d une colonne spécifique nommée Dossier, elle renseigne le code de l Adresse lié à l élément en cours. Si l élément en cours est un nouveau contact pour DiaClient, la colonne Dossier peut ne pas être renseigné ce qui signifie que le nom de la société n est pas renseigné ou que celle-ci n existe pas dans la base DiaClient. Dans ce cas l élément ne peut pas être sélectionné à l aide de l interrupteur prévu à cet effet. Page 11 sur 20

12 La colonne Dossier dispose d une aide qui présente dans une fenêtre toutes les sociétés disponible dans la base DiaClient. Pour accéder à cette fenêtre il faut positionner le curseur sur la case Dossier de l élément et presser la touche F4. Erreur car le code dossier du correspondant n est pas renseignée Type de l élément code de l Adresse Créations Modifications Cet élément n est pas en erreur car les Adresses en création ne nécessitent pas de code Adresse Les informations qui sont synchronisées sont : - Les Adresses : Page 12 sur 20

13 Outlook DiaClient Société = Nom de la société Bureau 1 = Téléphone 1 Bureau 2 = Téléphone 2 Télécopie = Fax Adresse de messagerie = Mail Page Web = Web Rue = Adresse 1,2 et 3 Code postal = Code postal Ville = Ville Région = Région Pays = Pays Catégories = Genre = Commentaires divers Espace d'écriture - Les Correspondants : Outlook Nom = Nom DiaClient Prénom = Prénom Société = Nom de la société Bureau 1 = Téléphone 1 Bureau 2 = Téléphone 2 Téléphone mobile = Gsm Télécopie = Fax Adresse de messagerie = Mail Page Web = Web Rue = Adresse 1,2 et 3 Code postal = Code postal Ville = Ville Région = Région Pays = Pays Catégories = Genre Service = Service Profession = Fonction Espace d'écriture = Commentaires Correspondant Assistant = Correspondant adjoint Page 13 sur 20

14 La descente des rendez vous Si l utilisateur à souhaité lors du choix des paramètres synchroniser les rendezvous du planning de DiaClient vers Outlook, il pourra transférer dans Outlook les rendez-vous qui correspondront aux taches de planning du collaborateur en cours dont la date de fin est supérieure ou égale à la date du jour. Libelle du rdv Type de tache correspondant au rdv Modification de rdv Création de rdv Les informations qui sont synchronisées sont : Page 14 sur 20

15 DiaClient Outlook Objet = Objet Lieu = Emplacement Date/Heure de début = Début Date/Heure de fin = Heure de fin Tache = Catégories Rappel = Rappel Commentaires = Espace d'écriture Participants = Contacts La synchronisation des participants : Dans un rendez-vous DiaClient, l utilisateur peut s il le souhaite ajouter des correspondants dans la liste des participants. Pour transférer les participants attachés au rendez-vous vers Outlook, il est nécessaire de le préciser lors du choix des paramètres. Cette option permet lors de la synchronisation des plannings de faire apparaitre dans la zone Contacts d Outlook, les participants à ce rendez-vous. Si les participants existent déjà dans Outlook, leur nom apparaitra dans la zone Contacts, sinon le correspondant sera créé, puis apparaitra dans les contacts et Page 15 sur 20

16 cela même si le correspondant ne rentre pas dans le cadre du périmètre initial. Dans le cas d une création de correspondant l opération s effectue de la même façon que vu précédemment Si l option n a pas été choisie les participants n apparaitront pas dans la zone Contact d Outlook. La montée des rendez vous Le transfert des plannings d Outlook vers DiaClient se fait de la même manière que de DiaClient vers Outlook, les plannings ne seront synchronisés que si l utilisateur en a fait la demande lors du choix des paramètres. Les plannings qui seront échangés sont ceux dont la date de fin est supérieure ou égale à la date du jour. Si la tache d un planning n est pas renseignée lors de la synchronisation montante (dans le cas d une création car en modification si l utilisateur n a pas changé la catégorie la tache est renseignée), le rendez-vous ne pourra pas être synchronisé puisque l interrupteur sera décoché. Par contre il est possible de renseigner la tache du planning directement sur la table graphique à l aide d une liste de sélection accessible pour chaque élément dans la colonne Tache associée. Liste de taches pour le planning Page 16 sur 20

17 Erreur car la tache n est pas renseignée Les informations échangées lors de la synchronisation sont : Outlook DiaClient Objet = Objet Emplacement = Lieu Début = Date/Heure de début Heure de fin = Date/Heure de fin Catégories = Tache Rappel = Rappel Espace d'écriture = Commentaires Contacts = Participants La descente des taches Les taches sont les Alarmes DiaClient, dans le module de synchronisation les Alarmes qui sont gérées sont les Alarmes simple et celles provenant d Obligations. Pour distinguer les deux types d Alarmes qui seront synchronisées, la table graphique propose une colonne Type qui renseigne sur le type de l Alarme. Il y a le type Alarme et le type Alarme/Obligation. Page 17 sur 20

18 Au niveau d Outlook les Alarmes de type Obligation sont classés dans la catégorie Obligation. Type de libelle d Alarme simple Type de libelle d Alarme d Obligation Type des Alarmes Les informations échangées lors de la synchronisation des Alarmes : - Les Alarmes simples : DiaClient Outlook Date = Rappel Date Heure = Rappel Heure Mémo = Espace d'écriture - Les Alarmes d Obligations : DiaClient Outlook Date = Rappel Date Heure = Rappel Heure Mémo = Espace d'écriture Date de fin = Echéance Page 18 sur 20

19 Date de fin réelle = Date de fin Libelle = Objet La montée des taches Dans le sens Outlook vers DiaClient selon le type d Alarme les informations ne sont pas synchronisées de la même manière. Concernant les Alarmes simples il y a la possibilité de faire des créations et des modifications sur les informations vu ci-dessus. Concernant les Alarmes de type Obligation seul les modifications sont possibles et ceci sur quelques informations seulement. Ces informations sont le rappel, et la date de fin réelle ce qui permet de classer l Obligation comme étant terminée. Informations sur la tache Corps de la tache Type des Alarmes Les informations qui sont échangées avec DiaClient sont les suivantes : - Les Alarmes simples : Outlook DiaClient Page 19 sur 20

20 Rappel Date = Date Rappel Heure = Heure Espace d'écriture = Mémo - Les Alarmes/Obligations : Outlook DiaClient Rappel Date = Date Rappel Heure = Heure Date de fin = Date de fin réelle Synchronisation automatique Une fois le paramétrage de la synchronisation effectuée, il est possible d automatiser la synchronisation en ajoutant un paramètre au raccourci du programme. Faire un clic droit sur le programme «propriétés» : Synchro Outlook.lnk et demander Ajouter à la fin de la ligne «Cible» le paramètre : -AUTO Désormais en cliquant sur le raccourci, la synchronisation s effectuera automatiquement, une fois l identification effectuée avec le code collaborateur et le mot de passe. Page 20 sur 20

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