Le logiciel des cabinets médicaux dans les services de santé au travail des entreprises et des collectivités

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1 Le logiciel des cabinets médicaux dans les services de santé au travail des entreprises et des collectivités

2 Les 4 modules de CHIMED/Windows Domaines Organisation, Paramédical, Dossier individuel, Exposition et Exploitation Gestion et définition des tables de référence, Administratifs, paramédicaux, médicaux et expositions Gestion des utilisateurs, définition des profils utilisateurs et des paramètres communs Importation et exportation de données, Mise en place collective de protocoles de surveillance, ouverture des agendas

3 Organisation Ce domaine permet d assurer la gestion des convocations des salariés en fonction des prévisions de visites et d actes complémentaires (Examens para cliniques, biologiques et vaccinations). A partir d écrans de définition des critères de sélection administratifs et/ou période, type d actes (visites, examens ou vaccinations) en tenant compte ou non des surveillances médicales, l utilisateur dispose de la liste des salariés qui répondent aux critères définis. Pour chaque salarié, ou un groupe de salariés sélectionnés, l ouverture de l agenda permet de visualiser les plages disponibles et de choisir une date et une heure de rendez-vous. Lors du positionnement des rendez-vous, le contrôle de disponibilité de chaque agent est assuré en tenant compte des informations d arrêt de travail ou d indice de «convocabilité». Les rendez-vous définis peuvent être ensuite matérialisés par l édition d une convocation (Document sous Word) ou par l envoi de la convocation via une messagerie (Exchange). L accès à l agenda proposé dans ce module, permet aux utilisateurs de visualiser les rendez-vous pris, les disponibilités restantes et par des moyens simples (couper / coller) de changer un ou plusieurs rendez-vous. La gestion des convocations peut-être réalisée en utilisant la procédure automatique décrite précédemment. Les convocations planifiées sont ensuite proposées dans les différentes files d attente et servent de support au déroulement des visites médicales et au renseignement du dossier médical.

4 Organisation D autre part, ce domaine propose une fonctionnalité de gestion du tiers temps réalisé par chaque médecin en précisant le lieu géographique de l action, le type d action réalisée, la durée. Un commentaire associé à chaque action de tiers temps permet de définir en texte libre le contenu de l action et les démarches entreprises

5 Infirmerie Paramédical ou Gestion de l Infirmerie Ce domaine permet d assurer le suivi de l activité de l infirmerie à travers la tenue du cahier d infirmerie. Le cahier d infirmerie permet d enregistrer tous les soins dispensés par les infirmiers(ères) et se présente sous forme d écrans spécifiques. Certaines informations peuvent être transférées dans le dossier médical du salarié concerné (tensions, pouls). Les utilisateurs disposent en lecture des informations qui concernent les traitements médicamenteux (traitement en cours et intolérances) notés par le médecin dans le dossier médical. Le médecin dispose, au cours de la visite, de la liste de tous les soins effectués à l infirmerie pour le salarié concerné. Les informations d activité d infirmerie sont exploitables à partir de fonctionnalités d interrogation.

6 Infirmerie La tenue du Registre des Accidents (travail ou trajet) permet de définir pour chaque salarié les éléments matériels, les natures et sièges de lésion ainsi que des informations complémentaires descriptives de l accident. Ces informations peuvent être exportées afin d être traitées par les intervenants du service sécurité dans le logiciel GAT/Windows. Pour chaque accident, la tenue du cahier des soins effectués par les infirmiers(ères) est possible. Les mêmes fonctionnalités que celles du cahier d infirmerie sont proposées. Le médecin dispose au cours de la visite, de l accès au registre d accidents avec la liste et le détail de tous les accidents du salarié concerné. Les informations du registre sont exploitables à partir de fonctionnalités d interrogation. Pour ces deux fonctionnalités, il est important de préciser que dans le cas de salariés extérieurs (entreprises extérieures, visiteurs ), il n est pas nécessaire que la salarié concerné soit défini dans la base administrative de CHIMED/Windows. La fonctionnalité Campagne d Examens ou Vaccinations permet la saisie en masse d une campagne (radiographie, vaccination antigrippale par exemple). Cette procédure permet de mettre à jour pour chaque salarié la rubrique concernée sans avoir à procéder unitairement à la saisie.

7 Dossier Administratif Ce domaine donne l accès en premier lieu à la liste des salariés réputés actifs au sein du site. Pour chaque salarié, les données administratives complémentaires sont proposées dans une fiche administrative. Toute modification d une fiche administrative effectuée en saisie directe ou lors d une importation d informations ( Module CHIMTRT) fait l objet au préalable de l historisation des données connues avant modification. Cette démarche permet de constituer la carrière professionnelle (service, secteur, bâtiment, poste de travail, rythme de travail ) de chaque agent. Ces données sont utilisées dans les exploitations et lors de la constitution des historiques d expositions si celles-ci sont gérées par les matrices Emploi - Risques. Les salariés qui ont quitté le site, sont repérés non actifs et peuvent être listés par simple action d une fonctionnalité. Toutes les données concernant les non actifs sont accessibles. Un salarié, ayant le statut non actif, peut être à un instant donné «réactivé». La déclaration non actif est effectuée en saisie manuelle ou lors d une importation des données administratives. Les informations date de sortie et motif de sortie sont renseignées et peuvent être utilisées comme élément de critère de sélection.

8 Complément Dossier Arrêt de travail Type d arrêt, date de début, date de fin, fiche commentaire et pathologie de l arrêt de travail (information accessible uniquement par le dossier médical de l agent concerné) Vaccinations Date et type de vaccins (type de vaccins et protocole d injection), prescripteur et réalisateur, cadre de prescription au sens du rapport d activité. La saisie d un vaccin génère, si le protocole décrit le prévoit, la prévision de l injection suivante. Les informations de vaccinations peuvent être indifféremment saisies par cette option ou bien par le cahier d infirmerie ou lors de la définition d une visite médicale. Examens complémentaires ( Paracliniques ou biologiques) - Date et type d examen (type), prescripteur et réalisateur, cadre de prescription au sens du rapport d activité et résultat. Une zone commentaire permet à l utilisateur d apprécier sous forme de texte libre l examen. Le cadre de prescription est automatiquement proposé en tenant compte des prescriptions définies dans le cadre des surveillances médicales notées dans le dossier médical de l agent. Les résultats d examens peuvent être saisis à partir de grille de résultats définis dans les catalogues de référence ou importés (biologiques- Norme HPRIM) par l option proposée dans CHIMTRT. La capture automatique des résultats d examens de type Audiométrie, Spirométrie, Biologie (REFLOTRON) est disponible par la mise en place de modules de capture et d interprétation. Ces modules, Modules ILLA, sont fournis en complément à la solution CHIMED/Windows. Les résultats d examens sont stockés dans la base avec les normes utilisées lors de leur réalisation (mini, maxi, unité).

9 Visite Médicale Visites médicales : Date, type de visite, médecin Cette option permet de gérer l ensemble des visites réalisées pour un salarié. Pour chaque salarié, l accès au contenu de la visite médicale permet de définir le ou les examens (paracliniques, biologiques, vaccinations, biométrie et médicaux) réalisés au cours de la visite et d en saisir (ou capturer) les résultats. Le contenu standard d une visite médicale est proposé en fonction des éléments décrits dans les catalogues de référence et est complété des prescriptions définies au titre des surveillances médicales qui arrivent à échéance le jour de la visite médicale. Ce principe permet de connaître, le jour de la visite, l ensemble des examens complémentaires à réaliser. L apport dans une visite des examens complémentaires découlant de surveillances médicales est régi par des matrices de prescriptions (CHIMCAT). Ces matrices décrivent en fonction de critères tels que l âge, le sexe et/ou le niveau d exposition la périodicité de réalisation de chaque examen. Toutefois il est possible d ajouter tout examen non prévu et d en définir les résultats et le cadre de prescription. Les principes de renseignement des résultats restent les mêmes que ceux présentés précédemment. A partir du détail d une visite, l accès aux différentes rubriques du dossier médical est possible soit en direct soit à partir de la fiche de synthèse. Cette fiche de synthèse propose deux pages d informations (conclusions d aptitude, orientations, surveillances médicales, expositions en cours, examens, arrêts de travail, journal des évènements, pathologies, antécédents médicaux ) et permet, pour une famille d informations préalablement sélectionnée d accéder à la rubrique correspondante du dossier médical.

10 Dossier Médical Dossier médical Le dossier médical regroupe l ensemble des informations définies au cours des visites et permet de définir en saisie les rubriques d informations qui ne dépendent pas, en terme d actes réalisés, de la visite : antécédents familiaux, mode de vie, habitus et intolérance médicamenteuse, antécédents personnels, exposition professionnelle, définition des pathologies liées aux arrêts de travail et de consulter les informations des registres et cahier tenus dans le domaine paramédical. La totalité des informations traitées dans le dossier médical est éditable sous Word.

11 Dossier Expositions Expositions Ce domaine permet la gestion des expositions de chaque agent. La définition de l exposition des salariés dans CHIMED/Windows peut être effectuée suivant quatre processus différents. A partir d un catalogue des risques professionnels (CHIMCAT) qui permet de décrire pour chaque risque (codifiable en code RNCAS ou autre codification) les informations de type risque (Physique, Chimique, Biologiques, Conditions de travail) le résumé des fiches de sécurité (classification du risque, classification santé-environnement, VLE, VME) de définir les phrases de risque et les conseils de prudence, les liens avec la ou les surveillances médicales à mettre en place en fonction d un niveau de seuil d exposition, les liens avec le ou les maladies professionnelles. Fiche individuelle d exposition Ce principe consiste à décrire pour un salarié, les risques et nuisances auxquels il est exposé. La fiche individuelle est définie pour une date donnée par un ensemble de risques ou nuisances. Chaque risque ou nuisance est nécessairement sélectionné dans un catalogue de référence (possibilité de sélections multiples). A chaque risque est associé un niveau d exposition choisi dans une table de référence (CHIMCAT). Lors de la modification du contenu d une fiche d exposition, l historisation au préalable de l état d exposition, avant modification, du salarié est possible. Ces informations sont consultables à partir du dossier médical du salarié. Une fonctionnalité permet de mettre en évidence la surveillance médicale connue pour le salarié et celle qui découle de son état d exposition. Le médecin peut ainsi décider de changer le protocole de suivi du salarié.

12 Dossier Expositions Fiche de poste Matrice Poste Expositions Ce principe consiste à associer à chaque poste de travail référencé dans le catalogue de référence, les risques et nuisances connus dans une période. Chaque risque ou nuisance est nécessairement sélectionné dans le catalogue (possibilité de sélections multiples). A chaque risque est associé un niveau d exposition choisi dans une table de référence. Au même titre que la fiche individuelle, l historique des risques et nuisances est géré pour chaque poste. Le salarié occupe un poste décrit dans sa fiche administrative. Cette définition permet de connaître son exposition par la lecture des risques associés au poste qu il occupe. Ces informations sont consultables à partir du dossier médical du salarié. Une fonctionnalité permet de mettre en évidence la surveillance médicale connue pour le salarié et celle qui découle de son état d exposition. Le médecin peut ainsi décider de changer le protocole de suivi du salarié. Ce mode de gestion permet, en connaissance des postes occupés par le salarié (carrière professionnelle) de reconstituer son historique complet d expositions.

13 Dossier Expositions Unités d expositions Ce principe consiste à définir des unités d expositions représentants une situation de travail donnée ou un lieu géographique (atelier, laboratoire ) ou la conjugaison des deux et de les associer aux salariés concernés. A chaque unité d expositions sont associés les risques et nuisances connus dans une période; Chaque risque ou nuisance est nécessairement sélectionné dans le catalogue de référence (possibilité de sélections multiples). A chaque risque est associé un niveau d exposition choisi dans une table de référence (CHIMCAT). Au même titre que la fiche individuelle, l historique des risques et nuisances est géré pour chaque unité d expositions. L association d une ou plusieurs unités d exposition à un salarié s effectue par une fonctionnalité dans laquelle pour une période donnée, la définition d une unité d exposition et du pourcentage de temps sont précisés. Au même titre que la fiche individuelle, l historique d appartenance aux unités d expositions est géré pour chaque salarié. Cette définition permet de connaître l exposition du salarié par la lecture des risques associés aux unités d expositions qui lui sont associés. Ces informations sont consultables à partir du dossier médical du salarié. Une fonctionnalité permet de mettre en évidence la surveillance médicale connue pour le salarié et celle qui découle de son état d exposition. Le médecin peut ainsi décider de changer le protocole de suivi du salarié.

14 Le module Mission Ce module représente un support de gestion, de contrôle, des départs en mission pour l étranger de la population suivi par le service médical. Chaque mission, chaque départ pour l étranger est enregistré dans la base de manière automatique ou manuelle. A partir d informations simples : pays de destination et date de départ, Chimed sait si la mission nécessite un contrôle médical particulier. L application propose la liste des missions que l utilisateur peut filtrer sur différents critères cumulables, tels que la liste des missions nécessitant une vigilance particulière de la part du service médical, ou tout simplement la liste des missions pour une période, un pays.

15 Liste des missions En outre, cette liste permet aux utilisateurs de suivre la progression du travail de préparation des missions par le service médical. Un code couleur indique à l utilisateur les conclusions des différents intervenants : l infirmière a-t-elle contrôlé les vaccins, le kit de voyage? Le médecin a-t-il autorisé le départ en mission? La liste des missions, comme la liste des agents, permet d accéder aux missions d un agent. Cette gestion personnalisée propose la liste de l ensemble des missions enregistrées pour un agent, et permet, en plus de l accès au détail de la mission, un accès direct au dossier médical, aux convocations et aux soins de l individu.

16 Détail d une Mission La validation de la mission par le service médical se déroule en deux temps : dans un premier temps une validation infirmières : les vaccins sont ils à jour? L agent a-t-il reçu un kit de voyage? Certains produits doivent-ils être réapprovisionner? Chimed constitue pour l infirmière un véritable support de travail puisque l application propose pour chaque mission la liste des vaccins obligatoires ou recommandés pour le pays de destination, et affiche automatiquement à l écran la mise en relation du carnet de vaccination de l agent avec la liste des vaccins. Chimed propose de saisir les dates d attribution et de réapprovisionnement du kit de voyage.

17 Détail d une Mission Lorsque l infirmière a terminé son travail, elle est amenée à donner son avis sur la mission, cet avis sera assorti d un code couleur (vert, orange ou rouge) qui apparaîtra dans la liste des missions et permettra d attirer l attention du médecin. Dans un second temps la mission est validée par le médecin, qui, aux regards du dossier médical de l agent, du travail effectué par l infirmière, déclarera l agent apte à partir ou proposera une visite médicale de pré mission. Comme la conclusion de l infirmière, la conclusion du médecin apparaît clairement dans la liste des missions.

18 Exploitations & Statistiques Exploitations Ce domaine permet l exploitation des données gérées dans le système d information de santé au travail à partir de fonctionnalités distinctes : Rapport d activité suivant le cadre législatif en vigueur Génération d une partie de la fiche d Entreprise Cette fonctionnalité récente permet de comptabiliser, sur une période donnée et suivant un filtre administratif à définir, le nombre de salariés concernés par type de risque et par risque associé. Statistiques de base Possibilité de définir à partir de critères administratifs une population d étude et d effectuer su cette population des comptages sur différentes familles du système d information (arrêts de travail, examens complémentaires avec ou sans recherche sur les résultats, pathologies et antécédents, mode de vie, surveillances, expositions ). Ces comptages peuvent être ensuite croisés afin de déterminer les corrélations possibles.

19 Exploitations & Statistiques Outils d analyse externe PSAM Cette fonctionnalité donne l accès au PSAM «Pack Statistiques Avancées Médicales» constitué du logiciel d infocentre Business Objects Reporter et de l univers de la base des informations CHIMED/Windows. Le PSAM donne la possibilité d interroger sans limite les informations recueillies dans les différents domaines et de personnaliser tous les rapports (listes, tableaux ou graphiques) de restitution. D autres logiciels d infocentre peuvent être utilisés afin de respecter les spécifications des Entreprises.

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