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1 Edtons ENI Excel 2010 Collecton Référence Bureautque Extrat

2 Tableau crosé dynamque Tableau crosé dynamque Excel 2010 Créer un tableau crosé dynamque Un tableau crosé dynamque permet de résumer, d analyser, d explorer et de présenter des données de synthèse. S la plage de cellules concernée par le tableau crosé dynamque content des entêtes de colonnes ou est déjà organsé en tableau de données, clquez dans l une des cellules ; snon, sélectonnez la plage de cellules à trater dans le tableau crosé dynamque. Actvez l onglet Inserton et clquez sur le bouton TblCroséDynamque du groupe Tableaux pus éventuellement sur l opton TblCroséDynamque. Vérfez que la zone Sélectonner un tableau ou une plage content ben les données à analyser ; snon, utlsez le bouton pour les sélectonner. Chosssez l emplacement du tableau crosé dynamque : sur une Nouvelle feulle de calcul ou sur une Feulle de calcul exstante ; s vous avez chos cette dernère opton,utlsez le bouton rapport. Clquez sur le bouton OK. pour actver la premère cellule destnatrce du Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 339

3 Excel 2010 Tableaux de données et tableaux crosés dynamques Un rapport de tableau crosé dynamque vde est nséré à l emplacement ndqué (c, en cellule A3 d'une nouvelle feulle nommée Feul1) et le volet Lste de champs de tableau crosé dynamque apparaît à drote afn que vous pussez commencer à ajouter des champs, à créer une dsposton et à personnalser le rapport. Ce volet comporte deux sectons : la parte supéreure, appelée secton Champ, qu affche la lste des champs et la parte nféreure, appelée secton Dsposton, qu permet de réorganser et repostonner les champs dans l une des quatre zones du tableau crosé dynamque. 340

4 Tableau crosé dynamque S l'opton Dsposton classque du tableau crosé dynamque (glsser ce champ dans la grlle) est cochée (bouton Optons du tableau crosé dynamque - opton Optons - onglet Affchage), la zone représentant le tableau se présente ans : Cette dsposton permet d'nsérer les champs dans le tableau en les fasant glsser dans la zone adéquate. Les onglets Outls de tableau crosé dynamque - Optons et Créaton apparassent. S vous avez clqué en dehors du rapport de tableau crosé dynamque, le volet Lste de champs de tableau crosé dynamque dsparaît. Pour affcher à nouveau la lste des champs, clquez à l ntéreur de du rapport. À vous ensute d ajouter les champs pour créer le tableau crosé dynamque (cf. ttre suvant). Pour nommer un tableau crosé dynamque, clquez sur le bouton Optons du tableau crosé dynamque de l'onglet Outls de tableau crosé dynamque - Optons pus modfez le Nom du tableau crosé dynamque dans le champ correspondant et valdez. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 341

5 Excel 2010 Tableaux de données et tableaux crosés dynamques m Par défaut, les sectons Champ et Dsposton du volet Lste de champs de tableau crosé dynamque sont superposées ; vous pouvez modfer cette dsposton en chosssant une des optons assocées à l outl. Les modfcatons apportées à la lste de champs de tableau crosé dynamque sont ntégrées mmédatement dans la dsposton du rapport. Pour Dfférer la mse à jour de la dsposton, vous pouvez cocher l'opton correspondante (stuée en bas du volet Lste de champs de tableau crosé dynamque) afn d'accélérer le processus d'ajout, de déplacement ou de suppresson de champs, mas sachez que vous ne pourrez pas utlser le rapport avant d'avor décoché cette opton. Gérer les champs d un tableau crosé dynamque Ajouter/supprmer un champ Clquez avec le bouton drot sur le nom du champ dans la secton Champ du volet Lste de champs de tableau crosé dynamque pus sélectonnez l opton correspondant à la zone où vous souhatez placer le champ : Ajouter aux étquettes de lgnes Ajouter aux étquettes de colonnes Pour que les valeurs de ce champ devennent les en-têtes de lgne du tableau. Pour que les valeurs de ce champ devennent les en-têtes de colonnes du tableau. 342

6 Tableau crosé dynamque Ajouter aux valeurs Pour que les valeurs de ce champ soent utlsées pour remplr les dfférentes cellules du tableau crosé dynamque. Par défaut, Excel utlse la foncton SOMME pour résumer les données numérques, et la foncton NB pour les données de type texte. Notez qu l est possble de modfer cette foncton de synthèse comme l est également possble d effectuer un calcul personnalsé sur ces données (cf. Modfer la foncton de synthèse ou le calcul personnalsé d'un champ). Ce tableau crosé dynamque permet d affcher la somme des salares par foncton et par vlle. Les champs placés dans le tableau crosé dynamque apparassent dans les zones correspondantes de la secton Dsposton. Vous pouvez auss fare glsser le champ dans la zone correspondante de la secton Dsposton vsble par défaut sous la lste des champs ou, s la dsposton classque du tableau crosé est actve (bouton Optons du tableau crosé dynamque - opton Optons - onglet Affchage), fare glsser les champs drectement dans la zone adéquate du tableau. Pour supprmer un champ du tableau crosé dynamque, désactvez sa case à cocher dans la secton Champ. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 343

7 Excel 2010 Tableaux de données et tableaux crosés dynamques Pour affcher ou masquer alternatvement les en-têtes de champ, clquez sur le bouton En-têtes de champ du groupe Affcher de l onglet Outls de tableau crosé dynamque - Optons. Pour créer pluseurs nveaux de lgnes ou de colonnes dans le tableau crosé dynamque, ajoutez le ou les champs concernés dans les zones voulues selon la procédure décrte précédemment. Dans cet exemple, nous avons ajouté le champ Nom en deuxème nveau des Étquettes de lgnes (vor le cadre Étquettes de lgnes de la zone Dsposton) ; les étquettes de lgnes du tableau sont désormas précédées d un sgne + sgnalant la présence d un nveau supplémentare. Pour masquer/affcher les boutons de nveaux (sgne + ou -), vous pouvez clquer sur le bouton d agrandssement et de réducton (onglet Outls de tableau crosé dynamque - Optons - groupe Affcher). Pour développer ou rédure l affchage d un nveau, fates un clc drot sur l élément concerné, pus clquez sur l opton Développer/Rédure. 344

8 Edtons ENI Excel et la geston du temps Concevor plannng, échéancers, tableaux d absence... Collecton Objectf Solutons Extrat

9 Chaptre 4 : Construre rapdement l'ossature d'un plannng annuel 57 Chaptre Excel et 4 la : geston Construre du rapdement temps - Concevor l'ossature plannng, d'un plannng échéancers, annuel tableaux d'absence A.Énoncé du projet Nous allons créer un plannng de locaton de salles de réunon. Nous avons tros salles : Salle Bleue, Salle Jaune, Salle Verte. La locaton se fat à la journée ou à la dem-journée, du lund au vendred. Le plannng sera rensegné au fur et à mesure des locatons par la secrétare commercale qu gère les réservatons. Elle ndquera le nom du locatare lorsque la salle est réservée. En tant que future utlsatrce de ce plannng, elle a des demandes à formuler. Tout d abord, elle désre un plannng dstnct par salle contenant tous les mos de l année sur la même feulle. Elle désre, ensute, que les jours de la semane soent ndqués en lettres et que les sameds et dmanches n apparassent pas. Enfn, elle amerat créer rapdement le plannng de l année suvante sans avor à recoper et modfer celu de l année en cours, et sans avor à sasr toutes les nouvelles dates. B.Étape 1 : analyse du projet 1. Les questons-réponses Edtons ENI - Toute reproducton nterdte Quel est l'objectf prncpal à attendre? Créer un plannng pour gérer la réservaton des salles. Quelles sont les contrantes? - Un plannng par salle. - Une année entère par plannng. - Les jours de la semane dovent être ndqués en toutes lettres. - Les sameds et dmanches ne dovent pas apparaître. - Démarrer chaque année avec un plannng verge et dont les dates sont mses à jour, de manère rapde et smple. À qu le résultat fnal est-l destné? À la secrétare pour qu ce sera un document nterne de traval. Sur quel support dot-l être présenté? Le but est de tenr le plannng sur Excel. L'mpresson ne sera pas à gérer.

10 58 Excel et la geston du temps - Concevor plannng, échéancers, tableaux d'absence Le concepteur est-l l'utlsateur? Non. Qu devra sasr ou exploter les données? La secrétare. Ce tableau servra-t-l une ou pluseurs fos? Pluseurs fos : une fos par salle et chaque année. Est-ce une matrce? Ou pusque chaque année l faut redémarrer avec un plannng vde. Quelles sont les données à sasr? En début d'année la date du premer jour de l'année pour la mse à jour automatque des dates, ensute le nom du clent à chaque réservaton de salle. Quelles sont les données fasant parte de la structure du tableau? Les dates, le mos, découpage de la journée en matn et après-md pusque les locatons se font par demjournées ou journées entères. Quelles sont les données à calculer? Au premer abord nous pourrons penser qu'l n'y en a pas, mas le fat de ne pas affcher les sameds et dmanches et de voulor automatser la créaton d'un nouveau plannng nécesstera quelques calculs. Quelles sont les données résultat du calcul? Les dates hors sameds et dmanches. Quelles sont les données nécessares au calcul? La premère date de l'année. Quelle sera la talle du tableau? Le plannng sera de grande talle pusqu'l dot contenr les douze mos sur une même feulle. 2. Le résultat à obtenr Voc un extrat du plannng à réalser.

11 Chaptre 4 : Construre rapdement l'ossature d'un plannng annuel 59 C.Étape 2 : chox des commandes Excel Edtons ENI - Toute reproducton nterdte Nous vous rappelons que dans cette secton nous ne fasons que répertorer et explquer brèvement les commandes que nous utlserons. Dans la secton applcaton, nous décrrons toutes les manpulatons pas à pas. 1. La sase des dates Nous allons créer un plannng avec les dates de toute l'année, l n'est évdemment pas queston de sasr les 365 dates de l'année sur votre claver. Excel propose une soluton très rapde : l'utlsaton de la recope qu consste à sasr une seule date pus à obtenr toutes les dates qu suvent par recope "ntellgente", comme c-après.

12 60 Excel et la geston du temps - Concevor plannng, échéancers, tableaux d'absence Pour le moment cela ne répond pas à la contrante énoncée c-dessus qu demande à évter les sameds et les dmanches. Mas avant de nous préoccuper de ce problème, nous allons nous ntéresser aux formats personnalsés des dates. 2. Affcher le jour en lettres et en chffres Pour répondre à cette demande, l convent de créer un format de date personnalsé. Comme vous avez pu le lre dans le chaptre Introducton à la noton de temps, ce format personnalsé sera une combnason des lettres J, M et A à nscrre autant de fos que nécessare pour obtenr l'affchage désré. Pour obtenr lun 01 janv 11 l faut applquer le format JJJ JJ MMM AA. 3. Évter les sameds et dmanches En utlsant la recope d'une date, nous obtenons toutes les dates suvantes sans excepton. Pour évter les sameds et dmanches, une premère soluton basque conssterat à supprmer après coup les dates nutles. Pour que ce traval ne sot pas trop long, l serat toujours possble de sélectonner toutes les dates ndésrables (avec la touche C) et de les supprmer en une seule manpulaton. Il exste une manère beaucoup plus effcace de procéder. Lors de la créaton de la sére, une balse actve s affche et dans le menu qu lu est assocé, vous pouvez chosr la commande Incrémenter les jours ouvrés. Cette commande élmne automatquement les sameds et les dmanches de la lste créée.

13 Chaptre 4 : Construre rapdement l'ossature d'un plannng annuel 61 Attenton, s la premère date qu a été sase correspond à un samed ou à un dmanche, elle ne sera pas n élmnée. Notre but étant d'automatser ce plannng, aucune des méthodes énoncées c-dessus n'est adaptée. Nous allons plutôt fare appel aux fonctons ntégrées d'excel, et plus précsément à la foncton JOURSEM pour localser les sameds et dmanches. Nous l'mbrquerons, ensute, dans une foncton SI. Cette dernère nous permettra d'évter la recope de ces dates s elles correspondent à un samed ou à un dmanche. Voyons plus en détal le processus. Supposons qu'en A1 nous sasssons 01/01/2011, pus que nous utlsons la pognée de recope vers la cellule A2, nous obtenons 02/01/2011. Le logcel a calculé la nouvelle date en rajoutant un jour au contenu de la cellule A1. Il s'avère que le 01/01/2011 est un samed, et s nous lu rajoutons un jour, nous obtenons un dmanche. Il aurat fallu rajouter deux jours et non un jour pour évter le dmanche. De même, s la date précédente est un vendred, s nous ajoutons un jour nous obtenons un samed, s nous ajoutons deux jours nous obtenons un dmanche, l faut donc ajouter tros jours. Notre but sera donc de tester le contenu de la cellule précédente et selon qu'l s'agsse d'un samed ou d'un vendred, nous ndquerons à Excel d'ajouter deux ou tros jours à la date précédente pour obtenr la date suvante et dans le cas contrare nous lu demanderons de n'ajouter qu'un jour. Ans, tous les sameds et dmanches seront évtés. Voyons de près mantenant le mode d'emplo de ces deux fonctons. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte a. La foncton JOURSEM Elle ndque le jour de la semane auquel correspond une date. Elle donne pour résultat un chffre de 0 à 7 correspondant au numéro du jour de la semane. Par exemple 1 pour lund, 2 pour mard, etc. Elle s'écrt de la manère suvante : =JOURSEM(numero_de_sere;type_retour) Numero_de_sere : correspond à une date, à la référence d'une cellule qu content une date, au résultat d'un calcul.

14 62 Excel et la geston du temps - Concevor plannng, échéancers, tableaux d'absence Type_retour : correspond à la valeur 1, 2 ou 3 qu détermne le type de résultat attendu et l'nterprétaton qu'l faut en fare. Type_retour Valeur renvoyée Interprétaton 1 1 à 7 1 correspond à Dmanche et 7 à Samed 2 1 à 7 1 correspond à Lund et 7 à Dmanche 3 0 à 6 0 correspond à Lund et 6 à Dmanche En verson 2010 de nouveaux types retour ont été ajoutés et sont numérotés de 11 à n = début mard et fn lund ; 12 = début mercred et fn mard ; etc. h Nous vous proposons de reprodure cet exemple pour ben comprendre cette foncton : A B 1 Date Jour semane 2 15/01/ En cellule B2 nous avons écrt =JOURSEM(A2;2) 3 12/03/ En cellule B3 nous avons écrt =JOURSEM(A3;2) Dans notre formule (en B2 et B3), nous avons utlsé le type retour 2, cela ndque que le 6 correspond à samed et 5 à vendred. Ans cette foncton nous ndque que le 15/01/2011 est un samed et le 12/03/2010 un vendred. b. La foncton SI Elle permet d'énoncer une condton et de renvoyer une valeur s cette condton est vérfée et une autre valeur dans le cas contrare. Elle est structurée de la manère suvante : =SI(test_logque;valeur_s_vra;valeur_s_faux) Cette foncton est composée de tros partes séparées par deux ponts-vrgules. Le premer pont-vrgule pourrat être tradut par Alors et le second par Snon. Ce qu nous donne la structure condtonnelle classque : S Alors Snon.

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