Cahier des charges : Prestations de régie publicitaire on et off line et impression de supports de communication

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1 Cahier des charges : Prestations de régie publicitaire on et off line et impression de supports de communication Le Comité départemental du tourisme Béarn Pays basque réalise des supports de communication dits on line (sites internet, réseaux sociaux) et off line (magazines, catalogues prestataires, flyer, guide des manifestations, etc). Afin d optimiser la réalisation financière de ces supports, le Comité départemental du tourisme souhaite s appuyer sur une régie publicitaire en capacité de générer des recettes visant à financer tout ou partie de l impression de ses supports off line, et visant à financer partiellement ses supports online. Le présent marché concerne la régie publicitaire et l impression de supports de communication pour l ensemble des besoins du CDT. La durée du marché débute à sa notification et s achèvera le 31 décembre A ce jour, le CDT n ayant pas une visibilité exhaustive de ses besoins, ce marché est passé sous la forme d un accord cadre mono- attributaire. Le CDT souhaite faire chiffrer les besoins suivants : impression de la carte touristique, des guides loisirs et des guides des fêtes. Critères de sélection des offres : - Coût global pour le CDT de l impression, façonnage et livraison des guides des loisirs, des guides des fêtes et de la carte touristique (50%). Ce critère sera jugé sur le bordereau de prix. - Solidité financière et expérience du candidat (30%). Ce critère sera jugé sur les comptes annuels du dernier exercice, les références du candidat, des exemples de réalisation de support de même type démontrant sa capacité à générer de la régie publicitaire. - Méthode mise en œuvre afin d assurer la commercialisation des espaces le plus efficacement possible (20%). Ce critère sera jugé sur la note méthodologique transmise. Date limite de réception des offres : le Mardi 8 novembre 2016 à 14h00. SUPPORTS DE COMMUNICATION OFF LINE : Supports papiers pour l impression desquels le CDT sollicite le prestataire de régie publicitaire Carte Touristique et papier Nombre d exemplaires Contenu Ouvert 800 X600 mm Version en français : ex Version en espagnol : ex Version en anglais : ex Recto : carte touristique et pavés Verso : Textes + 4 volets de pub (dont 1 réservé au CDT 1

2 Exécution Le candidat sera en charge de : - la mise à jour du fond de carte (fichier d origine fourni par le CDT) - de l intégration des pavés pub sur le recto et le verso. Le recto sera exécuté par le CDT (hors intégration des pubs). Pliage pour format fini Date de Livraison Le 1er mars 2017 en 1 point dans le 64. Le candidat produira un rétro-planning afin de fixer la date de remise des fichiers par le CDT. annonces Conditions particulières Les pavés seront positionnés en périphérie du fond de carte (espace impérativement réservé à la carte : 600 X450 mm), et sur 3 volets au recto. Éléments techniques conception et impression Le candidat s engage à fournir l ensemble des fichiers natifs ainsi que les PDF print et web pour une utilisation par le CDT conforme à l acte de cession. Le candidat s engage à laisser la jouissance des fichiers ainsi que de toutes les créations conformément à l acte de cession établi. - Guide Loisirs Béarn Pyrénées Ouvert 420 X150 mm Fermé 210 X 150 mm Chiffrer également le coût pour une version 210 X ex en français Dans le cas où le CDT souhaiterait acheter une quantité supérieure, le soumissionnaire chiffrera dans le bordereau de prix le coût d impression du supplémentaire. 96 pages 90 gr en quadri recto/verso. Chiffrer également le coût d impression du cahier complémentaire 8 pages. Le CDT se réserve le droit d ajouter ce cahier 4 pages 170 gr en quadri recto/verso ; verni acrylique recto, couverture extérieure uniquement (1ère et 4ème de couverture) 2 points métal. Chiffrer également le coût du dos carré collé. Date de Livraison 30 janvier 2017 en 1 point dans le 64. Le candidat produira un rétro-planning afin de fixer la date de remise des fichiers par le CDT. Les publicités seront livrées au CDT, validées et montées (par page) par la régie : le 4 janvier

3 annonces Nombre : équivalent 10 pages maxi. - cahier intérieur : pleine page et verso des pages de gauche uniquement. - 2 ème et 3 ème de couverture. - Guide Loisirs Pays basque Ouvert 420 X150 mm Fermé 210 X 150 mm Chiffrer également le coût pour une version 210 X ex en français Dans le cas où le CDT souhaiterait acheter une quantité supérieure, le soumissionnaire chiffrera dans le bordereau de prix le coût d impression du supplémentaire. 88 pages 90 gr en quadri recto/verso. Chiffrer également le coût d impression du cahier complémentaire 8 pages. Le CDT se réserve le droit d ajouter ce cahier 4 pages 170 gr en quadri recto/verso ; verni acrylique recto, couverture extérieure uniquement (1ère et 4ème de couverture) 2 points métal. Chiffrer également le coût du dos carré collé. Date de Livraison 13 février 2017 en 1 point dans le 64. Le candidat produira un rétro-planning afin de fixer la date de remise des fichiers par le CDT. Les publicités seront livrées au CDT, validées et montées (par page) par la régie : le 4 janvier annonces Nombre : équivalent 10 pages maxi. - cahier intérieur : pleine page et verso des pages de gauche uniquement. - 2 ème et 3 ème de couverture. Guide des fêtes Béarn Pyrénées Ouvert 200 X200 mm Chiffrer également le coût pour une version 100 X ex 72 pages 3

4 Date de Livraison annonces 2 s 4 pages 170 gr en quadri recto/verso verni acrylique recto couverture extérieure uniquement (1ère et 4ème de couverture) 2 points métal Le 26 mai 2017 Le candidat produira un rétro-planning afin de fixer la date de remise des fichiers par le CDT. Les publicités seront livrées au CDT, validées et montées par la régie : le 17 avril Cahier intérieur : équivalent 10 pages maxi s : page 8,8X18,5 cm ; 1/2 page 8,8X 9cm, 1/3 page 8,8X 5,8cm, 1/6 page 8,8X 2,7cm, 1/8 page 4,2X 4,2cm. - 2 ème, 3 ème et 4 ème : (1 pub par page uniquement 10 X 20 cm). Guide des fêtes Pays basque Date de Livraison annonces Ouvert 200 X200 mm Chiffrer également le coût pour une version 100 X ex 104 pages 2 s 4 pages 170 gr en quadri recto/verso verni acrylique recto couverture extérieure uniquement (1ère et 4ème de couverture) 2 points métal Le 26 mai 2017 Le candidat produira un rétro-planning afin de fixer la date de remise des fichiers par le CDT. Les publicités seront livrées au CDT, validées et montées par la régie : le 17 avril Cahier intérieur : équivalent 15 pages maxi s : page 8,8X18,5 cm ; 1/2 page 8,8X 9cm, 1/3 page 8,8X 5,8cm, 1/6 page 8,8X 2,7cm, 1/8 page 4,2X 4,2cm. - 2 ème, 3 ème et 4 ème : (1 pub par page uniquement 10 X 20 cm). - L imprimeur doit fournir des épreuves couleur de qualité et faire en sorte que la chromie finale soit fidèle au «Bon à Tirer» signé par le C.D.T. Il doit également respecter le grammage du papier demandé. - Les conditions générales et techniques sont non négociables. L impression finale ne peut être exécutée que sur ordre du CDT. 4

5 Thématiques des annonces pour tous nos supports on et off line Prix Thèmes pour les annonceurs Les tarifs des encarts proposés seront communiqués au Comité départemental du tourisme Béarn Pays basque. Tous les thèmes sont susceptibles d être acceptés (à l exception de ceux que la morale réprouve). Les démarches se feront auprès prioritairement des prestataires dans les domaines suivants : - les loisirs et voyages dans le département des Pyrénées- Atlantiques, - la gastronomie, l artisanat et la restauration aux couleurs des traditions basque et béarnaise - les prestations d activités sportives ou culturelles dans les Pyrénées- Atlantiques, - les hébergeurs et transporteurs du département. Des partenaires (hors 64 y compris transfrontaliers 2/3 pages maxi) pourront être recrutés : à condition que ceux-ci n exercent pas de concurrence directe avec les sites/activités touristiques du département. Ouverture de manière plus globale aux marques (Décathlon, Quicksilver, Ikea, etc ). En cas de doute sur le bienfondé de la présence d une publicité, le prestataire interrogera le CDT. Le CDT se réserve le droit de refuser un annonceur qui ne correspondrait pas aux critères énoncés. Autres supports de communication : on line et off line Comme mentionné en début de cahier des charges, le présent marché concerne la régie publicitaire pour l ensemble des besoins du CDT. - Aussi, en fonction des supports imprimés mis en œuvre par le CDT le prestataire pourra être sollicité pour assurer une mission de régie publicitaire pour le compte du CDT et de ses différents supports de communication (ex : brochures thématiques, suppléments ). Une demande de devis sera alors formulée auprès du prestataire retenu pour cette nouvelle mission, sa réponse devra respecter le cadre de ce contrat. - Le Comité départemental du tourisme souhaite également ouvrir à la régie publicitaire ses supports de communication on line et principalement son site internet. Il pourra s agir de commercialiser des bannières internet, mais aussi des contenus à caractère davantage publi-rédactionnels. Leur format, leur positionnement (en prenant en compte les contraintes de note site internet et leur durée de présence seront précisés dans le cadre d un travail préalable mené entre le CDT et le prestataire régie publicitaire qui aura été retenu. Le prestataire assurera : - la commercialisation des espaces - la préparation et le suivi des ordres d insertion - quel que soit le format retenu, le prestataire fournira un widget que le CDT intégrera dans le site. Ce widget permettra au prestataire retenu de gérer l intégration et la rotation des publicités. En ce qui concerne les réseaux sociaux, la publicité se fera de préférence sur facebook. Le CDT attend des recommandations de la part du prestataire. Tous messages seront validés en amont par le CDT. 5