OBJECTIF VISIBILITE. Bonnes pratiques pour la promotion de votre colloque. Volet 1 Création et diffusion d un appel à communications

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1 Date : 7 décembre 2012 OBJECTIF VISIBILITE Bonnes pratiques pour la promotion de votre colloque Volet 1 Création et diffusion d un appel à communications

2 SOMMAIRE 1. Introduction Création de appel. 5 a) Pourquoi faire un appel?...5 b) Planifiez votre appel Diffusion de votre appel a) Site Internet de l Acfas b) Courriel aux couleurs du congrès. 13 c) Affiche promotionnelle d) Bandeau et logo e) Médias sociaux f) Autres Contact.18

3 1. INTRODUCTION Pour ce 81 e Congrès, l Acfas souhaite vous offrir un nouveau service afin de vous accompagner et de vous conseiller dans la promotion de votre colloque. De décembre à avril, nous vous proposerons un service-conseil, ainsi que des guides et formations en ligne, que vous pourrez retrouver dans le module «Responsable de colloque» (étape 6). Notre objectif est le même que le vôtre : maximiser la visibilité de votre activité, à toutes les phases de son organisation. 3

4 1. INTRODUCTION Cette stratégie d accompagnement se divise en quatre volets : Volet 1 Création et diffusion de votre appel à communications de début décembre à fin janvier guide PowerPoint Volet 2 Discussion de votre colloque dans les médias sociaux de mi-mars au congrès guide PowerPoint et formation en ligne, en mars 2013 Volet 3 Relation médias de mi-mars au congrès guide PowerPoint et formation en ligne, en mars 2013 Volet 4 Promotion du programme final de votre colloque de mi-mars au congrès guide PowerPoint et formation en ligne, en mars

5 2. CREATION DE L APPEL a) Pourquoi faire un appel? Faire connaître votre colloque aux chercheurs et experts de votre domaine de recherche Identifier des collaborateurs qui permettront d enrichir votre programme et la réflexion autour du sujet de votre colloque Établir un processus formel et rigoureux pour la sélection des contributions à votre colloque Augmenter la visibilité de vos travaux de recherche et de votre institution Consolider vos collaborations et établir de nouveaux contacts 5

6 2. CREATION DE L APPEL b) Planifiez votre appel Étape 1 Rédigez votre appel 1. Définissez le contenu des propositions que vous souhaitez recevoir tout en respectant les exigences du module des responsables de colloque : Prénom, nom, statut, affiliation, courriel et coordonnées Choix du mode de présentation (orale ou par affiche); Titre : l Acfas limite les titres à180 caractères espaces comprises; Thématiques, domaines de recherche, sujets sur lesquels doivent porter les propositions; Liste des co-auteurs; Contenu du résumé : introduction, résultats anticipé, méthodologie, discussion/conclusion bibliographie, mots-clés, etc.; Taille du résumé : l Acfas limite le résumé à caractères espaces comprises; Format de la proposition (Word, PDF, formulaire en ligne, etc.). 6

7 2. CREATION DE L APPEL b) Planifiez votre appel Étape 1 Rédigez votre appel (suite) 2. Définissez les critères d évaluation. Vous pouvez vous inspirer de la page d appel de propositions du site Internet de l Acfas. Important : toutes les propositions doivent être soumises en français. 3. Déterminez la date limite d envoi des propositions et la personne ressource qui les recevra (courriel) L Acfas recommande de ne pas aller au-delà du 25 janvier pour la date limite de réponse à votre appel Un courriel de confirmation de réception peut être envoyé, mentionnant les dates de réponse de votre comité scientifique 4. Déterminez la date d envoi des réponses d acceptation ou de refus 7

8 2. CREATION DE L APPEL b) Planifiez votre appel Étape 2 Constituez votre comité scientifique 1. L Acfas recommande que le comité scientifique soit constitué de personnes issues d institutions, de domaines de recherche et/ou disciplines différents. 2. Déterminez une date de début et de fin d évaluation des propositions. 3. Identifiez une procédure d évaluation rigoureuse et impartiale. 4. L Acfas vous recommande de ne pas afficher les noms des membres du comité pour éviter que ces derniers reçoivent les plaintes des auteurs. 8

9 2. CREATION DE L APPEL b) Planifiez votre appel Étape 3 Identifiez vos groupes cibles Les groupes cibles sont les personnes que vous souhaitez joindre par vos différentes actions de communication afin qu ils : Répondent à votre appel à communications Assistent à votre évènement Parlent de votre colloque Plus vos groupes cibles seront nombreux et diversifiés, plus votre programmation sera enrichie. Profitez du slogan du 81 e Congrès, Savoirs sans frontières, pour élargir votre réseau et mêler les disciplines et secteurs de recherche. 9

10 2. CREATION DE L APPEL b) Planifiez votre appel Étape 3 Identifier vos groupes cibles (suite) Voici quelques exemples de groupes cibles. D autres Étudiants Professeurs Chercheurs peuvent s ajouter selon votre domaine, votre réseau et vos objectifs. International Professionnels Gouvernement En fonction de chacun d eux, pensez à adapter le contenu de vos messages. Chercheurs au collégial Partenaires Témoins 10

11 2. CREATION DE L APPEL b) Planifiez votre appel Étape 4 Créer des outils de diffusion attrayants L Acfas vous propose différents outils promotionnels que vous pouvez personnaliser et réutiliser dans vos propres supports de communication. Site Internet de l Acfas (programmes préliminaire et final); Courriels personnalisés; Affiche promotionnelle; Bandeau et logo aux couleurs du congrès; Médias sociaux. Vous pouvez retrouver ces outils depuis l étape 6 du module «Responsable de colloque», sur le site Internet de l Acfas. Consultez également le guide d utilisation du module. 11

12 3. DIFFUSION DE VOTRE APPEL a) Site Internet de l Acfas Le programme préliminaire amélioré! Profitez de trois mois supplémentaires pour faire la promotion de votre colloque : Rédigez une description brève de votre colloque Ajoutez votre appel à communications Ajoutez des images Rédigez des nouvelles Mentionnez vos réseaux sociaux Partagez et diffusez cette page Toutes ces actions se feront à partir de l étape 2 et 6 du module «Responsable de colloque». Pour plus d informations, consultez le guide d utilisation du module. 12

13 3. DIFFUSION DE VOTRE APPEL b) Courriel aux couleurs du congrès Comment l utiliser? Téléchargez le courriel depuis l étape 6 du module «Responsable de colloque» Ouvrez-le dans votre navigateur Internet Copiez-le et collez-le dans votre éditeur de courriel Personnalisez les titres, dates, sous-titres et corps de texte selon votre message et vos destinataires À qui l envoyer? Vos contacts directs (comité organisateur, collègues de département, participants confirmés ou non, partenaires, etc.) en leur demandant de relayer l information à leurs réseaux Aux groupes cibles que vous avez identifiés préalablement Quand l envoyer? Envoyez un premier courriel pour lancer votre appel et une relance deux semaines avant la date limite 13

14 3. DIFFUSION DE VOTRE APPEL c) Affiche promotionnelle Deux formats : PDF : étape 6 du module «Responsable de colloque» pour la promotion de votre appel Papier : envoyée gratuitement par l Acfas au mois de février pour la promotion de votre programme final, selon votre commande à l étape 1 du module «Responsable de colloque» Personnalisez-les : En ouvrant le fichier PDF avec PDF Pro ou Photoshop et en rédigeant votre texte dans la zone blanche Ou en imprimant par-dessus la zone blanche Ou en apposant une feuille (8 1/2 x 11 po) dans la zone blanche avec des informations sur votre colloque (titre, date, appel à communications, etc.) Attention : Pour imprimer les affiches vous aurez besoin d une imprimante avec du papier ledger (11 x 17 po) 14

15 3. DIFFUSION DE VOTRE APPEL d) Bandeau et logos Apposez le bandeau ou le logo sur : Le site Internet de votre centre de recherche, laboratoire, département, institution Sur les pages de vos médias sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, Viadeo, etc.) Et ajoutez toujours l hyperlien de la page de votre programme sur l image. 15

16 3. DIFFUSION DE VOTRE APPEL e) Médias sociaux Annoncez votre colloque, votre appel à communications et les informations générales sur l organisation de votre colloque via : Facebook En utilisant votre propre page Facebook Sur Twitter Utilisez dans vos gazouillis le mot-clic #AcfasC suivi du numéro du colloque (ex : #AcfasC202) Une formation en ligne ainsi qu un guide vous seront proposés au mois de mars spécifiquement pour ce volet. 16

17 3. DIFFUSION DE VOTRE APPEL f) Autres Exemple Identifiez toute autre tribune pertinente pour rejoindre les réseaux de collaborateurs potentiels. Par exemple : Calenda, congrès-médical, infolettres, ordres professionnels, réseaux divers. 17

18 4. CONTACT Pour plus d information, contactez : Alexandre Jay Courriel : alexandre.jay@acfas.ca Téléphone : , poste 225 Bonne diffusion de votre colloque! L équipe du congrès 18