LA CONFÉRENCE DE PRESSE

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1 Fiche aide-mémoire : l organisation d une conférence de presse OBJECTIFS La conférence de presse La rencontre de presse La conférence de presse La conférence de presse sert à annoncer une nouvelle ou à prendre une position publique qui obtiendra une couverture aussi large que possible. Elle permet la diffusion du message que l on veut livrer tout en donnant l occasion pour les journalistes de réaliser des entrevues avec le ou les porte-parole. Le contact face à face permet d apporter plus de nuances et d établir un lien de confiance. Il n est pas toujours nécessaire de tenir une conférence de presse. Il faut se demander si celle-ci offre une valeur ajoutée. Diffuser un communiqué et proposer des entrevues individuelles permet également de véhiculer l information auprès des médias et d éviter la planification et les frais reliés à la conférence. La rencontre de presse La rencontre de presse s adresse davantage à un plus petit cercle de journalistes, qui s intéressent précisément à votre secteur d activités ou qui ont une bonne connaissance du dossier. Elle est moins formelle et peut prendre la forme d une visite de votre organisation, d un déjeuner ou d une table ronde, par exemple. C est l occasion de parler plus longuement avec les médias et d approfondir un sujet. Il faut organiser la conférence de presse soigneusement, en sachant qu un événement mal géré peut ne pas être couvert par les médias ou même faire l objet d une couverture négative. Cela signifie que tous les intervenants doivent savoir ce dont ils parleront, que les dossiers de presse doivent être bien préparés et contenir toutes les informations nécessaires et qu il y aura un personnel suffisant pour s occuper des questions logistiques, dans le cas où s attend à un grand nombre d agences médias. Qui invite-t-on? La conférence de presse est destinée aux médias. Il ne s agit pas d un événement public. Selon l ampleur de la nouvelle, plusieurs personnes peuvent être présentes. On recommande toutefois de limiter la prise de parole officielle aux acteurs les plus importants. Les autres peuvent offrir des témoignages ou commentaires lors d entrevues individuelles aux journalistes. La durée totale de la prise de parole devrait se limiter à un maximum de 30 minutes, incluant toutes les allocutions.

2 Le ou les organismes qui annoncent la nouvelle On comptera, par exemple, l organisme principal, les partenaires, les donateurs, les organismes qui reçoivent un financement, etc. On identifiera un porte-parole par organisation. Ceux-ci prendront la parole publiquement lors de l annonce. Exemple : un porte-parole de l Appui annonce un nouveau service et un porte-parole d un organisme local explique comment il en bénéficiera. Les médias Tous les journalistes susceptibles de couvrir la nouvelle. Si possible, on tentera d obtenir la présence de chaque média qui couvre sa région. Les personnes ou organismes pour qui la nouvelle aura un impact direct et qui peuvent offrir un témoignage (si pertinent) Des bénévoles, des dignitaires, des bénéficiaires, etc. peuvent être présents pour apporter un point de vue personnel ou donner de la profondeur à une annonce. Par exemple, sans prendre la parole officiellement, un proche aidant peut être disponible pour entrevue, afin d expliquer sa réalité quotidienne. Qu est-ce qu on rédige? 1. Une invitation aux médias : Elle doit être envoyée quelques jours avant la tenue de la conférence. Cette invitation donne les grandes lignes de l annonce, sans en dévoiler tous les détails. Au cours des jours qui précèdent l événement, il est suggéré de téléphoner aux journalistes qui n auront pas répondu à l invitation. Ce sera l occasion de discuter de leur intérêt envers la nouvelle et de confirmer leur présence sur place. L invitation doit aussi être renvoyée à titre de rappel le matin même. 2. Un communiqué de presse : Lors de la conférence de presse, on remettra aux médias un communiqué de presse qui explique en détail tout le contenu de la conférence. Il est essentiel d envoyer également le communiqué de presse par courriel à la suite de l événement à tous les journalistes qui n auraient pas pu être présents. 3. Une pochette de presse : Une pochette de presse peut être remise sur place, si l ampleur de la nouvelle ou le nombre de partenaires le justifient. En plus du communiqué de presse, la pochette contiendra les autres documents que vous désirez partager avec les journalistes (dépliants, fiche d informations, communiqués des partenaires, photos, etc.). Ces documents peuvent être offerts en deux langues si jugé pertinent.

3 4. Un bas de vignette : Il s agit d un court paragraphe explicatif qui accompagnera une photo officielle que l on envoie après la conférence. On y résume en une ou deux phrases le but de la conférence et on y indique le nom et le titre des personnes sur la photo. L importance du visuel Il est essentiel de présenter un décor intéressant visuellement pour les journalistes télévisuels et les photographes. On affichera les logos des organismes qui font l annonce, de sorte que l on sache en un coup d œil de qui il est question. Ce visuel peut se trouver à l arrière de la scène, devant un lutrin, aux côtés de la table de presse, etc. Occasion-photo Il est important de prévoir une photo officielle présentant les personnes qui ont procédé à l annonce. On devra s assurer que les logos des organismes sont visibles sur la photo. Il sera alors possible d envoyer cette photo avec votre communiqué de presse aux journalistes à la suite de la conférence. Comme mentionné, il faut s assurer d accompagner la photo d un paragraphe explicatif, donnant le nom des personnes ainsi que leur titre. À quel moment tient-on la conférence de presse? Il est important de bien choisir la date et l heure de la conférence de presse afin d optimiser la présence des médias. Il faut suivre ce qui se passe dans l actualité pour ne pas être en compétition avec une nouvelle très importante qui serait annoncée en même temps. Si l on organise une conférence le matin, on aura l occasion d obtenir de la visibilité lors du bulletin de nouvelles du midi. La conférence pourra se tenir environ entre 8 h et 11 h. S il est plus facile pour les intervenants de se déplacer l après-midi, il est important de ne pas dépasser 14 h 14 h 30. Les bulletins de nouvelles traiteront l information le jour même tandis que les journaux quotidiens la publieront le lendemain. Il n y a donc pas de préférence pour un jour de la semaine précis dans ce cas. Les hebdos locaux doivent être traités différemment et avec soin parce qu ils sont lus attentivement par la grande majorité de la population. Ils publient généralement une semaine après les autres médias. Il peut donc être judicieux de leur suggérer un angle différent ou une entrevue exclusive qui serait diffusée à peu près en même temps que

4 les autres médias, de sorte qu ils ne publient pas un article duquel tout le monde a déjà parlé avant eux. Un détail important peut influer sur la date de notre conférence : la présence d invités de marque. En effet, si l on prévoit la présence du maire ou d une ministre, il faut s assurer que la conférence peut s insérer dans leur horaire souvent chargé. Ce détail n est pas négligeable parce que ces invités vont souvent faire une différence quant au nombre de journalistes présents. Traiteur et salle? Vouloir offrir des boissons et de la nourriture à ses invités reste à la discrétion de l organisateur. Il est recommandé d offrir quelques bouchées si la conférence de presse se tient très tôt le matin ou sur l heure du dîner. Sinon, quelques biscuits et du café conviennent. Il est primordial de garder une certaine sobriété dans le choix des produits offerts. Il pourrait, par exemple, être mal vu pour un OSBL qui dépend de fonds publics ou qui demande un financement de proposer à ses invités des hors-d œuvre trop luxueux. Dans le même ordre d idées, il sera important de choisir un lieu sobre et d éviter les coûts de location de salle, lorsque possible. Détails techniques : - Vérifier l emplacement des prises électriques pour les micros et l éclairage. - Installer une table suffisamment longue pour tous les intervenants et indiquer le nom de chacun sur un carton de table ou opter pour l option lutrin. - Installer un nombre suffisant de sièges pour les journalistes et laisser une place suffisante pour leur matériel. - Afficher le matériel visuel en arrière-plan de la table des intervenants. - Prévoir une liste de présence que les journalistes signeront à l entrée (lorsque le journaliste a signé, vous lui remettez le dossier de presse). - Préparer du café, du thé, de l eau ou autres rafraîchissements.

5 Modèle de planification des activités : Pour une conférence qui se tiendrait un jeudi matin, à 10 h 30, voici une suggestion de planification : Planification des activités 1. Dresser la liste des médias de votre région 2. Dresser la liste des personnes à inviter 3. Rédiger une invitation en indiquant dans un court paragraphe l objet de la conférence 4. Rédiger un communiqué de presse en prenant soin de bien valider l information qui s y retrouve 5. Environ deux (2) semaines à l avance : envoi de l invitation aux invités 6. Lundi à 10 h 30 : envoi d une invitation aux médias par courriel 7. Mardi et/ou mercredi : appels téléphoniques aux journalistes qui n ont pas répondu 8. Jeudi à 8 h : rappel par courriel de l invitation envoyée le lundi. On reprendra le texte intégralement, en inscrivant RAPPEL INVITATION en entête 9. Jeudi à 11 h 30 : envoi à tous les journalistes du communiqué dévoilant la nouvelle que l on vient d annoncer en conférence, accompagné d une photo de l événement, si possible ainsi qu un bas de vignette

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