Guide de l'utilisateur Doc App

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2 Introduction Bienvenue chez ML6! Nous avons créé Doc App à la demande d'un ami qui désirait faciliter la documentation des ses activités RS et DE. Elle s'est avérée très utile et a suscité d'excellents commentaires de sa part ainsi que de son conseiller. Celui-ci a tellement apprécié que nous avons décédé d'en faire profiter à tous ceux qui doivent produire des rapports RS et DE annuellement. Nous espérons qu'elle vous rendra de fiers services. Doc App nécessite que vous configuriez quelques paramètres afin que votre formulaire mobile et l'application web communiquent ensemble. Les étapes de configuration sont détaillées aux sections 2 à 6. Nous vous conseillons fortement de les réaliser dans l'ordre qu'elles vous sont présentées. Si vous avez des questions, suggestions d'améliorations à apporter ou tout autre commentaire n'hésitez pas à nous en faire part à Merci! Page 2

3 1. Le concept Doc App Doc App est composée de deux outils qui ont des rôles bien distincts et complémentaires : le formulaire mobile et l'application web 1.1 Le formulaire pour appareil mobile IOS Le formulaire que vous installerez sur votre appareil mobile IOS est votre outil de saisie de données. Il peut être installé sur n'importe quel appareil IOS. Page 3

4 1.2 L'application web Quant à elle, l'application web vous permet de consulter et de modifier l'ensemble données des différents projets. Page 4

5 2. Installation du formulaire Il est possible que certains utilisateurs aient de la difficulté à télécharger le formulaire par l'entremise de l'application. Les causes peuvent être diverses. Dans ce cas, cette seconde méthode peut être utilisée. 2.1 Mettre à jour votre système d'exploitation IOS (peut durer plusieurs minutes selon la version présente sur votre appareil) Il est très important de s'assurer que votre appareil IOS ait la version la plus récente disponible du système d'exploitation. Pour s'en assurer, ouvrez les réglages et sélectionnez l'onglet général et ensuite mise à jour logicielle. Si une mise à jour vous est proposée, installez-la. Page 5

6 2.2 Installer l'application FormEntry (5 minutes) L'application FormEntry est gratuite et disponible sur l'app Store de Apple. Pour l'installer, recherchez «FormEmntry» et choisir installer. 2.3 Lier votre appareil à Doc App, configurer FormEntry et télécharger votre formulaire (10 minutes) Étape 1 : Accéder aux réglages de l'application Selon que vous soyez en mode portrait ou paysage, l'acces aux réglages est indiqué par une icône ou le texte «Réglages». Dans les deux cas, ils se trouvent en haut à gauche. Page 6

7 3.3 (suite) Étape 2 : Noter le numéro de référence de l'appareil Pour lier votre appareil à Doc App web, vous aurez besoin du numéro «Appareil UUID8» qui se trouve au bas de la page des réglages. Notez-le, vous en aurez besoin ultérieurement. 2.4 Télécharger le formulaire à partir du lien fourni avec votre reçu de transaction Étape 1 : Ouvrir le courriel de bienvenue et télécharger le formulaire Ouvrez-le dans l'appareil mobile sur lequel vous désirez installer le formulaire. Rendez-vous à la section des «Informations importantes» et sélectionnez ensuite, dans la section «Formulaires mobiles» la version que vous désirez. Appuyez sur le lien «Obtenir le formulaire en...» Étape 2 : Ouvrir le formulaire dans FormEntry Safari s'ouvrira et une boîte de dialogue apparaîtra. Cliquez sur «Ouvrir dans Form...» Étape 3 : Confirmer l'ajout du formulaire Le formulaire s'ajoutera automatiquement dans l'application et sera prêt à être utilisé. Note : Vous pouvez installer les deux versions du formulaire sur le même appareil. Page 7

8 3. Accéder à l'application web Pour accéder à l'application, vous devez vous rendre sur le site de la zone client ML6 et entrer votre l'adresse de courriel que vous avez utilisé pour créer votre compte et votre mot de passe. Ensuite cliquez le bouton «Accès App».Cliquez sur le lien pour vous rendre à la zone client ML6 Page 8

9 4. Interface de l'application 1. Bouton ajouter : Le signe «+» représente la commande ajouter. 2. Bouton supprimer : Le signe «-» représente la commande supprimer. 3. Bouton enregistrer : Utiliser ce bouton pour sauvegarder vos modifications. 4. Bouton éditer et voir les détails : En appuyant sur ce bouton, vous aurez accès à la fenêtre présentant les détails de l'essai ou de l'activité de planification sélectionné dans la liste. Une entrée de la liste doit être sélectionnée pour que le bouton soit activé. Cette nouvelle fenêtre vous permettra de consulter ou d'apporter des modifications aux informations qui ont été entrée par l'entremise du formulaire mobile. 5. Gestion des utilisateurs : Ce bouton ouvre de module de gestion des utilisateurs. 6. Gestion des appareils mobiles : Ce bouton ouvre le module de gestion des appareils mobiles. Pour pouvoir envoyer des données grâce au formulaire mobile, chaque appareil doit être ajouté à la liste. Vous verrez comment ajouter ou modifier des appareils plus loin dans le document. 7. Bouton de fermeture de session : Pour quitter l'application de manière sécuritaire, utilsez ce bouton. Page 9

10 5. Ajouter et modifier des utilisateurs Étape 1 : Accéder au module de gestion des employés Accédez à la fenêtre de gestion des employés en cliquant sur le bouton «Employé» en haut à droite. Étape 2 : Ajouter un nouvel employés En cliquant sur le bouton d'ajout, un nouvel employé s'ajoute à la liste. Étape 3 : Entrer les informations Entrez les informations concernant le nouvel employé. Les champs «courriel» et «mot de passe» sont les seuls champs obligatoires. L'adresse de couriel sert de nom d'utilisateur pour l'ouverture de session sur Doc App. Page 10

11 Étape 4 : Sauvegarder Une fois les informations entrées, cliquez sur le bouton de sauvegarde. Étape 5 : Sauvegarder Synchronisez votre formulaire pour que le nouvel employé soit ajouté à la liste. Référez-vous à la section portant sur ce sujet. Note : Si ce nouvel utilisateur utilise un appareil qui n'est pas dans votre liste des appareils, n'oubliez pas de l'ajouter. Page 11

12 6. Ajouter et modifier des appareils Pour pouvoir transmettre des formulaires à l'application web, vous devez y ajouter les numéros de référence et identifier chacun des appareils mobiles que vous désirez utiliser avec l'application. Vous aurez besoin des numéros de référence que vous avez notés au moment d'installer le formulaire mobile (étape 2 de la section 2 «Installation du formulaire mobile»). Étape 1 : Accéder au module de gestion des appareils Accédez à la fenêtre de gestion des appareils en cliquant sur le bouton «Appareils» en haut à droite. Étape 2 : Ajouter un nouvel appareil En cliquant sur le bouton d'ajout, un nouvel appareil s'ajoute à la liste. Page 12

13 Étape 3 : Entrer les informations Entrez les informations concernant le nouvel appareil. Le device UUID8 est le numéro que vous avez noté au moment de l'installation du formulaire. Étape 4 : Sauvegarder Une fois les informations entrées, cliquez sur le bouton de sauvegarde. Page 13

14 7. Ajouter et modifier un projet 1. Cliquez sur le bouton d'ajout. 2. Un nouvel item apparaît dans la liste. 3. Ajoutez les informations relatives au projet tel son nom, les dates de début et de fin, les objectifs globaux, etc. 4. Lorsque vous avez terminé d'ajouter les informations, cliquez sur le bouton de sauvegarde des données. 5. Synchronisez votre formulaire pour que le nouvel employé soit ajouté à la liste. Référez-vous à la section portant sur ce sujet. NOTES : Chaque projet ajouté dans l'application web est synchronisé avec votre formulaire. Assurez-vous que tous les projets pour lesquels vous désirez utiliser le formulaire soient ajoutés à la liste des projets. Au moment de créer une nouvelle entrée dans le formulaire, vous devrez choisir le projet auquel les données doivent être ajoutées. Page 14

15 8. Compléter un formulaire et transmettre les données vers Doc App 8.1 Ouvrir le formulaire À l'ouverture de l'application FormEntry, vous devriez vous assurer que la synchronisation de Doc App et votre formulaire est à jour. Étape 1 : Afficher la liste des formulaires Appuyez sur l'icône en haut et à gauche ou tournez votre appareil en mode paysage. Page 15

16 Étape 2 : Sélectionner un formulaire Cliquez sur le formulaire que vous désirez utiliser et vous verrrez apparaître un menu tel qu'illustré en Synchroniser le formulaire avec Doc App web Pour synchroniser, tirez vers le bas le menu du formulaire et relâchez-le. Vous entendrez un BOP! et un message confirmant la mise à jour des données s'affichera. Les projets que vous avez créés dans Doc App web seront ajoutés à votre formulaire.il est important de synchroniser le formulaire avec Doc App web afin que les projets que vous avez créés soient disponibles dans le formulaire. Si le projet auquel vous désirez ajouter des données ne s'y trouve pas, il sera impossible d'y ajouter de nouvelles informations. Note : Chaque appareil doit être synchronisé. Page 16

17 8.3 Interface d'un formulaire 1. Menu de gestion des copies de formulaire Nouveau : Crée une nouvelle copie du formulaire. Après avoir appuyé sur ce bouton, la nouvelle copie apparaît et est prête à être complétée. Envoyé : Les copies envoyée vers Doc App web sont gardées dans ce répertoire. Il est conseillé de garder vos copies envoyées jusqu'à la fin d'un projet car une copie peut être envoyée plusieurs fois. Ainsi, en cas d'erreur, vous pouvez modifier ou ajouter des données à une copie et l'envoyer de nouveau. Le nouvel envoi mettra les données de Doc App web à jour. Par ailleurs, vous pouvez ainsi corriger des erreurs qui pourraient se produire en manipulant les données. Brouillons : Les brouillons sont des copies de formulaires qui n'ont pas été transmises à Doc App. Il se peut, par exemple, que vous ayez complété des copies de formulaire mais que vous n'ayez pas accès à l'internet. Plutôt que d'envoyer vos formulaires, vous Page 17

18 les rangerez dans le répertoire des brouillons jusqu'à ce qu'il vous soit possible de réaliser l'envoi. Corbeille : Elle contient les éléments supprimés. Comme sur votre ordinateur, les copies peuvent être récupérées. 2. Menu du formulaire Annuler : Ce bouton permet de fermer la copie du formulaire. À la fermeture vous avez la possibilité de supprimer le formulaire (vous ne pourrez pas le récupérer) ou de le ranger dans les brouillons (voue pourrez le rouvrir plus tard) Envoyer : Les données sont transmises à Doc App web et une copie est sauvegardée dans les brouillons. 3. Onglets du formulaire ID : Page d'identification du formulaire. Projet : Il faut choisir le projet pour lequel vous désirez documenter. Essais : Si l'activité concernée par la prise de données est un essai, choisissez cet onglet. Planification : Si l'activité concernée par la prise de données est un essai, choisissez cet onglet. ML6 : Informations concernant le concepteur. Page 18

19 8.4 Créer une nouvelle copie du formulaire Une des particularités des formulaires est que le formulaire que vous téléchargez est un modèle à partir duquel vous créez autant de copies que vous le désirez. Comme un courriel, chacune des copies peut être envoyée, rangée comme brouillon ou jetée à la corbeille. Lorsque vous créez un nouveau formulaire, vous créez tout simplement une nouvelle copie que vous enverrez vers la base de donnée une fois que vous aurez terminé la saisie de vos données. Étape 1 : Créer une nouvelle copie du formulaire En appuyant sur nouveau, vous créez une nouvelle copie du formulaire prête à recevoir vos informations. Page 19

20 Étape 2 : Choisir un projet Il faut toujours identifier le projet que vous désirez documenter. Étape 3 : Sélectionner s'il s'agit d'un essai ou d'une activité de planification Vous pouvez entrer des informations concernant un essai, une planification ou les deux. Page 20

21 9. Support technique Contactez-nous à l'adresse suivante. Nous nous ferons un plaisir de vous offrir le support dont vous avez besoin! Page 21

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