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1 1 Lexmark Version 3.0 associe un logiciel de création de formulaires électroniques à une application serveur de formulaires électroniques. Vous pouvez désormais créer des formulaires personnalisés et les combiner à des scripts pour créer un flux de travail dynamique des documents au sein de votre entreprise. est constitué des deux éléments suivants : Forms Composer Un logiciel autonome de mise en concordance des données et de création de formulaires électroniques. Server Manager Une interface d'administration pour la gestion des formulaires sur des Serveurs de documents. Forms Composer Forms Composer conçoit des formulaires, crée des variables sur ceux-ci et établit une correspondance entre les données du flux de données et ces nouvelles variables. L'interface de Forms Composer est divisée en deux volets principaux : le volet de gauche réservé à la création (mise en page) du formulaire et le volet de droite destiné aux données. Le volet de création vous permet de déterminer l'aspect du formulaire et de créer des variables qui recevront les données du document source. Vous pouvez aussi créer un formulaire à partir d'autres applications de traitement de texte et l'enregistrer en tant que fichier PDF, puis importer ce dernier et créer vos variables par-dessus celui-ci. Le volet de données vous permet d'identifier les différents champs de données de la sortie de votre application hôte, que vous souhaitez voir figurer dans le nouveau formulaire.

2 2 Server Manager Dès que vous avez créé votre formulaire, vous pouvez le télécharger ainsi que les informations connexes (par exemple, les fichiers d'image et PDF) vers le Serveur de documents. Dès que la fusion est exécutée et que le formulaire est fusionné avec ses informations connexes provenant du flux de données, vous pouvez : Déplacer vos formulaires vers d'autres serveurs du réseau Combiner vos formulaires au moyen de scripts puissants (créés à l'aide du logiciel Workflow Composer) qui attacheront votre formulaire à un flux de travail (télécopie, message électronique, archive, etc.)

3 3 Création d'un formulaire La création d'un formulaire se déroule en quatre étapes : 1 Créez votre carte de champs. Prenez la sortie de votre application hôte (un fichier texte, par exemple) et tracez des cadres autour des informations pertinentes pour créer des champs. Ceux-ci seront affectés à des variables sur le nouveau formulaire. Enregistrez votre carte de champs avec l'extension.fmp. 2 Préparez votre nouveau formulaire. Créez le formulaire en lui affectant la mise en page souhaitée. Votre modèle est constitué d'une grille sur laquelle vous ajoutez des objets variables, des images, etc. Enregistrez le nouveau formulaire avec l'extension.lff. 3 Définissez les options de votre projet. Celles-ci comprennent les paramètres de l'imprimante, les paramètres d'activation des pages et du projet, ainsi que les paramètres des options des travaux (combinant votre formulaire à un script sur le Serveur de documents). 4 Téléchargez votre formulaire à l'aide de Server Manager et exploitez les outils de flux de travail disponibles avec votre Serveur de documents.

4 4 Création de votre carte de champs Forms Composer enregistre les positions de vos champs de données dans une carte de champs sur laquelle vous pouvez modifier l'aspect de la sortie fournie par l'application hôte, sans altérer cette dernière. Vous pouvez créer une carte de champs pour repositionner une partie des données, puis les mettre en forme en fonction des attributs affectés par les variables que vous avez créées lorsque vous avez conçu votre formulaire. Lorsque l'élément de données est imprimé, sa position est déterminée par celle de la variable sur le formulaire et non par sa position d'origine dans la sortie fournie par l'application hôte. Une carte de champs repose sur le principe que votre application hôte place toujours les éléments de données au même endroit dans sa sortie. Planification de votre nouveau formulaire Avant de concevoir votre nouveau formulaire, vous devez apporter une réponse aux questions suivantes : Quel genre de formulaire voulez-vous créer (une facture, une lettre de transport, etc.)? Quelle doit être la présentation du formulaire final? Quelles informations doivent figurer sur le formulaire? Quel genre d'objets faut-il ajouter (images, zones de texte, etc.)?

5 5 Quelle couleurs souhaitez-vous voir figurer sur le formulaire? Quelles sont les informations communes à tous les formulaires que vous créez? Dès que vous avez répondu à ces questions, la création du formulaire devient un jeu d'enfant.

6 6 Objets de formulaire Vous créez un formulaire en plaçant sur celui-ci des objets qui renferment différents types d'informations. Le formulaire fini contient un ensemble d'objets de données. Ceux-ci peuvent être fixes ou variables. Les données fixes sont des informations qui sont réutilisées d'un formulaire à l'autre. Par exemple, l'adresse ou le logo de votre société. Les données variables sont celles qui changent pour chaque formulaire. Ces objets de données variables peuvent inclure une adresse de livraison, le montant total des articles expédiés, ou encore la date de la facture.

7 7 Définition des options du projet Chaque fois que vous créez un nouveau formulaire pour un jeu de données, vous créez en fait un projet dans. Vous pouvez ensuite définir les options suivantes qui s'appliquent à l'ensemble du projet. Profil d'impression des pages Profil d'impression des pages vous permet d'enregistrer un profil d'impression pour le projet. Réceptacle, Tiroir, Type de support et Recto verso sont autant d'options que vous pouvez sélectionner. Conditions d'activation du projet Votre Serveur de documents peut contenir plusieurs projets de formulaires. Les conditions d'activation du projet servent à sélectionner le projet de formulaire correct pour chaque sortie d'application hôte. Utilisez les conditions d'activation du projet pour identifier des données uniques dans la sortie de l'application hôte. Par exemple, les données d'une facture contiennent toujours les mots «Numéro client» sur la première ligne de données. Conditions d'activation des pages Vos projets de formulaires peuvent comporter de nombreuses pages. Les conditions d'activation des pages permettent de sélectionner les pages correctes du formulaire à produire pour chaque page de données de l'application hôte. Par exemple, si la variable de quantités commandées [QUANTITE] est supérieure à dix [>10], elle génère une page qui propose au client une remise sur son prochain achat.

8 8 Propriétés des tâches Si la sortie de votre application hôte contient de nombreuses tâches logiques (par exemple, votre application hôte imprime plusieurs factures simultanément), utilisez les propriétés des tâches pour identifier la première ou la dernière page et fractionner les tâches logiques. Vous pouvez configurer le script pour qu'il traite chaque tâche.

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