GUIDE D UTILISATION RESERVATION

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1 La fonctionnalité «Réservation» va vous permettre de gérer les réservations de vos salles, de vos bureaux temporaires et de vos positions dans un espace de Coworking de manière centralisée et d en automatiser la facturation. Il permet aussi à vos clients de réserver directement, en ligne, à partir de leur espace, une salle ou un bureau disponible. Ce document est destiné à vous accompagner dans la mise en place de ce nouveau processus et de donner de l autonomie à vos clients pour leurs futures réservations. 1 -PARAMETRAGE DE TBCRM : PARAMETRES ADMINISTRATION GESTION DES SITES Indiquer l adresse mail qui servira à envoyer automatiquement la confirmation au client utilisateur lorsque ce dernier aura effectué une réservation en ligne. Cocher la case pour que cette confirmation de la réservation soit envoyée automatiquement PARAMETRES ADMINISTRATION GESTION DES UTILISATEURS Cocher la case lecture pour permettre au collaborateur utilisateur d accéder au planning des réservations. Cocher la case écriture pour permettre au collaborateur utilisateur de procéder à des réservations sur le planning. PCi VERSION 2015 Les Bureaux du Lac II - Bat P Rue Robert Caumont BORDEAUX Cedex 1

2 1 3 - PARAMETRES ADMINISTRATION GESTION DES UTILISATEURS Cocher la case produit de réservation pour permettre au collaborateur utilisateur de créer des produits de réservation. Les produits de réservation sont une déclinaison des produits pour pouvoir être utilisés sur le planning de réservation PARAMETRES MON PROFIL Cocher la case me notifier sur les réservations en ligne si vous souhaitez être informé par mail à chaque fois qu un client utilisateur effectuera une réservation en ligne. PCi VERSION 2015 Les Bureaux du Lac II - Bat P Rue Robert Caumont BORDEAUX Cedex 2

3 1 5 - PARAMETRES ADMINISTRATION MODELES PAGE D ACCUEIL MESSAGERIE CLIENT Cette page vous permet de personnaliser la page d accueil de l espace de votre client. Vous pouvez télécharger votre logo afin que votre client identifie bien que son espace est celui mis à disposition par son Centre d affaires. Vous pouvez aussi personnaliser le message de la page d accueil en le modifiant directement PARAMETRES DONNEES LES PRODUITS Chaque espace de location doit faire l objet de la création d un produit de manière classique. Vous devez créer un produit pour chaque salle de réunion, bureau ponctuel ou espace de Coworking. Cela vous permet de définir le prix à l avance de chaque espace à louer et d automatiser la facturation. PCi VERSION 2015 Les Bureaux du Lac II - Bat P Rue Robert Caumont BORDEAUX Cedex 3

4 1 7 - PARAMETRES TABLES LES PRODUITS DE RESERVATION Chaque produit d espace de location (créé selon le point 5) doit faire l objet d une correspondance avec un produit de réservation. Le menu déroulant de la colonne Vos produits indique les produits créés. Il faut le sélectionner. Vous pouvez modifier le libellé du produit dans la colonne Libellé sur le planning. La colonne Description sert à indiquer les détails sur l espace de location et ce sera visible dans une infobulle sur le planning de réservation. La colonne Intervalle de temps permet de définir la durée minimale de location et ainsi afficher les intervalles de temps sur le planning de réservation. La colonne Multi client permet de facturer plusieurs clients sur un même espace et sur des créneaux horaires identiques. C est le cas des espaces de Coworking. Enfin la colonne Nbre maxi, définit le nombre maximal de clients pouvant être facturé sur cet espace partagé. Cela correspond généralement au nombre de positions dans l espace concerné. Pour enregistrer une ligne il faut faire «Entrer» avant de faire OK. 2 - ACCES AU PLANNING DE RESERVATION POUR LE COLLABORATEUR UTILISATEUR : 2-1 RESERVATION PCi VERSION 2015 Les Bureaux du Lac II - Bat P Rue Robert Caumont BORDEAUX Cedex 4

5 Vous êtes sur l interface principale du planning de réservation. Elle est mise à jour en temps réel pour les réservations effectuées par les utilisateurs collaborateurs du Centre d affaires et par les utilisateurs clients. Vous bénéficiez de différents types d affichages, par salle, ou par périodes (jour, 5 jours, 1 mois). Les espaces disponibles sont les produits de réservation que vous avez créés. Ils s affichent sur la première ligne du planning de réservation et possèdent chacun une couleur. En passant votre curseur sur l espace de réservation de la liste à gauche de l écran, une infobulle décrit l espace à louer (à renseigner dans la colonne Description de l interface produits de réservation : paragraphe 6) 2 2 CREER UNE RESERVATION Pour effectuer une réservation, il suffit de double-cliquer sur le planning. En fonction de l affichage et de l endroit au vous avez doublecliqué, une date et un créneau horaire s affiche. Vous pouvez préciser la durée de la réservation en utilisant les menus dates et horaires. Vous sélectionnez le client concerné et vous pouvez indiquer dans la zone de texte toutes les informations utiles à cette réservation. 2 3 MODIFIER UNE RESERVATION Pour modifier une réservation, vous devez positionner votre curseur en haut à gauche de la réservation. Lorsque l étoile s affiche vous pouvez déplacer la réservation uniquement sur la journée. Vous pouvez aussi réduire ou augmenter la durée de la réservation à l aide la flèche en vous positionnant au début ou à la fin de la réservation. Enfin en double-cliquant sur la réservation vous pouvez la modifier en changeant la date ou les horaires à l aide des menus déroulants. PCi VERSION 2015 Les Bureaux du Lac II - Bat P Rue Robert Caumont BORDEAUX Cedex 5

6 2 4 SUPPRIMER UNE RESERVATION Pour supprimer une réservation, il suffit de double-cliquer sur la réservation concernée sur le planning, et ensuite cliquer sur la croix à côté du bouton Enregistrer et fermer. 3 - ACCES AU PLANNING DE RESERVATION POUR LE CLIENT UTILISATEUR : Ce planning de réservation a été pensé pour être accessible aux clients que le centre d affaire aura sélectionnés. L application possède déjà un accès pour les clients à une messagerie et à un espace de stockage en ligne. L accès au planning des réservations vient donc s ajouter à ces services que vous pouvez proposer à vos clients. Cet espace est destiné à améliorer la communication que vous avez avec vos clients et ainsi à les fidéliser. 3-1 PARAMETRAGE DE L ACCES CLIENT UTILISATEUR Pour permettre à votre client d accéder à son espace, vous devez vérifier que la case Accès à la BdC soit cochée dans la fiche contact de la fiche tiers. Le contact doit posséder une adresse mail et elle doit toujours exister et parfaitement avoir été saisie. Si la case à cocher Docs partagés est cochée, tous les documents, y compris les factures et les devis, seront partagés automatiquement avec le client utilisateur. Sinon il sera nécessaire de partager manuellement tous les documents sur lesquels le Centre d affaires souhaite donner un accès à son client utilisateur. PCi VERSION 2015 Les Bureaux du Lac II - Bat P Rue Robert Caumont BORDEAUX Cedex 6

7 3 2 INFORMATION DU CLIENT UTILISATEUR Vous pouvez envoyer un mail à votre contact principal et cliquant sur l écran principal de l application. Si le contact a qui vous souhaitez donner accès à l espace en ligne n est pas votre contact principal, vous devez sélectionner la ligne de ce contact dans la liste des contacts de la fiche tiers et cliquer pour lui envoyer un mail. En effet l activation de l espace en ligne du client et son premier accès doivent faire l objet de l envoi d un mail via l application. Ensuite le client pourra enregistrer l url internet de son espace en ligne dans ses favoris et il pourra le consulter quand il le souhaitera. Il est possible d envoyer au client un mail avec votre logiciel classique de messagerie avec l url suivante. Elle est valable pour tous les clients à qui vous avez choisi de proposer l espace en ligne : PCi VERSION 2015 Les Bureaux du Lac II - Bat P Rue Robert Caumont BORDEAUX Cedex 7

8 3 3 ACCES DU CLIENT UTILISATEUR A SON ESPACE Lorsque le client utilisateur reçoit le mail, il lui est proposé de cliquer sur un lien qui le renvoie sur l écran ci-dessous qui s affiche dans son navigateur internet : Il s agit de la première connexion du client utilisateur à son espace. Il est nécessaire qu il reçoive son mot de passe pour pouvoir se connecter et accéder aux services en ligne que lui propose son Centre d affaires. Le client utilisateur doit cliquer sur Mot de passe oublié ou 1 ère connexion et saisir son adresse mail. L adresse mail saisie doit être obligatoirement celle qui est enregistrée dans la fiche contact de la fiche tiers du client correspondant. Le client utilisateur doit alors cliquer sur Envoyer mon mot de passe Le client utilisateur reçoit son login et son mot de passe pour se connecter à son espace. PCi VERSION 2015 Les Bureaux du Lac II - Bat P Rue Robert Caumont BORDEAUX Cedex 8

9 Le client utilisateur est maintenant connecté à son espace. La page d accueil lui explique comment utiliser les fonctionnalités de son espace. Cette page d accueil peut être personnalisée par le centre d affaire (cf paragraphe 4 du chapitre Paramétrage de TBCRM) 3 4 PLANNING DES RESERVATIONS Le client utilisateur peut rapidement voir quelles sont les salles, les bureaux ou les positions disponibles. Les noms des autres clients ayant déjà réservé un espace sont masqués pour des raisons de confidentialité. PCi VERSION 2015 Les Bureaux du Lac II - Bat P Rue Robert Caumont BORDEAUX Cedex 9

10 En double cliquant sur le planning après avoir sélectionné la salle qui l intéresse, le client procède à la réservation en ligne. Il faut noter que le client ne peut plus modifier ou supprimer cette réservation. Il doit contacter le Centre d affaire s il s est trompé ou s il veut modifier sa réservation. Le planning des réservations se met à jour immédiatement. PCi VERSION 2015 Les Bureaux du Lac II - Bat P Rue Robert Caumont BORDEAUX Cedex 10

11 Le client utilisateur reçoit un message, dans sa boite aux lettres classique, lui confirmant la réservation de son espace. Ce message est envoyé automatiquement. Le collaborateur utilisateur reçoit lui aussi un message, dans sa boite aux lettres classique, lui confirmant la réservation effectuée par le client utilisateur. Ce message est aussi envoyé automatiquement. Il est ainsi notifié qu une réservation en ligne a été effectuée. Les autres fonctionnalités de l espace du client utilisateur sont : La messagerie : C est un service classique de messagerie privé. Nouveau message Boite de réception Eléments envoyés Mes documents : C est l espace de stockage en ligne mis à disposition du client. Il y retrouve de manière automatique les devis et les factures envoyés par le centre d affaires et tous les documents qui le concernent dans le cadre de sa relation avec le Centre d affaires (contrats, pièces officielles ) et que ce dernier peut ou non partager en totalité ou partiellement avec lui. Le client utilisateur peut aussi y déposer des documents et doit les rendre public (individuellement) s il veut que le Centre d affaires y accède. Mes paramètres : Cette fonctionnalité permet au client de modifier son mot de passe et de personnaliser sa signature. PCi VERSION 2015 Les Bureaux du Lac II - Bat P Rue Robert Caumont BORDEAUX Cedex 11

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