Plan d action pour construire son événement. Avant / Pendant / Après l événement

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1 Plan d action pour construire son événement Avant / Pendant / Après l événement

2 Sommaire Introduction générale Les points clés des événements UFOLEP Avant l événement Pendant l événement Après l événement

3 L événementiel à l UFOLEP en quelques chiffres : manifestations sportives sur le territoire 60 rassemblements nationaux organisés / an personnes «grand public» viennent sur nos événements / an journées de formation

4 3 objectifs stratégiques à garder en mémoire pour imaginer son événement FAIRE CONNAITRE ET VALORISER nos événements auprès du grand public, de nos licenciés, de nos partenaires FAIRE ADHERER à nos valeurs, à nos événements (sentiment d appartenance création de lien offre d événement différents/atypiques) FIDELISER (nos licenciés, les publics occasionnels -> via une démarche marketing) RECUEIL DES DONNEES

5 LES MOMENTS CLES D UN EVENEMENT UFOLEP Avant Pendant Après Communication / Mobilisation Logistique / opérationnel ANIMATION / HOSPITALITÉ (relationnel) Bilan/Impact Amélioration

6 Stratégie avant l événement Partie 1

7 Se faire connaitre par des moyens de communication efficaces Communiquer en amont COMMUNIQUER AUTOUR DE SON EVENEMENT POUR Communication digitale : site internet / réseaux sociaux Communication terrain : flyer / affiche / rendez-vous Phoning / Mailing TOUCHER ET FAIRE VENIR LE GRAND PUBLIC Réseaux sociaux : Facebook (création de l événement) Site internet du comité ou de l association Affichage (panneaux des villes) et diffusion de flyer Phoning / Mailing (en direction des associations UFOLEP et structures cibles) MOBILISER ET INVITER LES PARTENAIRES ET MEDIAS Réseaux sociaux : LinkedIn (Tag : structures privées) & Twitter (Tag : pressecollectivités) Rendez-vous physique ou téléphonique (présentation de l événement et invitation sur un temps dédié) Phoning / Mailing (en direction des institutionnels, entreprises et media)

8 exemples

9 Prévoir et programmer les bases de l événement pour anticiper les imprévus et travailler en équipe Programmer le contenu de l événement LOGISTIQUE / OPERATIONNEL Date et lieu de l événement Programmation / contenu de l événement Ressources : matériel signalétique - bénévoles POUR UN EVENEMENT BIEN ORGANISE Date et lieu : disponibilité, lieu adapté, concurrence d autres événements, vacances scolaires, jours fériés Programmation : cohérence et enchainement des temps d activités, rythme, amener de la nouveauté Ressources : matériel (quantité, sécurité, rangement) signalétique (temps de production-livraison, repérage emplacement) bénévoles (mobilisation briefing/répartition des rôles)

10

11 Stratégie pendant l événement Partie 2

12 S organiser concrètement pour animer dans le plaisir et exploiter les opportunités Être actif et animer les participants ANIMATION / HOSPITALITE Communication Sportive Citoyenne COMMUNICATION Réseaux sociaux : Facebook live - twitter Prise de photos et vidéos : instants sportifs et instants conviviaux (sourires accolades, ) Accueil et accompagnement des invités : circuit sur l event SPORTIVE Pédagogie par le plaisir : imagination activité ludique - innover Challenge : dépassement de soi = bonne humeur / ambiance Retour & sensibilisation : feedbacks espace de discussion pour sensibiliser CITOYENNE Animer des ateliers de sensibilisation : -Développement Durable -Santé -Secourisme - Luttre contre les discriminations Orienter les publics : mise en avant des thématiques et de ses partenaires

13 Facebook photos/vidéos live Tweet tag des partenaires / collectivités + utilisation du hashtag

14 Stratégie après l événement Partie 3

15 Mesurer l impact, recueillir des données et communiquer pour fidéliser Être à l écoute pour mesurer et remmettre en question BILAN / IMPACT Bilan global de l événement Nb de participants Nb de bénévoles Satisfaction participants/bénévoles présence d institutionnels, élus, media et partenaires privés locaux Activités/Ateliers - Intervenants Bilan communication Retombées presse audience réseaux sociaux utilisation # - visites site web partenariats nouveaux remontées photos/vidéos AXES D AMELIORATIONS Ressentis et Propositions Mon ressenti sur l événement et comment faire mieux la prochaine fois? FIDELISATION Mailing retour sur l événement Remerciement et invitation à un futur rendez-vous

16 Plaquette post évènement pour partenaires et participants Webinaire - L événementiel à l UFOLEP Carte/chiffres France Photo ½ page Bilan de l événement Dispositifs fédéraux & comité Offre partenaire Mosaïque bénévoles Photo président + texte comité images Présentation comité images Calendrier fédéral Packaging #ufolep contacts Logos partenaires Page 1 Page 2 Page 3 Page 4 Page 5 Retours presse Questionnaire Bilan chiffré

17 Contact Contacter Jean-Philippe Véronique : jpveronique.laligue@ufolep-usep.fr Contacter Noémie Vincent: nvincent.laligue@ufolep-usep.fr #teamufolep

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