Guide 2. Autoformation. Pour le chef de projet

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1 Guide 2 Principes fondamentaux de la fonction de chef de projet Autoformation Pour le chef de projet

2 Objectifs d apprentissage Après avoir lu la ressource Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet et terminé la section d autoformation, vous devriez pouvoir : Expliquer la mission du programme de CARE et où le projet s inscrit dans le cadre de cette mission Expliquer les normes et les indicateurs que les projets CARE doivent respecter Expliquer ce qu est le cadre de contrôle et son importance pour une gestion efficace des projets Identifier les différentes manières dont le chef de projet utilise le budget Identifier les différentes manières de gérer et de contrôler les subventions secondaires Expliquer le rôle du chef de projet dans le suivi et l évaluation Expliquer l importance des rapports pour le projet Copyright 2009 by Cooperative for Assistance and Relief Everywhere, Inc. (CARE). Tous droits réservés.

3 Utilisation de l autoformation La présente autoformation accompagne la section référence du Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet qui fait partie de vos Ressourcesclés pour chefs de projet. Après avoir lu le guide, utilisez cet outil pour tester votre compréhension du contenu et pour appliquer vos connaissances à des situations que vous pouvez rencontrer en tant que chef de projet de CARE. Votre superviseur ou le collègue qui vous est assigné travaillera avec lorsque vous réviserez ce que vous aurez appris dans le Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet. L autoformation est plus pertinente lorsque cette personne donne des exemples s appliquant au domaine dans lequel vous travaillerez. De cette façon, l autoformation peut être personnalisée de manière à répondre à vos besoins spécifiques. Plusieurs personnes peuvent être amenées à travailler avec vous au cours de votre orientation et peuvent utiliser les Ressources-clés pour chefs de projet dans le cadre de votre formation. Ce sont notamment : Votre représentant RH Il représente votre premier point de contact au Service des Ressources humaines. Une rencontre devrait être prévue avec votre représentant au cours de votre première semaine chez CARE. N hésitez pas à contacter votre représentant chaque fois que vous aurez des questions ou préoccupations concernant votre carrière chez CARE. Votre responsable ou superviseur Votre responsable ou superviseur est chargé de vous assister. Il/elle vous rencontrera dès le premier jour et passera en revue vos termes de référence ainsi que les prochaines activités de formation. Votre collègue Si cela est applicable dans votre région, un mentor peut vous être assigné. Il s agit d une personne ayant une expérience de votre domaine et qui travaillera en étroite collaboration avec vous pendant toute votre période d orientation. Le rôle de votre mentor est de vous rencontrer périodiquement, de répondre à vos questions et de vous prodiguer des conseils concernant les différents domaines de votre nouvel environnement de travail. Naturellement, vous restez finalement le seul responsable de votre apprentissage. C est en vous familiarisant avec le contenu du présent guide, en participant pleinement aux activités d orientation et en posant des questions à d autres membres du personnel que vous maîtriserez rapidement votre nouveau rôle.

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5 Testez vos connaissances Chapitre 2 En tant que chef de projet, il est important pour vous de comprendre les grandes lignes de votre projet et de savoir de quelle manière il correspond à l objectif du programme général. Répondez aux questions qui suivent pour réviser le contenu du chapitre. Consultez le guide, si nécessaire. 1. Pour quelles raisons CARE a-t-elle adopté une approche programmatique pour s attaquer aux problèmes de pauvreté et d injustice sociale? 2. Comment le projet s intègre-t-il dans l approche programmatique? 3. Quels sont les outils que CARE vous fournit pour vous aider à faire face aux urgences? Citez ces outils et donnez une brève description de chacun d eux. 4. Qu est-ce qu Ubora? Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet Autoformation Page 1

6 Chapitre 3 En tant que chef de projet, vous travaillez avec de nombreux documents et il est important de savoir ce que contient chacun d eux. Répondez aux questions qui suivent pour réviser le contenu du chapitre. Consultez le guide, si nécessaire. 1. Qu est-ce qu une proposition technique? 2. Qu est-ce qu un contrat? 3. Qu est-ce que le plan de suivi et évaluation? 4. Qu est-ce que l accord de mise en œuvre individuel? Page 2 Autoformation Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet

7 Chapitre 4 Une bonne préparation est indispensable à la réussite d un projet. Le chapitre 4 fournit une description de l outil critique de planification, le Cadre de contrôle. Répondez aux questions qui suivent pour réviser le contenu du chapitre. Consultez le guide, si nécessaire. 1. Qu est-ce qu un Cadre de contrôle? 2. Faites la liste des cinq éléments du Cadre de contrôle Faites la liste des cinq types d activités qui devraient se produire dans le processus annuel de planification du travail Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet Autoformation Page 3

8 Chapitre 5 Même si vous ne participez pas à la préparation du budget, vous devez vous familiariser avec le budget afin de l utiliser pour contrôler les finances du projet. Répondez aux questions qui suivent pour réviser le contenu du chapitre. Consultez le guide, si nécessaire. 1. Faites la liste de trois rubriques budgétaires de la gestion du projet et donnez une brève description de chacune d elles Que signifie SCALA? 3. Qu est-ce que le Rythme d absorption lent (Slow Burn Rate)? 4. Qu est-ce que le Rythme d absorption rapide (Fast Burn Rate)? Page 4 Autoformation Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet

9 Chapitre 6 Votre projet inclura très probablement des subventions secondaires, vous devez donc savoir de quelle manière les gérer et les contrôler. Répondez aux questions qui suivent pour réviser le contenu du chapitre. Consultez le guide, si nécessaire. 1. Dans quelle ressource de CARE trouve-t-on une explication sur la gestion des subventions secondaires et la conformité? 2. Pour quelle raison devez-vous évaluer le risque lié aux sousbénéficiaires de votre projet? 3. Quand devez-vous contrôler vos sous-bénéficiaires? 4. Quels sont les outils de suivi disponibles pour contrôler les subventions secondaires? Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet Autoformation Page 5

10 Chapitre 7 En tant que chef de projet, vous devez connaître les aspects de votre projet assujettis à la conformité afin de vous assurer que ce dernier satisfait à toutes les réglementations et exigences. Répondez aux questions qui suivent pour réviser le contenu du chapitre. Consultez le guide, si nécessaire. 1. Pour quelle raison est-il important de vous familiariser avec les détails de la proposition et de la pré-attribution de votre projet? 2. Qu est-ce qui détermine les coûts qui peuvent être facturés à un projet donné? 3. Qu est-ce qui détermine si vous devez obtenir une approbation préalable pour certaines dépenses du projet? 4. Faites la liste de cinq critères qui doivent être pris en compte lorsque vous achetez un équipement ou des services pour votre projet Page 6 Autoformation Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet

11 Chapitre 8 Il est nécessaire de suivre et d évaluer votre projet pour vous assurer qu il atteint les objectifs fixés. Répondez aux questions qui suivent pour réviser le contenu du chapitre. Consultez le guide, si nécessaire. 1. En quoi consiste le suivi? En quoi consiste l évaluation? De quelle manière les deux opérations sont-elles associées? 2. Indiquez quatre opérations de suivi Pour quelle raison les opérations d évaluation doivent-elles être transparentes? 4. Indiquez cinq principes directeurs de la pratique des opérations de suivi et évaluation Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet Autoformation Page 7

12 Chapitre 9 La rédaction du rapport est une tâche cruciale pour le chef de projet. Les rapports de qualité traduisent non seulement le succès du projet, mais ils permettent aussi à CARE de bénéficier d un plus grand soutien des donateurs à l avenir. Répondez aux questions qui suivent pour réviser le contenu du chapitre. Consultez le guide, si nécessaire. 1. Quel est le but du rapport? 2. Quels sont les trois aspects essentiels du rapport? Citez quelques techniques permettant de montrer les progrès et l impact dans votre rapport? Page 8 Autoformation Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet

13 Appliquez vos connaissances Pour pouvoir répondre aux questions qui suivent, vous devez avoir à portée de main certains documents, ou contacter votre superviseur pour vous les procurer. 1. De quelle manière votre projet correspond-il à son programme général? 2. Quels sont les buts du programme général auxquels votre projet répond? De quelle manière votre projet permettra-t-il d atteindre les buts visés par votre programme? 3. Passez en revue les normes et indicateurs présentés dans Ubora. Discutez avec votre superviseur de la manière dont ils vous guideront pendant la mise en œuvre du projet. 4. Obtenez un exemplaire du Cadre de contrôle d un projet. (S il en existe un pour votre projet, utilisez-le.) Quelles informations ce document vous donne-t-il à propos du projet? Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet Autoformation Page 9

14 5. Obtenez un exemplaire du budget d un projet. (S il en existe un pour votre projet, utilisez-le.) Quelles informations ce document vous donne-t-il à propos du projet? Quelles rubriques devez-vous contrôler minutieusement? 6. Obtenez un exemplaire du plan de suivi et évaluation. (S il en existe un pour votre projet, utilisez-le.) Passez-le en revue et discutez des questions éventuelles avec votre superviseur. 7. Obtenez un exemplaire des exigences concernant l établissement de rapports pour votre projet. Passez en revue les différents points et discutez des questions éventuelles avec votre superviseur. Page 10 Autoformation Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet

15 Guide des principes fondamentaux de la fonction de chef de projet Autoformation Page 11

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