Faculté de Psychologie et des Sciences de l Education. Mieux communiquer dans un projet. Points de vigilance. Alizée Tutak alizee.tutak@umons.ac.

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1 Faculté de Psychologie et des Sciences de l Education Mieux communiquer dans un projet Points de vigilance Alizée Tutak alizee.tutak@umons.ac.be Place du Parc 18, B-7000 Mons Tél : +32 (0) Fax : +32 (0)

2 Une mission Manager un projet Deux dimensions Gérer Animer Structurer Organiser Des fonctions en synergie Prévoir Piloter Echanger Mobiliser Deux axes Systèmes et tâches à réaliser Equipe projet Un objectif Assurer la gestion du projet Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 2

3 Communication dans le projet Projet Communiquer tenir compte de paramètres communicationnels entre les différents acteurs Organiser nécessite de tenir compte de paramètres communicationnels entre les acteurs et de définir une forme d organisation de projet. Déterminer qui fait quoi, qui communique avec qui? Où? Quand? Comment? Pourquoi? Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 3

4 Objectifs de la communication Informer Préparer à des changements, à une évolution Expliquer l établissement et ses orientations stratégiques Motiver Fédérer Écouter Convaincre Créer un sentiment d appartenance Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 4

5 Outils de communication (1) Plusieurs types de communication Communication interne > < communication externe Communication formelle > < communication informelle Outils de communication nombreux et variés Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 5

6 Outils de communication (2) Les outils de communication interne Affichage Courriers Mails Réunions Entretiens Intranet Les outils de communication externe Le bouche-à-oreille Les communiqués de presse, conférences de presse, dossiers de presse Les courriers La publicité (insertions publicitaires, flyers, ) La publicité audiovisuelle Internet Réseaux sociaux Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 6

7 Outils de communication (3) 3 types de flux de communication Ascendant Descendant Horizontal Diffèrent selon les publics de communication visés Publics internes : enseignants, élèves, parents, personnel administratif, PO, Publics externes : grand public, presse, autorités, élèves potentiels, Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 7

8 Le flux de communication ascendant (1) Ascendant De la base vers le sommet Elle est nécessaire pour améliorer le fonctionnement du projet Elle permet : à la direction : écouter, obtenir un feed-back des actions du projet telles qu'elles sont perçues par les enseignants aux enseignants : s exprimer, revendiquer aux deux parties : échanger Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 8

9 Le flux de communication descendant (2) Descendant Entre la direction et les enseignants Dans le sens de la hiérarchie Essentielle à la bonne marche de l organisation, à la réalisation correcte du projet et des tâches à effectuer Elle influence le climat social et la situation des enseignants Son rôle : informer, diriger Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 9

10 Le flux de communication horizontal (3) Horizontal Entre les personnes d un même niveau hiérarchique (entre les enseignants) De décloisonnement, de gestion de projets communs, d interdisciplinarité Toutes les études montrent que les dysfonctionnements de la communication horizontale sont la principale source d insatisfaction du personnel et la source la plus fréquente de conflits (esprit de clans, de sous groupes, de sous cultures, ) Elle permet de collaborer, d échanger, de s enrichir mutuellement, d apprendre à se connaître Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 10

11 Les flux de communication (4) Les flux de communication diffèrent également selon les situations de communication (orales ou écrites) Communication entre les personnes Entretiens formels et informels lieux positions occupées Communication à un groupe Assemblées générales, réunions de parents, conseils, affichages, courriers Communication relevant de la direction Du chef vers l employé gestion des ressources humaines Communication externe au système Courrier, publicités, image de marque, marketing Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 11

12 Humour Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 12

13 Les différents acteurs du projet La direction Le chef de projet Les familles COMMUNICATION Les enseignants Les élèves Les partenaires extérieurs 6 catégories d acteurs Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 13

14 Le pilotage d un projet (1) Communiquer permet de mieux piloter un projet Piloter = démarche en boucle Actions redondantes Prendre en compte le réalisé Comparer le réalisé avec le prévu Réajuster, si le réalisé est différent du prévu Mettre à jour la documentation projet Communiquer les réajustements aux différents acteurs du projet Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 14

15 Le pilotage d un projet (2) Outils pour faciliter la communication et le pilotage d un projet pédagogique Le diagramme de Gantt La technique des six chapeaux Le topogramme Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 15

16 Le diagramme de Gantt (1) Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 16

17 En lien avec l organisation Le diagramme de Gantt (2) Permet de visualiser graphiquement l exécution des tâches et/ou l utilisation des ressources au cours du temps À chaque tâche est associée un segment ou une barre de longueur proportionnelle à la durée de la tâche Les tâches apparaissent en ordonnée et le temps sur l axe des abscisses Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 17

18 La technique des six chapeaux (1) En lien avec la conduite de réunions Utile notamment pour le travail en équipe et la coopération entre enseignants voire même entre élèves Technique peut être adaptée en fonction de la situation de communication Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 18

19 Les couleurs selon De Bono La technique des six chapeaux (2) Blanc : immaculé, impartialité, objectivité, simples, chiffres, informations Rouge : émotions, sentiments, intuition, pressentiments Jaune : soleil, lumière, optimisme, opportunités, construction Noir : avocat du diable, jugements, négativité, échec, erreurs, oublis Vert : fertilité, germination, créativité, provocation, mouvements Bleu : calme, ciel, domination, discipline, organisation, réflexions sur la pensée Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 19

20 Topogramme (1) Communication et organisation sont des tâches difficiles Comment mieux communiquer avec les différents acteurs? Comment mieux organiser? Présentation d un outil intéressant : le topogramme Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 20

21 Topogramme (2) Qu est-ce qu un topogramme? Manière créative de mettre en forme les idées et les relier entre elles Le topogramme utilise une idée centrale, des branches principales et secondaires, des couleurs, des dessins, des symboles Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 21

22 Topogramme (3) Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 22

23 Topogramme (4) A quoi sert-il? Le topogramme se prête à de nombreuses utilisations : Prendre des notes Faire une fiche personnelle, de lecture Planifier une opération complexe, organiser une tâche, donner une vue globale Présenter un sujet, se présenter à un groupe Structurer une réflexion Faire un brainstorming Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 23

24 Topogramme (5) Comment réaliser un topogramme? Mettre l idée générale au centre d une feuille Pour chaque idée principale, créer une branche autour de l idée centrale Créer des branches secondaires à partir des branches principales Renforcer l idée de chaque branche par un dessin, un symbole On peut ensuite : ajouter des détails, de nouvelles branches mettre en évidence le rapport entre les idées ajouter de la couleur Topogramme informatisé : Des logiciels au service de la réflexion Mindmanager Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 24

25 Topogramme (7) Quelles sont les finalités du topogramme? Une meilleure structuration des idées Une meilleure compréhension d un sujet Une meilleure mémorisation, en moins de temps Le topogramme favorise : la compréhension globale la compréhension des liens entre les idées le plaisir d apprendre Que faire du topogramme une fois terminé? Le comparer avec un autre topogramme sur le même sujet L afficher quelques jours Le revoir régulièrement et le compléter, le modifier ou le refaire Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 25

26 D autres outils? (1) en termes de communication mais également d organisation de projet Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 26

27 D autres outils? (2) Propositions d outils expérimentées au sein des écoles La technique du «Fil rouge» «La lettre du lundi» La diffusion d informations via des écrans dans la salle des profs L utilisation d une adresse mail interne destinée à chaque enseignant L affichage d un calendrier Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 27

28 En synthèse Différents types de communication Différents outils de communication Différents publics Différents outils adaptation par rapport au projet pédagogique mené Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 28

29 Ce qu il vous a été demandé 2 questions posées aux écoles En regard de la thématique de communication mais également en termes d organisation de projet : 1. Quels sont les deux points forts de votre projet? 2. Citez deux points faibles : que feriez-vous différemment si vous pouviez recommencer? 3. Quelles questions vous posez-vous dans le cadre de votre projet? Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 29

30 Principes de communication (1) Sur la base des expériences de chacun, pouvons-nous dégager des principes de communication à mettre en place dans le cadre d un projet pédagogique? Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 30

31 Principes de communication (1) La règle des «5C» Toute communication interne ou externe, écrite ou orale, devra respecter les principes suivants : Clair Court Concret Cohérent Crédible Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 31

32 Principes de communication (2) Message en «JE» J utilise le message en «JE» Je décris le comportement de manière neutre, je m en tiens aux faits. (ce que je vois) J exprime les effets concrets que ce comportement a sur moi. J exprime les sentiments que ce comportement a sur moi. Ecoute active L autre a un problème = entendre, aider à s exprimer, aider à trouver une solution par soi-même Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 32

33 Principes de communication (3) 3 étapes de l écoute active : 1. Observer et constater le problème 2. Décoder le message (répétition) 3. Confirmation ou information de la perception du message Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 33

34 Principes de communication (4) Les obstacles à la communication Les messages qui donnent des solutions : Donner des ordres, commander, mettre en garde, menacer, faire la leçons, argumenter, Les messages qui dévalorisent la personne : Juger, critiquer, humilier, ridiculiser, diagnostiquer,.. Ces messages excluent l autre de l échange Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 34

35 Principes de communication (5) Au niveau de la planification Horaire des concertations Fiche standardisée PV ( ) modèle commun Encadrement des nouveaux acteurs au sein du projet Dossiers de communication Dossier de presse Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 35

36 Principes de communication (6) Au niveau du management Liste du personnel et rôle de chacun Organisation d une salle des profs Casier de communication Signature des documents lus (circ., notes, ) Cahier «mémoire» (continuité) Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 36

37 Principes de communication (7) Au niveau de l administration Ecrits spécifiques à respecter (lettres, attestations, avis, protocoles, justificatifs, ) Relevé des documents à faire signer par les parents dont ils ont pris connaissance en début d année scolaire Dossier sur le projet et son évolution Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 37

38 Références bibliographiques Balestra, C., Bouancheaux-Zuckermandl, E., Balestra, C. (2008). Introduction à la CommuniCaCtion. Bruges : Editions La Charte Business & Economics. D Almeida, N., Libaert, T. (2010). La communication interne des entreprises. Paris : Edition Dunod. Décaudin, J.-M., Igalens J. (2009). La Communication interne, Stratégies et techniques. Paris : Edition Dunod. Heiderich, D. (2006). Situation de crise : check-list pour la prise de parole. OIC Editions. Libaert, T. (2001). La communication de crise. Paris : Edition Dunod. Marchall, R. (2006). Les mots sont des fenêtres (ou des murs). Introduction à la communication non violente. France : Editions Jouvence. Marchat, H. (2001). Kit de conduite de projet. Editions d Organisation. Watzlawick, P., Helmick, B., Don D.,J. (1972). Une logique de la communication. Editions du Seuil pp. analyse.htm (site de Jacques Nimier) Université de Mons Alizée Tutak Méthodologie et Formation / INAS - Service du Prof. Marc Demeuse 38