CONSULTATION RESTREINTE Opération de relations presse Focus presse de «rentrée 2018» et communication institutionnelle de l Institut français Paris

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1 CONSULTATION RESTREINTE Opération de relations presse Focus presse de «rentrée 2018» et communication institutionnelle de l Institut français Paris Février 2018

2 2 [Tapez le texte] 1- Contexte L Institut français, au service du rayonnement de la France à l étranger, assure la promotion des artistes, des idées et des œuvres, de la langue française et des industries culturelles créatives. Il anime des communautés professionnelles, tout en favorisant les échanges artistiques et le dialogue des cultures. Véritable outil d influence et de coopération, pôle d expertise et de conseil, il contribue à créer et diffuser, à l international, l image d une France dynamique et innovante. Marque mondiale, l Institut français est le premier partenaire du réseau culturel français (instituts français à l étranger, services culturels des Ambassades, Alliances françaises). Il est difficile de parler de «la» mission de l Institut français tant ses champs d actions sont multiples. Le cœur de métier demeure d accompagner les acteurs de la culture française dans le monde, principalement dans leur dimension les plus actuelles et les plus innovantes. À ce titre, l Institut français travaille avec 140 pays. L Institut français est une pièce maîtresse de la diplomatie culturelle française et joue un rôle déterminant au service de l influence de la France dans le monde. L Institut français est sous la double tutelle du ministère de l Europe et des Affaires étrangères et celui de la Culture. Avec l objectif de prendre la parole dans les médias et réaffirmer l identité et la mission de l établissement, l Institut français souhaite organiser un focus presse dédié à : 1. La présentation de ses missions et à la valorisation de l action culturelle de la France à l étranger. 2. La présentation de ses temps forts Par ailleurs, l agence de presse retenue suite à la présente consultation, de par sa bonne connaissance de l Institut français, conseillera celui-ci tout au long de l année pour accompagner les relations presse d une dizaine d actions dont le périmètre sera accordé entre l agence et l Institut français. 2- Enjeux et objectifs 2.1- Focus presse et relations publiques de février : Avec ce focus presse dédié à sa propre communication, l Institut français souhaite pouvoir se positionner en tant qu acteur majeur du développement de la culture française à l international. Il souhaite à la fois rappeler les sens de sa mission d intérêt général mais également faire mieux apprécier du grand public et des influenceurs ses missions et ses actions. L objectif principal consistera à mobiliser de façon importante les journalistes avec à la clé des papiers sur le rôle de l Institut français établissement public chargé des relations culturelles internationales, acteur majeur de notre diplomatie et plus largement sur la diplomatie culturelle française Mission de conseil tout au long de l année 2018 : Tout au long de l année l Institut français sollicitera le conseil de l agence sur des opérations pour lesquelles il entend valoriser son image (par exemple conseils pour interviewer les porte-paroles de l Institut français ; conseils 2

3 pour identifier un ou plusieurs journalistes sur une opération ponctuelle ; conseils sur des partenariats médias). Le nombre de ces opérations ne pourra pas excéder 10 événements et sera accordé entre l agence et l Institut français. 3- Objectifs de la mission et prestations demandées 3.1 Objectifs : - Rappeler et plaider en faveur du rôle et de la mission de l Institut français ; - Installer le Président et la Directrice générale déléguée de l Institut français dans les médias ; - Valoriser la qualité de la programmation de l année 2018 ; - Faire mieux connaître l Institut français et ses missions dans la presse généraliste et culturelle spécialisée. - Diffuser le plus largement possible le dossier de presse des temps forts Prestations : Prestations intellectuelles Suivi des relations presse Au titre de son engagement forfaitaire, le titulaire devra : A) Pour ce qui relève des relations presse dans le cadre du focus presse en février et de la communication institutionnelle de l Institut français tout au long de l année 2018 : - Proposer une stratégie de relations presse afin d assurer une couverture médiatique des projets pour l année 2018 de l Institut français. L Institut français sera très attentif à la stratégie proposée. L agence devra être force de proposition et faire des recommandations réalistes par rapport aux attentes de cette présente consultation (interviews, déjeuner(s), de presse ou autre format). - Suivre les retombées rédactionnelles, transmettre un reporting hebdomadaire de ses actions, envoyer un bilan presse (contacts, actions menées, retombées avérées ou en attente) et réaliser la revue de presse en format numérique. - Pour ce qui relève de la communication institutionnelle de l Institut français, l agence répondra aux demandes de conseil de l Institut français par simple échange de mail ou de conversation. B) Pour ce qui relève du focus presse de février : - Constituer un fichier presse spécifique (presse française, correspondants et presse internationale : écrite, audiovisuelle et internet) à l opération dans plusieurs secteurs culturels (livre, innovation, livre numérique, éducation, arts visuels, spectacle vivant, jeu vidéo, musiques, etc.) - Constituer un fichier presse de rédacteurs en chef «culture», «politique culturelle», en vue d un ou de plusieurs déjeuners de presse. 3

4 4 [Tapez le texte] - Assister aux réunions de coordination, rédiger les comptes rendus et réaliser un reporting hebdomadaire de ses actions comprenant un planning prévisionnel d exécution des prestations, - Assurer la réalisation et le suivi de fabrication des documents à destination de la presse (communiqués de presse) : rédaction, mise en page et diffusion des communiqués de presse. Pour le dossier de presse, l agence produira un dossier de presse de présentation de la programmation Ce travail se fera en étroite collaboration avec le département de la Communication et du Mécénat. Ce dossier devra avoir une qualité de papier et d impression au moins équivalent à Assurer le suivi des relances presse, - Susciter et organiser les interviews, lors des différentes rencontres proposées par l agence, - Assurer l accompagnement presse, - Suivre les retombées rédactionnelles, transmettre un reporting hebdomadaire de ses actions, envoyer un bilan presse de l ouverture (contacts, actions menées, retombées avérées ou en attente) et réaliser la revue de presse en format numérique Prestations opérationnelles A) Focus presse de février : Interviews L agence devra être en capacité de proposer des interventions de la direction de l Institut français dans la presse audiovisuelle et écrite sur des dates à convenir en février. Déjeuner(s) presse L agence aura pour mission d organiser un ou plusieurs déjeuners presse ou autre suggestion de l agence. Ces moments doivent permettre au Président et à la Directrice générale déléguée de l Institut français d avoir un temps d échanges avec une dizaine de journalistes (voire plus). Les journalistes à convier seront, dans la mesure du possible, les rédacteurs en chef des rubriques culture et politiques culturelles des principaux médias français. L ambition affichée est d obtenir des retombées sur la mission de l Institut français et ses actions phares pour 2018 et de viser une meilleure compréhension de l action culturelle de la France à l étranger. Production de documents de communication Il est demandé à l agence de réaliser sous format numérique et papier un dossier de presse avec les grands temps forts de la programmation de l Institut français pour 2018 ainsi qu une mise en lumière de ses actions de façon pertinente. N.B. L impression de ce dossier de presse sera à la charge de l agence. L agence sera amenée à rédiger et diffuser un communiqué de presse et plusieurs invitations. Elle aura à fournir en fin de mission une revue de presse ainsi qu un rapport d analyse. Lors des auditions, l Institut français sera particulièrement attentif aux conseils et recommandations des agences pour plus d efficacité et de retombées presse. 4

5 B) Communication institutionnelle de l Institut français : Tout au long de l année, l agence conseillera l Institut français sur les opportunités qu elle considérera pertinente en termes de retombées presse. Par ailleurs, une fois les temps forts 2018 fixés, l agence et l Institut français choisiront une dizaine d entre eux considérés comme «porteurs» en termes de relations presse. L agence aura alors pour mission de sensibiliser un groupe de journalistes à chacun de ces temps fort, mais aussi de faciliter l organisation des voyages de presse dont le nombre sera précisé ultérieurement et de diffuser des communiqués de presse. 4- Ressources à disposition L agence de presse sera aidée dans sa mission par : L Institut français, en sa qualité d organisateur et de coordinateur et plus particulièrement : le département Communication et du Mécénat Le département de la Communication et du Mécénat s engage à fournir l ensemble des éléments nécessaires à l élaboration du dossier de presse. Dans la perspective de la réalisation de sa mission, il sera transmis à l agence de presse, en temps voulu : Les disponibilités des représentants de l Institut français pour des interviews lors de la journée ; Les documents les plus actualisés concernant la programmation 2018 ; La charte graphique Le contrat sera passé entre l agence de presse et l Institut français. 5 - Budget Un montant maximum est fixé pour chacune des deux tranches : Le budget global estimatif alloué pour l ensemble des prestations est estimé à TT maximum (quarante mille euros toutes taxes comprises), honoraires et frais de missions compris. Le budget de la tranche ferme ne devra pas dépasser TTC et la part à bons de commande sera plafonnée à TTC. 6 Modalités : Lancement de la consultation : le mardi 7 novembre 2017 Date de réception des offres : le lundi 20 novembre 2017 avant 12 à : jeanfrancois.gueganno@institutfrancais.com neguine.mohsseni@institutfrancais.com 5

6 6 [Tapez le texte] ANNEXE 1 Décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) en TTC de la tranche ferme POSTE Prix en TTC Plan global de communication et de stratégie de relations presse Constitution d un fichier presse Presse française Presse internationale Réalisation et suivi de fabrication des outils Rédaction Coordination avec l agence de graphisme et l imprimeur Diffusion des communiqués et des dossiers de presse Relances presse Déjeuners de presse Suivi des retombées rédactionnelles Animation des réseaux sociaux 6 ANNEXE 2 BORDEREAU DE PRIX UNITAIRES (BPU)

7 Les prix mentionnés dans le présent BPU sont des montants unitaires maximum indicatifs à ne pas dépasser par le candidat sélectionné. Les prestations inscrites dans ce BPU seront engagées sur présentation de bons de commandes spécifiques. N.B. La facturation de ces prestations sera réalisée sur présentation des justificatifs de paiement engagés par le prestataire sélectionné (factures, tickets, débours, etc.) Nature des prestations Prix en TTC Voyage de presse Réservation hôtel Voyage de presse billet d avion Voyage de presse transport sur place Impression du dossier de presse à 1000 exemplaires 7