Comment bien démarrer avec isalaire.

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1 1 Comment bien démarrer avec isalaire. Vos premiers pas avec isalaire. isalaire est un logiciel de paie en ligne qui peut être utilisé avec n importe quel navigateur tel que Internet Explorer, Mozilla Firefox etc... Vous pouvez vous connectez sur notre site, avec tout ordinateur qui a un accès à internet. Aucun logiciel à installer ni aucune compétence spécifique en informatique n est nécessaire pour travailler sur isalaire. Le prix de revient d une fiche de paie générée est de 2,00 hors taxe incluant saisies, modifications de données et mises à jours. isalaire est un logiciel de paie développé par ISALAIRE EURL. Essai gratuit. Vous pouvez tester facilement et gratuitement isalaire, en vous connectant sur notre site : Une fois sur la page d accueil, cliquez sur «Comment procéder?». Suivez les instructions et entrer votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Veillez à conserver ces deux données. Elles vous seront nécessaires pour accéder à votre compte. Cette première connection vous donnera un accès à un compte d essai, où vous pourrez tester isalaire sur notre entreprise-test «Démonstration d utilisation d isalaire». Vous pourrez remplir les champs avec vos données personnelles, créer de nouveaux salariés, saisir les éléments de paie et passer en revue les différents domaines. Si vous ne souhaitez plus utiliser isalaire, vos saisies seront effacées au bout de 30 jours. Comment devenir client? Si vous souhaitez devenir client, vous devez tout d abord accepter nos conditions générales, que vous trouverez à la rubrique «Compte». Nous vous recommandons de

2 2 les imprimer et de les lire. Cliquez sur l onglet «Conditions générales», alors la page suivante apparaîtra. Cliquez sur le lien «Conditions en PDF» lisez attentivement ces conditions générales. Si vous les acceptées, veuillez cliquer sur le bouton «Suivant».

3 3 Vous devez à présent saisir votre identité en tant que détenteur du compte isalaire. C est à cette adresse que vous serez reconnu et que les factures seront envoyées. Seuls les champs «Adresse 2, Téléphone et portable» sont facultatifs. Tous les autres champs doivent obligatoirement être renseignés. Ensuite, cliquez sur «Suivant». Si vous souhaitez approuver définitivement les conditions générales, cliquez sur la case «Lu et approuvé», puis sur le bouton «Suivant». L approbation de ces conditions entraîne la fin de la période de test gratuit. Vous pourrez de ce fait enregistrer votre entreprise et ainsi générer les bulletins de paie au nom de votre entreprise. Dès lors, l émission de bulletins de paie entraîne automatiquement nos factures, que vous récupèrerez à la page «COMPTE Factures d isalaire», en vue de votre virement bancaire.

4 4 Les conditions générales ont été approuvées. Cliquez ensuite sur «Terminé». Désormais vous obtiendrez toujours cette page quand vous cliquerez sur «Conditions générales», et pourrez ainsi voir la date d approbation. Votre travail sur isalaire peut désormais débuter.

5 5 Votre compte isalaire. Dès l ouverture de votre compte votre solde est de 0,00. Par la suite apparaîtra un nouveau solde correspondant au nombre de bulletins de paie généré, multiplié par 2,00 HT/bulletin + le montant de la TVA en vigueur (19,60% en 2011). Exemple : Pour 10 bulletins émis : 10 x 2, ,60% = 23,92 TTC. Le montant de votre facture s élèvera à 23,92, payable au comptant et immédiatement sans escompte. Vous devez récupérer la facture à la page «COMPTE Factures d isalaire», en vue de votre virement bancaire. Si votre règlement ne parvient pas à ISALAIRE EURL dans les 7 jours calendaires qui suivent, votre compte sera alors bloqué. Ce qui signifie que vous pourrez uniquement visualiser les informations déjà enregistrées, sans jamais pouvoir ni les modifier, ni en saisir de nouvelles et donc générer de nouvelles fiches de paie. Votre règlement doit toujours nous parvenir par virement bancaire (aucun envoi de chèque). Veillez toujours à renseigner les champs suivants :

6 6 Nom du bénéficiaire: ISALAIRE EURL Etablissement bancaire d ISALAIRE EURL : HANDELSBANKEN Code banque : Code guichet : Numéro de compte d ISALAIRE EURL : Clé RIB : 91 Référence de la facture : (Exemple : A1024.P101) Montant (de la facture) à virer : L assistance de l équipe d ISALAIRE EURL. (Support-client) Il existe différentes manières d obtenir une assistance. Veuillez lire les instructions de ce document, et spécifiquement les parties concernant l enregistrement des données de l entreprise et des employés. Petits onglets «Aide». En cas de doute, cliquez sur l intitulé en bleu et apparaîtra alors une explication. D autres informations générales peuvent être lues, si vous cliquez sur le bouton «Aide», car un lien existe avec la section FAQ. Forum. isalaire possède également un forum où vous pouvez nous poser directement vos questions. Cliquez sur la rubrique «Aide», onglet «Forum», puis «Nouveau». S il vous plaît, soyez le plus précis dans vos questions, afin d obtenir le plus rapidement possible la réponse adéquate. Soyez attentifs à ce que l assistance ne peut vous aider que dans l utilisation d isalaire. S il s agit de questions juridiques ou fiscales, veuillez vous adresser directement à votre expert-comptable, aux autorités compétentes en la matière ou à une association d employeurs.

7 7 Entreprises. Vous pouvez configurer votre compte avec plusieurs dossiers (Entreprises). Les rubriques concernant chacune d entres elles sont à remplir. Elles comprennent les informations qui lui sont essentielles et seront reprises sur les bulletins de paie, comme sa raison sociale, son numéro de SIRET etc... En tant que client, vous pouvez toujours vous inspirez de notre entreprise de démonstration, «Démonstration d utilisation d isalaire», toujours visible sur votre compte. Afin de créer vos dossiers «entreprises», cliquez sur le bouton «Nouveau», et apparaîtra alors une page vierge, à remplir avec vos propres données d entreprise.

8 8 Saisissez les informations de l entreprise. Si vous avez un doute, cliquez sur le libellé bleu qui vous pose problème, afin d y trouver une description. Une fois tous les champs remplis, n oubiez pas de sauvegarder vos données, puis passez à l onglet suivant (Paramètres de l entreprise etc..).

9 9 Procédez de la même façon pour chaque nouvel onglet. Une fois toutes les informations de ce premier dossier «Entreprise» sauvegardés, cliquez sur la page «Employés». Employés. Pour créer une fiche employé, cliquez sur «Nouveau» et remplissez les champs : matricule, civil, nom, prénom etc... Puis après avoir sauvegarder ces informations, changez d onglet (en rouge), et remplissez les autres champs. Concernant la rubrique «Cumuls antérieurs», vous devrez tout d abord informer isalaire sur la période de calculs de paie dans la rubrique «Validation des bulletins», avant de commencer à remplir chaque champ de cette page.

10 10 «Cumuls antérieurs». Cet onglet est un peu particulier. Il ne doit être rempli qu une seule et unique fois, lors du premier enregistrement de l employé dans le logiciel. Comme isalaire procède à des régularisations des montants des cotisations en temps réel et de manière progressive, vous devez renseigner l historique salarial de chaque employé, depuis le 1 er janvier de l année jusqu à la veille de la première période de validation des bulletins que vous avez renseigné auparavant (si l entreprise lui a versé des salaires). Il est bien entendu qu il s agit de cumuls et non de sommes mensuelles. isalaire proratisera alors toutes ces sommes et les reprendra dans les calculs des périodes de paie à venir, ainsi que dans les cumuls annuels visibles sur les bulletins de paie.

11 11 Eléments de la paie. Une fois la fiche employé sauvegardée, saisissez toutes les composantes de son salaire. Salaire de base, heures supplémentaires majorées, primes, déductions etc. Sauvegarder chaque page et ainsi apparaîtra en temps réel, sa rémunération. Un résumé est visible dans la fenêtre grise à droite de l écran. Vous pourrez en lire les détails en cliquant sur «Aperçu des calculs», et même imprimer ces pages. Vous pouvez également voir à quoi ressemblera le bulletin de paie de cet employé, en cliquant sur l onglet «Diverses listes Test-Bulletins de paie». Nous vous recommandons expressément de passer par cette phase lors de la première émission du bulletin de paie, ou lors de tout changement d éléments composant la paie, afin de vérifier et éventuellement corriger une erreur ou omission.

12 12 Validation des bulletins. Une fois tous vos bulletins calculés, vérifiés et sauvegardés, cliquez sur la rubrique «Validation des bulletins - Période». Ici apparaît la période de paie calculée. En cliquant sur «Valider», vous générer tous les bulletins de paie des employés appartenant au même groupe de validation. Si vous avez omis de calculer la fiche de paie d un de vos employés, il vous faudra alors effectuer une correction sur la page correspondante, pour la période à corriger. Si plusieurs groupes de validation existent, chaque groupe doit être validé. Attention : Une période validée est définitive et irrévocable. Vous ne pourrez plus la dévalider. En cas d erreurs constatées vous devrez alors faire une correction (à effectuer sur

13 la page d erreur constatée), qui sera prise en compte dans les calculs de paie du mois suivant. Car une fois la période de paie validée, isalaire exporte tous les montants dans votre comptabilisation et votre journal de paie (si vous en avez créé un à la page «ENTREPRISES- Comptabilisation». Si vous souhaiter intégrer votre comptabilisation à un système financier, cliquez sur l onglet «ENTREPRISES - Comptabilisation-intégration». Là vous pouvez l exporter au système financier e-conomic après avoir contracter avec eux un abonnement ( Pour plus de détails, contactez les directement. Diverses listes. isalaire a créé différents listings que vous pourrez imprimer et vous aiderons dans vos déclarations sociales. 13 Cordialement L équipe d ISALAIRE EURL.

Tél. : (241) 74 32 46 / 79 63 88 Fax : (241)74 44 56 E-mail : eqc@bgfi.com. www.bgfi.com

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