DELISLE, Johanne, DSPQR par intérim HALLÉ, Régis, DRFMI PAQUET, Jocelyne

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1 Procès-verbal de la quatre-vingt-dix-huitième séance ordinaire du conseil d administration du Centre de réadaptation en déficience intellectuelle et en troubles envahissants du développement de Chaudière-Appalaches, tenue en séance régulière le mercredi 6 novembre 2013, à 19 heures 30, à la salle 324 du siège social situé au 55, rue du Mont-Marie à Lévis. ÉTAIENT PRÉSENTS : ABSENCES MOTIVÉES : ASSISTAIENT ÉGALEMENT : BEAUMONT, Denis BERGERON, Michel-Pierre BLANCHETTE, Lucie CORRIVEAU, Roger, président CROTEAU, Sonia DUBOIS, Chantal, secrétaire DUCHESNEAU, Roger JULIEN, André, vice-président PAQUETTE, Dominique, directrice générale ROUTHIER, Michel TREMBLAY, Jacques VACHON, Pierrette WELMAN, Francine CHAÎNÉ, Daniel NOËL, Marcel SIMONEAU, Daniel BARRETTE, Isabelle, DGA DELISLE, Johanne, DSPQR par intérim HALLÉ, Régis, DRFMI PAQUET, Jocelyne ORDRE DU JOUR 98.1 Ouverture de l assemblée et vérification du quorum 98.2 Lecture et adoption de l ordre du jour 98.3 Lecture et approbation du procès-verbal de la séance ordinaire du conseil d administration tenue le 25 septembre Affaires découlant du procès-verbal de la séance tenue le 25 septembre Nomination d un administrateur Membre coopté organisme communautaire 98.6 Autres sujets 98.7 Procès-verbal de la réunion du comité de vérification tenue le 25 septembre Procès-verbal de la réunion du comité de vérification tenue le 16 octobre Rapport de la réunion du comité de vérification tenue le 6 novembre Rapport de la réunion du comité de gouvernance et d éthique tenue le 15 octobre Évaluation du fonctionnement du conseil d administration Autres sujets Période de questions réservée au public Rapport de la directrice générale Renouvellement du contrat de services professionnels du commissaire local aux plaintes et de son adjoint Présentation projet Lean Healthcare six sigma Premiers constats de l équipe visiteuse du Conseil québécois d agrément Autres sujets Planification triennale des projets et activités en ressources informationnelles Autres sujets Correspondance et dépôt de documents d information Informations relatives à la Fédération québécoise des CRDITED

2 Procès-verbal de la 98 e séance du CA du CRDITED de Chaudière-Appalaches, le 6 novembre 2013 Page Informations relatives à l Agence de santé et de services sociaux de Chaudière-Appalaches Prochaine séance du conseil d administration et séance publique d information Période de questions réservée au public Levée de la séance 98.1 OUVERTURE DE L ASSEMBLÉE ET VÉRIFICATION DU QUORUM Après vérification du quorum, le président, M. Roger Corriveau, déclare l assemblée ouverte à 19 heures 30 et la préside LECTURE ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR RÉSOLUTION CA Sur proposition dûment formulée et appuyée, il est résolu à l unanimité que l ordre du jour soit adopté avec l ajout du point suivant : 98.6 Table de concertation Rapport de la réunion du comité sur la performance tenue le 30 octobre LECTURE ET APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE DU CONSEIL D ADMINISTRATION TENUE LE 25 SEPTEMBRE 2013 RÉSOLUTION CA Sur proposition dûment formulée et appuyée, il est résolu à l unanimité d approuver le procèsverbal de la séance du conseil d administration tenue le 25 septembre 2013 comme présenté AFFAIRES DÉCOULANT DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE TENUE LE 25 SEPTEMBRE 2013 Aucune affaire découlant du procès-verbal de la séance tenue le 25 septembre 2013 n est mentionnée NOMINATION D UN ADMINISTRATEUR MEMBRE COOPTÉ ORGANISME COMMUNAUTAIRE Le président du conseil d administration, M. Roger Corriveau, annonce que, dans une lettre datée du 17 octobre 2013, l Association pour l intégration sociale Beauce-Sartigan faisait la recommandation d une candidate pour siéger au conseil d administration du CRDITED de Chaudière-Appalaches. Les administrateurs sont invités à procéder à la nomination du nouveau membre. RÉSOLUTION CA ATTENDU le poste vacant au sein du conseil d administration pour le collège électoral «coopté organisme communautaire»; ATTENDU la recommandation de l Association pour l intégration sociale, région de Beauce- Sartigan;

3 Procès-verbal de la 98 e séance du CA du CRDITED de Chaudière-Appalaches, le 6 novembre 2013 Page 1018 ATTENDU QUE la candidate possède les qualités requises pour être membre du conseil d administration du CRDITED de Chaudière-Appalaches; SUR PROPOSITION dûment FORMULÉE ET appuyée, IL EST RÉSOLU À 1- DE PROCÉDER à la nomination de Mme Anne Bouchard à titre de membre du conseil d administration du CRDITED de Chaudière-Appalaches pour le collège électoral «coopté organisme communautaire» pour la durée non écoulée du mandat actuel. 2- D INFORMER l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches de cette nomination TABLE DE CONCERTATION M. Roger Duchesneau annonce que le CSSS de la région de Thetford organise une Table de concertation à laquelle sont invités des parents ainsi que des représentants de divers organismes. Il souhaite savoir si le CRDITED de Chaudière-Appalaches sera représenté sur cette Table. La directrice générale indique qu il existe plusieurs tables de concertation sur les territoires et que de façon générale, les coordonnatrices territoriales y assistent ou y délèguent un chef de service. À titre d information, la directrice générale dressera un portrait des différentes tables de concertation auxquelles l établissement participe dans les territoires PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU COMITÉ DE VÉRIFICATION TENUE LE 25 SEPTEMBRE 2013 Le procès-verbal de la réunion du comité de vérification tenue le 25 septembre 2013 est déposé. Un compte rendu verbal de cette réunion a été réalisé lors de la séance du conseil d administration du 25 septembre dernier PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU COMITÉ DE VÉRIFICATION TENUE LE 16 OCTOBRE 2013 Le procès-verbal de la réunion du comité de vérification tenue le 16 octobre 2013 est déposé. M. Jacques Tremblay indique qu en suivi de la démission du président du comité et de la nomination d un nouveau membre, les membres du comité ont convenu de revoir l exécutif. Ainsi, M. Jacques Tremblay a été désigné président, M. André Julien, vice-président, et M. Michel Routhier, secrétaire RAPPORT DE LA RÉUNION DU COMITÉ DE VÉRIFICATION TENUE LE 6 NOVEMBRE 2013 Le président du comité de vérification, M. Jacques Tremblay, est invité à dresser un rapport de la réunion du comité de vérification tenue le 6 novembre 2013.

4 Procès-verbal de la 98 e séance du CA du CRDITED de Chaudière-Appalaches, le 6 novembre 2013 Page 1019 Il explique que les membres ont assisté à une présentation de M. Régis Hallé sur la planification triennale des projets et activités en ressources informationnelles et qu ils en recommandent l adoption. Ils ont également procédé à l approbation des dépenses effectuées par le président et la directrice générale RAPPORT DE LA RÉUNION DU COMITÉ DE GOUVERNANCE ET D ÉTHIQUE TENUE LE 15 OCTOBRE 2013 Le président du comité de gouvernance et d éthique, M. Roger Duchesneau, est invité à dresser un rapport de la réunion dudit comité tenue le 15 octobre Il explique que les membres du comité ont convenu de procéder à la révision des règles de fonctionnement des comités du conseil d administration au cours de l année Le but souhaité est d harmoniser le plus possible les règlements. Ils ont également discuté du processus d élection des membres des comités du conseil d administration qui aura lieu en février À ce titre, le président du conseil d administration ajoute que, comme l année dernière, les administrateurs seront invités à manifester leur intérêt à siéger aux différents comités quelques jours avant la séance de février. Les membres du comité ont également discuté de l évaluation du fonctionnement du conseil d administration et du président du conseil d administration. Le sujet est à l ordre du jour de la présente séance, au point suivant ÉVALUATION DU FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D ADMINISTRATION M. Michel-Pierre Bergeron est délégué par le comité de gouvernance et d éthique pour traiter ce point. Celui-ci rappelle que les administrateurs ont été invités, le 25 septembre 2013, à faire part de leurs commentaires quant au questionnaire à utiliser pour procéder à l évaluation du fonctionnement du conseil d administration. Comme l année dernière, les administrateurs sont également invités à faire l évaluation du président. La compilation des résultats de l évaluation du fonctionnement du conseil d administration sera connue lors de la séance de décembre. Celle du président sera traitée en séance plénière. Les administrateurs sont invités à transmettre les formulaires dûment remplis au plus tard le 22 novembre RÉSOLUTION CA ATTENDU QUE, selon l article de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, le comité de gouvernance et d éthique a notamment comme fonction d élaborer des critères pour l'évaluation du fonctionnement du conseil d'administration; ATTENDU la grille d évaluation du conseil d administration proposée par le comité de gouvernance et d éthique;

5 Procès-verbal de la 98 e séance du CA du CRDITED de Chaudière-Appalaches, le 6 novembre 2013 Page 1020 D ADOPTER la grille d évaluation du conseil d administration comme présentée RAPPORT DE LA RÉUNION DU COMITÉ SUR LA PERFORMANCE TENUE LE 30 OCTOBRE 2013 Le président du comité sur la performance organisationnelle, M. Roger Duchesneau, est invité à dresser un rapport de la réunion du comité tenue le 30 octobre Il explique que les membres ont pris connaissance des données de la période 6 du tableau de bord. Lors de cette réunion, la directrice générale a présenté les principaux objectifs du déploiement Lean dans l organisation. La directrice générale a annoncé que le plan détaillé du déploiement Lean santé phase 2 de l établissement avait été transmis au Ministère le 23 octobre dernier et que la réalisation du plan, tel que présenté, nécessite un montant total de $. Le plan sera réalisé en fonction des sommes consenties par le Ministère. Une réponse de leur part est attendue à la mi-novembre. M. Duchesneau annonce que le comité sur la performance organisationnelle pourrait être appelé à suivre les projets Lean qui seront mis en place à l intérieur de l établissement PÉRIODE DE QUESTIONS RÉSERVÉE AU PUBLIC Aucune question n est soulevée RAPPORT DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE Mme Dominique Paquette est invitée à présenter le rapport de la directrice générale et à répondre aux questions des administrateurs. Renouvellement de l agrément L équipe visiteuse de l agrément a terminé sa visite le 25 octobre et a fait part de ses premiers constats. La décision d agrément sera prise le 14 novembre 2013 et le rapport sera produit dans les jours suivants. Projet Lean Healthcare Six Sigma (Lean Santé Phase II) Le plan détaillé du projet a été acheminé au ministère de la Santé et des Services sociaux comme prévu le 25 octobre. La demande de financement s élève à $ pour la durée du projet (deux ans). Le montant de la subvention qui sera accordée nous sera communiqué d ici la fin de novembre Le 18 octobre dernier, l ensemble des gestionnaires a participé à une première journée de sensibilisation sur le Lean Six Sigma. L accueil a été très positif. Planetree Le congrès international Planetree a été un succès. Les commentaires sur les différentes présentations du CRDITED de Chaudière-Appalaches et sur la visite des installations de St-Romuald ont été très positifs. Le certificat de reconnaissance Bronze a été remis à la directrice générale au cours de la soirée de gala. Des encarts ont été publiés dans les journaux locaux et dans Le Soleil pour informer la population de cette reconnaissance prestigieuse.

6 Procès-verbal de la 98 e séance du CA du CRDITED de Chaudière-Appalaches, le 6 novembre 2013 Page 1021 Le recueil de pratiques de soins et de gestion en santé «L humain au cœur de l expérience», seul ouvrage francophone sur Planetree, a été diffusé lors du congrès. Le CRDITED de Chaudière-Appalaches y est cité pour certaines de ses pratiques. Conseillère à la personne et à la famille Madame Stella Lacasse, coordonnatrice Planetree, assumera le mandat de conseillère à la personne et à la famille suite au départ de madame Natacha Battisti. Le rôle de répondante de l établissement auprès du comité des usagers sera dorénavant assuré par la directrice générale. Groupes de consultations pour les clients et les familles La direction souhaite consulter plus régulièrement et de vive voix les clients et leurs proches sur différents sujets qui touchent les besoins de la clientèle et les services offerts. Une correspondance sera acheminée prochainement à tous les clients ou à leurs répondants pour les inviter à faire connaître leur intérêt à participer à des groupes de discussion sur différents thèmes les concernant. Les groupes seront composés de personnes ayant une déficience intellectuelle ou un trouble envahissant du développement ainsi que de leurs proches RENOUVELLEMENT DU CONTRAT DE SERVICES PROFESSIONNELS DU COMMISSAIRE LOCAL AUX PLAINTES ET DE SON ADJOINT La directrice générale est invitée à présenter ce point et à répondre aux questions des administrateurs. RÉSOLUTION CA ATTENDU l article 30 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux obligeant les établissements de santé et de services sociaux de nommer un commissaire local aux plaintes et à la qualité des services relevant directement du conseil; ATTENDU QUE M. Pierre-Maurice Ferland occupe le poste de commissaire local aux plaintes et à la qualité des services au CRDITED de Chaudière-Appalaches depuis 2007; ATTENDU la qualité du travail effectué depuis l entrée en fonction de M. Ferland ainsi que la qualité des liens existants entre ce dernier, le CRDITED de Chaudière-Appalaches et les instances officielles; D AUTORISER le président du conseil d administration à signer, pour et au nom de l établissement, un contrat de services professionnels pour le renouvellement du contrat de service de M. Pierre-Maurice Ferland à titre de commissaire local aux plaintes et à la qualité des services. RÉSOLUTION CA ATTENDU QUE, selon l article 30 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, après avoir pris l'avis du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services, le conseil d'administration peut, s'il estime nécessaire, nommer un ou plusieurs commissaires locaux adjoints aux plaintes et à la qualité des services;

7 Procès-verbal de la 98 e séance du CA du CRDITED de Chaudière-Appalaches, le 6 novembre 2013 Page 1022 ATTENDU QUE, selon l article 30 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, un commissaire local adjoint est investi des mêmes pouvoirs et immunités que le commissaire local aux plaintes et à la qualité des services; ATTENDU QU il est spécifié à l alinéa 6 de l article 33 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux que le commissaire local aux plaintes et à la qualité des services doit conclure son examen de plainte et transmettre ses recommandations dans un délai de 45 jours; ATTENDU les besoins d une permanence pour assurer les différentes fonctions du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services; ATTENDU QUE M. Anders Persson occupe le poste de commissaire local adjoint aux plaintes et à la qualité des services au CRDITED de Chaudière-Appalaches depuis 2010; ATTENDU la qualité du travail effectué depuis l entrée en fonction de M. Persson ainsi que la qualité des liens existants entre ce dernier, le CRDITED de Chaudière-Appalaches et les instances officielles; D AUTORISER le président du conseil d administration à signer, pour et au nom de l établissement, un contrat de services professionnels pour le renouvellement du contrat de service de M. Anders Persson à titre de commissaire local adjoint aux plaintes et à la qualité des services PRÉSENTATION PROJET LEAN HEALTHCARE SIX SIGMA La directrice générale, Mme Dominique Paquette, est invitée à présenter le projet Lean healthcare six sigma et à répondre aux questions des administrateurs PREMIERS CONSTATS DE L ÉQUIPE VISITEUSE DU CONSEIL QUÉBÉCOIS D AGRÉMENT La directrice générale adjointe, Mme Isabelle Barrette, est invitée à présenter les premiers constats de l équipe visiteuse du Conseil québécois d agrément. RÉSOLUTION CA ATTENDU la visite de l équipe du Conseil québécois d agrément qui s est déroulée du 21 au 25 octobre 2013; ATTENDU QUE les premiers constats émis par l équipe visiteuse permettent de constater que les travaux préparatoires à la visite ont été guidés efficacement par la directrice générale adjointe; D ACCORDER une motion de félicitation à Mme Isabelle Barrette, directrice générale adjointe, et à Mme Nicole Vachon, technicienne en administration, pour la qualité du travail accompli

8 Procès-verbal de la 98 e séance du CA du CRDITED de Chaudière-Appalaches, le 6 novembre 2013 Page 1023 dans le cadre de la préparation et du suivi entourant la démarche de renouvellement de l agrément AUTRES SUJETS Aucun autre sujet n est ajouté PLANIFICATION TRIENNALE DES PROJETS ET ACTIVITÉS EN RESSOURCES INFORMATIONNELLES Le directeur des ressources financières, matérielles et informationnelles, M. Régis Hallé, est invité à présenter la planification triennale des projets et activités en ressources informationnelles Il explique que le plan a été soumis à l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches pour une première approbation et au conseil d administration par la suite. RÉSOLUTION CA ATTENDU la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement; ATTENDU la politique sur la gestion des ressources financières POL ; ATTENDU le cadre de gestion provincial sur les ressources informationnelles élaboré par ministère de la Santé et des Services sociaux; ATTENDU QUE le comité de direction recommande au conseil d administration d approuver la planification triennale des projets et activités en ressources informationnelles ; ATTENDU la recommandation favorable du comité de vérification; ATTENDU l avis favorable de l Agence de santé et des services sociaux de Chaudière- Appalaches; D ADOPTER la planification triennale des projets et activités en ressources informationnelles comme présentée AUTRES SUJETS Aucun autre sujet n est ajouté CORRESPONDANCE ET DÉPÔT DE DOCUMENTS D INFORMATION Aucun document n est déposé.

9 Procès-verbal de la 98 e séance du CA du CRDITED de Chaudière-Appalaches, le 6 novembre 2013 Page INFORMATIONS RELATIVES À LA FÉDÉRATION QUÉBÉCOISE DES CRDITED Aucune information particulière n est apportée relativement à la Fédération québécoise des CRDITED INFORMATIONS RELATIVES À L AGENCE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE CHAUDIÈRE-APPALACHES Aucune information particulière n est apportée relativement à l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches PROCHAINE SÉANCE DU CONSEIL D ADMINISTRATION La prochaine séance du conseil d administration aura lieu le 11 décembre 2013 au Grand- Village de St-Nicolas PÉRIODE DE QUESTIONS RÉSERVÉE AU PUBLIC Aucune question n est soulevée LEVÉE DE LA SÉANCE. RÉSOLUTION CA Sur proposition dûment formulée et appuyée, il est résolu à l unanimité que la séance soit levée à 21 heures 15. Le président, La secrétaire, ROGER CORRIVEAU CHANTAL DUBOIS JP/

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