OUTIL 7 : Cahier des charges/ mission d accompagnement de votre événement

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1 OUTIL 7 : Cahier des charges/ mission d accompagnement de votre événement Vous souhaitez avoir recours à un prestataire pour vous accompagner? Ce cahier des charges prêt à l emploi vous permettra de sélectionner un prestataire. Il définit le contenu d une mission d accompagnement de votre événement afin d orienter votre offre de restauration (grand public, catering, etc.) vers un approvisionnement en produits alimentaires locaux. Il s élabore logiquement sur la base de votre diagnostic (cf. outils 3 et 4). Dans le cadre du projet expérimental Festitabl, le Pôle Métropolitain a sélectionné un accompagnant pour chaque événement test. Ce dernier était recruté sur la base d un cahier des charges d accompagnement, complété par : - une proposition de méthodologie d accompagnement (cf. outil 6) - une synthèse du diagnostic de l offre alimentaire de l événement (réalisé en amont avec lui), mentionnant les enjeux identifiés ainsi que les principales pistes d approfondissement synthèse illustrée d environ 10 pages. La sélection de l accompagnant a été réalisée avec l événement accompagné. Les compétences et type d opérateurs retenus ont été pluriels : chambre d agriculture locale, réseau d événements culturels associé à une structure de paniers type AMAP, cluster agroalimentaire, cabinet privé spécialisé dans l accompagnement du changement et le développement durable, agence de communication Les accompagnements ont fait l objet de prestations d un montant moyen de à TTC. Cette prestation incluait la participation des accompagnants aux temps collectifs mis en place par le Pôle Métropolitain, dans le cadre de la phase expérimentale du projet (matinée de retours d expériences, organisation d un speed meeting, etc.).

2 I. Objet de la prestation Accompagnement d un événement culturel ou sportif pour mieux intégrer les produits alimentaires locaux dans son offre de restauration et réduire les déchets liés : précision des enjeux, construction de scénarii, rédaction et mise en œuvre d un plan d action, évaluation et perspectives. II. Contenu de la prestation d accompagnement attendue Il est demandé au prestataire de réaliser un accompagnement individualisé des événements culturels et sportifs. A minima, il comprendra les étapes suivantes : 1) Une phase de planification de l accompagnement : - appropriation par le prestataire des grandes problématiques mises en évidence lors du diagnostic de l offre de restauration de l événement - élaboration d un calendrier de suivi de l événement comprenant les différentes étapes de l accompagnement et leur durée 2) A partir des grandes problématiques rencontrées par les organisateurs d événements (contraintes techniques, financières, objectifs ), formulation de scenarii possibles par le prestataire (en fonction de ce que peut offrir le marché). A cette étape, l organisateur de l événement sélectionne les scenarii qu il souhaite approfondir dans le cadre de l accompagnement, pour orienter la suite du travail du prestataire. Une fois les scenarii sélectionnés, engagement de l accompagnement sur mesure, par exemple : une aide à la rédaction de cahiers des charges, le repérage voire la mobilisation des acteurs de l offre pouvant répondre aux exigences exprimées par les organisateurs d événements. Cette étape inclut donc la recherche d acteurs de l offre de produit locaux. Le prestataire veillera à proposer des solutions les plus adaptées possibles aux priorités, contraintes budgétaires, techniques et organisationnelles de l organisateur d événement. Le prestataire sera vigilant à formuler les propositions les plus abouties possibles au regard des exigences d agenda et des échéances propres à l événement. 3) Pour finir, une évaluation des progrès réalisés et des résultats de la démarche (cf. éléments de bilan précisés ci-dessous). Le prestataire organisera a minima trois réunions avec l organisateur d événement au cours de l accompagnement. Il est primordial que le prestataire tienne compte de l agenda de l événement et des dates butoirs auxquelles il est soumis (clôture des commandes par exemple). Le prestataire s engage à fournir les informations sur les fournisseurs et prestataires qui seront sélectionnés, afin de pouvoir mettre en place une communication efficace auprès du grand public sur l origine des produits alimentaires proposés sur l événement.

3 III. Informations et documents livrés au démarrage de la prestation Afin de pouvoir assurer l accompagnement des événements culturels et sportifs, le prestataire aura à disposition : 1) Un pré-diagnostic de la situation actuelle des événements en termes d offre de restauration et de gaspillage alimentaire comportant : o Un descriptif général de l événement (dates, lieux, organisateur, type de manifestation, public cible, provenance du public, historique de l événement, financeurs ) ; o Un descriptif de l équipe organisatrice de l événement o Un descriptif de l offre de restauration et de boisson proposée : Au public de l événement Aux artistes et techniciens (catering) Aux publics spécifiques : entreprise et leurs clients, etc. (buffets ) o L expression de la sensibilité des organisateurs d événements à la démarche d introduction de produits locaux dans l offre de restauration de leur festival et à la réduction du gaspillage alimentaire au sein de celui-ci ; o Un descriptif des actions déjà réalisées en ce sens et des contraintes qui se sont posées ou pourraient se poser dans le cadre de cette démarche ; o Des éléments sur l engagement des organisateurs sur la mise en place d une démarche d éco-événement (actions, communication ) Ce premier diagnostic donne l expression des freins à l introduction de produits locaux dans l offre de restauration et des grandes problématiques auxquelles les organisateurs de l événement doivent faire face, en vue du besoin d accompagnement. 2) Marchés ou bons de commande*, avec le rétroplanning de la passation des marchés ou commandes* 3) copies de factures d achats des fournisseurs (emballages, produits alimentaires)* 4) Listing des fournisseurs avec leur localisation* 5) Planning des spectacles avec jauges attendues 6) Grille des prix pratiqués* *Si le festival a été dans la possibilité de les fournir IV. Résultats attendus Présentation des résultats de l accompagnement et livrables à fournir Il est important que le prestataire tienne informé le maître d ouvrage des différentes étapes de l accompagnement et du bon avancement du projet.

4 Lors d une première rencontre de lancement de l accompagnement, le prestataire présentera à la maîtrise d ouvrage un support (type PowerPoint) rappelant les grandes problématiques exprimées par l organisateur d événement à l occasion du premier diagnostic ainsi qu un rétro planning présentant les différentes étapes de l accompagnement. Une réunion sur le site de l organisateur d événement sera prévue dans les 15 jours suivants, en présence du programmateur et de la maîtrise d ouvrage, lors de laquelle le prestataire fournira un document écrit de synthèse présentant les différents scenarii proposés à l organisateur d événement, afin que ce dernier en choisisse un. Cette réunion aura lieu sur le site de l événement ; Au maximum 10 jours après cette 2ème réunion, le prestataire transmettra à l organisateur d événement et à la maîtrise d ouvrage une note relative au scenario choisi (avec un calendrier avec des points d étape et de rendu et la méthodologie détaillée) ; Au cours de l accompagnement, d autres points d information seront organisés, sous forme de réunions (entre le prestataire, l organisateur d événement et la maîtrise d ouvrage) ou de courts documents de synthèse envoyés. Le but de ces temps est de faire des états des lieux intermédiaires de l accompagnement (mises en relation avec des acteurs de l offre, cahiers des charges et commandes réalisés ) ; 15 jours avant le début de l événement, fournir un descriptif précis des actions qui seront mises en œuvre ainsi que des outils de communication utilisés pour les valoriser Enfin, au plus tard 1 mois après la fin de l événement [date à compléter] le prestataire fournira un document répertoriant les éléments du bilan de l expérimentation ainsi qu un éventuel plan pour la suite de la démarche si les organisateurs de l événement souhaitent continuer à ouvrir leur offre de restauration à plus de produits locaux. Ce bilan comprendra globalement : o La déclinaison des difficultés rencontrées, leur cause et les solutions trouvées sur l édition d expérimentation, et les problèmes restant d actualité ; o Une présentation des réussites du projet sur le festival, Il prendra la forme de 3 bilans distincts complémentaires : cf. méthodologie type en annexe. Le prestataire fournira également les outils créés dans le cadre de l accompagnement (tableaux comparatifs des prix, etc.) Les bilans seront livrés à la maîtrise d ouvrage sous forme d un document Word rédigé et d un PowerPoint de synthèse, présenté lors d une réunion à la fin de l accompagnement entre l organisateur d événement, le prestataire et le maître d ouvrage, ce qui permettra à chaque acteur de prendre connaissance et de discuter des éléments. Les outils créés seront fournis en format numérique et modifiable.

5 V. Calendrier de l accompagnement L événement aura lieu du [date de début] au [date de fin]. Une réunion de lancement du marché sera prévue entre le prestataire et la maîtrise d ouvrage dans les jours suivants la notification du marché : [préciser le lieu et le / les dates retenues]. Lors de cette réunion le prestataire fournira un support (type PowerPoint) rappelant les grandes problématiques exprimées par l organisateur d événement à l occasion du premier diagnostic ainsi qu un rétro planning présentant les différentes étapes de l accompagnement. Une 2 ème réunion rassemblera le prestataire, l organisateur d événement et la maîtrise d ouvrage, en accord avec les parties prenantes et sur le site de l événement : [préciser le / les dates retenues]. Lors de cette réunion, un document écrit de synthèse présentant les différents scenarii et la méthodologie sera proposé. L objectif de la réunion est de retenir un des scenarii. La réunion aura lieu sur le site de l événement. Le prestataire aura en charge d apporter dès cette réunion les premiers éléments d accompagnement (par exemple, un listing de producteurs locaux, de plateformes de producteurs ou de traiteurs s approvisionnant en local) en plus de la compréhension du diagnostic et du calendrier. Au maximum 10 jours après cette 2ème réunion, le prestataire transmettra à l organisateur d événement et à la maîtrise d ouvrage une note relative au scenario choisi, intégrant les compléments évoqués lors des réunions précédentes, et comprenant notamment un calendrier avec des points d étape et de rendu et la méthodologie détaillée. Les échéances en termes d accompagnement de l événement sont les suivantes : Marchés publics Exemple : catering des artistes et du personnel Exemple : Restauration grand public Exemple : aide à la rédaction du cahier des charges Food trucks Échéances À préciser À préciser À préciser VI. Sélection de l offre d accompagnement Date de réception des propositions d accompagnement : Les propositions d accompagnement devisées sont à adresser auprès de : [ du référent] au plus tard le [date et horaire]. Les propositions reçues ultérieurement ne seront pas prises en compte.

6 Les réponses doivent comprendre : Une note d intervention, précisant : compréhension de la mission, éléments de méthodologie, compétences mobilisées et références, Un devis détaillé. Critères de sélection des offres Le prestataire devra remplir plusieurs critères afin de réaliser un accompagnement de qualité. Il devra : - Montrer qu il dispose d une connaissance fine des acteurs locaux des filières de production agricole et d alimentation ; - Avoir une bonne compréhension du cadre d intervention des organisateurs d événements ; - Avoir appréhendé les enjeux de la restauration sur des équipements ou événements culturels et sportifs ; - Montrer qu il dispose d une capacité à fédérer des ressources et compétences sur ces sujets ; - Présenter des références en matière de méthodologies d appui au développement de filières de proximité et/ou de conseil stratégique ou opérationnel en termes d écoévénement. Les deux premiers critères apparaissent comme la base d un accompagnement adapté. Une enveloppe maximale de [montant en euros à préciser] TTC pourra être dédiée à l accompagnement individualisé. VII. Maîtrise d ouvrage [Préciser le maître d ouvrage pour lequel seront exécutées les prestations, et les coordonnées du référent technique sur le projet.]

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