CONSTATATION DU QUORUM ET OUVERTURE DE LA SÉANCE

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1 CAA e séance publique du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 11 juin Procès-verbal de la quatre-vingt-neuvième (89 e ) séance ordinaire du conseil d administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec, qui s est tenue le mercredi 11 juin 2014, à compter de 19 h 30, à la salle 133 à l Agence située au 550, rue Bonaventure à Trois-Rivières. PRÉSENCES : M me Julie Beaulieu, présidente M me Isabelle Brunelle M. Marc Descôteaux M me Nathalie Garon M. Gaétan Lamy, secrétaire M. Gérald Lapierre M me Josée Panneton M. Louis Trudel (par conférence téléphonique) Les personnes suivantes assistent également à la rencontre : M. Gilles Hudon, directeur général adjoint, M me Christiane Lemaire, conseillère à la Direction générale et M me Nancy Fafard, adjointe administrative. ABSENCES : M. Christian Carrier M. Yves-Laurent Godbout M. François Guillemette M me Nicole Houle M me Lynda Michaud M. Yves Tousignant, vice-président CONSTATATION DU QUORUM ET OUVERTURE DE LA SÉANCE La séance ayant été convoquée dans les délais prescrits par le Règlement de régie interne et le quorum étant constaté, la présidente déclare la séance ouverte à 19 h 30. CAA ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Sur proposition dûment appuyée, l ordre du jour est adopté tel que décrit ci-dessous. CAA CAA CAA CAA CAA CAA CAA CAA CAA CAA CAA CAA ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA 88 E SÉANCE AFFAIRES DÉCOULANT DU PROCÈS-VERBAL DE LA 88 E SÉANCE PÉRIODE D INTERVENTION ET DE QUESTIONS POUR LE PUBLIC RAPPORT DE SUIVI DE GESTION.01 Entente de gestion et d imputabilité Degré d atteinte des résultats au 31 mars 2014 ENTENTES DE GESTION ET D IMPUTABILITÉ (AGENCE/ÉTA- BLISSEMENTS) ENTENTE DE GESTION ET D IMPUTABILITÉ ENTRE LE GACEQ ET L AGENCE RAPPORT FINANCIER ANNUEL DE L AGENCE RAPPORTS FINANCIERS ANNUELS 2013 DE L ÉQUIPE RÉGIONALE DE LA SANTÉ AU TRAVAIL.01 Rapport de l équipe régionale.02 Rapport consolidé LES BONS COUPS DU RÉSEAU : PROJET «ADOPTONSPORT» DU CENTRE DE RÉADAPTATION EN DÉFICIENCE PHYSIQUE INTERVAL MODIFICATIONS À LA DÉSIGNATION DES SIGNATAIRES AUTORISÉS PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION DE L AGENCE AFFAIRES DIVERSES PÉRIODE D INTERVENTION ET DE QUESTIONS POUR LE PUBLIC LEVÉE DE LA SÉANCE

2 89 e séance publique du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 11 juin CAA ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA 88 E SÉANCE La présidente demande aux membres s ils ont des commentaires ou modifications à apporter au contenu du procès-verbal de la 88 e séance. Sur proposition dûment appuyée, le procès-verbal de la 88 e séance du conseil d administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec est adopté tel que déposé. CAA AFFAIRES DÉCOULANT DU PROCÈS-VERBAL DE LA 88 E SÉANCE Le président-directeur général indique les suites qui ont été données au procès-verbal de la 88 e séance adopté à la présente rencontre. PÉRIODE D INTERVENTION ET DE QUESTIONS POUR LE PUBLIC (DURÉE MAXIMALE DE TRENTE MINUTES) Table régionale des organismes communautaires du Centre-du-Québec et de la Mauricie M. Renaud Beaudry, coordonnateur de la TROC, transmet les inquiétudes de l organisme quant à l annulation de l engagement gouvernemental de consolidation du financement des organismes communautaires du Québec sur une période de trois ans, et ce, pour un investissement total de 120 M$. Il présente également les différentes actions qui seront entreprises pour sensibiliser le gouvernement au mouvement communautaire et à un soutien financier adéquat. M. Lamy déplore le geste du gouvernement quant au non-respect de son engagement de financement à l égard des organismes communautaires, mais réitère la volonté de la région à soutenir le milieu communautaire. À cet égard, l Agence accueillera avec respect les actions de sensibilisation de la TROC. Coalition trifluvienne pour une eau très saine M. Philippe Giroul, porte-parole de la Coalition, transmet aux membres du conseil d administration les inquiétudes de nombreux citoyens qui sont toujours en attente de réponses suite aux questions adressées à différentes instances gouvernementales concernant la fluoration de l eau. Divers documents d information sont déposés séance tenante. M. Adam Garand s adresse au président-directeur général afin d obtenir plus d informations quant à l étude qui est en voie de réalisation sur la fluoration de l eau. M. Gaétan Lamy précise que la Direction de la santé publique fera parvenir prochainement à l organisme une correspondance en réponse aux demandes soumises le 11 mai dernier. De plus, il précise que l Agence est toujours en attente de l autorisation ministérielle pour l étude sur la fluoration de l eau. Suite à sa réception, l Agence transmettra à la Coalition plus d informations concernant cette étude. CAA RAPPORT DE SUIVI DE GESTION.01 Entente de gestion et d imputabilité Degré d atteinte des résultats au 31 mars 2014 Présenté par : M. Gilles Hudon Direction générale adjointe OBJECTIF Présenter la reddition de comptes au conseil d administration de l Agence sur le degré d atteinte des engagements issus du Plan d action régional suivis en , ainsi que sur les indicateurs de l entente de gestion et d imputabilité convenue entre le Ministère et l Agence.

3 89 e séance publique du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 11 juin MISE EN CONTEXTE Annuellement, le conseil d administration autorise le président-directeur général à convenir et à signer les ententes de gestion et d imputabilité entre, d une part, le MSSS et l Agence et, d autre part, l Agence et les établissements. Ces ententes de gestion signées font l objet d une reddition de comptes à différentes périodes de l année. À la fin de l année financière, le niveau d atteinte de chaque résultat attendu est vérifié et analysé. Rappelons que, de manière générale, les ententes de gestion portent sur les objectifs pour l année en cours du Plan d action pour la mise en œuvre du Plan stratégique régional , de même que sur d autres objectifs et attentes signifiées par le MSSS ou par l Agence, selon le cas. Ces objectifs supplémentaires sont liés à l utilisation des crédits de développement, de réallocation et d optimisation. DESCRIPTION DES RÉSULTATS Le bilan présenté permet d apprécier l atteinte des résultats au 31 mars 2014 pour chaque indicateur faisant l objet d un suivi en reddition de comptes. Sur les 90 indicateurs suivis en : 44 indicateurs en atteinte; 18 indicateurs en voie d atteinte; 23 indicateurs en non-atteinte; 5 indicateurs ne seront pas évalués en : faible validité des données (3), processus provincial interrompu (1) et directive ministérielle reçue récemment (1). CAA ENTENTES DE GESTION ET D IMPUTABILITÉ (AGENCE/ÉTABLISSEMENTS) Présenté par : M. Gilles Hudon Direction générale adjointe OBJECTIF Autorisation de signature des ententes de gestion et d imputabilité entre l Agence et les établissements. MISE EN CONTEXTE Le 19 février dernier, le conseil d administration de l Agence a approuvé la proposition d entente de gestion et d imputabilité MSSS-Agence et, conséquemment, autorisé le président-directeur général à signer avec le sous-ministre de la Santé et des Services sociaux une entente s inspirant de cette proposition. Pour , le conseil d administration doit également autoriser le président-directeur général à convenir et à signer une entente de gestion et d imputabilité avec chacun des établissements publics et privés conventionnés de la région. Le contenu des ententes avec les établissements porte essentiellement sur les engagements négociés en 2013 pour deux ans et sur les normes et standards exigés par le MSSS. D une part, les engagements avaient déjà été convenus pour l atteinte des cibles du Plan stratégique régional Certaines d entre elles ont cependant été révisées pour quelques établissements. D autre part, tous les établissements, ainsi que l Agence, doivent atteindre les normes d accessibilité ou de continuité fixées par le MSSS. Les textes des ententes ont été acheminés aux établissements publics et aux établissements privés conventionnés pour signature en mai En date du 5 juin 2014, nous avons : 10 ententes signées par les établissements publics; 2 autres en attente de signature; 1 entente signée par un établissement privé conventionné; 1 autre en attente de signature RÉSOLUTION CAA relative au mandat en vue de convenir des ententes de gestion et d imputabilité (Agence/établissements) CONSIDÉRANT l article de la Loi sur les services de santé et les services sociaux prévoyant que le ministre détermine, dans le cadre d une entente de gestion et d imputabilité qu il conclut avec l Agence, les objectifs que doit atteindre l Agence; CONSIDÉRANT les articles et de la Loi sur les services de santé et les services sociaux prévoyant que l Agence doit conclure une entente de gestion et d imputabilité, qui inclut les objectifs à atteindre, avec chacun des établissements publics de sa région;

4 89 e séance publique du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 11 juin CONSIDÉRANT le point 3 du chapitre VII de l entente de gestion et d imputabilité entre le MSSS et l Agence qui stipule que cette dernière doit conclure des ententes avec les établissements privés conventionnés de la région; CONSIDÉRANT l analyse faite par le conseil d administration des modèles d ententes de gestion et d imputabilité Agence-établissements présentés; SUR PROPOSITION DÛMENT APPUYÉE, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : 1. d autoriser le président-directeur général à convenir et à signer, avec chacun des établissements publics et privés conventionnés de la région, une entente de gestion et d imputabilité pour la période ; 2. de demander au président-directeur général de déposer au conseil d administration de l Agence un rapport spécifique de suivi de gestion consécutif aux périodes administratives déterminées. CAA ENTENTE DE GESTION ET D IMPUTABILITÉ ENTRE LE GACEQ ET L AGENCE Présenté par : M. Gilles Hudon Direction générale adjointe OBJECTIF Approuver l entente de gestion et d imputabilité convenue entre l Agence et le Groupe d approvisionnement en commun de l Est du Québec (GACEQ). MISE EN CONTEXTE En vertu de l article de la Loi sur les services de santé et des services sociaux (LSSSS), le ministre détermine dans le cadre d une entente de gestion et d imputabilité qu il conclut avec une agence, les objectifs que cette dernière doit atteindre. L article 405 prévoit l approbation de l entente de gestion et d imputabilité par le conseil d administration de l Agence. La signature de l entente de gestion et d imputabilité entre le Groupe d approvisionnement en commun de l Est du Québec et l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec ainsi que sa mise en œuvre répondront à l attente ministérielle signifiée au Chapitre III : Les priorités régionales de l entente de gestion et d imputabilité qui sera conclue avec le ministère de la Santé et des Services sociaux ultérieurement pour laquelle une entente de principe est intervenue le 2 avril 2014, et ce, dans l attente de l enveloppe des crédits accordée pour la région. L entente de gestion et d imputabilité entre le GACEQ et l Agence comporte des éléments permettant, entre autres, de suivre les rôles et responsabilités de l Agence et du groupe d approvisionnement en commun, eu égard à la circulaire ministérielle Acquisitions de fournitures médicales et d équipements médicaux sous la coordination du ministère de la Santé et des Services sociaux. RÉSOLUTION CAA relative au mandat en vue de convenir d une entente de gestion et d imputabilité entre l Agence et le GACEQ CONSIDÉRANT l article de la Loi sur les services de santé et les services sociaux prévoyant que le ministre détermine, dans le cadre d une entente de gestion et d imputabilité qu il conclut avec l Agence, les objectifs que doit atteindre l Agence; CONSIDÉRANT l article 405 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux prévoyant l approbation par le conseil d administration de l Agence de l entente de gestion et d imputabilité; CONSIDÉRANT la priorité régionale contenue dans l entente de gestion et d imputabilité entre l Agence et le MSSS, pour laquelle une entente de principe est intervenue le 2 avril 2014, l Agence doit signer une entente de gestion et d imputabilité avec le centre d approvisionnement en commun desservant son territoire;

5 89 e séance publique du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 11 juin SUR PROPOSITION DÛMENT APPUYÉE, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : d autoriser le président-directeur général à signer, avec le Groupe d approvisionnement en commun de l Est du Québec, une entente de gestion et d imputabilité pour la période CAA RAPPORT FINANCIER ANNUEL DE L AGENCE Présenté par : M me Nancy Lemay Direction du financement et des investissements OBJECTIF Adopter le rapport financier annuel de l Agence pour l exercice se terminant le 31 mars MISE EN CONTEXTE Le rapport porte sur les opérations financières de l exercice du fonds d exploitation, du fonds d immobilisations, des activités régionalisées et de tous les fonds affectés. Il contient également le projet de rapport de l auditeur indépendant et le questionnaire à remplir par l auditeur indépendant de même que ses commentaires. M. Marc Descôteaux communique la recommandation du comité d audit à l effet d adopter le rapport financier annuel de l Agence. RÉSOLUTION CAA relative au rapport financier annuel de l Agence CONSIDÉRANT la circulaire ministérielle sur le rapport financier annuel des agences de la santé et des services sociaux prévoyant que l Agence transmette au ministère de la Santé et des Services sociaux, au plus tard le 15 juin de chaque année, les documents requis dans le cadre de la production du rapport financier annuel; CONSIDÉRANT le dépôt du rapport financier annuel de l Agence pour l exercice terminé le 31 mars 2014; CONSIDÉRANT le rapport de l auditeur indépendant, présenté par l auditeur indépendant, dont le projet est joint au rapport financier annuel de l Agence; CONSIDÉRANT la recommandation du comité d audit, en date du 9 juin 2014, à l effet d adopter le rapport financier annuel ; SUR PROPOSITION DÛMENT APPUYÉE, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : d adopter le rapport financier annuel de l Agence pour l exercice terminé le 31 mars 2014, tel que déposé; d autoriser la présidente du conseil d administration et le président du comité d audit à le signer pour et au nom du conseil d administration; d autoriser le président-directeur général à le signer et à le transmettre au ministère de la Santé et des Services sociaux. CAA RAPPORTS FINANCIERS ANNUELS 2013 DE L ÉQUIPE RÉGIONALE DE LA SANTÉ AU TRAVAIL.01 Rapport de l équipe régionale Présenté par : M me Nancy Lemay Direction du financement et des investissements OBJECTIF Adopter le rapport financier annuel 2013 de l équipe régionale de la santé au travail pour l exercice se terminant le 11 janvier MISE EN CONTEXTE L équipe régionale de la santé au travail est rattachée à l Agence par contrat avec la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST). Par ce contrat, l Agence s engage à assurer les services nécessaires à l élaboration et à la mise en application des programmes de la santé au

6 89 e séance publique du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 11 juin travail sur les différents territoires de la région. De plus, l Agence assume la responsabilité de préparer le rapport financier annuel de l équipe régionale de la santé au travail. M. Marc Descôteaux communique la recommandation du comité d audit à l effet d adopter le rapport financier annuel 2013 de l équipe régionale de la santé au travail (rapport de l équipe régionale). RÉSOLUTION CAA relative aux rapports financiers annuels 2013 de l équipe régionale de la santé au travail : rapport de l équipe régionale CONSIDÉRANT le contrat intervenu entre la Commission de la santé et de la sécurité du travail et l Agence prévoyant le rattachement de l équipe régionale de la santé au travail à l Agence et la transmission d un rapport d utilisation des ressources financières confiées à l Agence; CONSIDÉRANT le dépôt du rapport financier annuel de l équipe régionale de la santé au travail pour l exercice terminé le 11 janvier 2014; CONSIDÉRANT l analyse du rapport financier annuel 2013 de l équipe régionale de la santé au travail et la recommandation du comité d audit à l effet d adopter ce rapport financier annuel; SUR PROPOSITION DÛMENT APPUYÉE, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : 1. d adopter le rapport financier annuel 2013 de l équipe régionale de la santé au travail pour l exercice terminé le 11 janvier 2014, tel que déposé; 2. d autoriser la présidente du conseil d administration et le président du comité d audit à le signer pour et au nom du conseil d administration..02 Rapport consolidé Présenté par : M me Nancy Lemay Direction du financement et des investissements OBJECTIF Adopter le rapport financier annuel consolidé 2013 de la santé au travail pour l exercice se terminant le 11 janvier MISE EN CONTEXTE L Agence assume la responsabilité de fiduciaire de l enveloppe régionale de la santé au travail octroyée aux deux équipes locales (depuis le 1 er juillet 2012) et à l équipe régionale. Entre autres, l Agence se voit confier le mandat de préparer le rapport financier annuel consolidé de la santé au travail. M. Marc Descôteaux communique la recommandation du comité d audit à l effet d adopter le rapport financier annuel 2013 de l équipe régionale de la santé au travail (rapport consolidé). RÉSOLUTION CAA relative aux rapports financiers annuels 2013 de l équipe régionale de la santé au travail : rapport consolidé CONSIDÉRANT l article 7.03 du contrat intervenu entre la Commission de la santé et de la sécurité du travail et l Agence prévoyant le dépôt des états financiers annuels des programmes de santé au travail; CONSIDÉRANT le dépôt du rapport financier annuel consolidé 2013 de la santé au travail pour l exercice se terminant le 11 janvier 2014; CONSIDÉRANT le rapport de l auditeur indépendant, présenté par l auditeur indépendant, dont le projet est joint au rapport financier annuel consolidé de la santé au travail; CONSIDÉRANT l analyse du rapport financier annuel consolidé 2013 de la santé au travail et la recommandation du comité d audit à l effet d adopter ce rapport financier annuel consolidé;

7 89 e séance publique du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 11 juin SUR PROPOSITION DÛMENT APPUYÉE, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : 1. d adopter le rapport financier annuel consolidé de la santé au travail pour l exercice terminé le 11 janvier 2014, tel que déposé; 2. d autoriser la présidente du conseil d administration et le président du comité d audit à le signer pour et au nom du conseil d administration; 3. d autoriser le président-directeur général à le transmettre à la Commission de la santé et de la sécurité du travail. CAA LES BONS COUPS DU RÉSEAU : PROJET «ADOPTONSPORT» DU CENTRE DE RÉA- DAPTATION EN DÉFICIENCE PHYSIQUE INTERVAL Présenté par : M. Gaétan Lamy Présidence-direction générale OBJECTIF Féliciter le CRDP InterVal pour le développement et la mise sur pied du projet «AdoptonSport» s adressant aux jeunes, âgés entre 7 et 11 ans, présentant une déficience motrice légère à modérée. Dans une perspective de recherche-action, l objectif de ce projet est d initier les jeunes et leur famille à des activités sportives de groupe dans la communauté, et ce, en vue de documenter les facteurs qui pourraient favoriser la pérennité de la pratique du sport chez les jeunes dans leur communauté et explorer l effet du projet sur la résilience et l efficacité personnelle. PRÉSENTATION DU PROJET Chez les enfants, la pratique du sport est une habitude de vie valorisée pour ses bienfaits. Or, les jeunes présentant une déficience motrice ont un accès limité à la pratique d activités sportives. On remarque que des événements organisés par le CRDP InterVal (ex. : Mini-Défi InterVal) permettent aux jeunes de vivre des histoires de succès. Cependant, les structures et les ressources pour la poursuite d activités sportives dans la communauté sont peu disponibles. Le 31 janvier 2014 débutait les activités du projet «AdoptonSport». Ce projet a été actualisé grâce à un comité intersectoriel constitué de parents de jeunes usagers, de personnes provenant de la municipalité de Trois-Rivières, de maisons d enseignement, d organismes publics et communautaires et de professionnels de la réadaptation du CRDP InterVal. Ainsi, onze familles se sont inscrites, dont la moitié d entre elles avec leur fratrie ou un(e) ami(e). Durant douze semaines, cette activité a permis aux jeunes d expérimenter trois activités sportives d équipe, soit le basketball, le kinball et le parkour. La planification et le déroulement des activités ont été coordonnés par deux kinésiologues de l organisme Adaptaforme. Ces derniers ont été soutenus par un physiothérapeute du CRDP InterVal et deux étudiantes en technique de loisirs du Collège Laflèche qui ont contribué à l animation et au bon déroulement des activités. C est avec beaucoup d enthousiasme que les enfants ont participé aux activités proposées. C est dans un climat de collaboration et de plaisir que les jeunes ont eu l occasion de relever des défis à leur portée par le biais des activités sportives d équipe. Ainsi, ce projet a permis aux jeunes d expérimenter des succès, de se dépasser et de constater leur progrès. De plus, les parents ont aussi rapporté que le projet leur a permis de briser leur isolement en échangeant avec les autres parents et d ajuster leur perception quant aux capacités de leurs enfants. Pour assurer la pérennité du projet, une évaluation d implantation est en cours afin de documenter les facteurs ayant favorisé la réalisation du projet, les obstacles rencontrés et les pistes d action envisagées. À court terme, nous espérons que ce projet favorisera la prise en charge par la communauté des activités sportives pour les enfants vivant avec une déficience motrice, afin de favoriser un mode de vie physiquement actif et la capacité de résilience chez ces jeunes. À moyen terme, ce projet pourrait être développé dans d autres municipalités de la région, de même qu auprès d autres clientèles. RÉSOLUTION CAA relative au projet «AdoptonSport» du Centre de réadaptation en déficience physique InterVal CONSIDÉRANT le tremplin que constitue la pratique du sport chez les enfants présentant une déficience motrice pour favoriser le développement de la résilience;

8 89 e séance publique du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 11 juin CONSIDÉRANT l initiative du projet «AdoptonSport» visant la prise en charge par la communauté des activités sportives pour les enfants vivant avec une déficience motrice afin de favoriser un mode de vie physiquement actif chez ces jeunes et ainsi favoriser leur santé et leur participation sociale; CONSIDÉRANT la réalisation de ce projet grâce à la participation de nombreux acteurs provenant de différents milieux, soit les parents de jeunes usagers, des personnes provenant de la municipalité de Trois-Rivières, de maisons d enseignement, d organismes publics et communautaires et de professionnels de la réadaptation du CRDP InterVal; CONSIDÉRANT la mobilisation qui a permis à ces jeunes de vivre une expérience positive en leur donnant un meilleur accès à la pratique d activités sportives; CONSIDÉRANT l évaluation d implantation en cours qui permettra de documenter les facilitateurs, les obstacles et les pistes de solution possibles afin de favoriser la pérennité du projet dans la communauté; SUR PROPOSITION DÛMENT APPUYÉE, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : d adresser au Centre de réadaptation en déficience physique InterVal une motion de félicitations pour son projet «AdoptonSport» témoignant de la fierté et de la reconnaissance de l Agence et du réseau de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du- Québec. CAA MODIFICATIONS À LA DÉSIGNATION DES SIGNATAIRES AUTORISÉS PAR LE CON- SEIL D ADMINISTRATION DE L AGENCE Présenté par : M. Gaétan Lamy Présidence-direction générale OBJECTIF Apporter les modifications requises à la Politique d approvisionnement de l Agence et aux autorisations de signature accordée relativement à l adoption de la Convention de prêt à court terme et du billet global et aux effets bancaires suite à la révision du plan d organisation. MISE EN CONTEXTE En raison de la révision du plan d organisation de l Agence adoptée le 24 avril 2013, des changements ont été apportés à la structure organisationnelle. Ainsi, la Direction des services administratifs et de la qualité a été abolie et une partie de ses responsabilités a été transférée à la Direction générale adjointe. Cette révision a aussi entraîné le changement de l appellation de la Direction des ressources réseau pour celle de la Direction du financement et des investissements. Enfin, deux nouvelles directions ont été créées, soit la Direction des ressources informationnelles et la Direction des ressources humaines. Ainsi, cette réorganisation a eu des impacts sur les autorisations de signatures accordées par le conseil d administration de l Agence à certains membres de l équipe de direction. Dorénavant, chaque fois qu il est nécessaire de le faire, le titre de directeur des ressources réseau devra être remplacé par celui de directrice du financement et des investissements et le titre de directeur des services administratifs et de la qualité par celui de directeur général adjoint. RÉSOLUTION CAA relative à la désignation des signataires autorisés par le conseil d administration de l Agence CONSIDÉRANT la révision du plan d organisation de l Agence adoptée le 24 avril 2013 (CAA ); CONSIDÉRANT le fait que cette révision a entraîné l abolition de la Direction des services administratifs et de la qualité et le transfert d une partie de ses responsabilités à la Direction générale adjointe; CONSIDÉRANT le fait que cette révision a aussi entraîné le changement de l appellation de la Direction des ressources réseau pour celle de la Direction du financement et des investissements;

9 89 e séance publique du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 11 juin CONSIDÉRANT le fait que cette révision a entraîné la création de la Direction des ressources informationnelles et de la Direction des ressources humaines; CONSIDÉRANT les impacts de cette réorganisation sur les autorisations de signatures accordées par le conseil d administration de l Agence à certains membres de l équipe de direction; SUR PROPOSITION DÛMENT APPUYÉE, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : 1. d apporter les modifications requises à la Politique d approvisionnement de l Agence (CAAD-09-08) et aux autorisations de signature accordée relativement à l adoption de la Convention de prêt à court terme et du billet global (CAA ) et aux effets bancaires (CAA ) en remplaçant, chaque fois qu il est nécessaire de le faire, le titre de directeur des ressources réseau par celui de directrice du financement et des investissements et le titre de directeur des services administratifs et de la qualité par celui de directeur général adjoint; 2. de tenir compte des modifications introduites à la structure organisationnelle de l Agence dans l application de toute autre résolution adoptée antérieurement à la résolution CAA et qui était toujours en vigueur à cette date. CAA AFFAIRES DIVERSES Aucun sujet n est discuté à ce point de l ordre du jour. PÉRIODE D INTERVENTION ET DE QUESTIONS POUR LE PUBLIC (DURÉE MAXIMALE DE QUINZE MINUTES) Aucune intervention ou question n est adressée au conseil d administration. CAA LEVÉE DE LA SÉANCE Sur proposition dûment appuyée, la séance est levée à 20 h 50. LA PRÉSIDENTE, LE SECRÉTAIRE, Julie Beaulieu Gaétan Lamy Président-directeur général ADOPTÉ LE

10 CAA e séance (extraordinaire) du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 24 septembre Procès-verbal de la quatre-vingt-dixième (90 e ) séance (extraordinaire) du conseil d administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centredu-Québec, qui s est tenue le mercredi 24 septembre 2014, à compter de 16 h, par conférence téléphonique. PRÉSENCES : M me Julie Beaulieu, présidente M me Isabelle Brunelle M. Christian Carrier M me Nathalie Garon M. Yves-Laurent Godbout M. François Guillemette M. Gaétan Lamy, secrétaire M. Gérald Lapierre M me Josée Panneton M. Yves Tousignant, vice-président Les personnes suivantes participent également à la rencontre : M. Gilles Hudon, directeur général adjoint et M me Christiane Lemaire, conseillère à la Direction générale. ABSENCES : M. Marc Descôteaux M me Nicole Houle M me Lynda Michaud M. Louis Trudel CONSTATATION DU QUORUM ET OUVERTURE DE LA SÉANCE La séance ayant été convoquée dans les délais prescrits par le Règlement de régie interne et le quorum étant constaté, la présidente déclare la séance ouverte à 16 h. CAA ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Sur proposition dûment appuyée, l ordre du jour est adopté tel que décrit ci-dessous. CAA CAA CAA CAA CAA CAA ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR RAPPORT ANNUEL DE GESTION DE L AGENCE RAPPORT SUR L APPLICATION DE LA PROCÉDURE D EXAMEN DES PLAINTES, LA SATISFACTION DES USAGERS ET LE RESPECT DE LEURS DROITS PRIORISATION DES PROJETS IMMOBILIERS CENTRALISÉS RÉVISION DU CODE D ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE APPLICABLE AUX MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION LEVÉE DE LA SÉANCE CAA RAPPORT ANNUEL DE GESTION DE L AGENCE Présenté par : M. Gilles Hudon Direction générale adjointe OBJECTIF Adopter le rapport annuel de gestion. MISE EN CONTEXTE Chaque année, le conseil d administration de l Agence doit rendre compte au ministre, de même qu à la Commission de la santé et des services sociaux de l Assemblée nationale, de ses activités, du degré d atteinte de ses objectifs de résultats et de l utilisation des ressources mises à sa disposition.

11 90 e séance (extraordinaire) du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 24 septembre Le présent rapport annuel de gestion répond aux exigences de la LSSSS et du MSSS. Par la même occasion, ce rapport est une occasion de témoigner à la population de l action de l Agence et du réseau régional de la santé et des services sociaux. Les informations figurant au rapport annuel sont essentiellement regroupées en quatre grandes sections : 1. un portrait général du territoire et du réseau, suivi d une présentation du rôle de l Agence, de son fonctionnement et des résultats significatifs atteints en cours d exercice au regard de certaines des responsabilités qu elle porte; 2. la description des résultats relatifs aux dossiers prioritaires de l Agence et du réseau régional, suivant les objectifs poursuivis dans le cadre du Plan d action pour la mise en œuvre du Plan stratégique régional ; 3. une synthèse des états financiers de l Agence, un état de l évolution de la situation financière du réseau et de la gestion du Programme de soutien aux organismes communautaires; 4. la reddition de comptes relative à l entente de gestion et d imputabilité convenue entre l Agence et le MSSS pour C est une prérogative de l Assemblée nationale que de recevoir la reddition de comptes de l Agence avant qu elle ne soit rendue publique. En ce sens, le rapport annuel de gestion ne sera rendu accessible à la population qu après son dépôt à l Assemblée nationale, le 30 septembre prochain. RÉSOLUTION CAA relative à l adoption du Rapport annuel de gestion de l Agence CONSIDÉRANT les articles 340, et 391 de la LSSSS exigeant que les agences déposent, au plus tard le 30 septembre de chaque année, un rapport de gestion portant sur l année se terminant le 31 mars précédent et précisant les éléments devant figurer dans ce rapport; CONSIDÉRANT l analyse du Rapport annuel de gestion de l Agence par un auditeur externe; CONSIDÉRANT la présentation du Rapport annuel de gestion lors de la présente séance et son examen par les membres du conseil d administration de l Agence; SUR PROPOSITION DÛMENT APPUYÉE, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : 1. d adopter le Rapport annuel de gestion de l Agence; 2. de demander au président-directeur général de déposer au conseil d administration de l Agence un rapport de suivi de gestion unique suivant le dépôt du Rapport annuel de gestion à l Assemblée nationale. CAA RAPPORT SUR L APPLICATION DE LA PROCÉDURE D EXAMEN DES PLAINTES, LA SATISFACTION DES USAGERS ET LE RESPECT DE LEURS DROITS Présenté par : M me Geneviève Blain Bureau de la Commissaire régionale aux plaintes et à la qualité des services OBJECTIF Adopter le rapport MISE EN CONTEXTE L article de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS) demande à chaque établissement de transmettre à l Agence, une fois par année et chaque fois qu elle le requiert, un rapport sur l application de la procédure d examen des plaintes. Ce rapport décrit les types de plaintes reçues, y compris les plaintes concernant les médecins, les dentistes ou les pharmaciens, les délais d examen, les suites données et les plaintes qui ont fait l objet d un recours auprès du Protecteur du citoyen. Le présent rapport est élaboré en conformité avec l article de la LSSSS qui exige que l Agence produise un rapport annuel comportant : le bilan des activités de la commissaire régionale en matière d examen des plaintes; la compilation des rapports sur l application de la procédure de l examen des plaintes, la satisfaction des usagers et le respect de leurs droits reçus de chaque établissement pour l exercice concerné. Le rapport est accompagné d un document synthèse qui en présente les faits saillants.

12 90 e séance (extraordinaire) du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 24 septembre C est une prérogative de l Assemblée nationale que de recevoir la reddition de comptes de l Agence avant qu elle ne soit rendue publique. En ce sens, le rapport des plaintes ne sera rendu accessible à la population qu après son dépôt à l Assemblée nationale, le 30 septembre prochain. Ce rapport a fait l objet d une présentation et d une discussion lors de la rencontre du comité de vigilance et de la qualité du 3 septembre dernier. Le comité recommande au conseil d administration son adoption. RÉSOLUTION CAA relative au Rapport sur l application de la procédure d examen des plaintes, la satisfaction des usagers et le respect de leurs droits CONSIDÉRANT la présentation à l Agence, par tous les établissements de la région, d un rapport faisant état de l application de la procédure d examen des plaintes pour la période , conformément à l article de la LSSSS; CONSIDÉRANT l article de la LSSSS prévoyant que le conseil d administration de l Agence transmet annuellement au ministre le rapport sur l application de la procédure d examen des plaintes par l Agence et par les établissements de sa région; CONSIDÉRANT l élaboration par l Agence d un rapport faisant état de l ensemble des rapports reçus des établissements de la région et de l application de la procédure d examen des plaintes reçues et traitées par l Agence elle-même pour la période ; CONSIDÉRANT l analyse du rapport effectuée le 3 septembre 2014 par le comité de vigilance et de la qualité et la recommandation que celui-ci adresse au conseil d administration de l Agence concernant son adoption; CONSIDÉRANT la présentation du rapport par la commissaire régionale aux plaintes et à la qualité des services au conseil d administration lors de la présente séance; SUR PROPOSITION DÛMENT APPUYÉE, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : 1. d adopter le Rapport sur l application de la procédure d examen des plaintes, la satisfaction des usagers et le respect de leurs droits; 2. de demander au président-directeur général de déposer au conseil d administration de l Agence un rapport de suivi de gestion unique suivant le dépôt à l Assemblée nationale du Rapport sur l application de la procédure d examen des plaintes, la satisfaction des usagers et le respect de leurs droits. CAA PRIORISATION DES PROJETS IMMOBILIERS CENTRALISÉS Présenté par : M me Nancy Lemay Direction du financement et des investissements OBJECTIF Dans le cadre de son exercice de dénombrement des projets d immobilisation du réseau de la santé et des services sociaux visant à dresser un inventaire des projets en élaboration dans les établissements, le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) souhaite que les conseils d administration des agences priorisent quatre projets parmi ceux répertoriés. Ces projets seront acheminés au MSSS au plus tard le 26 septembre 2014, accompagnés d une résolution du conseil d administration. MISE EN CONTEXTE Depuis l exercice , le gouvernement s assure d inclure chacun des projets au Plan québécois des infrastructures (PQI) avant de donner son autorisation d aller de l avant suite à l émission d un avis favorable de reconnaissance du besoin. Puisque les régions ont présenté plusieurs projets à inclure au PQI, le MSSS demande à chacune d entre elles de prioriser quatre de leurs projets. Pour la région de la Mauricie et du Centre-du- Québec, seulement quatre projets étaient en attente d autorisation ou de reconnaissance du besoin.

13 90 e séance (extraordinaire) du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 24 septembre Les critères suivants ont été utilisés pour déterminer l ordre de priorité des projets : l impact sur les services à la population; la désuétude fonctionnelle; la sécurité des patients; l équité territoriale et des missions. Selon les critères énumérés ci-dessus, la priorisation suivante est soumise au conseil d administration : Projet 1. Agrandissement et réaménagement de l urgence, des soins intensifs, des services ambulatoires et du bloc opératoire Établissement CSSS d Arthabaska-et-de-l Érable 2. Agrandissement et réaménagement de l urgence CSSS de l Énergie 3. Regroupement des activités de cinq points de service CRDP InterVal 4. Agrandissement et réaménagement de l urgence CSSS du Haut-Saint-Maurice RÉSOLUTION CAA relative à la priorisation de quatre projets immobiliers CONSIDÉRANT la demande du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) de donner un ordre de priorité à quatre projets immobiliers centralisés; CONSIDÉRANT l impact sur les services à la population, la désuétude fonctionnelle, la sécurité des patients et l équité territoriale et des missions; CONSIDÉRANT les projets déjà recommandés par l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec au MSSS; SUR PROPOSITION DÛMENT APPUYÉE, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : de soumettre la priorisation suivante de quatre projets au MSSS : 1. projet d agrandissement et de réaménagement de l urgence, des soins intensifs, des services ambulatoires et du bloc opératoire du Centre de santé et de services sociaux d Arthabaska-et-de-l Érable; 2. projet d agrandissement et de réaménagement de l urgence du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie; 3. projet de regroupement des activités de cinq points de service du Centre de réadaptation en déficience physique InterVal; 4. projet d agrandissement et de réaménagement de l urgence du Centre de santé et de services sociaux du Haut-Saint-Maurice. CAA RÉVISION DU CODE D ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE APPLICABLE AUX MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION Présenté par : M me Christiane Lemaire Direction générale adjointe OBJECTIF Procéder à la révision du Code d éthique et de déontologie applicable aux membres du conseil d administration. MISE EN CONTEXTE L Agence a l obligation de se doter d un code d éthique et de déontologie pour les membres du conseil d administration et de le publier dans le rapport annuel de gestion. Le Code d éthique et de déontologie ayant été adopté en juin 2003 par le conseil d administration de la Régie régionale de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec, il est proposé de mettre à jour l appellation de l instance, soit Régie régionale, pour celle d Agence dans le texte du document, de moderniser la mise en page et de changer l identification visuelle (logo) sur le document. Par ailleurs, aucune modification n est proposée sur le contenu même du Code d éthique et de déontologie, ce dernier étant toujours pertinent.

14 90 e séance (extraordinaire) du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec 24 septembre RÉSOLUTION CAA relative à la révision du Code d éthique et de déontologie applicable aux membres du conseil d administration CONSIDÉRANT que l organisation a changé d appellation depuis 2003 pour devenir l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec; CONSIDÉRANT que le document Code d éthique et de déontologie applicable aux membres du conseil d administration n a pas été modifié depuis 2003; CONSIDÉRANT qu une mise à jour du contenu n est pas nécessaire puisque toujours pertinent; SUR PROPOSITION DÛMENT APPUYÉE, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : 1. de modifier l appellation de Régie régionale de la santé et des services sociaux pour celle d Agence de la santé et des services sociaux partout, lorsque requis, dans le document; 2. de changer le logo de la Régie régionale pour celui de l Agence de la santé et des services sociaux; 3. de rafraîchir la mise en page du document Code d éthique et de déontologie applicable aux membres du conseil d administration. CAA LEVÉE DE LA SÉANCE Sur proposition dûment appuyée, la séance est levée à 17 h. LA PRÉSIDENTE, LE SECRÉTAIRE, Julie Beaulieu Gaétan Lamy Président-directeur général ADOPTÉ LE

15 CONSEIL D ADMINISTRATION Date de la séance : 8 octobre 2014 Article de l ordre du jour : CAA SÉANCE PUBLIQUE SUJET Prévisions budgétaires du fonds d exploitation de l Agence OBJET DE LA QUESTION Dépôt et adoption des prévisions budgétaires du fonds d exploitation de l Agence. CONTEXTE ET PROBLÉMATIQUE L Agence présente un budget en équilibre avec apport de l avoir propre conformément aux règles de gestion financière applicables aux agences de la santé et des services sociaux. Le financement du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) est évalué à $. Les autres revenus s élèvent à $ et comprennent $ de ventes de services et de recouvrements, $ d autres revenus et $ en revenus de placements. Le programme de dépenses de l Agence pour est de $. Les dépenses de l Agence se répartissent comme suit : 81,2 % pour les salaires, charges sociales et développement des ressources humaines 1,5 % pour les frais de déplacement 5,0 % pour les services achetés 1,1 % pour les communications 7,1 % pour le loyer 0,4 % pour la location d équipements 1,5 % pour les fournitures de bureau 2,2 % pour les autres frais 0,0 % pour les transferts à des établissements (montant minime n affectant pas le pourcentage) ENJEUX STRATÉGIQUES Les projections budgétaires laissent entrevoir une utilisation de l avoir propre de $. Le solde du fonds d exploitation projeté au 31 mars 2015 est de $ après contributions affectées à d autres fonds et transfert de frais généraux.

16 OPTIONS S. O. LIEN AVEC LES RESPONSABILITÉS DE L AGENCE Les articles 386 à 389 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux prévoient les modalités relatives au budget de fonctionnement de l Agence. L article 387 précise que la Présidence-direction générale doit soumettre au conseil d administration les prévisions budgétaires de fonctionnement de l Agence préparées en fonction des paramètres budgétaires que le ministre lui a fait connaître. Les prévisions budgétaires des dépenses et revenus doivent être équilibrées. Le Règlement de régie interne stipule que le conseil d administration doit approuver le budget annuel d opérations sur recommandation du président-directeur général. CHEMINEMENT DU DOSSIER Février-mars 2014 Mai 2014 Préparation des prévisions budgétaires par la Direction du financement et des investissements Consultation et adhésion du président-directeur général 26 mai 2014 Présentation au Comité de pilotage stratégique 28 mai 2014 Présentation au comité d audit 8 octobre 2014 Présentation au comité d audit par la directrice du financement et des investissements et au conseil d administration par le président-directeur général SUIVI DE GESTION Le suivi budgétaire est assuré périodiquement par le comité d audit conformément au Règlement de régie interne de l Agence.

17 PROJET DE RÉSOLUTION relatif aux prévisions budgétaires du fonds d exploitation de l Agence CAA CONSIDÉRANT les articles 386 à 389 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux qui prévoient les modalités relatives au budget de fonctionnement de l Agence; CONSIDÉRANT le programme de dépenses de $; CONSIDÉRANT le solde du fonds de $ prévu au 31 mars 2014; CONSIDÉRANT une utilisation de l avoir propre de $; CONSIDÉRANT l'analyse des prévisions budgétaires du fonds d exploitation de l Agence par le comité d audit du 28 mai 2014 et du 8 octobre 2014; IL EST PROPOSÉ : 1. d adopter les prévisions budgétaires du fonds d exploitation de l Agence; 2. d acheminer la présente résolution au MSSS, et ce, conformément aux normes et pratiques de gestion en vigueur. Diffusion : Ministre de la Santé et des Services sociaux

18 CAA Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec Fonds d'exploitation : Activités principales A B =A-B Budget final Budget Écart Commentaire sur les écarts AS-446 Comité d'audit Subvention du MSSS $ $ $ Coupure de $ par rapport au réelle $ Revenus de placements $ $ - $ Ventes de services et recouvrements $ $ $ Ajustement des prêts de service au MSSS Subventions gouvernement du Canada - $ - $ - $ Autres subventions - $ - $ - $ Autres revenus $ $ - $ TOTAL DES PRODUITS $ $ $ Salaires, avantages sociaux et charges sociales $ $ $ Ajust. en fonction des prêts de service et AA1 Frais de déplacement, représentation et dépenses connexes $ $ - $ Services achetés $ $ - $ Publicité et communication $ $ - $ Loyers $ $ - $ Location d'équipement $ $ - $ Fournitures de bureau $ $ - $ Dépenses de transfert $ $ - $ Autres charges $ $ - $ TOTAL DES CHARGES $ $ $ RÉSULTAT AVANT AFFECTATION ( ) $ ( ) $ $ DÉPENSES AFFECTÉES AU FONDS D'IMMO (90 000) $ (90 000) $ - $ TRANSFERT DE FRAIS GÉNÉRAUX $ $ - $ EXCÉDENT OU DÉFICIT (APRÈS AFFECTATION) ( ) $ ( ) $ $ SOLDE DE FONDS AU DÉBUT $ $ - $ SOLDE DE FONDS À LA FIN $ $ $ P:\Comptabilité Interne\ \Budget \ _Gaétan Budget final.xlsx

19 CONSEIL D ADMINISTRATION Date de la séance : 8 octobre 2014 Article de l ordre du jour : CAA SÉANCE PUBLIQUE SUJET Adoption du régime d emprunts et délégation des pouvoirs OBJET DE LA QUESTION Il est requis que le conseil d administration adopte une résolution autorisant le président-directeur général et la directrice du financement et des investissements à signer les documents relatifs aux emprunts à long terme, dans le cadre d un régime d emprunts prévu pour des organismes visés par l article 78 de la Loi sur l administration financière (RLRQ, chapitre. A-6.001). L autorisation a été reçue le 21 juillet 2014 du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) afin d instituer le présent régime d emprunts. Ce régime permettra à l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec (Agence) d effectuer, de temps à autre d ici le 31 décembre 2015, des emprunts à long terme auprès du ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement, pour un montant n excédant pas $. La présente résolution remplace celle antérieurement adoptée, sans pour autant affecter la validité des emprunts conclus sous son autorité avant la date du présent régime d emprunts. CONTEXTE ET PROBLÉMATIQUE Afin d alléger les modalités administratives reliées aux opérations d emprunts touchant le financement à long terme des dépenses d immobilisations, d équipements ou d informatique, de refinancement ou de remboursement d emprunts bancaires, le MSSS invite les agences de la santé et des services sociaux à se prévaloir des modalités prévues par le Régime d emprunts. Conséquemment, depuis le 14 mai 2003, il n est plus nécessaire que le conseil d administration adopte une résolution pour chacune des transactions. ENJEUX STRATÉGIQUES S. O. OPTIONS Les emprunts contractés sont garantis par le MSSS et n ont aucune conséquence sur la situation financière de l Agence.