Transformation IT de l entreprise COMMENT L EDISCOVERY CHANGE LA GESTION DES DONNÉES

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1 Transformation IT de l entreprise COMMENT L EDISCOVERY CHANGE LA GESTION DES DONNÉES

2 C omment améliorer l efficacité et réduire des coûts de stockage en croissance permanente? Comment mettre en place un système ediscovery pour maîtriser ses données, appliquer les règles de conservation obligatoires et se prémunir totalement au plan légal face à tout contentieux imprévu? Face à ces problématiques, nous disposons aujourd hui d opportunités nouvelles. Cependant, pour obtenir des résultats tangibles, les solutions que vous allez sélectionner doivent être ajustées très précisément en fonction des activités et processus des métiers considérés. Vous découvrirez dans cet e-guide comment vos pairs ont réussi à adapter de telles solutions à leurs environnements et par quels procédés. Une aubaine pour la stratégie de gestion de données future de votre entreprise! PAGE 2 SUR 10

3 LES SERVICES JURIDIQUES PLÉBISCITENT L EDISCOVERY Permettant d identifier les incohérences et les litiges possibles, en intégrant les règles métier des juristes, cette solution procure des économies substantielles aux grands groupes. Il est certain que les technologies récentes de recherche d information, en particulier au sein des données non-structurées (ediscovery), offrent aujourd hui des opportunités nouvelles pour la gouvernance d ensemble du cycle de vie des informations, que les organisations appellent de leurs vœux. Cependant, pour obtenir des résultats tangibles en la matière, les solutions doivent être ajustées très précisément en fonction des activités et processus des métiers considérés. Ainsi, dans les départements juridiques des grandes organisations, les données non-structurées représentent des volumes colossaux et sous-exploités, pour lesquels des solutions ediscovery peuvent apporter des retours sur investissement rapides et certains. Mais l identification et la collecte efficaces, par exemple en recherche de cas litigieux, ne sont possibles qu avec des solutions capables de s adapter et de tenir compte de l univers métier particulier aux juristes. PAGE 3 SUR 10

4 UN ÉTABLISSEMENT DE SOINS ÉCONOMISE DOLLARS Il y a peu, dans un grand réseau de soins américain, plusieurs semaines étaient nécessaires au service juridique pour extraire les informations nécessaires à la détection et à la résolution des litiges. Faute de visibilité sur les données pertinentes, il fallait recourir massivement à un cabinet externe, pour identifier et documenter à temps les sources potentielles de contentieux. Après avoir installé la solution ediscovery d IBM, les données pertinentes ont pu être immédiatement identifiées et consolidées pour l ensemble des systèmes, sans plus recourir à ce prestataire extérieur. Une économie en frais de contentieux évaluée à dollars US. Sans compter les avantages consécutifs à une détection plus en amont des litiges. Le traitement plus rapide permet ainsi aux juristes de se concentrer sur la préparation des rencontres et des entretiens, au cœur de leur profession. EN ÉTROITE SYMBIOSE AVEC LE MÉTIER Il est clair que chaque métier souhaite considérer les données stockées sous l angle du vocabulaire et des processus dont il a l habitude. Utiliser des outils ediscovery implique de préserver le sens-métier de ces processus, exprimé notamment par PAGE 4 SUR 10

5 les métadonnées qui constituent un important facteur de contextualisation. Dans le cas des juristes, prendre en compte le contexte métier signifie par exemple rechercher entre les fragments de textes, des indices et des relations correspondant aux cas de contentieux tels que les experts savent les repérer. Cette précision est indispensable pour créer des pistes d audit facilitant l enquête et garantissant un historique juridique. Car une organisation peut avoir besoin d identifier en urgence tous ses points d incohérence par rapport une récente réglementation. Ou de sélectionner dans ses téraoctets d information tous les documents concernés par la résolution d un litige. Ce fut le cas récemment pour un géant mondial de l industrie manufacturière : au départ, son service juridique s apprêtait à analyser, avec des procédés traditionnels (plusieurs semaines), une partie seulement des informations de l entreprise (750 Go): le service estimait qu on en extraierait ainsi 350 Go de données pertinentes (à analyser ensuite manuellement) suffisantes pour faire face au problème. En fait, l entreprise ayant finalement opté pour IBM ediscovery, cela a heureusement permis d accroître la taille de la base exploitable (1,1 Tera-Octet), et d arriver, en 48h, à un volume beaucoup plus réduit (27Go) de données pertinentes, filtrées par administrateur et par dates. Heureusement, car en appliquant la première solution, le PAGE 5 SUR 10

6 service juridique serait passé à côté de données importantes ou de signaux faibles provenant de bases d informations qui avaient été exclues au départ de la base d enquête. Et l analyse résiduelle à effectuer à la main par les juristes aurait porté sur un volume 12 fois plus grand. MIEUX AJUSTER LA STRATÉGIE DE STOCKAGE AUX CONTENUS Cette Major de la Construction y est parvenue, en conjuguant ediscovery et hiérarchisation du stockage. Pour ce leader mondial entreprise du secteur de la Construction, pionnier de la technologie du fibrociment et figurant parmi les clients mondiaux d IBM, il fallait affronter simultanément deux problèmes. D une part, tout en maintenant des objectifs budgétaires stricts, comment améliorer l efficacité et réduire des coûts de stockage informatique en croissance permanente? D autre part en tant que très grande entreprise (plus d un milliard de chiffre d affaires annuel) soucieuse de sa PAGE 6 SUR 10

7 responsabilité civile, comment la société pouvait-elle mettre en place un système ediscovery pour maîtriser ses données, appliquer les règles de conservation obligatoires suivant les pays, et se prémunir totalement au plan légal face à tout contentieux imprévu? ACCROÎTRE LA VISIBILITÉ SUR LES DONNÉES STOCKÉES Face au premier problème - le stockage - la réponse envisagée fut classiquement de chercher à optimiser en mettant en place des solutions de hiérarchisation du stockage des données: un stockage différent pour les données primaires, davantage utilisées, tandis que les autres, d emploi moins fréquent, sont placées sur des support secondaires, plus rentables. Encore faut-il, pour parvenir à cette optimisation, connaître suffisamment celles qui parmi les données, sont en croissance rapide, peuvent ou doivent être déplacées en priorité, etc. Or dans le cas de ce fibrocimentier, dont les données vitales sont tout aussi bien structurées que non-structurées (contrats ), le service informatique ne disposait aucunement des indicateurs qui auraient permis de hiérarchiser et de fonder des règles de gestion distinguant les données vitales. Faute de visibilité sur les données, difficile de baser une stratégie efficace d optimisation de stockage. PAGE 7 SUR 10

8 UNE SOLUTION POLYVALENTE DANS UNE ARCHITECTURE UNIQUE C est là que la jonction a pu être établie avec le deuxième besoin, auquel l entreprise souhaitait également répondre de façon pressante. Augmenter la connaissance des données et des dossiers pour anticiper les litiges pouvait être réalisé facilement par une solution d IBM (ediscovery Unstructured Data Identification and Management) qui présentait l avantage d être unifiée dans la même architecture technique et sous le même interface que les plateformes (NAS EMC Celerra) que nécessitait l optimisation du stockage. La solution ediscovery, de plus, permettait de déterminer et d automatiser des règles de gouvernance des informations, quasi-inexistantes jusqu ici dans la société. Résultat : en très peu de temps, le service informatique a pu mettre en place une solution de stockage hiérarchique (NAS EMC Celerra), utiliser ediscovery pour une meilleure identification des données-clés, et ainsi réduire ses coûts de stockage. Tout en mettant ses données non-structurées en conformité complète avec l environnement réglementaire complexe du contexte mondial du secteur de la Construction, exploitant ainsi positivement la synergie des solutions de son fournisseur informatique. PAGE 8 SUR 10

9 DES RESSOURCES GRATUITES POUR LES PROFESSIONNELS IT TechTarget publie des informations techniques ciblées multi-support qui visent à répondre à vos besoins de ressources lorsque vous recherchez les dernières solutions IT, développez de nouvelles stratégies ou encore cherchez à faire des achats rentables. Notre réseau de sites internet experts vous donne accès à du contenu et des analyses de professionnels de l industrie. Vous y trouverez également la bibliothèque spécialisée en ligne la plus riche : livres blancs, webcasts, podcasts, vidéos, salons virtuels, rapports d études et bien plus, alimentée par les fournisseurs IT. Toutes ces ressources sont basées sur les recherches R&D des fournisseurs de technologie pour répondre aux tendances du marché, défis et solutions. Nos événements réels et nos séminaires virtuels vous donnent accès à des commentaires et recommandations neutres par des experts sur les problèmes et défis que vous rencontrez quotidiennement. Notre communauté en ligne IT Knowledge Exchange (Echange de connaissances IT) vous permet de partager des questionnements et informations de tous les jours avec vos pairs et des experts du secteur. POURQUOI CHOISIR TECHTARGET? TechTarget est entièrement centré sur l environnement IT de l entreprise. Notre équipe d éditeurs et notre réseau d experts de l industrie fournissent le contenu le plus riche et pertinent aux professionnels et managers IT. Nous exploitons l immédiateté du Web, les opportunités de rencontre en face à face, via le networking ou les événements virtuels, et la capacité à interagir PAGE 9 SUR 10

10 avec les pairs. Ceci nous permet de produire une information irréfutable et directement exploitable par les professionnels du secteur dans toutes les industries et sur tous les marchés. PAGE 10 SUR 10

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