MARCHÉ DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES

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1 MARCHÉ DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES N CAHIER DES CHARGES Midi-Pyrénées Innovation Agence régionale de l innovation 11 bd des Récollets Toulouse Cedex 4 Objet de la consultation Mise en œuvre de la communication de Midinnov (6è édition) et des Inn Ovations (32è édition) Date d envoi du cahier des charges : 4 juin 2012 Date limite de remise des offres : 28 juin h00 Le choix des candidats se fera semaine 29 Cahier des charges : communication de Midinnov et des Inn Ovations 1/12

2 1 CONTEXTE DU MARCHÉ 1.1 Présentation de Midi-Pyrénées Innovation Créée en 2006 par la Région Midi-Pyrénées et l État avec le soutien de l Europe, l Agence Régionale de l Innovation (Midi-Pyrénées Innovation - MPI) participe au développement économique du territoire en renforçant le potentiel d'innovation des entreprises. Présidée par Catherine Jeandel, ses missions s inscrivent dans le cadre de la politique économique du Conseil Régional et de l État en région. Elles s articulent autour de 3 axes : Coordonner, animer et développer le dispositif régional d aide à l innovation : coordonner l innovation au plan régional, c est rejoindre et fédérer les réseaux d innovation régionaux, nationaux et internationaux, proposer la mise en place d instances de concertation, favoriser la transversalité, développer les complémentarités avec et entre les acteurs régionaux MPI est aujourd hui en interaction avec plus de 80 partenaires sur l ensemble du territoire et dans les 3 dimensions enseignement/recherche/entreprise. Elle intervient dans différents comités de pilotage ou comités de sélection afin de garantir l efficacité et la cohérence des initiatives liées à l innovation en région Midi-Pyrénées. Détecter les projets, susciter l innovation : l ambition de MPI est de sensibiliser les entreprises de la région à l innovation quelle que soit leur taille ou leur secteur d activité, et en particulier les PME/PMI qui se sentent parfois éloignées de l innovation. Sur cet axe MPI a choisi d aller directement au contact des entreprises régionales en leur proposant des temps - de rencontres avec les acteurs de la recherche, de la formation et du monde institutionnel, - d information et de sensibilisation sur des technologies, des méthodes - d échanges ou de découverte (entreprises, laboratoires, instituts ). Chaque année, MPI organise plus de 50 manifestations sur le territoire régional. Accompagner le développement des entreprises par l innovation : MPI a mis au point une gamme complète de services pour les entreprises qui va de l ingénierie du programme d innovation à la définition des processus d innovation de l entreprise. En fonction des besoins de l entreprise MPI propose : - de mettre en cohérence le programme d innovation avec son potentiel et son environnement; - d intégrer l innovation dans la stratégie de l entreprise ; - ainsi que des services d information, d assistance, de mise en relation et de formation spécifiques. À MPI, l innovation est appréhendée au sens large : innover ce n est pas forcément révolutionner, mais introduire un changement. Ce changement répond au besoin du marché et confère un avantage concurrentiel notable et durable à une entreprise. L innovation est ainsi présente dans les produits, les services, l organisation de l entreprise, le mode de commercialisation, le modèle économique La spécificité de MPI tient notamment à: - une combinaison d expertises unique au sein d une même structure : technologiques et non technologiques, - une approche marchés et multimarchés - une capacité de mise en réseau très forte du fait de sa position centrale dans le dispositif d innovation en région. 1.2 Contexte de la mission En 2007, MPI, crée à la demande de la Région Midi-Pyrénées et avec le soutien de l Etat, Midinnov, événement destiné à faire émerger des projets d'innovation et de développement technologique dans les entreprises régionales. En 2012, à l occasion de sa 5e édition, 1400 visiteurs étaient présents à Diagora-Labège, mardi 31 janvier. Ce sont 170 exposants qui ont présenté leur savoir-faire et compétences, 202 pré-diagnostics qui ont été réalisés et plus de 750 rendez-vous qui ont été organisés. Les entreprises et porteurs de projets ont ainsi pu en une Cahier des charges : communication de Midinnov et des Inn Ovations 2/12

3 seule journée et en un même lieu rencontrer tous les partenaires de leur projet et gagner du temps. Le concours régional de l innovation initié par la Région Midi-Pyrénées a été créé en En 2006, MPI reprend l organisation du concours. La dotation est alors de euros. Depuis ce concours, renommé «Les Inn Ovations» n a cessé d évoluer et de prendre de l ampleur. Lors de la 31è édition en 2012, deux grands groupes se sont associés aux «Inn Ovations» : Airbus et BNP Paribas. La participation de ces deux partenaires à hauteur de ! s ajoute aux ! de dotation de la Région Midi-Pyrénées. Ce partenariat vient renforcer la politique régionale d appui à l innovation et la volonté de MPI de faire bénéficier aux lauréats d un effet de levier plus important pour accélérer leur développement. Pour cette 31è édition, 185 dossiers de candidature ont été analysés et près de 400 personnes ont assisté à la cérémonie de remise des prix qui a récompensé 7 projets le 31 janvier à Diagora. 1.3 Format de la manifestation La 6è édition de Midinnov et la 32è édition des Inn Ovations se dérouleront le 31 janvier 2013*. Voici les différents moments de la journée : 1 er volet : Un espace d exposition permanent de 2000m 2 avec plus de 170 exposants organisés autour de 7 espaces thématiques : Sensibilisation à l innovation avec Sciences animation Laboratoires de recherche Création d entreprises innovantes & accueil des porteurs de projets Accompagnement des projets d innovation Centres de compétences technologiques Groupements d entreprises (pôles, grappes, clusters, ) Financement de l innovation Cahier des charges : communication de Midinnov et des Inn Ovations 3/12

4 2 è volet : Des pré diagnostics & un programme de rendez-vous personnalisés : pour proposer aux entreprises, de toutes tailles et secteurs d'activité d'identifier et de rencontrer l'ensemble des partenaires pour soutenir leurs projets d'innovation : o Des offres globales adaptées à chaque typologie d entreprise Pré diagnostics projets d'innovation, Pré diagnostics europe, Pré diagnostics porteurs de projets création d'entreprise innovante, o Des rendez-vous personnalisés o Des animations pour susciter rencontres, échanges, réseautage 3 è volet : Des ateliers et conférences transverses sur l innovation pour présenter des outils et méthodologies de management de l'innovation collaborative et partager les expériences d entrepreneurs innovants. 4 è volet : Soirée de remise des trophées des Inn'Ovations : pour découvrir des parcours d'innovateurs et récompenser 7 projets innovants. * date et lieu encore à confirmer par le Conseil Régional 1.4 Dates clés de la manifestation Voici les différentes phases qui rythment le projet : Concours Inn Ovations : - 10 septembre : ouverture des candidatures - 31 octobre : clôture des candidatures - 3 et 4 décembre : jurys de sélections Midinnov : - septembre : com sur le bilan des projets pré diagnostiqués en mi-novembre : lancement des pré diagnostics Cibles de la manifestation Midinnov et les Inn Ovations visent la participation de 1000 à 1500 visiteurs : - Des dirigeants d'entreprises innovantes ou traditionnelles (100 à 150 PME bénéficieront d'un diagnostic personnalisé) : des porteurs de projets d'innovation et primo-innovants à la recherche d'accompagnement, de financements ou de compétences technologiques pour leurs projets - Des représentants de l'offre technologique : centres de compétences, CRITT, CTI, laboratoires de recherche, prestataires privés, - Des accompagnateurs d'entreprises : acteurs du développement économique, publics et para - MPI souhaite ouvrir l événement à un plus large public avec notamment les étudiants en fin de cycle intéressés pas l innovation. Cette cible ne faisant pas partie des cibles classiques de MPI l agence devra faire des propositions concrètes pour atteindre cet objectif. 2 OBJET DU MARCHÉ 2.1 Contenu du marché Le présent marché comprend des prestations de : - conseil stratégique en communication, - création, exécution d outils de communication, - réalisation, impression et diffusion d outils de communication, - mise en œuvre d un plan média. Les objectifs visés : 1. Sensibiliser très largement les entreprises régionales de tous secteurs et niveaux d'intensité technologique pour les inciter à participer à la manifestation et à s'engager dans un processus d'innovation en venant à bénéficier d'un pré-diagnostic innovation et/ou découvrir les outils d'appui aux entreprises pour leur développement par l'innovation. Cahier des charges : communication de Midinnov et des Inn Ovations 4/12

5 2. Affirmer MPI comme le référent innovation en région et le positionner comme le point d'entrée du réseau 3. Lisibilité : faciliter la lecture des différents contenus de Midinnov et aider les publics à repérer les contenus les plus pertinents par rapport à leurs besoins. Renforcer la complémentarité entre Midinnov et les Inn Ovations. 4. Notoriété : asseoir la manifestation au niveau régional et national et développer son impact territorial et son envergure. 5. Image : conforter Midi-Pyrénées comme terre d innovation et promouvoir la stratégie de soutien du Conseil Régional et de l Etat en Région Midi-Pyrénées en faveur de l innovation. 2.2 Détail des prestations Conseil stratégique en communication L agence retenue sera chargée de conseiller MPI en matière de stratégie de communication, afin de parvenir à une meilleure lisibilité de l'événement auprès de ses différentes cibles. L agence prendra le rôle de conseil et sera force de proposition pour une communication globale cohérente et efficace, notamment sur les différentes phases de communication des Inn Ovations et de Midinnov. Création et exécution d outils de communication Selon la stratégie de communication recommandée, l agence retenue devra réaliser les outils de communication suivants : - Masque powerpoint - Site Internet (sur la base du site de l édition 2012). Ce site doit permettre de visionner plusieurs vidéos. Il doit permettre également de gérer de manière efficace les inscriptions aux différents moments de la journée. MPI dispose d un module d inscription (langage java) qui devra être adapté aux besoins de la manifestation et s intégrer parfaitement au site. - Bandeau Internet, d annonces presse et mises au format selon les supports, - Affiche : 40 x 60 cm, - Flyer de présentation de Midinnov et du concours - Signalétique du lieu de la manifestation - Plaquette programme de la manifestation - En option : couverture vidéo de la journée : images d ambiance, réalisation de petits interviews, réalisation d un montage de 2 à 3 mn à insérer sur le web (un cahier des charges précis des images souhaitées sera transmis ultérieurement par les organisateurs) Outils propres à Midinnov - Une annonce presse «appel à candidatures pré diagnostic» - ing «appel à candidatures pré diagnostic» - Une plaquette invitation, promotion des pré diagnostics Outils propres au Concours Phase appel à candidature : - Annonce presse - ing envoyé, - Dossier de candidature Phase cérémonie : - Annonce presse - ing - carton d invitation à la cérémonie - 7 modèles de chèques factices - 7 modèles de diplômes - Programme lauréats Ces éléments sont donnés à titre indicatif. Ils permettent de concrétiser le choix du prestataire. La demande pourra évoluer en fonction de la stratégie et du plan de communication proposés. Cahier des charges : communication de Midinnov et des Inn Ovations 5/12

6 Il est fortement recommandé au prestataire de proposer des évolutions de cette liste d outils de communication susceptibles de s intégrer dans le plan de communication et d apporter une plus grande efficacité. Négociation et mise en œuvre d un plan média : le prestataire devra proposer une stratégie d achat d espace adaptée aux problématiques de l événement dans un budget maîtrisé. MPI pourra mettre en place avec des médias des échanges marchandises pour répondre notamment à cette problématique de budget. MPI peut par exemple offrir : - une visibilité sur le site internet de l événement dans la page partenaires médias, - une visibilité sur le programme, l affiche, les ing, les invitations de l événement, - distribution de supports sur Midinnov, - un stand sur Midinnov de 5 ou 10 m 2 non cloisonné. Pour promouvoir la manifestation et augmenter la participation des entreprises, MPI souhaite des partenariats régionaux. Néanmoins, des partenariats nationaux pourraient être envisagés pour mettre en valeur les lauréats du concours Inn Ovations. Le prestataire réalisera les prestations de communication dans les délais et selon les prescriptions transmises par MPI. Aucun élément ne sera publié, édité ou diffusé sans la signature d un BAT (Bon à Tirer) signé par le Directeur de MPI, et, selon le cas, par le Chef de projet technique. Tant que le BAT ne sera pas signé, le prestataire ne pourra pas passer en phase d édition ou de réalisation définitive. Les candidats devront compléter les tableaux présentés en annexe de ce cahier des charges et indiquer leur proposition de prix à travers ce cadre. Ces tableaux seront signés et représentent l engagement financier du prestataire. Les prix ainsi précisés serviront de base à tout devis. Les prestataires consultés sont libres de faire d autres propositions dans le cadre des objectifs de communication décrits ci-dessus (variantes possibles). Il sera alors nécessaire de chiffrer également ces variantes. Ils devront cependant satisfaire au chiffrage des points attendus afin de permettre un comparatif des offres. 3 - MODALITÉS DU MARCHÉ 3.1 Conditions de participation des candidats L offre, qu elle soit présentée par une seule entreprise ou par un groupement, devra indiquer tous les sous-traitants connus lors de son dépôt. Les entreprises sous-traitantes devront être obligatoirement agréées par Midi-Pyrénées Innovation. En cas de groupement, la forme souhaitée par le pouvoir adjudicateur est un groupement conjoint avec mandataire solidaire Documents à fournir Les offres des candidats, exprimées en Euro, seront entièrement rédigées en langue française. Chaque candidat aura à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes, datées et signées par lui : Le présent cahier des charges dument paraphé, Une offre technique détaillant : o Un argumentaire et une méthodologie pour l élaboration d une stratégie de communication globale et d un plan de communication. Cahier des charges : communication de Midinnov et des Inn Ovations 6/12

7 o o o une maquette d affiche, d annonce presse et de page d accueil de site Internet un plan média chiffré un planning de réalisation, tenant compte du calendrier des événements page 4 Le tableau des prix ci-annexé : les prix s entendent tous frais inclus et comprennent tous les frais afférents à la réalisation de la prestation (déplacements, nuitées, repas, ) ainsi que la cession à MPI de tous les droits patrimoniaux de propriété intellectuelle. Une présentation synthétique de l entreprise ou du groupement (références, équipe, philosophie) Une déclaration sur l honneur du ou des candidats (respect des obligations fiscales et sociales) Le n Siret et le n de TVA intracommunautaire Un extrait Kbis de moins de 3 mois 3.3 Transmission de l offre Les candidats transmettent leur offre sous pli cacheté portant les mentions du titre du présent marché. Cet envoi doit contenir les pièces définies dans le présent cahier des charges et devra être remis contre récépissé ou, s il est envoyé par la poste, parvenir avant la date et l heure limites de réception des offres indiquées sur la page de garde du présent document et ce, à l adresse suivante : Midi-Pyrénées Innovation Immeuble Belvédère 3 ème étage A - 11 bd des Récollets Toulouse cedex Date d effet et durée du marché Le présent marché entrera en vigueur à compter de sa notification par MPI. Le marché est conclu pour une durée de 1 an. Le marché pourra être reconduit expressément une fois suite à la validation du nouveau concept et de son chiffrage financier du projet par MPI pour les 33 è Inn Ovations et 7è Midinnov Prix et conditions de règlement Ce marché est un marché à bon de commande. Les prestations seront confirmées par bon de commande au fur et à mesure des besoins de MPI. Le prestataire sera tenu de les exécuter dans les prix fixés au tableau des prix. Les prestations de sous-traitance seront directement réglées par le titulaire du marché. Les prix s entendent tous frais inclus et comprennent notamment les frais afférents à la réalisation de la prestation (déplacements, nuitées, repas, ). Le règlement des prestations s effectuera sur présentation de facture et justificatif des travaux réalisés selon le calendrier suivant : 30% à la commande, le solde 30 jours après réception des derniers livrables. 4 - CHOIX DES CANDIDATS Le marché sera attribué au candidat présentant l offre économique la plus avantageuse en fonction des critères suivants : Prix des prestations y compris les révisions annuelles : 30 % Le chiffrage devra intégrer tous les frais afférents à la mission ainsi que les temps de rencontre et de coordination préalable, en cours et en fin de mission avec l équipe de direction. Cahier des charges : communication de Midinnov et des Inn Ovations 7/12

8 Qualité technique et méthodologique de l offre globale : 70 % Une attention particulière sera portée sur les points suivants : - Approche méthodologique, mode opératoire - Composition de l équipe (moyens humains mis à disposition et expérience de l équipe) et expérience dans la réalisation de projets de même type - Délais, service - Caractère innovant des propositions - Contribution aux enjeux du développement durable - Pertinence de la réponse Un premier jury présélectionnera les 3 meilleurs dossiers. La sélection définitive du prestataire se fera semaine 29 suite à une rencontre avec l équipe communication de MPI. 5 - CLAUSES DE SURETÉ 5.1 Obligation de confidentialité Le titulaire qui, à l occasion de l exécution du marché, a reçu de MPI, à titre confidentiel, des renseignements, documents ou objets quelconques, est tenu de maintenir la confidentialité attachée à cette communication. Des précautions toutes particulières devront être prises par le prestataire, ses employés et ses fournisseurs pour les noms des lauréats et le contenu des projets primés ne soient en aucun cas dévoilés avant la cérémonie de remise des prix. Il ne doit divulguer aucune information qui résulte de l exécution du marché ou pourrait parvenir à sa connaissance à l occasion de celui-ci. Le prestataire s engage à considérer comme confidentielles et entrant dans le champ d application du secret professionnel auquel il est tenu, les informations de toutes natures relatives notamment aux activités du «client», à son organisation et à son personnel, ainsi qu à l exécution de l intervention. Le prestataire s engage à faire respecter cette obligation par ses employés et sous-traitants éventuels. Il s engage en outre à ne pas divulguer les dites informations confidentielles, sauf autorisation expresse préalable et écrite du client et en tout état de cause, à respecter la présente clause de confidentialité pendant toute la durée du présent appel d offre. 5.2 Droits de propriété intellectuelle Droits du prestataire : Le prestataire garantit être détenteur de tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux créations qu il serait amené à créer dans le cadre de la réalisation de la prestation ou avoir effectué toutes les démarches de régularisation nécessaire pour les droits de propriété intellectuelle non créés par lui et qu il serait amené à utiliser dans le cadre de la prestation. Le prestataire s engage à céder à titre exclusif à MPI l intégralité des droits de propriété intellectuelle patrimoniaux des œuvres réalisées à la demande de MPI (tels que crayonnés et maquettes, projets de maquettes, esquisses, illustrations, typons, masters, slogans, affiches textes, typographies, logos, ) et notamment les droits de reproduction sur l ensemble des supports habituellement utilisés par MPI (tels que plaquettes, cartes de visite, site Internet, supports électroniques ), de représentation, d adaptation pour tout support ou tout média (y compris Internet). Chaque création/ensemble de créations fera l objet d un avenant spécifique lequel précisera notamment le mode et la nature de cession et d exploitation, sans que cela n occasionne de frais supplémentaires à ceux prévus dans la réponse faite au présent appel d offre. L avenant spécifique mentionnera également la durée de la cession des droits, la portée géographique et le cas échéant le nombre d exemplaires ou de tirages. Le prestataire garantira à MPI la jouissance paisible des droits cédés notamment dans l hypothèse où la création serait totalement ou partiellement le fait d un ou de plusieurs de ses salariés. Cahier des charges : communication de Midinnov et des Inn Ovations 8/12

9 La cession des droits de propriété intellectuelle est réalisée à titre exclusif au profit de MPI, laquelle n aura néanmoins aucune obligation d exploiter lesdits droits. MPI aura l entière liberté de protéger chacune des créations à son nom par un titre de propriété industrielle. Droits des tiers : Le prestataire s engage à respecter le droit à l image des personnes filmées. Le prestataire garantit MPI contre toutes les revendications des tiers relatives à l'exercice de leurs droits de propriété intellectuelle, de leurs droits voisins (artistes, interprètes), de leurs droits de la personnalité, à l'occasion de l'exécution des prestations et de l'utilisation de leurs résultats, notamment pour l'exercice du droit d exploiter, de représenter et de reproduire. 6 - CORRESPONDANTS Aspects opérationnels : Émilie Bergier, chargée de marketing institutionnel ( ) et Jenni Svärd, chargée de communication ( ) Aspects administratifs : Laurent Leriche, directeur administratif et financier ( ) Cahier des charges : communication de Midinnov et des Inn Ovations 9/12

10 TABLEAU DES PRIX Les prix sont à fournir en euros, toutes charges comprises Détails des différents supports pour la communication Intitulé de la prestation Estimation financière Honoraires de l agence Création graphique et fourniture des fichiers natifs Réalisation d un masque PowerPoint (2 slides) Evolution éventuelle, mise à jour, hébergement et amélioration du référencement du site Internet Annonce presse générique: - 1 bandeau internet en gif animé - 1 mise au format du gif animé - 1 annonce presse papier - 1 mise au format d annonce presse papier Affiche : 40 x 60 cm 135g quadri exemplaires Flyer de présentation générique : 145mm x 210mm - 150g - quadri exemplaires Plaquette programme de la manifestation 59.6x29.0 cm (format fermé : 14.9 x 29.0 cm) Couché moderne brillant 200 g - Quadri recto verso exemplaires Badge (modèle) En option : achat de contacts pour l envoi de l ng appel à candidature du concours et des pré diagnostics midinnov En option : couverture vidéo de la journée : images d ambiance, réalisation de petits interviews, réalisation d un montage de 2 mn Cahier des charges : communication de Midinnov et des Inn Ovations 10/12

11 Outils propres à Midinnov Intitulé de la prestation Estimation financière Annonce presse «appel à candidature pré diagnostics» + 1 mise au format presse écrite et 2 déclinaisons web en gif animé, ing «appel à candidatures pré diagnostic» Plaquette invitation - Format 538 x 130 cm - 3 volets g - Quadri recto/verso exemplaires Outils propres aux Inn Ovations Intitulé de la prestation Estimation financière Annonce presse «appel à candidature» + 1 mise au format presse écrite et 2 déclinaisons web en gif animé, ing «appel à candidature» envoyé par nos soins, Dossier de candidature - A3 plié au format A4 (impression réalisée par nos soins) Annonce presse «invitation soirée» + 1 mise au format presse écrite et 1 déclinaison web en gif animé, ing «invitation soirée» envoyé par nos soins Carton d invitation à la cérémonie format A5 fermé, A4 ouvert + coupon réponse (impression réalisée par nos soins) 7 modèles de chèques factices : 80 x 35 cm quadri Papier contrecollé sur PVC 5 mm 7 modèles de diplômes : 29,7 x 21 cm quadri recto Papier 300 g " mat Programme lauréats : A5 fermé, A4 ouvert quadri recto/verso 250 g " mat rainage 500 exemplaires Cahier des charges : communication de Midinnov et des Inn Ovations 11/12

12 Détails des différents supports pour la signalétique Intitulé de la prestation Estimation financière Chevalets - format A4 paysage 105 exemplaires Panneau "plan " - format H150 cm x L80 cm 4 exemplaires Panneau "programme des ateliers" - format H150 cm x L80 cm 3 exemplaires Ballons - format 90 cm ballons Panneau "trophées" - format A3 paysage 10 exemplaires Kakémonos - Format 85 x 200 cm - 2 exemplaires Bâche entrée extérieur - format 2,86 x 2 m 1 exemplaire Bâche entrée extérieur - format 2,35 x 2 m 1 exemplaire Forfait pose et dépose des 2 bâches Flèche autocollante à poser au sol (diamètre : 30 cm) 40 exemplaires 1 Bâche extérieure Fabrication d'une bâche H2,5 x L8 m avec œillets, ourlets, et sandows Impression quadri recto Forfait pose et dépose de la bâche Cahier des charges : communication de Midinnov et des Inn Ovations 12/12