CONSULTATION / APPEL D OFFRES «FORUM FRANCO-ALLEMAND 2013» (Strasbourg, 22-23/11/2013)

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1 CONSULTATION / APPEL D OFFRES «FORUM FRANCO-ALLEMAND 2013» (Strasbourg, 22-23/11/2013) Appel à candidatures 1 - OBJET DE LA CONSULTATION La présente consultation concerne la CREATION, la REALISATION, l IMPRESSION et la FABRICATION des supports de communication relatifs à l édition 2013 du Forum Franco-Allemand 2 - ETABLISSEMENT / DONNEUR D ORDRE Forum Franco-allemand / Deutsch-Französisches Forum, 8 rue des Ecrivains, F Strasbourg. Le Forum Franco-allemand est une manifestation et une structure de l Université Franco-Allemande / Deutsch-Französische Hochschule dont le siège est à Sarrebruck : DFH / UFA, Villa Europa, Kohlweg 7, D Saarbrücken. 3 DESCRIPTIF DE L OBJET DE LA CONSULTATION Enveloppe budgétaire propre totale (total honoraires, frais techniques, impressions et divers) : EUR (vingt-quatre mille), H.T. N.B. : L agence sélectionnée est autorisée, le cas échéant, à générer des compléments de budgets ou de prestations dus à la participation de sponsors ou partenaires supplémentaires Missions :

2 Création & graphisme + réalisation & production Début des travaux Livraison KEY VISUAL «FORUM 2013» conception d un key visual sur la base des éléments donnés en intégrant le 15 janvier 2013 a.s.a.p. logo du Forum et apte à répondre aux besoins d utilisations média et hors média présentation 3 suggestions minimum (chiffrage volume/coût horaires des frais supplémentaires en cas de nouvelle conception graphique) LOGO «FORUM 2013» Actualisation du logo à l édition en cours (15 ème Forum Franco-Allemad) 15 janvier 2013 a.s.a.p. CHEMISE FORUM fin janvier février photos format A4 4 pages quadri, papier : 300 g Tirage : ex. FLYER Mars 2013 Avril 2013 format 100 X 180 mm ou A5 papier 250 g couché brillant ou mat satiné, impression quadri recto/verso tirage : BULLETIN D INSCRIPTION fin janvier février 2013 format A4 noir & blanc recto/verso, 90 g offset blanc 3 versions (universités, entreprises, institutions) tirages respectifs des 3 versions : ex. /1.000 ex. /30 ex. (bulletin institutions imprimé en interne) 2

3 (suite) Création & graphisme + réalisation & production Début des travaux Livraison BON DE COMMANDE «ANNONCES / CV-THEQUE» fin janvier février 2013, actualisation des formulaires existants format A4 noir & blanc recto/verso, 90 g offset blanc tirage :500 ex. CARTE POSTALE Mars 2013 Avril 2013 création d un fichier PDF à partir du visuel retenu format 105 X 148 mm AFFICHE Mai 2013 Juin 2013, avec les logos d environ 40 sponsors papier 150 g/m² couché brillant, impression quadri recto tirage format A3* : tirage format A2* : tirage format 1185 x 1750mm : 100 Remarque :. *100 exemplaires de chaque format seront livrés non pliés. *le reste des affiches sera livré plié au format A4 CARTON D INVITATION VIP Septembre octobre 2013 format DIN long papier 300 g couché mat satiné, impression quadri recto/verso tirage : 500 ex. TOTEM ENROULLEUR Janvier 2013 Février 2013 conception à partir du visuel retenu et fabrication format : 850 x 2000mm 3

4 (suite) Création & graphisme + réalisation & production Début des travaux Livraison ANNONCES PUBLICITAIRES réalisation d une douzaine de fichiers PDF à partir du visuel retenu, de formats différents selon support, quadri ou NB langues F+D / D / F transmission des données par , ISDN ou gravure CD (inclure frais de port éventuels) Juin à Novembre PLAN DU FORUM prévision : Octobre novembre 2013 format A4, impression quadri recto/verso Papier 80 g couché brillant ou mat, impression quadri recto/verso tirage : CATALOGUE FORUM prévision : Juin novembre 2013 format : A5 70 pages quadri (3 exposants/page) + 4 pages de couverture quadri 135 g tirages : TRAME POWERPOINT POUR «BILAN 2013» prévision : fin 2013 fin 2013 T-SHIRT Octobre 2013 Novembre 2013 adaptation du visuel 2013 et confection Nombre : 50 T-shirt (tailles L & XL) ADAPTATION DE LA CHARTE GRAPHIQUE DU SITE INTERNET AU VISUEL 2013 Février 2013 (chiffrage volume/coût horaires pour réalisation et réunions avec le Webmaster, y compris frais de déplacement) 4

5 4 - CONDITIONS DE PARTICIPATION L appel d offres s adresse à toute agence marketing / communication française ou allemande, offrant une maîtrise des deux langues et des deux cultures / marchés offrant des références en termes de responsabilité et de gestion de budgets similaires, en mesure de travailler avec des fournisseurs / prestataires français et / ou allemands ou à en propose de tels, en mesure d offrir une réelle proximité avec le donneur d ordres n étant pas en situation de liquidation ou dans une situation ne lui permettant pas de pleinement remplir les missions qui lui seraient confiées 5 - CONDITIONS DE LA CONSULTATION Complément d informations Les agences candidates répondant aux critères de sélection seront, si elles le désirent, invitées à un entretien de briefing avec les responsables du Forum, soit à Strasbourg, soit à Sarrebruck (Land de la Sarre, siège de l UFA / DFH). Les agences candidates recevront (sur demande) un jeu complet des matériels et documents utilisés lors de l édition 2012 du Forum Franco-Allemand. Les offres La date limite de réception des offres est fixée au 1 er septembre 2012 Le délai minimum de validité des offres est de 120 jours à compter de la date limite de réception des offres. La date prévisionnelle à la quelle le marché prend effet est fixée au 2 janvier 2013, date correspondant au début des prestations. La durée provisionnelle du marché est composée d une période initiale de un 1 an, avec possibilité de 2 reconductions d un an chacune pour une durée globale maximale de 3 ans. Documents à produire quant aux qualités et capacités des candidats : Lettre de candidature Références dans des prestations similaires Effectifs / moyens humains et techniques Les candidatures et les offres seront rédigées soit en langue française soit en langue allemande ainsi que les documents de présentation associés. 5

6 6 - CONTENU DE L OFFRE Devis sur l ensemble de la mission en chiffrant séparément. les coûts de réalisation des différents objets de la mission. la composition et le montant total de la rémunération de l agence. le cas échéant, le montant des droits Proposition quant à la méthode de travail préconisée Détail des tarifs horaires des diverses prestations proposées par l agence Les candidats doivent présenter une offre entièrement conforme au dossier de consultation (solution de base). Ils peuvent cependant présenter un complément d offre comportant des alternatives différentes de celles prévues au dossier de consultation. 7 - REMISE DES CANDIDATURES Sur support papier à : FORUM FRANCO-ALLEMAND, Mme Josiane Fichter, 8 rue des Ecrivains, F Strasbourg dans une enveloppe portant la mention «consultation Forum ne pas ouvrir» Pour tous renseignements complémentaires, contacter Mme Josiane Fichter au 0033 (0) , Validité des données de la présente consultation : du 15 juin au 1 er septembre

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