Annexe III - Termes de référence

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1 Annexe III - Termes de référence RENFORCEMENT DES CAPACITÉS DES PARTENAIRES D EXECUTION DES PROJETS ET PROGRAMMES DE L UNICEF PAR L APPROCHE HARMONISEE DES TRANSFERTS DE FONDS HACT / FACE À MADAGASCAR I. Cadre contextuel de la HACT et sa mise en œuvre à Madagascar La HACT (Approche Harmonisée des Transferts des Fonds aux Partenaires d Exécution) est un instrument standard développé par le Groupe de Développement des Nations Unies (GNUD). Il repose sur une approche de gestion des risques. Cette approche considère qu'il existe un risque lié aux transferts des fonds et que le niveau de risque varie. HACT utilise des macros et micro évaluations pour déterminer le risque, ainsi que les activités d'assurance telles que des audits et des vérifications ponctuelles. La HACT introduit également un format harmonisé pour les Partenaires d Exécution pour demander des fonds et rendre compte de la façon dont ils ont été utilisés. Le format harmonisé est appelé FACE : Formulaire d Autorisation de Financement et de Confirmation des Dépenses. La macro évaluation est une étude théorique des évaluations existantes du système national de gestion des finances publiques qui a lieu une fois par cycle de programmation. La dernière macro évaluation pour Madagascar a été réalisée en La micro-évaluation porte sur la qualité du système de gestion financière du Partenaire d'exécution. Les micro évaluations doivent être faites pour les Partenaires (établissements gouvernementaux ou ONG) qui reçoivent ou devraient recevoir des transferts des fonds audessus d'un montant annuel (habituellement 100,000 dollars de toutes les Agences des Nations Unies tel que défini initialement dans le Plan d action pour la mise en œuvre des programmes de pays (Country Programme Action Plan - CPAP) ou le Plan de Travail Annuel (PTA) ou conformément à ce qui a été convenu localement entre les Agences des Nations Unies). Les macros et micro évaluations ont deux objectifs : a) Objectif de développement : les évaluations aident les Agences des Nations Unies et le gouvernement à identifier les forces et les faiblesses du système de gestion des finances publiques, les pratiques de gestion financière des différents Partenaires d Exécution et identifier les domaines de renforcement des capacités ; et b) Objectif de gestion financière : les évaluations permettent aux Agences des Nations Unies de repérer et d'identifier :

2 a. les points forts et les lacunes des pratiques des structures des Partenaires d Exécution en matière de gestion technique, administrative et financière ; b. les domaines nécessitant un renforcement des capacités ; c. les domaines propices au développement des capacités ; d. les modalités et les procédures les plus appropriées pour le transfert de fonds ; et e. le niveau des activités de contrôle de la gestion financière à établir pour chaque Partenaire d exécution. L'UNICEF à Madagascar a commencé la mise en œuvre de l'approche HACT en L'exécution financière du programme à l échelle du pays a été gravement compromise par la crise politique qui a frappé Madagascar en 2009 à la suite du changement du gouvernement élu. En conséquence, les Agences des Nations Unies ont reçu l'ordre de ne plus transférer des ressources financières pour les ministères centraux représentant l'autorité de transition qui gouverne Madagascar depuis les événements de Pour assurer des services continus pour les enfants, et pour soutenir les systèmes de santé et d'éducation, l'unicef a choisi de renforcer son travail avec la société civile intervenant dans divers secteurs sociaux. Depuis 2009, la majorité du financement du programme a été faite à travers des Accords de Coopération de Projets (PCA) conclus avec des ONG locales et internationales. Les seuls fonds que l'unicef octroyait au gouvernement étaient à des niveaux décentralisés (districts, communautés) et, dans certains cas, à un niveau technique. Suite à l'adoption de la feuille de route politique qui devrait conduire au retour du gouvernement constitutionnel, le système des Nations Unies a commencé en 2012 à examiner les modalités existantes de soutien financier et à les adapter au vue du contexte actuel. L'UNICEF a décidé de commencer à soutenir les directions régionales telles que les DRS (Directions Régionales de la Santé) et les DREN (Directions Régionales de l'education Nationale), etc., ce qui contribuera à renforcer la capacité institutionnelle de ces autorités régionales, et permettra de rationaliser les efforts de traitement des transactions. II. Audits HACT réalisés en 2012 et leurs recommandations Avec l'introduction et la mise en œuvre du cadre HACT, les Partenaires d Exécution ne sont plus tenus de présenter des documents comptables à l'unicef pour justifier les dépenses déclarées. Suite à la micro évaluation des Partenaires d Exécution, l'unicef a reçu les formulaires FACE certifiés par les responsables désignés justifiant les fonds reçus de l'unicef. La soumission des rapports financiers a accusé des retards et la plupart des ONG ont demandé une extension des PCA afin de compléter les activités prévues. Il y avait également des questions recensées concernant certaines ONG au sujet de la façon dont elles ont géré les fonds reçus et la façon dont elles ont rendu compte des retards ou de la non réalisation des activités prévues. Pour obtenir l'assurance suffisante que les ressources ont été gérées conformément aux règles et procédures financières convenues et en appui à la réalisation des résultats attendus du programme, l'équipe de gestion du Bureau de pays (CMT) a recommandé l audit des Partenaires d Exécution satisfaisant au critère suivant : avoir reçu 500,000 Dollars ou plus durant le cycle de programme en cours ( ) ;

3 Les résultats de la micro évaluation ont indiqué un niveau de risque significatif ; et, recommandés par les Sections Programmes de l UNICEF sur la base des problèmes recensés au niveau de la gestion financière et des projets, 16 Partenaires d Exécution ont été sélectionnés pour l audit financier : 14 ONG et 2 institutions gouvernementales. Un bureau d études d'audit international ayant une expérience importante en matière d'audit HACT a été choisi pour réaliser l'audit des 16 Partenaires d Exécution. Suite à ces audits, de nombreuses lacunes liées à la capacité de gestion des Partenaires d Exécution ont été signalées. Ces insuffisances comprennent entre autres : - la non-conformité aux PCA ou aux plans de travail ; - la non-conformité aux procédures financières convenues ; - des dépenses non prévues dans les PCA ; - le dépassement des lignes budgétaires ; - des dépenses engagées avant la signature du PCA - le non-respect des procédures concurrentielles d'appels d'offres pour l'acquisition des biens et services ; - le paiement sans preuves appropriées de la réception des travaux (travaux de construction) ; - la ségrégation inadéquate des fonctions et défaillances du système de classement et d'archivage des documents. En général, les auditeurs ont également constaté un manque de documentation appropriée justifiant les dépenses déclarées par les ONG. III. Portée / Justification Sur la base des derniers résultats d'audit HACT mettant en évidence des insuffisances dans la capacité des Partenaires d Exécution, le bureau d études sera appelé à dresser un inventaire des besoins en développement des capacités couvrant à la fois les besoins des interventions à court terme et à long terme qui sont nécessaires pour pallier aux insuffisances relevées par l audit HACT. Le bureau d études formulera également les besoins de formation des Partenaires d Exécution et le plan de formation qui accompagnera le plan de développement des capacités. En termes de priorité, les efforts de capacité de développement seront d'abord axés sur 9 des 16 Partenaires d Exécution audités en 2012, ce qui servira également à les aider à répondre efficacement à toutes les observations et recommandations de l audit. Il y aura également 19 autres partenaires d exécution qui bénéficieront du programme de renforcement des capacités, ce qui donnera un nombre total de 28 partenaires. Le bureau d études partagera ce qui est décrit ci-dessus avec le Comité de suivi de mise en œuvre de la HACT et le présentera aux Partenaires d Exécution concernés.

4 En définitive, il s agit de travailler au renforcement des capacités de ces partenaires afin de les préparer méthodiquement mais sûrement à une prise de responsabilité progressive pour une meilleure conduite des programmes et projets de développement. IV. Domaines à prendre en considération Lors de la préparation de l'inventaire des besoins en renforcement des capacités ainsi que du plan de développement des capacités, le bureau d études devra se référer aux directives pertinentes de la HACT et : 1) Au rapport de macro évaluation; 2) Aux rapports de micro évaluation et en particulier 3) Aux rapports récents d'audit HACT. Les aspects à traiter dans l'analyse des lacunes de la capacité des Partenaires d Exécution seront les suivants : A. Gestion administrative et financière Revue analytique de la documentation existante et permettant d apprécier les capacités en gestion financière, techniques et administratives des Partenaires d Exécution concernés ; Revue des systèmes et des procédures comptables et budgétaires actuelles au sein des Partenaires d Exécution, y compris des normes comptables suivies, des procédures de budgétisation, de sauvegarde des actifs, de suivi financier et de reporting, des systèmes de contrôle interne, y compris la ségrégation des tâches incompatibles et des responsabilités de supervision de la gestion financière, des rapprochements de la caisse et de la banque ; Aider les Partenaires d Exécution à l élaboration et la rédaction des politiques pertinentes et du manuel de procédures couvrant l'ensemble des tâches routinières de gestion financière, des activités administratives, des responsabilités et de contrôles ; Analyser les besoins en termes de système approprié de gestion des informations financières pour la mise en œuvre du programme et aider les Partenaires d Exécution dans l'élaboration d un système efficace de suivi budgétaire et financier et de reporting à l'aide d un système qui peut adéquatement mis en œuvre par les Partenaires d Exécution ; Examiner les faiblesses et les lacunes au niveau des capacités en termes de qualification du personnel, de niveaux des compétences des ressources humaines, y compris des recommandations sur les formations et les compétences requises pour le développement du personnel ; et Organiser les formations nécessaires en gestion financière pour le personnel de nos Partenaires d Exécution.

5 B. Tenue des dossiers financiers Appuyer les Partenaires d Exécution à mettre en place et maintenir des registres adéquats de la documentation justifiant toutes les transactions financières tout en assurant une piste d audit claire et complète ; Classement et archivage adéquats des documents en appui des paiements financiers et connexes (demandes de paiement, factures, contrats, paies, registres de comptabilité, listes d émargement, rapports narratifs et financiers, accusés de réception des biens et services, chèques, relevés de banque, journaux de la banque, brouillards de la caisse, les accords légaux, compte rendu de réunions, etc.) ; et Organisation des dossiers de sorte que les documents puissent faire référence aux comptes et vice-versa, en utilisant des références croisées et appropriées. Tenues à jour des dossiers financiers. C. Passation des marchés / Logistique Identifier les lacunes et les faiblesses des systèmes existants et des procédures d'acquisition des biens et services. Améliorer les procédures de passation des marchés et de contractualisation, y compris l élaboration et le développement des procédures couvrant les différents types d'appel d'offres, le processus de sélection et la documentation des procédures d'achat des biens et services ; et Compiler les besoins de formation des Partenaires d Exécution dans le domaine des procédures de passation et de suivi des marchés et des commandes. Organiser des programmes de formation et promouvoir le transfert de connaissances et d'expertise sur les procédures de passation des marchés internationalement reconnues au personnel de nos Partenaires d Exécution. D. Planification, gestion et de suivi des projets Elaborer des outils de planification qui visent à aider les partenaires d exécution dans la mise en œuvre et le suivi des activités des projets ; Former le personnel des partenaires d exécution sur l utilisation des outils de planification afin de renforcer les liens entre résultats, activités, budget et pour assurer un suivi efficace des activités ; Elaborer des outils de suivi de la réalisation et atteinte des résultats prévus et application conforme aux accords de projet (PCA) et plans de travail annuels (PTA) signés ; Former le personnel des partenaires d exécution sur l utilisation des outils de suivi des activités. V. Résultats attendus Phase I a) Un rapport d analyse et identification des besoins en formation

6 b) Une méthodologie finalisée et adoptée ; c) Un plan et un programme de formation finalisé et partagé avec le Comité HACT ; d) Des contenus de formation (supports/modules de formation) scindés: gestion financière, passation des marchés et planification & gestion du projet Phase II e) L animation des formations en commençant par la gestion financière, les procédures de passation des marchés et la planification & gestion du projet; Phase III f) Un manuel de procédures administratives, financières, comptables et de gestion des ressources humaines applicables au sein des projets et programmes appuyés par l UNICEF. Ce manuel doit traiter des aspects ci-après : o Cadre institutionnel de l exécution nationale ; o Procédures Harmonisées de Remise d Espèces (Procédures HACT) ; o Gestion financière et comptable des projets et programmes ; o Administration du personnel et gestion des ressources humaines ; o Acquisitions des biens et services ; o Gestion des biens ; o Gestion des voyages et des formations. Phase IV g) La formation des formateurs sur le manuel de procédures Phase V h) L évaluation des acquis de la formation Phase VI i) L Atelier de présentation des résultats de la mission VI. Durée La durée prévue de la mission est de 10 mois calendaires VII. Profil du bureau d études Bureaux d études, Institutions académiques, Associations, Organisations non gouvernementales (nationaux ou internationaux), spécialisés dans le renforcement des capacités dans plusieurs secteurs d activités des administrations publiques, des collectivités locales, des organisations de la société civile et des institutions de développement à travers la formation, le conseil et l assistance technique Profil de l équipe chargée de la mission

7 Equipe pluridisciplinaire composée d experts compétents et de spécialistes à même de couvrir les thèmes suivants: - Cadre institutionnel de l Exécution Nationale - Procédures Harmonisées de Remise d Espèces (Procédures HACT) - Gestion financière et comptable des projets et programmes - Gestion des ressources humaines - Acquisitions des biens et services et gestion des contrats - Gestion des biens - Gestion des voyages et des formations. Les membres de l équipe doivent être titulaires d un diplôme d au moins BAC+5 et disposer d une expertise avérée dans les organisations en général et dans les projets et programmes de développement en particulier et disposant par ailleurs d une solide expérience en évaluation des besoins en formation, en formation de formateurs et en renforcement de capacités des entreprises. Une expérience similaire avec le Système des Nations Unies sera fortement valorisée. Au minimum, les structures soumissionnaires devront inclure dans l équipe chargée de la mission, deux experts (un chef de mission et un expert technique), l un des deux devra avoir de solides références en matière de formation, de développement durable et de renforcement des capacités. Le chef de mission et l expert technique seront chargés de l élaboration des outils et ressources requises pour la mission et le suivi et l évaluation des programmes de renforcement de capacités à mettre en œuvre. S il s agit d institutions académiques, cette mission pourra être assignée à des aspirants au Doctorat. Le travail de terrain devra être supervisé par le chef de mission. Chef de mission: - Expertise et expérience minimale de 10 ans à un niveau senior (Doctorat) en sciences économiques, management et/ou autres sciences sociales ; de préférence avec des formations pluridisciplinaires - Expérience avérée en qualité de chef de mission sur des projets similaires - Expérience dans l'élaboration de stratégies, de développement des capacités et des politiques, d analyse institutionnelle centrée sur la capacité de gestion technique, financière et administrative des entreprises publiques et ONG - Expérience avec des organisations internationales et les Nations Unies et d'autres Partenaires internationaux dans le développement des capacités ; - Expérience dans le domaine du respect des normes internationales et en matière d audit sera un atout ; - Compétences analytiques, de synthèse, de rédaction et de présentation - Familiarité avec le contexte du pays et des régions des programmes et projets - Aptitudes en matière de direction d équipes, de management et de communication interpersonnelle

8 - La connaissance du français est obligatoire - La maitrise de l anglais serait un atout Expert Technique: - Expertise et expérience minimale de 5 ans a un niveau supérieur (Master+) en sciences économiques, management et/ou autres sciences sociales ; de préférence avec des formations pluridisciplinaires - Expérience avérée en méthodologie et réalisation d évaluation des structures de gestion (ONG, entreprises, projets,.) ; - Expérience dans le domaine du respect des normes internationales et en matière d audit sera un atout ; - Compétences analytiques, de synthèse, de rédaction et de présentation - Aptitudes démontrées en matière de travail d équipe et de communication interpersonnelle - La connaissance du français est obligatoire - La maitrise de l anglais serait un atout Autres membres de l équipe : - Diplômes universitaires de niveau supérieur (Master/Master+) en sciences économiques, management et/ou autres sciences sociales ; de préférence avec des formations pluridisciplinaires - Expérience démontrée de travail sur des projets similaires - Compétences analytiques, de synthèse, de rédaction et de présentation - Disposition à travailler dans des environnements difficilement accessibles - Aptitudes à communiquer, à effectuer un plaidoyer et à travailler avec les autres - Aptitude à travailler à diverses parties prenantes dans un environnement multiculturel et à exprimer de manière concise et claire les idées et concepts par écrit et oralement - Maitrise parfaite de l outil informatique - La connaissance du français est obligatoire - La maitrise du Malgache serait un atout VIII. Compétences essentielles des membres de l équipe a) Aptitude à préparer et dispenser des formations ; b) Excellentes capacités de communication et de présentation ; c) Bonne connaissance des règles et procédures des Nations Unies et de l Administration Publique ainsi que de la gestion des programmes ; d) Bonne capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à communiquer avec différents intervenants et parties prenantes ; e) Aptitude à interagir et à communiquer avec des individus à tous les niveaux ; f) Aptitude à la gestion axée sur les résultats ; g) Sens de l amélioration h) Initiative

9 i) Approche proactive à la résolution de problèmes. IX. Autres informations Le bureau d études sélectionné sera tenu de garder la confidentialité sur toute information recueillie dans le cadre de la mission. Des réunions ad hoc seront organisées au cours de la mission entre le bureau d études et le responsable en charge de l UNICEF. À la fin de la mission, une réunion de restitution sera prévue pour présenter les résultats de la mission. X. Informations sur les Partenaires d Exécution concernés par la mission Nombre estimatif des Partenaires : 28 dont 8 ONG et 20 établissements gouvernementaux.

10 Liste des Partenaires Lot Programme Partenaire Localité Région Accès Education 1. DREN Mahajanga Boeny Voiture Education 2. DREN Maevatanana Betsiboka Voiture Education 3. DREN Tsiroanomandidy Bongolava Voiture Education 4. Association Dhefi Tsiroanomandidy Bongolava Voiture Education 5. DREN Arivonimamo Itasy Voiture Education 6. DREN Antananarivo Analamanga Voiture Survie 7. DRS Antananarivo Analamanga Voiture 8. Association Antananarivo Analamanga Voiture Wash Miarintsoa Protection 9. SAGE Antananarivo Analamanga Voiture Education 10. DREN Ambatondrazaka Alaotra Mangoro Voiture Education 11. DREN Toamasina Atsinanana Voiture Wash 12. DREAU Fenerive Est Analanjirofo Voiture Fenerive Est Analanjirofo Voiture Education 13. ONG Aide et Action Ivongo SURVIE PASSOBA 14. DRS Fenerive Est Analanjirofo Voiture Education 15. DREN Farafangana Atsimo Atsinana Voiture Wash 16. DREAU Farafangana Atsimo Atsinanana Voiture Education 17. DREN Ihosy Ihorombe Voiture Wash 18. DREAU Tulear Atsimo Andrefana Voiture SURVIE PASSOBA 19. DRS Tulear Atsimo Andrefana Voiture ou avion Education 20. DREN Antsirabe Vakinankaratra Voiture SURVIE PASSOBA 21. DRS Morondava Menabe Voiture ou avion Wash 22. DREAU Tolagnaro Anosy (Fort Dauphin) 8 Wash 23. DREAU Ambovombe Androy Tolagnaro Anosy Wash 24. ONG Azafady (Fort Dauphin) SURVIE PASSOBA Tolagnaro Anosy 25. DRS (Fort Dauphin) Avion + Voiture 9 SURVIE PASSOBA 26. DRS Sambava Sava Avion + Voiture Education 27. ONG Fivoarana Fivoarana Sofia Voiture 10 Education 28. ONG Sive Antsohihi Sofia Voiture