S E C T I O N 3 F O N D S D ' E X P L O I T A T I O N

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1 3.1 Données financières Aux fins du rapport financier annuel, les principes suivants doivent être respectés : - La comptabilité sur base d exercice doit être respectée. - Les revenus et dépenses doivent être rapportés sur une base brute, c'est-à-dire avant déduction de toute contrepartie. - L agence qui utilise plus de subdivisions que celles décrites ci-après doit les intégrer aux regroupements apparaissant dans cette section Activités principales Revenus Financement par le ministère de la Santé et des Services sociaux Le financement de l agence s'effectue par des versements périodiques et, s'il y a lieu, des versements spécifiques. Revenus d'intérêts Revenus d'autres sources Recouvrements de centres d'activités Ces revenus proviennent du recouvrement, en tout ou en partie, de charges incluses dans le coût direct brut assumé par un centre d'activités. Revenus divers : Sans être exhaustive, la liste suivante donne des exemples de revenus divers : ٠ revenus de location d'un emplacement à un organisme sans but lucratif; ٠ vente de documents et brochures; ٠ subvention gouvernementale à l'embauche; ٠ escomptes de caisse; ٠ ventes de rebuts et autres; ٠ intérêts sur les comptes en souffrance

2 Les transferts de ou à d autres fonds sont désormais présentés au solde de fonds des fonds concernés. Dans le cas du fonds d exploitation, du fonds des activités régionalisées et du fonds d immobilisations, ces transferts sont toutefois tenus en compte pour fins de présentation à l état des résultats de manière à démontrer les résultats avant et après les transferts et par la suite, ils sont présentés au solde des fonds pour respecter les PCGR Dépenses Les dépenses comptabilisées aux activités principales doivent respecter les conditions suivantes : être encourues dans le cadre des fonctions que l agence est appelée à exercer n'appartenir à aucune des catégories suivantes : imputations reflétant l'amortissement des immobilisations charges extraordinaires décrites au point Charges d'exploitation Ces charges sont classées en deux catégories : les charges affectées à un centre d'activités et les charges non réparties. Charges affectées à un centre d'activités Elles sont décrites ci-après : Salaires gagnés Rémunération à titre de compensation pour les heures travaillées subdivisées en deux sous-catégories : ٠ personnel cadre, permanent et par intérim (directeur général, cadres supérieurs, intermédiaires et conseillers), à temps complet et à temps partiel ٠ personnel autre, à temps complet et à temps partiel

3 Avantages sociaux généraux gagnés Rémunération à titre d'avantages sociaux accordés au personnel de façon universelle, tels que : ٠ congés annuels ٠ congés fériés ٠ congés de maladie Cette catégorie est subdivisée en deux sous-catégories : ٠ personnel cadre ٠ personnel autre Avantages sociaux particuliers gagnés Rémunération à titre d'avantages sociaux accordés au personnel, conditionnellement à une situation particulière, tels que : ٠ congés sociaux ٠ droits parentaux ٠ prestations d'assurance salaire après délai de carence (auto-assurance) ٠ différentiel CSST ٠ congés pour formation et perfectionnement ٠ personnel en disponibilité ٠ indemnités de replacement ٠ congés de préretraite ٠ indemnités de fin d'emploi ٠ libération patronale et syndicale ٠ utilisation de la banque de congés de maladie ٠ indemnités de départ Cette catégorie est subdivisée en deux sous-catégories : ٠ personnel cadre ٠ personnel autre

4 Charges sociales (gagnées) Charges financières résultant de la contribution de l'employeur exigée par les lois sociales en vigueur et les obligations conventionnelles : ٠ assurance chômage ٠ assurance maladie ٠ régime de rentes du Québec ٠ commission de la santé et sécurité au travail (CSST) ٠ régimes collectifs d'assurance maladie ٠ régime québécois d assurance parentale ٠ autres régimes particuliers de pension-retraite Cette catégorie est subdivisée en deux sous-catégories : ٠ personnel cadre ٠ personnel autre Dépenses du conseil d administration (excluant PDG) Dépenses encourues à titre de membres du conseil d administration, peu importe le mode de paiement (remboursement aux membres du conseil d administration ou paiement de l agence aux fournisseurs de service). Frais de déplacement et d inscription Frais de transport, d'hébergement, de subsistance et d inscription (congrès, colloques, etc.) encourus par le personnel lors de déplacements dans l'exercice de ses fonctions

5 Services achetés ٠ coûts reliés à l'achat de services, avec ou sans contrat, comprenant à la fois de la main-d'oeuvre et d'autres charges et fournitures, dans le cadre de l'exécution des activités de l agence (incluant l achat de services pour la formation du personnel) ٠ coûts des ressources humaines prêtées à l agence par un établissement ٠ honoraires professionnels (légaux, de vérification, de consultation, afférents aux relations de travail, etc.) Communications Cette catégorie comprend notamment les coûts suivants : ٠ télécommunication ٠ frais de poste et de messagerie ٠ publicité et publication ٠ documentation et abonnements ٠ appels d'offres Location d'équipement Coûts reliés aux contrats de location-exploitation d'équipement. Fournitures de bureau Coûts de papeterie, formulaires, imprimés et autres articles de bureau. Autres frais Autres charges d'exploitation ne pouvant être incluses dans les catégories précédentes et dont la majorité des éléments sont listés dans la description de chaque centre d'activités

6 Charges non réparties Les charges non réparties sont difficilement attribuables à un centre d'activités bien qu'elles soient effectuées dans le cadre des activités principales du fonds d'exploitation. Ces charges incluent les coûts à l'égard du personnel bénéficiant de mesures de sécurité ou de stabilité d'emploi, à l'exception de ceux reliés au personnel effectuant un remplacement lesquels doivent être inscrits dans le centre d'activités où le remplacement est effectué. Elles incluent également les créances douteuses qui sont constituées du montant requis pour ajuster la provision pour créances douteuses en fin d exercice, afin de tenir compte des pertes anticipées sur les comptes débiteurs. Cet ajustement succède aux écritures relatives aux montants des comptes radiés et aux récupérations sur les comptes radiés au cours des exercices antérieurs. Contributions au fonds d'immobilisations Les contributions du fonds d exploitation au fonds d immobilisations sont imputées aux soldes des fonds concernés. Ces dernières, nécessaires au financement des immobilisations acquises pour les activités principales, sont présentées à titre informatif, en totalité au centre d activités «Administration générale». Le coût des immobilisations est inscrit au fonds d immobilisations

7 3.1.2 Activités accessoires Revenus La plupart des revenus sont comptabilisés dans les centres d activités appropriés. Activités accessoires complémentaires Subventions du MSSS Revenus d'intérêts Revenus d'autres sources, énumérés dans la description de chaque centre d'activités Activités accessoires de type commercial Revenus de type commercial Revenus d'intérêts Les revenus non répartis dans des centres d activités incluent les revenus de placement générés par les disponibilités de l avoir propre Dépenses Les dépenses des activités accessoires se subdivisent comme suit : charges d'exploitation charges extraordinaires Les charges d'exploitation Ces dépenses doivent être directement imputées à chaque centre d'activités concerné au regard des activités effectuées. De plus, une part des frais généraux doit être imputée à chaque activité proportionnellement, selon le cas, à l'importance des espaces utilisés, aux effectifs employés et aux services de soutien fournis

8 La subdivision et la description des charges d'exploitation des activités accessoires sont identiques à celles des activités principales mentionnées à Toutefois, depuis l exercice , le Ministère n assume plus la croissance des coûts associés à la variation annuelle des provisions à payer au 31 mars pour les vacances et pour les congés fériés et de maladies pour les activités accessoires. Charges extraordinaires Certaines charges ne sont pas imputables, en tout ou en partie, aux activités principales et ne peuvent non plus être identifiées à aucune des activités accessoires. Ces charges extraordinaires constituent des frais non autorisés et non admissibles au financement par le Ministère. Sans être exhaustive, la liste suivante donne des exemples de ce type de charges non autorisées : sommes excédant les normes et barèmes découlant du règlement pris en vertu de l'article 507 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux et modifiant diverses dispositions législatives et qui porte sur la rémunération et les autres conditions de travail des directeurs généraux, des cadres supérieurs et intermédiaires et des autres membres du personnel; sommes excédant les limites déterminées par le Décret concernant le remboursement des dépenses des membres d'une assemblée régionale et des membres du conseil d'administration d'une régie régionale et d'un établissement public;

9 rémunérations pour des fonctions non prévues aux conditions de travail régissant le secteur de la santé et des services sociaux; primes d'assurance sur la vie d'employés de l agence ou d'autres individus, à titre personnel; versements pour constitution de rentes, fonds de pension, rachat de services passés, etc., au bénéfice d'employés de l agence ou d'autres individus; cotisations aux corporations professionnelles et aux associations de cadres et d'employés; intérêts sur emprunts non autorisés par le Ministère; amendes et pénalités; autres. Cette section du Manuel précise la façon de comptabiliser les charges extraordinaires et ne peut être interprétée, dans aucun cas, comme une acceptation générale de ce genre de charges