CONSEIL GENERAL DES PYRENEES-ORIENTALES. --ooo-- SEANCE PUBLIQUE DU 30 juillet ooo-- DELIBERATION N 63

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1 CONSEIL GENERAL DES PYRENEES-ORIENTALES --ooo-- SEANCE PUBLIQUE DU 30 juillet ooo-- DELIBERATION N 63 OBJET : RAPPORT DE MONSIEUR LE PRESIDENT DU CONSEIL GENERAL N 63 CONVENTION DE PARTENARIAT AVEC LA SOCIETE COUTOT- ROEHRIG POUR LA NUMERISATION DE FONDS D'ARCHIVES RAPPORTEUR : DELIBERATION : LE CONSEIL GENERAL, VU le rapport n 65 de son Président, DECIDE : D'APPROUVER la convention de partenariat avec la société Coutot-Roehrig en vue de la numérisation des registres d'état civil, des tables décennales de l'état civil, des listes nominatives de dénombrement de la population, des tables alphabétiques des registres de matricule et des répertoires des tables de successions et absences, annexée à la présente délibération, AUTORISE le Président du Conseil Général à la signer. et 8 abstentions. La présente délibération a été adoptée en séance publique par 22 voix pour Le vote a eu lieu à main levée. ONT VOTE POUR : M. Jean-Louis ALVAREZ, M. Georges ARMENGOL, M. Pierre AYLAGAS, M. Christian BLANC, M., M. Alain BOYER, M. Louis CASEILLES, M. Guy CASSOLY (absent, ayant donné pouvoir à M. Jean-Louis ALVAREZ), M. Henri DEMAY, M. Pierre ESTEVE, M. Robert GARRABE, M. Jean-Jacques LOPEZ, M. Marcel MATEU, M. Michel MOLY, M. René OLIVE, Mme Marie-Cécile PONS (absente, ayant donné pouvoir à M. Fernand SIRE), M. Elie PUIGMAL, M. Bernard REMEDI (absent, ayant donné pouvoir à M. Christian BLANC), M. Alexandre REYNAL (absent, ayant donné pouvoir à M. Pierre AYLAGAS), M. Antoine SARDA (absent, ayant donné pouvoir à M. Jean VILA), M. Fernand SIRE, M. Jean VILA. ETAIT ABSENT EXCUSE : M. Jean CODOGNES SE SONT ABSTENUS : M. Jacques BOUILLE (absent, ayant donné pouvoir à M. Henri CARBONELL), M. Henri CARBONELL, M. Jean-Luc ENGLEBERT (absent, ayant donné pouvoir à M. Pierre ROIG), M. Serge FA, M. Jean MAYDAT, M. Jean RIGUAL (absent, ayant donné pouvoir à M. Jean SOL), M. Pierre ROIG, M. Jean SOL. La séance était présidée par Monsieur et Monsieur Marcel MATEU faisait fonction de Secrétaire. LE PRESIDENT DU CONSEIL GENERAL

2 CONVENTION DE PARTENARIAT ENTRE LE DÉPARTEMENT DES PYRÉNÉES-ORIENTALES ET LA SOCIÉTÉ COUTOT-ROEHRIG numérisation des tables décennales de l état civil, des registres de l'état civil, des listes nominatives de dénombrement de population, des tables alphabétiques des registres de matricule et des répertoires des tables de successions et absences ENTRE : La société COUTOT-ROEHRIG, dont le siège social est situé au 21 boulevard Saint-Germain PARIS, représenté par Monsieur Gérard DUSSEAUX agissant en qualité de directeur général adjoint, d'une part, ET Le Département des PYRÉNÉES-ORIENTALES, représenté par Monsieur, Président du Conseil général, 24 Quai Sadi-Carnot PERPIGNAN, en vertu de la délégation qui lui a été consentie par la délibération n 63 du 30 juillet d'autre part, IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT : PRÉAMBULE La société COUTOT-ROEHRIG, en sa qualité de généalogiste successoral, est amenée à effectuer, sur mandat du notariat à l occasion de l ouverture de dossiers de succession, des recherches ayant pour but de retrouver d éventuels héritiers et d établir leurs droits à leur profit. Parmi les principaux instruments utilisés pour ces démarches figurent les tables décennales de l état civil, les registres d'état civil, les listes nominatives de dénombrement de la population, les tables alphabétiques des registres de matricule et les répertoires des tables de successions et absences qui sont librement communicables. Afin de faciliter les recherches de ses collaborateurs, il est précieux pour COUTOT-ROEHRIG de pouvoir consulter tout ou partie de ces documents tant au niveau de ses succursales que de son siège. Pour les Archives départementales, service du Conseil général des Pyrénées-Orientales, la numérisation de ces documents répond à deux objectifs : d une part la protection et la sauvegarde des documents originaux, et d autre part, pour le personnel des Archives comme pour le public, une consultation facilitée par la suppression de tâches de manutention et la possibilité de consultation à distance.

3 ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONVENTION À cette fin, il est convenu que COUTOT-ROEHRIG entreprenne à ses frais la numérisation et l'indexation : 1. des tables décennales de l état civil et des registres d'état civil de la période (738 bobines de microfilms représentant environ vues) ; 2. des listes nominatives de dénombrement de la population disponibles aux Archives départementales des Pyrénées-Orientales (40 bobines de microfilms représentant environ vues); 3. des tables alphabétiques de registres matricules de la période 1878 à 1935 (53 registres au format 24 x 39 cm.); 4. des répertoires des tables de successions et absences de 1790 à 1968 (232 registres papier non microfilmés au format 46 x 30 cm et 116 registres microfilmés en 17 bobines de microfilm représentant environ 465 mètres de film). ARTICLE 2 CALENDRIER ET MODALITES DE L'OPERATION Calendrier : En fonction du volume de documents à numériser et pour éviter une trop longue indisponibilité de consultation de ces documents, il pourra être constitué des lots. Le nombre de lots et leur constitution seront déterminés par les Archives départementales en accord avec COUTOT- ROEHRIG. Les dates d'enlèvement et de restitution des microfilms et des documents seront communiquées par COUTOT-ROEHRIG aux Archives départementales et seront validées par les deux partenaires. Réalisation du travail : Prestataire, conditions de sécurité : La société Fontenelle Microcopie près de Rouen en Haute- Normandie assurera la prestation de numérisation et d'indexation. Elle est située dans les murs d'un monastère bénédiction à Saint-Wandrille en retrait des villes et répond aux exigences de sécurité des établissements catalogués «établissement à régime restrictif» et à celle du traitement des documents Confidentiel Défense, portes blindées, alarmes anti-intrusion connectées 24 h/24 sur le téléphone portable du personnel monastique vivant sur place, filtrage des entrées et sorties, implantation du monastère éloigné des villes et de toute zone à risque. Transport des microfilms et des documents : COUTOT-ROEHRIG prendra à sa charge le transport aller et retour des documents depuis les Archives départementales jusque dans les locaux du prestataire retenu. Le transport des microfilms et documents se fera selon les modalités suivantes : pour les microfilms, dans des conditionnements fournis par les Archives départementales ; pour les documents originaux, dans des containers rigides prévus pour le transport des documents fragiles et précieux et fournis par le transporteur ; les microfilms et les documents seront transportés dans un véhicule possédant un extincteur, présence de deux personnes à bord avec engagement de ne pas laisser le véhicule sans surveillance et assurance contre le vol et la destruction des documents. Lors de chaque opération de transport, un état des documents concernés sera systématiquement établi par les Archives départementales et contresigné par le prestataire de COUTOT-ROEHRIG. Le coût de la numérisation des documents mentionnés à l article 1 sera pris en charge par COUTOT- ROEHRIG. COUTOT-ROEHRIG veillera à prendre ou faire prendre par le prestataire toutes les assurances nécessaires pour la remise en état ou la reconstitution des documents concernés en cas de dégradation ou de destruction de ceux-ci. Organisation de la numérisation : L organisation des répertoires et des fichiers se fera sur les critères suivants : - listes nominatives de recensement : commune, année, cotes aux Archives départementales des Pyrénées-Orientales ; - tables décennales et registres de l état civil : commune, année ou période, type de registre (état civil ou table décennale), type d acte (naissance, mariage, décès, éventuellement publication de mariage), cotes aux Archives départementales des Pyrénées-Orientales ; - tables des registres matricules : bureau, année, cotes aux Archives départementales des Pyrénées-Orientales ; - répertoires des tables des successions et absences : bureau, année, cotes aux Archives départementales des Pyrénées-Orientales.

4 Le plan de dénomination des fichiers sera communiqué par les Archives départementales. De même, elles fourniront au prestataire un fichier informatique décrivant le contenu des documents à numériser et qui sera utilisé pour l indexation. COUTOT-ROEHRIG et le prestataire retenu s engagent à apporter tous leurs soins à la réalisation d un produit de qualité, en utilisant dans un premier temps, des gants de coton propre pour la manipulation des documents. Néanmoins, en raison de l inégale qualité des documents d origine, COUTOT-ROEHRIG ne peut garantir un produit final de qualité irréprochable et ne saurait être tenu pour responsable des imperfections. Aspects techniques : les documents seront numérisés en 256 niveaux de gris à la résolution (ou définition) de 200 dpi à l'échelle 1 du document. Le cadrage sera effectué au plus près du document sans jamais cependant en rogner les bords. Les images seront enregistrées au format JPEG (à l exclusion du JPEG 2000) avec un taux de compression qui ne pourra excéder 30%. Suivi de l opération : un suivi de l opération (nombre de registres et/ou de pages numérisés, indexés et validés) sera réalisé et communiqué chaque mois aux Archives départementales. Validation et achèvement du travail : à l issue de la numérisation de chaque lot, un disque dur externe contenant le produit de la numérisation sera adressé par le prestataire d une part aux Archives départementales et d autre part à COUTOT-ROEHRIG, qui en assureront respectivement la validation dans un délai maximum de deux mois après réception du lot. Chaque disque dur externe devra comporter les fichiers-images dans les répertoires adéquats en respectant l arborescence décidée par les Archives départementales. Au vu des différents contrôles, il sera procédé au besoin à une reprise du travail de numérisation. Les Archives départementales rejetteront : - les fichiers qui ne s ouvrent pas, - les fichiers incorrectement dénommés, - les fichiers incorrectement positionnés dans l arborescence, - les fichiers illisibles par l œil humain, - les fichiers aux images tronquées, - les répertoires qui présenteront des lacunes de fichiers. Le nombre de pages ou de vues manquantes ne devra pas excéder le seuil de 0,5%. Chaque livraison fera l objet d une validation par les Archives départementales puis par COUTOT- ROEHRIG. A l issue de l opération, si le Département en fait la demande, COUTOT-ROEHRIG pourra assurer gratuitement l assistance informatique nécessaire pour l installation des fichiers numériques sur un serveur du Département. ARTICLE 3 ENGAGEMENTS COUTOT-ROEHRIG sera autorisé à conserver un exemplaire des images numérisées et à utiliser le produit de la numérisation au fur et à mesure de sa réalisation, dans les conditions prévues à l article 4. Il en sera de même pour les Archives départementales. ARTICLE 4 PROPRIÉTÉ ET UTILISATION DES DONNÉES Les fichiers numériques résultant de la numérisation des documents décrits dans les articles 1 et 3 sont la propriété exclusive du Département des Pyrénées-Orientales. Le Département les utilisera comme il l'entend et les diffusera selon les moyens qu'il souhaite. COUTOT-ROEHRIG lui en garantit l utilisation paisible, notamment contre toute revendication au titre du droit d auteur. COUTOT-ROEHRIG s engage à utiliser ces documents ainsi que les fichiers électroniques résultant de la numérisation des microfilms et registres d état civil des Pyrénées-Orientales à des fins strictement professionnelles et exclusivement en interne et à ne pas céder ces fichiers hors de COUTOT-ROEHRIG et de ses filiales, ni à les divulguer sur Internet. Si COUTOT-ROEHRIG était racheté par une société étrangère, celle-ci ne serait pas autorisée à transférer les fichiers à l'étranger et serait tenue par les mêmes engagements en matière de diffusion et d'accès des données tels qu'ils sont prévus par la législation française en général et par la présente convention en particulier.

5 Si COUTOT-ROEHRIG était confronté à des difficultés l'amenant à céder son activité, les documents numérisés seraient restitués aux Archives départementales des Pyrénées-Orientales ou au Département des Pyrénées-Orientales. ARTICLE 5 - DURÉE DE LA CONVENTION La convention est prévue pour : 1- la durée des travaux prévus à l'article 2. Elle prendra fin à l'issue des travaux et au plus tard à la fin de l'année 2008 ; 2- indéfiniment à compter de l achèvement de l opération, pour les engagements prévus à l article 3. ARTICLE 6 - MODIFICATIONS Toute modification des dispositions de la présente convention fera l'objet d une nouvelle convention. ARTICLE 7- CONDITIONS DE DÉNONCIATION La présente convention peut être dénoncée par l'une ou l'autre des parties au moyen d'une lettre recommandée avec accusé de réception. La dénonciation prendra effet un mois après la date de réception de cette lettre. Ce délai sera utilisé pour réintégrer les documents au Service départemental des Archives des Pyrénées-Orientales. Toutefois, la résiliation interviendra sans délai et sans recours si une disposition législative ou réglementaire ou une décision administrative ou judiciaire place le Département dans l'impossibilité de continuer le partenariat. ARTICLE 8- ENTRÉE EN VIGUEUR La présente convention entrera en application à sa date de notification par le Département. Elle est dispensée du droit de timbre et de la formalité de l'enregistrement. Article 9 -COMPÉTENCE JURIDICTIONNELLE Tout litige né de l'interprétation ou de l'application des présentes clauses fera l'objet de la mise en œuvre d'une procédure de règlement amiable consistant dans l'échange d'au moins deux correspondances entre les parties. En cas d'échec de cette procédure, dûment constaté par les parties, à l'expiration d'un délai de trois mois à compter de la dernière correspondance, la partie la plus diligente procédera à la saisine du Tribunal territorialement compétent. Fait en deux exemplaires à PARIS, le Pour Coutot-Roehrig, à PERPIGNAN, le Pour le Département, Gérard DUSSEAUX Directeur général adjoint Président du Conseil général des PYRÉNÉES-ORIENTALES