GUIDE D INFORMATIONS

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1 RÉPUBLIQUE DE GUINÉE EQUATORIALE Ministère des Affaires Etrangères et Coopération Comité National d'organisation et de Gestion des Conférences GUIDE D INFORMATIONS DE LA VINGT-HUITIEME (28 ª) SESSION ORDINAIRE DU COMITÉ DES REPRÉSENTANTS PERMANENTS DU 20 JUIN AU 21 JUIN DE LA VINGT-CINQUIEME (25 ª) SESSION ORDINAIRE DU CONSEIL EXÉCUTIF DU 23 JUIN AU 24 JUIN DE LA VINGT-TROISIEME (23 ª) SESSION ORDINAIRE DE LA CONFÉRENCE DE L'UNION AFRICAINE DU 26 JUIN AU 27 JUIN 2014 Malabo, juin

2 SOMMAIRE (document actif) 1- Introduction 2- Les points focaux pour l'information 3- Le protocole 4- L Inscription 5- La re servation d'ho tel 6- La coordination du transport 7- La se curite et les autorisations de port d armes a feu 8- La presse 9- Les Accre ditations 10- Les formalite s de visa 11- L arrive e a l'ae roport de Malabo 12- La sante 13- La ce re monie d'accueil et de bienvenue 14- Le de part du lieu de la Session 15- Les actes officiels 16- Le de part de De le gations Annexe I - Formulaire pour les Insignes (badges) de Sécurité Annexe II - Formulaire pour la location de véhicules Annexe III - Formulaire pour l enregistrement d'armes à feu Annexe IV - Formulaire d'accréditation pour La Presse 2

3 1- INTRODUCTION L information pre sente e dans ce guide d'information est destine e pour les participants a la vingt-huitie me (28 e me ) Session Ordinaire du Comite des Repre sentants Permanents, a la vingt-cinquie me (25 e me) Session Ordinaire du Conseil exe cutif et de la vingt-troisie me (23 e me ) Session Ordinaire de la Confe rence de l'union africaine; qui seront ce le bre es a Malabo, capitale de la Re publique de Guine e É quatoriale, du 20 juin au 27 juin POINTS FOCAUX D INFORMATIONS Le Gouvernement de la République de Guinée Equatoriale met à la disposition des délégations et des invités officiels les informations nécessaires afin de faciliter la bonne coordination des activités relatives à l'organisation des réunions mentionnées ci-dessus. Toutes les actions seront sous la direction du Comité National d'organisation et de Gestion des Conférences de la République de Guinée Equatoriale. Pour faciliter de manie re effective les activite s pre paratoires l'effectivite des pre paratifs des activite s de cet e ve nement important, il est demande aux États participants, et a leurs Missions Diplomatiques et aux Invite s Spe ciaux de contacter les nume ros de te le phones, fax et courriers e lectroniques suivants : SECRETARIAT ADMINISTRATIF o Coordinateur: S.É.Mme. Ésperanza Gertrudis DAVIÉS ÉISO Tel. fixe : Tel. port É-mail: o S.E.M Tarsicio NGUEMA ONDO Tel. port Tel. fixe

4 SECRETARIAT TECHNIQUE o Coordinateur: S.É.M. Angel MOKARA MOLÉILA Tel É-mail: o Ambassade de la République de Guinée Equatoriale à Addis- Abeba, Ethiopie: S.É.M. Simeo n OYONO ÉSONO Tel: / É-mail: 3- LE PROTOCOLE Une Commission d honneur compose e de membres de Gouvernement assistera a la Ce re monie d accueil des Chefs d États et de Gouvernement. Une e quipe de fonctionnaires du protocole sera pre sente a l'ae roport international de Malabo pour assurer la re ception et le transfert des De le gations a leurs lieux de re sidences et d ho tels respectifs. Un fonctionnaire du protocole sera affecte a chaque de le gation et servira d Agent de Liaison et de communication entre la De le gation et le Secre tariat. Pour plus d'informations sur les services de protocole, vous pouvez contacter : o S.E.M Jesús MBA BELA ABAHA Te l o M. Salvador ESONO OBONO Te l o M.Juan Francisco EBENDENG ANGO Te l.:

5 o M.Tolomeo MICO NSIBI ANGONO Te l.: o Mme. Rosa Anastasia EKENAGANDO ROKU Te l.: BUREAU INSCRIPTION LÉ SÉCRÉ TARIAT ADMINISTRATIF DU COMITÉ NATIONAL D'ORGANISATION ÉT DÉ TÉNUÉ DÉ CONFÉ RÉNCÉS ÉN RÉ PUBLIQUÉ DÉ GUINÉ É ÉQUATORIALÉ devra disposer des listes officielles des de le gations de chaque État participant, et Invite s Spe ciaux au plus tard le 30 mai 2014 afin de re aliser les pre paratifs ne cessaires et les arrangements e ventuels. Il est demande a tous les É tats participants et aux invite s spe ciaux, de ne cessite de pre senter les listes des membres de leurs De le gations a l'adresse suivante afin de prendre les dispositions ne cessaires avant la date indique e ci-dessus. É-mail: 5- LA RESERVATION D HOTEL Les Re servations d'ho tels pour les de le gations pourront e tre faites d'une part, par l'interme diaire de la Commission de Logement, puisque la majorite des disponibilite s de chambres sera ge re par ladite Commission. Ét d'autre part, par les Repre sentations Diplomatiques des diffe rents pays devront faire des reservations directement avec les e tablissements ho teliers et en informer la Commission de Logement par courriel : La Commission de Logement disposera de réservations de chambres pour chaque État participant et Invités Spéciaux dans différents hôtels de la Ville de Malabo : 5

6 Distribution de Logements Une Villa Pre sidentielle a Sipopo destine e aux Chefs d'état et de Gouvernement. Une Suite dans un ho tel, pour les Repre sentants des Chefs d'état et de Gouvernement. Une chambre d'ho tel pour le Ministre, les chefs de de le gation. Une chambre d'ho tel pour les Invite spe ciaux :. Une chambre d ho tel pour les Ambassadeurs de l Union Africaine a Addis-Abeba Dix (10) chambres a chaque De le gation officielle des pays Membres de l Union Africaine Les autres De le gations seront he berge es dans des diffe rents ho tels de la ville de Malabo par le biais de la Commission d'he bergement. Nous conseillons a ces me mes de le gations de re server des chambres d ho tels pour les autres membres de leurs De le gations respectives. Le Gouvernement de la République de Guinée équatoriale prendra en charge les frais d'hébergement et de restauration du Président de la République et son épouse, ou son Représentant, ainsi que le Ministre en Chef de Délégation et les Ambassadeurs du COREP. Les autres membres des de le gations prendront en charge leurs cou ts respectifs d'he bergement, de repas et de transport. 6

7 6- TRANSPORT a. Pour les Chefs d Etats et de Gouvernement o Motos d'escorte o 1 voiture de police o 1 ve hicule de Protocole o 1 Mercedes Benz (VIP) o 1 ve hicule de Se curite o 1 ve hicule Bagages b. Pour les Premières Dames o Motos d'escorte o 1 ve hicule VIP o 1 ve hicule de Protocole o 1 ve hicule de Se curite c. Pour les Représentants de Chefs d Etats et de Gouvernement o 1 voiture de police o 1 Ve hicule (VIP) o 1 ve hicule de Protocole d. Délégation Ministérielle o 1 Ve hicule pour le Ministre (Chef de De le gation Ministe rielle) COREP: des Minibus seront assignés e. Pour les autres de le gations, un service d autobus fera la rotation pour chercher les de le gue s de l'ae roport international de Malabo a leurs ho tels respectifs. Par ailleurs, des autobus feront la navette toutes les 30 trente minutes des diffe rents ho tels au Centre de Confe rences de Sipopo lors des re unions. Les De le gations officielles souhaitant louer des ve hicules pour cet e ve nement, devront tenir informe la Commission des 7

8 ve hicules, ou le communiquer au Secre tariat Administratif a travers le courriel : PASSE/MACARON POUR LES VEHICULES Tous les véhicules qui devront avoir accès aux lieux éminents tel que, le Centre de Conférence, des hôtels, des palais... etc. devront acquérir des Passes/Macarons. Pour chaque pays, il sera fourni cinq 5 passes pour les véhicules. Cela s ajoute en plus des voitures officielles fournies par le Gouvernement de la Guinée Equatoriale. Il est conseillé à chaque Délégation de fournir les plaques d'immatriculation des voitures, les noms et adresses des chauffeurs à la Sous-Commission pour les véhicules. 7- LA SECURITE Le Gouvernement Équato-guine en prendra toutes les mesures de se curite ne cessaires au cours de la Vingt-huitie me 28 e me Session Ordinaire du Comite des Repre sentants Permanents, de la Vingt-cinquie me (25 e me ) Session Ordinaire du Conseil Éxe cutif et de la Vingt-troisie me (23 e me ) Session Ordinaire de la Confe rence de l'union africaine. Pour faciliter l'entre e des agents de se curite porteurs d armes qui accompagnent les Chefs d'état et de Gouvernement, ainsi que d'autres personnalite s, ils devront communiquer au Secre tariat Administratif les informations suivantes : le nom du proprie taire de l'arme, le type, le mode le, le nume ro de se rie, le calibre, la quantite des munitions, licences de l'arme par le biais de la messagerie Les informations de taille es sur les caracte ristiques des armes et du mate riel de communication qu ils disposent devront e tre inclus e galement communique s. 8

9 Il convient aussi souligner que chaque De le gation pre sidentielle est autorise e a entrer en Guine e e quatoriale, avec seulement cinq 5 armes de poing. Le mate riel de communication a utiliser par les agents de se curite doit obtenir au pre alable l'autorisation avant son entre e en Guine e Équatoriale. Seul un agent de sécurité armé est autorisé à accompagner le Chef de l'etat et de Gouvernement dans tous les actes officiels. Le nom de l'agent devrait être communiqué au Secrétariat de l'organisation par télécopie : / , courriel : Il est conseille a chaque De le gation d envoyer les conditions requises pour l'autorisation des services de Se curite selon les informations contenues dans l'annexe I. 8- PRESSE Les membres de la presse internationale, les me dias officiels de chaque État membre de l'union africaine et tous les me dias qui souhaitent couvrir l e ve nement devront le solliciter au pre alable aupre s de la Mission permanente de la Guine e e quatoriale a l'union africaine a Addis-Abeba, qui en informe le Sie ge, a l'aide du formulaire ci-joint ; ceux-ci seront accueillis pour couvrir la Vingt-huitie me 28e me Session Ordinaire du Comite des Repre sentants Permanents, de la Vingt-cinquie me (25e me) Session Ordinaire du Conseil Éxe cutif et de la Vingt-troisie me (23e me) Session Ordinaire de la Confe rence de l'union Africaine qui se ce le brera a Malabo, du 20 au 27 juin

10 Dans le but de faciliter l'entre e et les activite s de la presse, il est exige que les membres de la presse pour demandent une autorisation a l'adresse suivante avant le 30 mai ou par te le phone de M. Teobaldo NCHASO MATOMBA ou de M. Federico ABAGA ONDO ( ). Les membres de la presse devront s inscrire au sein du sous-comite de la presse et ils devront en aviser le secre tariat administratif afin de faciliter les proce dures d'accre ditation. Én annexe : Formulaire d'accre ditation presse III Formulaire pour le mate rielle de presse annexe IV. 9- BADGES/INSIGNES ET ACCREDITATION Aux Chefs d'état et de Gouvernement, a leurs Repre sentants, aux Chefs de De le gation, aux Premie res Dames, il leur sera fourni un insigne spe cial (pins) qui leur permet d'acce der a tous les des e ve nements et aux locaux. Pour les Ministres des Affaires Étrange res un insigne argente (pins). Il sera fourni aux autres Ministres un distinctif ministe rielle. Aux De le gue s un insigne du de le gue qui leur permettra d'acce der aux locaux et aux e ve nements pertinents. Un badge de se curite pour les agents de se curite qui leur donnera acce s aux ho tels et aux zones de Centre de Confe rence et Ho tels. Les membres de la presse, se verront offrir un badge de presse qui leur donnera acce s aux zones autorise es pour la presse Des badges distinctifs de diffe rentes cate gories seront attribue s aux autres membres des de le gations : 10

11 Le Personnel de Soutien de la Guine e É quatoriale (un protocole, des ho tesses, des guides, des domestiques, des chauffeurs, une se curite etc..) aura son propre signe distinctif d'identification. Tous les participants aux re unions devront toujours porter et de façon apparente leurs distinctif a pendant les sessions. Ce badge/insigne/distinctif est strictement personnel et incessible Au plus tard, le 10 juin 2014, le Centre d'accre ditation de l Ho tel 3 de Agosto a Malabo, sera actif pour tous les diffe rents niveaux et cate gories de participants. Pour plus d'informations sur les modalite s d'accre ditation, veuillez contacter : M. Armando Dougan Champion Tel: M. Armando ÉLA NSUÉ MANGUÉ, Tel Les Membres des De le gations devront rempli les onglets correspondants, selon les cate gories et les services. Le formulaire d'accre ditation est joint en annexe I LES AVIONS PRESIDENTIELS ET PRIVES Les avions pre sidentiels et privés transportant les délégués pour la Vingt-huitième 28ème Session Ordinaire du Comité des Représentants Permanents, de la Vingt-cinquième (25ème) Session Ordinaire du Conseil Exécutif et de la Vingt-troisième (23ème) Session Ordinaire de la Conférence de l'union Africaine, atterriront à l'aéroport International de Malabo. Pour obtenir l autorisation de survol et d atterrissage il faudra fournir les informations suivantes: 11

12 Le nom de l'avion L immatricule de l avion Type d'ae ronef Points d'entre e et de sortie de G.É Le code appelant Date, heure d'arrive e et de de part Ces informations devront être communiquées au Secrétariat du Comité d'organisation à travers un document à envoyer par télécopie : n ou par courriel : avant le 30 mai FORMALITES DE VISAS Les Membres de De le gations officielles et les Éxperts de tenteurs de passeports, diplomatiques, officiels et de service des É tats membres ou la Guine e Équatoriale n'a aucune repre sentation Diplomatique ou Consulaire, obtiendront un visa gratuit a l'arrive e a l'ae roport de Malabo, sous re serve de la pre sentation des listes officielles de leurs de le gations et de leurs copies de passeports envoye es aux s suivants : o o o Pour les fonctionnaires et les experts, détenteurs de passeports de l'onu et de l'union Africaine qui se déplacent en Guinée Equatoriale pour participer aux réunions, il leur sera accordé le visa à l'arrivée une fois présenté la lettre officielle d'invitation ou le nom figurant sur la liste officielle de la délégation de l'union Africaine. Les délégations qui décollent d un pays où la République de Guinée Équatoriale dispose d une Mission Diplomatique ou Consulaire, devront officialiser des procédures de demande de visa. 12

13 Les détenteurs de passeports ordinaires paieront leurs visas d'entrée pour l'aéroport international de Malabo Les De le gue s qui se trouvent en dehors du lieu ou la Guine e É quatoriale a une Mission Diplomatique ou Consulaire, devront contacter a la Mission Permanente de la Guine e É quatoriale a Addis- Abeba, en É thiopie, qui transmettra l ensemble des informations requise au de le gue du Bureau de la Coordination a Malabo pour son approbation et son retour ulte rieure a cette Mission Diplomatique, par le me me biais, afin de lui remettre l'autorisation de visa ae roportuaire a son arrive e au Pays. 11- L ARRIVEE A L AEROPORT INTERNATIONAL DE MALABO A. ) Chefs d'etat et de Gouvernement A l'arrive e d un avion transportant un Chef d'état ou de Gouvernement, un fonctionnaire du protocole et l Ambassadeur du pays respectifs, s il est accre dite en Guine e Équatoriale, montera dans l'avion pour inviter le Chef de l'état ou de Gouvernement A la descente d avion, le Chef de l'état ou de Gouvernement, sera accueillis au pied de l'avion par une Commission d'honneur. Un bouquet de fleurs sera offert au Chef de l État et /ou de Gouvernement et a la Premie re Dame, si pre sente. Les autres membres seront place s le long du tapis rouge, et seront pre sente s au Chef d'é tat ou de Gouvernement par le Directeur de Protocole, suivi des fonctionnaires de l'union Africaine. Le Chef d'é tat ou de Gouvernement passera en revue la Garde d'honneur, jusqu a la monte dans le ve hicule officiel qui lui conduira a son lieu de Re sidence avec le corte ge correspondant. 13

14 B.) Les Ministres Etrangers A l'arrive e des Ministres Étrangers en avions prive es ou commerciale, ils seront accueillis par un haut repre sentant du gouvernement. Le Ministre sera ensuite conduit au salon VIP pour un bref repos, puis sera accompagne au ve hicule qui lui est de signe pour lui conduire a son ho tel. C.) Les autres participants Tous les autres Participants et De le gue s seront reçus par des agents du protocole de signe s par le Comite National d'organisation, de la Direction de Confe rences et par les officiels de l'union Africaine, qui les conduiront aux salles qui leurs sont habilite es, avant leurs transfert a leurs ho tels respectifs. Tous les autres participants et de le gue s seront accueillis par des agents du protocole de signe par le Comite National d'organisation et de Gestion de Confe rences et de fonctionnaires de l'ua, qui les conduiront dans une salle habilite e pour eux, avant d e tre transfe re a leurs Ho tels respectifs. 12- LA SANTE Le Gouvernement de la Re publique de Guine e Équatoriale met a la disposition de toutes les De le gations Officielles de la vingt-huitie me (28e me) Session Ordinaire du Comite des Repre sentants Permanents, a la vingtcinquie me (25e me) Session Ordinaire du Conseil exe cutif et de la vingttroisie me (23e me) Session Ordinaire de la Confe rence de l'union africaine, les services me dicaux, et d'urgence installe s dans la ville de Sipopo. Les services de sante, prie les membres des De le gations Officielles et aux invite s spe ciaux d avoir leur carnet de vaccination internationale a jour Contact : /

15 13- LA CEREMONIE D'ACCUEIL ET DE BIENVENUE AUX LIEUX DE LA SESSION 1. Le 26 juin 2014, les Chefs d'é tat et de Gouvernement arriveront a la Salle de Confe rences de Sipopo, selon l'heure convenue par les Services de Protocole, 2. Les Chefs d'é tat et de Gouvernement seront accompagne s dans une salle d'attente ou ils seront reçus par le Pre sident de la Re publique, Chef d'é tat et de Gouvernement S.É.M. OBIANG NGUÉMA MBASOGO et le Pre sident en exercice de l'union Africaine S.É.M MOHAMÉD OULD ABDÉL AZIZ, Pre sident de la Re publique Islamique de Mauritanie. 14- LE DEPART DU LIEU DE LA SESSION À la fin de chaque Session, les Chefs d'état et de Gouvernement seront invités dans une salle d'attente pour une brève instant avec pour objet d'avoir un départ ordonné. 15- LES ACTES OFFICIELS Banquet Un banquet offert par, S.E. OBIANG NGUEMA MBASOGO, Président de la République, Chef d'état et de Gouvernement, le 26 juin 2014, aux environs de la salle de Conférences de Sipopo. Réceptions Le Ministre des Affaires Etrangères et Coopération, en l'honneur des participants de la Vingt-cinquième (25 ème ) Session Ordinaire du Conseil Exécutif à l'ua, offrira une réception le 23 juin 2014 à l'hôtel SOFITEL de SIPOPO. 15

16 Il offrira également une réception le 20 juin 2014, aux membres de la Vingt-huitième (28 ème ) Session Ordinaire du Comité des Représentants Permanents de l'union africaine. 16- LES DEPART DES DÉLÉGATIONS DE LA GUINÉE ÉQUATORIALE Au départ des Chefs d'état et/ou de Gouvernement de leurs Villas respectives vers l'aéroport, ou une Commission d'honneur les attendra à l'entrée de la Salle VIP de l'aéroport. Les Chefs d'état et/ou de Gouvernement feront une brève pause dans la salle VIP, où des rafraîchissements seront offerts. Après leur courte pause dans la salle VIP, les Chefs d'état et/ou de Gouvernement se dirigeront vers le tapis rouge, en passant en revue la garde d'honneur avant l'embarquement dans l'avion présidentiel. Les Chefs d'é tat et/ou de Gouvernement seront salue Commission d'honneur, par la De part et de collage de l'avion, Les de parts de des autres membres des de le gations seront faits conforme ment aux formalite s d'arrive e. Fin de la Session ******

17 ANNEXE I FORMULAIRE POUR LES BADGES/INSIGNES DE SÉCURITÉ POUR LES PARTICIPANTS A LA VINGT-HUITIEME (28EME) SESSION ORDINAIRE DU COMITE DES REPRESENTANTS PERMANENTS, A LA VINGT-CINQUIEME (25EME) SESSION ORDINAIRE DU CONSEIL EXECUTIF ET DE LA VINGT- TROISIEME (23EME) SESSION ORDINAIRE DE LA CONFERENCE DE L'UNION AFRICAINE; DU 20 AU 27 JUIN 2014; (A JOINDRE AVEC UNE NOTE VERBALE) Remplir en majuscule Prénoms Noms N Identité/Passeport Pays /Organisme Signature du titulaire Catégorie : 1. Ministre 2. Délégué 3. Agent de Sécurité armé 4. Agent de Sécurité 5. Protocole 6. Invité Spécial 7. Première-Dame 8. Commission UA 9. Comité National d Organisation (CNODC) 10. Aide de Camp 11. Observateur 12. Presse 13. Chauffeur Comprobado por:.firma: Fecha: / / Dirigir hacia estación foto:

18 ANNEXE II VOITURE DE LOCATION POUR LA VINGT-HUITIEME (28EME) SESSION ORDINAIRE DU COMITE DES REPRESENTANTS PERMANENTS, A LA VINGT-CINQUIEME (25EME) SESSION ORDINAIRE DU CONSEIL EXECUTIF ET DE LA VINGT-TROISIEME (23EME) SESSION ORDINAIRE DE LA CONFERENCE DE L'UNION AFRICAINE; DU 20 AU 27 JUIN 2014; (Ajouter avec l'avis de l'autorité compétente) Nom de la société / du Particulier Téléphone Marque du véhicule Model du véhicule Immatriculation Prénom du chauffeur Nom du chauffeur N de téléphone du chauffeur Permis de Conduire Date d expédition / / Date d expiration / / 18

19 ANNEXE III FORMULAIRE D'ENREGISTREMENT DES ARMES À FEU POUR LA VINGT-HUITIEME (28EME) SESSION ORDINAIRE DU COMITE DES REPRESENTANTS PERMANENTS, A LA VINGT-CINQUIEME (25EME) SESSION ORDINAIRE DU CONSEIL EXECUTIF ET DE LA VINGT-TROISIEME (23EME) SESSION ORDINAIRE DE LA CONFERENCE DE L'UNION AFRICAINE; DU 20 AU 27 JUIN 2014; PRENOM NOM NATIONALITE SEXE TITRE Nº DE PASSEAPORT TYPE D ARME FABRICANT MODEL ET CALIBRE NUMERO DE SERIE NOMBRE DE MUNITIONS EQUIPO ESPECIAL SIGNATURE 8 19

20 ANNEXE IV FORMULAIRE D'ACCREDITATION DE LA PRESSE POUR LA VINGT-HUITIEME (28EME) SESSION ORDINAIRE DU COMITE DES REPRESENTANTS PERMANENTS, A LA VINGT-CINQUIEME (25EME) SESSION ORDINAIRE DU CONSEIL EXECUTIF ET DE LA VINGT-TROISIEME (23EME) SESSION ORDINAIRE DE LA CONFERENCE DE L'UNION AFRICAINE; DU 20 AU 27 JUIN 2014; Noms: Prénoms: Nationalité: Sexe: Organisme de presse: Nº du passeport : Nº d Identification Professionnel Nº de registre du matériel Travail à réaliser à Malabo Journaliste Cameraman Photographe Technicien Autre spécifier Adresse de contact: _ Telephones: _ Fax: _ Date et heure d arrivée: / / H Nº de vol: Date: / / SIGNATURE 8 20

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