RÉFÉRENTIEL PAIE RECUEIL DES FICHES DE CONTRÔLE

Transcription

1 RÉFÉRENTIEL PAIE RECUEIL DES FICHES DE CONTRÔLE SOMMAIRE TITRE I PRÉSENTATION DU RECUEIL I OBJECTIF II - CONTEXTE A CADRE JURIDIQUE 1 - La réglementation de paie 2 Le règlement général sur la comptabilité publique 3 - La tenue des comptes B ENVIRONNEMENT TECHNIQUE 1 Organisation du cycle de paie 2 Fonctionnalités 2.0 Visa comptable 2.1 Vérification des résultats de paie Contrôle de contingentement 3 - Rôle de l agent comptable dans le cycle de production Validation des programmes Validation de la réglementation TITRE II - MODE D EMPLOI DU RECUEIL Présentation I REPERTOIRE DES FICHES II - FICHES DE CONTRÔLE 1 - Fiche «généralités 2 - Fiches détaillées III LISTE GENERALE DES FICHES DE CONTRÔLE 01/12/2005 1

2 TITRE I PRESENTATION DU RECUEIL I OBJECTIF Le recueil des fiches de contrôle décrit, dans le contexte actuel, les modalités de visa de la paie applicables à chaque population/catégorie de personnel, par évènement de gestion et élément de rémunération. Ce recueil constitue la documentation comptable de référence des gestionnaires du bureau central de la paie (BCP) ainsi que, dans la première phase de centralisation de la paie 2006, des agents comptables secondaires (ACS). L inventaire ne se limite pas au périmètre d intervention du BCP (rémunérations financées sur la subvention de l Etat) mais porte sur l ensemble des populations payées par le CNRS. II - CONTEXTE Les fiches décrivent les modalités de contrôle à appliquer dans le cadre juridique (qui? et quoi?) et dans l environnement technique (quand? et comment?) actuels. A CADRE JURIDIQUE Le cadre juridique d exercice du contrôle est constitué de deux référentiels : la réglementation de paie le règlement général sur la comptabilité publique La réglementation de paie est destinée aux services de personnel et de ressources humaines (SPRH) et aux agents comptables (BCP et ACS). Elle fixe les règles d attribution et de liquidation des rémunérations et des charges sociales y afférentes. Le «Règlement général sur la comptabilité publique» précise les rôles respectifs de l ordonnateur et de l agent comptable (BCP, ACS). Il définit, notamment, les modalités de contrôle de la paie. Les contrôles exercés sont non seulement destinés à garantir la bonne exécution du budget voté par le CNRS. Ils visent également à retracer le plus fidèlement possible la situation patrimoniale de l organisme. 1 - La réglementation de paie La «réglementation de paie» englobe l ensemble des dispositions législatives et réglementaires (droit commun de la fonction publique, droit du travail, droit de la sécurité sociale, statuts spécifiques des EPST et du CNRS ), des instructions et circulaires d application ministérielles et internes au CNRS. Au CNRS, la Direction des Ressources Humaines est responsable de la mise en œuvre de la réglementation applicable au personnel. A ce titre, elle est chargée de la veille réglementaire, de l interface avec les tutelles, de l élaboration et de la diffusion des circulaires d application au CNRS. Elle s assure du respect de la réglementation et de l homogénéité de son application, par les SPRH auprès desquels elle exerce une mission d expertise et de conseil. La DRH est responsable de l élaboration, de la mise à jour et de la diffusion de la documentation en matière de réglementation de paie. 2 01/12/2005

3 2 Le règlement général sur la comptabilité publique Le «Règlement général sur la comptabilité publique» 1 définit les attributions et compétences respectives de l ordonnateur et de l agent comptable. Les règles de production des pièces justificatives sont définies par référence à la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l Etat. Les modalités du visa du contrôle financier sont régies jusqu au 1 er janvier 2006, en vertu du décret qui l abroge 3, par le décret n du 25 octobre 1983 relatif aux établissements publics à caractère scientifique et technologique (EPST). En matière de dépense, l agent comptable est chargé de payer les dépenses liquidées par l ordonnateur, après avoir effectué les contrôles de régularité formelle prévus par les articles 11, 12 et 13 du décret n du 29 décembre 1962, à savoir : qualité de l ordonnateur ou de son délégataire ; exacte imputation de la dépense ; disponibilité des crédits ; caractère libératoire du règlement ; validité de la créance. Le contrôle de validité de la créance englobe : la justification du service fait ; l exactitude des calculs de liquidation ; la production des pièces justificatives ; le visa du contrôleur financier (lorsqu il est prévu) ; l application des règles de prescription et de déchéance. 3 La tenue des comptes L agent comptable principal est chargé de la tenue des comptes de l établissement. Dans la perspective de la certification des comptes du CNRS et de leur consolidation avec ceux de l Etat, l agent comptable doit s assurer de la régularité, de la sincérité et de l exhaustivité de l information relative aux dépenses de personnel de l organisme. B ENVIRONNEMENT TECHNIQUE L organisation du cycle de paie et les fonctionnalités du système d information conditionnent les modalités d exercice du contrôle comptable (quand?et comment?). Le système d information de gestion du personnel et de paie du CNRS est constitué de deux applications (ICARE 4 et POPART 5 ) qui fonctionnent en architecture centralisée, avec un accès sécurisé à distance pour l ensemble des utilisateurs : SPRH : mise à jour des dossiers agent (gestion administrative et éléments de rémunération) contrôleur financier : visa électronique BCP ou ACS : visa électronique ; mise à jour des retenues comptables 1 - Décret n du 29 décembre 1962 instruction codificatrice M Instruction codificatrice DGCP n B du 17 novembre Décret n du 04 juillet ICARE : application de gestion du personnel permanent financé sur subvention d état - 1ère section du budget CNRS 5 - POPART : application de gestion du personnel non permanent financé pour partie sur subvention d état et pour partie ou complètement sur ressources propres 3 e section du budget du CNRS 01/12/2005 3

4 DRH : mise à jour des tables de réglementation ; consultation des dossiers agent BCP : consultation des tables de réglementation ; consultation des dossiers agent et des «top validation» 1 Organisation du cycle de paie La paie du CNRS est effectuée avant ordonnancement. Les différentes étapes du cycle de paie sont les suivantes : paie d acompte le dernier jour ouvré du mois M-1 paie normale vers le 5 du mois M paie de correction vers le 15 du mois M paie «mode de paiement 10» (agents sortants) vers le 17 du mois M validation (clôture) de la paie vers le 19 du mois M virement des rémunérations vers le 25 du mois M Pour que la qualité des résultats de paie soit garantie, les contrôles comptables (visa et vérification des résultats de paie) doivent avoir été effectués avant la validation de la paie, opération par laquelle l agent comptable signale qu il a terminé la vérification de la paie et donne son accord pour la clôture de paie. 2 Fonctionnalités Des contrôles automatisés Un certain nombre de contrôles automatiques sont intégrés dans les fonctionnalités des applications ICARE et POPART au moment de la saisie effectuée par le SPRH dans le dossier de l agent. Il s agit par exemple des contrôles de cohérence entre grade et catégorie de personnel, entre grade, échelon et indice, entre type de prime et catégorie de personnel (prime de recherche, Prime de Participation à la Recherche Scientifique, IAT, IFST, ISFIC ), entre type de prime et affectation (indemnités de sujétions ), entre montant et barèmes (saisis en table de réglementation). Ces contrôles sont déclenchés à partir des tables de réglementation ou par programme, et de ce fait garantissent la qualité de l information saisie et sa conformité réglementaire. Les contrôles sont de type bloquant (saisie rejetée) ou informatif (saisie acceptée avec message d alerte) selon que l information saisie a ou non un effet en gestion de carrière et/ou en paie. Le calcul automatique de la paie et des charges sociales est effectué à partir des tables de réglementation (valeur de point ; salaire minimum, RMI, plafond SS, barèmes de primes etc ) et des algorithmes définis dans les programmes. Les imputations comptables sont générées automatiquement à partir des tables de réglementation (rubriques de paie). Des contrôles manuels Ils sont effectués à plusieurs moments dans le déroulement de la paie, avant ou après le calcul de paie : visa comptable des dossiers agent, au fil de l eau vérification des résultats de paie, après chaque calcul contrôle de contingentement des primes et indemnités 4 01/12/2005

5 2.0 Visa comptable Du point de vue de l effet en paie, les applications ICARE et POPART fonctionnent dans une logique «bloqué par défaut» ; la mise en paie d un dossier (recrutement) ou d une mise à jour est conditionnée par la présence du visa comptable (à Oui). Selon le type de gestion, mise à jour directe ou procédure automatisée, le visa sera soit toujours explicite (mise à jour directe), soit explicite ou implicite (gestion automatisée). a Mise à jour directe Principe La mise à jour directe permet de créer des dossiers, ou de les mettre à jour au vu d'une décision manuelle. Le degré d'automatisation est peu important. Il n y a pas d'édition automatique des décisions (actes administratifs) ni de visa électronique du contrôleur financier. Elle est utilisée notamment pour mettre à jour les informations dites générales (état civil, diplômes), les informations spécifiques de la paie (éléments fixes et éléments variables), et les actes de gestion qui ne sont pas automatisés. Les mises à jour directes sont retracées sur un compte rendu de saisie (appelé «accusé de réception) disponible le lendemain de la journée de saisie. Pour ICARE, les comptes rendus sont édités en local par le SPRH et par le BCP et la transmission des pièces justificatives est dématérialisée ; le SPRH numérise les pièces et les dépose dans la base de consultation du BCP (application PJPAIE). Pour POPART, du fait de la proximité géographique, les comptes rendus sont édités en local par le SPRH et portés à l ACS avec les pièces justificatives. Modalités de contrôle Le contrôle est effectué manuellement au vu des documents et par consultation du dossier ; il est exhaustif et consiste notamment à vérifier : la conformité des informations des dossiers aux pièces justificatives présentées à l appui du compte rendu de saisie (accusé de réception) ; la bonne utilisation des rubriques de paie, celles-ci déterminant l imputation comptable. b Gestion automatisée Principe La gestion automatisée est organisée en procédures correspondant à des actes de gestion. Le degré d'automatisation y est très important. Toutes les procédures de gestion automatisée produisent des documents administratifs réglementaires tels que décisions collectives ou individuelles, tableaux d'avancement, etc... Le contrôleur financier peut apposer son visa électronique lorsqu il est prévu. 6 - PPRS, IFTS, IAT, prime de recherche 01/12/2005 5

6 La gestion automatisée est utilisée pour les catégories d actes suivants : Calcul d'ancienneté Avancement (chevron ; échelon ; grade au choix ; grade par sélection) Concours (externe ; interne ; fin de stage) Dossier carrière Position (disponibilité ; détachement ; mise à disposition) Congé de maladie (ordinaire ; longue durée ; longue maladie) Maternité Temps partiel Intéressement des inventeurs Primes semestrielles 6 Bonifications indiciaires Lors de la mise en œuvre de la gestion automatisée, l agence comptable principale a jugé raisonnable d alléger son visa (dit «implicite») sur certains actes non soumis au contrôleur financier, dans la mesure où ses services interviennent en amont de la mise en production, au niveau : de la réglementation : validation des mises à jour avant leur mise en production, au vu de l édition produite par la DRH. des programmes : participation à la maîtrise d ouvrage à toutes les étapes du processus allant du cahier des charges à la validation des programmes. Le visa comptable est implicite, c est-à-dire qu il est généré automatiquement à OUI par le système sans intervention de l agent comptable, pour les procédures suivantes : Avancement d échelon (accéléré, fonctionnaire, contractuel) Fin de stage (prolongation, titularisation) Congé de maladie (ordinaire ; longue durée ; longue maladie) Maternité Primes semestrielles Bonification indiciaire Particularités : Détachement et mise en disponibilité : pour ces actes, le visa est dit «implicite pour le calcul de paie», la production de la décision automatique entraînant «de facto» l arrêt de la paie même si l agent comptable n a pas encore apposé son visa électronique. Primes semestrielles : depuis la production des pré-listes de primes (attribution initiale au taux moyen) à celle des listes définitives (après modulation), le visa est implicite. Par contre, les ajustements effectués en mise à jour directe après l édition des listes définitives font l objet d un visa express. Modalités de contrôle Les modalités de contrôle sont différentes selon que le visa est explicite ou implicite : visa explicite, le contrôle est effectué avant le calcul de paie (comme pour la mise à jour directe) au vu des décisions et des pièces justificatives (il n y a pas de compte rendu de saisie). visa implicite, le contrôle est effectué lors de la vérification des résultats de paie, au vu des décisions, des listes de primes semestrielles, du livre de paie ainsi que de la liste des décisions à visa implicite disponible en fin de paie. 6 01/12/2005

7 2.1 Vérification des résultats de paie La vérification effectuée au vu des états de paie et des listes de contrôle (dites «listes espion») après chaque calcul de paie (paie d acompte, paie normale, paie de correction), par les gestionnaires des services du personnel et des services comptables permet de s assurer que le calcul de paie s est effectué correctement. Elle comporte : des contrôles de niveau individuel (par agent) par rapprochement : du livre de paie avec les décisions, manuelles (contrôle exhaustif) et automatisées (contrôle sélectif), en s aidant des listes de contrôle (dites «listes espion») ; de l état mensuel des acomptes avec les décisions manuelles (contrôle exhaustif) ; des états de retenues comptables avec les fiches de suivi individuelles d une part et l état mensuel des acomptes d autre part. des contrôles de niveau collectif : disponibilité des crédits par consultation dans la GCF ; cohérence des états comptables (ce contrôle est automatisé) Contrôle de contingentement Des contrôles de contingentement, en nombre et/ou en montant, sont effectués lors du versement de certaines primes et indemnités : indemnité de chargé de mission à temps partiel (mensuellement ; en montant) indemnité spécifique pour fonctions d intérêt collectif (annuellement ; en nombre) prime de participation à la recherche scientifique (semestriellement ; en nombre par tranche de montant) 3 - Rôle de l agence comptable principale dans le cycle de production L agence comptable principale est un acteur à part entière dans le cycle de production des applications ICARE et POPART ; il est ainsi en mesure de s assurer de leur conformité aux réglementations en vigueur, tant au niveau des programmes que du paramétrage de la réglementation. Les modalités pratiques d intervention de l ACP sont définies dans une charte «ICARE POPART formalisation des échanges entre DRH, ACP et DSI», élaborée en commun par ces trois directions. Ce document d usage interne définit les rôles et responsabilités de chaque acteur ainsi que les modalités d échange (circuits et modèles de document) pour chacune des phases du cycle de production. Sa mise en œuvre en février 2003 a été facilitée par la mise en place d un serveur partagé DRH/ACP/DSI pour les échanges et le stockage des documents (expressions des besoins, études détaillées, bons de livraison ) Validation des programmes L agence comptable principale (BCP) participe, avec la DRH, à la maîtrise d ouvrage du système d information sur l ensemble du cycle de production, depuis la conception jusqu à la validation des programmes. 01/12/2005 7

8 Dans la phase de conception, l agence comptable principale est associée à la gestion du portefeuille de maintenance, à la définition du calendrier et des priorités de mise en œuvre et rédige les expressions de besoins la concernant. Elle valide les propositions de solutions et les études détaillées livrées par la direction des systèmes d information (DSI), responsable de la maîtrise d œuvre. Conformément au protocole de validation décrit dans la charte DRH/ACP/DIS, l ACP participe à l élaboration du plan de test, à l exécution des tests ainsi qu au bilan de validation qui conditionne la mise en production Validation de la réglementation La mise à jour du paramétrage de la réglementation (tables ICARE et POPART) est effectuée par et sous la responsabilité de la DRH, qui transmet le compte rendu des mises à jour effectuées (extrait des tables) à l ACP, pour validation, par messagerie électronique. TITRE II - MODE D EMPLOI DU RECUEIL PRESENTATION Le recueil des fiches de contrôle est composé : d un répertoire des fiches organisé par catégorie de personnel et événement de gestion de fiches de contrôle d une liste générale des fiches de contrôle Le schéma ci dessous présente l organisation du recueil : Répertoire des fiches FXXX - Type de retenue Catégorie de personnel et événement de gestion F000 - Généralités FXXX - Élément de rémunération Fiches détaillées Fiche «Généralités» I - REPERTOIRE DES FICHES DE CONTRÔLE Liste générale des fiches de contrôle Le répertoire des fiches de contrôle est un récapitulatif des fiches détaillées présenté par catégorie de personnel et événement de gestion. 8 01/12/2005

9 PRINCIPE D UTILISATION Quel que soit l objet de la consultation, certification des comptes (référentiel comptable) ou visa de la paie (documentation pratique), la recherche s effectue d abord pour une catégorie de personnel et un événement de gestion déterminés. Il suffit ensuite de se reporter à la fiche détaillée associée à l élément de rémunération pour identifier les contrôles nécessaires. II - FICHES DE CONTRÔLE Les fiches de contrôles «FXXX» sont constituées : d une fiche «généralités» de fiches détaillées 1 - Fiche «généralités» La fiche «généralités» décrit les modalités d application au CNRS des contrôles prévus par le décret n du 29 décembre Il y est fait référence dans les fiches détaillées toutes les fois où il n y a pas de règle de contrôle propre à un élément de rémunération ou à une retenue comptable. Elle est numérotée «F000». 2 - Fiches détaillées Les fiches détaillées sont présentées par élément de rémunération ou par retenue comptable, catégorie de personnel et évènement de gestion. Lorsque, pour un élément de rémunération ou une retenue comptable, les règles de contrôle sont communes à plusieurs catégories de personnel, celles-ci ont été regroupées sur la même fiche ; le même principe a été appliqué pour les évènements de gestion. Chaque fiche comporte les différents éléments nécessaires au visa comptable ou à la prise en compte de la retenue comptable : les pièces justificatives les règles de contrôle les références réglementaires Pour plus de lisibilité des fiches détaillées, le parti a été pris de se limiter à la description des contrôles de validité de la créance qui varient en fonction de la nature de la dépense, telle qu elle résulte de l association «catégorie de personnel évènement de gestion - élément de rémunération» et de renvoyer à la fiche «généralités» pour les autres ; Les fiches détaillées sont numérotées dans une série séquentielle continue qui commence par «F001». NB : les références réglementaires ne sont pas complètes. Elles seront mises à jour à partir du référentiel sur la réglementation de paie qui est en cours d élaboration à la DRH. 01/12/2005 9

10 III LISTE GENERALE DES FICHES DE CONTRÔLE Cette liste présente l ensemble des fiches de contrôle existantes dans l ordre croissant des numéros avec indication, pour chacune d elles, du no de version et de la date de mise à jour. La liste générale des fiches de contrôle est jointe en annexe /12/2005