UBS BVRB e-list. Surveillez vos créances.

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2 Sommaire Description succincte 3 Généralités 1. L essentiel sur UBS BVRB e-list 3 Détails concernant l utilisation du logiciel 2. Boutons 5 3. Saisir les nouveaux bulletins de versement BVRB UBS ou BVRB Quick UBS 6 4. Etablir une facture 8 5. Rédiger une lettre d accompagnement 9 6. Filtrer/chercher des factures 9 7. Editer des rappels pour une facture Traiter les paiements entrants Etablir une copie de sauvegarde Aide 12 2

3 Description succincte Généralités Un assistant vous aide à saisir les numéros de référence de vos bulletins de versement dans le logiciel. Dès que vous envoyez un bulletin de versement à un débiteur, saisissez les détails du paiement dans le logiciel pour l entrée concernée. Grâce à UBS e-banking, vous pouvez télécharger quand bon vous semble les données BVRB reçues. Les pos - tes ouverts sont alors automatiquement rapprochés. UBS BVRB e-list vous aide également à rédiger et à traiter les rappels. Vous tenez déjà une comptabilité débiteurs et vous avez uniquement besoin des numéros de référence des paiements entrants? Dans ce cas, vous ne devez plus rien saisir, car il suffit de télécharger les données. Vous pourrez alors les imprimer, les consulter à l écran ou les enregistrer au format de votre choix dans les plus brefs délais. 1. L essentiel sur UBS BVRB e-list 1.1 A qui est destiné le logiciel UBS BVRB e-list? Le logiciel UBS BVRB e-list s adresse à tous les utilisateurs de bulletins de versement BVRB UBS et BVRB Quick UBS. Il gère l encaissement de créances en francs suisses en Suisse réglées au moyen d un bulletin de versement avec référence bancaire (BVRB), remplaçant ainsi les listes de débiteurs sur papier. 1.2 Comment fonctionne le logiciel UBS BVRB e-list? La première étape consiste à générer dans le logiciel vos bulletins de versement BVRB UBS ou BVRB Quick UBS imprimés. Un assistant vous aide à saisir les formulaires BVRB et génère automatiquement dans la liste des débiteurs les entrées correspondant à vos formulaires. Vous pouvez ensuite établir vos factures dans UBS BVRB e-list et les envoyer à vos débiteurs accompagnées des bulletins de versement correspondants. Ensuite, vous n avez plus qu à attendre les paiements entrants, puis à télécharger les numéros de référence depuis UBS e-banking quand bon vous semble. Reste ensuite à rapprocher les «postes ouverts» créés dans UBS BVRB e-list lors de l établissement des factures en y intégrant ou traitant automatiquement les numéros de référence. Bien entendu, vous pouvez également générer les «postes ouverts» dans d autres systèmes de comptabilité débiteurs et y intégrer les numéros de référence. Ces numéros sont standardisés et peuvent donc être utilisés différemment selon les logiciels employés. 1.3 Où se procurer UBS BVRB e-list? UBS BVRB e-list peut être obtenu gratuitement sur la page Internet suivante d UBS: Switzerland AG: 3

4 1.4 Aperçu des principales fonctions Créer une liste de débiteurs Etablir des factures Editer des rappels pour une facture Traiter les paiements entrants Fonctions supplémentaires Supprimer des factures Rédiger une lettre d accompagnement 1.5 Configuration requise Système d exploitation: Windows 2000 Windows XP Windows Vista Matériel: Pentium II ou supérieur 32 Mo de RAM Espace disque disponible pour l installation: 20 Mo Accès à Internet (analogique, RNIS ou ADSL) 1.6 Instructions relatives à l installation 1. Téléchargez le logiciel UBS BVRB e-list sur votre ordinateur depuis le site Internet UBS ( rubrique Logiciels et outils. 2. Fermez toutes les autres applications avant de procéder à l installation. 3. Pour lancer l installation, exécutez le fichier ubslist32.exe sur votre disque dur en double-cliquant dessus. 4. Lisez le contrat de licence, puis cliquez sur Oui pour l accepter. 5. Si vous souhaitez sauvegarder les fichiers UBS BVRB e-list dans un autre répertoire cible, cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez un répertoire. 6. Cliquez sur Continuer pour lancer l installation. A la fin du processus, un message s affiche indiquant qu UBS BVRB e-list a été installé avec succès. 1.7 Personnalisation Lors de la première utilisation du logiciel UBS BVRB e-list, vous êtes invité, en tant qu émetteur de factures, à saisir certaines informations nom et adresse, p. ex., qui seront ensuite reprises automatiquement dans la lettre d accompagnement comme adresse de l expéditeur. Vous pouvez modifier ces données à tout moment sous Options Configuration. 1.8 Configuration du programme Dans le menu Options, choisissez la commande Configuration pour régler les paramètres généraux. Mon adresse Cette rubrique vous permet de modifier à tout moment vos données d émetteur de factures saisies lors du premier lancement du logiciel. Aperçu En tant qu émetteur de factures, vous pouvez choisir combien de temps les factures comptabilisées restent visibles dans la liste des débiteurs. La valeur par défaut est fixée à 15 jours. La valeur saisie doit être supérieure à «0». Internet Les paramètres pour la connexion Internet de votre ordinateur sont définis ici. Autres (indexer la base de données au démarrage du logiciel) Si cette option est activée, les fichiers d indexation seront recréés à chaque démarrage d UBS BVRB e-list. Vous serez ainsi sûr qu aucun fichier d indexation défectueux n est utilisé. Attention: Pour pouvoir utiliser le logiciel UBS BVRB e-list afin de consulter les entrées de paiements BVRB, vous devez configurer UBS e-banking en conséquence. Pour ce faire, cliquez sur Préférences tout en haut dans UBS e-banking, puis, à gauche, sur Paiements. Cliquez sur BVRB: l article de menu Premier choix BVRB qui s affiche vous permet de choisir le compte crédité. Seuls les débits créés avec ce programme peuvent faire l objet d un rapprochement avec vos données BVRB. Vous devez pointer manuellement les factures émises antérieure ment. 4

5 Détails concernant l utilisation du logiciel 2. Boutons Cette option permet de générer des numéros de facture pour la liste de débiteurs, à réception de nouveaux bulletins de versement. Avec ce bouton, vous établissez de nouvelles créances à facturer. Pour ce faire, sélectionnez un bulletin de versement qui n a pas encore été utilisé, puis cliquez sur le bouton Etablir une facture. Si vous devez annuler une créance qui a fait l objet d une facture, vous pouvez la sélectionner et la supprimer. Vous effacez ainsi également le «poste ouvert» assorti du numéro de référence correspondant au bulletin de versement utilisé pour la facture en question. Divers filtres peuvent être définis. Ils agissent également sur les factures déjà payées. Exemple: afficher toutes les factures établies entre le xx et le xx. Si une facture n a pas été payée, vous pouvez éditer un rappel et générer une nouvelle facture pour la même créance. La nouvelle facture remplace l ancienne avec le numéro de référence correspondant. Les deux factures sont répertoriées dans la liste, la facture d origine n étant cependant plus affichée. Ainsi, peu importe le bulletin de versement (= numéro de référence) que le client utilise pour régler sa créance (voir chapitre 7, étape 5). Cette fonction permet de comptabiliser automatiquement les paiements entrants. Un fichier mis à disposition en ligne est téléchargé automatiquement via le transfert de données et rapproché des «postes ouverts». Une facture est comptabilisée même si le montant versé est différent, mais son statut l indique alors clairement. L écran d accueil, avec les différents boutons 5

6 3. Saisir les nouveaux bulletins de versement BVRB UBS ou BVRB Quick UBS Etape 1: Générer des factures Pour obtenir de nouveaux bulletins de versement avec les numéros de référence correspondants dans la liste des débiteurs, choisissez la commande Générer des factures dans le menu Factures ou cliquez sur le bouton prévu à cet effet dans la fenêtre principale. L assistant s ouvre et vous guide étape par étape. Cliquez sur le bouton Continuer pour passer à la suite et sur le bouton Retour pour revenir à l étape précédente. Etape 2: Numéro de référence Saisissez le numéro de référence à 27 positions du PREMIER bulletin de versement (celui avec le numéro le plus petit). Il dispose d un chiffre de contrôle qui garantit la saisie correcte dudit numéro. 6

7 Etape 3: Nombre de formulaires BVRB Indiquez le nombre de factures à générer (= nombre de formulaires BVRB). Etape 4: Incrémentation des numéros de facture Déterminez l incrémentation des numéros de facture. Si vos bulletins de versement présentent des numéros de facture croissants, saisissez l intervalle correspondant («incrémentation»). L assistant utilise ces informations pour calculer automatiquement les numéros de facture et de référence de tous les justificatifs. Si vos bulletins de versement présentent tous le même numéro de facture, sélectionnez l option N de facture fixe, uniforme. Etape 5: Générer des factures Vous avez saisi toutes les données nécessaires au traitement. Cette étape vous donne un aperçu des numéros de facture générés par l assistant. Veuillez contrôler que les numéros de facture affichés correspondent aux numéros de référence de vos bulletins de versement. Les entrées ainsi créées ont le statut «Inutilisée». Cliquez sur le bouton Exécuter pour lancer l édition et fermer l assistant. 7

8 4. Etablir une facture Pour établir une facture pour une nouvelle créance, sélectionnez dans la liste des débiteurs un numéro de facture avec le statut «Inutilisée». Choisissez la commande Etablir une facture dans le menu Factures ou cliquez sur le bouton correspondant dans la fenêtre principale. Une boîte de dialogue apparaît; complétez les champs de saisie avec les données du débiteur concerné. 4 Champs de saisie 5 1 Objet Indiquez une brève description de la prestation facturée. 2 Débiteur (adresse) Saisissez l adresse du destinataire de la facture (débiteur). 3 Données de la facture Précisez le montant et la date d établissement de la facture. 4 Entrée du paiement La saisie d un montant et d une date d entrée permet de comptabiliser manuellement une facture établie. Normalement, ces données sont complétées automatiquement par l assistant des entrées de paiement. Boutons 5 Imprimer la lettre d accompagnement Cliquez sur ce bouton afin de rédiger et d imprimer une lettre d accompagnement pour votre facture. Factures remplacées Cliquez sur ce bouton pour obtenir une liste des numéros de facture remplacés par la présente facture (rappel). Ce bouton s affiche uniquement si la facture actuelle est un rappel. 8

9 5. Rédiger une lettre d accompagnement Vous pouvez rédiger une lettre d accompagnement standard pour toutes vos factures en cliquant sur le bouton Imprimer la lettre d accompagnement. Lorsque vous avez fini de la saisir, cliquez sur Enregistrer pour achever l opération. 6. Filtrer/chercher des factures Pour faciliter l aperçu, les statuts suivants sont représentés par des symboles: la facture n est pas encore utilisée la facture n est pas encore payée la facture a été payée, mais le mon- tant est incorrect (inférieur). la facture a été payée le montant de la facture est inférieur au paiement reçu un rappel a été édité pour la facture Inutilisée: Ouverte: Payée en partie: Payée: Trop-perçu: Rappel: Pour filtrer/chercher des factures, choisissez la commande correspondante dans le menu Factures ou cliquez sur le bouton du même nom dans la fenêtre principale. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez ensuite sur le bouton Seulement fact. ouvertes, Seulement fact. payées ou Toutes les factures pour utiliser un filtre prédéfini ou sur Critères individuels pour fixer d autres critères. 9

10 7. Editer des rappels pour une facture Une facture établie peut, le cas échéant, faire l objet d un rappel. Dès lors, la facture d origine est remplacée par une facture de substitution (rappel), puis supprimée de la liste des débiteurs. Un assistant vous aide à éditer un rappel pour une facture. Etape 1: Editer des rappels pour une facture Si vous souhaitez éditer un rappel pour une facture établie, sélectionnez-la, puis choisissez la commande Rappel pour une facture dans le menu Factures ou cliquez sur le bouton correspondant dans la fenêtre principale. Cliquez sur le bouton Continuer pour passer à l étape suivante et sur le bouton Retour pour revenir à l étape précédente. Etape 2: Définir les détails de la facture Confirmez ou corrigez les détails de la facture. L adresse du destinataire est reprise de la facture d origine. Le montant et la date d établissement peuvent être redéfinis. Etape 3: Définir le bulletin de versement Déterminez le bulletin de versement (numéro de facture) à utiliser pour le rappel. Etape 4: Rédiger une lettre d accompagnement Cliquez sur le bouton Rédiger/imprimer lettre d accompagnement si votre rappel doit comprendre une telle lettre. Vous pouvez en saisir le contenu dans la fenêtre qui s affiche. Etape 5: Exécuter le rappel Vous avez saisi toutes les données nécessaires au traitement. Cliquez sur le bouton Exécuter pour sauvegarder le rappel, supprimer la facture d origine et fermer l assistant (voir chapitre 2, Rappel pour une facture). 10

11 8. Traiter les paiements entrants Etape 1: Traiter les paiements entrants Pour traiter des paiements entrants, choisissez la commande correspondante dans le menu Factures ou cliquez sur le bouton du même nom dans la fenêtre principale. Un assistant s ouvre et vous aide dans toutes les étapes du traitement. Cliquez sur le bouton Continuer pour passer à l étape suivante et sur le bouton Retour pour revenir à l étape précédente. Etape 2: Réceptionner et comptabiliser les données de paiements entrants Ici, vous devez indiquer si vous souhaitez réceptionner des données de paiements entrants via UBS e-banking (transfert de données) ou enregistrer ces données à partir d un fichier. Etape 3: Saisir le compte ou sélectionner le fichier BVRB Selon l opération choisie à l étape 2, vous devez: indiquer le compte dont les paiements entrants doivent être réceptionnés via UBS e-banking. Vous pouvez aussi choisir le compte (et le numéro de clearing) dans la liste des comptes, en cliquant sur le bouton Sélection (en ligne). La liste est alors obtenue auprès du serveur UBS e-banking. sélectionner le fichier BVRB au moyen de Parcourir. Etape 4: Vérifier le protocole de traitement Indiquez ici si vous souhaitez imprimer ou simplement afficher à l écran un protocole de traitement, qui donne des informations sur tous les paiements entrants traités et leur statut. Etape 5: Déclencher les entrées de paiements Vous avez saisi toutes les données nécessaires au traitement. Cliquez sur le bouton Exécuter pour lancer le traitement et fermer l assistant. 11

12 9. Etablir une copie de sauvegarde Pour établir une copie de sauvegarde de la base de données UBS BVRB e-list, choisissez la commande correspondante dans le menu Fichier. Une boîte de dialogue s ouvre. Indiquez alors le répertoire où les fichiers de la base de données doivent être copiés ou acceptez le chemin proposé. Lancez la création de la copie de sauvegarde en cliquant sur le bouton Sauvegarder. Le bouton Options permet de définir si UBS BVRB e-list doit établir automatiquement une copie de sauvegarde à chaque fermeture du programme. Pour récupérer une copie de sauvegarde de la base de données UBS BVRB e-list, choisissez la commande correspondante dans le menu Fichier. Une boîte de dialogue s ouvre. Indiquez alors le répertoire où les fichiers de la base de données doivent être récupérés ou acceptez le chemin proposé. Lancez la récupération de la copie de sauvegarde en cliquant sur le bouton OK. 10. Aide Aide générale Pour obtenir une aide détaillée sur les différents éléments d une boîte de dialogue, cliquez sur le point d interrogation dans la barre de titre. Le descriptif des différentes fonctions est disponible via le sommaire de l aide en ligne. Aide spécifique aux boîtes de dialogue Cette aide accessible avec la touche de fonction F1 (lorsque la boîte de dialogue est ouverte) décrit les éléments de la boîte de dialogue. 12

13 ab UBS SA Switzerland AG Case postale CH-8098 Zurich UBS Le symbole des clés et UBS font partie des marques protégées d UBS. Tous droits réservés. Juin 2007

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