Synthèse du projet «Prêt de tablettes numériques» à la BCU : Statistiques et enquêtes de satisfaction

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1 Synthèse du projet «Prêt de tablettes numériques» à la BCU : Statistiques et enquêtes de satisfaction 1

2 Table des matières Introduction...3 Le service de prêt de tablettes numériques : état des lieux avant enquête...3 Les procédures :...3 Les premières statistiques de prêt...4 BU Sciences :...4 BU Santé :...4 Bibliothèque de la Rotonde :...4 Synthèse de l'enquête aux emprunteurs...4 Synthèse de l'enquête auprès des non-emprunteurs...6 Synthèse de l'enquête auprès du personnel...7 Le service de prêt de tablettes numériques : état des lieux après enquête...9 Les procédures...9 Les nouvelles statistiques de prêt...9 BU Sciences :...9 BU Santé :...9 Bibliothèque de la Rotonde :...9 Annexes...10 Prêter des tablettes numériques à la BCU Santé...10 Prêter des tablettes numériques à la BCU Sciences et Techniques-STAPS...12 Prêter des tablettes numériques à la Bibliothèque de la Rotonde...15 Fiches de prêt BCU Santé et BCU Sciences et Techniques-STAPS...16 Fiches de prêt BCU Sciences et Techniques-STAPS...17 Fiches de prêt Bibliothèque de la Rotonde

3 Introduction Le projet «Prêt de tablettes numériques» a débuté en décembre 2012, mené conjointement par la BCU Santé et la BCU Sciences et Techniques-STAPS. Les objectifs principaux étaient : - de permettre aux usagers de se familiariser avec de nouveaux outils numériques ; - de mettre en valeur les collections de la bibliothèque ; - de développer la médiation numérique ; - d'associer des usages ludiques aux usages traditionnels de la BU pour attirer de nouveaux publics et les fidéliser. Après une première phase de réflexion et de manipulation en interne des appareils, le service a été officiellement lancé en octobre 2013 en Sciences, et en novembre 2013 en Santé, rejointes par la bibliothèque de la Rotonde en décembre En parallèle, un groupe d'étudiantes en licence professionnelle «Gestion et mise à disposition de ressources documentaires» a été sollicité pour suivre le démarrage du projet et mettre en place une enquête de satisfaction auprès du public ainsi que des personnels des services concernés. Cette enquête a été menée du 20 janvier au 8 février 2014 dans les BCU Santé, Sciences et Techniques-STAPS, et à la Rotonde. Trois questionnaires ont été mis en place : l'un, en ligne et sous forme papier, destiné aux lecteurs ayant déjà emprunté une tablette, les deux autres, sous forme papier uniquement, adressés aux lecteurs n'ayant jamais emprunté de tablettes ou aux agents. Au total, 287 étudiants et 41 personnels ont donné leur avis. Le présent document synthétise les résultats quantitatifs et qualitatifs de cette enquête. Le service de prêt de tablettes numériques : état des lieux avant enquête Les procédures : Les BCU Santé et Sciences et Techniques-STAPS ont été équipées chacune de 2 ipads 2 et de 3 Galaxy Tabs 2. La bibliothèque de la Rotonde quant à elle dispose de 13 ipads 2. Voir en annexe les procédures de prêt des trois bibliothèques pilotes. Les procédures mises en place en Sciences et en Santé sont basées sur le même document de référence dont le contenu a été adapté aux particularités de chaque service. La Rotonde s'est dotée d'une procédure qui lui est propre, mais dont le contenu est similaire aux deux autres. En Santé et en Sciences, tous les lecteurs peuvent emprunter une tablette. A la Rotonde, ils doivent disposer d'un identifiant ENT leur permettant de se connecter au Wi-Fi. Dans tous les cas, le prêt de tablettes s'effectue sur place uniquement : de 8h à 18h en Santé (jusqu'à 16h le samedi), pour une durée de 3h maximum ; de 8h à 19h en Sciences, sans limitation de durée ; entre 9h et 12h30 puis entre 13h30 et 17h à la Rotonde, sans limitation de durée non plus. Les réservations ne sont pas possibles. Les appareils sont antivolés et prêtés en échange d'une pièce d'identité (la carte d'étudiant n'étant pas acceptée), sans dépôt de caution. A la Rotonde, une charte d'utilisation des tablettes doit être signée par l'emprunteur au moment du prêt. En Sciences et en Santé, les lecteurs remplissent une fiche de prêt papier. Les lecteurs sont tenus pour responsables en cas de perte, vol ou dégradation. Le règlement intérieur de la BCU, amendé en décembre 2013, prévoit un 3

4 remboursement de 500 si l'appareil n'est pas retourné en état de bon fonctionnement. Toutes les données, documents et applications téléchargés par les lecteurs sur les appareils sont effacés après restitution à la banque de prêt. En Sciences et en Santé, les appareils sont mis à recharger le soir par le personnel dans un local fermé à clé. A la Rotonde, les ipads sont placés dans un chariot de rechargement après chaque retour. Les premières statistiques de prêt BCU Sciences : La BCU Sciences a enregistré 89 prêts en octobre 2013, 106 en novembre, 62 en décembre et 48 en janvier, soit un total de 305 prêts pour les quatre premiers mois de mise en place du nouveau service. Les prêts concernent à 58 % les ipads et à 42 % les Galaxy Tabs. Le service a touché 139 lecteurs différents. 59 % d'entre eux n'ont effectué qu'un seul prêt, 30 % en ont effectué entre deux et quatre, 11 % ont effectué 5 prêts ou plus. BCU Santé : La BCU Santé a enregistré 24 prêts en novembre 2013, 11 en décembre 2013 et 2 en janvier 2014, soit un total de 37 prêts pour les trois premiers mois de mise en place du nouveau service. Les prêts concernent à 73 % les ipads et à 27 % les Galaxy Tabs. Le service a touché 12 lecteurs différents. 5 d'entre eux (41,6 %) ont effectué un seul prêt, 5 autres entre 2 et 3 prêts, enfin un lecteur a utilisé le service 8 fois et un autre 12 fois. Bibliothèque de la Rotonde : La Bibliothèque de la Rotonde a enregistré 14 prêts en décembre 2013 et 18 en janvier 2014, soit un total de 32 prêts. Pour le mois de décembre, le nombre de lecteurs différents s'élève à 11. Deux d'entre eux ont effectué deux ou trois prêts. Les chiffres ne sont pas connus pour le mois de janvier. Synthèse de l'enquête aux emprunteurs L'enquête aux emprunteurs avait pour but de mesurer la satisfaction des usagers quant au nouveau service proposé par la BCU et de définir des pistes d'amélioration possibles. 55 personnes ont répondu au questionnaire : 28 en Sciences ; 9 en Droit ; 6 en Santé et 6 autres non rattachés à une section particulière. Il s'agissait uniquement d'étudiants, en majorité de niveau licence (71 %). Aucun doctorant ou enseignant-chercheur n'a participé à l'enquête. Il ressort tout d'abord de l'enquête que moins de la moitié des étudiants est équipée d'appareils leur permettant d'accéder à internet : ordinateurs portables (48 %), smartphones (37 %). La BCU a donc un rôle important à jouer dans la fourniture de matériel numérique connecté. Par ailleurs, seuls 7 répondants ont indiqué posséder une tablette à titre personnel. On observe une nette préférence pour les ipads (64 %), mais les lecteurs utilisant les Galaxy Tabs restent davantage fidèles à ce modèle. L'iPad constitue avant tout la tablette par défaut, car connue, vers laquelle se tournent en premier les lecteurs n'ayant jamais utilisé ce genre d'appareils. Les usages qui sont faits des tablettes sont plutôt partagés. Les étudiants les utilisent majoritairement dans le cadre de leurs études (59 %), mais 41 % en font tout de même un usage ludique. En Sciences, 93 % des répondants affirment faire un usage studieux des tablettes et 39 % 4

5 un usage ludique (28,6 % conciliant les deux). Ce sont les plus «sérieux». En Santé et en Droit, les proportions sont plus équilibrées. Pour la première, 86 % des emprunteurs ont indiqué avoir travaillé sur les tablettes et 71 % les avoir utilisées pour des activités de détente (plus de la moitié conciliant les deux). Pour la seconde, ils sont autant (plus des deux tiers) à avoir préféré un usage ludique ou un usage studieux des appareils, et 47 % à être passés de l'un à l'autre. Sur l'ensemble des trois bibliothèques, les tablettes servent dans la plupart des cas (33 %) à effectuer des recherches sur le Web. La consultation des ressources électroniques (15 %), la fréquentation des réseaux sociaux (14 %), la lecture en ligne (10 %) et les jeux (10 %), sont les autres usages fréquents qui ressortent de l'enquête. En Sciences, les étudiants de licence utilisent davantage les jeux et les réseaux sociaux que les masterants. En revanche, les étudiants ne semblent pas chercher à regarder des films, écouter de la musique ou même à se servir des applications de bureautique installées sur les appareils. Seuls trois lecteurs témoignent avoir téléchargé des applications. Les autres utilisateurs des Galaxy Tabs déplorent de ne pas avoir réussi à accéder au Google Play Store pour ce faire. Certains usagers apparaissent comme de véritables habitués du service : 12 d'entre eux (surtout des étudiants en Sciences) ont ainsi déclaré avoir emprunté 3 ou 4 fois les appareils. Ce phénomène est confirmé par les statistiques que tiennent les responsables de projet des différentes sections. En Santé par exemple, pour la période de novembre 2013 à janvier 2014, 3 étudiants représentaient à eux seuls 60 % des emprunts. La majorité des lecteurs utilisent les appareils en moyenne une heure (45 %). Ils sont à peu près autant à les utiliser moins d'une heure (29 %) ou plus d'une heure (25 %). 73 % des répondants n'ont rencontré aucune difficulté technique. Les problèmes soulignés sont essentiellement dus à l'accès au Wi-Fi ou aux demandes de mises à jour répétées des différentes applications. La campagne de communication semble avoir été efficace : 46 % des personnes interrogées avaient eu connaissance de la mise en place du service de prêt avant d'effectuer leur premier emprunt : ils étaient 92 % en Sciences et 86 % en Santé. A la Rotonde en revanche, le message n'a touché que 54 % des emprunteurs. L'information diffusée par mail a eu le plus d'impact (35 %), ainsi que l'affichage (31 %) et le bouche-à-oreille (19 %). Par ailleurs, les lecteurs sont très satisfaits des informations fournies par le personnel d'accueil (95 %). Le service a reçu un accueil mitigé. Si 36 % des répondants sont convaincus de l'utilité du service (accès immédiat à l'information, découverte d'un nouvel outil informatique auquel tous n'auraient pas accès compte tenu de son prix, aide à la maîtrise des outils informatiques, technologie pratique et mobile), 51 % restent sceptiques ou indécis et ne savent pas s'ils réemprunteront une tablette. Les tablettes sont surtout perçues comme un plus permettant, sans être indispensables, de combler le manque d'ordinateurs dans les sections et d'éviter aux usagers d'apporter leur propre matériel. Enfin, 13 % des emprunteurs n'ont pas du tout été conquis, jugeant que les tablettes ne pourront pas remplacer un ordinateur, qu'elles manquent d'ergonomie ou que les modalités d'emprunt sont trop lourdes. Malgré tout, 87 % des étudiants estiment que la BCU joue pleinement son rôle en proposant un tel service : tout d'abord parce qu'il en va de sa mission de faire découvrir les nouvelles technologies ; ensuite parce que les tablettes sont des outils mobiles faciles d'utilisation ; enfin parce que ce service permet de pallier le manque d'ordinateurs au sein des BU. Les 13 % restant préféreraient quant à eux que le parc informatique soit développé davantage ou critiquent le caractère ludique des tablettes qui, selon eux, n'a pas sa place en BU. Certains attendent d'en savoir plus sur les applications que pourrait proposer la BCU en lien avec leurs études. A la fin de l'enquête, les emprunteurs ont émis les souhaits suivants : possibilité d'emprunter des écouteurs ou des casques audio ; 5

6 simplification des procédures de prêt, notamment après un premier emprunt ; téléchargement de contenus payants que les étudiants puissent tester ; mise au point d'une liste d'applications spécialisées recommandées par la BCU (pour les études, ou pour les loisirs) ; association des étudiants et des enseignants au choix de ces applications (65 % des répondants) : pour adapter ces choix aux cursus universitaires ; pour sélectionner les contenus les plus pédagogiques ; pour faire découvrir de nouvelles applications ; pour permettre d'établir un dialogue entre étudiants et enseignants ; prêt à domicile (60 % des répondants). Le besoin de formation ne se fait ressentir que chez 8 % des utilisateurs, dont plus de la moitié pour une formation dédiée aux applications (56 %) et non à l'outil lui-même (44 %). Les étudiants de Santé sont les plus demandeurs, notamment en terme de formation aux contenus (71,4%). En Droit, les besoins sont partagés : les deux tiers des lecteurs interrogés jugent ainsi qu'une formation serait utile (35 % sont favorables à une formation à l'outil et 41 % aux contenus). En Sciences en revanche, seuls 14 % des emprunteurs interrogés ressentent le besoin d'être formés. Synthèse de l'enquête auprès des non-emprunteurs L'enquête avait pour objectifs de déterminer les raisons de la réticence de certains usagers vis-à-vis du service de prêt de tablettes, de connaître leur point de vue quant à la légitimité d'un tel service en bibliothèque universitaire, ou encore d'évaluer l'efficacité de la campagne de communication menée par la BCU. 241 personnes ont répondu au questionnaire : 99 % d'entre elles étaient des étudiants. On ne compte que deux enseignants-chercheurs, un professeur de l'enseignement secondaire et un professeur de l'enseignement supérieur. Sur la totalité des étudiants, 89 sont inscrits en Sciences, (dont la grande majorité en licence de biologie) ; 88 en Santé (les réponses proviennent surtout d'étudiants en PACES, en licence et en master de médecine) et 55 en Droit (principalement en licence d'économie et de droit). Les données concernant l'équipement des étudiants en matériel informatique recoupent celles de l'enquête aux emprunteurs : moins de la moitié d'entre eux disposent d'un ordinateur portable (47%) et 33 % ont un smartphone. 10 % possèdent une tablette et 70 % ont déjà eu l'occasion d'en manipuler une en dehors de la BCU. Dans 60 % des cas, l'usage qui avait été fait de l'outil était un usage ludique, de détente. 35 % des répondants s'en sont néanmoins servis dans le cadre de leurs études. Les usages les plus fréquents sont : les jeux (16%), la recherche sur Internet (15%), la fréquentation des réseaux sociaux (14%) et l'écoute de la musique (13%). Là encore, on constate que la campagne de communication menée par la BCU a été relativement efficace, 54 % des étudiants étant au courant de la mise en place du nouveau service. 38 % d'entre eux ont été informés via l'affichage, 24 % par un mail d'information et 18 % par le bouche-à-oreille. Globalement, les étudiants de Sciences semblaient mieux informés. A l'instar des emprunteurs, les lecteurs qui n'ont pas emprunté de tablettes ont des avis plutôt partagés quant à la présence des tablettes dans la BCU. La moitié d'entre eux se montrent vivement intéressés : par curiosité pour l'outil (48%) ou par envie de découvrir de nouvelles applications (44%). L'autre moitié en revanche ne se montre pas très enthousiaste : parce qu'ils possèdent déjà une tablette ou un ordinateur, ou parce qu'ils estiment que les tablettes ne sont pas adaptées à un travail universitaire. Les lecteurs les moins intéressés sont majoritairement les étudiants de la BCU 6

7 Sciences. En effet, sur 89 étudiants interrogés, 52 ne voyaient pas d'intérêt à emprunter une tablette à la BU, alors qu'en Droit l'intérêt du service est reconnu par 33 étudiants sur 55 et en Santé le rapport intéressés/non-intéressés est le même (à savoir de 42 personnes). Les étudiants de Sciences n'ont pas, contrairement aux étudiants de Droit ou de Santé, formulé de demande particulière concernant des applications spécialisées qu'ils souhaiteraient trouver sur les appareils. Les étudiants de Droit réclament des applications de comptabilité et ceux de Santé d'anatomie. Malgré ce scepticisme, la majorité des répondants (62%) considère néanmoins comme légitime de trouver des tablettes à la BCU, et ce même s'ils ne sont pas eux-mêmes intéressés par le prêt. Il estime en effet : que c'est le rôle de la BU de faire découvrir aux étudiants de nouveaux outils informatiques (24%) ; que ce service donne une image plus moderne de la BU (38%) ; et qu'il permet de combler le manque d'ordinateurs disponibles (28%) Les étudiants réfractaires en revanche considèrent que ce service n'a aucun intérêt pour la BU (23%), estimant que les appareils ont un coût élevé et sont fragiles (18%). Certains estiment qu'il y a d'autres priorités, comme la multiplication du nombre de prises dans les salles de lecture. Afin d'améliorer le service, les répondants ont suggéré : le prêt à domicile ; le téléchargement d'applications spécialisées en lien avec les cursus universitaires ; la mise à disposition d'une liste de ces applications à l'accueil ; l'amélioration de la connexion Wi-Fi en BU Santé ; une meilleure communication. Enfin, 35 % des étudiants interrogés ressentent le besoin d'être formés à l'utilisation des appareils : 39 % d'un point de vue technique, 61 % aux applications spécialisées (notamment les étudiants de Santé quand les étudiants de Droit préfèrent une formation plus technique. Les demandes de formation en BU Sciences sont plus limitées, avec une légère préférence pour une formation aux contenus). Synthèse de l'enquête auprès du personnel L'enquête aux personnels avait pour but de recueillir l'avis des agents sur le nouveau service proposé par la BCU, leur perception de ce type de service avant et après sa mise en place. 41 personnes ont répondu à l'enquête : 13 en Sciences et en Santé ; 15 en Droit. A la BCU Droit, les personnels ont été globalement favorables au projet (10 favorables contre 3 réservés), de même qu'à la BCU Santé (9 favorables contre 4 réservés). En ce qui concerne la BCU Sciences, les avis sont plus partagés : 6 agents se sont montrés favorables au nouveau service, mais sept ont émis des réserves. Aucun agent ne s'est prononcé complètement contre le projet. Les personnes favorables jugent le prêt de tablettes comme un service dans l'air du temps, qui permet aux usagers de découvrir un nouvel outil et l'usage qui peut en être fait en bibliothèque. Ils estiment par ailleurs que ce type de service innovant s'inscrit dans l'extension de l'offre de services que les BU doivent proposer. Les personnels défavorables quant à eux émettent les objections suivantes : le service ne pourra pas être pérennisé ; 7

8 les tablettes sont des outils personnels, mal adaptés à un usage collectif ; le prêt d'ordinateurs portables semble plus adapté au travail universitaire ; le budget alloué au projet aurait pu servir à d'autres projets plus prioritaires ; les tablettes sont des appareils coûteux et fragiles : les risque de vol et de dégradation sont source d'appréhension pour les équipes ; enfin, les tablettes ont été mises à la disposition des lecteurs sans que la réflexion sur les contenus n'ait été achevée. Ces remarques proviennent majoritairement de la BCU Sciences, mais sont également reprises par les agents des autres sections. Malgré les réticences, la majorité des agents considèrent néanmoins que le prêt de tablettes permet de valoriser la BCU (14 en Droit, 9 en Santé, 11 en Sciences). La plupart des agents a pu testé le matériel, que se soit à domicile (20) ou au sein de la bibliothèque (30), et estime, dans 75 % des cas, que cette période de test a été suffisante. 27 agents ont eu l'occasion d'utiliser les tablettes dans leur environnement professionnel : pour le récolement, l'accès à internet, la consultation des ressources électroniques, la formation des usagers ou encore la veille documentaire. L'accès aux ressources et au catalogue, la recherche et la veille documentaires ainsi le récolement sont les activités qui ont le plus suscité l'intérêt des équipes. Par ailleurs, les agents estiment que les tablettes pourraient être utilisés dans le cadre de l'accueil mobile, pour la prise de notes en réunions mais aussi pour accéder au SIGB (ce qui implique une application particulière). La majorité des agents n'a pas bénéficié d'une formation particulière (13 en Droit, 10 en Santé et 6 en Sciences), ce qui ne semble pas leur poser problème. Ainsi, seuls 6 d'entre eux estiment en avoir besoin. Dans leur ensemble, les personnels souhaitent surtout avoir l'occasion de manipuler les deux modèles de tablettes afin de se familiariser avec les deux interfaces très différentes qu'ils proposent. Par ailleurs, une manipulation régulière permettrait de ne pas perdre les acquis. Enfin, certains aimeraient connaître davantage les applications et contenus proposés aux étudiants afin de pouvoir les conseiller. Les deux tiers des agents n'ont pas eu le sentiment de progresser professionnellement grâce aux tablettes. 12 d'entre eux ont néanmoins pu apprendre à maîtriser un terminal mobile et à télécharger des applications. Pour la suite du projet, les agents ont suggéré : de communiquer davantage sur le service ; d'ajouter des contenus spécialisés sur les tablettes en lien avec les cursus des étudiants et de communiquer sur le sujet ; d'acquérir des applications payantes pour attirer les usagers possédant déjà leur propre tablette afin de leur faire découvrir de nouveaux contenus ; de mettre davantage en valeur les ressources électroniques de la BCU ; d'élargir les horaires d'emprunts, voire de prêter les tablettes à domicile ; de mettre en place des ateliers de formation pour les étudiants ; de développer les utilisations professionnelles des appareils ; d'acheter un chariot de rechargement, des caques et des housses pour les BU qui n'en possèdent pas ; d'augmenter la flotte de tablettes et de la panacher avec des ordinateurs portables ; de créer une application BCU pour les terminaux mobiles. 8

9 Le service de prêt de tablettes numériques : état des lieux après enquête Les procédures Les procédures ont peu évolué après l'enquête. En Sciences, le prêt a été étendu jusqu'à 21h et des casques audio ont été mis à la disposition des lecteurs. Les fiches de prêt ont également été simplifiées avec la suppression des coordonnées des emprunteurs : seules demeurent les mentions du nom, prénom, de la date, et la liste des éléments prêtés et rendus. Les nouvelles statistiques de prêt BCU Sciences : La BCU Sciences a enregistré 82 prêts en février 2014, 78 en mars, 86 en avril et 71 en mai, soit 317 prêts de plus qu'avant l'enquête, ce qui porte à 622 le nombre total de prêts enregistrés sur les huit premiers mois de lancement du service. Les nouveaux prêts concernent à 56,5 % les ipads et à 43,5 % les Galaxy Tabs. Sur la période d'octobre 2013 à mai 2014, 57,2 % des prêts concernaient donc les ipads et 42,8 % les Galaxy Tabs. Le service a touché 79 nouveaux lecteurs en quatre mois, soit un total de 218 emprunteurs différents sur la période octobre 2013 mai ,5 % d'entre eux n'ont effectué qu'un seul prêt, 34,4 % en ont effectué entre deux et quatre, 15,1 % ont effectué 5 prêts ou plus. BCU Santé : La BCU Santé a enregistré 18 prêts en février 2014, 20 en mars, et 1 en avril, soit 39 prêts de plus qu'avant l'enquête, ce qui porte à 76 le nombre total de prêts enregistrés sur les six premiers mois de lancement du service. Les nouveaux prêts concernent à 56,4 % les Galaxy Tabs et à 43,6 % les ipads. Sur la période de novembre 2013 à avril 2014, 57,9 % des prêts concernaient donc les ipads et 42,1 % les Galaxy Tabs. Le service a touché 19 nouveaux lecteurs, soit un total de 31 lecteurs différents sur la période novembre 2013 avril ,8 % d'entre eux ont effectué un seul prêt, 35,5 % en ont effectué entre deux et quatre, 3 lecteurs (9,7 %) ont effectué plus de 8 prêts. Bibliothèque de la Rotonde : La Bibliothèque de la Rotonde a enregistré 73 prêts supplémentaires du 17 janvier au 20 mai 2014, soit un total de 87 prêts sur les six premiers mois de lancement du service. Le service a touché 8 lecteurs sur la période, dont 2 ont effectué 3 prêts, 3 ont effectué 4 prêts, un seul 6 prêts et les deux derniers 8 prêts. 9

10 Annexes Prêter des tablettes numériques à la BCU Santé Procédure mise à jour le 06/01/2014 CONDITIONS DU PRÊT : Les tablettes sont prêtées sur place uniquement, de 8h à 18h00 et de 9h30 à 16h00 le samedi. Elles ne peuvent en aucune façon sortir des locaux de la bibliothèque. Le prêt se limite à une tablette par personne. Dans un premier temps, les réservations ne seront pas possibles. L'ensemble du public de la bibliothèque peut bénéficier de ce service. Cependant les lecteurs extérieurs n'ont pas d'accès au Wi-Fi, celui-ci étant réservé au public universitaire. Les tablettes sont prêtées contre le dépôt d'une pièce d'identité (carte d'identité, permis de conduire ou passeport). Aucune caution n'est demandée. La tablette est toujours prêtée avec sa pochette de protection. Le chargeur de batterie n'est pas fourni, sauf cas particulier. Les tablettes sont prêtées avec leur notice d'utilisation (photocopies). Les tablettes sont équipées de deux antivols : l'un se trouve collé au dos de la tablette, l'autre est glissé dans la pochette de protection. A 8H : 1. Marie-Elisabeth récupère les tablettes dans la salle de formation. Elles ont été mises à recharger la veille dans le meuble noir. 2. Stocker les tablettes rechargées dans le meuble à DVD (tiroir du bas). Ce meuble doit être fermé à clé et la clé déposée dans le caisson placé prêt du poste des prêts (et non laissée sur la serrure). Une fiche cartonnée est glissée dans chaque tablette : elle porte le nom de l'appareil auquel elle est associée. AU MOMENT DU PRÊT 1. Vérifier s'il reste des tablettes disponibles 2. Demander au lecteur une pièce d'identité : carte d'identité, passeport ou permis de conduire. Les cartes d'étudiant ne sont pas acceptées.!!! Vérifier que la pièce d'identité appartient bien au lecteur (voir la photo)!!! 3. Fournir au lecteur une fiche de prêt jaune et lui faire remplir la partie supérieure «Prêt». Doivent y figurer : l'heure et la date du prêt, les nom et prénom du lecteur, ses coordonnées ( et téléphone), le modèle de tablette prêtée. Le lecteur a le choix du modèle, dans la limite du stock d'appareils disponibles au moment de sa demande. 4. Rappeler les règles de prêt au lecteur : uniquement sur place. La durée du prêt est limitée à 3 heures. Bien lui préciser de se déconnecter de ses boites mails, applications et autres comptes personnels (twitter, facebook, skype...) après utilisation. Lui préciser également que toute application ou document téléchargé sera perdu une fois la tablette rendue, y compris les applications payantes. Le lecteur sera tenu pour responsable en cas de perte, de vol ou pour tout dommage qui pourrait être causé à l'appareil! 10

11 5. Remettre la tablette et son étui au lecteur. Le chargeur de batterie n'est pas prêté. 6. Conserver la fiche de prêt remplie à la banque de prêt et stocker la pièce d'identité du lecteur avec la fiche plastifiée nominative dans le meuble à DVD fermé à clé. AU MOMENT DU RETOUR : 1. Reprendre la fiche de prêt jaune et remplir la partie inférieure «Retour». Doivent y figurer : l'heure de retour, le modèle de tablette rendue. 2. Vérifier que la tablette n'a pas été abîmée (écran intact, pas d'éraflures sur la pochette de protection ou sur la tablette, pas de traces de choc, pas de fil dénudé...) et qu'elle est en état de marche : rallumer la tablette et tester le bon fonctionnement audio (avec le jingle de démarrage par exemple). 3. Une fois les vérifications effectuées, restituer la pièce d'identité au lecteur. Celui-ci sera par ailleurs encouragé à signaler au dos de la fiche de prêt tout bug ou dysfonctionnement qu'il aura noté pendant l'utilisation de la tablette. 4. Passer un coup de chiffon doux sur la tablette pour nettoyer les traces de doigts. 5. Remettre la fiche nominative dans la tablette et la tablette dans le meuble de stockage. Les fiches de prêt ne sont pas jetées mais archivées. Barrer la fiche et la stocker à la banque de prêt (même procédure que les annales, consultation de document sur place...). A 18H00/16H00 1. Les tablettes doivent être retournées à l'accueil pour 18h00 ou 16h00 le samedi. 2. Vérifier que toutes les tablettes ont bien été rendues. Si une tablette manque à l'appel au m o m e n t d e l a f e r m e t u r e, l a i s s e r u n m o t o u e n v o y e r u n m a i l à francoise.fontaine_martinelli@clermont-universite.fr. 3. Synchroniser les deux IPads à partir du poste de renseignement bibliographique à la banque de prêt. (Pour l'instant nous n'avons pas trouvé la solution pour sauvegarder les applis des Samsung donc elles ne seront pas synchronisées tous les soirs comme les IPads) 4. Mettre à charger dans la salle de formation les tablettes qui ont été utilisées dans la journée. Une installation a été réalisée dans le placard noir au fond de la salle de formation. Stocker les tablettes dans ce meuble, le fermer à clé puis mettre la clé dans le caisson situé près du poste maître. 5. Cette salle doit être refermée à clé et éteinte après l'installation des tablettes. 11

12 Prêter des tablettes numériques à la BCU Sciences et Techniques- STAPS Procédure mise à jour le 19/02/2014 CONDITIONS DU PRÊT : Les tablettes sont prêtées sur place uniquement, de 8h à 20h30 (jusqu'à 18h30 le vendredi). Elles ne peuvent en aucune façon sortir des locaux de la bibliothèque. Le prêt se limite à une tablette par personne. Dans un premier temps, les réservations ne seront pas possibles. L'ensemble du public de la bibliothèque peut bénéficier de ce service. Cependant les lecteurs extérieurs n'ont pas d'accès au Wi-Fi, celui-ci étant réservé au public universitaire. Les tablettes sont prêtées contre le dépôt d'une pièce d'identité (carte d'identité, permis de conduire ou passeport). Aucune caution n'est demandée. La tablette est toujours prêtée avec sa pochette de protection. D'autres accessoires peuvent également l'accompagner (casque audio avec protections hygiéniques jetables, adaptateur USB). Le chargeur de batterie n'est pas fourni, sauf cas particulier. Les tablettes Samsung sont prêtées avec leur notice d'utilisation (photocopies dans le tiroir «Accessoires»). Les tablettes sont équipées de deux antivols : l'un se trouve collé au dos de la tablette, l'autre sur la pochette de protection. A 8H : 1. Aller chercher dans la salle de formation les tablettes qui ont été mises à recharger la veille. 2. Si les tablettes Samsung n'ont pas pu être nettoyées la veille, lancer l'application de nettoyage All-in-One et passer un coup de chiffon (cf. infra «Au moment du retour 5. à 7.»). 3. Stocker les tablettes rechargées dans le meuble prévu à cet effet. Ce meuble doit être fermé à clé et la clé déposée dans le tiroir à clés placé prêt du poste des prêts (et non laissée sur la serrure). AU MOMENT DU PRÊT : 1. Vérifier s'il reste des tablettes disponibles. 2. Demander au lecteur une pièce d'identité : carte d'identité, passeport ou permis de conduire. Les cartes d'étudiant ne sont pas acceptées.!!! Vérifier que la pièce d'identité appartient bien au lecteur (voir la photo)!!! 3. Remplir une fiche «Prêt de matériel» orange : date et heure du prêt, nom et prénom du lecteur, ses coordonnées ( et téléphone). Dans la colonne «Prêt», cocher le modèle de tablette prêtée en indiquant son numéro (SCITAB n 01, 02, 03, 04 ou 05), cocher également la liste des accessoires qui l'accompagnent. Le lecteur a le choix du modèle, dans la limite du stock d'appareils disponibles au moment de sa demande. N.B : S'il n'y a plus de fiches de prêt : ouvrir le fichier fiches_prêt_de_matériel.pdf qui se trouve d a n s l e dossier partage$/sciences/accueil/service Accueil/a-Equipement et lancer une impression sur du papier orange. 12

13 4. Rappeler les règles de prêt au lecteur : uniquement sur place. Bien lui préciser de se déconnecter de ses boites mails, applications et autres comptes personnels (twitter, facebook, skype...) après utilisation. Lui préciser également que toute application ou document téléchargé sera perdu une fois la tablette rendue, y compris les applications payantes. Le lecteur sera tenu pour responsable en cas de perte, de vol ou pour tout dommage qui pourrait être causé à l'appareil! 5. Remettre la tablette et sa pochette de protection au lecteur, ainsi que les accessoires qu'il aura demandés (casque audio, adaptateur USB). Le chargeur de batterie n'est pas prêté. Les accessoires se trouvent dans le même meuble de stockage que les tablettes, dans le tiroir «Accessoires». 6. Dans le fichier lecteur, section «Tablettes», placer la fiche de prêt remplie et la pièce d'identité du lecteur devant l'intercalaire rouge portant le nom de la tablette prêtée. AU MOMENT DU RETOUR : 1. Reprendre la fiche «Prêt de matériel» orange et remplir la colonne «Retour». 2. Vérifier à cette occasion que tous les accessoires ont bien été rapportés. 3. Vérifier que lesdits accessoires et la tablette n'ont pas été abîmés (écran intact, pas d'éraflures sur la pochette de protection ou sur la tablette, pas de traces de choc, pas de fil dénudé...) et qu'ils sont en état de marche : rallumer la tablette et tester le bon fonctionnement du casque audio (avec le jingle de démarrage par exemple). Garder la tablette allumée. 4. Une fois les vérifications effectuées, restituer la pièce d'identité au lecteur. Celui-ci sera par ailleurs encouragé à signaler au dos de la fiche de prêt tout bug ou dysfonctionnement qu'il aura noté pendant l'utilisation de la tablette. 5. Pour les tablettes Samsung, lancer l'application de nettoyage des données All-in-One : Ouvrir l'application All-in-One (icône clé à molette) Aller dans l'onglet «Outils» (en haut à droite) «Nettoyage Système» (colonne de gauche) «Nettoyer Cache» «Nettoyer» (en bas de l'écran) «Nettoyer Historique» «Nettoyer» (en bas de l'écran) 6. Sortir de l'application (icône petite maison) et éteindre la tablette une fois le nettoyage effectué. 7. Passer un coup de chiffon doux sur la tablette pour nettoyer les traces de doigts (dans le tiroir «Accessoires»). 8. Remettre la tablette dans le meuble de stockage (tiroir «Tablettes»), avec ses accessoires (tiroir «Accessoires», sauf pour les pochettes de protection). Les fiches de prêt ne sont pas jetées mais archivées à la fin du fichier lecteur (deux intercalaires : l'un pour les prêts du jours, l'autre pour les archives antérieures). 13

14 A 20H30 (18H30 LE VENDREDI) : 1. Les tablettes doivent être retournées à l'accueil pour 20h30 (18h30 le vendredi). Passer un message de rappel au micro à l'intention des lecteurs à 20h20 (18h20 le vendredi). 2. Effectuer les derniers retours (cf supra). 3. Si certaines tablettes sont rendues en retard et que le nettoyage ne peut pas être effectué avant la fermeture : le signaler en collant sur les pochettes des appareils, en évidence, un post-it indiquant qu'il faut lancer l'application de nettoyage des données le lendemain à 8h. 4. A la fermeture, vérifier que toutes les tablettes ont bien été rendues. Si une tablette manque à l'appel au moment de la fermeture, laisser un mot ou envoyer un mail pour le signaler à la responsable (maite.roux@clermont-universite.fr). 5. Mettre à charger dans la salle de formation les tablettes qui ont été utilisés dans la journée (voir les fiches de prêt de la journée à la fin du fichier lecteur). Les branchements se trouvent autour de la table réservée au formateur. Cette salle doit être refermée à clé et éteinte après l'installation des tablettes. Pour le rechargement : se référer aux tutoriels disponibles à l'accueil (cahier noir) et sur le partage$/sciences/informatique. Les chargeurs des Galaxy Tabs 2 et leurs câbles USB sont noirs (cf. étiquettes collées dessus). Les chargeurs des ipads 2 et leurs câbles USB sont blancs (cf. étiquettes collées dessus). Ils sont conservés dans le tiroir «Accessoires» du meuble de stockage des tablettes. 6. Archiver les fiches de prêt de la journée. Les tablettes sont nettoyées complètement une fois par semaine, le vendredi après-midi. Dans un premier temps, la responsable s'occupe de la réinitialisation. 14

15 Prêter des tablettes numériques à la Bibliothèque de la Rotonde

16 Fiches de prêt BCU Santé et BCU Sciences et Techniques-STAPS Mise à jour en octobre 2013 PRET PRET Date de prêt : Date de prêt : Nom : Prénom : Nom : Prénom : Tél : Tél : Modèle de tablette prêté Modèle de tablette prêté Samsung ipad 2 Samsung ipad Accessoires prêtés : Accessoires prêtés : pochette de pochette de protection casque audio protection casque audio adaptateur USB (+ adaptateur USB (+ bouchon) chargeur de batterie bouchon) chargeur de batterie câble USB câble USB RETOUR RETOUR Date de retour : Date de retour : Modèle de tablette rendu Modèle de tablette rendu Samsung ipad 2 Samsung ipad Accessoires rendus : Accessoires rendus : pochette de pochette de protection casque audio protection casque audio adaptateur USB (+ adaptateur USB (+ bouchon) chargeur de batterie bouchon) chargeur de batterie câble USB câble USB PRET PRET Date de prêt : Date de prêt : Nom : Prénom : Nom : Prénom : Tél : Tél : Modèle de tablette prêté Modèle de tablette prêté Samsung ipad 2 Samsung ipad Accessoires prêtés : Accessoires prêtés : pochette de pochette de protection casque audio protection casque audio adaptateur USB (+ adaptateur USB (+ bouchon) chargeur de batterie bouchon) chargeur de batterie câble USB câble USB RETOUR RETOUR Date de retour : Date de retour : Modèle de tablette rendu Modèle de tablette rendu Samsung ipad 2 Samsung ipad Accessoires rendus : Accessoires rendus : pochette de pochette de protection casque audio protection casque audio adaptateur USB (+ adaptateur USB (+ bouchon) chargeur de batterie bouchon) chargeur de batterie câble USB câble USB

17 Nouvelles fiches de prêt BCU Sciences et Techniques-STAPS Mises à jour en janvier PRET DE MATERIEL PRET DE MATERIEL Date de prêt : retour : Date de prêt : retour : Nom, Prénom : Nom, Prénom : Prêt Retour Prêt Retour Tablette Tablette Samsung Galaxy Tab2 Samsung Galaxy Tab IPad 2 IPad Accessoires pochette de protection adaptateur USB (+ bouchon) chargeur de batterie câble USB Accessoires pochette de protection adaptateur USB (+ bouchon) chargeur de batterie câble USB Casque Casque PRET DE MATERIEL PRET DE MATERIEL Date de prêt : retour : Date de prêt : retour : Nom, Prénom : Nom, Prénom : Prêt Retour Prêt Retour Tablette Tablette Samsung Galaxy Tab2 Samsung Galaxy Tab IPad 2 IPad Accessoires pochette de protection adaptateur USB (+ bouchon) chargeur de batterie câble USB Accessoires pochette de protection adaptateur USB (+ bouchon) chargeur de batterie câble USB Casque Casque

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