Règlement de la Consultation R.C.

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1 MARCHE PUBLIC DE SERVICES MARCHE PUBLIC sur PROCEDURE ADAPTEE passé en application de l article 28 du Code des Marchés Publics. Place du Château CAVEIRAC OBJET DE LA CONSULTATION : Passation d un marché d assurances «Flotte automobile & Risques annexes» pour les besoins de la Ville de CAVEIRAC (Gard) Règlement de la Consultation Date d envoi à la publication : Le JEUDI 29 OCTOBRE 2015 Date limite de réception des candidatures et offres : Le LUNDI 30 NOVEMBRE 2015 À 12H00 Ordonnateur : Monsieur le Maire de Caveirac Comptable assignataire des paiements : Monsieur Le Trésorier - Trésorerie de Nîmes Agglomération Marché public Assurances Flotte automobile & Risques annexes RCE - CAVEIRAC

2 ARTICLE PREMIER : Objet et étendue de la consultation Objet de la consultation La présente consultation concerne la souscription d un contrats d assurances «Flotte automobile & risques annexes» pour le compte de la Ville de Caveirac dans le Gard (30) Etendue de la consultation La présente consultation est organisée sur PROCEDURE ADAPTEE passée en application de l article 28 du Code des Marchés Publics Décomposition de la consultation Les prestations ne sont pas alloties N LOT DESIGNATION CODE CPV - Flotte auto & risques annexes Conditions de participation des concurrents La présente consultation est réservée aux sociétés d assurance et/ou mutuelles ainsi qu aux intermédiaires habilités à présenter des opérations d assurance (attestation ORIAS à fournir sauf si prestataire de service non soumis à ORIAS). Du point de vue des marchés publics (rubrique D du formulaire DC1), le candidat se présente soit : ASSUREUR SEUL Indiquer à la rubrique D du DC1 : «Le candidat se présente seul». ASSUREURS GROUPÉS Indiquer à la rubrique D du DC1 : «Le candidat est un groupement d entreprise» «conjoint» «mandataire non solidaire». Les parties désigneront un mandataire pour les représenter (rubrique G du DC 1). ASSUREUR(S) + INTERMEDIAIRE / GESTIONNAIRE Voir ci-dessous SOIT L intermédiaire ne fait pas partie du groupement (voir ci-dessus). L assureur seul (ou le groupement d assureurs) pourra mandater un intermédiaire / gestionnaire pour le représenter (voir ci-dessous) sans que ce dernier soit membre du groupement (le mentionner sur l acte d engagement). L intermédiaire fait partie du groupement avec le ou les assureurs Les parties désigneront un mandataire pour les représenter (rubrique G du DC 1). Un intermédiaire ne peut se présenter seul, l offre serait alors considérée comme irrégulière. Page 2 sur 10

3 ARTICLE 2 : CONDITIONS DE LA CONSULTATION Au risque de rejet des candidatures concernées, un même opérateur économique ne peut candidater plusieurs fois pour un même marché (y compris dans le carde de groupements différents) sauf lorsqu il est porteur d un risque accessoire ou annexe au risque principal (ex. assistance dans le cadre d un contrat flotte) Durée du marché Les contrats relatifs au marché objet de la présente consultation prennent effet le 1 er Janvier 2016 à 0 heure pour une durée maximale de 48 mois. Il est prévu une possibilité de résiliation annuelle à l échéance dans les conditions fixées par le Cahier des clauses particulières Solution de base / Solution(s) alternative(s) / Prestation(s) supplémentaire(s) éventuelle(s) Le cahier des clauses particulières comporte : une solution de base, dont toutes les garanties devront être tarifées sous peine de rejet de l offre pour irrégularité, des dispositions particulières souhaitées que le candidat doit accepter. Au moyen d une note de réserves et/ou observations, le candidat devra impérativement indiquer clairement et avec précision les dispositions aménagées ou rejetées. Sauf acceptation de l intégralité des dispositions du cahier des clauses particulières, le défaut de fourniture de cette note de réserves entrainera l irrégularité de l offre. Le contenu de la note de réserves / observations sera pris en compte pour la valeur technique de l offre. Le rejet total du cahier des charges (ou sa substitution par les Conditions Générales de l assureur), l inversion de la hiérarchie des textes imposés ou la formulation de réserves significatives modifiant les principales - caractéristiques par leur nombre ou leur importance ou encore le renvoi systématique des clauses souhaitées à aux Conditions Générales de l assureur entraînera le rejet de l offre pour irrégularité. Le cahier des clauses particulières peut comporter également : une ou plusieurs solution(s) alternative(s) à la solution de base (voir article 6 de l acte d engagement). une ou plusieurs prestation(s) supplémentaire(s) éventuelle(s) PSE - s ajoutant à la solution de base ou alternative retenue (voir article 6 de l acte d engagement). Les candidats devront impérativement répondre à la ou aux solutions alternatives et/ou prestations supplémentaires sous peine de rejet de l offre qui sera considérée comme irrégulière. En l absence de mention spécifique, le caractère obligatoire est présumé. Lorsqu il est fait mention expresse du caractère facultatif de la solution alternative et/ou P.S.E., les candidats peuvent ne pas y apporter de réponse. Le pouvoir adjudicateur pourra sans préjudice ne pas donner suite à l une ou l autre des prestations supplémentaires demandées et/ou solution(s) alternative(s) Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 120 jours à compter de la date limite de réception des offres. Page 3 sur 10

4 ARTICLE 3 : DOSSIER DE CONSULTATION Le dossier de consultation du présent marché contient les pièces suivantes : Le présent règlement de la consultation () ; L acte d engagement (A.E.) et ses annexes (fiche de tarification ; note de réserves / observations) ; Le cahier des clauses particulières (C.C.P.) et ses annexes (sinistralité / éléments techniques ) ; Le dossier de consultation est téléchargeable gratuitement sur le site internet de la ville de Caveirac, rubrique marchés publics : La date limite de réception des offres est le LUNDI 23 NOVEMBRE 2015 A 12H 00. Aucune demande de dossier ne sera prise en compte par téléphone. Modification du dossier de consultation : L acheteur se réserve le droit d'apporter au plus tard 8 jours ouvrés avant la date limite fixée pour la remise des offres, des modifications de détail au dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Si, pendant l'étude du dossier par les candidats, la date limite fixée pour la remise des offres est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date. ARTICLE 4 : PRESENTATION DES CANDIDATURES ET DES OFFRES Les documents seront entièrement rédigés en langue française (ou traduction certifiée conforme des certificats administratifs émis par les autorités nationales) et exprimées en EUROS ( ). Les candidats devront impérativement utiliser les formulaires DC1 et DC2 (disponibles en téléchargement sur Documents à produire PIECES EXIGEES pour la CANDIDATURE : PIECES N 1 : - Le formulaire D.C.1 signé de façon originale par chaque membre du groupement - s il y a lieu (cf. ci-dessous) le mandat habilitant le signataire du D.C.1 Le formulaire D.C.1 pourra être signé par un mandataire (notamment intermédiaire d assurance) s il justifie d un mandat signé de façon originale l y autorisant (modèle de mandat joint en annexe n 1). Dans tous les cas, chaque organisme qui porte et provisionne tout ou partie des risques doit signer de façon originale : - soit le formulaire D.C. 1 ; - soit un mandat habilitant le signataire du D.C.1 (mandataire du groupement, intermédiaire d assurance...) à le représenter dans le cadre de la consultation). IMPORTANT : Lorsque seule est fournie la signature originale (ou électronique) du mandataire, et que la justification de sa qualité de mandataire est jointe de façon non originale (copie du mandat par exemple), le mandat original visant spécifiquement le marché devra être transmis dans le cadre des obligations de l article 6 du présente règlement de consultation préalablement à la notification. A défaut, l offre ne sera pas retenue (voir article 6 ci-après). Page 4 sur 10

5 PIECE N 2 : Le formulaire D.C.2 Un formulaire D.C.2 intégralement complété doit être fourni par : - chaque organisme porteur du risque ; - tout intermédiaire d assurance ou gestionnaire membre ou non du groupement. Il devra être justifié au titre du candidat individuel ou du groupement les : - capacités professionnelles : justificatifs de qualifications et compétences professionnelles (liste de références de prestations équivalentes exécutées). - capacités techniques : moyens humains et matériels affectés à l exécution des prestations objet du marché. PIECE N 3 : L agrément (assureur / mutuelle) et l attestation ORIAS (intermédiaire) Il est précisé que la fourniture de l attestation ORIAS dispense l intermédiaire de la fourniture de son attestation d assurance et de garantie financière. IMPORTANT : Pour tout porteur de risque non établi en France, les mêmes pièces seront exigées (attestations équivalentes délivrées dans le pays d origine), ainsi que la justification de l agrément du pays d origine en cas d intervention dans le cadre de la libre prestation de service et la justification du reversement des taxes d assurances correspondantes. PIECE N 4 : La justification des pouvoirs des signataires de chaque membre du groupement. PIECES EXIGEES pour l OFFRE (un dossier incomplet entrainera le rejet de l offre) : Un projet de marché comprenant : PIECE N 5 : L acte d engagement et ses annexes (fiche de tarification ) daté et signé par chaque membre du groupement de façon originale Ce formulaire pourra être signé par le mandataire s il justifie d un mandat. PIECE N 6 : Le cahier des clauses particulières (C.C.P.) daté et signé qui constituera les conditions particulières et/ou spéciales du contrat devant être émis EN COMPLEMENT de la notification des observations et/ou réserves. PIECE N 7 : Les notifications des réserves et/ou des observations le cas échéant - (voir article 2-2 ci-avant). PIECE N 8 : Les conditions générales de l assureur / mutuelle. PIECE N 9 : L engagement de gestion et des services associés à l offre (fin du CCP). PIECE N 10 : Le présent règlement de la consultation. Page 5 sur 10

6 4.2 Variante Les variantes ne sont pas autorisées. ARTICLE 5 : SELECTION DES CANDIDATURES ET DES OFFRES La sélection des candidatures et le jugement des offres seront effectués dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique. NOTA : Avant de procéder à l analyse des offres, si le pouvoir adjudicateur constate que les pièces visées ci-dessus sont manquantes ou incomplètes, il peut décider de demander aux candidats de produire ou compléter ces pièces dans un délai maximum de 5 jours ouvrés Conformité et étude des candidatures Les candidats seront jugés au niveau de leur candidature par le Pouvoir Adjudicateur. Ne seront pas admises : 1) les candidatures qui ne sont pas recevables en application de l article 43 du C.M.P., 2) les candidatures qui ne présentent pas le niveau d expérience / de qualification suffisant et les garanties techniques et/ou les garanties financières suffisantes Conformité des offres Les offres inappropriées, irrégulières et inacceptables seront éliminées. Si une offre paraît anormalement basse, le Pouvoir Adjudicateur peut la rejeter par décision motivée après avoir demandé par écrit (par télécopie en particulier) les précisions qu il juge utiles et vérifié les justifications fournies. Pour les nécessités de l analyse et le respect des principes d égalité de traitement et de transparence, la demande comportera une date limite de réponse d au moins trois jours ouvrés. Au-delà, toute justification sera considérée comme inexistante par le service Etude des offres L analyse des offres aboutira à un classement des offres. Le Pouvoir Adjudicateur ou ses représentants pourra demander des précisions techniques ou financières. Les questions et réponses seront consignées par écrit. En fonction de l importance des précisions apportées, une mise au point sera effectuée. Seront étudiées en premier la solution de base et solution(s) alternative(s) lorsqu elles existent. Une fois la solution de base et/ou alternative retenue, les prestations supplémentaires (PSE) seront étudiées. Toute prestation éventuelle facultative - lorsqu elles sont demandées - ne pourra être prise en compte dans le jugement des offres. Elle ne pourra être retenue qu après le choix du candidat ayant proposé l offre économiquement la plus avantaguese et si ce dernier y a répondu Attribution et critères Les critères intervenant pour le jugement des offres sont indiqués ci-dessous et pondérés de la manière suivante : Libellé Valeur technique 60 % Prix 40 % Page 6 sur 10

7 VALEUR TECHNIQUE Pondération : 60 % RAPPEL AUX CANDIDATS : Le contenu de la note de réserves / observations sera pris en compte pour la valeur technique de l offre. Le rejet total du cahier des charges (ou sa substitution par les Conditions Générales de l assureur), l inversion de la hiérarchie des textes imposés ou la formulation de réserves significatives modifiant les principales caractéristiques par leur nombre ou leur importance ou encore le renvoi systématique des clauses souhaitées à aux Conditions Générales de l assureur entraînera le rejet de l offre pour irrégularité. Avant pondération, la VALEUR TECHNIQUE de l offre sera notée sur 20 comme suit pour les sous critères suivants : - Garanties et montants souhaités (sur 3) - Franchises souhaitées (sur 3) - Respect des délais de préavis (sur 2) Il est tenu compte des délais de préavis demandés. Un délai de préavis inférieur à 4 mois entrainera l irrégularité de l offre, le souscripteur ne pouvant plus organiser une consultation dans un délai compatible avec le respect des règles de la commande publique. - Respect des Dispositions particulières (sur 10) - Engagement de gestion (sur 2) Les pénalisations applicables (par sous critères) seront effectuées par multiple de 0,25 selon l importance des observations / réserves formulées par le candidat. PRIX DES PRESTATIONS Pondération : 40 % Avant pondération,le prix sera également noté sur 20 Les notes relatives à ce critère seront calculées en fonction de l écart qui sépare chacune des offres de l offre du moins disant. L offre du candidat moins disant aura une note de 20, les autres offres seront notées au prorata de montant de leur offre par rapport à celui de l offre du moins disant : Prix = Le périmètre des garanties prises en compte pour le critère «prix» correspond à la combinaison de garanties (solution de base et/ ou solution alternative lorsqu elle existe + prestation(s) supplémentaire(s) obligatoire(s) retenues par le maître d ouvrage. RAPPEL AUX CANDIDATS : toute prestation éventuelle facultative ne pourra être prise en compte dans le jugement des offres. Le représentant du pouvoir adjudicateur, se réserve le droit de mettre en œuvre une phase de négociation avec les candidats agréés et sur la base de la première offre transmise. La négociation sera exclusivement réalisée par échanges écrits avec chacun des candidats. La négociation pourra porter sur les points suivants : Observations formulées. Prix de la prestation ; Page 7 sur 10

8 ARTICLE 6 : OBLIGATIONS AVANT NOTIFICATION L offre choisie ne sera retenue qu à titre provisoire en attendant que le candidat (pièces équivalentes pour les candidats étrangers) produise sous forme originale les pièces ci-après (article 46 du Code des Marchés Publics). Il sera demandé au candidat (ou aux membres du groupement et au mandataire si non membre du groupement) auquel il est envisagé d attribuer le marché de produire dans le délai indiqué dans le courrier d information au candidat retenu les documents suivants : 1) les pièces prévues aux articles D ou D et D du Code du travail. «En cas d inexactitude des documents et renseignements mentionnés aux articles 44 et 46 ou de refus de produire les pièces prévues, il sera fait application aux torts du titulaire des conditions de résiliation prévues par le marché», 2) les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant qu il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales (imprimé NOTI2) ou imprimés équivalents pour les candidats établis dans un Etat autre que la France. Les organismes ou sociétés non soumis à l une des obligations fiscales doivent impérativement le signaler. A défaut de présentation de ces documents dans le délai imparti, l offre du candidat pressenti est rejetée et éliminée (art. 46 du C.M.P. : «Le candidat dont l offre a été classée immédiatement après la sienne est sollicité pour produire les certificats et attestations nécessaires avant que le marché ne lui soit attribué. Si nécessaire, cette procédure peut être reproduite tant qu il subsiste des offres qui n ont pas été écartées au motif qu elles sont inappropriées, irrégulières ou inacceptables»). Les candidats devront également fournir une attestation d assurances (sauf les compagnies d assurance et mutuelles dispensées) et un extrait K bis. Les candidats n ayant pas produit l original du mandat signé du mandant (ou sa signature électronique) devront transmettre ledit mandat original et spécifique au marché. A défaut, l offre sera rejettée. Le registre du commerce étant un référentiel d immatriculation strictement français, les opérateurs économiques qui sont établis ou domiciliés dans un Etat étranger doivent pouvoir produire un document émanant des autorités tenant le registre professionnel du pays d établissement ou un document équivalent certifiant l inscription (art. D du Code du Travail). Le délai imparti par le pouvoir adjudicateur à l attributaire pour remettre ces documents sera indiqué dans le courrier envoyé à celui-ci ; ce délai ne pourra être supérieur à 10 jours calendaires. ARTICLE 7 : CONDITIONS D ENVOI /REMISE DES OFFRES Les candidats transmettent leur offre sous pli cacheté portant les mentions : Offre(s) pour : Marché d assurances «Flotte automobile & Risques annexes» NE PAS OUVRIR Ce pli doit contenir dans une seule enveloppe, les pièces définies dans le présent document et devra être remis contre récépissé ou, s il est envoyé par la poste par pli recommandé avec avis de réception postal, parvenir à destination avant la date et l heure limites de réception des offres indiquées sur la page de garde du présent document et ce, à l adresse suivante : MAIRIE DE CAVEIRAC Place du château CAVEIRAC Les plis qui seraient remis ou dont l avis de réception ou tout autre document seraient délivrés après la date et l heure limites précitées, ou remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus ; ils seront renvoyés à leurs auteurs en l état Page 8 sur 10

9 Le pli contiendra une seule enveloppe intérieure, également cachetée, portant le nom du candidat et contenant l ensemble des documents énumérés à l article 4.1 du présent règlement. Pour faciliter le traitement, il est demandé que l enveloppe extérieure contienne des chemises séparées pour les pièces de candidature et pour l offre (voir article 4). ARTICLE 8 : RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir au plus tard 8 jours ouvrés avant la date limite de réception des offres, une demande écrite à : Renseignement(s) administratif(s) : Madame Brigitte CODOU Responsable Commande Publique Mairie de CAVEIRAC Tél. : Renseignement(s) technique(s) : Madame Nathalie JASSE ACE Consultants ou ARTICLE 9 : VOIES DE RECOURS En cas de litige, seul le Tribunal Administratif de Nîmes est compétent. 16 avenue Feuchères NIMES cedex 09 Téléphone : Fax : Dressé le 29 octobre 2015 Lu et approuvé à. Le.. Signature et cachet du (des) candidat (s) Page 9 sur 10

10 MANDAT DE L ORGANISME PORTEUR DU RISQUE A L INTERMEDIAIRE / GESTIONNAIRE (annexe n 1) Pouvoir adjudicateur : VILLE DE CAVEIRAC Objet du marché : Assurances Flotte automobile & risques annexes» Assureur / apériteur / mutuelle portant le risque : Nom :... Adresse : L assureur / mutuelle précité atteste : - qu il a été normalement saisi et consulté par le cabinet (intermédiaire / gestionnaire) : Nom :... Adresse : qu il donne mandat à l intermédiaire, ce dernier l acceptant, pour le représenter dans le cadre de cette consultation et signer le cas échéant pour son compte la lettre de consultation et l acte d engagement ; qu il accepte que l intermédiaire soit membre du groupement conjoint ( OUI / NON) et dans l affirmative mandataire du groupement ( OUI / NON) ; qu'au cas où l offre présentée serait retenue, il donne mandat à l intermédiaire précité pour l encaissement des cotisations d assurance pour son compte. qu'au cas où l offre présentée serait retenue, il donne mandat à l intermédiaire précité pour le représenter dans la cadre des actes liés à la gestion du contrat et des sinistres. Fait à... le... Nom et fonction du signataire pour l assureur (ou apériteur) : Signature : Nom et fonction du signataire pour l intermédiaire / gestionnaire : Signature : En cas de modification / révocation du présent mandat, celle-ci ne pourra intervenir que dans les conditions et selon les modalités prévues à l article 5 de l acte d engagement du présent marché. Page 10 sur 10

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