Canad~ Verification des cartes de credit minist~rie11es Travaux publics et Services gouvemementaux Canada

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1 99720 Verification des cartes de credit minist~rie11es Travaux publics et I~I Services gouvemementaux Canada V&iiication et Examen Public Works and Government Services Canada Audit and Review Canad~

2 99720 Verification des cartes de credit [Rapporti Table des Mati~res Sommaire Introduction Autorisation du projet Objectifs Port~e Contexte 7 2 Questions examin~es Programme de cartes d acquisition MasterCard Programme de Ia carte ARI pour Ia gestion du parc automobile 8 3 Constatations et Recommandations Programme des cartes d acquisition Le degr~ d uniformit~ lors de l application des directives par le personnel 9 d~sign~ devrait ~tre resserr~ afin de renforcer le cadre de contr6le en place Pour pr~s de 80% des transactions v~rifides, l autorit~ de ddpenser en vertu de l article 32 de la LGFP n ~tait pas exerede avec circonspection par 1e9 gestionnaire habilitd ~ le faire 3.2 La certffication en vertu de l article 34 de la LGFP s est av~r~e adequate lors du paiement manuel (Signature sur papier) des transactions alors que lelo paiement sur support ~lectronique Milton quant it lui pr~sente une lacune 3.3 Au cours de la v~rffication il ne nous a pas ~ possible de valider les pouvoirs11 financiers d~tenus par les gestionnaires 3.4 La carte est ufllis~e par d autres personnes que le detenteur de la carte,12 situation qui l expose it des risques 3.5 La carte d acquisition est conserv~e sur ou dans les objets personnels du13 d~tenteur de la carte 3.6 Dc saines pratiques et des le~ons furent tir~es par les divers d~tenteurs14 lorsqu ils utilisent Ia carte d acquisition Atelier de fonnation continue Milton est flexible et facile ~ utiliser et il permet aux usagers de rdaliser des14 dconomies en se prdvalant d escomptes La carte d acquisition un moyen efficace et ~conornique lors aux divers14 m~canismes d approvisionnement Certains des ddtenteurs de cartes v~rifi~s effectuaient leur travail avec soin en15 respectant l esprit des directives Le potentiel de croissance de la carte d acquisition Au cours de notre verification, nous n avons relev~ aucun indice qui nous16 porte & croire que l utilisation abusive des cartes d acquisition est en hausse 3.7 Les m~canismes de monitoring et de verification pourraient ~tre renforc~es16 pour en accroitre l efficacit~ Rapports sur l utilisation des cartes d acquisition et registre d achats 17 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Direction g~n~rale de la verification et de l examen

3 99720 Wrification des cartes de credit trapporti 4 Constations et recommandations Programme de la carte de credit ARI (Gestion 18 du parc automobile) 4.1 Dcgr~ de conformit~ sur les cartes ARJ La Direction de la gestion du materiel tirait de grands avantages op~rationneis en ~non~ant des politiques et des directives r~gissant l utiisation del 8 la carte ARI pour le parc automobile 4.3 Il serait avantageux pour toutes les parties prenantes de leur communiquer19 leurs r6les et les responsabilit~s 4.4 L application de pratiques et de procedures uniformes contribuerait it r~duire19 le nivean de risque encourn par la DGM 4.5 LJne diffusion accrue et proactive de l information am~liorerait le niveau de20 contr6le exerc6 sur les l ensemble des op&ations reli~es it la carte ARI 4.6 Les pratiques et procedures compl~mentaires au moyens technologiques20 am~lioreraient le nivean de contr6le exerc~ 4.7 Le Minist~re ne profite pas de tons les b~n~flces auxquels il a droit 20 conform~ment aux clauses contractuelles 4.8 Manque d authenticit~ de l mformation tenue dans la base de donn&s ARI.21 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Direction g~n~ra1e de laverification et de 1 examen 1

4 99720 Wrification des cartes de credit IRapporti Sommaire Autorisation pour le projet Cette verification a re~u l aval du Comit~ de la verification et de l examen (CYB) lors de sa reunion de janvier Elle fait aussi suite & la demande expresse du Directeur g~n~ral des finances. Objectifs et Portc~e LI D~finir le cadre de controle gestionnel et financier: (1) approbation de l achat Article 32; (2) responsabilisation et l approbation du paiement Article 34; (3) 1 ~mission des produits de paiement Article 33 de la LGFP, entourant la demande, l obtention, l entreposage, 1 ~mission et la responsabilit~ des cartes; Li 1~valuer dans quelles mesures les pratiques et m~thodes sont confonnes aux politiques et directives des agences centrales et celles de TPSGC; U ]~tablir le niveau de controle exerc~ afm d assurerla fiabilit~, l authenticit~ et la precision des doundes lors du traitement des transactions; et LI R~pertorier les r6les et les responsabilit~s des diverses parties prenantes.dans le d~roulement des pratiques et des contr6les. Au cours de la Phase de l ~tude pr~liminaire nous nous sommes penclids sur toutes les cartes de credit uti1is~es & TPSGC & savoir: MasterCard, la carte ARI (pour la gestion du par automobile), American Express (AMEX) et Transac Card. La carte AMEX flit exclue des travaux de la Phase de 1 examen d~taill~, les contr6les qui s y appliquent ayant dt~ jugds efficaces. Quant & la Transac Card r~cemment remp1ac~e par BP2K (une initiative du commerce ~1ectrodque), cue sera v~rifi~e au cours du present exercice financier. La port~e de nos travaux s est bom~e & tous les aspects reli~ & l usage de cartes de credit, soit: la gestion, les operations effectu~es & l aide des cartes de cr6dit et le contr6le exerc~ sur les procedures ~tablies. Le v&ificateur a ex~cut~ des tests sur un ~chanti1londe transactions pr~lev~es de fa9on akatoire, effectu~es au cours du dernier exercice financier, soit La verification s est effectu6e par des entrevues aupr~s des d~tenteurs de cartes de credit MasterCard & l administration centrale, responsables de l acquisition de biens et de services de faible valeur mon~taire. En ce qui concerne la carte ARI, nous avons effectu~ un sondage t~l~phonique aupr~s des administrateurs de la carte ART & l administration centrale et les coordonateurs du parc automobile dans quatre regions administratives du Minist~re. Un ~chantillon regroupant pr~s de 10% des cartes ART f&t examine & l aide d un questionnaire de verification d~ve1opp~ au terme de la Phase de l dtude pr~liminaire. Travaux publics et Services gouvemementaux Canada 2 Direction g~n~rale de laverification etde l examen

5 99720 Verification des cartes de credit Enfm mentionnons que la carte d acquisition a fait l objet d une verification au cours de l exercice financier Contexte La politique du Conseil du Tr~sor (CT) qui r~git l usage des cartes de cr6dit & 1 intention des minist~res est en vigueur depuis L objectif de ces cartes ~missent par les institutions financi~res vise & offrir un mode de paiement pratique lors de l acquisition de biens et services de faibles valeurs mon~taires qui autrement auraient ~ pay~s par d autres moyens conventionnels comme par exemple: La petite caisse, une pi~ccs de journal ou un cheque. L intention de La politique est d offrir & 1 ensemble des fonctionnaires et des gestionnaires d~sign6s par La dite politique le privikge d effectuer des achats de biens et de services & faible valeur mon~taire et de r~gler le paiement & l aide de ce v~hicule financier lorsqu ils le juge appropri~ et ce pour des raisons d efficience et d ~conomie. Les minist&es ont constat~ qu ils sont plus en mesure d appuyer les activit~s reli~es & l atteinte de leur mandat en permettant & leur personnel de soutien d utiliser La carte d acquisition pour de simples achats. Principales constatations Programme de la carte d acquisition (MasterCard) Dans l ensemble, les contr6les qui font parti du cadre de contr6le de gestion sont en place et us fonctionnent. Par ailleurs, certains contr6les essentiels ne fonctionnent pas comme prevu. Les r~gles concemant 1 autoritd de d~penser en vertu de l article 32 de la LGFP n ~taient pas respect~es dans la plupart des cas v6rifids, situation qui affaibli le cadre de contr6le de gestion de la carte d acquisition. La certification en vertu de l article 34 de la LGFP s est av&~e adequate lors du paiement manuel (Signature sur papier) des transactions alors que le paiement sur support ~lectronique Milton quant & lui pr~sente une lacune. Un autre minist~re qui utilise cette m~me application s est pr~munit de controles qui permettent une certification conforme & l esprit et La lettre de La LGFP. De saines pratiques et des le~ons furent tir~es dans le cadre du programme de la carte d acquisition Travaux publics et Services gouvemementaux Canada 3 Direction g~n~ra1e de Ia verification etde l examen

6 99720 Verification des cartes de credit trapporti Nous avons ~ & m~me de relever la misc sur pied et la prestation d un programme de formation offert par la Direction de la gestion du mat&iel (DGM) aupr~s des d6tenteurs de cartes afin de les informer des pratiques et lignes directrices en vigucur lors de l utilisation de leur carte d acquisition. L utilisation d un mode de paiement sur support ~lectronique Milton, a permis d acc~1~rer le paiement des charges mensuelles et par ricochet consent au Miist~re de se pr~va1oir d escomptes correspondant &.05% du total des achats certifi~es & l aide de Milton. Les d&enteurs de cartes d acquisition nous ont confirm6 que ce mode d achat est efficace et surtout tr~s ~conomiquepar rapport aux m~canismes d approvisionnements conventionnels. La verification a aussi relev~ un nombre de d~tenteurs de cartes d acquisition au comportement exemplaire. En effet, ces derniers utilisent la carte conform~ment & l esprit et la lettre de la politique en vigueur & TPSGC. Depuis l entr~e en vigueur de la carte d acquisition, son utilisation a connue une croissance importante. Par ailleurs, selon les d~tenteurs de carte d acquisition que nous avons rencontr~s, ii existe encore un potentiel de croissance, qui permettrait au Minist~re de se pr~valoir d importantes 6conomies de temps et d argent lors de l approvisionnement. Malgr~ la forte croissance des transactions effectu~es & Paide des cartes d acquisition, nous n avons relev6 aucun indice qui portent & croire que l utilisation abusive des cartes d acquisition est en hausse. Depuis la derni~re verification effectudes en , la DGM a mis sur pied un imposant programme de surveillance des transactions effectudes par cartes d acquisition qui permet une surveillance dtroite des pratiques appliqu~es par les nombreux ddtenteurs de cartes. Des occasions existent d accroitre le degr6 de surveillance des achats effectu~es it l aide de la carte d acquisition. Selon l information recueillie lors d entrevues, le suivi effectu~ sur les transactions paydes par la carte de credit par le Secteur des finances (SMA) s effectue selon un mod~le d 6chantillonnage statistique des comptes & payer du Minist~re, & l exception de paiements effectu~s avec Milton. De plus, les crit~res du plan de v6rification actuels peuvent exclure les achats manuels. Un nouveau programme d ~chantillonnage incluant Milton n est pas encore finalis6 et devrait prochainement ~tre mis en oeuvre par les Operations financi~res & la DGF. Les d~tenteurs de cartes que nous avons rencontr~s ont indiqu~ que leurs achats par carte d acquisition ont dans le passejamais ~ v~rifids ou questionn~s par la DGF et la DGM. Nos travaux ont d~montrd que le rapport trimestriel n a pas ~ soumis & l Agent financier sup~rieur concemant le mauvais usage et les mesures prises sur les tendances d~cel~es suite & La surveillance effectu~e par la DGM sur l utilisation de la carte et ce conform~ment aux dispositions des lignes directrices. De plus, l attestation des registres d achat n est pas soumise aux operations fmanci~res. La mise en oeuvre de m~canismes de surveillance additionnels et plus rigoureux r~duiraient l essentiel des actes nonconformes qui furent d~cel~s au cours des travaux de v&ification. Travaux publics et Services gouvemementaux Canada 4 Direction g~n~rale de lav6riflcation et de l examen

7 99720 Verification des cartes de credit trapporti Programme de la carte de credit ARI (Gestion du parc automobile) La prescription de politiques et directives entourant l utilisation de la carte de credit ARI permettrait an Minist~re d accrottre son efficacit~ et de r~aliser des &onomies. L usage de la carte ARI n est pas abord~ dans la Directive de sousministre 034: Cartes d acquisition (281196). Par surcroit, les cartes ART ne font pas l objet de prescriptions pr~cises dans la Politique sur les cartes d acquisition du Conseil du Tr6sor (10198). Au cours de la verification, 75% des coordonnateurs de cartes ART interview~s ont soulign6 les inconv~nients occasionn6s par le manque de lignes directrices sur l utilisation precise des cartes de credit ART. Le v~rificateur ne cite ici que les inconv~nients les plus. importants engendr~ par le manque de directives. Une meilleure d6finition des r6les et les responsabillt~s des diverses parties prenantes aecroitrait l efficacit~ et l ~conomie du programme de carte ARI pour Ia gestion du parc automobile Ii existe de la confusion quant aux r6les et aux responsabilitds des divers intervenants responsables du cadre de gestion des cartes de crddit ART. Par impartition, TPSGC, a confid le cadre de contr6le de gestion & ART Canada Inc. Notre examen a rdvdld que le processus de contr6le de gestion n~cessaire pour que TPSGC puisse assumer pleinement saresponsabilitd de surveillance des clauses contractuelles~ contenue dans! offre& commande avec ART Canada devrait ~tre communique aupr~s des coordonnateurs de cartes ARI. L ~laboration de procedures it la disposition des coordonnateurs du parc automobile assurerait une application uniforme des contr6les contenus dans le cadre de contr6le. La gestion des cartes ART et l application de controles sont exerc~s diff~reniment & travers les divers centres de responsabilit~ de TPSGC v~rifids; situation qui engendre un nombre d inefficacitds. line application plus rigoureuse des clauses contenues dans l offre it commande entre ARI Canada et TPSGC accroitraient l efficacit~ des employ~s responsables du programme ainsi que Ia rentabffit~ qui d6coulent de l usage de Ia carte ARI Un ensemble de clauses contenues dans l offre & commande entre TPSGC et ART Canada prdvoit que la cette derni~re gdndrera un ensemble de rapport d exception afm de permettre de certifier en vertu de l article 34 de la LGFP les charges encourues par le parc automobile. Or, nos travaux ont r~v6l6 que les rapports n~cessaires & l application de ce controle ne sont plus produits par la compagnie ARI sur une base uniforme et continue. Lors des entrevues, des coordonnateurs du parc automobile ont confirms qu ils consacraient des ressources consid~rables (entre 20% et 50% de leur temps) au controle et & la conciliation mensuelle des factures en vertu de l article 34 de la LGFP. Cette situation occasionne donc un manque Travaux publics et Services ~gouvernementaux Canada 5 Direction g~n~rale de la verification et de 1 examen

8 99720 Verification des cartes de credit [Rapporti d efficacit~.et d ~con6mie evident aupr~s de l ensemble des coordonnateurs du parc automobile. Authenticit~, flabilit~ et pr&ision de l information La port~e de nos tests a r~v~l6 des erreurs d information contenue dans la base de donn~es ARI pour chacun des centres de responsabilit~ faisant partie de notre ~chantillon: (1) plusieurs cas o~i le volume de carburant achet~, en litres, ne correspondait pas & celui indiqu~ sur les stats de compte (incluant les carburants alternatifs); (2) de nombreux cas ou les frais de service ARI n ont pas ~t6saisie dans la base de donn~es; (3) une facturation qui date de trois ou quatre mois apr~s la date de la transaction. La facturation aussi tardive des achats peut s av~rer favorable pour lagestion d encaisse du Minist~re, mais contraire aux principes comptables g~n&alement reconnues en mati~re d appariement des charges et constitue une entrave & la mise en oeuvre de la Strat~gie d information fmanci~re. Il en r~sulte donc qu il est difficile voir m~me impossible pour la DGM de certifier avec exactitude le rapport annuel sur la consommation de carburants altematifs d~pos~ aupr~s du Conseil du Tr~sor. Recommandations fi est recommand~ que la Sousministre adjointe Service des approvisionnements de concert avec le Sousministre adloint Service opjrationnel au gouvernement s assurent que: 1. La DGM avec le SF apportent des modwcations c~ la Directive 034 pour qu elle corresponde aux besoins op~rationnels de ses usagers en tenant compte des contr6les en mati~re d initiation de d~penses. De plus, les r6les et les responsabilit~s des gestionnaires et des d~tenteurs de carte par rapport?i 1 article 32 devraient aussi ~tre pr~cis~s. 2. La DGM avec le SF devraient songer de se doter d outils de v~r~fication assist~s par ordinateur afin de cibler leurs actes de surveillance sur des domaines pouvant faire 1 objet d abus, defaiblesses end~miques et toutesformes de tendances observ~es. 3. La DOMpoursuive avec vigueur et sans reldche les activit~s qui visent c~ promouvoirs aupr~s des employ~s responsables des achats les avantages et les &onomies qui se r~alisent chaquefois qu ils utilisent la carte d acquisition. 4. La DGM communique avecpr&ision aux coordannateurs duparc automobile leurs roles et leurs responsabilit6s en mati~re de surveillance, conform~ment aux m&anismes de contr6lepr~vus dans les clauses contractuelles qui lient la compagnie API t?i TPSGC. 5. Le SFpar 1 entremise de la Direction des OpJrationsfinanci~res devraient s assurer: (1) que les gestionnaires de centres de responsabilit~ sont avis~s de leurs responsabilit~s en ce qui a trait aux controles lors de 1 utilisation de la carte d acquisition; (2) de revoir qui Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 6 Direction g~n~rale de la verification etde 1 examen

9 99720 Verification des cartes de credit IRapporti est le r&ipiendaire de 1 ~tat de compte mensuel; et (3) que les d~tenteurs de cartes d achat n approuventpas leurspropres relev~spourfin depaiement. 6. La SF devrait incorporer les transactions faites par carte d acquisition dans son programme d ~chantillonnage statistique pourfin de paiement. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 7. Direction g~n&ale de la verification et de l examen

10 99720 Verificationdes cartes de credit 1 Introduction 1.1 Autorisation du projet Cette verification qui a re~u l aval du Comit~ de la verification et de l examen (CVE) lors de la reunion de janvier Elle fait aussi suite & une demande expresse du Directeur g~n~ral des finances. 1.2 Objectifs La verification avait pour principal objectif de determiner l ad~quation du cadre de contr6le de gestion lors de l utilisation des cartes de credit & TPSGC. De fa9on plus particuli~re, nous avons examind les enjeux suivants afin: LI LI LI LI de d~finfr la gestion et le cadre de controle financier entourant la demande, l obtention, l entreposage, l ~mission et la responsabilitd des cartes; d dvaluer dans quelles mesures les pratiques et mdthodes sont conformes aux politiques et directives des agences centrales et celles de TPSGC; d ~tablir le niveau de contr6le exerc~ afm d assurer la fiabilitd, l authenticit~ et la precision lors du traitement des paiements; et de rdpertorier les r6les et les responsabilitds des diverses parties prenantes dans le ddroulement des pratiques et des contr6les sur une base quotidienne. En plus de l dvaluation du cadre de contr6le, le vdrificateur a portd une attention particuli~re aux aspects suivants: LI approbation de l achat (Article 32 de la LGFP) la nature et la valeur des transactions; le niveau de latitude conf~r~ aux d~tenteurs de ces caries d acquisition; la rdtention des rdcdpissds, l utilisation des registres comptabies; le suivi exercd par les divers niveau hi~rarchiques sur l ensemble des transactions effectudes; la conciliation entre les rapports mensuels et les registres comptables. LI responsabilisation et l approbation du paiement (Article 34 de la LGFP) ~tay~ par une piste de v~rificafion adequate entre les diverses pieces justificatives et les registres de controle comptables. LI l usage d un registre et contr6le d inventaire, assorti de procedures pour les actifs dont la valeur mon~taire est importante, les biens mobiliers et le marquage des articles en fonction du degr~ de mat~rialitd. LI 1 emission des produits de paiement (Article 33 de la LGFP) autoris~ par la Direction g~n~rale des finances et de remettre en question tous les cas jug~ douteuxou inappropri~s. LI le degr~ de satisfaction des usagers sera 6valu~ afin d identifier les pratiques efficace, s assurer que les responsabilit~s sont assum~es de fa9on adequate et bien comprises par ces derniers. Travaux publics et Services gouvernementauxcanada 8 Direction g6n~ra1e de laverification et de 1 examen

11 99720Verification des cartes de credit [Rapporti que l on dispense la formation adequate aupr~s des usagers texte par d~faut 1.3 Port~e La port~e de cette v&ification s est born~e & tous les aspects lors de l usage de cartes de cr&lit, soit: la gestion, les opdrations effectu~es & l aide des cartes de cr6dit et le controle exerc~ sur les procedures ~tablies. Les v6rificateurs ont effectu~ des tests qui ont porte sur un ~chantillon de transactions pr~lev6es de fa9on akatoire, effectu~es au cours du dernier exercice financier, soit Elles proviennent des operations & l adrninistration centrale et en regions. De fa9on concrete, notre verification a porte sur les vdhicules d acquisition qui porte le vocale d argent de plastique. Cela a englob~ les cartes American Express (carte de voyage mises & hi disposition des employds de l I~tat), Mastercard (carte d acquisition), ART (carte de credit destin~e & la flotte du matdriel roulant) et la Transac Card (carte d acquisition & usage interne & TPSGC). A noter qu au cours de l exercice financier , la Direction gdn~rale de la vdrification etde l examen a examine les cartes d acquisition MasterCard. 1.4 Contexte La politique du Conseil du Tr~sor qui r6git l usage des cartes de credit & l intention des minist~res est en vigucur depuis L objectif de ces cartes ~missent.par les institutions fmanci~res vise & offrir un mode de paiement pratique lors de l acquisition de biens de faibles valeurs mon~taires et des services qui autrement auraient ~ pay~s par d autres moyens comme par exemple la petite caisse, une pieces de journal, etc. L intention de la politique est d offrir & l ensemble des fonctionnaires et gestionnaires d~sign~s par la dite politique le privilege de r~gler Ic paiement des achats de biens et de services de faibles valeurs mon6taires & l aide de ce v~hicule financier lorsqu ils le juge appropri6 et ce pour des raisons d efficience et d ~conomie. Travaux publics et Services gouvernementauxcanada 9 Direction g~n~ra1e de la verification et de l examen

12 2 Questions examin~es V~riflcation des cartes de credit Au cours de la Phase de l examen d~tailice, nous nous sommes pench~s sur un ensemble d ~ldments du cadre de contr6le de gestion de la carte d acquisition (MasterCard) et de la carte de crddit ART qui ndcessitaientune attention particuli~re. 2.1 Programme de cartes d acquisition MasterCard Nos tests de verification effectuds sur la carte d acquisition (MasterCard) ont porte sur les lignes d enqu&e suivantes: (1) le degr~ de contrble exerc~e lors de l acquisition de biens attrayants afin de s assurer du nivean de conformit~ avec les directives minist&ieiles; (2) le degr~ d uniformit~ dans l application des instructions et des procedures appliqu~es par les employc~s qui en ont la responsabilit~; (3) les saines pratiques de gestion d~velopp~es par les d~tenteurs de cartes de credit et de le~ons tir~es suite it l utilisation de la carte MasterCard; (4) le potentiel de croissance dans l usage de la carte d acquisition: (5) la demarcation des roles et des responsabilit~s; et (6) Ic processus d autorisation ~lectronique en vertu de l article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. 2.2 Programme de Ia carte ARI pour la gestion du parc automobile Quant & la carte de crddit ART utilisde pour la gestion du parc automobile de TPSGC, nos tests se sont born~s aux lignes d enqu~tes suivantes: (1) le respect des escomptes qui doivent ~tre appliques par ARI aupr~s des grandes p~troli~re qui honorent la carte ARI; (2) l authenticit~, la fiabilite et la pr&ision des informations relatives aux transactions effectu~es; (3) l application des divers controles qui doivent ~tre exerc~s pour une operation de cette envergure; et (4) les saines pratiques et le~ons tir~es par les divers utilisateurs de la carte ARI qui seront rencontr~s dans le cadre de cette revue. Travaux publics et Services gouvemementaux Canada 10 Direction g~n~ra1e de la verification etde 1 examen

13 99720 Verificationdes cartes de credit 3 Constatations et Recommandations Programme des cartes d acquisition 3.1 Le degr~ d uniformit~ lors de l application des directives par le personnel d~sign~ devrait ~treresserr6 afm de renforcer le cadre de controle en place Pour pr~s de 80% des transactions v~rifl~es, l autorit~ de d~penser en vertu de l article 32 de Ia LGFP n ~tait pas exerc~e avec circonspection par le gestionnaire habilit~ it le faire. La mise en oeuvre de la carte d acquisition a en pour effet d apporter des changements en profondeur au cadre de contr6le. Auparavant, les gestionnaires de centre de responsabilit~ devait sur papier approuver la requisition on le bond de commande avant d acheter. Dans le cadre du programme de la carte d acquisition, le d~tentenr s est vu d~l6guer la responsabilit~ d acheter sans obtenir de son gestionnaire l autorisation au pr~alable pour chaque achat. Devant cette nouvelle fa9on de faire et & titre de mdcanisme de contr6le compensatoire, il est sonsentendu que le gestionnaire se doit de revoir son relev~ mensuel qni lni est achemin~ par courriel pour les achats faits & l aide de la carte de credit au cours dn mois qui seront par la suite imputes contre sont budget. Pour la majorit6 des achats v&ifi~s au cours de la Phase de l examen d~tailice, nous avons relev~ que les approbations requises n ~taient pas docurnent~es conform~ment aux lignes directrices contenues dans la Directive du SM: 034. Au dossier des cartes d achat, peu de demandes d achat ~taient. appuydes par une piece justificative tel que: courriels, notes personnelles et autres forme de documents. Certains utilisateurs de carte d acqnisition nons ont confirm~ que l approbation ~tait donn~e verbalement par le gestionnaire sans ~trepar la suite etre documentde. De plus, certaines des transactions v&ifi~es ~taient des paiements sup~rieurs & 5 000$ relativement & des acquisitions faites en utilisant le formulaire 942 contre des appels d offre permanente. M~me si la port~e de la verification ne comportait pas les directives sur les appels d offre, nous avons note que ces paiements d achats n dtaient pas support~s par les autorisations ndcessaires. Lors d entrevues, certains ddtenteurs de carte nous ont confirms avoir la perception que le priviicge d acheter leur a ~ accord~ une fois devenu cictenteur d une carte d acquisition. Ce priviicge impliqnait la libert~ d utiliser la carte d acquisition sans pr~alab1ement avoir re~u l autorisation du gestionnaire. Touj ours selon ces m~mes d~tenteurs de cartes, il existe une relation de confiance entre eux et lenr gestionnaire et que ceci dtait suffisant pour ne pas obtenir 1 autorisation d~initier des achats et de circonscrire an dossier la decision d acheter. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 11 Direction g~n~ra1e de Ia verification et de 1 examen

14 99720 Verification des cartes de credit [Rapporti Or, nos travaux nous ont permis de rencontrer des d~tenteurs de carte qui maintenaient avec soin un dossier en attente qui contenait des manuscrits sans toutefois maintenir un registre d achat. Selon ces m~mes d6tenteurs de carte qui maintiennent un dossier, le registre d achat prescrit par la DIR: 034 leur apparait redondant, le dossier ~tant beaucoup plus efficace. Un des d~tenteurs rencontr~ quant & lui maintenait un registre personnalis~ des achats pour stayer les transactions et de s en servir lors du rapprochement avec les 6tats de compte mensuel de la carte d acquisition & l aide de Milton et l assister lors de la validation des transactions et la repartition des cofits. R~frrence ~ ~ La demande d achat doit ~tre appuy~e par un document &rit constitue 1 autorisation neicessaire et. la preuve dans la cas d une v~r~fication. Un registre d achat doit ~tre conserv~pour enregistrer tous les achats.~ (Source DIR: 034 Annexe B) Recommandation 1. II est recommand~i que la Sousministre adjointe Service des approvisionnements de concert avec le Sousministre adjoint Service opc~rationnel au gouvernement, lorsque ]ug~ opportun, s assurent que la DGM avec le SF apportent des modifications ~ la Directive 034 pour qu elle corresponde aux besoins opeirationnels de ses usagers en tenant compte des controles en mati~re d initiation de d~penses. Deplus, les r6les et les responsabilit~s des gestionnaires et des d~tenteurs de carte par rapport ~i 1 article 32 devraient aussi ~trepr~cis~s. 3.2 La certification en vertu de l article 34 de la LGFP s est av~r~e adequate lors du paiement manuel (Signature sur papier) des transactions alors que le paiement sur support ~lectronique Milton quant it lui pr~sente une lacune. Au moment de la verification, le processus de certification ~lectronique des dtats de compte de la carte de credit & l aide de Milton s opdrait de la fa9on suivante. 1) Lorsque l application Milton a automatique valicic les numdros de compte, les erreurs de transactions contenues dans le syst~me expurg~es et corrig~es et que le cofit des achats effectu~s a ~ rdparti au compte de d~pense par ddfaut, tel que choisi lors de la Demande de carte, des stats de compte mensuels ~lectroniques pour chaque utilisateur sont par la suite achemin~s simultan~ment par courriel au d~tenteur de carte et son gestionnaire. 2) Le d~tenteur de carte, quant & lui, proc~de & la validation des transactions et & la verification du codage financier. La plupart des cictenteurs de carte font un imprim~ de leur dtat de compte (alors que les autres travaillent & l ~cran) et les factures correspondantes aux transactions pay~es y sont attach~es. Lorsque le travail de rapprochement est termind, les documents sont classds enfili~re qui sera maintenu au centre de responsabilit~. Travauxpublics et Services gouvernementaux Canada Direction g~n~ralede la verification et de l examen 12

15 ~ Verification des cartes de credit 3) Le gestionnaire ouvre le courriel qui contient l ~tat de compte qui renferme les achats qui ont ~ pay~s. Cette action achemine un accus6 de r6ception indiquant & la Gestion du materiel que le courriel a ~ ouvert. Cet accuse reception confirme simultan~ment aux pr~pos6s de la Direction de la gestion du materiel et aux Operations financicres que l autorisation en vertu de l article 34 de la LGFP a 6t6 donne. De l avis des v~rificateurs, la certification ~lectronique (via MILTON) de l article 34 de la LGFP par le gestionnaire comporte des risques. Il existe aucun controle en place pour confirmer ou identifier (avec piste de verification) que la personne qui a ouvert le courriel du gestionnaire habilit~ de certifier est bien le gestionnaire qui a acc~d~ & son ordinateur. En effet, un d6tenteur de carte d acquisition nous a confid que sous les instructions de son gestionnaire, il accede de fa9on routinkre le courriel de celuici. A noter que ce m~me d~tenteur de carte dtait celui pour lequel on a retrouvd dans le cadres des tests de vdrification, des achats initides par les centres de responsabilitd et qui ne comportaient aucune approbation au pr~alable et dont le paiement a par la suite ~ effectu~ par le d~tenteur de carte. De plus, les travaux de v&ification ont permis de determiner que le syst~me Milton ne r~pond pas aux exigences du Conseil du Trdsor en maticre de validation et d authentification de la signature. Une entrevue avec les fonctionnaires du Minist~re de la Ddfense nationale responsables du ddveloppement de Milton nous a permis de confirmer que dans cette application, la signature nurudrique est essentielle & une certification dlectronique adequate, ~Icment qui n dtait pas prdsent dans la version du syst~me de certification ~lectronique Milton en vigueur & TPSGC. Selon les renseignements obtenus du Minist~re de la ddfense nationale, il existe un mdcanisme de contr6le compensatoire qui vise & produire un imprimd de l ~tat de compte mensuel contenu dans le courriel pour des fins de vdrification et d exiger la signature du gestionnaire habilitd de certifier les achats effectuds en vertu de l article 34 de la LGFP. Toutefois nous n avons pas retrouvd ce mdcanisme lors de notre passage dans les divers centre de responsabilitd retenus pour notre verification. Par ailleurs, le v~rificateur est de fa9on g~ndrale satisfait des mesures de controle en vigueur pour fin de certification des d~penses en vertu de l article 34 de la LGFP pour les paiements effectu~s manuellement. Recommandation 2. fi est recommandc~ que la Sousministre adjointe Service des approvisionnements de concert avec le Sousministre adjoint Service op~irationnel au gouvernement, lorsque jug~ opportun, s assurent que: le SF par 1 entremise de la Direction des Op6rations financi~res font en sorte: (1) que les gestionnaires de centres de responsabilit~ sont avis~s de leurs responsabilit~s en ce qui a trait aux controles lors de 1 utilisation de la carte d acquisition; (2) de revoir qui est le r~cipiendaire de 1 ~tat de compte mensuel; et Travaux publics et Services gouvemementaux Canada Direction g~n~rale de la verification et de l examen 13

16 99720 Verification des cartes de credit (3) que les d~tenteurs de cartes d achat n approuventpas leurs propres relev6s pour fin de paiement. 3.3 Au cours de la verification il ne nous a pas ~ financiers d6tenus par les gestionnaires. possible de valider les pouvoirs Le Coordonnateur de la region de la capital national responsable des cartes d acquisition effectue une v6rification des pouvoirs financiers du gestionnaire & l aide du Services d annuaires gouvemementaux ~lectroniques. Il compare la classification du gestionnaire identifi~ sur la Demande de carte d achat au niveau accords selon la grille des pouvoirs financiers d~volus. A notre avis, cette m~thode ne permet pas de s assurer que les pouvoirs financiers du gestionnaire correspondent & ceux qui sont d~l~gu~s sur la carte de specimen de signature d~tenues et la grille des pouvoirs financiers de signer d~tenus par les Operations fmanci~res. Pour 60% des transactions v~rifi~es, l ~quipe de verification a ~ en inesure de faire un rapprochement entre les cartes de specimen de signature et le formulaire de la Declaration des responsabilit~s et des obligations de l einploy~ de TPSGC (fonnulaire utilis~ dans le processus d ~mission de carte d achat). Les v~rificateurs n ont pas ~ en inesure de completer le rapprochement pour les autres transactions car les Operations financi&es ~tait dans l iinpossibilit~ de produire la documentation supportant l autorit~ d~l~gu~. Selon l informatioa obtenue, un projet de mise &jour des cartes de signature serait en cours. Pour toutes les transactions v~rifides, un travail de rapprochement a ~ effectu~ entre les limites inensuelles pennises selon l information disponible de la Banque sur SMARTDATA! (outil de surveillance utilisd par la DGM), le formulaire de Demande de carte d achat et la Declaration des responsabilit~ et des obligations de l employ~ de TPSGC. Les r~sultats on~ ddinont~ que pour 20% des d6tenteurs de carte v~rifi~s, la liinite d achat inensuelle selon SIvIARTDATA ~taitsup~rieure & celle qui avait ~ autoris~ par leur gestionnaire. Certains changeinents de donndes du syst~ine Milton, tel que le nom du gestionnaire d~ l utilisateur de carte, sont soit support~s par le formulaire Milton Inscription Mastercarc TPSGC 193, un courrier 6lectronique ou fait sous demande verbale. Selon les vdrificateurs des risques existent concemant la fiabilit~ de l information. Ti es possible que les changements apportds n aient pas ~ autorisds par le gestionnaire ayant le~ pouvoirs d6l~gues. Les v~rificateurs sont d avis que les Opdrations fmanci~re devraient ~tre impliqu~ dans processus d dmission de carte d achat en validant les pouvoirs financiers d~tenus pas le gestionnaire et ce avant que la DGM autorise l ~mission de la carte. Sur le formulaire Declaration des responsabilit~s et des obligations de l employ~ TPSGC, un espace pourrait etrq r~servd aux Operations financi~res, afin qu elles puissent confiriner l autorit~ ddtenu par gestionnaire. Travaux publics et Services gouvemementaux Canada Direction g~n~rale de laverification et de l examen 1z ~3(

17 99720 Verification des cartes de credit Nous sommes aussi d avis que la DGM devrait s assurer d avoir en sa possession un formulaire amends de Demande de carte et de Declaration des responsabilit~ et des obligations de l employ~ de TPSGC et/ou formulaire Milton Inscription Mastercard TPSGC 193 avant que des changements de donn~s concemant les d~tenteurs de cartes soient effectu~s au syst~me Milton et d autoriser la Banque & effectuer des changement aux nouvelles limites d achat. Recommandation 3. II est recommand~ que: (1) les pouvoirs financiers d~kgu~s au gestionnaire soient confirm~s & partir des cartes de signature; (2) que toute demande de changement de limite de cr~dit soit accompagn~ d uneformule amend~e de Demande et de D&laration des responsabilitjs et des obligations de 1 employ~ TPSGC; et (3) tout changement apport~ stir les donn~es contenues dans le sysmrne Milton concernant les &tenteurs de carte soient effectu~s c~ partir d une formule amen&e Milton Inscription Mastercard TPSGC La carte est utilis~e par d autres personnes que le d~tenteur de la carte, situation qui l expose ~ des risques. Selon les r~sultats de la vdrification, pr~s de 50% des d~tenteurs de cartes interview~s nous ont informs que leur carte avait dtd utilis~e par d autres employ~s. Les raisons invoqudes incluaient des absences temporaires du ddtenteur de carte, une charge de travail excessive qui emp&he le.d~tenteur de proc~der en personne aux achats ainsi que des achats effectu~s par du personnel sous la supervision directe du ddtenteur de carte. Tl va sans dire que cette pratique est contraire & la Declaration des responsabilit~s et des obligations de l employ~ de TPSGC, formulaire compl~t~ lors de la demande de la carte d achat, et aussi contraire & la Directive du SM: 034. Enfin mentionnons que cette pratique est aussi contraire aux informations qui sont communiqu~es par la DGM lors de ses ateliers d information. R~fdrence (&ontrairement aux restrictions concernant 1 utilisation, seule la personne dont le nom figure stir la carte peut 1 utiliser, elle ne peut faire 1 objet d un transfert~ (Source DIR: 34 Annexe B) Recommandation 4. II est recommandc~ que la DGM poursuive ses efforts de sensibilisation en vue de. rappeler que 1 utilisation de la carte est strictement r~serv~ aux djtenteurs de carte. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Direction g~n~rale de in verification etde l examen 15

18 99720 Verification des cartes de credit 3.5 La carte d acquisition est conserv6e sur ou dans les objets personnels du d~tenteur de la carte Au cour de la v&ification, les d~tenteurs de carte interview~s nous ont indiqu~ qu ils conservaient la carte d acquisition soit dans leurs sacs & main et/ou portemonnale. Selon certain de ces d~tenteurs le port de la carte est n~cessaire pour r~pondre & des besoins d approvisionnement de leur organisation et permet la r~alisation d ~conomies substantielles. En effet, toujours selon ces ddtenteurs, lorsqu ils conservent leur carte d acquisition dans leur objet personnel, il leur est possible de proc~der & des achats n~cessaires lors de leurs d~placements durant toutes heures du jour tout en b~n~ficiant d aubaines sur des articles d usage courant. R~frrence ((Le coordonnateur minist~riel.. doit donner des directives pour que les cartes ~mises soient conserv~es dans un endroit sz2r. (((Source DIR: 034 Annexe A). ((Contrairement aux modalit~s d application pour 1 utilisation de la carte ou on spt~cfle que le d~tenteur ne doitpas garder la carte d acquisition stir lui. ~ (Source DIR: 034 Annexe B) Recommandation S. B est recommand~ que le coordonnateur ministe~riel donne des directives plus pr&ises et explicites stir les endroits sar oii la carte d achatpeut ~tre conserv~. 3.6 De saines pratiques et des le~ons furent tir~es par les divers d~tenteurs lorsqu ils utilisent la carte d acquisition Atelier de formation continue A titre de projet pilote, la DGM a d~velopp~ un atelier de formation sur la gestion des approvisionnements & faible valeur du dollar & l intention des d~tenteurs de carte, des gestionnaires et pour le personnel en g~n~ral. Cet atelier qui a ~ offert dans les regions du pacifique et des prairies, a rejoint environ 600 employ~s. La DGM prdvoit offrir des pr6sentations suppl~mentaires au cours de 1 exercice financier 1999/2000. De plus, lors de la mise en oeuvre du syst~ine de paiement 6lectronique avec MILTON, des ateliers d information on dtd offerts & l intention des d~tenteurs de carte et de leur gestionnaire. Cette formation ~tait un pr&requis & l utilisation de Milton. Les ddtenteurs de carte interviewds ont dt6 satisfaits & la fois: du contenu, du matdriel de formation et la prestation des personnesressources qui ont offert la formation. Travaux publics et Services gouvemementaux Canada Direction g~n~rale de la verification etde 1 examen 16

19 99720 Verification des cartes de credit Enfm mentionnons que selon nos observations, nous avons ~ & m~me de constater que de fa9on g6n6rale les d6tenteurs de carte d acquisition se sont bien adapt~s au processus d approvisionnement & l aide de la carte d acquisition. Ceci est en parti attribuable aux ateliers de formation offertes par la DGM et aux bons conseils offerts par les fonctionnaires de la DGM Milton est flexible et facile ii utiliser et il permet aux usagers de r~aliser des economies en se pr~valant d escomptes. L utilisation d un mode de certification sur support ~lectronique Milton, a permis d acc~l~rer le paiement des charges mensuelles et par ricochet permet au Minist~re de se pr~valoir d escomptes correspondant &.05% du total des achats certifi~es & l aide de Milton. Lors de la verification, les d~tenteurs de carte ont indiqu~ que le logiciel Milton utilis~ pour les paiements ~1ectroniquesest flexible et facile & utiliser. Tl permet une validation des transactions & l ~cran et facilite la repartition des achats en fonction du codage financier appropri~ La carte d acquisition un moyen efficace et ~conomique lors aux divers m~canismes d approvisionnement. Les d~tenteurs de cartes d acquisition nous ont confinn~ que ce mode d achat est efficace et surtout tr~s ~conomique par rapport aux m~canismes d approvisionnements conventionnels. En effet, ils sont tous unanimes pour vanter les avantages de cette fa9on de se procurer des biens et services de faible valeur mon~taire. Concr~tement, ils ont identifides les principaux avantages suivants: A l aide de la carte d acquisition le processus d approvisionnement est maintenant de beaucoup simplifi~. Le besoin de completer la paperasse jadis requise pour traiter chaque achat sur une base individuelle a ~ ~limin~; les biens achet~s sont livr~s avec beaucoup plus de rapidit~ que de par le pass6; et en raison des ddlais d approvisionnement devenus tr~s courts, un nombre de d~tenteurs de carte d acquisition ont r~duits les inventaires sur certains items, situation qui engendre eux un impact sur la gestion d encaisse. Selon les informations recueillies lors des entrevues, la carte d acquisition facilite le processus d approvisionnement de produits et de services & faible valeur mon~taire. Le d~tenteur de carte re9oit les demandes d achats, passe les commandes et autorise le fournisseur & utiliser la carte de credit conime moyen de paiement. Ce mode d achat et de paiement est efficace et ~conomique comparativement aux m~thodes traditionnelles. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Direction g~n~ra1e de la verification et de 1 examen 17

20 99720 Wrification des cartes de credit Certains des d~tenteurs de cartes v&ifi~s effectuaient leur travail avec soin en respectant l esprit des directives. La verification a aussi relev~ un nombre de d~tenteurs de cartes d acquisition an comportement exemplaire. En effet, ces derniers utilisent la carte conform~ment & l esprit et la lettre de la politique en vigneur & TPSGC Le potentiel de croissance de la carte d acquisition La carte d acquisition est de plus en plus utilis~e au gouvernement f~d~ral. Le nombre de carte utilis~ pour l ensemble du gouvernement a passe depuis 1993 d environ 2,000 & 26,000 pour 1998, tendance qui semble par contre se stabiliser depuis ces derni~res ann~es. Les tendances & TPSGC sont moms fortes mais vont dans le meme sens. Selon les information obtenus, les cartes en circulation ont connu une augmentation de 8% au cours des deux derni~res ann~es financi~res, le total & la fin de 1999 ~tait de 1118 cartes. Le nombre de transactions a cependant diminu~ de 17% soit de & Le cofit total des achats qui ~tait de 7 203M$ en 1998/1999 a connu une baisse de seulement 9% par rapport & l exercice financier pr~c~dent. La valeur moyenne des achats par transaction est rest~ relativement faible soit 201$ pour 1997/98 et 213$ pour 1998/99. Un chiffre qui est bien en d~ca de lalimite 5 000$ permise par transaction. Selon l information recueillis, tons les acquisitions et paiements effectu~s par la carte d achat seront convertis au mode de paiement ~lectronique de Milton. Un des avantages d opter pour ce mode de paiement consiste & se pr~valoir de remises sur tons les achats pay~s par Milton. Ces paiements viennent r~duire les cofits op~rationnels de Milton. A titre d exemple, les remises inscrites pour l ann~e financi~re 1998/99 correspondait & $. Au moment de la verification, 84% des d~tenteurs de carte effectnaient leur paiement de carte par mode manuel. La conversion prochaine des d~tenteurs de carte au mode. de paiement ~lectronique permettra au Miist~re de b~n~ficier de remises snppl~mentaires. Selon les donn~es obtenus, le montant suppl~mentaire de rabais, base sur les depenses de 1998/1999, s ~l~verait approximativement & $. En 1997/1998 un montant d int~rets correspondant & $ a ~ pays par TPSGC & la Banque Nationale sur les soldes en souffrances. Depuis decembre 1997, aucun frais d int~rets n est factur~ par la Banque ce qni favorise l utilisation de cet outil d acqnisition par rapport anx m6thodes plus traditionnelles. Travauxpublics et Services gouvemementaux Canada Direction g~n~ra1e de la v6rificationet de l examen 18

21 99720Verification des cartes de credit Au cours de notre v&ification, nous n avons relev~ aucun indice qui nous porte ~ croire que l utilisation abusive des cartes d acquisition est enhausse Comme nous l avons constat~ plus haut dans le rapport, force est de constater que malgr~ l augmentation dans l utilisation des cartes d acquisition, nons n avons relev~ aucun indice que ce moyen d approvisionnement est propice des abus. En effet, le recours an programme de surveillance mise en oeuvre par la DGM et une surveillance 6lectronique des achats effectu~s aupr~s par les d~tenteurs de cartes sont autant d ~l~ments du cadre de contr6le qui r~duisent les abus et les cas relies & des actes frauduleux on de mauvais usages. De l avis m~me du v~rificateur cela denote l efficacit~ dn cadre de contr6le qni vise & prot~ger les int&&s dn Miist~re et des canadiens. 3.7 Les m~canismes de monitoring et de v&ification pourraient ~tre renforc~s pour en aceroitre l efficacit~. Depuis la derni~re verification effectu~es en , la DGM a mis sur pied un imposant programme de surveillance des transactions effectu~es par cartes d acqnisition qui permet une surveillance ~troite des pratiques appliqu~es par les nombreux d~tenteurs de cartes Selon les renseignements obtenus lors des entrevues, & l exception de paiements effectu~s avec Milton, le suivi effectu~ snr les transactions paydes avec la carte de credit par les Operations financi~res & la DGF se fait & partir d ~chantillonnages statistiqnes des comptes & payer du minist~re. Un nouveau programme d ~chantillonnage incluant Milton n est pas encore fmalis~, et devrait prochainement ~tre mis en oeuvre par les Operations financi~res. Au cours du demier exercice financier, la Banque Nationale pour sa part a proc~d~ a une modification des rapports produits pour permettre & la DGM d effectuer des suivis en ligne sur les cartes d achat & TPSGC. Au moment de la v&ification, la Banque Nationale produisait sons forme ~lectronique, les donn~es relative aux cartes examind par la DGM sur le logiciel bancaire SMARTDATA. Malgr~ que SMARTDATA est un outil d enqu&e en ligne, il a ~ d~velopp~ pour aider les Minist~res & alloner des codes financiers et non pas comme outil de contr6le et de surveillance. Au moment de la verification, la DGM n ~tait plus en mesure d effectuer ses contr6les habituelles qni incluent, des v~r~fications sur les types de ddpenses et la limite mon~taire des transactions. Des rapports sont disponibles mais par num6ro de carte seulement. Comme l identitd du d~tenteur du num~ro d une carte donn~e n 6tait pas facilement accessible, ii y avait un rel~chement des notes de service pr~par~es et achemin~es aux d~linquants. Des n~gociations sont pr~sentement en cours avec la Banque Nationale pour que les changements n~cessaires soient apport~s & la satisfaction de la DGM. Lors des entrevues, la majorit~ des d~tenteurs de cartes s~lectionn~s ont indiqu~ que les achats effectu6s n ont jamais fait l objet d enqu~tes de la part des Op6rations financi~res et du coordonnateur regional. Malgr~ l absence d un monitoring rigoureux, des relations continuelles Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Direction g6n~rale de la verification et de l examen 19