REGLEMENT DE CONSULTATION

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1 MARCHE PUBLIC DE SERVICES MARCHE PUBLIC sur PROCEDURE ADAPTEE passé en application de l article 28 du Code des Marchés Publics. REGLEMENT DE CONSULTATION commune et C.C.A.S. de peyrins Hôtel de Ville PEYRINS Direction politique : Bernard PICOT Maire. Direction Générale : Lionel BOUDILLON. Tél : Fax : courriel : lionel.boudillon@peyrins.fr

2 OBJET DE LA CONSULTATION : Assurances risques statutaires pour les besoins des membres groupement de commandes entre la ville et le C.C.A.S. de Peyrins dont la ville est le coordinateur Numéro du marché : Partie réservée à l acheteur Date et heure limites de réception des offres : VENDREDI 15/05/2015 à 16 H 00

3 Article 1 : OBJET ET ETENDUE DE LA CONSULTATION Objet de la consultation La présente consultation concerne la souscription d un contrat d assurances risques statutaires pour le compte de la Ville de Peyrins et du C.C.A.S., ces deux entités étant regroupées dans le cadre d un groupement de commande dont la ville est coordinateur Etendue de la consultation La présente consultation est organisée sur PROCEDURE ADAPTEE passée en application de l article 28 du Code des Marchés Publics Décomposition de la consultation Les prestations ne sont pas décomposées en lots Conditions de participation des concurrents La présente consultation est réservée aux sociétés d assurance et/ou mutuelles ainsi qu aux intermédiaires habilités à présenter des opérations d assurance (attestation ORIAS à fournir sauf si prestataire de service non soumis à ORIAS). Du point de vue des marchés publics (rubrique D du formulaire DC1), le candidat se présente soit : ASSUREUR(S)

4 + INTERMEDIAIRE / GESTIONNAIRE Voir ci-dessous ASSUREUR SEUL Indiquer à la rubrique D du DC1 : «Le candidat se présente seul». L intermédiaire ne fait pas partie du groupement (voir ci-dessus). L assureur seul (ou le groupement d assureurs) pourra mandater un intermédiaire / gestionnaire pour le représenter (voir ci-dessous) sans que ce dernier soit membre du groupement (le mentionner sur l acte d engagement). L intermédiaire fait partie du groupement avec le ou les assureurs Les parties désigneront un mandataire pour les représenter (rubrique G du DC 1). SOIT Indiquer à la rubrique D du DC1 : «Le candidat est un groupement d entreprise» «conjoint» «mandataire non solidaire». Les parties désigneront un mandataire pour les représenter (rubrique G du DC 1). ASSUREURS GROUPÉS

5 Un intermédiaire ne peut se présenter seul, l offre serait alors considérée comme irrégulière. Au risque de rejet des candidatures concernées, un même opérateur économique ne peut candidater plusieurs fois pour un même marché (y compris dans le carde de groupements différents) sauf lorsqu il est porteur d un risque accessoire ou annexe au risque principal (ex. : garantie défense / recours dans le cadre d un contrat de responsabilité civile ou assistance dans le cadre d un contrat flotte). Article 2 : CONDITIONS DE LA CONSULTATION Durée des marchés Les contrats relatifs aux marchés objet de la présente consultation prennent effet le 1 er janvier 2016 à 0 heure pour une durée maximale est de 60 mois. Il est prévu une possibilité de résiliation annuelle à l échéance dans les conditions fixées par le Cahier des

6 clauses particulières du marché concerné. 2.2 Solution de base / solution alternative / prestation supplémentaire éventuelle Le cahier des clauses particulières afférent à chaque lot comporte : - une solution de base, dont toutes les garanties devront être tarifées sous peine de rejet de l offre pour irrégularité, - une solution ALTERNATIVE à la solution de base (voir article 6 de l acte d engagement). - une prestation supplémentaire éventuelle s ajoutant à la solution de base ou alternative retenue (voir article 6 de l acte d engagement). Les candidats doivent impérativement répondre aux prestations supplémentaires et solutions alternatives sous peine de rejet de l offre qui sera considérée comme irrégulière. En l absence de mention spécifique, le caractère obligatoire est présumé. - des dispositions particulières souhaitées que le candidat doit accepter. Au moyen d une note de réserves, le candidat doit impérativement indiquer clairement et avec précision les dispositions aménagées ou rejetées. Sauf acceptation de l intégralité des dispositions du cahier des clauses particulières, le défaut de fourniture de cette note de réserves entrainera l irrégularité de l offre. Le contenu de la note de réserves sera pris en compte pour la valeur technique de l offre. Le rejet total du cahier des charges (ou sa substitution par les Conditions Générales de l assureur), l inversion de la hiérarchie des textes ou la formulation de réserves significatives en modifiant les principales caractéristiques par leur nombre ou leur importance entraînera le rejet de l offre pour irrégularité Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 120 jours à compter de la date limite de réception des offres.

7 Article 3 : DOSSIER DE CONSULTATION En application de l article 56 du Code des marchés publics, en complément aux modalités classiques de déroulement de la consultation, les soumissionnaires auront la possibilité de télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) dans son intégralité, et de répondre via le site : Pour les retraits par voie électronique, le candidat doit impérativement renseigner lors du téléchargement du DCE les informations demandées afin de bénéficier de toutes les informations complémentaires diffusées lors du déroulement de la présente consultation, en particulier les éventuels compléments ou modifications. Il est donc nécessaire que le candidat vérifie très régulièrement les messages reçus sur cette adresse. La responsabilité de l acheteur ne saurait être recherchée si le candidat a communiqué une adresse erronée ou s il n a pas consulté ses messages en temps et en heure. Le dossier de consultation peut également être obtenu gratuitement par les entreprises, après demande : - par télécopie au par courrier adressé à Commune de Peyrins Hôtel de Ville PEYRINS service marchés publics - par courriel : lionel.boudillon@peyrins.fr ou emilie.poulette@peyrins.fr Le dossier de consultation du présent marché contient les pièces suivantes : Le présent règlement de la consultation (R.C.) ; L acte d engagement (A.E.) et ses annexes (fiche de tarification ; note de réserves) ; Le cahier des clauses particulières (C.C.P.) et ses annexes (sinistralité / éléments techniques ) ; Modification du dossier de consultation :

8 L acheteur se réserve le droit d'apporter au plus tard 6 jours ouvrés avant la date limite fixée pour la remise des offres, des modifications de détail au dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Si, pendant l'étude du dossier par les candidats, la date limite fixée pour la remise des offres est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date. Article 4 : PRESENTATION DES CANDIDATURES ET DES OFFRES Les documents seront entièrement rédigés en langue française (ou traduction certifiée conforme des certificats administratifs émis par les autorités nationales) et exprimées en EUROS. Les candidats doivent impérativement utiliser les formulaires DC1 et DC2 (disponibles en téléchargement sur Documents à produire PIECES EXIGEES pour la CANDIDATURE (un dossier incomplet entrainera le rejet de la candidature) : PIECES N 1 : - Le formulaire D.C.1 signé de façon originale par chaque membre du groupement - s il y a lieu (cf. ci-dessous) le mandat habilitant le signataire du D.C.1

9 Le formulaire D.C.1 pourra être signé par un mandataire (notamment intermédiaire d assurance) s il justifie d un mandat signé de façon originale l y autorisant (modèle de mandat joint en annexe n 1). Dans tous les cas, chaque organisme qui porte et provisionne tout ou partie des risques doit signer de façon originale : - soit le formulaire D.C. 1 ; - soit un mandat habilitant le signataire du D.C.1 (mandataire du groupement, intermédiaire d assurance...) à le représenter dans le cadre de la consultation). L ensemble des organismes d assurance concourant à la couverture directe de l ensemble des risques objet d un même marché doivent impérativement être membres du groupement (exemple : deux organismes participent à la couverture directe d un même marché «flotte automobile» : assurance véhicule / matériels transportés). Le défaut de signature originale lorsqu elle est demandée entrainera l irrégularité de l offre. En cas de dématerialisation : Les règles de signature des documents sont identiques à celles des documents «papiers». Ainsi, sont obligatoires les signatures électroniques : - de l ensemble des membres du groupement. - de tout mandant lorsqu un mandataire est désigné pour le réprésenter. IMPORTANT : Lorsque seule est fournie la signature originale (ou électronique) du mandataire, et que la justification de sa qualité de mandataire est jointe de façon non originale (copie du mandat par exemple), le mandat original visant spécifiquement le marché devra être transmis dans le cadre des obligations de l article 6 du présent règlement de consultation préalablement à la notification. A défaut, l offre ne sera pas retenue (voir article 6 ci-après). Pour la signature éléctronique du mandant, une régularisation par voie papier est admise (mandat original signé du mandant) dans les mêmes conditions.

10 PIECE N 2 : Le formulaire D.C.2 Un formulaire D.C.2 intégralement complété doit être fourni par : - chaque organisme porteur du risque ; - tout intermédiaire d assurance ou gestionnaire membre ou non du groupement. Il devra être justifié au titre du candidat individuel ou du groupement les : - capacités professionnelles : justificatifs de qualifications et compétences professionnelles (liste de références de prestations équivalentes exécutées). - capacités techniques : moyens humains et matériels affectés à l exécution des prestations objet du marché. - capacités financière. PIECE N 3 : L agrément (assureur / mutuelle) et l attestation ORIAS (intermédiaire) Il est précisé que la fourniture de l attestation ORIAS dispense l intermédiaire de la fourniture de son attestation d assurance et de garantie financière. IMPORTANT : Pour tout porteur de risque non établi en France, les mêmes pièces seront exigées (attestations équivalentes délivrées dans le pays d origine), ainsi que la justification de l agrément du pays d origine en cas d intervention dans le cadre de la libre prestation de service et la justification du reversement des taxes d assurances correspondantes.

11 PIECE N 4 : La justification des pouvoirs des signataires de chaque membre du groupement. PIECES EXIGEES pour l OFFRE (un dossier incomplet entrainera le rejet de l offre) : Un projet de marché comprenant : PIECE N 5 : L acte d engagement et ses annexes (fiche de tarification ) daté et signé par chaque membre du groupement de façon originale Ce formulaire pourra être signé par le mandataire s il justifie d un mandat. PIECE N 6 : Le cahier des clauses particulières (C.C.P.) qui constituera les conditions particulières et/ou spéciales du contrat devant être émis en complément de la notification des observations et/ou réserves. PIECE N 7 : Les conditions générales de l assureur / mutuelle.

12 PIECE N 8 : Les notifications des réserves et/ou des observations (voir article 2-2 ci-avant). PIECE N 9 : Un document de présentation des modalités de gestion et des services associés à l offre. Il sera pris en compte pour la valeur technique de l offre (note de gestion). 4.2 Variante Les variantes ne sont pas autorisées. Article 5 : SELECTION DES CANDIDATURES ET DES OFFRES La sélection des candidatures et le jugement des offres seront effectués dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique Ouverture Une Commission interne d ouverture assistée des services de l acheteur ouvre les plis, enregistre le contenu et en dresse le procès verbal. NOTA : Avant de procéder à l examen des offres, si le pouvoir adjudicateur constate que les pièces visées ci-dessus sont manquantes ou incomplètes, il peut décider de demander aux candidats de produire ou compléter ces pièces dans un délai maximum de 5 jours ouvrés.

13 5.2 - Conformité et étude des candidatures Les candidats seront jugés au niveau de leur candidature par le Pouvoir Adjudicateur. Ne seront pas admises : 1) les candidatures qui ne sont pas recevables en application de l article 43 du C.M.P., 2) les candidatures qui ne présentent pas le niveau d expérience / de qualification suffisant et les garanties techniques et/ou les garanties financières suffisantes Conformité des offres Les offres inappropriées, irrégulières et inacceptables seront éliminées. Si une offre paraît anormalement basse, le Pouvoir Adjudicateur peut la rejeter par décision motivée après avoir demandé par écrit (par télécopie en particulier) les précisions qu il juge utiles et vérifié les justifications fournies. Pour les nécessités de l analyse et le respect des principes d égalité de traitement et de transparence, la demande comportera une date limite de réponse d au moins trois jours ouvrés. Au-delà, toute justification sera considérée comme inexistante par le service Etude des offres L analyse des offres aboutit à un classement des offres. Le Pouvoir Adjudicateur ou ses représentants peuvent demander des précisions techniques ou financières. Les questions et les réponses seront consignées par écrit. En fonction de l importance, des précisions apportées, une mise au point sera effectuée. L ensemble des combinaisons entre solution de base et solution(s) ALTERNATIVE(S) seront étudiées. Une fois la solution de base ou alternative choisie, l ensemble des combinaisons avec les prestations supplémentaires éventuelles seront étudiées Attribution et critères

14 Les critères intervenant pour le jugement des offres sont indiqués ci-dessous et pondérés de la manière suivante : Valeur technique Pondération : 50 % Prix des prestations Pondération : 50 % La valeur technique avant pondération de l offre sera notée sur 20 comme suit pour les sous critères suivants : - poids des réserves au cahier des clauses particulières (sur 16) Les pénalisations applicables seront calculées par multiple de 0,25 selon l importance de la réserve. - Gestion du contrat (sur 4) Il est rappelé que cet aspect sera apprécié à partir des documents de présentation des modalités de gestion (interlocuteurs dédiés, délais de gestion, dématerialisation de la procédure, réunion de travail ) et des services associés à l offre qu aura joints le candidat. L absence de note de gestion, même succinte, entraine une note de 0. Une fois les notes calculées sur 20 pour chaque candidat, la meilleure note technique obtenue sera ramenée à 20/20. Les autres candidats seront également corrigés sur la base d une règle de trois selon la formule de calcul suivante : Note corrigée des candidats = Le prix avant pondération sera également noté sur 20 Les notes relatives à ce critère seront calculées en fonction de l écart qui sépare chacune des offres de l offre du moins disant. L offre du candidat moins disant aura une note de 20, les autres offres seront notées au prorata de montant de leur offre par rapport à celui de l offre du moins disant. Exemple : calcul de la note Nx de l offre n x, soit Nx = 20 x My/Mx avec Mx : offre concernée et My : offre du moins disant.

15 Article 6 : OBLIGATIONS AVANT NOTIFICATION L offre choisie ne sera retenue qu à titre provisoire en attendant que le candidat (pièces équivalentes pour les candidats étrangers) produise sous forme originale les pièces ci-après (article 46 du Code des Marchés Publics). Il sera demandé au candidat (ou aux membres du groupement et au mandataire si non membre du groupement) auquel il est envisagé d attribuer le marché de produire dans le délai indiqué dans le courrier d information au candidat retenu les documents suivants : 1) les pièces prévues aux articles D ou D et D du Code du travail. «En cas d inexactitude des documents et renseignements mentionnés aux articles 44 et 46 ou de refus de produire les pièces prévues, il sera fait application aux torts du titulaire des conditions de résiliation prévues par le marché», 2) les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant qu il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales (imprimé NOTI2) ou imprimés équivalents pour les candidats établis dans un Etat autre que la France. Les organismes ou sociétés non soumis à l une des obligations fiscales doivent impérativement le signaler. A défaut de présentation de ces documents dans le délai imparti, l offre du candidat pressenti est rejetée et éliminée (art. 46 du C.M.P. : «Le candidat dont l offre a été classée immédiatement après la sienne est sollicité pour produire les certificats et attestations nécessaires avant que le marché ne lui soit attribué. Si nécessaire, cette procédure peut être reproduite tant qu il subsiste des offres qui n ont pas été écartées au motif qu elles sont inappropriées, irrégulières ou inacceptables»). Les candidats devront également fournir une attestation d assurances (sauf les compagnies d assurance et mutuelles dispensées) et un extrait K bis. Les candidats n ayant pas produit l original du mandat signé du mandant (ou sa signature électronique) devront transmettre ledit mandat original et spécifique au marché. A défaut, l offre sera rejetée. Le registre du commerce étant un référentiel d immatriculation strictement français, les opérateurs économiques qui sont établis ou domiciliés dans un Etat étranger doivent pouvoir produire un document émanant des autorités tenant le registre professionnel du pays d établissement ou un document équivalent certifiant l inscription (art. D du Code du Travail). Le délai imparti par le pouvoir adjudicateur à l attributaire pour remettre ces documents sera indiqué dans le courrier envoyé à celui-ci ;

16 ce délai ne pourra être supérieur à 10 jours calendaires. Article 7 : CONDITIONS D ENVOI / REMISE DES OFFRES Les candidats pourront transmettre leur offre par voie de dématerialisation selon les modalités fixées à l article 8 du présent règlement de consultation. Par défaut, les candidats pourront transmettent leur offre sous pli cacheté dans les conditions suivantes. Les offres seront adressées sous pli cacheté portant les mentions : * L objet : «Marchés d assurance» * La mention «NE PAS OUVRIR» * Le nom et les coordonnées du soumissionnaire Les réceptions des plis sont assurées le Lundi de 13h30 à 17h00 le mardi, mercredi et Vendredi de 8 h 30 à 12 h 00 et de 13 h30 à 17 h 00 (sauf les jours calendaires fériés). Le jeudi de 8h00 à 12h00. Les offres doivent être adressées par lettre recommandée avec demande d avis de réception postal, être remises contre récépissé ou transmises par tout moyen permettant de donner date certaine d arrivée de l offre à l adresse indiquée ci-dessous :

17 commune de peyrins Service Achats & Marchés Publics Hôtel de Ville PEYRINS Les plis qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites précitées, ou remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus. Ils seront renvoyés à leurs auteurs en l état. Article 8 : DEMATERIALISATION La remise d'offres par voie électronique s'effectue uniquement au travers de la plate-forme de dématérialisation des marchés publics ci-après et selon les règles d'utilisation de celle-ci. L'accès à la plate-forme de dématérialisation se fait à l'adresse suivante : Article 9 : RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES

18 Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir au plus tard 8 jours ouvrés avant la date limite de réception des offres, une demande écrite à : Renseignement(s) administratif(s) : Lionel BOUDILLON Secrétaire Général - Mairie de Peyrins Tél : Adresse mail : lionel.boudillon@peyrins.fr Renseignement(s) technique(s) : ACE Consultants Ralph COSNARD Télécopie : aceconsult@orange.fr Les candidats pourront également faire parvenir une demande via la plate-forme de dématérialisation.

19 MANDAT DE L ORGANISME PORTEUR DU RISQUE A L INTERMEDIAIRE / GESTIONNAIRE (annexe n 1) Pouvoir adjudicateur : Ville et C.C.A.S. de Peyrins risques statutaires Assureur / apériteur / mutuelle portant le risque : Nom :... Adresse : L assureur / mutuelle précité atteste : - qu il a été normalement saisi et consulté par le cabinet (intermédiaire / gestionnaire) : Nom :... Adresse :......

20 qu il donne mandat à l intermédiaire, ce dernier l acceptant, pour le représenter dans le cadre de cette consultation et signer le cas échéant pour son compte la lettre de consultation et l acte d engagement ; qu il accepte que l intermédiaire soit membre du groupement conjoint ( OUI / NON) et dans l affirmative mandataire du groupement ( OUI / NON) ; qu'au cas où l offre présentée serait retenue, il donne mandat à l intermédiaire précité pour l encaissement des cotisations d assurance pour son compte. qu'au cas où l offre présentée serait retenue, il donne mandat à l intermédiaire précité pour le représenter dans la cadre des actes liés à la gestion du contrat et des sinistres. Fait à... le... Nom et fonction du signataire pour l assureur (ou apériteur) : Signature : Nom et fonction du signataire pour l intermédiaire / gestionnaire : Signature : En cas de modification / révocation du présent mandat, celle-ci ne pourra intervenir que dans les conditions et selon les modalités prévues à l article 5 de l acte d engagement du présent marché.

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