Le Système Intégré de Gestion de Bibliothèque PMB. 1. Ergonomie de PMB. SAS PMB Services

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2 Table des matières 1.Ergonomie de PMB Tableau de bord Présentation générale La recherche documentaire Visualiser en un seul clic les dernières notices Effectuer une recherche simple Effectuer une recherche multi-critères Effectuer une recherche vers des sources externes Connecteur Zotero Actions possibles sur une liste de notice Le catalogage Introduction Import de notices : un catalogage rapide et simplifié! Requête et import connecteurs Requête Z Import d'un fichier de notices Unimarc (récupération par lot) Le recolteur La saisie des notices bibliographiques Paramétrage de grilles de saisie...13 Une saisie guidée :...13 Affichage dynamique des autorités...14 Services associés aux notices : Affichage des notices Indexer une notice Lors d'un import de notice Lors du catalogage Les champs de lien dans PMB (4XX) La gestion des dépouillements de notices Les titres de série PMB est multi-supports Catalogage et prêt express L'exemplarisation Une exemplarisation facilitée par des paramétrages facilités! Des préférences utilisateurs et un exemplaire créé en un clic! Exemplarisation et gestion multi-sites Audit de l'exemplaire La gestion des nouveautés La gestion du pilon GED Gestion des documents multimédia Catalogage des documents numériques Indexation plein texte WebDAV La gestion des autorités Les autorités gérées...26 PMB : intégration de RAMEAU...26 PMB est multi-plans de classement...26 Saisie et gestion des autorités Traitements en lot Fonctionnement d'une modification «en masse» d'un lot d'exemplaires, par exemple : Impression des étiquettes de cote La Gestion des périodiques Schéma récapitulatif de l'architecture des périodiques Notice titre Gestion des abonnements et bulletinage Le modèle prévisionnel de bulletinage L'abonnement Un bulletinage décentralisé État des collections Acquisition de périodiques Circulation des périodiques La gestion des acquisitions Gestion du budget Structure du budget Le fonctionnement budgétaire La gestion des commandes Le fichier des fournisseurs...41 Les suggestions d'achat...42 Cataloguer les suggestions d'achat...44 Les bons de commande La réception des documents Gestion des dons Suivi des arrivées et relance des ouvrages non livrés Archivage des commandes Déclaration SOFIA La circulation des documents Introduction Fichier lecteur Reprise de l'existant Saisie d'un nouveau lecteur Un accès à la fiche lecteur à partir de chaque écran en un seul clic! Personnalisations La gestion financière des lecteurs La circulation de documents Effectuer un prêt...53 Effectuer un prêt court...54 Gestion du monopole de prêt...54 Effectuer un retour PMB en multi-sites : gestion de réseau PMB fonctionne en réseau de façon optimale : Des documents localisés Cas pratique : La gestion des réservations Gestion du bibliobus La Politique de prêt Les relances Blocage des lecteurs au prêt Calendrier d'ouverture Le prêt secouru Le couplage du prêt avec un système antivol RFID Quelques structures utilisant PMB avec la RFID : Fonctionnement du prêt autonome par RFID Exemplarisation et encodage des puces dans PMB Déroulement du prêt RFID Déroulement d'un retour RFID La Diffusion de l'information Introduction La D.S.I La DSI Publique La mise en page des mails de DSI définition de templates de notices...65

3 La diffusion par flux RSS La génération de produits documentaires La DSI privée alertes de l'usager L'outil d' ing Envoi d'un ing aux usagers La création de template d' La gestion des statistiques Introduction Éditions et statistiques Élaboration de statistiques sur mesure Les états paramétrables ou comment créer vos requêtes sans connaître le langage Sql! Exports Récolement Paramétrage général de PMB Détail des différentes fonctions d'administration Paramétrages...76 Gestion des droits d'accès...76 Personnalisation de l'opac...76 Réindexation, nettoyage de la base...77 Outil de vérification des liens Entrepôt d'archivage Planificateur de tâches Le Portail Web et services associés La recherche publique Ergonomie La recherche simple La recherche avancée - multi-critères Autres modes de recherche Fonctions orthographiques, syntaxiques et sémantiques Syntaxe de la recherche Résultats de recherche Facettes et filtres de recherche Affichage de la notice / exemplaire Similarités / suggestions Enrichissement des notices Visionneuse de documents numériques Interrogations SPARQL Connecteurs vers des ressources numériques en ligne Tris et restrictions La navigation dans les périodiques Des services toujours plus près de vos lecteurs! La fonction «Panier» dans PMB : Un OPAC 2.0! Veille thématique : génération et diffusion de produits, création d'alertes par l'usager La gestion de la demandes usagers / FAQ Partage de listes de lecture Connexions aux services externes L'interrogation de sources externes L'interrogation externe Les recherches affiliées PMB en tant qu'automate de prêt BIBLO : Votre catalogue PMB accessible directement sur SMARTPHONE Visibilité de la base par d'autres moteurs ou catalogues (serveur Z3950)...94

4 1. Ergonomie de PMB 4/94

5 1.1 Tableau de bord PMB dispose d'un tableau de bord récapitulant par module les actions à réaliser, les statistiques d'acquisitions, de prêts, etc Ce tableau de bord est entièrement paramétrable. 1.2 Présentation générale L'interface de gestion de PMB est divisé en plusieurs parties : la barre d'onglets qui permet de basculer entre les différents modules du logiciel 2 le menu latéral est lié à l'onglet courant 3 le sous-menu est lié au menu latéral 4 la barre d icônes est accessible quel que soit l'onglet affiché 5/94

6 1. La recherche documentaire 6/94

7 1.1 Visualiser en un seul clic les dernières notices La liste des dernières notices saisies est accessible en un seul clic, permettant ainsi une vérification, et éventuellement des modifications rapides. 1.2 Effectuer une recherche simple La recherche se fait sur tout le fonds, les critères «tous les champs» (toutes les zones significatives de la notice), «titre», «auteur» et n de codes-barres/isbn sont proposés. Par défaut, l'utilisateur professionnel effectue une recherche «tous les champs». Restriction par type de document (texte imprimé, enregistrement Unimarc) et par statut de notice si souhaité. 7/94

8 Le résultat est affiché et trié par pertinence, un tri personnalisé permet ensuite de l'affiner. 1.3 Effectuer une recherche multi-critères Chacun peut construire ses propres requêtes, en s'appuyant sur tous les critères de recherches (toutes les zones saisies sont interrogeables) et en croisant chaque requête avec les opérateurs de son choix. 1.4 Effectuer une recherche vers des sources externes L'intégration de connecteurs nous permet, en partie gestion comme sur l'opac, d'interroger tous les entrepôts OAI, serveurs Z3950, Web services Amazon, PubMed, etc. préalablement paramétrés par les professionnels en administration....et d'intégrer ensuite les notices à la base. 8/94

9 1.5 Connecteur Zotero PMB vous permet de synchroniser vos données Zotero en important automatiquement les notices de votre compte Zotero en ligne. Créez un compte pour la structure, alimentez le à plusieurs pour réaliser votre veille et synchroniser automatiquement l'import des notices dans PMB. 1.6 Actions possibles sur une liste de notice Ajouter une ou toutes les notices dans un panier Imprimer la liste des résultats Interroger des sources externes (entrepôts OAI, Web Services...) 9/94

10 2. Le catalogage 10/94

11 2.1 Introduction Le module «catalogage» de PMB comprend les fonctionnalités : la création, modification, suppression de notices de tous types par lots ou à l'unité l'importation de notices Unimarc ou d'autres formats la gestion des exemplaires la gestion des documents liés, dont les documents numériques. la recherche de tous les documents 2.2 Import de notices : un catalogage rapide et simplifié! Requête et import connecteurs Le moissonnage d'entrepôts OAI et l'interrogation de serveurs Z3950 (BNF, BDP...) et de webservices (Amazon...) permet l'intégration par la suite des notices à la base de données. 11/94

12 2.2.2 Requête Z3950 Requêtes normalisées lancées sur des serveurs Z3950 (BNF, SUDOC, Library of Congress...) paramétrés au préalable dans l'onglet administration les notices sont récupérées et intégrées à la base au format ISO Import d'un fichier de notices Unimarc (récupération par lot) Le fichier de notices est au préalable constitué sur la base du fournisseur de notices (Moccam, Zebris, Electre, GAM, CVS, BNF,...) en ligne, sur CD-Rom ou un autre support et exporté en un ficher ISO Quelques clics et les notices sont importées dans PMB. Les scripts d'import sont personnalisables par fournisseur : quelles zones n'importe-t-on pas? combien de chiffres conserve-ton de l'indexation d'origine? 2.3 Le recolteur PMB permet le paramétrage de profils d'import de notices en sélectionnant pour chaque champ la source. Cela permet par exemple de récupérer tous les champs auprès de la BnF sauf le résumé qui est récupéré chez Amazon. Le récolteur permet aussi a mise à jour de notices à partir de différentes sources externes suivant le profil d'import sélectionné. Une tâche du planificateur permettra d'automatiser la mise à jour des notices pour par exemple permettre de compléter la notice pré-cataloguée lors de la réception de l'exemplaire ou de mettre à jour les notices de nouveautés lorsque la notice complète est disponible à la BnF. 12/94

13 2.4 La saisie des notices bibliographiques Paramétrage de grilles de saisie Toujours dans l'optique de simplifier d'accélérer toutes les opérations de catalogage, PMB vous offre la possibilité de paramétrer des grilles de saisies différentes par support et/ou par localisation : Ajout de zones Masquer zones Modifier l'ordre des champs et des sous-champs des En cas d'erreur, le bouton «Format d'origine» rebascule la grille dans son format d'origine Une saisie guidée : La grille de saisie est par nature une saisie guidée de la notice : les libellés de chaque zone sont visibles ; en revanche, les étiquettes Marc (200$a, 700$a...) n'apparaissent pas dans la notice. Le catalogage d'une notice et de chaque zone se réalise sans quitter l'écran de saisie. 13/94

14 2.4.3 Affichage dynamique des autorités Un catalogage facilité, accéléré avec un contrôle des zones soumises à autorité. Un passage dans la liste d'autorités, par la saisie des premières lettres de l'autorité (auteur, éditeur...) Services associés aux notices : Remplacer : En cas de doublon, fusion des notices concernées et rattachement des exemplaires de la notice détruite à la notice conservée. Remplacer par Z3950 : à tout moment, d'un clic, la notice est remplacée par une notice récupérée via Z3950 de la BNF ou de tout autre serveur Z3950. Remplacer par une source externe : à tout moment, d'un clic, la notice peut être remplacée par une notice récupérée via une source externe (Amazon, serveurs OAI, etc). Dupliquer : catalogage de monographies en série facilité et apporte une réelle valeur ajoutée au catalogage. Faire une suggestion : suggérer le rachat de ce document. Hist : possibilité de consulter tout l'historique de la notice : quand a-t-elle été créée/modifiée, par quel utilisateur? 2.5 Affichage des notices Affichage Isbd ou public sur l'opac 14/94

15 Un affichage dynamique et automatique des couvertures de documents! PMB effectue le lien vers la base Amazon et affiche la couverture des documents grâce à leur ISBN. 2.6 Indexer une notice Lors d'un import de notice Les vedettes matières ou descripteurs des notices importées sont récupérés et intégrées au choix dans les zones : Mots-Clés libres : zone totalement libre et non limitée en nombre de mots-clés. Catégories : zone soumise à autorité ; plusieurs thésaurus peuvent être intégrés conjointement (possibilité de thésaurus multi-lingue avec choix de la langue de catalogage de la notice). Autorité Rameau, importé à partir de l'autorité Rameau BnF par exemple RAMEAU est pleinement géré dans PMB. Lors de la migration des données, toutes les indexations sont récupérées et associées aux thésaurus ou référentiels correspondant. Toutes les zones d'indexation sont interrogeables simultanément, et toutes les notices trouvées sans aucune difficulté Lors du catalogage Plusieurs solution pour l'indexation lors du catalogage : - recherche hiérarchique : navigation hiérarchique dans le(s) thésaurus et sélection des termes pour indexer - recherche par termes : saisie d'un terme et recherche avec navigation dans les termes rejetés et renvoi pour sélection des termes d'indexation - indexation automatique : PMB peut proposer à partir de l'analyse de zones de la notices (titre et résumé par exemple) des termes d'indexation présents dans les thésaurus en lien avec les contenus des zones analysées. Au survol d'un terme est affiché la note d'application. 15/94

16 2.7 Les champs de lien dans PMB (4XX) La gestion des dépouillements de notices Le contenu d'une compilation musicale, et de tout recueil est détaillé de plusieurs manières. Note de contenu Tous les titres sont listés en note de contenu ; zone texte libre, affichage des titres et auteurs comme suit. Notice : Visibilité de la notice en OPAC 16/94

17 Sous forme d'une notice de dépouillement Tous les titres du recueil ou de la compilation sont créés dans des notices de dépouillement (462) liées à la notice mère Les titres de série Les notices faisant partie d'une même série sont rattachées à un «Titre de série» (461), permettant ainsi une recherche facilitée et un affichage dynamique de la série complète et de tous les exemplaires associés. 17/94

18 La modification, fusion et suppression de Titres de série est ensuite gérée dans le module Autorités de PMB. 2.8 PMB est multi-supports Tous les types de documents papier et électroniques sont traités avec PMB : Documents imprimés Documents vidéos Documents sonores Partitions Cartes Jeux Sites Web Documents numériques : Pdf, Word, OpenOffice, etc Archives Documents graphiques : photographies, affiches, estampes Périodiques... Tous les types de documents souhaités peuvent être ajoutés. 2.9 Catalogage et prêt express Le catalogage «express» d'un document, depuis le module circulation, permet en un seul clic la saisie rapide d'un document non catalogué et son passage en prêt de façon automatique. Il prend le statut «Prêt Express» permettant de l'identifier de façon visible en recherche comme en circulation. dès le retour du document, un message d'alerte est généré la notice est alors complétée ou remplacée par Z3950 par les catalogueurs dans le module catalogue. 18/94

19 3. L'exemplarisation 19/94

20 3.1 Une exemplarisation facilitée par des paramétrages facilités! PMB est un SIGB entièrement paramétrable par les professionnels de manière complètement autonome. Les professionnels peuvent notamment sans aucune difficulté : créer des champs personnalisés pour les notices exemplaires, bibliographiques... modifier la liste des choix dans les tables ajuster tous les paramètres généraux 3.2 Des préférences utilisateurs et un exemplaire créé en un clic! Chaque utilisateur de l'application règle également ses préférences notamment en terme de localisation, section, support... ceci accélérant considérablement la phase d'exemplarisation. 20/94

21 3.3 Exemplarisation et gestion multi-sites La lecture du codes-barres à la douchette ou de la puce RFID 1 via la platine génère automatiquement la création d'un exemplaire dont les zones sont pré-saisies. La localisation du document est précisée par les zones : établissement propriétaire : BDP, fonds propre, commune, communauté de communes par exemple. localisation : lieu ou se trouve l'exemplaire section : espace de rangement du document. Sous-localisation : précision supplémentaire de localisation : en prévision de développement. cote : classement du document Dans PMB, la cote se présente sur un même niveau et se constitue automatiquement selon un paramétrage prédéfini pouvant être différent selon la localisation. Possibilité également d'éditer des étiquettes de cotes. statut : réserve, consultation sur place, à la reliure, perdu, pilon, en transfert... acquisition : achat, don, prêt... Toute information complémentaire peut être ajoutée sous forme de champs personnalisés, interrogeables. 3.4 Audit de l'exemplaire Se retrouvent dans l'historique de l'exemplaire toutes les informations suivantes : Date de création/modification par quel utilisateur Date du dernier prêt et dernier emprunteur Nombre de prêts depuis l'entrée de l'exemplaire dans la base de données Nombre de prêts dans l'année. 1 RFID : Radio Fréquency IDentification : méthode pour stocker et récupérer des données à distance en utilisant des marqueurs appelés «RFID tag» 21/94

22 3.5 La gestion des nouveautés Via une procédure personnalisée semi-automatique, tous les exemplaires créés depuis telle date prennent le statut «nouveauté». Ce statut «nouveauté» alimente automatiquement une étagère virtuelle : toutes les nouveautés sont mises en valeur sur l'opac affichées et triées au choix, par localisation, section, support... Après un délai préalablement défini, les exemplaires reprennent un statut commun. Grâce notamment à la date de saisie de l'exemplaire, la liste de toutes les nouveautés peut être imprimée, exportée vers un traitement de texte ou vers un fichier HTML. Pour offrir toujours plus de services aux lecteurs, PMB vous donne la possibilité de générer des flux RSS et/ou des requêtes DSI (Diffusion Sélective de l'information) : les lecteurs reçoivent ainsi directement par mail, sur l'opac ou dans leurs pages web, toutes les informations ainsi que toutes les nouveautés par support de leur médiathèque ou du réseau. 3.6 La gestion du pilon En cas de détérioration ou de perte d'un document, du module circulation comme du module catalogage, les professionnels peuvent à tout moment modifier son statut et le passer en «perdu», «pilon» ou autre. Tout document manquant à l'inventaire prendra automatiquement le statut «manquant à l'inventaire» ou «perdu» selon les souhaits des professionnels et selon la gestion du réseau. La suppression des exemplaires et notices associées s'effectue grâce à une procédure par lots par les personnels autorisés. Tout exemplaire étant en prêt sur la carte d'un lecteur ne peut être supprimé avant le retour informatique du document. Toute notice ayant des liens avec d'autres exemplaires ou d'autres notices (dépouillements par exemple) ne peut être supprimée. Toutes les listes et statistiques de documents pilonnés, perdus, manquants à l'inventaire peuvent être éditées avant la suppression effective des documents. En cas d'erreurs de manipulation, il suffit de restaurer la sauvegarde de la veille, tous les exemplaires seront alors récupérés. Les opérations de restauration de sauvegarde éventuelles sont entièrement assurées par nos services en cas d'hébergement de l'application sur nos serveurs PMB Services ; dans le cas où PMB est installé dans la configuration locale de la médiathèque ou du réseau, notre service d'assistance hotline vous accompagne lors de la restauration de la sauvegarde. 22/94

23 4. GED Gestion des documents multimédia 23/94

24 4.1 Catalogage des documents numériques PMB permet la gestion de documents numériques sous 2 formes : Un fichier : le document est alors uploader dans un répertoire paramétré un lien (url) : seul le chemin d'accès est alors stocké Chaque document numérique est attaché à une notice. Il est ainsi possible de joindre : Une copie du sommaire à ouvrage scientifique. Une photo de la pochette ou un lien vers un site proposant des extraits à écouter à un cd audio. Une copie d'un article de périodique, ou le lien vers un portail numérique permettant de le consulter dans son intégralité. Un ebook La visibilité des documents numériques dans l'opac peut être contrôlée à l'aide des statuts de notices. Vous pouvez également mettre en place une gestion des droits pour l'opac qui vous permet de contrôler plus finement cette visibilité et d'associer la visibilité d'un document en fonction d'un profil de notice et d'un rôle d'emprunteur. Nous gérons de ce fait les droits d'accès spécifiques associés à certains formats de documents numériques (e-book par exemple) 4.2 Indexation plein texte PMB propose l'indexation plein texte des documents numériques au format Pdf, Microsoft Office, OpenOffice, epub, Html, TxT. 4.3 WebDAV PMB devient serveur WebDAV et permet la gestion des documents numériques par l'explorateur de fichiers : ajout, suppression et mise à jour ainsi que la création automatique de la notice à partir des métadonnées du document. Cela permet notamment le catalogage automatique des ebook si les métadonnées sont complètes. 24/94

25 5. La gestion des autorités 25/94

26 5.1 Les autorités gérées Les autorités gérées par PMB sont les suivantes : 5.2 Auteurs Catégories Éditeurs Collections Sous-collections Titres de séries Indexations décimales PMB : intégration de RAMEAU Une gestion possible de Rameau est visualisable sur le site du Centre National du Livre : dans la partie Catégories. RAMEAU, ici, est divisé en trois thésaurus : recherche chronologique, recherche géographique et recherche thématique. Les zones d'indexation Rameau (600, 602, 604, 605, 606, 607 et 608) sont intégrées dans l'autorité Catégories sous forme de répertoire hiérarchisé. Nous conseillons d'intégrer uniquement les vedettes et sous-vedettes RAMEAU utilisées dans les notices du fonds documentaire. Effectivement, charger les vedettes du répertoire RAMEAU surchargerait la navigation par sujet en recherche professionnelle comme en recherche publique. Affichage d'une notice : 5.3 PMB est multi-plans de classement 26/94

27 Plusieurs plans de classement coexistent au sein d'une médiathèque municipale, d'une communauté de communes : plan de classement Dewey, pour les documents imprimés et vidéos notamment plan de classement PCDM4 pour les documents sonores par exemple plan de classement ESAR, utile à la gestion d'une ludothèque autres... Les plans de classement Dewey et PCDM4 sont fournis lors de l'installation de PMB avec les codes et libellés correspondants, ou récupérés lors de la migration des notices Exemple : Comportements et habitudes de lecture. 5.4 Saisie et gestion des autorités Le catalogage d'une notice et la navigation dans les autorités est souple : dès l'écran de saisie d'une notice, le professionnel navigue dans les autorités la saisie de quelques caractères suffit à la proposition des autorités correspondantes la création d'une nouvelle autorité peut se faire sans quitter l'écran de saisie également le changement de l'autorité, en cas de saisie erronée, se fait à partir du même écran. Lors de l'import de notices BNF, Electre, SUDOC... PMB crée les notices autorités liées ou rattache les notices bibliographiques aux autorités si elles existent déjà. Opérations de gestion des autorités présentes dans PMB : correction et fusion de deux notices : les notices rattachées à l'autorité détruite sont reportées automatiquement sur la notice conservée duplication de notices mise à jour du catalogue bibliographique après toute opération et avec contrôle visualisation et impressions de listes d'autorités (dernières notices créées, autorités sans lien...), à l'unité ou par lots Renvois Voir et Voir aussi PMB permet la gestion des renvois d'exclusion (Voir) et d'orientation (Voir aussi)), de façon dynamique et aisée. La réciproque du Renvoi Voir aussi peut être générée automatiquement. 27/94

28 Il est aussi possible, dans PMB, de lier des autorités entre elles. Exemple : un auteur qui a beaucoup écrit sur le thème de la première guerre mondiale peut renvoyer vers la catégorie «première guerre mondiale». 28/94

29 6. Traitements en lot 29/94

30 Par le biais de paniers PMB permet les modifications de contenu par lot sur : des des des des notices bibliographiques, notices exemplaires, notices de bulletin, emprunteurs. 6.1 Fonctionnement d'une modification «en masse» d'un lot d'exemplaires, par exemple : création d'un panier d'exemplaires collecte des exemplaires concernés par la modification, grâce à une recherche multicritères, par saisie de codes-barres ou par une procédure de sélection et mise en panier action sur le panier en question : les modifications en masse sont caractérisées, dans PMB, par des procédures d'action (changement de localisation, changement de statut, ajout d'un mot clé...) Le paramétrage des procédures de sélection et des procédures d'action est accessible à tous et se traduit par des requêtes SQL ; lors de la mise en œuvre du projet puis ensuite, dans le cadre de notre service assistance, nous vous aidons lors de la création de nouvelles procédures et la modification de procédures existantes. Nous disposons d'un ensemble de procédures que nous mettons à disposition au fur et à mesure des besoins via un serveur de procédures distantes dans le cadre de notre contrat d'assistance. Un outil de création d'état vous permet d'éditer vous-même vos statistiques (détaillé plus loin). L'objectif étant d'enrichir PMB des possibilités les plus avancées pour coller à votre utilisation quotidienne. 6.2 Impression des étiquettes de cote PMB permet l'impression des étiquettes de cote à partir des actions sur paniers. 30/94

31 7. La Gestion des périodiques 31/94

32 La gestion des périodiques de PMB comprend les fonctionnalités suivantes : abonnements et réabonnements suivi et relances des numéros bulletinage éditions et statistiques afférentes (titres et exemplaires) Les périodiques, achetés ou reçus par don, sont gérés dans le même fichier. Un filtre et un tri sont applicables sur l'état de collection et la liste des numéros à bulletiner. Le module «gestion des périodiques» de PMB permet : le paramétrage de toutes les périodicités possibles même les plus atypiques la gestion des numéros Hors-Série, double, supplément... une numérotation continue, par volume, par année. la gestion des publications monographiques annuelles Chaque fascicule est dépouillé et complété d'informations propres ; par ailleurs, à chaque étape, ajout de commentaires possibles. 32/94

33 7.1 Schéma récapitulatif de l'architecture des périodiques Notice Titre de périodique : titre, rédacteur en chef, directeur de publication, indexation, ISSN, lien vers une URL... Modèle prévisionnel de bulletinage: - périodicité - numérotation : incrémentation continue, volume, tome, année, numérotation cyclique - affichage de la numérotation (chiffres romains, arabes...) Notice Abonnement : Section, Typdoc, Localisation... - créée à partir d'un ou plusieurs modèles prévisionnels, pour une durée donnée (un an par exemple) - une notice abonnement par site. Un modèle par type de numéros constituant le périodique : Exemple : un modèle Hors-Série, un modèle numéro, supplément... Exemplarisation : - code-barres peut être attribué automatiquement ou manuellement - informations présentes dans la notice abonnement redescendent dans la notice exemplaire. - un exemplaire par abonnement Bulletinage : La liste des numéros à bulletiner est générée à partir des informations de l'abonnement. Une liste des numéros à recevoir, en alerte, et en retard s'affiche en temps réel. Liste filtrée par localisation notamment et triée par un clic sur la colonne souhaitée. génération du bulletin : possibilité d'ajouter une notice de dépouillement, de donner un titre propre, une indexation à la notice 33/94

34 7.2 Notice titre La grille de saisie de la notice Titre est basée sur le modèle des notices de monographies, il est donc possible de saisir cette notice au plus précis en indiquant une indexation, les rédacteurs en chefs et directeurs de publications... Toutes les notions de changement de titre, en cas de scission, fusion, disparition... sont indiquée dans la notice titre de périodique ; les notices concernées sont ensuite liées entre elles. Une ressource électronique peut être associée à la notice Titre du périodique dans la partie <Liens (ressources électroniques)> : un flux RSS, une URL... Afin d'enrichir les notices, des documents numériques, Pdf, Word ou autre peuvent être liés directement à la notice du périodique, ou à la notice du bulletin, ou à la notice de dépouillement. 7.3 Gestion des abonnements et bulletinage Ci-après est détaillé le mécanisme de bulletinage d'un périodique : A chaque périodique est associé un abonnement créé à partir d'un ou plusieurs modèle(s) prévisionnel(s) de bulletinage, créé(s) au préalable Le modèle prévisionnel de bulletinage Le modèle prévisionnel définit la périodicité des numéros sur les années à venir, en dehors de toute considération d'abonnement ; on crée un modèle par cahier, par supplément ; exemple : un pour numéro de la série de Géo + un pour les Hors-série de Géo, paraissant de manière régulière... Un modèle se définit par : un nom une périodicité, choisie parmi les périodicités définies dans l'onglet administration une durée d'abonnement 34/94

35 des dates de début et de fin du modèle Un modèle permet une exclusion de dates : définir des moments où il n'y aura pas de réception (ex: mensuel non publié en Août). Le modèle prévisionnel définit également la numérotation sur laquelle sera basé l'abonnement ; trois types de numérotations : numéro, volume et tome L'abonnement L'abonnement est créé à partir des modèles prévisionnels créés au préalable. Sont alors indiquées les informations suivantes : une date de début et de fin d'abonnement localisation section type de support cote propriétaire statut numéro de départ délai avant retard et délai critique. 35/94

36 7.3.3 Un bulletinage décentralisé. Chaque utilisateur a accès à la liste des bulletinages avec la possibilité de la filtrer par localisation. Il est possible de bulletiner simplement des numéros hors abonnement, et de créer un abonnement dont la numérotation ne s'incrémente pas automatiquement. PMB permet également d'appliquer des droits de modification/suppression sur les exemplaires. A partir des informations contenues dans l'abonnement, PMB génère la liste des bulletinages en distinguant les numéros à recevoir, en retard et en alerte. PMB donne la liste de tous les bulletins «en alerte» et en retard ; ces listes peuvent à tout moment être imprimées et/ou exportées. Tout exemplaire supplémentaire reçu en double est ajouté directement après le bulletinage. Si le numéro est «non recevable», il est possible par la suite de modifier la notice de bulletinage pour lui attribuer un commentaire de non réception ; ce commentaire est au libre choix des documentalistes. Tous les fascicules «exceptionnels» (hors-série, suppléments...) sont gérés : sur le même modèle que les autres fascicules s'il s'agit d'un Hors-série régulier dans le cas contraire, par l'ajout manuel d'un bulletin dans la grille prévisionnelle 7.4 État des collections L'état des collection des périodiques apparaît à l'affichage public. L'état des collections est généré automatiquement à partir du bulletinage et apparaît audessous de la notice Titre de périodique, à l'affichage. A partir de cet état de collection, il est possible de : rechercher un numéro précis rechercher une date de parution mettre un bulletin dans un panier de bulletins 36/94

37 Les professionnels peuvent ajouter un numéro dès l'écran «l'état des collections» grâce au bouton <Ajouter un numéro ou un bulletin> ; modifier un numéro par un simple clic. Tous les états des collections sont modifiables a posteriori. Les collections sont mises en valeur sur le Web, en temps réel. A titre d'exemple, vous pouvez visualiser le site des Écoles de l'insee : 7.5 Acquisition de périodiques Possibilité d'intégrer un abonnement périodique dans tous les bons de commande : l'insertion d'un abonnement dans le bon de commande : Un seul clic et la liste de tous les périodiques à renouveler est éditée, triée, filtrée par fournisseur. Une partie ou la totalité des périodiques sont ensuite basculés dans un bon de commande, un bon de commande créé par fournisseur. 7.6 Circulation des périodiques PMB permet la création de listes de circulation liées aux abonnements. Pour cela il est possible de définir : le type de circulation : Rotative, étoile, marguerite le mode de circulation virtuelle : le destinataire a alors la possibilité durant une période définie et à chaque nouveau bulletin de consulter la notice et choisir ou non de faire partie de la liste de diffusion la liste des destinataires (individuels ou groupes). Les destinataires sont directement sélectionnés dans la base des lecteurs. Les groupes sont alimentés de façon manuelle depuis l'ajout des destinataires ou à partir de paniers. Il est possible de transférer les listes d'un 37/94

38 usager sur un autre (remplacement, congés, etc) Les champs de la fiche de circulation (correspond aux différentes colonnes qui seront imprimées sur la fiche) : Nom, Prénom, Code-barre, Service, etc. Possibilité de créer des templates qui sont ensuite utilisés pour plusieurs listes de circulation. Lors du paramétrage de la diffusion, il est possible de demander à l'usager de pointer à chaque réception du bulletin. Cela permet ensuite de pouvoir effectuer notamment des relances auprès des usagers ou des responsables de groupe lors de retards de circulation. Le paramétrage permet d'autoriser ou non la réservation du bulletin (correspond à une demande de réservation traitée par la documentaliste au moment du retour du bulletin) et d'autoriser ou non les demandes de copies. A chaque réception de bulletin, il est ensuite possible d'éditer la liste de circulation correspondante. Chaque usager peut visualiser dans son compte OPAC la liste des abonnements dont il est destinataire, selon le paramétrage il peut demander l'abonnement à un nouveau périodique ou le désabonnement à la liste de circulation dont il est destinataire. Il peut consulter ses abonnements sur demande (circulation virtuelle), pointer la réception d'un bulletin si le pointage lui est demandé, solliciter une réservation, demander une reproduction via un formulaire. 38/94

39 8. La gestion des acquisitions 39/94

40 8.1 Gestion du budget Structure du budget Pour un exercice comptable défini, l'année 2010 par exemple, il est possible de créer une arborescence de budgets, sous-budgets, sous-sous-budgets... Tous les budgets, quelle que soit leur place dans l'arborescence sont modifiables à tout moment, jusqu'à leur clôture. Il est donc possible de modifier le contenu des budgets dans le but de transférer une somme d'un budget à un autre, par exemple. L'arborescence des budgets est infinie, ce qui permet de détailler au plus précis la construction budgétaire selon les besoins de l'établissement. Jusqu'à la clôture de l'exercice comptable, des lignes budgétaires et sous-budgétaires, peuvent être ajoutées Le fonctionnement budgétaire Le suivi budgétaire de l'exercice comptable correspondant à l'année A peut être effectué à tout moment, en année A, A+1 ou ultérieurement. 40/94

41 8.2 La gestion des commandes Le fichier des fournisseurs Pour chaque fournisseur, PMB permet la saisie des zones suivantes : Ainsi que la saisie des conditions de vente : 41/94

42 8.2.2 Les suggestions d'achat L'utilisateur a la possibilité de proposer des suggestions d'achat en ligne, après authentification ou non selon le paramétrage, grâce à un formulaire ou depuis son panier précédemment alimenté à partir d'une recherche externe vers les bases affiliées proposées à partir du catalogue (BnF, Sudoc, Amazon, Cairn, Pubmed, etc) : Depuis ce formulaire, l'utilisateur a la possibilité de joindre tout type de fichier (notice, tableau excel, fichier word, etc) à l'attention du bibliothécaire. L'utilisateur a aussi la possibilité d'utiliser le formulaire de suggestions multiples : Chaque suggestion est rangée dans une Catégorie ; paramétrées au préalable par les professionnels, les catégories correspondent, par exemple, aux grands secteurs d'acquisition de la établissement/centre de documentation. 42/94

43 Les professionnels ont également la possibilité de créer des suggestions d'achat par l'onglet <Circulation>, l'onglet <Catalogue> ou l'onglet <Acquisitions> Toutes les suggestions sont ensuite soumises à la validation des professionnels, alertés par et en partie gestion. Ceux-ci peuvent au choix : la rejeter : la suggestion est rejetée et ne sera pas basculée en commande la modifier :compléter la suggestion, renseigner ainsi les zones non saisies par l'utilisateur (ISBN, date d'édition...) ; et affecter une catégorie de suggestions si aucune n'avait été choisie par le demandeur. la fusionner : en cas de doublons de suggestions. la valider : la suggestion est validée et pourra ensuite passer en commande Le nom du demandeur, que ce soit un utilisateur ou un professionnel, apparaît de la visualisation des suggestions à la réception des documents. Dès la réception du document, PMB permet l'envoi d'un message au lecteur demandeur et la mise en réservation du document grâce à un lien. 43/94

44 8.2.3 Cataloguer les suggestions d'achat Les suggestions d'achat sont cataloguées (bouton <Cataloguer>), avant le passage en commande. Le grille correspond à celle du module catalogage. PMB effectue un dédoublonnage entre le fonds pré-existant et les suggestions d'achat cataloguées ; en cas de doublons, la suggestion est remplacée par la notice bibliographique existante. Les suggestions d'achat peuvent ensuite être remplacées via Z3950, par des notices complètes provenant de bases externes (BNF, BDP, Sudoc...). Toute notice existante dans la base bibliographique commune au réseau peut être commandée à nouveau et basculée dynamiquement dans le bon de commande, la quantité souhaitée sera alors indiquée. 44/94

45 8.2.4 Les bons de commande Le bon de commande contient, en standard : Date Fournisseur, avec un lien vers le fichier Adresse de livraison ; Adresse de facturation : les deux adresses peuvent être identiques Commentaires : visibles uniquement par les professionnels Commentaires imprimés : ces commentaires seront imprimés sur le bon de commande. TVA et Taux de remise Budget. Prix et quantité. Lignes de commande : Isbn, Titre, éditeur... PMB permet de mélanger des lignes de commande HT et TTC sans aucun souci au sein d'un bon de commande. Il suffit de sélectionner pour chaque ligne le type de montant saisi. Les budgets sont automatiquement mis à jour dès l'enregistrement du bon de commande ; celui-ci est bloqué en cas de dépassement des budgets. Modification du bon de commande, ajout/modification/suppression de lignes de commande, possible à tout moment avant la validation, l'édition et l'envoi du bon de commande. Toute notice supprimée du bon de commande doit également par la suite être supprimée de la base de données, ainsi que toutes les notices liées (si elle n'a plus de lien). 45/94

46 La suppression automatique de toutes les notices sans exemplaire et sans lien ainsi que la suppression automatique de toutes les autorités sans lien est accessible via l'onglet administration et permet de faciliter et d'optimiser toutes ces opérations de «nettoyage de base». Il est possible à tout moment d'imprimer le bon de commande, autant de fois que nécessaire. L'édition et l'envoi du bon de commande au fournisseur se font, en un seul clic, par courrier ou par . Les commandes peuvent être renouvelées et/ou supprimées à l'unité ou par lot. Il est possible de rechercher dans la page, sur toutes les zones du bon de commande (ISBN, titre, éditeur, auteur...). 8.3 La réception des documents Le module Réception de PMB propose la réception des documents à l'unité, tous bons de commandes combinés. Effectivement, lors de la réception des documents, le professionnel passe en revue tous les documents des bons de livraison et valide ou non la bonne réception du-dit document. La réception peut être partielle, le bon de commande est considéré comme «en cours». La réception peut se faire également, tout simplement, par le «douchettage» du code- 46/94

47 barres ISBN, EAN ou commercial de chaque document. Au moment de la réception, PMB propose automatiquement l'exemplarisation et l'ajout du document numérique associé : 47/94

48 La notice reprend alors un statut «sans statut particulier» et perd son statut «en commande». 8.4 Gestion des dons Le catalogage et l'exemplarisation des dons s'effectue en dehors du module acquisition ; pour les exemplaires provenant de dons, il est saisi la mention «don» dans une zone «acquisition» par exemple. Il est ainsi aisément possible d'éditer les listes de documents provenant de dons et de les intégrer dans le calcul et l'exploitation des statistiques. 8.5 Suivi des arrivées et relance des ouvrages non livrés PMB affiche l'état par ligne de commande selon les états paramétrés : «traitement normal», «épuisé», «en ré-impression», etc. PMB propose ensuite l'envoi de relances par courrier ou mail par statut de réception, par fournisseur, par rubrique budgétaire, etc. Les statistiques liées aux acquisitions sont également disponibles et paramétrables : Nombre de documents acquis par localisation, section, supports pour une période 48/94

49 donnée Nombre de documents résultant de Dons Archivage des commandes Toutes les commandes soldées sont archivées et peuvent être réimprimées, exportées... Leur élimination est effective sur décision du professionnel. 8.7 Déclaration SOFIA PMB permet la transmission de la déclaration SOFIA annuelle en quelques clics. Toutes les informations demandées sont éditées et générées automatiquement via le module édition de PMB. 49/94

50 9. La circulation des documents 50/94

51 9.1 Introduction La circulation des documents de PMB comprend les fonctionnalités : constitution et gestion du fichier emprunteur prêt et retour des ouvrages et numéros de revue prolongation d'un ou des prêts d'un lecteur ou d'un groupe de lecteur (classe, famille...) blocage d'un lecteur gestion des rappels gestion des réservations gestion des transferts et du Prêt Entre Bibliothèque gestion financière (encaissements) PMB est un SIGB avant tout tourné vers le lecteur : l'envoi de mails est privilégié pour tous les envois de courriers (rappels, réservation, ing emprunteur, ticket de prêt...) ; dans le cas où l'emprunteur n'a pas d' , l'édition de courrier papier est automatique. Il est aussi possible de paramétrer tous ces envois par SMS (sous réserve de souscrire un abonnement à une plateforme SMS) Toutes les lettres sont entièrement paramétrables dans l'onglet administration. Le passage d'une fonction à une autre est réalisé par un seul et simple clic, que ce soit de la fonction prêt à la fonction retour ou à la fonction réservation ; des raccourcis claviers existent également (esc+c : circulation ; esc+r : retour...) 9.2 Fichier lecteur Reprise de l'existant La reprise du fichier lecteur est réalisée pour tous les établissements déjà informatisés, à l'identique. Toutes les données sont récupérées, des champs personnalisés (code quartier...) étant créés pour toutes les informations spécifiques Saisie d'un nouveau lecteur Les grilles de saisie des fiches lecteurs sont entièrement paramétrables par catégorie de lecteur et localisation : ajout de champs, réorganisation des champs et des zones. Il est donc possible d'avoir une grille différente pour chaque catégorie de lecteur et chaque localisation. 51/94

52 Attribution automatique ou manuelle d'un numéro de code-barres informations d'identification du lecteur : nom, prénom, coordonnées, profession, sexe, année de naissance... abonnement et catégorie du lecteur toutes les zones souhaitées sont ajoutées par les professionnels, avec l'aide de notre service assistance si besoin. seules les zones Nom et Numéro de code-barres sont obligatoires. la fiche ainsi créée peut être modifiée, dupliquée (cas d'une famille par exemple) et supprimée. Une fois la fiche de l'emprunteur créée, l'emprunt et la réservation de documents sont automatiquement possibles en fonction du statut attribué Un accès à la fiche lecteur à partir de chaque écran en un seul clic! A partir du module retour, comme à partir du module prêt, l'accès à la fiche emprunteur se fait sans aucun changement d'écran. La consultation du compte lecteur est accessible : en partie gestion : selon des droits d'accès en partie publique : selon le statut du lecteur, il est possible d'interdire à un lecteur d'accéder à la consultation de son compte sur l'opac Personnalisations PMB dispose de champs personnalisés permettant de prendre en compte toute information : diplôme préparé, quartier de résidence, codes profession, etc. PMB permet ainsi de mettre en place le suivi des participations des abonnés aux animations par le biais d un champ répétable. Le pointage des participations pouvant se faire par lecture de la carte de l usager à la douchette. Ce traitement permet une extraction et un suivi statistique faciles. 9.3 La gestion financière des lecteurs La gestion financière des lecteurs permet de suivre les échanges financiers entre la bibliothèque et les lecteurs : Gestion avancée des abonnements. Gestion des tarifs de prêt. Gestion des amendes et frais de relances. 52/94

53 Gestion de transactions personnalisées (photocopies, impressions, cafés, etc). Des droits spécifiques s'appliquent sur ces opérations. Chaque utilisateur peut définir sa caisse. ainsi que le blocage des prêts. Des éditions personnalisées permettent d'éditer des journaux de caisse. 9.4 La circulation de documents Effectuer un prêt saisie du code-barres du lecteur ou des premières lettres de son nom, PMB bascule en prêt, la fiche du lecteur est rappelée pour modifications éventuelles l'ajout de prêt s'effectue par un simple scan des codes-barres des documents à prêter une alerte est générée en cas de message exemplaire ou de réservation sur le document. la date de retour d'un ou plusieurs documents peut être prolongée, en un seul clic. Si dans la case prêt, une carte lecteur est lue, l'application bascule automatiquement sur la fiche du lecteur correspondant. 53/94

54 9.4.2 Effectuer un prêt court La gestion des prêts courts permet de définir un prêt dont la durée est réduite par rapport aux prêts classiques. L'intérêt en est par exemple de gérer une sortie à la journée d'un ouvrage. Ces prêts sont regroupés et distingués des prêts classiques dans l'affichage de la liste des prêts dans la fiche emprunteur. Dans les éditions, il est possible de consulter la liste des exemplaires en prêt court, les prêts courts non rendus dans la journée ou en retard et de relancer Gestion du monopole de prêt Si cette gestion est activée dans PMB (sous réserve d'une activation de l'archivage des prêts), le logiciel vérifie au moment du prêt : que l'emprunteur n'emprunte pas plusieurs exemplaires du même ouvrage que l'emprunteur ne ré-emprunte pas le même ouvrage pendant un certain temps (paramétrable) après l'avoir rendu. Cela permet au bibliothécaire/documentaliste d'avoir une alerte l'informant que l'emprunteur est déjà en possession d'un des exemplaires ou a déjà emprunté ce même document dans les x derniers jours. Il est alors possible d'annuler l'emprunt, ou de le confirmer Effectuer un retour le retour de documents s'effectue sans nécessiter la carte lecteur les prêts restant sur le compte lecteur sont indiqués, de même que les réservations. A tout moment, le professionnel peut voir et modifier l'exemplaire et la fiche emprunteur. 54/94

55 9.5 PMB en multi-sites : gestion de réseau PMB fonctionne en réseau de façon optimale : Une circulation (prêts, réservations...) des documents entre chaque établissement du réseau aisée et facilitée de par la gestion des transferts et du Prêt Entre Bibliothèques. des règles de prêts, de réservations, entièrement paramétrables par localisation, par support et catégories d'emprunteurs (et encore plus finement si besoin), un catalogue unique, une saisie unique un catalogage accéléré grâce à la récupération des notices de la Bibliothèque Nationale de France ou de tout autre réservoir, récupération des notices de la BDP après chaque dépôt, en quelques clics, et ventilation dans chaque localisation correspondante ; les exemplaires sont différenciés, en recherche, en statistique, en prêt... par deux zones : établissement propriétaire, localisation Des documents localisés établissement propriétaire et localisation : Sont renseignées dans chaque exemplaire, les indications d'établissement propriétaire de l'ouvrage (BDP, communauté de communes, commune...) et de localisation Chaque exemplaire est ainsi localisé. Statut et transferts entre chaque établissement : Selon les souhaits, attentes des professionnels et par conséquent selon le paramétrage de PMB, une alerte est générée en retour ou en prêt de documents dans une établissement autre que sa localisation d'origine. Un exemplaire localisé à la bibliothèque A et rendu à la bibliothèque B générera une alerte «attention, la localisation de ce document est A, souhaitez-vous demander le transfert vers cette bibliothèque?» - Si oui, attribution d'un statut «en transfert» (libellé paramétrable) Le lecteur comme le professionnel connaissent l'état du document (non disponible pour le prêt, en transfert, réservable) et savent exactement où il se trouve. - Si non, le retour est effectué dans la bibliothèque B, et la localisation du document modifiée automatiquement : le lecteur comme le professionnel connaissent exactement la localisation du document. La recherche documentaire est étendue par défaut à tout le réseau, une restriction de la recherche par localisation est toutefois possible. La disponibilité d'un document dans le réseau est définie selon : - son statut (consultation sur place, prêtable, pilon, perdu, en transfert...), celuici détermine notamment la «prêtabilité» du document - si le document est en prêt, - si le document est en attente de retour dans sa bibliothèque d'origine, - si le document est réservé et mis à disposition pour un emprunteur - selon le paramétrage des quotas de prêts et de réservations : - autorise-t-on les emprunteurs inscrits à telle localisation à emprunter et/ou à réserver les documents localisés dans telle bibliothèque? 55/94

56 9.5.3 Cas pratique : Un document «Le papillon des étoiles» est emprunté à la localisation «Château du Loir» Le lecteur choisit de le rendre dans une autre bibliothèque ici «Bordeaux». Les professionnels sont alertés et ont le choix de l'action qu'ils souhaitent faire (selon paramétrage de la gestion multi-sites). Si ils acceptent le retour, le transfert du document vers sa bibliothèque d'origine va être généré. 56/94

57 Réception des documents provenant de «Bordeaux» dans l'établissement destinataire ici «Château du Loir» et validation des transferts, changement du statut éventuel. Message de confirmation 9.6 La gestion des réservations Quelques paramètres de gestion des réservations : le nombre de réservations la durée de réservation le nombre de réservations des périodiques la durée de réservation des périodiques durée de validité d'une réservation : l'annulation automatique de la réservation dès la durée dépassée... réservation de documents disponibles et/ou en prêt. La réservation de documents par l'utilisateur, dès l'opac, 57/94

58 Une alerte est générée en partie circulation pour le professionnel qui confirme la mise à disposition du document ; confirmation qui envoie automatiquement un ou SMS au lecteur. Les professionnels peuvent, bien entendu, effectuer des réservations en partie gestion, que ce soit par le module circulation ou par le module catalogage. Le retour d'un document réservé entraîne automatiquement la mise à disposition du document pour le demandeur et génère une alerte visuelle et sonore si souhaitée. 9.7 Gestion du bibliobus Toutes les fonctionnalités de l'application PMB sont entièrement accessibles depuis le bibliobus, les coûts et accessibilité de connexion itinérante 3G ou EDGE permettent de s'affranchir des problèmes lourds et périlleux de synchronisation. Les professionnels retrouvent leur interface habituelle de PMB et ont la possibilité, comme dans l'enceinte de leur établissement d'effectuer notamment les fonctions: prêt/retour de documents recherches documentaires, publiques comme professionnelles réserver un document demander le transfert de documents vers un autre établissement du réseau cataloguer un document, le récupérer via Z Toutes ces fonctions sont accessibles en temps réel, la base de données est constamment à jour, que ce soit depuis le bibliobus ou depuis les différents établissements. Effectivement, l'ordinateur portable mis en place dans le bibliobus est directement connecté à la base PMB hébergée grâce au réseau GSM. Le planning des tournées pourrait être ajouté au portail web des établissements sous forme, par exemple, d'un agenda Google. 9.8 La Politique de prêt La mise en place de catégories de lecteurs définit une durée d'adhésion différente selon la catégorie (si souhaité) ; les catégories sont couplées avec la gestion financière en cas d'abonnement payant ou de gestion d'amende. Les catégories de lecteurs prédéfinies servent également au paramétrage de quotas de prêt selon les besoins du centre de documentation. 58/94

59 Ces quotas se paramètrent dans l'onglet Administration, avec l'aide de votre interlocuteur privilégié PMB Services, durant la phase de mise en œuvre du projet.les croisements de critères sont très facilement enrichis en cas de besoin Les relances Le nombre et le rythme des relances sont paramétrables, les professionnels ajustent notamment le délai de prise en compte du retard, le nombre de relances éditées, le mode d'envoi (par , par courrier ou par SMS) et les textes. PMB réalise alors automatiquement le calcul du niveau de relance et génère les courriers qu'il n'y a plus qu'à imprimer ou envoi directement mail ou SMS. 59/94

60 Un historique des relances est disponible sur la fiche lecteur et donc tout de suite visible lors d'un prêt ou un retour Blocage des lecteurs au prêt en cas de gros retard : selon un délai de prise en compte du retard et un coefficient de blocage paramétrés ; avec forçage possible ou non. en cas de date limite de réabonnement dépassée, si le paramétrage est souhaité. si le compte abonnement est débiteur si le compte amende est débiteur Calendrier d'ouverture Un calendrier d'ouverture par localisation est paramétrable dans PMB, ergonomique et d'utilisation simple : Le calendrier inclus dans PMB permet aux calculs des dates de retour d'être basés sur les jours d'ouvertures de votre médiathèque/centre de documentation. 60/94

61 9.9 Le prêt secouru L'objectif du prêt secouru est de permettre de gérer informatiquement les prêts et retours des documents quand l'accès à PMB est rompu. Scan dans un fichier type Bloc Notes de tous les codes-barres emprunteurs et documents à la douchette optique. Envoi des fichiers de prêts / retours secourus dans PMB au moyen d'une interface spécifique lors du retour à la normale Le couplage du prêt avec un système antivol RFID PMB intègre pleinement la technologie RFID multitag et permet de s'affranchir de l'interface du fournisseur RFID pour : encodage des exemplaires et lecteurs prêts, retours, transferts de documents Nous travaillons avec les 3 principaux fournisseurs de RFID : NEDAP, 3M et IDENT Quelques structures utilisant PMB avec la RFID : NEDAP : Médiathèque de Le Portel (62) Médiathèque de Tulle (19) ESSSE (Ecole Santé Social Sud-Est)... IDENT Médiathèque de Jeumont (59) Médiathèque d'oullins (69) HENAM (Haute Ecole de Namur en Belgique)... 3M Ecole Supérieure d'agriculture d'angers (49)... 61/94

62 Fonctionnement du prêt autonome par RFID Serveur PMB Borne de pret Station RFID La station RFID est composée du matériel radio RFID et d'un PC connecté au réseau. La station RFID est interrogeable depuis n'importe quelle borne de prêt PMB, pour effectuer du prêt de document. La borne de prêt PMB effectue indifféremment du prêt via RFID ou classiquement par la douchette, dans le même environnement qu'un navigateur internet Exemplarisation et encodage des puces dans PMB PMB permet d'associer une ou plusieurs étiquettes RFID pour un exemplaire via le champs nombre de pièces. La programmation des étiquettes RFID se fait au moment de l'exemplarisation. Elles sont automatiquement encodées et activées Déroulement du prêt RFID Le navigateur est sur la page d'attente de saisie d'un emprunteur. PMB interroge en tâche de fond le service RFID pour détecter la présence d'une carte lecteur. Une saisie du code barre de la carte (manuelle ou par la douchette) est toujours possible ; si le lecteur existe, sa fiche apparaît. Le navigateur interroge en tâche de fond le poste RFID pour détecter les livres posés ; une saisie du code barre de la carte (manuelle ou par la douchette) est toujours possible. La liste des livres détectés s'affiche et se met à jour en temps réel, si on ajoute ou retire un document du poste RFID. Les quotas sont vérifiés et leur respect affiché au fil de l'eau. Il suffit à la fin de valider les prêts, les antivols sont désactivés au fur et à mesure. Déroulement d'un retour RFID Le retour se fait au même endroit qu'un retour hors RFID. Il suffit de poser les exemplaires sur la platine. La première étiquette détectée fait passer son exemplaire en retour. Il suffit ensuite d'appuyer sur suivant pour passer en retour tous les exemplaires. L'antivol est automatiquement réactivé. 62/94

63 10. La Diffusion de l'information 63/94

64 10.1 Introduction PMB intègre différentes outils de communication permettant la diffusion d'informations aux usagers La DSI, permettant la création de listes de nouveautés et leur diffusion via différents supports : par mail par flux RSS sur une étagère virtuelle dans n'importe quelle page du portail dans le compte de l'usager produits documentaires L' ing, permettant la diffusion de tout type d'informations (actualité, évènement, etc) ainsi que la création de modèles La D.S.I La DSI Publique Des alertes sont générées par les professionnels qui associent une équation de recherche multi-critères à un ensemble d'usagers et qui définissent une périodicité de diffusion. Pour chaque DSI, il est possible de paramétrer un En-tête et un Pied de page qui seront inclus lors de l'envoi par mail. Toutes les DSI peuvent servir à alimenter un panier afin d'afficher le contenu sous forme d'étagères virtuelles dans le portail. 64/94

65 Il est aussi possible de paramétrer un format d'export pour les notices qui seront alors jointes au mail. L'envoi se fait soit de façon automatique soit manuelle avec un contrôle de la part du professionnel. Un système d'archivage des DSI permet de conserver tout ce qui a été envoyé La mise en page des mails de DSI définition de templates de notices PMB intègre un outil permettant de gérer des templates de notices correspondant à des modèles de diffusion pour les mail de DSI et l'édition des bibliographies notamment. Ces templates permettent de définir quels champs seront édités pour chaque type de notice. Un exemple : - Vous pourrez définir que lorsqu un ouvrage est présent dans votre alerte il sera affiché avec : Titre en gras (intégrant un lien renvoyant vers la notice complète) Résumé Auteur + Editeur + Collection + année d'édition Vignette de l'ouvrage à droite - lorsqu'un article est présent il sera affiché avec : Titre de l'article + lien Résumé Source Année Toutes les combinaisons sont possibles et peuvent être paramétrées. Différents templates 65/94

66 peuvent être définis. Chaque DSI pourra utiliser un template différent si besoin. Exemples de mail de DSI embarquant de la CSS : La diffusion par flux RSS Il est possible de créer des flux RSS à partir de la Diffusion sélective de l'information. Le flux RSS va diffuser le contenu de la bannette ou du panier qui aura été alimenté au préalable par la DSI. Il est possible d'associer un template afin de personnaliser 66/94

67 l'affichage et le contenu du flux. Le flux est alors disponible dès la page d'accueil de l'opac et tous les usagers peuvent s'y abonner : La génération de produits documentaires PMB permet, à partir du module de DSI, de générer un produit documentaire avec entête, sommaire et chapitres. Les notices sont éditées selon un template qui peut être différent de celui choisi pour l'envoi par mail. Ce produit documentaire est généré au format html. La mise en forme est ensuite facilement modifiable dans un traitement de texte avant édition au format pdf. 67/94

68 La DSI privée alertes de l'usager PMB permet aussi à l'usager de se créer lui même ses alertes. Cela est expliqué dans la partie «Services proposés à l'opac» L'outil d' ing Envoi d'un ing aux usagers PMB vous permet d'envoyer des ing à un lot de lecteurs via la constitution de panier de lecteurs. L'outil offre la possibilité d'insérer des informations de l'usager : nom prénom login mot de passe adresse mail prêts en cours réservations en cours adresse Une prévisualisation est possible avant envoi La création de template d' Il est possible de d'administration. gérer des modèles d' (templates) depuis le 68/94 module

69 11. La gestion des statistiques 69/94

70 11.1 Introduction PMB propose un module Éditions permettant d'éditer: la liste des prêts en cours la liste des relances à éditer la liste des réservations en cours la liste des lecteurs en cours, en fin d'abonnement ou proches de leur fin d'adhésion. les états de collections des périodiques (éditables également depuis le périodique luimême). Ce module permet également l'édition et l'exploitation de toutes les statistiques souhaitées, par exemple : le comptage d'exemplaires par statut, par section Éditions et statistiques Toutes les éditions et statistiques de PMB sont paramétrables ; elles se traduisent par des requêtes SQL. Toutes les données saisies sont interrogeables et «statistiquables». PMB propose les statistiques demandées : nombre de lecteurs, par catégorie socioprofessionnelle, appartenance institutionnelle, provenance géographique nombre de lecteurs inscrits, qui ont emprunté par an, mois, jour sur les thèmes de recherche statistiques de consultation de l'opac répartition des acquisitions par support, mode d'obtention, thème prêts par type de document, section..., par type d'emprunteur 11.3 Élaboration de statistiques sur mesure L'onglet «Administration» de PMB permet l'élaboration de statistiques sur mesure, grâce à la construction de requêtes SQL. Des prestations proches de vos besoins : Dès l'installation de PMB, dès la mise en place de l'hébergement de votre base, nous vous proposons la mise en place de toutes les statistiques demandées par la Direction du Livre et de la Lecture et par la Bibliothèque Départementale de Prêt pour les établissements concernés. Pour tous nos clients ayant un contrat d'assistance, nous ouvrons un accès vers un serveur de procédures distantes permettant l'import dans son PMB de procédures déjà réalisées par le service assistance. Cela permet d'accéder, très facilement, à un important réservoir de procédures. 70/94

71 11.4 Les états paramétrables ou comment créer vos requêtes sans connaître le langage Sql! PMB intègre un outil de construction de requêtes vous permettant de construire toutes les listes, éditions et statistiques souhaitées de façon totalement autonome : éditions bibliographiques triées par support, thèmes... toutes les statistiques voulues... possibilité de croiser plusieurs requêtes statistiques en une seule Le développement de cet outil est en cours. 71/94

72 11.5 Exports PMB permet l'export de données vers tous les logiciels de bureautique (OpenOffice, Word, Excel...), HTML, XML. PMB sait bien entendu exporter tout le fonds en UNIMARC en standard ; de plus, le logiciel étant OpenSource, vous avez l'assurance de rester maître de vos données, tant aujourd'hui qu'à l'avenir si vous souhaitez quitter PMB Services. Les statistiques sont consultées à l'écran et exportées vers des fichiers HTML, des tableurs OpenOffice, Excel ou imprimées. 72/94

73 12. Récolement 73/94

74 Fonctionnement du récolement dans PMB : Sélection des exemplaires à récoler par une recherche multi-critère ou une procédure de sélection et mise en panier: ex : on sélectionne tous les exemplaires de la cote 6XX. pointage des exemplaires du fonds par douchette ou par fichier de codes-barres : Il est possible récoler le fonds par RFID et d'intégrer ensuite le fichier de codesbarres afin de comparer le panier d'exemplaires et le fichier de codes-barres. action pour retirer les exemplaires en prêts attribution d'un statut automatiquement à tous les exemplaires du panier d'origine non récolés et non en prêt «manquant au récolement - perdu». Nous conseillons de procéder au récolement par partie du fonds. Le statut «manquant au récolement - perdu» permettra ensuite de retrouver, par une simple recherche, tous les documents non récolés et d'agir en conséquence : suppression de l'exemplaire et de sa notice de la base nouvelle acquisition du document En ce qui concerne la gestion des collections, PMB contrôle automatiquement les doublons de codes-barres dès la saisie de celui-ci. Le code-barres est unique, il est par conséquent impossible d'attribuer le même code-barres plusieurs fois. L'agent chargé de la vérification des exemplaires, n'aura, avec PMB, plus à se soucier d'éventuels doublons de codes-barres. 74/94

75 13. Paramétrage général de PMB 75/94

76 13.1 Détail des différentes fonctions d'administration Paramétrages Plus de 800 paramètres sont à la disposition des administrateurs de l'application. Ces paramètres permettent l'adaptation du SIGB PMB au plus près des besoins de la médiathèque ou du centre de documentation, par module Gestion des droits d'accès Il est possible de paramétrer des droits d'accès différents par utilisateur dans PMB : par onglet : Exemple : l'utilisateur «catalogueur» a accès à l'onglet catalogue et à l'onglet autorités ; l'utilisateur «Prêt» n'a accès qu'a l'onglet «circulation» ; l'utilisateur «Admin» a tous les droits et accès à tous les onglets. Droits de confidentialité des exemplaires par localisation : visibles, invisibles, modifiables Personnalisation de l'opac Toute une partie des paramétrages est consacrée à la personnalisation de l'opac PMB notamment : paramètres et gestion de la recherche : quelle(s) recherche(s)? (simple, multi-critère...) quelle navigation? (étagères virtuelles, navigation par localisation) navigation dans les plans de classement navigation dans les thésaurus affichage et tri des notices indication des coordonnées du centre de documentation gestion d'une photothèque paramétrage de requêtes DSI paramétrage des flux RSS charte graphique 76/94

77 paramétrage des droits des lecteurs (réservations, avis, tags, etc) Réindexation, nettoyage de la base Une rubrique «Nettoyage de base», à l'entière disposition des administrateurs, permet de: réindexer l'index global réindexer tous les champs de recherche supprimer les autorités (auteurs, éditeurs, collections, sous-collections, catégories, titres de série) inutilisées nettoyer les relations avec les paniers, bannettes et catégories supprimer les notices sans exemplaire réindexer les acquisitions Générer toutes les signatures de notices Nettoyer les mots clés des notices Générer les liens entre es catégories nécessaires à l auto-postage Générer l'année de publication des articles de périodiques Générer la date de parution des notices Réindexer les documents numériques Outil de vérification des liens On le sait les contenus internet changent régulièrement et les liens aussi... Un outil dans PMB permet de façon régulière de vérifier les liens hypertextes présents dans la base afin de les supprimer ou les modifier en cas de lien cassé. 77/94

78 13.2 Entrepôt d'archivage L'entrepôt d'archivage permet le «stockage» dans un entrepôt des exemplaires et notices qui sont «supprimés de la base» à partir d'un panier. Ces éléments pourront alors être éventuellement récupérés en effectuant une recherche externe sur l'entrepôt concerné Planificateur de tâches PMB intègre un planificateur de tâches permettant d'automatiser un grand nombre de tâches : envoi des DSI (publiques ou privées) sauvegardes des données de PMB Synchronisation externe (synchronisation d'entrepôts OAI ou connecteurs externes) Indexation / Nettoyage de la base PMB Consolidation des statistiques Maintenance MySQL Envoi de Mailing Exécution d'une procédure personnalisée 78/94

79 14. Le Portail Web et services associés 79/94

80 L OPAC de seconde génération de PMB qui évolue depuis 10 ans est une de ses principales forces. Aujourd hui, à partir de la version 4.0, PMB est le premier logiciel à disposer d un portail d'actualité 100% intégré. La fonction «gestion de contenu» propre au portail est détaillé dans un document de présentation de la fonctionnalité portail La recherche publique Ergonomie L'interface de recherche publique est en français ; elle peut être paramétrée en anglais, italien, espagnol, catalan, néerlandais, japonais, allemand en arabe et même breton ou occitan. Chaque type de recherche : «recherche simple», «recherche multi-critères»..., est composé de plusieurs critères de recherche, paramétrables. PMB est une application full Web, de ce fait il fonctionne parfaitement avec tous les logiciels de lectures d'écran et plus particulièrement JAWS, ainsi que tous les logiciels d'agrandissement (ZOOMTEXT, bigshot,...) ; par conséquent, PMB est compatible avec les plages Braille. Les dispositifs d'interrogation et d'affichage de PMB respectent le niveau Argent défini par le référentiel «accessibilité des services Internet de l'administration française» de la DGME. PMB est également accessible pour les handicapés moteurs. PMB propose une interface professionnelle de recherche différente de la recherche publique OPAC : tout en permettant une puissance et une finesse de recherche considérable, PMB répond aux besoins exprimés par les usagers d'interfaces simples et efficaces La recherche simple L'interface de recherche publique est riche, souple, conviviale, ergonomique et entièrement paramétrable. une recherche type «moteur de recherche» (type «Google») : tous les principes d'une recherche effectuée sur le Web sont applicables au portail de PMB. recherche par totalité ou par mots, le OU ou le ET peut être paramétré au choix comme implicite entre les termes. l'opérateur SAUF peut être indiqué explicitement dans la valeur de la recherche. la possibilité d'attribuer une troncature au(x) terme(s) recherché(s) : troncature à gauche, au milieu ou à droite. Une recherche simple tous champs : Une recherche simple basée sur des critères : titre, auteur, éditeur, catégories... 80/94

81 La recherche avancée - multi-critères PMB propose une recherche multi-critères. L'utilisateur construit sa recherche en choisissant ses critères et ses opérateurs avec la possibilité de croiser tous les critères de recherche grâce aux opérateurs booléens OU, ET, SAUF Autres modes de recherche recherches prédéfinies : le professionnel peut construire des masques de recherche prédéfinis qu'il met à disposition du lecteur dans l'opac. recherche par termes : navigation et recherche parmi les thesaurii recherche dans les tags: recherche parmi les tags (mots-clés ajoutés par les abonnés), les tags les plus utilisés sont les plus mis en valeur Fonctions orthographiques, syntaxiques et sémantiques La gestion des synonymes permet d'accélérer et de faciliter la recherche des sigles ; ex : A.N.P.E synonyme de Agence Nationale Pour l'emploi et de Pôle Emploi La recherche prend en compte, sans aucune différenciation les caractères normaux comme les caractères accentués. La recherche prend en compte, sans aucune différenciation les minuscules comme les majuscules. Une approximation orthographique/phonétique et la lemmatisation permettent 81/94

82 de gérer les fautes de frappes, les singuliers/pluriels, les verbes conjugués, etc. La troncature permet de limiter les erreurs de saisies liées aux erreurs de phonétique ou d'orthographe. PMB permet le calcul automatique des mots vides : mots considérés (nombre d'occurrences dépassant le seuil indiqué) comme vides au vu de leur nombre important. Exemple : «statistique» sera considéré comme vide au sein de la base de données du GENES (Groupement des Écoles de l'insee) Syntaxe de la recherche L'utilisateur a la possibilité d'effectuer, au choix : une recherche exacte, une recherche commençant par, finissant par ou une expression booléenne. les opérateurs syntaxiques sont paramétrables, sont proposés par défaut : les opérateurs booléens ET, OU, SAUF les opérateurs de comparaison <, <=, >, >=, = les combinaisons par opérateurs sont praticables entre plusieurs champs ou à l'intérieur d'un champ. Les troncatures à gauche, à droite ou en milieu de mot permettent de faciliter la recherche. Les professionnels ont la possibilité, dans le paramétrage de l'opac, d'activer ou non la troncature automatique. Les syntaxes de recherche utilisées sur Google sont applicables à la recherche PMB : il est donc possible de rechercher une forme exacte grâce aux guillemets. Autres fonctionnalités disponibles en standard : mise en surbrillance des mots recherchés possibilité d'affiner la recherche possibilité d'afficher les premières notices correspondant au résultat directement en première page Résultats de recherche PMB propose une recherche de type «moteur de recherche». Les notices les plus pertinentes, celles répondant le plus aux termes de la requête, apparaissent toujours au début de la liste de résultat ; l'internaute peut ensuite appliquer un tri personnalisé à son résultat de recherche. La pertinence dans PMB est calculée de la façon suivante : Prenons l'exemple de la recherche «Tous champs = économie logiciel», l'opérateur de croisement par défaut est OU. Le lien des notices du résultat vers les fichiers d'autorité est intégré d'office et ne peut être rendu optionnel ; les recherches sur les notices autorités se font également sur les termes rejetés. L'historique des recherches est conservé durant la session utilisateur et pour les sessions suivantes. PMB offre en outre la possibilité de combiner plusieurs recherches résultant de l'historique et ainsi d'affiner une recherche Facettes et filtres de recherche Les résultats de recherche peuvent être filtrés (auteurs, titre, etc) et affinés via des facettes paramétrables. Cela permet une navigation ergonomique à l'usager : 82/94

83 Les données sur lesquelles l'affinage par facette est proposé, sont paramétrables en administration : Affichage de la notice / exemplaire Les notices sont affichées au format public par défaut, et peuvent être affichées au format ISBD : les affichages peuvent être personnalisés. Les zones soumises à autorité sont caractérisées par des liens hypertextes, permettant ainsi des rebonds entre les notices. Les données complémentaires enrichissant les notices (champs personnalisés) sont interrogeables et apparaissent à l'affichage de la notice. Une notice peut posséder plusieurs documents liés : plusieurs exemplaires documents numériques (document.pdf, photographies, images, fichier sonore, fichier vidéo...) sites Web 83/94

84 Similarités / suggestions Il est possible de paramétrer l'affichage de suggestions de lectures ou de notices liées (côtes proches, du même auteur, etc) 84/94

85 Enrichissement des notices PMB permet le paramétrage de sources externes d'enrichissement. Résumés, biographie de l'auteur, extrait sonores des pistes d'un cd, avis, critiques, etc, viennent alors enrichir la notice sans aucun travail de la part des bibliothécaires/documentalistes. Ces sources sont paramétrables par types de document. Quelques exemples : Biographie Wikipedia / Last FM Extraits musicaux Amazon Feuilletage Google Photos d'artistes Last FM Vidéos et clips Youtube / Dailymotion Avis et critiques Babelio (soumis à abonnement) Data.bnf.fr (requêtes Sparql) Dbpedia (requêtes Sparql) Visionneuse de documents numériques Une visionneuse est disponible dans l'opac/portail pour visualiser directement les documents numériques aux formats suivants : pdf, epub, bnf, mpeg, mp4, webm, ogg, png, jpg, jpeg, gif. Pour les documents msword, msexcel, mspowerpoint, nous passons par un serveur openoffice qui convertit le document en pdf pour l'afficher. 85/94

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