Une étape d'utilisation par la saisie des fiches de contrôle et la synchronisation serveur / poste nomade.

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1 Module Qualité dans QuadraPROPRETE Sommaire 1. PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT MISE EN PLACE DE LA TOPOGRAPHIE DES LOCAUX A CONTROLER Les éléments Les sous familles d'éléments Local type Actions / Corrections Descriptif des locaux PARAMETRAGE DE L'OUTIL DE SYNCHRONISATION... 6 Autorisation du collaborateur à effectuer la synchonisation... 6 Mise en place du mode déconnecté... 7 Paramétrage des transferts automatiques SAISIE DES FICHES DE CONTROLE SYNCHRONISATION SERVEUR / POSTE NOMADE SAISIE DES FICHES DE CONTROLE QUALITE SUR LE POSTE NOMADE Paramétrage préalable des notes sur le poste serveur Saisie d'une fiche de contrôle Edition des fiches de contrôle SYNCHRONISATION POSTE NOMADE / SERVEUR EXPLOITATION STATISTIQUE Statistiques des contrôles qualité Synthèse des contrôles qualité Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/2011 1/17

2 1. PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT Le module Qualité permet de contrôler la qualité des prestations effectuées par les employés sur les chantiers par la saisie de fiches de contrôle. Ce contrôle peut s'effectuer par saisie déportée sur tablet PC avec synchronisation serveur /tablet PC. Ce module fait l'objet d'une licence spécifique QuadraPropreté. 3 étapes sont à distinguer pour le fonctionnement du module Qualité : Une étape de paramétrage des différents éléments, une description des locaux, une mise en place technique de la synchronisation Une étape d'utilisation par la saisie des fiches de contrôle et la synchronisation serveur / poste nomade. Une étape d'exploitation statistique des données 2. MISE EN PLACE DE LA TOPOGRAPHIE DES LOCAUX A CONTROLER Préalablement à toute saisie, il est nécessaire de paramétrer les différents niveaux qui vont servir à constituer les fiches de contrôle. Ces différents éléments sont : Les éléments Les sous familles d'éléments Les locaux types Il est indispensable de saisir tous les niveaux pour que la qualité soit fonctionnelle. Les niveaux se paramètrent dans le menu Paramétrage, choix Qualité / Devis technique. Il est également possible de paramétrer des actions/corrections Les éléments Les éléments correspondent aux points de contrôle qui sont effectués. Saisir un code puis un libellé Renseigner éventuellement un coefficient de pondération (de 1 à 5). Ce coefficient intervient ensuite dans la note globale. Cliquer sur <Sauvegarder> pour enregistrer. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/2011 2/17

3 2.2. Les sous familles d'éléments La sous famille d'éléments regroupe les éléments qui permettent d'accélérer la saisie d'une fiche de contrôle. Saisir un code puis un libellé Indiquer un coefficient de pondération. Le coefficient 1 est renseigné par défaut. Sélectionner les éléments qui composent la sous famille d'éléments. Cliquer sur <Sauvegarder> 2.3. Local type Un local type regroupe des sous familles d'éléments et permet d'avoir une fiche de contrôle modèle. Saisir un code puis un libellé Indiquer éventuellement un coefficient de pondération (de 1 à 5). Le coefficient de pondération donne une notion d'importance au local type et sert à exploiter les statistiques. Sélectionner les sous familles d'éléments associées au local type. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/2011 3/17

4 2.4. Actions / Corrections Les actions correctives sont utiles dans la fiche de contrôle qualité pour définir les actions à mettre en œuvre pour remédier à une prestation de mauvaise qualité. Saisir un code puis un libellé significatif. Enregistrer en cliquant sur le bouton <Sauvegarder> 2.5. Descriptif des locaux Le descriptif des locaux s'effectue dans la fiche chantier sur l'onglet "Descriptif des locaux". Exemple de descriptif de locaux Les combinaisons de touches <Ctrl++> et <Ctrl--> servent respectivement à ouvrir et fermer l'arborescence. Pour modifier l'intitulé d'un niveau, utiliser la touche <F2>. Les niveaux permettent de situer géographiquement le local. Création d'un descriptif de locaux L'objectif de la description des locaux est de lister les locaux destinés à être contrôlés. Passer en mode modification puis utiliser le clic droit sur "Description des locaux" puis choisir "Créer un local" et saisir un intitulé au local. Il apparaît alors en italique. Taper sur la touche <Entrée> pour valider la création. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/2011 4/17

5 Sélectionner alors le local. A noter qu'il doit avoir été préalablement paramétré. Le coefficient de pondération provient du paramétrage du local type. Il peut être modifié ici. Le poste est une notion facultative La saisie est libre sur 10 caractères. Une fois affecté ici, le poste pourra ensuite être affecté à l'employé afin de lier un intervenant à la réalisation de cette prestation. Il est possible de faire des regroupements de locaux avec la notion de "critère" (ex : public / privé). Si le critère existe, utiliser la touche <F4> pour le sélectionner. Sinon, il est à saisir. Dans le cas où le critère n'a pas été renseigné sur tous les locaux, un message d'alerte non bloquant s'affiche. Une zone permet de saisir le nombre de contrôles qualité prévus dans l'année. Le nombre de contrôles qualité prévus dans l'année sera affiché dans la synthèse des contrôles qualité Il est à tout moment possible de déplacer un local type ou un niveau à un autre endroit. 2 solutions sont proposées : Soit pointer le local puis de le déplacer à la souris jusqu'à l'endroit souhaité puis de confirmer le déplacement en cliquant sur le bouton correspondant. Soit utiliser les flèches ou Une copie d'un niveau ou local est également possible en pointant le niveau à copier puis en déplaçant à la souris jusqu'à l'endroit souhaité. Au message apparaissant à l'écran, cliquer sur <Copier>. Le bouton : permet de personnaliser la fiche de contrôle du local sélectionné en donnant la possibilité de Soit modifier le coefficient de pondération d'un élément Soit d'ajouter un élément Soit de supprimer un élément Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/2011 5/17

6 3. PARAMETRAGE DE L'OUTIL DE SYNCHRONISATION En cas d'utilisation d'un poste nomade (tablet PC, portable ou autre), une mise en place de la synchronisation est nécessaire avant toute manipulation. Voici ce qui doit être mis à disposition pour le bon fonctionnement de l'outil de synchronisation : SUR LE POSTE SERVEUR Licence QuadraPropreté SUR LE POSTE NOMADE (TABLET PC OU PORTABLE OU AUTRE) licence locale QuadraPropreté Raccourci QuadraBureau Raccourci QuadraParamétrage Autorisation du collaborateur à effectuer la synchonisation Pour autoriser le collaborateur à effectuer la synchronisation, l'option correspondante est à paramétrer sur l'onglet "QuadraBureau" de sa fiche dans QuadraParamétrage. L'option "Autoriser la synchronisation de QuadraPropreté avec un ordinateur portable" permet de mettre en œuvre le module de synchronisation soumis à licence d'utilisation et commercialisé par nombre de collaborateurs. Lorsque le nombre d'utilisateurs autorisés est atteint, l'option devient inaccessible L'activation de la synchronisation QuadraPropreté implique obligatoirement l'activation de la synchronisation QuadraBureau. Elle est par contre incompatible avec la synchronisation Outlook. Le passage en "mode déconnecté" s'effectue dans QuadraBureau et les fiches clients, affaires, chantiers, tâches et qualités du serveur sont envoyées sur le poste nomade avant la déconnexion. Au retour en mode connecté, les données saisies sur le poste nomade sont réintégrées automatiquement sur le serveur. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/2011 6/17

7 Mise en place du mode déconnecté Dans QuadraBureau sur le collaborateur concerné, un nouveau choix s'affiche dans dans le menu Paramétrage, "Paramétrage du mode déconnecté / Mise en place". Cliquer sur <Suivant> Renseigner ici la localisation du programme QuadraPropreté du poste nomade ainsi que le fichier d'implantation. Cliquer sur <Suivant> Sur cette fenêtre s'affiche le résultat en indiquant les remarques non bloquantes et les erreurs bloquantes. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/2011 7/17

8 Laisser cocher les 2 options Cliquer sur <Terminer> pour terminer la mise en place du mode déconnecté. Paramétrage des transferts automatiques Un 2 ème choix "Transferts automatiques" apparaît dans le menu Paramétrage du mode déconnecté. Le paramétrage du transfert automatique est commun aux synchronisations de QuadraBureau et de QuadraPropreté. Les onglets 3 et 4 concernent uniquement QuadraBureau et le transfert des messages L'onglet 5 concerne uniquement QuadraPropreté Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/2011 8/17

9 Il est possible de sélectionner les clients dans l'onglet 2. Cette opération n'est pas obligatoire. Le bouton <Débloquer le serveur> permet de réinitialiser et par conséquent de débloquer le collaborateur en cas de plantage. Sélectionner le dossier et le nom de l'inspecteur dans la liste affichée par <F4>. Dans la colonne "Blocage", double cliquer ou utiliser la touche <Entrée> pour : ne pas autoriser les modifications sur les fiches de contrôle du poste nomade. Dans ce cas, les modifications peuvent s'effectuer uniquement sur le poste serveur. autoriser les modifications sur les fiches de contrôle du poste nomade. Dans ce cas, aucune modification n'est possible sur le serveur. Pour reprendre tous les chantiers des clients du poste nomade, cocher la case "Transférer tous les chantiers des clients présents sur le portable". Une option permet de transférer les fiches de contrôle datant de plus de x jours. Cliquer sur <Sauver> pour enregistrer le paramétrage de transfert automatique. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/2011 9/17

10 Remarque! Le symbole dans le coin inférieur droit de la fenêtre de QuadraBureau signifie que l'utilisateur est connecté au serveur 4. SAISIE DES FICHES DE CONTROLE Avant toute saisie des fiches de contrôle, il faut que les données placées sur le serveur soient transférées sur le poste nomade. Un travail d'import des données est nécessaire Synchronisation serveur / poste nomade Double cliquer sur ce symbole dans QuadraBureau pour lancer le transfert. La progression du transfert s'affiche à l'écran. QuadraBureau se ferme et s'ouvre à nouveau avec un nouveau symbole signifiant que l'utilisateur est en local sur le poste nomade :symbole A l'ouverture de l'application QuadraPropreté, les menus sont restreints Saisie des fiches de contrôle qualité sur le poste nomade La fiche de contrôle qualité se saisit dans le menu Contrôles. La fiche qualité contrôle par chantier et par local pour les employés affectés, attribue une note aux éléments sélectionnés. Sur cette fiche, des actions correctives peuvent éventuellement être saisies. Préalablement à toute saisie de fiche de contrôle qualité, un nombre de note et une désignation pour chaque note doivent être renseignés sur le poste serveur. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/ /17

11 Paramétrage préalable des notes sur le poste serveur Dans les constantes du dossier, onglet Qualité, renseigner la cotation choisie pour la gestion des contrôles (minimum 2, maximum 5) puis saisir un libellé pour chaque note. Il y a autant de libellés que de nombre de notes. L'option "Non conforme" permet d'indiquer si la note 0 est la note qui représente la conformité. Exemple : Nombre de notes = 4 Option "non conforme" cochée : 0= Mauvais, élément non conforme / 1= Moyen / 2= Bon / 3=.Très bon, élément conforme Option "non conforme" décochée : 0= meilleure note, élément conforme / 1= Bon / 2= Moyen / 3= Mauvais, élément non conforme Dans la fiche de contrôle qualité, si la note 0 est la note de non conformité (option "non conforme" cochée), alors elle sera affichée en dernière colonne de la grille des éléments Saisie d'une fiche de contrôle La saisie de la fiche de contrôle s'effectue par l'inspecteur sur le tablet PC dans le menu Contrôles. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/ /17

12 POUR CREER UN CONTROLE signifie que la fiche de contrôle affichée a été transférée à partir du serveur sans demande de blocage pour ce poste nomade lors de la synchronisation. Il n'est donc pas possible de modifier la fiche en mode déconnecté avec QuadraPropreté. signifie que la fiche de contrôle affichée a été transférée à partir du serveur avec demande de blocage sur ce poste lors de la synchronisation. Il est donc possible de modifier la fiche en mode déconnecté avec QuadraPropreté. La création d'un contrôle s'effectue en continue sur plusieurs locaux. A la fin du contrôle de tous les locaux, le bouton permet de sortir du contrôle du chantier et d'affecter une heure de fin à toutes les fiches saisies. (l'heure de fin correspond à la date système). Sélection du chantier Sélectionner un chantier dans la liste affichée par <F4> Sélectionner obligatoirement un contrôleur parmi les employés présentés dans la liste affichée par <F4>. Sélectionner un local (le symbole désigne un local) La date de contrôle est par défaut la date du jour. Elle est modifiable en cliquant sur le calendrier pointant sur le jour souhaité. puis en L'heure de début du contrôle est par défaut automatiquement renseignée : il s'agit de l'heure système. Le poste, préalablement paramétré dans le descriptif des locaux, sert de filtre pour les employés. Cette indication correspondant à l'échantillonnage des contrôles à la date donnée. Le 1 er chiffre correspond au nombre de locaux déjà contrôlés, le second chiffre correspond au nombre total de locaux du chantier à contrôler. Un clic sur cette zone permet d'afficher la liste des contrôles déjà effectués sur le chantier avec possibilité de l'imprimer (clic sur le carré bleu). Le pourcentage indiqué sous l'échantillonnage correspond à la moyenne des notes de satisfaction des locaux à la date de contrôle. Liste des employés affectés Si un pointage existe, les employés sont récupérés automatiquement dans la rubrique "Employés affectés" en se limitant au dernier jour travaillé avant la date de contrôle. Il est possible à tout moment d'ajouter un employé ou un remplaçant en le sélectionnant dans la liste affichée par <F4>. Liste des éléments notés La liste des éléments à contrôler pour le local sélectionné apparaît automatiquement sous forme d'arborescence. Il est possible à tout moment de personnaliser la liste en ajoutant (touche <Inser> ou en supprimant (touche <Suppr>) certains éléments. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/ /17

13 Par défaut, les éléments à noter sont tous bons. Il suffit pour les éléments qui ne sont pas bons de cocher à l'aide du stylet dans la colonne correspondante. Le travail s'effectue par exception. La colonne "nc" signifie "non conforme" et donne la possibilité de ne pas noter. A l'édition de la fiche de contrôle, le calcul de la note de satisfaction du local exclut les éléments non concernés. L'option "contradictoire", si elle est cochée, indique si la fiche représente un contrôle contradictoire. Liste des actions correctives Les éléments pour lesquels la qualité est jugée insuffisante peuvent faire l'objet d'une action corrective. Dans ce cas, sélectionner une action dans la liste affichée par <F4> (préalablement paramétrée dans le menu Paramétrage / Qualité) et saisir une date de mise en œuvre pour le prochain passage. Note de satisfaction Une note de satisfaction est calculée pour le local. Elle correspond au rapport entre le nombre d'éléments contrôlés et le nombre d'éléments contrôlés non conformes. Le pourcentage obtenu est pondéré avec les coefficients de pondération (s'il y en a) sur le local type, les éléments, les sous familles d'éléments. Commentaires Le bouton permet de saisir un texte libre sur le local contrôlé. LISTE DES CONTROLES DEJA EXISTANTS <F12> Le bouton présent dans la barre d'outils permet d'afficher la liste de toutes les fiches de contrôle déjà saisies. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/ /17

14 Edition des fiches de contrôle L'édition d'une fiche de contrôle s'effectue par le bouton <Imprimer> sur la fenêtre "Fiche de contrôle". Sélectionner le chantier et le local puis saisir une date de contrôle. L'édition peut être soit une impression soit une archive. Dans le cas d'une archive, celle ci sera visible dans la fiche client au chapitre chantier. Dans le cas d'une impression, sélectionner un modèle, renseigner un nombre d'exemplaires et sélectionner une imprimante dans la liste affichée par <F4>. Un aperçu avant impression est disponible par le bouton correspondant. A l'édition, le fichier est archivé automatiquement. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/ /17

15 Exemple d'édition d'une fiche de contrôle 4.3. Synchronisation poste nomade / serveur Une fois les fiches de contrôle saisies sur site, il suffit d'ouvrir QuadraBureau pour que les données du poste nomade soient transférées vers les serveur. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/ /17

16 5. EXPLOITATION STATISTIQUE 5.1. Statistiques des contrôles qualité Aller dans le menu Contrôle 5 types de statistiques sont disponibles avec chacun un modèle d'édition. Choisir un modèle : fiche de non conformité par employé et par chantier (modèle QAQnfe0.txt) Statistique par chantier (modèle QAQsCha0.txt) Liste des non conformités restantes par chantier (modèle QAQnFr0.txt) Statistiques par employé (modèle QAQsEmp0.txt) Statistiques par élément (modèle QAQsElt0.txt) Il est possible de faire une sélection par client, affaire, chantier, employé. Pour cela, sélectionner dans la liste affichée par <F4> un code début et un code fin (du premier au dernier). Laisser à blanc pour ne pas faire de sélection. Choisir le mode de sortie (Ecran ou imprimante) Dans le cas d'une impression, renseigner un nombre d'exemplaires puis sélectionner une imprimante dans la liste affichée par <F4> puis cliquer sur <Imprimer>. Pour les statistiques par chantier : Possibilité de personnaliser le tableau de sortie et choisir d'en imprimer un graphique. Cocher "sortie imprimante" et cliquer sur le bouton <Paramétrer le graphique> Personnaliser le tableau en choisissant l'abscisse et l'ordonnée Choisir d'imprimer le tableau et/ou le graphique Pour une impression avec graphique, sélectionner le nombre de graphique souhaité par page Possibilité d'effectuer une rupture par chantier, chantier/local type, chantier/critère1. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/ /17

17 5.2. Synthèse des contrôles qualité Choisir une période (12 mois maximum) Une sélection peut être effectuée par client, affaire, chantier. Cliquer sur le bouton <Synthèse> et elle s'affiche à l'écran. Elle présente par mois les moyennes pondérées des chantiers et les nombres de contrôles effectués. Module Qualité dans QuadraPROPRETE PP_Quali.pdf - MAJ 15/02/ /17

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