E9 Documenter les politiques et procédures de la paie

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1 E9 Documenter les politiques et procédures de la paie Karima Balfoul, l Association canadienne de la paie

2 Documenter les politiques et procédures de la paie Présenté par : Karima Balfoul, G.A.P Avez-vous des politiques et procédures? 1

3 Difficile de se faire prendre au sérieux Nous gardons vos bâtons de golf en otage et nous en plierons un à chaque heure tant que nous n aurons pas reçu vos feuilles de temps. Sincèrement, Le gestionnaire de la paie Au programme Avantages Écrire ou pas écrire Définitions Préparatifs Éléments des politiques et procédures Exemples Communication Formation Promouvoir l importance de la paie 2

4 Assurer l uniformité Avantages Avantages Moins d erreurs / meilleure qualité / temps économisé Données sur la paie Remise de la paie Validation Production de rapports Traitement des données 3

5 Avantages Revenu Québec ARC Indemnisation des travailleurs Normes d emploi/ du travail Santé au palier provincial Statistique Canada Conformité législative Service Canada Outil de formation Avantages La route du succès est bordée de nombreuses places d arrêt tentantes Anonyme 4

6 Avantages Réduire l exposition au risque de l organisation Écrire ou mettre à jour Politiques et procédures Confusion relativement aux procédures Pratiques non uniformes Responsabilisation des gens Trop d exceptions Changements aux lois Changements dans l organisation 5

7 Politiques et procédures Ne pas écrire ou mettre à jour Si les pratiques non uniformes risquent de persister Si l obligation n est pas légalement applicable Politique c. procédure La polique dit QUOI faire La procédure dit COMMENT le faire 6

8 Qu est-ce qu une politique? Une règle établie Rédigée dans des termes simples, clairs et concis L autorité est claire Discrétionnaire conformément à l organisation Obligatoire conformément à la législation applicable Un expert en politique est désigné Les changements sont rares Qu est-ce qu une procédure? Une série de mesures à prendre pour respecter une politique Élaborée en tenant compte de l utilisateur final Évolue avec le temps Les changements sont plus fréquents 7

9 Relation entre politiques et procédures Politiques Procédures Pratiques uniformes Préparatifs Devrions-nous écrire ou acheter un modèle? Chaque organisation est unique Revoir soigneusement les modèles choisis 8

10 Préparatifs 1. Constituer un groupe de travail 2. Qui sont les utilisateurs finaux? 3. Que faut-il documenter? Procédure du département interne Procédures interdépartementales 4. Quel niveau de détail faut-il prévoir? 5. Qui rédigera? 6. Style de rédaction 7. Autorisations ou approbations Responsabilités du rédacteur Identifier les sujets de la politique / procédure Faire des recherches Rédiger une première version Faire lire, réviser au besoin 9

11 Responsabilités du rédacteur Faire approuver Publier le document final Diffuser la communication Mises à jour / révisions Style de rédaction Rester clair et concis Ajouter des définitions et des exemples Éviter les acronymes Rester factuel vérifier l exactitude Placer l action à la fin d une phrase 10

12 Style de rédaction Dire ce qu on pense, penser ce qu on dit Penser à toutes les interprétations possibles Être prêt à aller jusqu au bout une fois que vous avez documenté Rédiger en fonction du lectorat Éviter de faire des hypothèses Utiliser des mots simples, des phrases courtes Indice Gunning-Fog Texte édité Indice Gunning-Fog La semaine de travail régulière est de 40 heures[.] L indice Gunning-Fog est Le nombre de signes de ponctuation principaux, par exemple [.], est 1 Le nombre de mots est 8 Le nombre de mots de 3+ syllabes, surlignés en bleu, est 1 11

13 Politique Exemple Un employé peut demander que sa prime soit transférée à son REER Procédure Présenter une demande de transfert au service de la paie Est-ce que c est bien écrit? Énoncé de politique révisé L employé peut demander qu une partie de sa prime soit transférée à son REER. Le transfert n est possible qu à destination du compte REER collectif de l organisation. Remarque: Le transfert au REER permet seulement d éviter les retenues d impôt. Le service de la paie a l obligation de procéder aux autres retenues (Cotisations RPC/RRQ, AE et RQAP), sauf si l employé a déjà atteint la cotisation annuelle maximale. 12

14 Énoncé de procédure révisé Pour demander qu une partie de sa prime annuelle soit transférée au REER, l employé doit: avoir un compte au REER collectif de l organisation; remplir le formulaire Transfert de la prime au REER et indiquer le montant à transférer signer le formulaire où figure la déclaration confirmant que l employé a suffisamment de marge pour cotiser à un REER présenter le formulaire rempli au service de la paie 10 jours avant la date annoncée du paiement de la prime Éléments Politiques et procédures En-tête Titre But Enoncé détaillé Responsabilités Service / personne-ressourcepour interprétation 13

15 Élément 1 En-tête Logo de l organisation Date de prise d effet Numéro de politique / procédure Numéro / lettre de révision Nombre de pages Élément 2 Titre En manchette ou en bannière Bref et pertinent Exemples : Politique de la banque d heures supplémentaires Procédure de demande d indemnité de vacances 14

16 Introduction Court paragraphe Lors de la rédaction : Soyez clair Élément 3 But Écrivez des phrases complètes Éviter les acronymes Devrait être de compréhension facile par le lecteur Politique Définition de la règle Raisons Définitions Autorité responsable Élément 4 Énoncé détaillé 15

17 Procédure Élément 4 Énoncé détaillé Marche à suivre complète, étape par étape Une marche par étape Décrire le résultat de la démarche Éviter les choix / alternatives si possible Utiliser neuf étapes ou moins Utiliser des listes numérotées si un ordre spécifique est nécessaire Normes Dates butoirs Élément 5 Responsabilités À qui la politique s applique Qui a l obligation d exécuter une procédure Peut inclure un énoncé d exclusion S applique à tous les employés sauf la haute direction Utiliser des titres de postes / départements sans noms Établit les domaines de responsabilité 16

18 Élément 6 Personne-ressource Défenseur de la politique ou procédure À qui adresser les questions / soumettre les préoccupations Informe le rédacteur quand des mises à jour sont requises Personne-ressource = Titre du poste 1 er mars 2011 Politique P101 (b) Titre But Détails Application Personne-ressource Dépôt direct de la paie Méthode approuvée pour la remise d une paie nette chaque quinzaine aux employés L Entreprise ABC a pour politique que tous les employés sont tenus d utiliser le dépôt direct pour recevoir leur paie. Il est prouvé que le dépôt direct constitue un moyen pratique, sécuritaire et confidentiel de verser la paie aux employés. Le dépôt électronique peut être versé à un compte chèques ou un compte d épargne dans n importe quelle institution financière canadienne. Les coordonnées du dépôt direct de la paie demeurent en vigueur tant que l employé n y demande pas de changement par écrit. À tous les employés, temps plein et temps partiel, quelle que soit la date d embauche, le salaire ou le statut de rémunération. Le superviseur de la paie 17

19 1 er mars 2011 Procédure 101-1P Titre But Responsable Marche à suivre Aide Dépôt direct de la paie Marche à suivre par l employé pour s inscrire au dépôt direct de la paie de chaque quinzaine ou pour modifier ses coordonnées Employé Nouvel employé Remplir le formulaire de dépôt direct inclus dans votre trousse d embauche. Remettre le formulaire rempli ainsi qu un chèque annulé au service de la paie cinq jours avant la première paie. Changement de coordonnées pour le dépôt direct Pour changer ses coordonnées, l employé doit présenter un formulaire de dépôt direct indiquant «Changement de coordonnées», avec un chèque annulé du nouveau compte. La demande doit être acheminée cinq jours avant la date de paie où le changement doit entrer en vigueur. Remarque : Il est recommandé à l employé de ne pas fermer l ancien compte tant que le premier dépôt direct n arrivera pas sans encombre au nouveau compte. Voir le modèle de formulaire à la page suivante pour des instructions détaillées. Administrateur de la paie 1 er mars 2011 Procédure 101-2P Titre But Responsable Marche à suivre Aide Dépôt direct de la paie Entrée / modification des paramètres de paie de l employé dans le système de paie Administrateur de la paie Estampiller la date de réception sur le formulaire. Vérifier si le formulaire est exact / complet. Bien noter la date de paie effective qui s applique. Mettre le dossier de l employé à jour pour la période de paie en question. o Ouvrir le fichier maître de l employé dans le système de paie. o Cliquer sur l écran de dépôt de la paie. o Entrer les données dans les champs requis : Identifiant de la banque (3 chiffres) Numéro de transit (5 chiffres) Numéro de compte (sans espace ni tiret) Type de compte (chèques ou épargne) Valider les données. Sauvegarder les changements. Vérifier que les changements ont bien été traités en faisant un test en temps réel. Classer le formulaire de dépôt direct au dossier de l employé. Superviseur de la paie 18

20 Sujets suggérés Procédure d embauche Procédure de paie Fréquence de paie Dépôt direct Feuilles de temps Présentation des heures Demande d indemnité de vacances Rémunération des jours fériés Paie hors cycle Paiement des commissions Primes / primes au rendement Retenues obligatoires Retenues non obligatoires Avances sur salaire Procédure de cessation d emploi Fin d année Documents facultatifs Aide-mémoire Embauches Cessations d emploi Fin d année Modèles de formulaires TD1 Dépôt direct Demande de vacances Organigrammes Diagrammes 19

21 Communications Guide de l employé Intranet de l organisation Bulletin interne Babillard de l organisation Affiches /notes de service Insérer avec le bulletin de paie Bloc de courriels Réunions de service Communication réussie Distribuer le message de plusieurs façons Communication continue Promouvoir l acceptation et se faire prendre au sérieux pour changer L utilisationde la théoriedu coup de coude 20

22 Théorie du coup de coude Comment influencer un changement lorsque vous n avez pas le pouvoir de le faire respecter? Argument démographique - Désir subconscient de faire partie d un choix populaire Argument réciproque - Comment voulez-vous effectuer votre travail si tous les outils et les informations n étaient pas disponibles? - Traitez les autres comme vous aimeriez être traité Méthodes Ateliers / séminaires Réunions de personnel Formation Formation en milieu de travail Formation assistée par ordinateur Mentorat et coaching Demander des commentaires sur les méthodes de formation 21

23 Rompre avec les mauvaises habitudes Préoccupations relativement à la protection des renseignements personnels Médiocrité du service à la clientèle Échéances non respectées Renvoi au logiciel de paie Nous avons toujours agi ainsi Gages de succès Engagement de la direction Joindre le geste à la parole Format de rédaction normalisé Examen de la conformité aux lois Communication Formation Critères d évaluation du rendement 22

24 Convaincre les employés Changement positif Changement négatif Récompense Effort Confort Risque Aucun Changement positif Aucun Changement négatif Convaincre les employés en 6 étapes 1. Analyser la politique ou procédure 2. Expliquer sa raison d être 3. Demander aux employés pourquoi ils ne s y conforment pas 4. Reformuler la politique ou procédure et demander ce qu il faudrait faire pour améliorer la situation 5. Discuter des options possibles et choisir une solution 6. Obtenir un engagement ferme et non un vague accord 23

25 La paie, c est important! Plus grande dépensede l organisation Moral des employés Réputationde l organisation Rapports et versements gouvernementaux ARC Revenu Québec Impôtprovincial pour les soins médicaux Conformité législative Normesdu travail Indemnisation des travailleurs Questions 24

26 Merci d avoir participé! 25