GRAND LIVRE 01. Note: vous devez remplir la maintenance des folios des comptes de banque avant d entrer des transactions.

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1 Entrée des transactions Note: vous devez remplir la maintenance des folios des comptes de banque avant d entrer des transactions. 1. Accédez à la boîte de dialogue de l entrée des transactions. Utilisez le Navigateur (touche F8 ou icône de la barre d outils ), sélectionnez le module 01, la section 20 et l option 01. Appuyez sur la touche ENTRÉE ou cliquez sur Exécuter. L écran d entrée des transactions se présente en deux zones. La zone supérieure, Écritures, regroupe les références globales à une écriture regroupant une ou plusieurs transaction(s). La zone inférieure, Transactions, sert à la saisie des transactions. 2. Cliquez sur le signe (+) de la barre d outils ou sur la touche INSER pour entrer une écriture. La première ligne change de couleur et le système vous suggère par défaut, le journal d encaissement. Cliquez sur la flèche vers le bas afin de pouvoir sélectionner un autre journal. Appuyez sur la touche TAB afin de passer au champ suivant. 3. Sélectionnez la période comptable. Si l écriture n est pas dans la période courante, cliquez sur la loupe pour afficher le tableau des périodes. Vous pouvez entrer des transactions dans toutes les périodes des exercices précédent, courant et subséquent. GL-01

2 Si vous entrez une période fermée, le système vous demande si vous voulez continuer. Si vous avez entré une période faisant partie d un exercice fermé, la fenêtre suivante apparaîtra : Inscrivez le code dans le champ Confirmation et cliquez sur OK. Si vous entrez une écriture dans l exercice précédent, n oubliez pas d ajuster les soldes d ouverture dans vos comptes de revenus et dépenses à partir du journal du solde d ouverture. 4. Entrez la date du lot de transactions. La date de fin de période est suggérée par défaut. Si vous modifiez la date, vous devez entrer les quatre caractères de l année. Entrez le numéro de lot (15 caractères) et la description du lot (40 caractères). Ces deux champs ne sont pas obligatoires. 5. Cochez ensuite la case de distribution des taxes si vous désirez que les taxes soient calculées. Remarque: l option de distribution des taxes est disponible pour chacun des journaux. GL-02

3 5. Inscrivez le numéro de compte de grand livre ou cliquez sur la loupe afin d afficher la liste des comptes de type monétaire. Pointez sur le compte et cliquez deux fois pour sélectionner le compte. Création d un compte Vous pouvez créer un compte à partir de cet endroit. Entrez le numéro de compte et appuyez sur TAB ou Entrée. La fenêtre suivante apparaît: Cliquez sur Oui. La fenêtre Nouveau compte apparaît: GL-03

4 Attention: Vous ne verrez pas le champ Client (Compte correspondant) si vous ne possédez pas une licence qui vous autorise à accéder à la vérification. Les données d un compte modèle sont présentées. Vous pouvez remplir les champs manquants et modifier l information selon vos besoins. Cette fenêtre présente les mêmes données que la fenêtre d ajout dans la maintenance des comptes états/financiers. À l onglet Regroupé par, vous pouvez modifier les groupements et en insérer de nouveaux. Après avoir fait vos sélections dans chacun des onglets, cliquez sur le bouton OK. Entrez le numéro de référence (15 caractères) ainsi que la description (40 caractères). Entrez la quantité si nécessaire (exemple: le volume d une transaction de ventes) ou laissez ce champ en blanc. Entrez le montant de la transaction au débit ou au crédit. En appuyant sur TAB, après la dernière entrée, la boîte de dialogue permet maintenant de calculer les taxes. Indiquez si la taxe est incluse ou exclue. Si vous choisissez Taxe incluse, la colonne Montant sera désactivée tandis que si vous choisissez Taxe exclue, la colonne Débit ou Crédit total sera désactivée. Entrez le numéro de grand livre ou cliquez sur la loupe afin d afficher la liste des comptes de type monétaire. Si le compte de grand livre est un compte de contrôle utilisé par les modules Clients et Fournisseurs, le système vous en avertit et ne vous permet pas d entrer une transaction. Entrez la quantité (volume de la transaction) si nécessaire. Entrez le premier code de taxe pour la TPS et le second pour la TVQ. GL-04

5 Lorsque le montant à distribuer est à 0, l entrée est terminée et l écran change de couleur. Acceptez la transaction en appuyant sur les touches Ctrl+S ou en cliquant sur le crochet ( ) dans la barre d outils. L écran revient alors dans la boîte Transactions et vous pouvez entrer la transaction suivante. Veuillez noter que le bouton Distribution, placé dans le coin inférieur gauche, vous emmène dans l écran de distribution des taxes. Le système vous avise qu une transaction ne balance pas si vous tentez de l accepter quand même. ATTENTION: lorsque vous avez terminé la saisie de votre lot de transactions, acceptez-le en cliquant sur le crochet ( ) ou sur les touches Ctrl+S. Si vous sortez de la saisie de transactions sans les avoir acceptées, vous perdrez toutes les entrées et ce, même si vous avez accepté chaque transaction individuellement. Exception: les journaux d encaissements, de décaissements et le journal général procèdent différemment après l acceptation d une transaction. En effet, le curseur revient à la zone supérieure Écritures au lieu de demeurer dans la zone inférieure Transactions. Vous pouvez ainsi entrer dans la zone Écritures, une description de l écriture (exemple: préciser le bien acheté ou décrire l écriture faite au journal général). Dans ces journaux, la référence de la zone Écritures et celle de la zone Transactions sera habituellement la même. GL-05

6 Rappeler une écriture Il est possible de rappeler une écriture pour la modifier dans les cas suivants: si la procédure de fin de la période pendant laquelle l écriture a été passée n a pas été exécutée et qu aucun compte de banque n est affecté par l écriture; OU si l écriture affecte un compte de banque et que la transaction bancaire n est pas encore compensée. Dans tous les autres cas, une autre écriture doit être passée pour corriger une écriture erronée. 1. La modification d une écriture s effectue par la boîte de dialogue Entrée de transactions (012001). Il faut se déplacer à la droite de la boîte de dialogue pour accéder à la loupe. 2. Cliquez une fois sur la loupe. La fenêtre Critères d affichage s ouvre. 4. Cochez le journal où se trouve l écriture à passer. Entrez un intervalle de dates. Cliquez sur OK pour confirmer votre choix. La fenêtre Liste des écritures modifiables s ouvre alors. Sélectionnez une ou plusieurs écritures en cliquant dans la case située à gauche de la fenêtre. Cliquez sur OK. GL-06

7 Si vous avez entré une date faisant partie d un exercice fermé pour les décaissements du au , la fenêtre suivante apparaîtra : Les écritures sélectionnées sont alors affichées à l écran. Pour faire les modifications, vous devez simplement appuyer sur la touche TAB ou sur la touche ENTRÉE pour passer d un champ à l autre et entrer votre correction. Une fois la correction effectuée, acceptez-la en cliquant sur le crochet ( ) de la barre d outils ou sur les touches Ctrl+S. 4. Pour supprimer une écriture, réaffichez l écriture par la procédure décrite ci-dessus. Cliquez dans n importe quel champ de la zone Écritures, puis cliquez sur le signe (-) de la barre d outils ou appuyez sur la touche DEL. Confirmez la suppression en cliquant sur Oui. Générer les écritures automatiques Il est possible, à partir de l entrée des transactions, de générer des écritures automatiques. 1. Cliquez sur cette icône à la fenêtre Entrée des transactions. La fenêtre suivante apparaît: GL-07

8 2. Cliquez sur la loupe pour sélectionner la période. 3. Entrez la date. 4. Vous pouvez répéter l opération. Entrez un chiffre. 5. Sélectionnez les écritures automatiques que vous voulez générer dans l entrée des transactions. 6. Cliquez sur OK. Note: si certains calculs ont été mal effectués, ces derniers ne seront pas reportés et ils apparaîtront dans une fenêtre Liste des erreurs. 7. Les écritures générées sont reportées. GL-08

9 GL-09

10 Renverser une écriture Cette option vous permet de renverser automatiquement une écriture dans une période suivante. Cliquez sur le bouton Renverser l écriture. La fenêtre Transaction renversée apparaît : Sélectionnez la période de renversement et la date de la transaction. Cliquez sur OK. Le système génère alors une nouvelle écriture inversant le débit et le crédit de la transaction. GL-10

11 Écritures sur l exercice précédent en tenue de livres Première partie 1. Imprimer le solde d ouverture de l exercice : Impression de la balance de vérification Sélectionner Solde d ouverture de l exercice. 2. Écriture de correction sur l exercice précédent : Entrée des transactions Sélectionner le journal Général. Sélectionner la dernière période de l exercice précédent. Enregistrer l écriture. 3. Vérification du résultat primaire : a) Solde d ouverture : Impression de la balance de vérification Sélectionner Solde d ouverture de l exercice. b) Imprimer les rapports nécessaires pour vérifier la correction sur l exercice précédent et vérifier l impact sur l exercice courant. Deuxième partie 4. Ajuster le solde d ouverture : Note : a) Cette étape sert à renverser l écriture effectuée sur l exercice précédent qui a affecté le solde d ouverture. b) Les comptes de résultats affectés par l écriture sur l exercice précédent doivent être fermés dans le compte Solde au début des B.N.R. (du capital). Entrée des transactions Sélectionner le journal Solde d ouverture. Sélectionner la première période de l exercice courant. Enregistrer l écriture. 5. Vérification du résultat final : a) Solde d ouverture : Impression de la balance de vérification Sélectionner Solde d ouverture de l exercice. b) Imprimer les rapports nécessaires pour vérifier la correction sur l exercice précédent et vérifier l impact sur l exercice courant. GL-11

12 Affichages Affichage des soldes des comptes Note: vous pouvez visualiser le volet de votre choix en cliquant sur pour fermer ou sur pour ouvrir le volet. Cliquez sur la ligne séparant les différents volets pour les redimensionner. Remarque : pour modifier une transaction, cliquez deux fois sur celle-ci. L affichage des soldes s applique aux comptes de type monétaire seulement. Cette fenêtre se divise en quatre volets: Compte: liste des comptes avec le montant total des transactions pour les colonnes Période et Solde selon la période courante. Transactions: liste des transactions du compte sur lequel vous êtes positionné. Cliquez la flèche vers le bas pour choisir Exercice courant ou Exercice précédent. Le système se positionne automatiquement sur la dernière transaction qui est égale ou plus petite que la date de votre système. Écriture: écriture complète de la transaction sur laquelle vous êtes positionné. Solde par période: le sommaire des transactions et des quantités pour la période ainsi que le solde cumulé à la fin de chaque période pour les exercices précédent et courant. Le solde cumulé n est pas présenté dans l exercice suivant. Un X dans la partie gauche de l écran, après le numéro de période, vous indique la période courante pour l exercice courant tandis qu un V signifie qu il y a une vérification en cours à la fin d une période pour l exercice courant. Le système se positionne automatiquement sur la période courante. GL-12

13 Important: pour plus de rapidité lors du déplacement d un compte à l autre, fermez le volet Transactions pour éviter que le système ne charge les transactions. Affichage des transactions L affichage des transactions présente le détail des transactions des comptes du Grand Livre. Cette option est très utile pour rechercher une transaction. - Dans le champ Sélection du compte, cochez le ou les comptes pour lesquels vous voulez afficher les transactions. - Dans le champ Du-Au, entrez un intervalle de date afin de réduire le nombre de transactions à afficher (Facultatif). - Cliquez sur le bouton Afficher. - Les transactions et les écritures reliées au compte sont maintenant affichées. Dans le champ Écriture, le système indique la transaction et les comptes impliqués. - Cliquez deux fois sur une transaction pour la modifier. GL-13

14 Impressions Impression des états réguliers / comparatifs Exercice courant: pour les choix 2 et colonnes Comparatif: pour les choix comparatif 2 et 3 colonnes La boîte de dialogue comporte 3 onglets: rapport, liste des états et options et se divise en deux parties: exercice courant et comparatif. Dans le premier onglet, Rapport, vous devez spécifier le genre de rapport désiré et la période. Rapport: cliquez sur la flèche vers le bas afin de voir la liste des options, soit: colonnes, 2 colonnes, Comparatif 2 colonnes, Comparatif 3 colonnes et Comparatif 2X2 colonnes. Année: précisez l exercice en cliquant sur la flèche vers le bas pour voir les options: année courante, année précédente, budget année 1 à 5. De..à : précisez la période pour laquelle vous désirez imprimer les états financiers. Si vous avez indiqué Comparatif 2 ou 3 colonnes, les champs de la boîte Comparatif deviennent accessibles: i. vous devez indiquer si vous désirez comparer les soldes de la période ou le montant cumulé ; ii. vous pouvez comparer les données de votre choix, dans la même année ou des années différentes ou avec le budget. Plusieurs combinaisons sont permises. Note: lorsque vous travaillez avec une compagnie à l intérieur de laquelle un budget a été effectué, le système conserve les derniers choix de sélection de l onglet Rapport ainsi que les dates dans l onglet Liste des états. Vous devez choisir Budget année (1 à 5) au champ Année. GL-14

15 Dans le deuxième onglet, Liste des états, vous sélectionnez un ou des état(s) à imprimer en cliquant dans la case précédant l état. Vous pouvez spécifier la date des états financiers demandés. Dans le troisième onglet, Options, vous spécifiez les options d impression: saut de page entre chaque état, imprimer le numéro de compte de grand livre, imprimer les comptes dont le solde est zéro, imprimer les comptes des sections Passif, Capital et Produits en valeur inversée, imprimer les ratios, calculer le pourcentage des états de présentation sur le total, sur le total du chiffre d affaires, sur le total du chiffre d affaires de l état ainsi que sur les annexes aux résultats. Vous pouvez aussi imprimer tous les critères d impression sélectionnés. Le système conserve la dernière sélection. Pour imprimer un message de bas de page, cochez la case à cet effet. Cliquez sur le bouton. Un traitement de textes s ouvrira et vous pourrez inscrire un message de bas de page et un numéro de page si désiré. Voici la liste des paramètres qui apparaissent quand vous cliquez sur la loupe dans le traitement de textes : CIE : DATE : IMP_DATE: IMP_HEURE: PAGE : AUTRES Nom abrégé de la compagnie selon la maintenance des compagnies. Date de l état des résultats ou la date du bilan inscrit à l onglet «Liste des états». Date de l impression des états financiers réguliers/comparatifs. Heure de l impression des états financiers réguliers/comparatifs. Inscription du numéro de page selon le compteur à l impression des états financiers réguliers/comparatifs. Selon les paramètres inscrits dans les Propriétés de la compagnie. GL-15

16 Pour avoir un aperçu de l impression, cliquez sur l icône de la barre d outils.cliquez ensuite sur l imprimante de la barre d outils ou sur le bouton Imprimer situé dans le coin inférieur de la fenêtre. GL-16

17 .2 Entrez les transactions suivantes pour les quatre trimestres de l année 2003 Construction des T.A. inc. Sommaire des ventes pour l année 2003 Trimestre Comptesclients Revenus de construction TPS à payer TVQ à payer 1er ième ième ième Total

18 Construction des T.A. inc. Sommaire des achats pour l année 2003 Trimestre Matériel fourni Transport sur achats TPS récupérable TVQ récupérable Comptesfournisseurs 1er 2ième 3ième 4ième Total

19 Construction des T.A. inc. Sommaire des salaires pour l année 2003 Trimestre Salaires Avantages sociaux Retenues fédérales à payer Retenues provinciales à payer CCQ à payer Salaires à payer 1er ième ième ième Total

20 Construction des T.A. inc. Sommaire des encaissements pour l année 2003 Trimestre 1er 2ième 3ième 4ième Total Encaisse Comptes-clients Emprunt à long terme Émission cap.- act cat. B

21 Construction des T.A. inc. Sommaire des décaissements pour l année er trimestre 2ième trimestre 3ième trimestre 4ième trimestre Compte Encaisse Placements temporaires Frais payés d avance Terrain Bâtiment Outillage Comptesfournisseurs Frais courus à payer Salaires à payer TPS récupérable TVQ récupérable TPS à payer TVQ à payer Retenues fédérales à payer Retenues provinciales à payer Impôts à payer Emprunt bancaire à long terme Dividendes versés catégorie A Escomptes sur achats Transport sur achats Assurances, licences Téléphone Électricité Fournitures de bureau utilisées Publicité Rapport annuel Entretien et réparations de camions Taxe sur le capital Petits outils Entretien et réparations d équipement Divers Frais bancaires Intérêts sur marge de crédit Ristourne de la caisse ( ) ( ) (423.60) ( ) ( ) (393.68) ( ) ( ) (214.31) (672.00) (770.40) (478.54) Total des décaissements

22 Construction des T.A. inc. Journal général L entreprise fonctionne avec la méthode directe pour la radiation des comptes-clients. En date du 26 février 2003, elle a radié un compte au montant de $.

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